Học tin cơ bản

Tuy nhiên, việc học tập không phải dễ dàng ngay từ đầu là có thể nắm vững ngay được những vấn đề cần học hỏi mà cần có một quá trình lâu dài học hỏi, tích luỹ, tư duy sáng tạo, phát hiện

LỜI NÓI ĐẦU

Xã hội ngày càng phát triển, theo đó mọi lĩnh vực trong đời sống hàng ngày đều phát triển mạnh mẽ đặc biệt là Công nghệ thông tin

Hiện nay, Công nghệ thông tin được ứng dụng hầu hết vào mọi lĩnh vực của đời sống xã hội, mọi công việc hàng ngày của mỗi con người

Giáo dục – Đào tạo không nằm ngoài quy luật đó Tức là để Giáo dục – Đào tạo phát triển theo kịp sự phát triển của xã hội thì Công nghệ thông tin đóng vai trò

vô cùng quan trọng cho sự phát triển đó

Công nghệ thông tin giúp mỗi giáo viên cập nhật thông tin một cách kịp thời, nhanh chóng, chính xác; giúp chúng ta có được những nội dung thông tin, hình ảnh

sử dụng cho bài giảng làm cho bài giảng linh hoạt, sáng tạo, sống động phù hợp với mục tiêu đào tạo Vì vậy, mỗi giáo viên cần thiết phải có được những kiến thức về Công nghệ thông tin

Tuy nhiên, việc học tập không phải dễ dàng ngay từ đầu là có thể nắm vững ngay được những vấn đề cần học hỏi mà cần có một quá trình lâu dài học hỏi, tích luỹ, tư duy sáng tạo, phát hiện, khái quát, tổng hợp, …

Và để giúp các bạn đồng nghiệp mọi lứa tuổi có thể dễ dàng tiếp cận với những ứng dụng của Công nghệ thông tin, tôi mạnh dạn biên soạn nội dung học tập này Rất

hy vọng nó sẽ giúp các bạn có được những kiến thức, kĩ năng cơ bản nhất về những ứng dụng gần gũi với công việc của bản thân mỗi giáo viên chúng ta

Cuốn sách gồm 4 phần cơ bản:

Phần thứ nhất Microsoft WordPhần thứ hai Microsoft ExcelPhần thứ ba Microsoft PowerPointPhần thứ tư Một số thủ thuật – tình huống thường gặpNội dung trong mỗi phần được sắp xếp một cách có hệ thống theo thứ tự của một chu trình làm việc với mỗi nội dung Rất mong các bạn dùng sách chủ động, sáng tạo, đạt hiệu quả cao

Tác giả chân thành cảm ơn sự góp ý của các bạn đồng nghiệp, độc giả có dịp xem qua nội dung này để nội dung học tập được hoàn thiện hơn

Tác giả

NỘI DUNG CƠ BẢN VỀ TIN HỌC VĂN PHÒNG

PHẦN THỨ NHẤT.MICROSOFT WORD

(Nghiên cứu với Microsoft word 2003)

I.Khởi động và thoát khỏi word

1.Khởi động

+Start/programs/microsoft word.

+Nháy chuột vào biểu tượng Microsoft word trên thanh shortcut

+Nháy đúp vào biểu tượng Microsoft word trên màn hình nền desktop

2.Thoát khỏi chương trình

+File/exit.

+nhấn tổ hợp phím Alt + F4.

+Nháy chuột vào nút Close ở góc trên bên phải thanh tiêu đề

+Nháy đúp vào biểu tượng Word ở góc trái thanh tiêu đề

II.Tìm hiểu cửa sổ Word

Màn hình Word nói chung của Windows hầu hết có các thành phần giống nhau

1 2 3 4

1.Thanh tiêu đề: ghi tên chương trình và tên của tập tin hiện hành.

2.Thanh trình đơn: gồm các trình đơn kiểu chương trình như File – Edit – View – Insert – Format – Tools – Table – Window – Help

3.Thanh công cụ chuẩn (Standard): mang các biểu tượng thường làm việc trên Word.4.Thanh định dạng (Formatting): mang các biểu tượng dùng để dịnh dạng

5.Thước (Rule): dùng để căn chỉnh văn bản thuận lợi hơn

6.Thanh trạng thái (Status line): hiển thị thông tin về văn bản và trạng thái thực hiện lệnh

7.Cửa sổ màn hình soạn thảo: phần nhập và hiển thị nội dung văn bản

III.Quy trình soạn thảo

1.Tạo một văn bản mới

+Nháy chuột vào biểu tượng (New) ở góc trái thanh công cụ standard

+Ấn tổ hợp phím Ctrl + N.

