MS Excel

- C2: Menu Start/Programs/Microsoft Excel - C3: Kích chuột vào biểu tượng của Excel trên thanh Microsoft Office Shortcut Bar ở góc trên bên phải nền màn hình 2- Thoát - Nhấn nút Close

2 Home C1 C2 C3 C4 C5 C6 Close

I Giới thiệu về chương trình MS Excel 2000

II Khởi động và thoát khỏi chương trình MS Excel 2000 III Cấu tạo và giao diện cửa sổ chương trình MS Excel

Chương 1:

Cấu tạo và giao diện cửa sổ chương trình MS Excel

2000

3 Home C1 C2 C3 C4 C5 C6 Close

I Giới thiệu về chương trình MS Excel 2000

- Excel 2000 là chương trình bảng tính điện tử, tạo dữ liệu, quản lý

và sử lý dữ liệu trên bảng tính điện tử có sẵn

- Tạo bảng biểu quản lý dữ liệu

- Tạo các đồ thị và biểu đồ biểu diễn số liệu cho cho bảng tính

- Các chương trình Excel:

+ Excel 6.0 sử dụng đầu những năm 90+ Excel 95 sử dụng đầu những năm 96+ Excel 97, Excel 2000, Excel XP, Excel 2003 hiện nay đang sử dụng rộng rãi

- Các chương trình có mặt sau luôn được cải tiến nâng cao, có

nhiều công cụ tiện ích mới, giao diện và cách trình bày

đẹp hơn và tiện lợi cho việc sử dụng

4 Home C1 C2 C3 C4 C5 C6 Close

II Khởi động và thoát chương trình MS Excel 2000

1- Khởi động

- C1: Kích đúp chuột vào biểu tượng trên màn hình Desktop

- C2: Menu Start/Programs/Microsoft Excel

- C3: Kích chuột vào biểu tượng của Excel trên thanh Microsoft

Office Shortcut Bar (ở góc trên bên phải nền màn hình)

2- Thoát

- Nhấn nút Close góc phải trên cùng cửa sổ

- File – Exit

- Hoặc: Nhấn Alt + F4

- Nếu xuất hiện hộp thoại thì:

+ Chọn Yes để ghi lại+ Chọn No thoát không ghi lại+ Chọn Cancel không thoát nữa

5 Home C1 C2 C3 C4 C5 C6 Close

III Cấu tạo & giao diện cửa sổ chương trình MS.Excel

Về trạng thái có thể co giãn đượcĐóng cửa sổ

7 Home C1 C2 C3 C4 C5 C6 Close

2- Thanh thực đơn lệnh menu

- Nằm dưới thanh tiêu đề

File, Edit thao

tác nội dung Hiển thịView định dạngFormat Tiện ích hỗ trợ trợ giúpHelp

Insert Thao tác chèn Công cụTools Điều chỉnh cửa sổ bảng tính

Hộp điều khiển cửa

sổ bảng tính Các nút điều chỉnh cửa sổ bảng tính

Đóng file đang mở

- Từ menu chính ta chuyển đến các menu con để chọn lệnh

- Nhấn phím Alt + Chữ cái gạch chân trên menu để mở menu

- Các menu mờ là trước nó thiếu thao tác

- Các menu có dấu phía sau là sau nó còn thao tác nữa

- Tên phím bên phải menu là lệnh gọi tắt từ bàn phím

Lệnh in

Xem toàn v.b

Iểm tra Chính

tả Ngữ pháp

Di chuyển, Sao chép

Chép Đ.dạng

Lùi tiến lại các thao tác nội dung dữ liệu Liên kết

Tính tổng

tự động Mở danh sách hàm Nút tát mở thanh

C.cụ drawing

giảm dần

Hiện quan sát cửa sổ bảng tính

Tăng dần

Chọn canh lề nội dung

Đặt ký tự vào giữa vùng

Kiểu tiền tệ Di.c đoạn về 2p

Kẻ bảng biểu

Chọn nền B.biểu font chữMàu

Kiểu Phần trăm

Phân nhóm

Tăng giảm số thập phân

- Nằm dưới các thanh công cụ

Tên ô, tên

vùng Huỷ chọn công thức tính toánRa lệnh Mở danh sách hàm để tạo thức trong ô được chọn Hiện nội dung, Công

