Quản trị học, Quản trị kinh doanh chương 6

Quản trị học, quản trị kinh doanh, thực trạng quản lý hiện nay của nhiều công ty không đáp ứng được những tiêu chí cho 1 quản trị viên thực hiện, chương trình đào tạo, quản trị kinh doanh, quản trị học chương 6, cơ cấu tổ chức của một công ty

CHƯƠNG 7 CÔNG TÁC TỔ CHỨC

1

7.1 MỘT SỐ KHÁI NIỆM

7.2 NHỮNG YẾU TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN CC TỔ CHỨC 7.3 NGUYÊN TẮC CƠ BẢN CỦA CÔNG TÁC TỔ CHỨC 7.4 MỘT SỐ VẤN ĐỀ KHOA HỌC TRONG CÔNG TÁC TC 7.5 CÁC KIỂU CƠ CẤU TỔ CHỨC QUẢN TRỊ

7.6 TIẾN TRÌNH TỔ CHỨC BÔÔ MÁY

7.1 MỘT SỐ KHÁI NIỆM

Mục tiêu bài giảng

• Sinh viên hiểu cơ cấu tổ chức; các yêu cầu đối với việc tổ chức bộ máy hữu hiệu của một doanh nghiệp

• Biết cách chọn lựa mô hình tổ chức cần thiết và thiết lập một bộ máy tổ chức cụ thể

- Xây dựng một đội ngũ nhân sự

- Hệ thống công việc cần phải thực hiện để đáp ứng yêu cầu mục tiêu của tổ chức

7.2 NHỮNG YẾU TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN BỘ MÁY TỔ CHỨC

- Nhiệm vụ, mục tiêu, chiến lược;

- Môi trường hoạt động: biến đổi hay ổn định

- Đặc điểm ngành nghề;

- Năng lực và trình độ nhân sự;

- Quan điểm của lãnh đạo

Nguyên tắc cân đối

Nguyên tắc cân đối

Nguyên tắc gắn với mục tiêu

Nguyên tắc tổ chức quản trị

Nguyên tắc tổ chức quản trị

Nguyên tắc thống nhất chỉ huy

Nguyên tắc thống nhất chỉ huy

Nguyên tắc hiệu qua

Nguyên tắc hiệu qua

7.3 NGUYÊN TẮC TỔ CHỨC

Nguyên tắc khoa học

Nguyên tắc khoa học

7.4 NHỮNG VẤN ĐỀ KHOA HỌC CỦA CÔNG TÁC TỔ CHỨC

7.4.1 Tầm hạn quản trị (Tầm hạn kiểm soát) và Cấp quản trị

Tầm hạn qtrị: Là số lượng NV cấp dưới mà nhà quản trị có thể quản lý trực tiếp một cách tốt đẹp nhất

6 yếu tố căn cứ Ảnh hưởng

1 Năng lực NQT

- Năng lực giỏi: có khả năng phối hợp nhiều cấp dưới,tầm quản trị rôông;

- Năng lực kém: tầm hạn quản trị hẹp;

- Trình đôô khá: tầm hạn quản trị rôông;

3 Mức đôô ủy quyền của cấp trên cho cấp

7

7.4 NHỮNG VẤN ĐỀ KHOA HỌC CỦA CÔNG TÁC TỔ CHỨC7.4.1 Xác định tầm hạn quản trị và Cấp quản trị

6 yếu tố căn cứ Ảnh hưởng

- Tính tác nghiêôp, cụ thể: tầm hạn quản trị hẹp

5 Sự thay đổi của công viêôc - Công viêôc ổn định, thường xuyên: tầm hạn quản trị rôông

7.4 NHỮNG VẤN ĐỀ KHOA HỌC CỦA CÔNG TÁC TỔ CHỨC7.4.1 Xác định tầm hạn quản trị và Cấp quản trị

Cơ cấu nằm ngang Cơ cấu hình tháp

-Các BP thường đc tổ chức thành những đơn vị tạo ra spdv cuối

cùng -Giảm chi phí và tăng tốc độ ra QĐ

-Hoạt động hiệu quả trong môi trường thay đổi và khuyến khích

sáng tạo

-Mô tả công việc mang tính khái quát

-Ranh giới giữa các bp, cá nhân linh hoạt, mọi người được tham

7.4 NHỮNG VẤN ĐỀ KHOA HỌC CỦA CÔNG TÁC TỔ CHỨC

7.4.2 Quyền hạn và trách nhiệm trong tổ chức

Quyền hạn là quyền tự chủ trong hành động, trong quá trình quyết định và đòi hỏi sự tuân thủ gắn liền với 1

vị trí hay chức vụ trong tổ chức

được mục tiêu xác định

Quyền hạn của một vị trí sẽ giao cho người nào nắm giữ vị trí đó Khi một người rời vị trí quản lý thì quyền hạn sẽ k đi theo mà ở lại vị trí quản lý và thuộc về người thay thế

