Tài liệu tin học ôn thi công chức phần word

Phóng to/Thu nhỏ/Khôi phục kích thước cửa sổ: Thực hiện bằng cách kích chuột trên các nút chức năng tương ứng ở góc trên phải của cửa sổ, hoặc chọn các lệnh trong menu hệ thống.. Sắp xế

Tài liệu tin học ôn thi công chức phần Word

PHẦN 1 HỆ ĐIỀU HÀNH MS WINDOWS XP

1 GIỚI THIỆU CHUNG

Hệ điều hành Windows là hệ điều hành đa nhiệm do hãng Microsoft sản xuất dùng cho các máy vi tính Hiện nay Windows được dùng rộng rãi trên khắp thế giới do tính dễ học, dễ sử dụng hơn DOS nhờ giao diện đồ hoạ thông qua hệ thống thực đơn, hộp thoại

và các biểu tượng

Windows được hãng Microsoft công bố lần đầu vào năm 1985, tới nay nó đã được phát triển qua nhiều phiên bản: Windows 3.x, Windows 95, Windows 98, Windows

2000, Windows XP, WindowsVista, Windows 7 Trong tài liệu này chúng tôi giới thiệu

hệ điều hành Windows trên nền của Windows XP

Ra đời năm 2001, hệ điều hành Windows XP là sự kết hợp xuất sắc giữa độ an toàn, độ tin cậy của hệ điều hành Windows 2000 và khả năng tương thích của hệ điều hành Windows 98 Trong số những tính năng mới của hệ điều hành Windows XP, các công cụ bảo mật cho phép người dùng giữ cho máy tính an toàn hơn và các công nghệ mới hoạt động ở chế độ nền cho phép máy tính hoạt động hiệu quả và tin cậy hơn

Windows XP có các phiên bản: Windows XP Home Edition dành cho người dùng gia đình, Windows XP Profesional thêm các tính năng quản lý, bảo mật dành cho quản trị hệ thống , còn Windows XP Media Center Edition thêm các tính năng media hỗ trợ người dùng có thể nghe nhạc và xem DVD

2 CÁC THAO TÁC CƠ BẢN CỦA WINDOWS XP

2.2 Thao tác với biểu tượng và cửa sổ

Hinh 1 1: Giao diện của cửa sổ

2.2.2.1 Các thành phần chính của một cửa sổ

Nút menu hệ thống: gồm các lệnh có thể sử dụng để di chuyển, thay đổi kích thước và đóng cửa sổ Kích hoạt menu hệ thống bằng cách kích chuột vào nút menu hệ thống hoặc nhấn tổ hợp phím Alt+SpaceBar

Thanh tiêu đề: Trên thanh tiêu đề có thể là tên của cửa sổ, đường dẫn tới thư mục (nếu cửa sổ chứa thông tin về thư mục) hoặc tên của chương trình (nếu là cửa sổ chương trình)

Thanh menu: Gồm các lệnh của hệ điều hành (hoặc chương trình) ở dạng menu (thực đơn, hay trình đơn - theo như cách gọi của một số tài liệu khác) Gọi đến các lệnh này bằng cách chọn các mục trong các mức (hay cấp) menu cho tới khi đến cấp cuối cùng

Menu mức cao hơn được gọi là menu ở mức cha (có dấu  bên cạnh)

Menu mức thấp hơn được gọi là menu ở mức con (hay menu con)

Lệnh bị mờ là lệnh không thể chọn tại thời điểm hiện tại

Lệnh có dấu sẽ mở tiếp một hộp thoại

Kí tự gạch chân trong lệnh: là phím nóng có thể chọn bằng bàn phím

Thanh công cụ: Gồm một số biểu tượng lệnh thông dụng Gọi đến các lệnh này bằng cách kích chuột trên nút lệnh tương ứng

TaskPane: Chứa các lệnh thường sử dụng

Nút Minimize: Thu nhỏ cửa sổ về một biểu tượng nằm trên thanh tác vụ (Taskbar - xem trong phần Màn hình giao tiếp của Windows XP)

Nút Maximize/Restore: Phóng to kích thước cửa sổ hiện thời lên toàn bộ màn hình (maximize) hoặc đưa cửa sổ về trạng thái ban đầu (restore)

Nút Close: Đóng cửa sổ hiện thời Với cửa sổ chương trình, nút Close có tác dụng kết thúc chương trình.