- Ẩn hiện thanh công thức này:

+ View - Formula bar

10 Home C1 C2 C3 C4 C5 C6 Close

5- Cửa sổ bảng tính

- Nằm dưới thanh công thức là phần cửa sổ còn lại

thanh quấn ngang

thanh quấn dọc

Tên cột từ A-IV (256 cột)

Tên hàng tư 1-65536 (65536 hàng)

Danh sách các bảng tính trong một file (255 bảng)

Các nút dịch chuyển danh sách bảng tính

- Tên ô là toạ độ giữa cột và hàng, các ô có giá trị như nhau

- Ký hiệu vùng là ô đầu, ô cuối nôi với nhau bằng dấu (:)

11 Home C1 C2 C3 C4 C5 C6 Close

I Định dạng trang bảng tính trong MS-Excel 2000

II Xây dựng bảng biểu trên MS-Excel 2000

III Lưu trữ và đóng mở file

Chương 2:

Các thao tác bảng biểu trên

MS Excel 2000

12 Home C1 C2 C3 C4 C5 C6 Close

I Định dạng bảng tính trong MS-Excel 2000

1- Định dạng trang bảng tính

- Chọn bảng tính ở danh sách bảng tính (Sheet1, Sheet2 )

- File - Page Setup

1.Page

2.Chiều trang

3.Phóng to, thu gọn

về một trang

4.Kiểu trang

5 Độ nét khi in

6.Magins

7.Chọn lề

8 chừa đặt tiêu đê dưới

8 chừa đặt tiêu đê trên 7.Chọn lề

9 Chọn đặt bảng biểu vào giữa trang theo chiều ngang dọc

10 Ok

13 Home C1 C2 C3 C4 C5 C6 Close

2- Đặt tên cho bảng tính

- Kích đúp vào tên bảng tính (Sheet1 ) - Đặt tên nhấn Enter

3- Chèn thêm bảng tính

- Kích chuột phải vào tên bảng tính nơi muốn chèn - Chọn Insert

4- Di chuyển vị trí tên bảng tính trong danh sách

- Nhấn chuột kéo rê tên bảng tính sang vị trí khác trong danh sách

5- Xoá bảng tính

- Chọn bảng tính muốn xoá

+ Kích chuột vào tên bảng tính+ Chọn nhiều bảng: Kích chọn bảng thứ nhất + Nhấn giữ phím Ctrl chọn các bảng tiếp theo

- Kích chuột phải vào tên đã chọn - Chọn Delete - Ok

(Hoặc chọn tên bảng tính - Edit - Delete Sheet - Ok)

+ Chọn vùng thứ nhất+ Nhấn giữ phím Ctrl - Chọn các vùng tiếp theo Đánh dấu cột, dòng: Kích chuột vào tên cột, tên dòng

Đánh dấu tất cả bảng tính: Ctrl + A (Kích góc trái trên)

- Chọn Font chữ, Cỡ chữ, Kiểu chữ, Màu chữ trên thanh

công cụ Formating (Format – Cells – Font)

