BÀI THUYẾT TRÌNH HÀNH CHÍNH văn PHÒNG

Quản trị bằng các hệ thống và thủ tục• Muốn cho doanh nghi p đạt hi u quả, nhà quản trị cần phải quản lý bằng ệu và tiền bạc, đồng thời để cho ệu và tiền bạc, đồng thời để cho

BÀI THUYẾT TRÌNH HÀNH

CHÍNH VĂN PHÒNG

Chương 2: Quản trị hành chính văn phòng

một cách khoa học

2.1 ĐƠN GIẢN HÓA CÔNG VIỆC HÀNH CHÍNH

• Để tránh trùng l p phí phạm thời gian, sức ặp phí phạm thời gian, sức

lực, v t li u và tiền bạc, đồng thời để cho ật liệu và tiền bạc, đồng thời để cho ệu và tiền bạc, đồng thời để cho

hoạt đ ng hành chính được hi u quả cao cần ộng hành chính được hiệu quả cao cần ệu và tiền bạc, đồng thời để cho phải thực hiện đơn giản hóa công việc hành chính văn phòng một cách hiệu quả Do đó

nhà quản trị nên:

• Hiểu được thế nào là quản trị qua các hệ thống và thủ tục theo tiêu chuẩn quốc tế (ISO)

• Biết áp dụng các nguyên tắc tiết khiệm cử động để đạt được năng suất cao

• Xác định được thế nào là đơn giản hóa và kiểm soát biểu

2.1.1 Quản trị bằng các hệ thống và thủ tục

• Muốn cho doanh nghi p đạt hi u quả, nhà quản trị cần phải quản lý bằng ệu và tiền bạc, đồng thời để cho ệu và tiền bạc, đồng thời để cho các h thống và thủ tục sao cho hoạt đ ng được thông suốt không bị tắc ệu và tiền bạc, đồng thời để cho ộng hành chính được hiệu quả cao cần nghẽn, tiết ki m được thời gian, đạt được năng suất cao ệu và tiền bạc, đồng thời để cho

• Muốn cho các hệ thống được thông suốt và hiệu quả nhà quản trị sử dụng

sơ đồ phân phối công việc và lưu chuyển đồ

A, Sơ đồ phân phối công việc

• Sơ đồ phân phối công việc là một công cụ sơ khởi trong việc đơn giản hóa công việc hành chính văn phòng bởi vì nó cho thấy bức tranh tổng thể của một đơn vị nhỏ mà chỉ cần mô tả tối thiểu

• Sơ đồ này giúp giải quyết các vẫn đề tồnn tại như công việc phân phối

không bình quân , nỗ lực sai hướng kỹ năng sử dụng không phù hợp , thiếu phối hợp và trùng lặp

• Sơ đồ này giúp cho cấp quản trị khởi sự nghiên cứu các mức dộ ưu tiên của công việc bởi vì nó cho thấy một bảng danh sách các công việc theo thứ tư

ưu tiên

Sơ đồ phân công công việc

B Lưu chuyển đồ

• Lưu chuyển đồ là m t biểu đồ miêu tả tiến trình lưu chuyển công vi c ộng hành chính được hiệu quả cao cần ệu và tiền bạc, đồng thời để cho hay nhân lực, ho c biểu mẫu m t cách có h thống nhằm mục đích đơn ặp phí phạm thời gian, sức ộng hành chính được hiệu quả cao cần ệu và tiền bạc, đồng thời để cho giản các thủ tục hành chính tới mức hi u quả nhất Để có lưu chuyển đồ ệu và tiền bạc, đồng thời để cho nhà quản trị phải có các sơ đồ tinseens trình trình bày tất cả các chuỗi hoạt đ ng, di chuyển, lưu lại, kiểm soát và lưu trữ m t thủ tục nào đó ộng hành chính được hiệu quả cao cần ộng hành chính được hiệu quả cao cần

• Nhà quản trị cần các sơ đồ tiến trình sau đây:

+ Sơ đồ tiến trình luồng công việc

+ Sơ đồ tiến trình nhân sự

+Sơ đồ tiến trình hoạt động

+ Sơ đồ tiến trình sử dụng máy hoặc điều hành máy

+ Sơ đồ phân phối biểu mẫu

2.1.2 Nguyên tắc tiết kiệm cử động

-Tiết kiệm cử động là phương thức rất hiệu quả giúp giảm nhẹ cơ cấu hành chính của tổ chức thông qua các quy tắc sau:

* Quy tắc cố gắng tối thiểu:

+ Đặt các vật dụng liên quan đến công việc theo hình vòng cungvaf trong phạm vi sải tay để tiện thao tác và di chuyển

+ Sử dụng kết hợp chân khi hai tay bận

+ Chuyên môn hóa công việc theo từng giai đoạn : tức là chia

công việc phức tạp thành nhiều phần nhỏ , thực hiện xong công đoạn với khối lượng lớn sau đó mới chuyển sang công đoạn tiếp theo

+ Không nên di chuyển nhiều và gián đoạn công việc

* Quy tắc cử động đối xứng nhịp nhàng

+Nên sử dụng cả hai bàn tay trong quá trình thực hiện nhưng cần lưu ý sự đôixứng và ngược hướng của đôi bàn tay

+Hạn chế vận động toàn thân trong quá trình làm việc

+ Không nên xoay người đột ngột , nên vận động thao tác nhẹ nhàng tiết kiệmnăng lượng

* Quy tắc tiết kiệm khoảng trống và dụng cụ

+ Nên chuẩn bị sẵn các dụng cụ cần sử dụng Để dụng cụ theo vị trí cố địnhthứ tự và ngăn nắp để dễ sử dụng và tìm kiếm

+Sắp xếp chúng theo thứ tự thao tác phối hợp các dụng cụ sao cho tiện dụng+Chú ý sắp xếp bàn ghế theo từng nhóm phù hợp với từng cá nhân , quan tâmtới người sử dụng tay trái

+Nên bố trí không gian thích hợp tạo hiệu quả cao trong công việc , kiểm soáttiếng ồn có hiệu quả

Tư thế ngồi làm việc và cách sắp xếp bàn

2.1.3 Đơn giản hóa và kiểm soát biểu mẫu

• Biểu mẫu hồ sơ cũng cần phải đơn giản hóa Các chi tiết không cần thiết hoặc không bao giờ đề

cập tới cần được loại bỏ

• Cần phải ghi đầy đủ các chi tiết cần thiết trong biểu mẫu giúp dễ dàng cho việc kiểm soát thông tin

• Nên để giấy than dưới nhiều hóa đơn để dễ

dàng nhân bản giúp cho nhiều bộ phận kiểm soát cùng một vấn đề mà không phí thời gian viết lại

2.1.4 Sắp xếp chỗ làm việc

2.1.4.1 Chú ý đến mỗi tương quan giữa các bộ phận phòng ban

Sau đây là một số nguyên tắc

- Các bộ phận phòng ban được bố trí gần các bộ phận chính của công ty

- Sắp xếp sao cho một khi tổ chức phát triển, chúng ta dễ dàng thay đổi vị trí phòngban

- Sắp xếp các phòng ban có quan hệ mật thiết với nhau ở gần hay sát nhau

- Bố trí các bộ phận hay tiếp xúc với khách hàng hay với các cơ quan bên ngoài ở gầnlối ra vào, thang máy hoặc khu vực tiếp tân

- Cách ly xã chỗ làm việc những bộ phận hay gây tiếng ồn hoặc gây dơ dáy bẩn thỉu

- Tách các bộ phận cẩn bảo mật xa khỏi chỗ công hoặc nhiều người hay lui tới

2.1.4.2 Bố trí phòng- ban hoặc bàn làm việc theo luồng công việc

- Cố gắng sắp xếp các phòng ban hoặc bàn làm việc theo luồng công việc nhằm tốithiểu hóa việc di chuyển khi chueyẻn giao tài liệu hay trao đổi công việc Koảng cáchquá xa sẽ làm mất rất nhiều thời gian

