Vậy một tổ chức có công tác truyền thông nội bộ tốt chỉ nhắm đến việc thông báo hay truyền đạt được thông điệp mà còn nhắm đến mục tiêu cao hơn là kết nối chiến lược kinh doanh với vai t
Trang 1MỤC LỤC
1 Dẫn nhập 2
2 Các khái niệm 2.1 Truyền thông nội bộ là gì ? 3
2.2 Quản lý doanh nghiệp là gì ? 4
3 Nội dung 3.1 Thực trạng 4
3.2 Vai trò của truyền thông trong nền kinh tế khó khăn như hiện nay 5
3.3 Những công cụ và chiến lược giúp DN truyền thông nội bộ tốt 5
3.4 Nhu cầu truyền thông của nhân viên trong tổ chức 6
3.5 Vai trò và sức mạnh của truyền thông nội bộ 7
3.6 Truyền thông nội bộ: những lợi ích thiết thực đối với chiến lược phát triển tổ chức 8
3.6.1 Rút ngắn khoảng cách giữa lãnh đạo và nhân viên 8
3.6.2 Cho nhân viên định hình tương lai 8
3.6.3 Thắt chặt tình cảm và tạo không gian xử lý khủng hoảng 9
3.6.4 Giúp nhân viên thay đổi hành vi 9
3.7 Truyền thông nội bộ bằng cách nào ? 10
3.8 Nhân tố ảnh hưởng tới truyền thông nội bộ 14
4 Kết luận 15
5 Tài liệu tham khảo 17
Trang 21 Dẫn Nhập:
o Tính cấp thiết:
Trong nển kinh tế phát triển hiện đại ngày nay, ngoài việc tập trung tăng cường phát triển truyền thông bên ngoài thì truyền thông nội bộ cũng được các doanh nghiệp,
tổ chức ra sức quan tâm và phát triển Nhiều doanh nghiệp, tổ chức nhận thấy rằng nhân viên trong tổ chức của mình phải được xem như những khách hàng bên trong của mình và mọi nhu cầu của họ phải được tổ chức làm hài lòng trước khi thỏa mãn khách hàng bên ngoài, vì sao lại có vấn đề này? Được tác động bởi các yếu tố động viên cá nhân cần thiết thì năng suất làm việc của người nhân viên sẽ được năng cao, kích thích tinh thần làm việc và tạo động lực hoạt động mạnh mẽ Họ sẽ ra sức cống hiến, hoàn thành tốt công việc và có thể vượt mức chỉ tiêu mà doanh nghiệp đưa ra Vậy việc xem nhân viên như khách hàng cần thỏa mãn trước tiên là không nói quá, được xem như cần thiết để phát triển Thông thường nói đến truyền thông, các doanh nghiệp trong nước thường tập trung cho truyền thông tiếp thị nhắm đến việc xây dựng thương hiệu cho các đối tượng bên ngoài ( gồm khách hàng, đối tác, nhà đầu tư, phương tiện truyền thông) mà rất ít quan tâm đến truyển thông nhân viên nội bộ Rõ ràng nếu chỉ chú trọng đến các hoạt động truyền thông tiếp thị bên ngoài mà bỏ qua việc truyền thông thương hiệu cho nhân viên, thì hiệu quả truyền thông cũng hạn chế
Theo quan điểm quản trị mới, nhân viên chính là một loại khách hàng quan trọng
mà doanh nghiệp cần làm hài lòng trước tiên để đảm bảo “ đối tác nội bộ” này tích cực tham gia đóng góp cho công ty, gắn bó lâu dài và nỗ lực phục vụ khách hàng tốt nhất Vậy một tổ chức có công tác truyền thông nội bộ tốt chỉ nhắm đến việc thông báo hay truyền đạt được thông điệp mà còn nhắm đến mục tiêu cao hơn là kết nối chiến lược kinh doanh với vai trò và hiệu quả của từng nhân viên Doanh nghiệp truyền thông nội
bộ tốt sẽ tạo ra sực khác biệt, gia tăng năng suất và sử dụng hiệu quả nguồn lực tốt hơn
o Khoa học:
Nếu như coi doanh nghiệp như cơ thể của một con người thì truyền thông nội bộ chính là các mạch máu lưu thông thông tin giữa các tổ chức trong cơ thể Triển khai tốt
Trang 3truyền thông nội bộ sẽ giúp cho doanh nghiệp vận hành tốt bộ máy, vượt khó và phát triển bền vững trong tương lai
Truyền thông nội bộ là tổng hòa các tương tác bên trong một tổ chức, bao gồm những hoạt động chính thức và không chính thức, có liên quan đến tổ chức, nhằm giúp
tổ chức thật sự hiểu mình Đây là bệ phóng, động lực, và là công cụ triển khai chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp Nếu khai thác tốt, truyền thông nội bộ không chỉ là