Ok

- Đánh dấu ô dữ liệu làm mẫu

- Nhấn biểu tượng Format Painter

- Nhấn chột kéo dê lên vùng muún định

dạng theo mẫu

Chọn Kích thước đã có

Ok

Chọn Kích thước tuỳ ý

Chọn Kích thước

17 Home C1 C2 C3 C4 C5 C6 Close

II Xây dựng bảng biểu trên MS-Excel 2000

1- Tạo bảng biểu

- Chọn vùng muốn tạo bảng biểu

- Format - Cells - Border

- Hoặc kích chuột phải vào vùng

đã chọn - Format cells

Chọn nét kẻ

Chọn màu nét

- Nhấn nút kẻ tương ứng

- Nếu nhấn lần nữa lại mất nét kẻ

- Chọn None huỷ các đường kẻ

18 Home C1 C2 C3 C4 C5 C6 Close

2- Tạo nền cho bảng biểu

- Đánh dấu bảng biểu

- Chọn nền ở biểu tượng Fill Color

- Hoặc kích chuột phải vào vùng

đã chọn - Format cells - Patterns

Chọn màu tuỳ ý

Chọn xoá màu

Chọn màu tuỳ ý

Chọn xoá màu

Chọn Ok

Chọn xoá các cột không gần nhau

Xoá kéo về

bên trái

Xoá kéo lên

trên Xoá dòng

Xoá cột

Chèn đẩy về

bên phải

Chèn đẩy xuống dưới

Chèn dòng

Chèn cột

Chọn chèn nhiều dòng gần nhau

21 Home C1 C2 C3 C4 C5 C6 Close

5- Thêm cột, thêm dòng

- Cách làm như tạo bảng biểu

- Hoặc+ Kích chuột vào tên cột hoặc tên dòng làm mẫu

+ Kích biểu tượng Format Painter+ Nhấn chuột kéo rê lên tên cột, tên dòng nơi muốn kể thêm

3.Nhấn chuột kéo rê lên tên các dòng muốn kẻ thêm

Nhấn chuột kéo rê lên tên các cột muốn

kẻ thêm

1 Kích chọn dòng làm mẫu

2 Kích biểu tượng Format Painter

22 Home C1 C2 C3 C4 C5 C6 Close

6- Điều chỉnh kích thước cho dòng

- Đánh dấu các dòng muốn điều chỉnh

- Format - Rows - Height

- Nhập kích thước - Ok

7- Điều chỉnh kích thước cho cột

- Đánh dấu các cột muốn điều chỉnh

- Format - Column - Width

- Nhập kích thước - Ok

- Hoặc điều chỉnh kích thước cho dòng, cột như sau:

+ Đánh dấu các dòng hoặc cột+ Đưa con trỏ vào đường kẻ dòng hoặc cột, ở tên dòng hoặc tên cột + Nhấn chuột kéo dê khi có con trỏ 2 chiều

23 Home C1 C2 C3 C4 C5 C6 Close

8- Chỉnh độ rộng cột, chiều cao dòng theo kích thước ký tự

- Đánh dấu các dòng hoặc cột muốn điều chỉnh

- Format - Rows hoặc Column - Chọn Autofix

Hoặc:

+ Đánh dấu các dòng hoặc cột của bảng muốn điều chỉnh+ Đưa con trỏ vào đường kẻ dòng hoặc cột, ở tên dòng hoặc tên cột + Kích đúp chuột

Kích đúp chuột

Kích đúp chuột

24 Home C1 C2 C3 C4 C5 C6 Close

9- Lấy thêm biểu tượng công cụ bảng biểu

- Kích phải chuột vào biểu tượng bất kỳ

- Chọn Customize - Command

- Chọn Format bên trái

- Kéo rê 3 biểu tượng ở bên phải

lên thanh công cụ:

10- Sát nhập vùng

- Đánh dấu vùng - Kích biểu tượng hoặc b.tượng

- Muốn trả lại: + Chọn ô đã sát nhập

+ Kích biểu tượng + Kẻ lại bảng

- Hoặc trả lại như sau:

+ Đánh dấu ô làm mẫu + Kích b.tượng Format Painter + Kích vào ô đã sát nhập

+ Kích biểu tượng + Kẻ lại bảng

- Hoặc trả lại như sau:

+ Đánh dấu ô làm mẫu + Kích b.tượng Format Painter + Nhấn chuột kéo rê vào các ô đã sát nhập

12- Đặt đoạn nội dung vào giữa vùng chọn trong một dòng

- Đánh dấu đoạn nội dung (trong một ô, một dòng)