2.1.4.3 Hạn chế sử dụng phòng riêng

• Ưu điểm

- Đảm bảo yếu tố bí mật, an toàn của công việc

- Đảm bảo tính riêng tư của mỗi nhân viên trong văn phòng

- Phù hợp với công việc tập trung cao

• Nhược điểm

- Chiếm nhiều diện tích

- Chi phí hành chính cao

- Khó giám sát công việc, quản lý nhân viên

2.1.4.4 Sử dụng phòng có vách ngăn

- Lợi điểm của việc sử dụng vách ngăn trong 1 khu vực rộng lớn là giúp mỗi người làmviệc có tính cách riêng tư nhưng lại không gây gián đoạn luồng công việc hoặc cản ánhsáng và thông gió Nó dễ dàng trong việc xê dịch khi phải thay đổi vị trí lúc cần thiết vàtiết kiệm điện, vật dụng

2.1.4.5 Bố trí phòng của cấp lãnh đạo

• Khi sắp xếp phòng của cấp lãnh đạo theo tiêu chuẩn quốc tế văn

phòng của vị này thường có các phòng ốc sang trọng.Thông thường văn phòng này gồm có 1 phòng tiếp khách với 1 cô tiếp tân hay thư kí tiếp tân, 1 phòng họp, các phòng làm việc khác kể cả 1 nhà bếp nhỏ với các dụng cụ nhà bếp, phòng vệ sinh, 1 phòng riêng của thư kí

giám đốc

2.1.4.6 Bố trí phòng họp chung

• Nên sắp xếp bàn ghế sao cho mỗi thành viên ngồi họp đều thấy mặt nhau, mặt đối mặt Cần phải có đủ các bảng, biểu đồ và bản đồ,…

2.1.5 Khung cảnh văn phòng

2.2.2 Các biện pháp quản trị thời gian

- Các công cụ hoạch định thời gian biểu

- Tiết kiệm thời gian trong thư tín

- Tiết kiệm thời gian bằng cách sử dụng máy móc hay máy ghi âm

- Tiết kiệm thời gian bằng phương pháp đọc nhanh

- Tiết kiệm thời gian tiếp khách

- Tiết kiệm thời gian gọi và trả lời điện thoại

- Tiết kiệm thời gian hội họp

- Sắp xếp chỗ làm việc khoa học

2.2 QUẢN TRỊ THỜI GIAN

2.2.1 Sự cần thiết của quản trị thời gian

• QTTG là 1 tiến trình hoạch định, tổ chức và kiểm soát việc sử dụng quỹ thời gian vô giá của mình 1 cách có hiệu quả.Phần lớn những nhà quản trị coi thời gian là 1 thứ tài sản Người ta không thể tích lũy nó như tích trữ nguyên liệu Dù muốn hay không thì chúng ta vẫn cứ phải tiêu dùng nó, với tốc độ 60 giây/phút và không thể thu hồi nó lại được

• Chaplin Tyler nói : thời gian là nhân tố không suy suyễn và không co giãn nhất trong cuộc sống chúng ta Nhưng chính chúng ta lại có thể quyết định phương thức sử dụng nó

• Các Mác nhìn nhận vấn đề này như sau: Tất cả mọi vấn đề suy ra cho cùng là vấn đề tiết kiệm thời gian

• Lênin cũng nói: tranh thủ được thời gian là tranh thủ được tất cả

• Một số cố vấn về kinh doanh nhận xét: Thời gian là thứ hiếm có nhất trong các loại tài sản và nếu không kiểm soát được nó thì chúng ta sẽ không kiểm soát được gì cả

• Theo tạp chí Tuần kinh doanh Mỹ cho rằng: Chính là thời gian chứ không phải tiền bạc mới

là tài sản quý nhất của 1 xí nghiệp Xí nghiệp nào biết giao cho nhân viên của mình trách

nhiệm giúp đỡ các giám đốc thì đó là xí nghiệp biết sử dụng thời gian 1 cách tốt nhất

2.2.2.1 Các công cụ hoạch định thời gian biểu

A Lịch thời gian biểu công tác hàng ngày

- Chính vì không lên lịch thời gian biểu công tác để quyết định nên đặt trọngtâm vào công việc nào trong ngày, công việc nào là phụ, cho nên rất nhiều cấpquản trị cũng như các thư kí và chuyên viên thường rất mất nhiều thời giancho công việc vụn vặt Để thực hiện công việc hằng ngày 1 cách có hiệu quả,nhà quản trị cũng như thư kí cần thiết kế lịch thời biểu công tác Trước khithiết kế lịch, cần lưu tâm đến 2 điểm:

+Lịch thời biểu công tác, một khi đã được thiết kế cần phải tuân theo 1 cáchchặt chẽ

+Lịch thời biểu công tác nên là các hoạt động thường nhật( hằng ngày)

-Nhà quản trị nên có 1 bảng danh sách các việc phải làm ngày hôm nay kèmtheo ô kiểm tra xem đã thực hiện chưa

B Sổ tay, nhật kí, lịch để bản

Sổ tay, nhật kí và lịch để bàn là công cụ giúp ích cho chúng ta ghi nhớ các công việc phải làm, có 4 lời khuyên:

- Phải cập nhật hóa kế hoạch làm việc của mình

- Xếp những vấn đề quan trọng nhất lên hàng đầu và đánh số

nó không phải theo thứ tự quan trọng hay ưu tiên mà theo lúc

nào thực hiện nó tốt nhất.

- Đừng lúc nào để bị lôi cuốn theo ý muốn giải quyết những

việc nhỏ trước, đó là con đường đã dọn sẵn để đi đến thất

vọng.

- Loại khỏi kế hoạch của bạn tất cả mọi việc có thể phân công

cho người khác

C Bìa hồ sơ và thẻ hồ sơ nhật kí

-Là các công cụ rất hữu ích cho nhà quản trị và thư kí ghi chép

những việc cần phải làm từng ngày trong tháng Những việc này được ghi chép một cách vắn tắt trên 1 phiếu nhỏ, phiếu này được bỏ trong hộp hồ sơ thẻ nhật ký Các hồ sơ giải quyết theo từng ngày trong tháng được đựng trong các bìa có ghi từng ngày cụ thể trong tháng Khi tiến hành thẻ hồ sơ nhật ký cần lưu ý 2 điểm sau:

- Không được sử dụng nó như 1 cuốn sổ ghi các cuộc hẹn, nó

là hồ sơ công việc đang tiến hành

- Sử dụng thẻ hồ sơ nhật ký như 1 phương tiện nhắc nhỏ kì

hạn sắp tới

2.2.2.2 Tiết kiệm thời gian trong thư tín

Theo thống kê, các cán bộ cao cấp mỗi ngày đã bỏ ra từ 2-3 giờ để

đọc và trả lời thự từ Để tiết kiệm thời gian trong thư tín nên tập trung toàn

bộ thư mang về nhà đọc hoặc tranh thủ trong lúc đi máy bay, ngồi trên xe lửa,trên ô tô để đọc thư

2.2.2.3 Tiết kiệm thời gian bằng máy đọc hay máy ghi âm

Dùng máy ghi âm thì lời nói ghi lại được chính xác hơn là bản tốc kí, thư ký

có thể nghe lại và đánh máy vào lúc nào thuận tiện nhất Còn khi giám đốc nóivào máy, thư kí không cần ngồi đấy mà có thể làm nhiều việc khác quan trọnghơn

Theo thống kê, 1 giờ ngồi ghi âm bằng 5 giờ ngồi viết tay Nghe máy ghi âmthời gian đánh máy sẽ nhanh hơn 33% so với bản đọc viết tay

2.2.2.4 Tiết kiệm thời gian bằng phương pháp đọc nhanh

Qua điều tra, khoảng 83% giám đốc nói là họ

không có thời gian đọc để nắm được tình hình Biện

pháp để khắc phục tình trạng này là:

- Phân công cho người khác đọc

- Đọc nhanh

Nếu bạn áp dụng bằng phương pháp đọc nhanh

thì trong 3 năm, bạn sẽ tiết kiệm được 1 khoảng

thời gian là 6 tháng (=1/6 thời gian)

A Một số phương pháp đọc nhanh

- Trong khi đọc 1 hàng chữ, đừng lắc đầu từ trái sang phải

- Đừng xướng âm trong khi đọc

- Đừng bao giờ quay ngược trở lại

- Mở rộng vùng đọc của mình bằng cách nhìn bao quát 1 nhóm chữ thay vì

đọc từng chữ một

- Bắt đầu bằng chữ thứ 2 hay 3 của mỗi dòng để tránh khỏi lãng phí vùng đọc vì nhìn ngoài lề