Vùng làm việc: Là vùng chứa nội dung của cửa sổ Với cửa sổ chương trình, các thông tin và thao tác với chương trình được diễn ra trong vùng làm việc

Thanh cuộn: Được dùng dịch chuyển để xem các phần còn khuất trên màn hình

Có thể có thanh cuộn đứng và thanh cuộn ngang

Thanh trạng thái: Hiển thị thông tin về thư mục hoặc chương trình

2.2.2.2 Các thao tác với cửa sổ

Thay đổi kích thước cửa sổ:

Thực hiện bằng cách đưa con trỏ chuột đến một trong các cạnh hoặc góc của cửa

sổ và rê chuột để thay đổi kích thước

Hoặc kích chuột tại menu hệ thống, chọn mục Size sau đó dùng các phím mũi tên trên bàn phím để thay đổi, kết thúc ấn phím Enter

Phóng to/Thu nhỏ/Khôi phục kích thước cửa sổ:

Thực hiện bằng cách kích chuột trên các nút chức năng tương ứng ở góc trên phải của cửa sổ, hoặc chọn các lệnh trong menu hệ thống

Chuyển cửa sổ làm việc hiện thời:

Kích chuột trên vùng cửa sổ định chuyển tới trong trường hợp nhìn thấy một phần của cửa sổ này

Hoặc kích chuột vào tên của cửa sổ trên thanh tác vụ của màn hình

Hoặc gõ tổ hợp phím Alt+Tab để duyệt lần lượt qua các cửa sổ đang mở và dừng lại ở cửa sổ cần làm việc

Sắp xếp các cửa sổ đang mở:

Để sắp xếp các cửa sổ ta kích chuột phải trên vùng trống còn lại của thanh tác vụ

và chọn các mục menu tương ứng với các kiểu sắp xếp sau:

Cascade Windows: một phần các cửa sổ chồng lên nhau theo kiểu như ngói lợp, cửa sổ đầu tiên nằm ở góc trên trái màn hình

Tile Windows Horizontally: các cửa sổ không chồng lên nhau mà nằm cạnh nhau theo chiều ngang của màn hình

Tile Windows Vertically: các cửa sổ không chồng lên nhau mà nằm cạnh nhau theo chiều dọc của màn hình

Đóng cửa sổ hiện thời:

Hoặc kích chuột tại nút menu hệ thống và chọn mục Close.

Hoặc gõ tổ hợp phím Alt+F4

2.3 Màn hình giao tiếp của Windows XP

Màn hình giao tiếp (desktop) của Windows XP là vùng làm việc lớn nhất trên màn hình máy tính Tuỳ thuộc vào từng máy tính và từng cách cài đặt, màn hình giao tiếp của Windows XP có thể khác nhau Dưới đây là màn hình thường gặp nhất sau khi cài đặt Windows XP theo chế độ chuẩn

Hinh 1 2 Màn hình Desktop

Các thành phần chủ yếu của màn hình giao tiếp bao gồm:

- Các biểu tượng chương trình hoặc thư mục Các biểu tượng chủ yếu trong màn hình giao tiếp của Windows XP là :

• My computer: biểu tượng của tài nguyên có trên máy tính

• My Network places: biểu tượng của tài nguyên mạng

• Recycle bin: là nơi chứa tạm thời các tệp bị xoá trong Windows trước khi bị xoá vĩnh viễn khỏi máy tính

- Thanh tác vụ (taskbar): nằm ở đáy của màn hình Thanh tác vụ được chia thành

3 vùng :

Hinh 1 3 Thanh tác vụ

• Vùng chứa các chương trình thường sử dụng: nằm phía bên trái, ngay sau nút Start