- Kích biểu tượng trên thanh công cụ

- Trả lại ta làm như mục 10 trên

26 Home C1 C2 C3 C4 C5 C6 Close

13- Ẩn hiện dòng, cột

- Đánh dấu các dòng hoặc cột muốn ẩn

- Format - Rows hoặc Column - Chọn Hide

Bỏ ẩn:

- Đánh dấu các dòng hoặc cột muốn bỏ ẩn

- Format - Rows hoặc Column - Chọn UnHide

Hoặc:

+ Đưa con trỏ vào đường kẻ dòng hoặc đường kẻ cột, ở tên dòng, tên cột (nơi cột hoặc dòng bị ẩn)+ Kích đúp chuột, hoặc nhấn rê chuột khi có mũi tên == ||

28 Home C1 C2 C3 C4 C5 C6 Close

16- Giữ lại dòng tiêu đề của bảng khi nhập liệu

- Chọn ô danh giới - Windows - Freeze Panes

- Chọn ô danh giới

- Chọn lệnh từ menu

- Chọn ô danh giới

- Trả lại: - Windows - UnFreeze Panes

29 Home C1 C2 C3 C4 C5 C6 Close

III Lưu trữ và đóng mở file

1- Lưu bảng tính vào ổ đĩa

- C1: Kích chuột vào biểu tượng

Save trên thanh công cụ

- C2: Ấn tổ hợp phím Ctrl+S

- C3: Vào menu File/Save.

- Chọn ổ đĩa muốn ghi vào

- Chọn thư mục muốn ghi vào

- Có thể tạo thư mục mới để ghi

- Đặt tên file ở dòng file name

( tên file không quá 250 ký tự

không nên dùng tiếng việt)

- Nhấn nút save

1.Chọn ổ đĩa, thư mục muỗn ghi vào

Kích tạo thư mục mới

Đặt tên thư mục mới

Ok

2.Đặt tên file

3.Đặt tên file

30 Home C1 C2 C3 C4 C5 C6 Close

2- Lưu lại với tên khác và ghi vào ổ đĩa thư mục khác

- Khi ghi tệp với 1 tên khác thì tệp cũ vẫn tồn tại, tệp mới được tạo

ra có cùng nội dung với tệp cũ

- Vào menu File/Save As

2 Gõ lại tên mới cho tệp

3 Bấm nút Save

để ghi tệp Bấm nút

Cancel để hủy lệnh ghi tệp

1.Chọn ổ đĩa, thư mục muỗn ghi vào

Nếu trong ổ đĩa

31 Home C1 C2 C3 C4 C5 C6 Close

3- Ghi lại với dạng khác

- Vào menu File - Save As

Với các phiên bản trước Excel 2000

Ghi bảng tính như một tệp tin mẫu

3 Chọn dạng ghi lại

1.Chọn ổ đĩa, thư mục muỗn ghi vào

4 Save

Đóng Excel

Đóng file

Đóng Excel

Ghi lại Không

ghi lại

Không thoát

33 Home C1 C2 C3 C4 C5 C6 Close

5- Mở file mới

- Kích bt New trên thanh công cụ

- Hoặc: + File - New - Ok

6- Mở file đã có

- Kích bt Open trên thanh công cụ

- File - Open - Chọn ổ đĩa - Chọn

thư mục có File - Chọn File

1.Chọn ổ đĩa, thư mục có chứa file

2.Chọn file Hoặc kích đúp

3.Chọn Open

34 Home C1 C2 C3 C4 C5 C6 Close

7- Chuyển đổi giữa các file đang mở

- Window - Chọn file (Chọn trên thanh Stack bar)

Chọn từ Menu lệnh

Chọn từ thanh Start bar

35 Home C1 C2 C3 C4 C5 C6 Close

I Nhập dữ liệu và sửa chữa dữ liệu

II Định dạng vị trí cho các dữ liệu trong các ô III Định dạng các kiểu dữ liệu trong bảng tính

IV Các thao tác hỗ trợ dữ liệu khác

Chương 3:

Nhập và định dạng dữ liệu

trên MS Excel 2000

- Ký tự Text nằm bên trái ô theo mặc định

- Một ô nhập cả chữ và số thì đó là dữ liệu kiểu text

b- Nhập dữ liệu kiểu số:

- Ta nhập bình thường theo mặc định

- Các ký tự số nằm bên phải ô theo mặc định

- Một dữ liệu số muốn nhập thành kiểu Text thì:

+ Nhập dấu nháy đơn (‘)+ Nhập dữ liệu số

- Các toán tử muốn nhập thành kiểu Text thì cũng vậy

37 Home C1 C2 C3 C4 C5 C6 Close

c- Nhập dữ kiểu ngày tháng năm

- Ta nhập bình thường theo mặc định

- Nếu nhập đúng dữ liệu ngày tháng năm nằm bên phải ô

- Nếu nhập sai nằm bên trái ô đó chỉ là kiểu Text

d- Nhập các dữ liệu khác

- Dữ liệu tiền tệ, dữ liệu phần trăm ta nhập bình thường và có thể chọn định dạng sau

2- Sửa dữ liệu trong ô

- Kích đúp ô muốn sửa - Sửa lại dữ liệu - Enter

- Hoặc: Chọn ô muốn sửa - Nhấn F2 - Sửa lại dữ liệu - Enter

3- Thay dữ liệu mới trong ô

- Chọn ô dữ liệu muốn thay - Nhập luôn dữ liệu mới

5- Xoá cả bảng biểu và dữ liệu

- Đánh dấu vùng muốn xoá

39 Home C1 C2 C3 C4 C5 C6 Close

7- Tốc ký kiểu Autocorrect

- Tạo nội dung tốc ký:

+ Chọn đoạn nội dung làm t.ký+ Nhấn Tools – Autocorrect+ Chọn trang Autocorrect

1.Chọn Replace text (nếu không dùng tốc ký thì bỏ lựa chọn này)

2.Nhập ký tự đại diện

40 Home C1 C2 C3 C4 C5 C6 Close

8- Số thứ tự và giá trị gia tăng

a- Số thứ tự

- Nhập số bắt đầu vào ô thứ nhất

- Nhập số thứ 2 vào ô tiếp theo

- Hai số này có thể cách nhau

một giá tri, gọi là giá trị gia tăng

- Đánh dấu vùng có 2 ô

- Đặt con trỏ ở góc phải dưới của vùng

nhấn chuột kéo rê theo chiều gia tăng

Hoặc:

- Nhập số bắt đầu vào ô thứ nhất - Đặt con trỏ ở góc phải dưới ô

- Khi có dấu cộng đen nhấn giữ phím Ctrl rồi nhấn chuột kéo rê theo chiều gia tăng

41 Home C1 C2 C3 C4 C5 C6 Close

b- Kéo rê gia tăng ô dữ liệu Text

Khi kéo rê ô có các ký tự là chữ

- Thì các ký tự đó được sao chép sang các ô được kéo qua

Khi kéo rê ô có các ký tự cả chữ và số

- Thì số sẽ được gia tăng

- Nếu không muốn số gia tăng thì nhấn giữ phím Ctrl khi kéo rê

c- Kéo rê gia tăng ô dữ liệu ngày tháng năm

Khi kéo rê ô có dữ liệu ngày tháng năm

- Thì ngày ra tăng, tháng gia tăng, năm gia tăng

- Nếu không muốn gia tăng thì nhấn giữ phím Ctrl khi kéo rê

42 Home C1 C2 C3 C4 C5 C6 Close

9- Các giá trị gia tăng từ menu

- Nhập dữ liệu bắt đầu vào ô thứ nhất

+ Dữ liệu có thể là số, ngày tháng, kiểu text

- Chọn ô đó (đánh dấu vùng từ ô đó nếu muốn lấp đầy sang)

