Tin hoc Excel co ban

DÁN GIÁ TRỊChọn vùng cần copy dữ kiện Chọn ô đầu góc trên bên trái của vùng cần dán dữ kiện Kích chuột vào Paste Special… Kích chuột vàoValue Kích chuột vào OK Thí dụ... DÁN CỘT THÀNH HÀ

KHỞI ĐỘNG EXCEL

Từ màn hình Desktop hãy kích đúp chuột vào đây

CỬA SỔ ỨNG DỤNG CỦA EXCEL

Thanh tiêu đềNút điều khiển Nút cực tiểuNút cực đạiNút đóng

Thanh Menu lệnh

Thanh nút lệnh Thanh nút lệnh

Thanh nút lệnh

Thanh công thứcĐịa chỉ ô hiện thờiDữ liệu trong ô hiện thời

Thanh trạng thái

Cửa sổ bảng tính

Tên hàng

Tên cột

BOOK (CUỐN SÁCH)

Khi khởi động Excel sẽ được ngay một Book mới có tên là “Book1”

• Mỗi Book có 255 Sheet (trang)

• Mỗi trang có 256 cột (Column) và 65536 dòng (Row)

• Giao giữa 1 dòng và 1 cột là 1 ô (Cell) Mỗi ô chứa được tối đa là 256 ký tự, địa chỉ ô được ghi là tên cột trước và tên dòng sau Thí dụ B23

ĐỊA CHỈ Ô

Có 3 loại địa chỉ ô:

 Địa chỉ tương đối: B23, AB123, …(Khi copy

công thức từ ô này sang ô khác thì cột và dòng trong công thức đều thay đổi)

 Địa chỉ tuyệt đối: $B$23, $AB$123, … …(Khi copy công thức từ ô này sang ô khác thì cột và dòng trong công thức đều không thay đổi)

 Địa chỉ hỗn hợp: $B23, AB$123, … …(Khi copy công thức từ ô này sang ô khác thì cột không thay đổi và dòng trong công thức thay đổi, hoặc ngược lại – Có dấu $ ở trước thì không thay đổi) Thí dụ “Bai tap Excel\Thong ke”

− Chọn một số ô: Kích chuột vào ô góc trên bên trái của

khu vực cần chọn (KVCC), giữ chuột và kéo xuống ô ở góc dưới bên phải KVCC

 Chọn một số không liền nhau: Chọn vùng 1, ấn và giữ phím Ctrl và chọn vùng 2, ấn và giữ phím Ctrl và chọn vùng 3, … Thí dụ:

 Dữ kiện dạng công thức: khi nhập phải bắt đầu bởi dấu

“=“ hoặc dấu “+”, dạng thể hiện là kết quả của công thức

 Dữ kiện dạng ngày, giờ: Thông thường là dạng: dd/mm/yyyy, mm/dd/yyyy, h:mm:ss AM/PM, dd/mm/yyy h:mm,

… tuỳ theo ta chọn trong Format\Cell\Cuptom Thí dụ:

CHỈNH SỬA DỮ KIỆN

 Cách 1:

- Chọn ô cần sửa dữ kiện;

- Gõ phím F2 con trỏ sẽ nhảy vào ô cần sửa;

- Di chuyển con trỏ đến vị trí cần sửa bằng

DÁN GIÁ TRỊ

Chọn vùng cần copy dữ kiện

Chọn ô đầu (góc trên bên trái) của vùng cần dán dữ

kiện

Kích chuột vào Paste Special…

Kích chuột vàoValue

Kích chuột vào OK

Thí dụ

DÁN CỘT THÀNH HÀNG

Chọn vùng cần copy trên hàng (cột)

Chọn ô đầu tiên của vùng cần dán dữ kiện

Kích chuột vào Paste special…

Kích chuột vào

Thí dụ

ĐIỀN DỮ KIỆN VÀO PHẠM VI

 Điền dữ kiện giống nhau vào một vùng:

- Nếu vùng liền nhau trên nhiều dòng hay nhiều

cột thì: Chọn khu vực c ầ n copy dữ kiện (đã điền

dữ kiện)  Đặt trỏ chuột vào góc dưới bên phải khu vực vừa chọn để con trỏ trở thành dấu “+”

 Kích chuột và di đến khi đủ thì nhả chuột.