• Vùng chứa các biểu tượng cửa sổ đang mở

• Vùng chứa một số biểu tượng chương trình mang tính phục vụ đang chạy (System tray)

- Nút Start: là thành phần quan trọng nhất của màn hình giao tiếp, nằm ở bên trái thanh tác vụ

2.4 Nút Start

Khi kích chuột vào nút Start, một menu xuất hiện cho phép người dùng tiến hành mọi thao tác với Windows XP, như khởi động các chương trình, thực hiện lệnh, thiết lập các thông số cho Windows, thay đổi thành phần tài nguyên trên máy tính, mở văn bản, tìm kiếm, trợ giúp, tắt máy cũng bắt đầu từ menu Start

2.4.1 All Programs

Trong mục All Programs của menu Start là danh sách các nhóm chương trình và chương trình được cài đặt trên Windows

Để khởi động chương trình, hãy kích chuột vào nút Start, chọn mục All Programs

và chọn chương trình định khởi động Nếu chương trình này thuộc vào một nhóm chương trình, hãy chọn dần các nhóm chương trình chứa nó để đi đến vị trí đặt chương trình

Lưu ý: Vị trí của chương trình trong menu Start khác với vị trí của chương trình trong ổ đĩa Chương trình trong menu Start chỉ là biểu tượng trỏ đến tệp chương trình nằm trong ổ đĩa

Sau khi chương trình được khởi động, Windows sẽ mở một cửa sổ mới dành cho chương trình và biểu tượng của chương trình sẽ nằm trên thanh tác vụ Người dùng có thể nhanh chóng chuyển sang chương trình khác bằng cách kích chuột trên biểu tượng này, hoặc duyệt qua các cửa sổ chương trình và thư mục đang mở bằng cách gõ Alt+Tab

Kết thúc chương trình bằng cách đóng cửa sổ chứa chương trình (xem trong phần khái niệm về cửa sổ)

2.4.2 My Documents

Khi kích chuột tại mục My Documents của menu Start thì cửa sổ thư mục My Documents sẽ được mở ra Trong thư mục này thường có các thư mục con:

Thư mục My Music chứa các tệp âm nhạc, tệp video

Thư mục My Pictues chứa các tệp hình ảnh của Windows quản lý

2.4.3 My Recent Documents

My Recent Documents gồm danh sách các tệp được truy cập gần nhất

Người sử dụng có thể mở lại các tệp này bằng cách kích chuột vào nút Start, chọn

My Recent Documents và kích chuột lên tên tệp định mở Windows XP sẽ khởi động chương trình liên kết (associated) với tệp (thường là qua phần mở rộng của tên tệp) và

mở tệp đã chọn

2.4.4 Control Panel

Trong mục Control Panel của menu Start là các thành phần hệ thống của máy tính

và của Windows Người dùng có thể thiết lập và thay đổi các thông số cho Windows

Để mở cửa sổ Control Panel, ta chọn mục Control Panel từ menu Start

Hinh 1 4 Cửa sổ Control Panel

Sau đây là một số mục cơ bản:

Appearance and Themes: Thay đổi các tham số hiển thị của màn hình (Themes, Desktop, Screen Saver…)

+ Themes: Thay đổi chế độ hiển thị của cửa

+ Appearance: Thay đổi màu, font chữ, kích

cỡ chữ của hệ giao tiếp người dùng

Windows, chọn mẫu trong ô Scheme

+ Settings: Thay đổi độ phân giải của màn

hình

Hinh 1 5 Hộp thoại Display Properties

Kích chuột vào thanh trượt Screen Resolution để tay đổi độ phân giải từ 800x600 đến 128x800 pixels (tuỳ loại màn hình)

Chọn vào mục Color quality để chọn chế độ màu 32 bit hoặc 16 bit

Add or remove Program: Cài đặt và gỡ bỏ các chương trình ứng dụng

Hinh 1 6: hộp thoại Add or Remove Programs

• Change or remove Programs: Thay đổi hoặc gỡ bỏ chương trình ứng dụng, muốn gỡ bỏ chương trình nào ta có thể chọn tên chương trình đó rồi chọn nút Remove.