- Edit - Fill - Series

Ok

43 Home C1 C2 C3 C4 C5 C6 Close

10- Đặt khoá trống sửa chữa

- Tools - Protections - Protections Sheet

1.Nhập khoá

2.Ok

3.Nhập lại khoá

4.Ok

- Mở khoá để làm việc:

+ Tools - Protections+ UnProtections Sheet

1.Nhập khoá

2.Ok

45 Home C1 C2 C3 C4 C5 C6 Close

II Định dạng vị trí cho các dữ liệu trong các ô

1- Định dạng vị trí dữ liệu bằng các biểu tượng canh lề

- Đánh dấu vùng

- Kích các biểu tượng canh lề

- Chọn vùng

- Kích phải chuột vào vùng đó

- Format Cells - Alignment

Căn lề trái

Căn giữa Căn lề phải

Căn đều 2 lề

Chỉnh ngang Chỉnh

dọc Hết dòng tự động xuống

Tự thu nhỏ ký tự nằm đủ trong ô

Sát nhập ô

Chỉnh chiều

Ok

46 Home C1 C2 C3 C4 C5 C6 Close

III Định dạng các kiểu dữ liệu trong bảng tính

1- Định dạng các dữ liệu kiểu Text

- Ta định dạng bình thường như định dạng font chữ

Chọn phân nhóm phần nguyên

Custom

Nhập định dạng tuỳ ý

Chọn định dạng có sẵn

- Có thể tạo định dạng tuỳ ý tại hộp thoại này

- Ý nghĩa của số 0 và dấu #

+ Số không chiếm chỗ cho các

số nếu nhiều hơn nó sẽ suất hiện

+ Dấu # chiếm chỗ cho các số,

nhiều hơn nó sẽ không suất hiện

* Đặt các số trong ngoặc đơn

+ Nhập vào dòng Type: (#)

5 số 0

4 số có nghĩa

= 03245

- Kích chuột phải vào vùng chọn

- Chọn format cells - Number

- Chọn Date bên trái - Chọn

định dạng bên phải

- Hoặc chọn Custom bên trái

- Nhập định dạng tuỳ ý bên phải

Vi dụ: m/d, dd/mm, dd/mm/yyyy, d/m, mm/yyyy

Nhập song nhấn OK

51 Home C1 C2 C3 C4 C5 C6 Close

4- Định dạng kiểu tiền tệ

- Kích chuột phải vào vùng chọn

- Chọn Format Cells - Number

- Chọn Currency bên trái

- Chọn kiểu định dạng bên phải

- Hoặc:

+ Chọn Custom bên trái+ Nhập kiểu định dạng dòng Type bên phải

Ví dụ:

# $ dấu tiền tệ đứng sau Nhập song

nhấn OK

Nhập song nhấn OK

Chọn kiểu tiền tệ

Nhập kiểu định dạng

52 Home C1 C2 C3 C4 C5 C6 Close

5- Xoá các định dạng tự đặt

- Format - Cells - Number

- Chọn Custom bên trái

Nhấn nút Delete

Xoá song chọn Ok

53 Home C1 C2 C3 C4 C5 C6 Close

7- Định dạng mặc định từ hệ thống

- Start - Settings - Control Panel - Regional Option

Number Dấu thập phân

Ok

Ok

Ok

54 Home C1 C2 C3 C4 C5 C6 Close

IV Các thao tác hỗ trợ dữ liệu khác

1- Di chuyển

- Đánh dấu vùng muốn di chuyển

- Nhấn biểu tượng Cut (Ctrl + x)

- Chọn ô nơi muốn chuyển tới (Có thể chọn ô ở file khác)

- Nhấn biểu tượng Paste (Ctrl + V)

Cut Copy Paste

55 Home C1 C2 C3 C4 C5 C6 Close

2- Sao chép

- Đánh dấu vùng muốn sao chép

- Nhấn biểu tượng Copy (Ctrl + C)

- Chọn ô nơi vào muốn chép vào (Có thể chọn ở file khác)

- Nhấn biểu tượng Paste (Ctrl + V)

Cut Copy Paste