 Điền dữ kiện khác nhau vào một vùng:

- Thực hiện các bước như cách hai vừa trình bày

Chú ý nếu dữ kiện dạng số thì phải nhập 2 ô.

- Thí dụ:

CHÈN (XOÁ) MỘT SỐ DÒNG (CỘT)

 Chèn n dòng hoặc n cột:

- Chọn n dòng (n cột) dưới dòng (bên phải cột)

cần chèn;

- Kích phím phải chuột vào khu vực vừa chọn;

- Kích chuột vào Insert.

 Xoá m dòng (m cột):

- Chọn m dòng (m cột) cần xoá;

- Kích phím phải chuột vào khu vực vừa chọn;

- Kích chuột vào Delete Thí dụ:”Bai tap Excel\QL du lieu

THAY ĐỔI ĐỘ RỘNG CỦA CỘT

1 Cách 1:

 Đặt trỏ chuột vào biên phải của cột (hoặc

biên dưới của dòng) trên dòng tên cột (hoặc cột tên dòng) để trỏ chuột biến thành mũi tên hai chiều” ” hoặc “”

 Bấm, giữ phím trái chuột dê cho đủ độ rộng của cột (hoặc độ cao của dòng) thì nhả chuột Thí dụ:”Bai tap Excel\QL du lieu

THAY ĐỔI ĐỘ RỘNG CỦA CỘT

LÀM CHO ĐỘ RỘNG CỦA NHIỀU CỘT

(ĐỘ CAO CỦA NHIỀU DÒNG) BẰNG NHAU

 Chọn các cột (các dòng) cần làm cho độ rộng (độ cao) bằng nhau

 Đặt trỏ chuột vào biên phải của cột (biên dưới của dòng) nào đó trong vùng đã được chọn

 Khi trỏ chuột biến thành mũi tên hai chiều hãy dê đến khi đủ độ rộng (độ cao) thì nhả chuột Thí dụ:”Bai tap Excel\QL du lieu

TỰ LÀM VỪA ĐỘ RỘNG CỦA CỘT HAY ĐỘ CAO CỦA DÒNG

Selection (Auto Fit ) Thí dụ:”Bai tap Excel\QL du lieu

CANH BIÊN DỮ KIỆN TRONG Ô

• Chọn các ô cần canh biên

• Chọn biểu tượng thíc hợp trong:

- Horizontal (phân bố theo chiều ngang)

- Vertica (phân bố theo chiều dọc)

- Orien Tation (Trình bày dữ kiện theo hướng)

- Wrap Text (Tự xuống dòng khi đến biên phải)

- Thí dụ:”Bai tap Excel\bang lương

TẠO ĐƯỜNG VIỀN

• Chọn vùng cần tạo đường viền

• Vào Format  Cell

• Chọn thẻ Border

• Chọn đường kẻ thích hợp trong ô Style

• Chọn vị trí cần kẻ đường viền trong ô

Presets và Border

• Nhấn OK Thí dụ:”Bai tap Excel\bang lương

ẨN/HIỆN CỘT (DÒNG)

• Ẩn cột (hoặc dòng):

- Chọn các cột cần ẩn

- Vào Format  Colum (Row)  Hide

• Hiện các cột (hoặc dòng) đang ẩn:

- Chọn cả bảng tính

- Vào Format  Colum (Row)  Unhide Thí

dụ:”Bai tap Excel\QL du lieu

ĐẶT LỀ, CỠ GIẤY, HƯỚNG IN

Vào File  Page Setup

• Trong thẻ Page: Chọn hướng in ở Orientation, tỷ

lệ % in ở Adjuct to, cỡ giấy ở Pager Size.