• Add new program: Cài đặt một chương trình ứng dụng mới

• Add/Remove: Cài đặt mới hoặc gỡ bỏ chương trình

Date, Time, Language, and Regional Options:

Tuỳ biến về thời gian, ngôn ngữ và định dạng cách hiển thị số, ngày, giờ

Windows ngầm định dấu chấm để ngăn cách phần thập phân, dấu phẩy để ngăn cách phần nghìn, dấu $ để biểu diễn tiền tệ, dạng tháng/ngày/năm để biểu diễn ngày tháng Để thay đổi cách dùng dấu chấm ngăn cách phần nghìn, dấu phẩy ngăn cách phần thập phân hoặc biểu diễn ngày, giờ, tiền tệ theo kiểu tiếng Việt trong hộp thoại Regional and Language Options ta chọn vào nút Customize và mô tả như sau:

Hinh 1 7: hộp thoại căn chỉnh định dạng trong hệ điều hành

Network and Internet

User Accounts Tạo mới và thay đổi tên, mật khẩu của

người được phép truy cập máy

2.4.5 Help and Support

Trong mục này là các thông tin trợ giúp của Microsoft dành cho người sử dụng

thanh, hình ảnh, video hướng dẫn, ), cho phép người dùng tìm kiếm nhanh nhất các thông tin cần thiết Đặc biệt, phần trợ giúp giải quyết sự cố (Troubleshooting) sẽ hướng dẫn người dùng qua từng bước để giải quyết phần lớn các trục trặc đối với cả phần cứng

và phần mềm gặp phải trong quá trình làm việc

2.4.6 Search

Mục Search trong menu Start cho phép người dùng tìm kiếm các thư mục, tệp, các máy tính hiện đang đăng nhập trong mạng, thậm chí cả các thư điện tử có trên máy Việc tìm kiếm dựa trên nhiều thông số khác nhau, thông thường nhất là tìm kiếm qua tên của đối tượng Windows XP có một cơ chế tìm khá mạnh, cho phép người dùng tìm kiếm theo các nhóm từ thay thế khá rộng rãi

Hộp thoại Search results có hai phần, bên trái cho phép người dùng chọn các tham

số khi tìm kiếm: Tệp hình ảnh/ âm nhạc/ video/ tệp văn bản word/ máy tính…

Hinh 1 8: chức năng tìm kiếm

Thường hay sử dụng nhất là mục All Files and folders, khi đó người dùng lại chọn tiếp các tham số như:

• All or part of the file name: Gõ tên tệp muốn tìm, có thể dùng các

ký hiệu thay thế

• A word or phrace in the file: Một từ hoặc ký hiệu có trong tên tệp

• Look in: Nơi cần tìm, tên ổ đĩa/ tên thư mục

• When was it modified?: Tìm theo cấu trúc

• What size is it?:Tìm theo kích thước của tệp

Sau khi chọn các tham số thì chọn nút Search Phần bên phải của hộp thoại sẽ hiển thị danh sách các tệp và thư mục đã tìm thấy

2.4.7 Run

Đây là một công cụ khá linh hoạt của Windows XP, cho phép người sử dụng khởi động chương trình chưa được đăng ký trước với Windows XP thông qua câu lệnh chạy tệp chương trình của WINDOW

Tại ô Open người dùng gõ đường dẫn dạng đầy đủ (đường dẫn tuyệt đối) và tên tệp cần thực hiện Nếu không nhớ đường dẫn ta chọn nút Browse tìm đến tệp cần thực hiện, khi đó lệnh sẽ được tự động điền vào ô Open.