2.Cách nhập văn bản

2.1.Định dạng phông chữ

+Format/Font/chọn kiểu phông chữ, cỡ chữ, màu chữ, …/OK.

+Trên thanh định dạng: chọn Font, chọn Font Style, Size, …

5

6

7

Thanh cuốn

2.2.Định dạng khổ giấy

+File/page Setup.

Trong bảng Margin chọn lề cho văn bản: Top (trên) – Bottom (dưới) – left (trái) – Right (phải) – Gutter (phần đóng gáy) – header (ghi chú đầu trang) – Footer (ghi chú cuối trang); Orientation (chọn chiều của khổ giấy)

Trong bảng Paper Size: chọn cỡ giấy cho văn bản (thường là A4)

2.3.Nhập văn bản

Ký tự được nhập xuất hiện ở vị trí của con nháy

+Mỗi từ cần cách nhau một khoảng trống: nhấn phím Space

+Khi cần xuống dòng: nhấn phím Enter

+Các dấu phẩy, chấm, hai chấm, ba chấm, chấm than nằm ngay sát kí tự cuối cùng và cách kí tự liền sau nó

+Khi cần xoá kí tự bên trái con nháy: nhấn phím Backspace

+Khi cần xoá kí tự bên phải con nháy: nhấn phím Dlete.

+Muốn chèn kí tự vào văn bản: nháy chuột tại vị trí cần chèn hoặc di chuyển dến vị trí đó bằng phím mũi tên

+Khi cần khôi phục những gì vừa xoá: nhấn nút Redo (phục hồi) - Undo (tái phục hồi) hoặc Edit/Redo – undo

*Quy ước với các chữ đặc biệt và dấu âm

+Chọn một dòng: nháy đúp chuột vào khoảng trống bên trái đầu dòng

+Chọn một đoạn văn bản: nháy đúp chuột vào khoảng trống bên trái đầu dòng thứ nhất rồi rê chuột đến dòng cuối cùng

+Chọn cả văn bản: Nhấn phím Ctrl và nháy đúp chuột vào khoảng trống bên trái của

văn bản hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + A.

2.5.Chèn bảng biểu vào văn bản - xử lí bảng biểu

+Đưa con nháy đến vị trí cần chèn/ nhấn vào biểu tượng (Insert Table) trên thanh công cụ / chọn số dòng số cột bằng cách rê chuột sau đó buông tay

+Đưa con nháy đến vị trí cần chèn/ Table trên thanh trình đơn và chọn Insert Table/ chọn số dòng, số cột trong Table size/OK.

*Hiệu chỉnh bảng:

-Insert: chèn (Table: cả bảng – Column: cột – Row: dòng – cells: ô)

-Delete: xoá (Table: cả bảng – Column: cột – Row: dòng – cells: ô)

-Select: chọn (Table: cả bảng – Column: cột – Row: dòng – cells: ô)

-Merge cell: hoà các ô được chọn trong bảng

-Split cells: chia ô, cột, dòng thành những ô, cột dòng nhỏ hơn

-Các định dạng tổng hợp cho bảng có thể có ở Table/Table Properties

+Table: hiệu chỉnh cả bảng (size: cỡ - alignment: căn lề cho bảng – text wrapping: kiểu hiển thị giữa bảng và phần văn bản đi cùng ở ngoài bảng).

+Row – Column - cell: hiệu chỉnh cho dòng - cột – ô

3.Lưu văn bản

Tên văn bản có thể dài tới 256 kí tự và không chứa các kí tự sau: * \ / < > ? : ; “

+File/save as/đánh tên được chọn vào ô File name trong bảng save as/Save.

+Ctrl + S/đánh tên được chọn vào ô File name trong bảng save as/Save.

4.Mở văn bản

+File/Open/Chọn tên văn bản cần mở/Open.