"liều thuốc kháng sinh" mà còn "cỗ máy kiếm tiền" cho doanh nghiệp
o Ứng dụng:
Truyền thông nội bộ củng cố tầm nhìn, giá trị và văn hóa của tổ chức cho nhân viên, từ đó nhân viên có thể tiếp tục truyền tải nó ở trong nội bộ và ra bên ngoài
Truyền thông nội bộ bám sát các hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, tạo ra các kênh thông tin giúp nhân viên hiểu được tình hình của đơn vị mình, mở ra các kênh trao đổi thông tin giữa nhân viên cấp dưới và cán bộ quản lý
Bên cạnh đó, với các kênh thông tin công khai, rõ ràng, thống nhất trong nội bộ đơn vị, các phòng ban sẽ phối hợp nhịp nhàng hơn, giảm bớt tình trạng chồng chéo công việc, giảm mâu thuẫn nội bộ
Thông qua truyền thông nội bộ, thông tin sẽ được lan tỏa từ trên xuống dưới, từ dưới lên trên và truyền ngang giữa các bộ phận, góp phần liên kết các bộ phận; thúc đẩy phát triển những giá trị tích cực; làm giảm bớt những tiêu cực, tư tưởng lối mòn và các thông tin chưa rõ ràng
2 Các khái niệm:
2.1 Truyền thông nội bộ là gì?
Truyền thông nội bộ là kênh thông tin, giao tiếp liên quan đến sự tương tác giữa các cấp lãnh đạo với đội ngũ nhân viên, giữa các nhân viên với nhau ảnh hưởng trực
tiếp đến sự hình thành văn hóa doanh nghiệp.(http://snt.com.vn/)
Xét ở góc độ quản lý, truyền thông nội bộ mang chức năng thông tin Xét ở góc độ chiến lược, truyền thông nội bộ giúp tổ chức thực sự hiểu mình, gắn kết nhân viên trong Công ty và góp phần quan trọng trong việc xây dựng doanh nghiệp
Trang 4Truyền thông nội bộ là tổng hòa các tương tác bên trong một doanh nghiệp, bao gồm những hoạt động chính thức và không chính thức có liên quan đến đơn vị với mục đích giúp tổ chức doanh nghiệp thật sự hiểu mình
Hay nói cách khác, truyền thông nội bộ tốt giúp nhân viên hiểu và nắm rõ sứ mệnh của tổ chức, định hướng trong tương lai của doanh nghiệp qua đó dốc sức cho sự phát triển của doanh nghiệp
2.2 Quản lí doanh nghiệp là gì?
Theo quan điểm của Taylor thì : “Quản lý là biết được chính xác điều bạn muốn
người khác làm và sau đó hiểu được rằng họ đã hoàn thành công việc một cách tốt nhất và rẻ nhất”.
Theo quan điểm khác thì : “Quản lý là một sự tác động có mục đích đến một hệ
thống nào đó nhằm biến đổi từ một trạng thái này sang một trạng thái khác”.
Quản lý doanh nghiệp là quá trình vận dụng những quy luật kinh tế, quy luật xã hội, quy luật tự nhiên trong việc lựa chọn, xác định những biện pháp về kinh tế, xã hội,
tổ chức, kỹ thuật để tác động đến các yếu tố vật chất của sản xuất kinh doanh để đạt được các mục tiêu đã xác định
3 Nội Dung:
3.1 Thực trạng:
Kết quả khảo sát nội bộ của công ty Tư vấn Chiến lược Win-Win cho thấy, 2/3 DN Việt Nam hiện nay chưa thật sự hiểu mình và một trong những nguyên nhân chính là truyền thông nội bộ yếu Nhiều DN Việt Nam còn thiếu cái nhìn đúng đắn về truyền thông nội bộ hay còn khá yếu trong việc triển khai chiến lược truyền thông nội bộ Họ rất ít chú trọng đến truyền thông nội bộ mà thường tập trung cho truyền thông tiếp thị nhắm đến việc xây dựng thương hiệu cho đối tượng bên ngoài (khách hàng, đối tác, nhà đầu tư, v.v
Tại Việt Nam, nhiều tên tuổi doanh nghiệp lớn triển khai truyền thông nội địa rất tốt như đòn bẩy hoạt động, mang lại kết quả kinh doanh tốt cho doanh nghiệp như Tập đoàn Bưu chính Viễn Thông Việt Nam VNPT, Tập đoàn Dầu khí Việt Nam, Giấy Bãi Bằng, Tôn Hoa Sen, Trà Tâm Châu, v.v Nhờ luôn chú trọng các công cụ truyền thông