2.4.8 Log Off

Mục Log Off của Windows XP cho phép người dùng đóng tất cả các ứng dụng đang mở để rời mạng với tên người dùng hiện thời và đăng nhập lại mạng với tên của một người dùng khác

Lưu ý : Log Off chỉ đóng các chương trình ứng dụng chứ không đóng các tệp hệ thống đang mở trong Window Vì thế sau khi Log Off không tắt máy tính mà phải đăng nhập lại với một tên người dùng

2.4.9 Turn Off Computer

Mục này cho phép người dùng đóng tất cả các chương trình, kể cả các tệp hệ thống của Windows XP

Hinh 1 9: hộp thoại Turn off Computer

• Tắt máy: Chọn Turn Off

• Khởi động lại máy: Chọn mục Restart

Lưu ý : để bảo đảm an toàn cho máy tính và Windows XP, người dùng chỉ được tắt máy sau khi đã đóng chương trình bằng lệnh Start Turn Off Computer  Turn Off

2.5 Các thao tác trong My Computer

Bên trong cửa sổ My computer là các tài nguyên đang có trên máy tính Bằng cửa

sổ này, người dùng có thể truy cập vào các ổ đĩa, thiết lập lại các thông số trên máy tính,

và kết nối với các máy tính khác ở xa, chia xẻ ổ đĩa để dùng chung trên mạng, Tuy nhiên, như đã nói ở phần trên, các thao tác liên quan đến hệ thống thường yêu cầu người dùng phải có những hiểu biết khá sâu về máy tính và Windows XP, nên trong phần này, chúng tôi chỉ tập trung giới thiệu về nhiệm vụ quản lý ổ đĩa, tệp và thư mục trong My Computer Đây là nhiệm vụ gặp thường xuyên trong hoạt động hàng ngày khi làm việc với máy tính

2.5.1 Tạo thư mục mới

- Sử dụng cửa sổ My Computer để đến vị trí thư mục định tạo thư mục con

• Thực hiện menu File  New  Folder

• Kích chuột phải vào vùng trống trong vùng làm việc của cửa sổ, chọn mục New  Folder trong menu hiện ra ở đầu con trỏ chuột

• Kích chuột tại mục Make a new folder trên Task Pane

- Gõ vào tên của thư mục

• Nếu chọn nhiều tệp và thư mục không liên tiếp nhau thì giữ phím Ctrl đồng thời kích chuột tại tên tệp hay thư mục cần chọn

• Nếu muốn bỏ chọn tệp hay thư mục đã chọn thì giữ phím Ctrl đồng thời kích chuột tại tên tệp hay thư mục đó

• Chọn một trong những cách sau:

• Thực hiện menu Edit  chọn mục Copy

• Kích chuột phải trong vùng đã chọn, chọn mục Copy trong menu hiện ra ở đầu con trỏ chuột

• Kích chuột tại mục Copy this file (hoặc Copy the selected items nếu chọn nhiều đối tượng) trên TaskPane

• Ấn tổ hợp phím Ctrl+C

Lúc này, các tệp và thư mục đang chọn đã được sao chép vào bộ nhớ (clipboard)

- Sử dụng cửa sổ My computer để đến vị trí định đặt tệp hay thư mục

- Chọn một trong những cách sau:

• Thực hiện menu Edit  chọn mục Paste

• Kích chuột phải trong vùng đã chọn, chọn mục Paste trong menu hiện ra ở đầu con trỏ chuột

- Chọn các tệp và thư mục cần thực hiện.

- Chọn một trong những cách sau:

• Thực hiện menu File  Send To  Chọn nơi cần chuyển đến

• Kích chuột phải trên vùng đã chọn  Send To  Chọn nơi cần chuyển đến ở menu hiện ra

2.5.3 Di chuyển tệp - thư mục

- Sử dụng cửa sổ My computer để đến vị trí tệp hay thư mục định chuyển

- Chọn các tệp và thư mục cần di chuyển

- Chọn một trong những cách sau:

• Thực hiện menu Edit  chọn mục Cut

• Kích chuột phải trong vùng đã chọn, chọn mục Cut trong menu hiện

ra ở đầu con trỏ chuột

• Kích chuột tại mục Move this file (hoặc Move the selected items nếu chọn nhiều đối tượng) trên TaskPane

• Ấn tổ hợp phím Ctrl+X

Lúc này, các tệp và thư mục đang chọn được chuyển vào bộ nhớ (clipboard)