+Ctrl + O/Chọn tên văn bản cần mở/Open.

5.Xem văn bản trước khi in

+Nhấn biểu tượng (print) trên thanh công cụ.

Bảng print xuất hiện:

-Name: tên máy in.

-Page range: trang được in ( all: in cả văn bản – current page: in trang hiện thời –

pages: in từ trang - đến trang)

-Copies: (Number of copies: số bản được in ra – Collate: thứ tự trang được in ra) Sau khi đã chọn các thông số nhấn OK để in.

(Border): tạo viền bao xung quanh

(Highlight): tạo màu nền.

(Font Color): tạo màu chữ

(Numbering – bullets): tạo danh sách liệt kê dạng số thứ tự hoặc kí hiệu

*Muốn dùng các biểu tượng đó để định dạng cho văn bản cần thực hiện như sau:

-Chọn (bôi đen) đoạn văn bản cần định dạng

-Nháy con trỏ vào biểu tượng đó

2.Làm việc với thanh công cụ (Standard)

*Một số thao tác cơ bản:

(New): mở một trang soạn thảo mới

(Open): mở một trang đã có sẵn trong thư mục

(Save): lưu trang soạn thảo

(Print): in trang soạn thảo hiện thời

(Print preview): xem trước khi in

(cut): cắt phần văn bản được chọn

(copy): sao chép phần văn bản được chọn

(paste): dán phần văn bản vừa cắt hoặc sao chép vào vị trí con nháy

(Format painter): Sao chép định dạng của đoạn văn bản được chọn cho phần được

quét

(undo Typing – Can’t Redo): Phục hồi phần việc vừa làm (cắt, xoá, dán,

…) - trở lại trước khi phục hồi

(Insert Table): chèn bảng vào vị trí được chọn

(Columns): chia cột cho trang soạn thảo

(Zoom): kích thước màn hình soạn thảo

2.Làm việc với thanh công cụ (Drawing)

*Một số thao tác cơ bản:

: Tập hợp các hình hình học đặc biệt

(Line – Arrow – rectangle – Oval): vẽ đường thẳng – hình mũi tên –

hình vuông (hình chữ nhật) – hình tròn (hình oval)

(Text box): tạo các text box

(Insert WordArt): chèn một đoạn văn bản có kiểu định dạng đặc biệt

(Insert ClipArt – Insert Picture): chèn hình vẽ - ảnh

(Fill Color – Line Color – Font Color – Line Style – Dash Style): mầu nền – màu viền – mầu chữ - kiểu viền - dạng viền của hình ảnh

BÀI TẬP THỰC HÀNH

Bài 1 Hãy tạo một trang soạn thảo rồi lưu lại với tên của bạn trong thư mục My

Document

Bài 2 Hãy tạo một văn bản với nội dung và hình thức như sau:

GÓC KHUẤT

Lặng lẽ một mình em bước phía sau anh

Nơi góc khuất anh chẳng hề trông thấy

Vô tình trôi thời gian không ngoảnh lại

Vẫn một mình, em lặng lẽ sau anh

Mòn mỏi chờ một nửa trái tim đau

Ngẩn ngơ nhớ nửa hồn kia đánh mất

Trong sâu thẳm anh nào đâu hay biết

Bài 3 Tạo một giấy mời với nội dung như sau:

TRƯỜNG THCS TRUNG LẬP CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

Thời gian: ½ ngày vào hồi 7h30’, ngày 12 tháng 9 năm 2007.

Địa điểm: Tại phòng học số: …… trường THCS Trung Lập

Rất mong Ông (Bà) đến dự đông đủ để buổi họp đạt kết quả cao nhất.

Trung Lập, ngày 10 tháng 9 năm 2007

HIỆU TRƯỞNG

Bài 4 Tạo một danh sách với nội dung sau:

DANH SÁCH GIÁO VIÊN TỔ KHOA HỌC TỰ NHIÊN

8 Nguyễn Thị Loan 19/11/1954 1978 Trung Lập 031.3685.819

9 Phạm Thị Thương 10/04/1981 2001 Hiệp Hoà 091.6146.242

10 Lê Thị Thanh Xuân 07/08/1977 1998 Tân Liên 098.8131.802

11 Phạm Thị Xuân 01/05/1980 2001 Trung Lập 097.4360.306

12 Phạm Thị Hồng Yến 14/10/1975 1998 Nhân Hoà 031.3985.292

PHẦN THỨ HAI.MICROSOFT EXCEL

(Nghiên cứu với Microsoft excel 2003)

I.Khởi động và thoát khỏi excel

1.Khởi động

+Start/programs/microsoft excel.