Trang 5nội bộ, đặc biệt sử dụng triệt để mạng trao đổi thông tin trực tuyến, email, website trong các hoạt kinh doanh của mình, các hoạt động ấn phẩm, dữ liệu, dịch vụ SMS, v.v do Trung tâm Thông tin và Quan hệ Công Chúng, trực thuộc VNPT đã luôn hoàn thành vượt mức các nhiệm vụ VNPT giao Tổng doanh thu năm 2011 là 27,8 tỷ đồng, đạt 106,11 % kế hoạch năm
3.2 Vai trò của truyền thông trong giai đoạn kinh tế khó khăn như hiện nay:
Nhiều doanh nghiệp đã dần nhận ra truyền thông nội bộ như là:
- Một công cụ tăng năng suất, gắn kết, khai mở năng lực nhân viên,
- Giúp nhân viên hiểu rõ mục tiêu, kế hoạch làm việc để thực hiện hiệu quả hơn
- Nhân viên có thể tự ra quyết định
nhiều hơn trong công việc (vì họ
được cung cấp thông tin đầy đủ và
chính xác)
- Truyền thông nội bộ tốt sẽ giúp
các phòng ban phối hợp nhịp nhàng
hơn và làm:
Giảm bớt tình trạng chồng chéo công việc,
Giảm mâu thuẫn nội bộ,
Giải quyết khủng hoảng nhanh hơn,
Tiết kiệm nguồn lực,
Tăng hiệu quả kinh doanh
=> Thực tế cho thấy, nhiều doanh nghiệp vượt qua khủng hoảng nhờ truyền thông nội
bộ tốt
3.3 Những công cụ và chiến lược giúp DN truyền thông nội bộ tốt:
Một số kênh truyền thông nội bộ thường được các DN sử dụng như họp tất cả nhân viên, họp nhóm, họp cá nhân, tổ chức các sự kiện, nội san, sổ tay, bảng thông báo, thư viện của tổ chức, v.v và với sự phát triển của công nghệ thông tin, thì mạng trao đổi thông tin trực tuyến, email, website được DN tận dụng rất tốt cho truyền thông nội bộ
Trang 6Qua khảo sát của Win-Win, các kênh truyền thông nội bộ hiện nay đang được DN
sử dụng nhiều nhất là email (46%), họp toàn CBNV (21%), họp nhóm (17%) , trong khi kênh được CBNV đánh giá là hiệu quả nhất là họp toàn CBNV (31%), họp nhóm (30%), email (29%) Mỗi công cụ đều có những ưu điểm và nhược điểm riêng, tùy vào đặc điểm DN mà có những sự lựa chọn khác nhau
Để truyền thông nội bộ hiệu quả, doanh nghiệp cần phải kết hợp nhiều kênh và mở rộng sự tương tác giữa các đối tượng Tùy theo đối tượng, nội dung trao đổi, mức độ quan trọng, mức độ khẩn của từng công việc mà lựa chọn kênh truyền thông nào, phương thức ra sao để có thể đạt hiệu quả cao nhất
Bên cạnh đó, một số công cụ công nghệ thông tin giúp các doanh nghiệp trong công tác điều hành và truyền thông nội bộ hiệu quả như phần mền văn phòng điện tử giúp liên kết các thành viên làm việc theo nhóm, trao đổi, chia sẻ thông tin về các dự
án, giúp các nhân viên xử lý công việc kịp thời, rõ ràng, nhanh chóng; hay tổng đài đa năng - hệ thống truyền thông hợp nhất gồm nhiều tính năng tiên tiến như ghi âm, gọi
có hình, cầu hội nghị không chỉ giúp các doanh nghiệp tiết kiệm chi phí truyền thông
mà còn tăng hiệu quả công việc
=> Mỗi doanh nghiệp có một đặc thù riêng, vì vậy, doanh nghiệp cần phải nghiên cứu
để chọn những phương tiện truyền thông hiệu quả cho từng công việc, ứng với từng nội dung và từng đối tượng
3.4 Nhu cầu truyền thông của nhân viên trong tổ chức:
Bất cứ loại hình tổ chức nào, muốn đạt được thành công trong hoạt động của mình đều phải chú trọng đến vai trò quan trọng của yếu tố con người Trước hết, tổ chức đó cần phải có sự lãnh đạo sáng suốt, không chỉ ở dừng lại ở cấp lãnh đạo và các nhà quản lý cấp cao của tổ chức, và để tổ chức hoạt động hiệu quả nhất, phải đảm bảo sự lãnh đạo xuyên suốt trong tổ chức Thứ hai, tổ chức đó cần phải được quản lý hiệu quả Thứ ba, tổ chức đó phải có một đội ngũ nhân viên với đầy đủ kiến thức, kĩ năng, năng khiếu, và thái độ làm việc ở mức độ cao phù hợp để thực hiện sứ mệnh của tổ
chức “Tổ chức là do con người quản lý và gây dựng lên Không có con người, tổ chức
không tồn tại.” (Cascio-1992: 5).