- Sử dụng cửa sổ My computer để đến vị trí định đặt tệp hay thư mục

- Chọn một trong những cách sau:

• Thực hiện menu Edit  chọn mục Paste

• Kích chuột phải trong vùng đã chọn, chọn mục Paste trong menu hiện ra ở đầu con trỏ chuột

• Nhấn tổ hợp phím Ctrl+V

• Khi đó, các tệp và thư mục sẽ được dán từ bộ nhớ (clipboard) vào thư mục hiện thời

2.5.4 Đổi tên tệp - thư mục

- Sử dụng cửa sổ My computer để đến vị trí tệp (thư mục) định đổi tên

- Chọn tệp (thư mục) cần đổi tên bằng cách kích chuột vào tên tệp (thư mục)

- Chọn một trong những cách sau:

• Thực hiện menu File  chọn mục Rename

• Kích chuột phải trong vùng đã chọn, chọn mục Rename trong menu hiện ra ở đầu con trỏ chuột

• Kích chuột tại mục Rename this file trên TaskPane

• Kích chuột thêm một lần nữa vào tên tệp hay thư mục (hoặc ấn phím F2)

Lưu ý: nếu thời gian kích chuột giữa 2 lần quá ngắn, Windows XP sẽ hiểu là kích kép chuột và khởi động chương trình liên kết với tệp (nếu tệp không phải tệp chương trình), hoặc khởi động chương trình (nếu tệp là tệp chương trình), hoặc mở cửa sổ nếu là thư mục

Khi đó, con trỏ soạn thảo sẽ xuất hiện trong ô tên tệp (thư mục) để cho phép sửa đổi tên tệp Gõ tên tệp mới và ấn Enter (hoặc kích chuột ra ngoài ô tên tệp) để kết thúc

2.5.5 Xoá tệp - thư mục

- Sử dụng cửa sổ My computer để đến vị trí tệp (thư mục) định xoá

- Chọn các tệp và thư mục cần xoá

- Xoá tệp bằng một trong các cách sau:

• Thực hiện menu File  chọn mục Delete

• Kích chuột phải và chọn mục Delete trong menu hiện ra ở đầu con trỏ chuột

• Kích chuột tại mục Delete this file (hoặc Delete the selected items nếu chọn nhiều đối tượng) trên TaskPane

• Gõ phím Delete trên bàn phím

Thông thường, Windows XP sẽ hỏi lại để khẳng định trước khi xoá tệp (chuyển vào trong Recycle Bin) như sau:

Hinh 1 10 xác nhận thao tác xóa

Bạn chọn Yes để khẳng định sẽ xoá các tệp và thư mục đã chọn Nếu muốn huỷ bỏ lệnh xoá thì chọn No

2.6 Cửa sổ Windows Explore

Bằng cửa sổ này, người dùng có thể quản lý ổ đĩa, tệp và thư mục như trong cửa

sổ My Computer Để mở cửa sổ Windows Explore ta có thể thực hiện theo một trong những cách sau:

• Kích chuột phải vào biểu tượng My Computer  chọn Explore

• Kích chuột phải vào menu Start  chọn Explore

• Kích chuột phải vào biểu tượng tệp hoặc thư mục bất kỳ trong cửa

sổ My Computer  chọn Explore

Hinh 1 11 Giao diện Exprorer

Cửa sổ được chia làm hai phần:

- Phần bên trái gồm biểu tượng thư mục My Documents, My Computer và My Network Places Bên cạnh các biểu tượng có các dầu trừ (-) hoặc cộng (+) Dầu trừ (-) biểu diễn cây của mục đó đã được hiển thị hết, dấu cộng biểu diễn trong mục đó còn có các mục con Muốn hiển thị cây của mục nào thì chọn vào mục đó hoặc dấu cộng (+), khi không hiển thị nữa thì chọn vào dấu trừ (-)

- Phần bên phải hiển thị các mục có trong mục được chọn ở phần bên trái Có thể chọn cách hiển thị các đối tượng này trên menu View hoặc nút Views trên thanh công