+Nháy chuột vào biểu tượng Microsoft excel trên thanh shortcut

+Nháy đúp vào biểu tượng Microsoft excel trên màn hình nền desktop

2.Thoát khỏi chương trình

+File/exit.

+nhấn tổ hợp phím Alt + F4.

+Nháy chuột vào nút Close ở góc trên bên phải thanh tiêu đề

+Nháy đúp vào biểu tượng Excel ở góc trái thanh tiêu đề

II.Tìm hiểu cửa sổ Excel

Màn hình Excel nói chung của Windows hầu hết có các thành phần giống nhau

1 2 3 4

1.Thanh tiêu đề: ghi tên chương trình và tên của tập tin hiện hành

2.Thanh trình đơn: gồm các trình đơn kiểu chương trình như File – Edit – View – Insert – Format – Tools – Data – Window – Help

5

6

7

Thanh cuốn

3.Thanh công cụ chuẩn (Standard) và định dạng (Formatting): mang các biểu tượng thường làm việc và định dạng trên Excel.

4.Hộp công thức (Formula bar): mang các biểu tượng dùng để dịnh dạng

5.Tên cột, dòng: dùng để xác định toạ độ các ô trong bảng tính

6.Thanh trạng thái (Status line): hiển thị thông tin về văn bản và trạng thái thực hiện lệnh

7.Cửa sổ màn hình làm việc: phần nhập và hiển thị nội dung bảng tính

III.Quy trình làm việc với bảng tính

-Miền là cột: đưa chuột lên đầu cột và nháy khi xuất hiện mũi tên màu đen

-Miền là hàng: đưa chuột ra đầu hàng và nháy khi xuất hiện mũi tên màu đen

-Miền gồm nhiều cột và hàng – hình chữ nhật: kéo chuột qua các ô cần chọn

+Chọn cả bảng tính: Nháy vào ô Select All ở góc trên bên trái bảng tính

-Cách làm: chọn ô cần nhập/ nhập thông tin.

-Chuyển sang ô khác bằng cách nhấn phím Enter hay phím mũi tên

-Chuyển sang trang tính khác: Nháy vào nhãn Sheet 1, Sheet 2, Sheet 3,

-Protection: dùng để hiện hay ẩn, khoá hay không khoá nội dung trang tính.

*Nội dung cơ bản của một số trang hay dùng trong đó

1.Trang Format/Format cells/Number:

General Hiển thị dữ liệu đúng như nhập vào

Number Hiển thị hai vị trí thập phân theo mặc định

Currency Hiển thị tiền tệ và các kí hiệu khác thích hợp với các khu vực khác

nhau trên thế giới (kể cả euro)

Accounting Hiển thị ký hiệu tiền tệ và căn dấu phẩy thập phân của các mục trong

Percentage Nhân giá trị ô với 100 và hiển thị với dấu phần trăm

Fraction Hiển thị các giá trị đưa vào thành phân số với nhiều loại đơn vị và với

mức độ chính xác khác nhau

Scientific Hiển thị các giá trị đưa vào theo ký pháp khoa học hay luỹ thừa

Text Hiển thị các giá trị nhập vào đúng như được nhập vào kể cả con số.Special Hiển thị và định dạng danh sách các giá trị cơ sở dữ liệu, như mã Zip,

số điện thoại và số an sinh xã hội Mỹ

Custom Cho phép tạo ra các định dạng không sẵn có theo bất kỳ loại nào

khác

2.Trang Format/Format cells/Alignment:

Horizontal Căn nội dung trong ô theo chiều ngang

Vertical Căn nội dung trong ô theo chiều dọc

Orientation Định hướng nội dung trong ô

Wap text Bao bọc dữ liệu

Shink to fit Trả kích thước dữ liệu về giá trị tính theo fit.Merger cell Hoà các ô được chọn với nhau

3.Trang Format/Format cells/Font:

Phân loại Định dạng

Font Hiển thị font chữ.Font Style Hiển thị kiểu chữ.Size Hiển thị cỡ chữ

Underline Hiển thị kiểu gạch chânColor Hiển thị màu chữ.4.Trang Format/Format cells/Border:

Preset Kiểu viền cho trước.Border Kiểu viền chọn lẻ.Line Style Kiểu đường viền

Line Color Màu đường viền

2.5.Chèn các ô, hàng, cột

+Đưa con nháy đến vị trí cần chèn (luôn chèn vào phía trước vị trí con nháy).