- # Num : Không phải dữ kiện số

- # DIV/ 0 : Chia cho số 0

- #REF : Không hiểu địa chỉ

- # Null : Rỗng

DẠNG TỔNG QUÁT CỦA HÀM

=<Tên hàm>(Đối số 1, đối số 2, …, đối số n)

• Tên hàm theo quy định của Excel

• Đối số có thể là: số, toạ độ ô, tên vùng, công

thức hoặc hàm

• Mỗi hàm có tối đa 30 đối số; mỗi đối số cách

nhau bởi dấu ”,” hay dấu “;”

• Trong hàm không được chứ ký tự trắng (dấu

cách)

• Có thể lấy một hàm làm đối số cho hàm khác, nhưng trước hàm đối số không có dấu “=“

Kích chuột vào nút fx trên thanh công thức

Chọn loại hàm trong ô Or Select a category

Chọn tên hàm ytong ô Select a Function

Nhập các đối số và nhấn OK Thí dụ:

MỘT SỐ HÀM THễNG DỤNG

1 Các hàm thời gian:

- Now( ) cho biết giá trị thời gian hiện thời

- DAY (Toạ độ ô chứa ngày, tháng, n m) cho giá trị ăm) cho giá trị ngày

- MONTH(Toạ độ ô chứa ngày, tháng, n m) cho giá ăm) cho giá trị trị tháng.

- YEAR (Toạ độ ô chứa ngày, tháng, năm ) cho

giá trị năm.

- TODAY ( ) cho biết ngày hiện thời Th

ớ d “Bai tap Excel\Thi thu” ụ “Bai tap Excel\Thi thu”

MỘT SỐ HÀM THễNG DỤNG

2 Các hàm toán:

- ABS (trị) cho giá trị tuyệt đối của biểu thức số

- INT (trị) cho phần nguyên của biểu thức số

- ROUND(trị, n) làm tròn biểu thức số đến n chữ số

(n>0: làm tròn đến n chữ số sau dấu " " thập phân, n<0: làm tròn đến n chữ số tr ớc dấu " " thập phân)

- SQRT (trị) : Cho căn bậc hai của biểu thức số

- MOD (trị bị chia, trị chia) cho số d trong phép chia

Thớ d Bai tap Excel\hoc them ụ “Bai tap Excel\hoc them” “Bai tap Excel\hoc them” ”

- DSUM(Vïng c¬ së dữ liÖu, tªn tr êng cÇn tÝnh tæng, vïng

®iÒu kiÖn): Hµm tÝnh tæng theo ®iÒu kiÖn trong c¬ së dữ liÖu

- Hµm SUMPRODUCT(Vïng1,Vïng2):Hµm tÝnh tæng c¸c

MỘT SỐ HÀM THễNG DỤNG

3 Hàm dò t ỡ m tham chiếu

- Vlookup(trị dò, bảng tham chiếu, cột tham chiếu, cách dò)

* Trị dò: là giá trị ta muốn dò tỡm trên cột đầu của bảng tham chiếu.

* Bảng tham chiếu: là khối ô mà cột đầu tiên chứa các dữ kiện để dò và các cột sau chứa các dữ kiện để tham chiếu

* Cột tham chiếu : là số thứ tự (từ trái sang phải) của cột trong bảng tham chiếu.

- Hlookup(trị dò,bảng tham chiếu,dòng tham chiếu,cách dò)

Thớ d Bai tap Excel\hoc them ụ “Bai tap Excel\hoc them” “Bai tap Excel\hoc them” ”

MỘT SỐ HÀM THÔNG DỤNG

4 C¸c hµm sö lý chuçi:

- LEFT(chuçi,n) : TrÝch n ký tù phÝa tr¸i cña chuçi

- RIGHT(chuçi,n) : TrÝch n ký tù phÝa ph¶i cña

chuçi

- MID(chuçi,k,n) trÝch n ký tù cña chuçi b¾t ®Çu tõ ký

tù thø k

- TRIM(chuçi) lo¹i bá c¸c ký tù trèng v« nghÜa

- Proper (chuçi) chuyÓn c¸c ký tù ®Çu c¸c tõ cña

chuçi sang in hoa

Thí d Bai tap Excel\Thu chi ngoai NS ụ “Bai tap Excel\hoc them” “Bai tap Excel\hoc them” ”