7.4 NHỮNG VẤN ĐỀ KHOA HỌC CỦA CÔNG TÁC TỔ CHỨC

11

7.4.2 Quyền hạn và trách nhiệm trong tổ chức

ứng với chuỗi chỉ huy

cho các NQT khác

định/kiểm soát những hoạt động nhất định ở các bộ phận khác

7.4 NHỮNG VẤN ĐỀ KHOA HỌC CỦA CÔNG TÁC TỔ CHỨC

7.4.3 Tập quyền và Phân quyền trong quản lý

Tập quyền (tập trung) là phương thức tổ chức trong đó phần lớn quyền ra quyết định tập trung vào cấp qtrị cao nhất

ra quyết định , hành động và tự chịu trách nhiệm trong những phạm vi nhất định

Ủy quyền: Cấp trên trao cho cấp dưới một số quyền hạn để họ nhân danh mình thực

hiện những công việc nhất định

Click to edit Master text styles

Second level

Third level

Fourth level

Fifth level

Bạn vẫn là người chịu trách nhiệm về công việc ủy quyền!

Trao quyền: Cấp trên cho phép cấp dưới thực hiện công việc nhất định một cách độc lập

Phân biệt trao quyền và uỷ quyền:

- Giao nhiệm vụ?

- Trao quyền hạn để hoàn thành nhiệm vụ?

- Có trách nhiệm giải trình với cấp trên về kết quả, tiến trình và nguồn lực?

- Ai chịu trách nhiệm?

Lợi ích khi phân quyền hợp lý

• Có nhiều thời gian để giải quyết những công việc ưu tiên

• Nâng cao hiệu quả quá trình ra quyết định

• Tạo cơ hội cho nhân viên phát triển và tự đánh giá đúng năng lực làm việc

• Nâng cao tinh thần trách nhiệm và sự tự tin của nhân viên.

Nếu bạn nhận thấy:

1 Không có đủ thời gian cho công việc phải làm thêm ngoài giờ ở

cơ quan hoặc làm đêm ở nhà

2 Luôn lo lắng khi giao việc cho cấp dưới

3 Cấp dưới luôn luôn xin ý kiến chỉ đạo của bạn về công việc đảm nhiệm

Bạn đang làm việc không hiệu quả !

Lý do những nhà QT không phân quyền và ủy quyền?

Cản trở tâm lý lớn nhất về phân quyền : SỢ HÃI

- Nhân viên thiếu kinh nghiệm.

- Tốn thời gian để giải thích công việc hơn là tự mình làm nó

- Lỗi mà nhân viên mắc phải có thể như là một chi phí.

- Nhân viên đã quá bận rộn

- Phân quyền có thể làm cho cấp dưới biết nhiều công việc của cấp trên nên làm cho nhà QT cấp trên

lo lắng

7.4 NHỮNG VẤN ĐỀ KHOA HỌC CỦA CÔNG TÁC TỔ CHỨC

17

7.4.4 Phối hợp các bộ phận của tổ chức

Là quá trình liên kết hoạt động của những người, bộ phận, phân hệ và hệ thống riêng rẽ nhằm thực hiện có hiệu lực và hiệu quả các mục tiêu chung của tổ chức

T Phân Xưởng

Trưởng Cửa hàng

Trưởng Cửa hàng

Trưởng Cửa hàng

7.5 CÁC KIỂU CƠ CẤU TỔ CHỨC QUẢN TRỊ7.5.1 Cơ cấu tổ chức quản trị trực tuyến

7.5 CÁC KIỂU CƠ CẤU TỔ CHỨC QUẢN TRỊ

19

7.5.1 Cơ cấu tổ chức quản trị trực tuyến

- Đặc điểm:

+ Mỗi cấp chỉ có một cấp trên trực tiếp;

+ Cơ cấu tổ chức được thiết lập theo chiều dọc;

+ Công việc quản trị được tiến hành theo tuyến.

- Ưu điểm:

+ Tuân thủ nguyên tắc một thủ trưởng;

+ Tạo sự thống nhất, tập trung cao độ;

+ Chế độ trách nhiệm rõ ràng.