+Insert/cells – row – column

2.6.Cắt, sao chép, dán và xoá ô

+Đưa con nháy đến vị trí cần thực hiện thao tác

+Nháy chuột vào các biểu tượng ; ; ; nhất phím delete trên bàn phím

3.Lưu trang tính

Tên sổ tính có thể dài tới 256 kí tự và không chứa các kí tự sau * \ / < > ? : ; “ |

+File/save as/đánh tên được chọn vào ô File name trong bảng save as/Save +Ctrl + S/đánh tên được chọn vào ô File name trong bảng save as/Save.

4.Mở một sổ tính

+File/Open/Chọn tên văn bản cần mở/Open.

+Ctrl + O/Chọn tên văn bản cần mở/Open.

5.Xem trang tính trước khi in

+File/Print Preview.

+Nhấn biểu tượng (Print preview) trên thanh công cụ.

Sau đó nhấn Close để đóng cửa sổ này lại.

6.Thiết đặt trang in

+File/Page Setup/Chọn các thông số cần thiết

-Page: chọn cỡ giấy, chiều khổ giấy

-Margin: chọn lề và khoảng đầu, chân cho trang giấy

-Header/Footer: thêm nội dung cho đầu trang và chân trang.-Sheet: các định dạng khác cho trang tính

7.In trang tính

+File/Print.

+Nhấn biểu tượng (print) trên thanh công cụ.

Bảng print xuất hiện:

-Name: tên máy in.

-Page range: trang được in ( all: in cả văn bản – pages: in từ trang - đến trang) -Copies: (Number of copies: số bản được in ra – Collate: thứ tự trang được in ra) +Sau khi chọn các thông số nhấn OK để in.

VI.Một số thao tác khác

1.Làm việc với thanh công cụ (Standard) và định dạng (Fomatting)

*Một số định dạng cơ bản:

(New): mở một trang soạn thảo mới

(Open): mở một trang đã có sẵn trong thư mục

(Save): lưu trang soạn thảo

(Print): in trang soạn thảo hiện thời

(Print preview): xem trước khi in

(cut): cắt phần bảng tính hay nội dung trong ô được chọn

(copy): sao chép phần bảng tính hay nội dung ô được chọn.

(paste): dán phần bảng tính hay nội dung ô vừa cắt hoặc sao chép vào vị trí chọn (Format painter): Sao chép định dạng của phần bảng tính hay nội dung ô được

chọn cho phần được quét

(undo Typing – Can’t Redo): Phục hồi phần việc vừa làm (cắt, xoá, dán,

…) - trở lại trước khi phục hồi

(Zoom): kích thước màn hình soạn thảo

(font): định dạng kiểu chữ

(Font Size): định dạng cỡ chữ

(Bold – Italic – Underline): kiểu chữ “Đậm – nghiêng - gạch chân”

(Align left – Center – Align Right – Justify): căn trái – căn giữa – căn

phải – căn đều hai bên

(Border): tạo viền bao xung quanh

(Highlight): tạo màu nền

(Font Color): tạo màu chữ

*Muốn dùng các biểu tượng đó để định dạng cho phần bảng tính cần thực hiện như

sau:

-Chọn (bôi đen) phần bảng tính cần định dạng

-Nháy con trỏ vào biểu tượng đó

2.Làm việc với thanh công cụ (Drawing)

*Một số thao tác cơ bản:

: Tập hợp các hình hình học đặc biệt

(Line – Arrow – rectangle – Oval): vẽ đường thẳng – hình mũi tên – hình vuông (hình chữ nhật) – hình tròn (hình oval)

(Text box): tạo các text box

(Insert WordArt): chèn một đoạn văn bản có kiểu định dạng đặc biệt