MỘT SỐ HÀM THễNG DỤNG

5 Các hàm luận lý:

- IF(Biểu thức logic,BT1,BT2): Nếu thoả mãn biểu thức lôgíc

thỡ trả về BT1, trái lại trả về BT2

- AND(BT1,BT2, ,BTn)= đúng nếu mọi biểu thức đúng

= sai nếu ít nhất 1 biểu thức sai

- OR(BT1,BT2, BTn) = đúng nếu ít nhất 1 biểu thức đúng = sai nếu mọi biểu thức đều sai

- NOT(BT) = đúng nếu BT sai

= sai nếu BT đúng Thớ dụ “Bai tap Excel\Thi thu”

MỘT SỐ HÀM THÔNG DỤNG

6 C¸c hµm thèng kª :

- AVERAGE (trÞ 1,trÞ 2,trÞ 3, ,trÞ n) cho trung bình céng cña c¸c trÞ

- COUNT(khèi)= Sè « cã chøa trÞ trong khèi

- COUNTIF (khèi, ®iÒu kiÖn ) = sè « trong khèi tho¶ m·n

®iÒu kÖn nªu ra

- COUNTA(khèi): ĐÕm c¸c « kh«ng rçng trong khèi

- COUNTBLANK(Khèi): ĐÕm c¸c « rçng trong khèi

- MAX(trÞ 1,trÞ 2,trÞ 3, ,trÞ n) : cho biÓu thøc sè lín nhÊt

trong c¸c biÓu thøc sè Thí dụ “Bai tap Excel\Thi thu”

MỘT SỐ HÀM THễNG DỤNG

6 Các hàm thống kê :

• MIN (trị 1,trị 2,trị 3, ,trị n ) : cho biểu thức số nhỏ nhất trong

các biểu thức số

• SMALL(Phạm vi,n): cho số xếp thứ n (Xếp từ nhỏ đến lớn)

trong phạm vi là số nào Nếu COPY công thức thỡ phạm vi

phải là địa chỉ tuyệt đối

• LARGE(Phạm vi,n): cho số xếp thứ n (Xếp từ lớn đến nhỏ)

trong phạm vi là số nào Nếu COPY công thức thỡ phạm vi

phải là địa chỉ tuyệt đối

• DCOUNTA(Vùng cơ sở dữ liệu,tên tr ờng cần đếm, vùng điều

kiện): Đếm số bản ghi thoả mãn một số điều kiện nào đó)

MỘT SỐ HÀM THễNG DỤNG

7 Các hàm khác:

- RANK(toạ độ ô đ ợc xếp thứ, phạm vi, cách xếp)

Phạm vi : Phải là địa chỉ tuyệt đối

Cách xếp : Bằng 0 nếu muốn xếp tăng dần, Bằng 1 nếu muốn xếp giảm dần

Thớ dụ “Bai tap Excel\Thi thu”

CƠ SỞ DỮ LIỆU

Cơ sở dữ liệu (CSDL) là tập hợp thông tin được

tổ chức thành bảng hai chiều (cột/dòng) Từ CSDL có thể tìm kiếm, sắp xếp, trích thông tin theo một yêu cầu nào đó.

Mỗi cột là một vùng hay một trường, tên trường bắt đầu phải bằng chuỗi Dòng đầu tiên của CSDL là tên trường.Dữ liệu trong một trường phải thống nhất cùng một kiểu.

Mỗi dòng là một bản ghi, không được để bản ghi rỗng Thí dụ “Bai tap Excel\QL du lieu”

SẮP XẾP CSDL

Chän toµn bé CSDL trõ dßng chøa tªn tr êng

Vµo Đata  Sort

Chän cét u tiªn sè 1 ë « Sort By

Chän cét u tiªn 2 ( nÕu cÇn ) ë « Then By

Chän cét u tiªn 3 ( nÕu cÇn ) ë « Then By

Chän c¸ch s¾p xÕp t¨ng dÇn (Ascending ), hay gi¶m dÇn ( Decending )

OK Thí dụ “Bai tap Excel\QL du lieu”