- Nhược điểm:

+ Không chuyên môn hóa;

+ Hạn chế việc sử dụng các chuyên gia có trình độ; + Dễ dẫn đến cách quản lý gia trưởng.

GIÁM ĐỐC

Các đơn vị chức năng

Phòng KH

Phòng TC

Phòng NS

Phòng KT

Phòng KCS

7.5 CÁC KIỂU CƠ CẤU TỔ CHỨC QUẢN TRỊ7.5.2 Cơ cấu tổ chức quản trị theo chức năng

7.5 CÁC KIỂU CƠ CẤU TỔ CHỨC QUẢN TRỊ

21

7.5.2 Cơ cấu tổ chức quản trị chức năng

- Đặc điểm:

+ Có sự tồn tại các đơn vị chức năng;

+ Không theo tuyến;

+ Có quyền chỉ đạo các đơn vị trực tuyến.

7.5 CÁC KIỂU CƠ CẤU TỔ CHỨC QUẢN TRỊ

7.5.2 Cơ cấu tổ chức quản trị chức năng

- Ưu điểm:

+ Được sự giúp sức của các chuyên gia hàng đầu;

+ Không đòi hỏi người QT phải có kiến thức toàn diện;

+ Dễ đào tạo và dễ tìm NQT.

- Nhược điểm:

+ Vi phạm chế độ một thủ trưởng;

+ Chế độ trách nhiệm không rõ ràng;

GIÁM ĐỐC

Các đơn vị chức năng

Phòng KH

Phòng TC

Phòng NS

Phòng KT

Phòng KCS

Phân

xưởng

1

Phân xưởng 2

Phân xưởng 3

Cửa hàng

số 1

Cửa hàng

số 2

Cửa hàng

số 3

23

7.5 CÁC KIỂU CƠ CẤU TỔ CHỨC QUẢN TRỊ7.5.3 Cơ cấu tổ chức trực tuyến - chức năng

7.5 CÁC KIỂU CƠ CẤU TỔ CHỨC QUẢN TRỊ

Đặc điểm:

+ Vẫn có sự tồn tại các đơn vị chức năng nhưng chỉ đơn thuần về chuyên môn;

+ Các phòng chức năng không có quyền chỉ đạo các đơn vị trực tuyến

+ Những người lãnh đạo trực tuyến chịu trách nhiệm về kết quả hoạt động và được toàn quyền quyết định trong đơn vị mình phụ trách

7.5.3 Cơ cấu tổ chức trực tuyến - chức năng

7.5 CÁC KIỂU CƠ CẤU TỔ CHỨC QUẢN TRỊ

25

Ưu điểm:

+ Có được ưu điểm của cơ cấu trực tuyến và cơ cấu chức năng

Nhược điểm:

+ Nhiều tranh luận xảy ra Do đó nhà quản trị thường xuyên phải giải quyết;

7.5.3 Cơ cấu tổ chức trực tuyến - chức năng

7.5 CÁC KIỂU CƠ CẤU TỔ CHỨC QUẢN TRỊ7.5.3 Cơ cấu tổ chức ma trận

Ban QLDA 2

Ban QLDA 3

7.5 CÁC KIỂU CƠ CẤU TỔ CHỨC QUẢN TRỊ7.5.3 Cơ cấu tổ chức theo thị trường (địa lý)

7.5 CÁC KIỂU CƠ CẤU TỔ CHỨC QUẢN TRỊ7.5.3 Cơ cấu tổ chức theo lĩnh vực

7.5 CÁC KIỂU CƠ CẤU TỔ CHỨC QUẢN TRỊ7.5.3 Cơ cấu tổ chức theo sản phẩm

7.5 CÁC KIỂU CƠ CẤU TỔ CHỨC QUẢN TRỊ

7.5.3 Cơ cấu tổ chức theo SẢN PHẨM

7.5 CÁC KIỂU CƠ CẤU TỔ CHỨC QUẢN TRỊ

7.5.3 Cơ cấu tổ chức theo KHÁCH HÀNG

Ưu điểm : - Tập trung sự chú ý vào SP, thị trường, KH

- Giảm gánh nặng cho nhà quản lý cấp cao

Nhược điểm : - Trùng lắp các bộ phận chức năng

- Việc kiểm soát của các cấp QT cao nhất có thể gặp khó khăn

7.5 CÁC KIỂU CƠ CẤU TỔ CHỨC QUẢN TRỊ7.5.3 MỘT SỐ MÔ HÌNH TỔ CHỨC MỚI

LỢI ÍCH : - Tốc độ và chất lượng quyết định tăng lên

- Tập trung và công việc

- Truyền thông và phối hợp dễ dàng

BẤT LỢI : - Vấn đề về lòng trung thành

- Hiệu quả nhóm phụ thuộc vào: mqh giữa các cá nhân, động lực, sự

MÔ HÌNH TỔ CHỨC THEO NHÓM: tập hợp các thành viên thuộc chức năng khác nhau hoặc các cấp quản trị khác nhau để thực hiện một nhiệm vụ hoặc dự án và bị giải tán khi nhiệm vụ hoàn tât