Trang 73.5 Vai trò và sức mạnh của truyền thông nội bộ:
Truyền thông nội bộ củng cố tầm nhìn, giá trị và văn hóa của tổ chức cho nhân viên, từ đó nhân viên có thể tiếp tục truyền tải nó ở trong nội bộ và ra bên ngoài
Truyền thông nội bộ bám sát các hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, tạo ra các kênh thông tin giúp nhân viên hiểu được tình hình của đơn vị mình, mở ra các kênh trao đổi thông tin giữa nhân viên cấp dưới và cán bộ quản lý
Nhờ được cung cấp thông tin đầy đủ, chính xác, mỗi nhân viên sẽ nắm rõ mục tiêu, nhiệm vụ của mình, mình cần làm gì và chủ động hơn trong công việc của chính mình
Trang 8Bên cạnh đó, với các kênh thông tin công khai, rõ ràng, thống nhất trong nội bộ đơn vị, các phòng ban sẽ phối hợp nhịp nhàng hơn, giảm bớt tình trạng chồng chéo công việc, giảm mâu thuẫn nội bộ
Thông qua truyền thông nội bộ, thông tin sẽ được lan tỏa từ trên xuống dưới, từ dưới lên trên và truyền ngang giữa các bộ phận, góp phần liên kết các bộ phận; thúc đẩy phát triển những giá trị tích cực; làm giảm bớt những tiêu cực, tư tưởng lối mòn và các thông tin chưa rõ ràng
3.6 Truyền thông nội bộ: những lợi ích thiết thực đối với chiến lược phát triển tổ chức:
3.6.1 Rút ngắn khoảng cách giữa lãnh đạo và nhân viên:
Khi công ty có sự thay đổi, một việc quan trọng mà nhà lãnh đạo cần làm là cho nhân viên thấy được kế hoạch phát triển của công ty đồng thời truyền cảm hứng cho nhân viên để họ tiếp tục công việc của mình
Phương tiện truyền thông xã hội giúp cuộc đối thoại giữa các cấp, các bộ phận chức năng trong tổ chức trở nên dễ dàng, kịp thời hơn Nghiên cứu cho thấy việc CEO tham gia mạng xã hội sẽ cho phép nhân viên có nhiều cơ hội để giao tiếp trực tiếp với lãnh đạo Mặt khác, việc tham gia mạng xã hội cũng giúp các CEO hiểu được những gì đang xảy ra trong công ty
CEO Zappos Tony Hseih đã công bố sẽ sa thải 8% nhân viên ngay trên blog cá nhân sau khi gửi một email thông báo nội bộ Động thái này được các nhân viên đánh giá cao vì sự minh bạch của vị lãnh đạo, tạo điều kiện cho nhân viên có một cuộc trao đổi thẳng thắng với Tony trên Twitter
Cuộc trò chuyện cởi mở đã giúp Zappos có cái nhìn sâu sắc và phương án tốt nhất
để xử lý các vấn đề nhạy cảm, có sự khích lệ chu đáo, hỗ trợ tương tác giữa cấp quản
lý và các nhân viên Thậm chí, những nhân viên bị sa thải còn được hỗ trợ để tìm công việc tại công ty khác
3.6.2 Cho nhân viên định hình tương lai:
Khi có sự thay đổi trong công việc, mọi nhân viên đều cảm thấy mơ hồ, lo lắng Lúc này truyền thông nội bộ sẽ là nơi để các nhân viên nêu ý kiến của mình nhằm góp phần định hình các kế hoạch tương lai của công ty, hỗ trợ cho quá trình chuyển đổi
Trang 9CEO Cisco John Chambers từ chức Chủ tịch vào tháng 7/2015 và người thay thế là Chuck Robbins Hai nhà đồng sáng lập công ty đã gửi lời cảm ơn đến John và đồng thời hỏi ông rằng: “Ông có lời khuyên nào dành cho Chuck Robbins khi ông ấy trở thành CEO kế nhiệm không?” Trong vòng 4 ngày, hai bài viết trên mạng truyền thông nội bộ đã nhận được 1.000 bình luận và 20.000 lượt xem
Tập đoàn IBM và BASF cũng đã sử dụng cách thu thập ý kiến từ nhân viên để xác định lại giá trị công ty và có ý tưởng để cắt giảm chi phí hoạt động