LỌC DỮ LIỆU

1 Läc b»ng Auto Finter:

 Chän « bÊt kú trong CSDL

 Vµo Data  Finter  Auto Finter

 KÝch chuét vµo tªn tr êng CSDL cÇn läc

 Chän ®iÒu kiÖn cÇn läc

 Chó ý : ĐÓ trë l¹i CSDL tr íc khi läc vµo Data

 Finter  Auto Finter Thí dụ “Bai tap Excel\QL du

lieu”

LỌC DỮ LIỆU

2 Lọc bằng Avanced Finter:

• Tạo vùng điều kiện gồm : Dòng 1 chứa tên các tr ờng

• Dòng 2 trở đi chứa các điều kiện

• Các điều kiện t ơng ứng ngay d ới tên tr ờng

• Đặt ô hiện hành vào trong vùng CSDL

• Vào Data  Finter  Advanced Finter xuất hiện hộp hội thoại

• + Chọn dòng Copy To Another Location: lọc đ ợc sao chép đến đích

• + Nhập toạ độ CSDL cần khai thác vào ô Lit Range (địa chỉ tuyệt đối)

• + Nhập toạ độ vùng điều kiện vào ô Criteria Range (địa chỉ tuyệt đối)

• + Nhập toạ độ đích vào ô Copy to ( chỉ cần nhập địa chỉ tuyệt đối của ô đầu

tiên )

• (Nếu chọn Unique records only tức là lọc và loại bỏ những bản ghi trùng

Khá 1234 1287 1376 1325 1032

T.Bình 2056 1944 1899 1956 2053

CÁC BƯỚC TẠO BIỂU ĐỒ

Kích chuột và nút (Chart Wizard) trên thanh

công cụ chuẩn đ ợc cửa sổ Chart Wizard –

Trong thể Standard Types chọn loại biểu đồ và chọn mẫu biểu đồ.

Kích chuột vào nút Next đ ợc cửa sổ Chart

Thớ du: “Biểu đồ”

CÁC BƯỚC TẠO BIỂU ĐỒ

Trên thẻ Data Range chọn vùng chứa dữ liệu cho biểu đồ

và xác định chuỗi dữ liệu bố trí theo hàng hay cột.

Trên thẻ Series để: chọn tên biểu đồ; chuỗi làm biểu đồ (trong ví dụ này là Giỏi, Khá T.Bỡnh, Yếu Nếu thêm kích nút add, nếu bớt hãy chọn và kích nút Remove); chọn vùng giá tị của biểu đồ (trong ví dụ này là $M$6:$Q$9); chọn vùng chứa các giá trị trên trục X (Trong ví dụ này chọn

$M$5:$Q$5)

CÁC BƯỚC TẠO BIỂU ĐỒ

Gõ tên đồ thị vào ô Chart Tyle thí dụ “Xếp loại

Kích vào nút để chuyển sang cử sổ Chart

Thớ du: “Biểu đồ”

CÁC BƯỚC TẠO BIỂU ĐỒ

Chọn as new sheet là tạo đồ thị vào Sheet mới.

Chọn as object in là tạo đồ thị ngay trên Sheet đó

Cuối cùng kích chuột vào Finish đ ợc biểu đồ cần tạo

Thớ du: “Biểu đồ”

TỔNG HỢP XẾP LOẠI VĂN HOÁ

THấM, BỚT, CHỈNH SỬA BIỂU ĐỒ

- Muốn thêm 1 dãy nữa vào biểu đồ ta nhập thêm dãy đó vào bảng dữ liệu  chọn dãy đó  đ a chuột vào đ ờng bao

quang dãy kéo vào biểu đồ

- Muốn loại bỏ một dãy ra khỏi biểu đồ ta kích chuột chọn dãy muốn loại bỏ  Gõ phím Delete

- Ta có thể thay đổi các thành phần của biểu đồ băng cách kích chuột phải lên biểu đồ, xuát hiện Menu tắt  chọn Chart Options đ ợc cử sổ Chart Options

- Vào các thẻ của cửa sổ này để chỉnh sử biểu đồ

Thớ du “Thi du\Bieu do”