7.5 CÁC KIỂU CƠ CẤU TỔ CHỨC QUẢN TRỊ7.5.3 MỘT SỐ MÔ HÌNH TỔ CHỨC MỚI

ĐIỂM MẠNH: - Giảm chi phí

- tăng hiệu quả hoạt động

ĐIỂM YẾU: -Đỏi hỏi trách nhiệm quản lý, khả năng quản lý

- Khả năng kiểm soát các hoạt động thuê ngoài

- Nếu một phần mạng lưới bị sụp đổ sẽ ảnh hưởng đến hệ thống

CƠ CẤU MẠNG LƯỚI : là cơ cấu cho phép cá nhân, bộ phận liên kết với nhau, tổ chức liên kết với nhà PP, nhà CC, khách hàng, đối thủ ctranh nhằmtăng cường sức mạnh tổng hợp vì mục đích chung

7.5 CÁC KIỂU CƠ CẤU TỔ CHỨC QUẢN TRỊ7.5.3 MỘT SỐ MÔ HÌNH TỔ CHỨC MỚI

160.000 đối tác trải khắp 150 quốc gia

CƠ CẤU KHÔNG RANH GIỚI : là sự kết hợp giữa cơ cấu nhóm và cơ cấu mạng lưới cộng với tính tạm thời

(7) Định biên nhân viên

(8) Thẩm định và tái tổ chức

7.6 TIẾN TRÌNH TỔ CHỨC BÔÔ MÁY

35

7.6.1 Tổ chức bộ máy

NHIỆM VỤ CÁC BƯỚC NỘI DUNG

Nhận thức rõ mục tiêu

của tổ chức

+ Xem xét mục tiêu hoạt động của tổ chức;

+ Phân tích và tổng hợp các mối liên hệ giữa các mục tiêu;+ Định hướng các nhiệm vụ thực hiện mục tiêu

+ Liệt kê những hoạt động cần thiết;

7.6 TIẾN TRÌNH TỔ CHỨC BỘ MÁY

7.6.2 Các bước tiến trình

NHIỆM VỤ CÁC BƯỚC NỘI DUNG

Phân chia hoạt động

+ Xem xét hoàn cảnh thực tiễn của tổ chức;

+ Xác định yêu cầu thực hiện nhiệm vụ;

+ Lựa chọn mô hình tổ chức;

+ Thiết lập sơ đồ bộ máy tổ chức với các chức năng cụ thể của các phòng ban và bộ phận

37

7.6 TIẾN TRÌNH TỔ CHỨC BỘ MÁY

7.6.2 Các bước tiến trình

NHIỆM VỤ

Xây dựng qui chế hoạt

động

+ Phân định nhiệm vụ theo từng chức năng;

+ Qui định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm của từng phòng ban và bộ phận;

+ Chỉ rõ mối quan hệ phối hợp thực hiện nhiệm vụ;

+ Thiết lập văn bản qui chế hoạt động cho bộ máy tổ chức

Xây dựng chính sách

+ Dựa vào hoàn cảnh thực tiễn của tổ chức và pháp luật lao động;

+ Xây dựng các tiêu chuẩn sử dụng nhân sự với mối quan hệ giữa quyền và nghĩa

7.6 TIẾN TRÌNH TỔ CHỨC BỘ MÁY

7.6.2 Các bước tiến trình

NHIỆM VỤ

Định biên

+ Sử dụng bản mô tả nhiệm vụ;

+ Xác định nhu cầu nhiệm vụ của từng phòng ban, bộ phận;

+ Xem xét tính chất của từng loại nhiệm vụ.

+ Đánh giá khả năng nhân sự;

+ Xác định số lượng nhân sự cần thiết cho từng phòng ban, bộ phận.

Thẩm định và tái tổ chức

+ Xây dựng tiêu chuẩn đánh giá;

+ Đo lường kết quả hoạt động của từng phòng ban, bộ phận với tiêu chuẩn; + Đánh giá hiệu quả hoạt động của bộ máy tổ chức;

+ Xác định mức độ hoàn thành nhiệm vụ;