3.6.3 Thắt chặt tình cảm và tạo không gian xử lý khủng hoảng:
Khi chúng ta dùng chữ “cộng đồng” để miêu tả về phương tiện truyền thông xã hội, nghĩa là chúng ta định nghĩa rằng đó là nơi mà mọi người có thể đến để thảo luận, hợp tác và trao đổi kinh nghiệm Hình thức này trở nên rất hữu ích cho những công ty đang trải qua những thay đổi quy mô lớn
Khi Pfizer tiến hành cuộc cải tổ lớn vào năm 2007, họ đã tìm đến 10 nhân viên và nói chuyện với họ Họ chọn những người đại diện trong từng cơ cấu tổ chức, và chia
sẻ những kinh nghiệm thực tế trước máy quay “Nhật ký video” này được thực hiện trong suốt 3 tháng Nội dung video được ghi ra đĩa CD để toàn bộ nhân viên của Pfizer
sẽ nhìn vào hành trình, kinh nghiệm đối mặt với các khó khăn của đồng nghiệp mình nhằm thay đổi sự hiểu biết, tăng sự tự tin của nhân viên
3.6.4 Giúp nhân viên thay đổi hành vi:
Mạng xã hội hay truyền thông nội bộ giúp nhà lãnh đạo và nhân viên có phương tiện thuận lợi để khen ngợi và nhận những lời tán thưởng của nhau Ví dụ, Công ty Symantec đã hợp tác với Globoforce để tung ra nền tảng xã hội sau khi sáp nhập, giúp nhân viên chia sẻ văn hóa công ty trong cách làm việc Kết quả là gần 40% nhân viên
đã được công nhận những nỗ lực vào dịp tổng kết cuối năm, khiến mức độ hài lòng của nhân viên tăng thêm 16%
Một số công ty khác sử dụng phương tiện truyền thông xã hội để thay đổi hành vi của nhân viên gồm: thay đổi cách làm việc, thúc đẩy kết nối nhân viên với nhau hay với người hướng dẫn để nâng cao kỹ năng
Để đưa được truyền thông xã hội vào doanh nghiệp, nhà lãnh đạo cần đánh giá các công cụ truyền thông hiện tại của công ty Công ty nên sử dụng nền tảng mạng xã hội
Trang 10mà nhân viên quen thuộc, hoặc sử dụng những công cụ phổ biến như Google Hangout, WebEx hay Kaltura Các công cụ được chọn phải hỗ trợ việc chuyển đổi ngay lập tức
và phục vụ nhu cầu dài hạn của công ty
Tiếp theo, lãnh đạo công ty cũng cần có sự điều chỉnh Hãy chắc chắn rằng xây dựng mạng xã hội nằm trong kế hoạch chuyển đổi của công ty và có sự tham gia của các giám đốc điều hành Sau đó, công ty xây dựng một đội ngũ nhân viên có tầm ảnh hưởng – những người có thể tham gia điều hành mạng xã hội nội bộ này
Phương tiện truyền thông xã hội trở thành phương tiện bổ sung không thể thiếu trong doanh nghiệp 88% nhân viên sử dụng một mạng xã hội nào đó tại nhà và cũng mong muốn có trải nghiệm tương tự tại nơi làm việc Do đó, truyền thông xã hội là một phần không thể thiếu trong bất kỳ kế hoạch thay đổi nào Việc mời nhân viên đóng góp ý kiến vào quá trình chuyển đổi có thể giúp lãnh đạo công ty ngăn chặn những bình luận tiêu cực, giúp quá trình chuyển đổi của công ty diễn ra trơn tru hơn Tuy nhiên nếu chỉ sử dụng mạng truyền thông nội bộ, công ty sẽ không thể lôi kéo tất cả nhân viên tham gia vào sự chuyển đổi lớn của công ty Vẫn luôn cần có những cuộc gặp gỡ trực tiếp giữa quản lý với nhân viên để có sự hỗ trợ kịp thời, duy trì lòng tin và thúc đẩy tinh thần nhân viên, tăng hiệu quả của cuộc chuyển đổi
3.7 Truyền thông nội bộ bằng cách nào ?
Tạp chí nội bộ
Xuất bản định kỳ, chỉ cần ít trang, đề cập đến những chính sách, hoạt động đang diễn ra trong doanh nghiệp, là kênh để nhân viên chia sẻ suy nghĩ của họ