B Các nguyên tắc trong khi đọc nhanh

- Hãy xem đồng hồ bạn đọc được bao nhiêu từ trong 10 phút chẳng hạn

- Ngày hôm sau cũng cố đọc lâu như vậy nhưng hãy cố đọc nhiều hơn,

- Trong lúc đọc, hãy tập trung tối đa để đạt kết quả mau chóng Đừng bao giờ

đọc chậm lại Đừng bao giờ đọc ngược trở lại đoạn trước vì sợ để sót

2.2.2.5 Tiết kiệm thời gian tiếp khách

A Làm chủ việc tiếp khách

-Nhà quản trị hãy cho phép thư kí hẹn với khách để lọc

bớt những người khách muốn đến và hãy định giờ cho

việc tiếp khách Muốn vậy, cần:

+ Đến chỗ làm việc của cấp dưới.

+Tiếp khách ngoài phòng làm việc: Nếu 1 người khách

không nói rõ anh ta đến có việc gì thì tốt nhất nên tiếp anh

ta ở ngoài phòng làm việc như vậy sẽ làm chủ tình thế hơn.

• Đứng để tiếp khách: Khi có 1 người khách bất ngờ xuất hiện hoặc do cô thư kí không kịp ngăn chặn thì ta sẽ đứng tiếp khách, nếu ta đã đứng thì khách không thể ngồi, như thế sẽ chiếm được ưu thế về phương diện tâm lý.

• Nhờ thư kí kiểm soát thời gian cuộc nói chuyện với khách: Thư kí có thể gọi điện thoại hoặc mở cửa bước vào để nhắc lãnh đạo về cuộc hẹn nào đó cần phải đi, như thế có thể kết thúc được câu chuyện.

• Quy định thời gian tiếp khách: Cần phải nói rõ ngay từ đầu dành bao nhiêu thời gian để tiếp khách.

• Đừng cho gián đoạn công tác: Trong lúc đang tập trung làm việc, đừng cho phép bất cứ ai đến thăm hoặc quấy rầy dù là lí do gì, trừ trường hợp hết sức khẩn cấp Chỉ có 1 người được phép đó là thư kí

• Hãy tiếp xúc tại phòng ăn: Để nắm được tình hình và thảo luận những vấn đề đôi bên cùng quan tâm Làm như vậy sẽ giảm thiểu được rất nhiều việc tiếp khách tại phòng làm việc, thậm chí còn giảm được nhiều cuộc hội nghị nữa.

B Đừng quên đóng của phòng làm việc

-Nhằm tạo được sự yên tĩnh, riêng tư và có thời

gian liên tục để suy nghĩ.

C Quan hệ xã hội

- Chúng ta là những sinh vật xã hội và tất yếu có xu hướng muốn mở rộng quan hệ xã hội của mình Người lãnh đạo hiệu quả phải luôn luôn tỉnh táo mà đề phòng tác động của xu

hướng này: “ Phải học cách kết thúc cuộc nói chuyện”

2.2.2.6 Tiết kiệm thời gian gọi và trả lời điện thoại

Những nguyên nhân gây mất thời gian trong cuộc điện thoại:

- Người quản lí muốn làm tất cả mọi việc.

- Kỷ luật bản thân lơi lỏng.

- Bất lực không thể kết thúc cuộc nói chuyện đã quá dài hoặc vì nể nang

- Không biết sử dụng hiệu quả nhân viên thư kí của mình.

(*)Những biện pháp khắc phục:

- Thư kí phải biết cách can thiệp những cuộc điện thoại gọi từ bên ngoài.

- Sử dụng phương pháp gọi lại.

- Giao cho thư kí việc gọi điện thoại ra ngoài: Thư kí sẽ dồn nhiều cuộc điện thoại lại để gọi cùng 1 lúc và trong thời điểm thuận tiện Chuẩn bị sẵn mọi tài liệu có liên quan đến những vấn đề sẽ thảo luận qua điện thoại với từng đối tượng để khỏi quên, khỏi sót.

- Tìm cách để kết thúc cuộc nói chuyện.