PHẦN 2 HỆ SOẠN THẢO MICROSOFT WORD 2007

Bài 1 - Giới thiệu hệ soạn thảo, giao diện, các thao tác nhập văn bản

1 Mục tiêu

Giúp học viên có kỹ năng sử dụng hệ soạn thảo để soạn thảo các loại văn bản thông dung khác nhau bao gồm: Văn bản hành chính, văn bản học thuật, các thông báo,

tờ rơi v.v…

2 Tổng quan hệ soạn thảo MS Word

2.1 Giới thiệu về hệ soạn thảo

Hệ soạn thảo là một chương trình hay bộ chương trình để cho phép người sử dụng dùng máy tính như một công cụ nhập, lưu trữ và in ấn các văn bản

Đã có rất nhiều hệ soạn thảo văn bản trên máy tính ra đời như: NE, Bked, Word Perfect, Notepad, WordPad, Microsoft Word,

Hiện nay, hệ soạn thảo được sử dụng phổ biến là hệ soạn thảo MS word

MS Word được Microsoft giới thiệu lần đầu tiên vào năm 1983 cho các máy tính IBM chạy hệ điều hành DOS Sau đó, cùng với sự phát triển của hệ điều hành, MS Word

đã trải qua các phiên bản:

• MS Word for Window 3.x

• MS Word for Window 95

• MS Word for Window 98

MS office

Hiện nay phiên bản được sử dụng phổ biến là MS word 2007 Chúng tôi trình bày

và hướng dẫn trên MS word 2007 từ các kiến thức đó học viên có thể sử dụng thành thạo MS word 2010 Các đặc điểm của hệ soạn thảo MS word 2007:

• Giao diện thân thiện với người sử dụng

• Chứa đầy đủ chức năng của hệ soạn thảo

• Cung cấp nhiều công cụ trợ giúp việc soạn thảo

2.2 Các bước soạn thảo văn bản

Nhập văn bản và lưu trữ văn bản: Chính là quá trình đánh máy nội dung văn

bản và lưu trữ nó lâu dài trên máy tính Trong các hệ soạn thảo văn bản, mỗi văn bản được coi như một tệp, gọi là tệp văn bản Muốn lưu trữ chúng lâu dài, ta phải thực hiện thao tác ghi tệp văn bản lên các thiết bị nhớ ngoài

Chú ý: Nhập luôn cần phải đi kèm với lưu trữ để tránh các sự cố trong quá trình soạn thảo.

Hiệu chỉnh văn bản: Thực chất là việc soát lỗi của quá trình nhập văn bản Hầu

hết các hệ soạn thảo văn bản đều cung cấp cho người dùng nhiều công cụ tìm kiếm và sửa lỗi rất hữu ích Với các văn bản tiếng Anh, ta có thể sử dụng các tiện ích như: kiểm tra và sửa lỗi chính tả, lỗi ngữ pháp Spelling and Grammar, tự động sửa lỗi Auto Correct, Với các văn bản tiếng Việt, có thể sử dụng tiện ích VietSpell

Trình bày văn bản: là quá trình trang trí văn bản theo mục đích và ý muốn của

người sử dụng Hầu hết các hệ soạn thảo văn bản hiện nay đều cung cấp các công cụ tương đối mạnh, cho phép người sử dụng tạo ra các bản in mang tính chuyên nghiệp cao

Chú ý: Định dạng văn bản là một trong những công việc trình bày băn bản.

Đưa văn bản ra màn hình hoặc máy in: thông thường các hệ soạn thảo văn bản

đều có công cụ cho phép xem văn bản trước khi in Công cụ này cho phép người dùng kiểm tra lại lần cuối kết quả của quá trình soạn thảo, đặc biệt là quá trình trình bày văn bản, trước khi in văn bản ra giấy

3 Giới thiệu cách khởi động và thoát

Kích chuột tại nút Start, sau đó chọn mục Run, gõ vào đường dẫn tới tệp chương

trình: C:\Program Files\Microsoft Office\OFFICE11\WINWORD.exe

hoặc từ khóa chương trình WINWORD, chọn OK

Hình 2 1 Hộp thoại RUN khi mở MS Word

3.2 Thoát hệ soạn thảo

Do hệ soạn thảo MS word có giao diện là một cửa sổ (windows), do đó ta có thể

sử dụng các cách chung đóng cửa sổ để thoát khỏi hệ soạn thảo như:

• Sử dụng phím tắt ALT+F4

• Nút tắt cửa sổ ( nằm ở phía phải thanh tiêu đề)

• Ngoài ra ta còn có cách sử dụng lệnh trên nút Microsoft Office: Microsoft Office \ Exit Word

Lưu ý: Trong trường hợp thoát khỏi chương trình mà chưa ghi lại những thay đổi trong tệp văn bản đang soạn, MS Word sẽ đưa ra thông báo:

Hình 2 2 Thông báo khi thoát khỏi hệ soạn thảo

Chọn Yes: lưu lại những thay đổi trong văn bản

Chọn No: không lưu lại những thay đổi trước đó

Chọn Cancel: huỷ thao tác đóng văn bản, trở lại màn hình soạn thảo

4 Giới thiệu về giao diện MS WORD 2007

4.1 Các thành phần về giao diện

Hình 2 3 Giao diện của MS Word

Sau khi khởi động chương trình thành công, màn hình giao tiếp của MS Word

2007 bao gồm các thành phần cơ bản sau:

1 - Nút lệnh Microsoft Office: Chứa các lệnh và thao tác cơ bản hỗ trợ quản lý tệp văn bản

2 – Thanh Quick Access Toolbar: chứa các lệnh người dùng thường xuyên sử dụng

3- Thanh tiêu đề (title Bar): chứa tên tệp văn bản và các nút phóng to toàn bộ màn hình, thu nhỏ hệ soạn thảo xuống thanh taskbar, nút đóng cửa sổ

4- Thanh Ribbon: Chứa những lệnh thông dụng được tổ chức, bố trí hợp lý nhằm tránh phải tìm kiếm các thao tác trong thanh thực đơn như các phiên bản hệ soạn thảo trước đó: Thanh Ribbon bao gồm các thành phần sau:

1 5- Thẻ (TAB): có 7 thẻ cơ bản, mỗi thẻ đại điện cho một chức năng khi soạn thảo văn bản

2 6 – Nhóm (Group): mỗi thẻ bao gồm nhiều nhóm lệnh, mỗi nhóm lệnh chứa tập hợp các lệnh và các thao tác có quan hệ mật thiết với nhau

3 Tại phía dưới bên phải mỗi Group chứa biểu tượng (tên gọi nút mở hộp thoại – Dialog Box Laucher) dùng để mở hộp thoại chứa các lệnh, hoặc thao tác liên quan đến các lệnh trong nhóm được chứa dưới dạng hộp thoại giống như các phiên bản hệ soạn thảo trước đó

Hình 2 4: Nút mở hộp thoại

Trong phiên bản MS Word 2007 có những thẻ chỉ xuất hiện trên thanh Ribbon khi chúng cần được sử dụng Giả sử khi bạn muốn định dạng bức ảnh vừa đươc chèn vào trong văn bản, khi bạn chọn bức ảnh trên thanh Ribbon xuất hiện thẻ Picture tools/ format chứa những thao tác cần thiết để định dạng ảnh Khi không làm việc với ảnh thanh này sẽ biến mất

Mỗi thao tác trên thanh Ribbon được lựa chọn rất cẩn thận, dựa trên các nghiên cứu về tần xuất sử dụng của người dùng Ví dụ thẻ Home chứa các lệnh có tần xuất xử dụng nhiều nhất (nhóm lệnh định dạng Font, định dạng đoạn văn bản) nên luôn xuất hiện đầu tiên ở giao diện

7 – Thước kẻ (rules): trong giao diện MS Word 2007 có hai thước kẻ : thước dọc

và thước ngang để căn chỉnh kích thước của văn bản

8 – Thanh cuộn (scroll Bar): sử dụng thanh cuộn để di chuyển vùng làm việc hiển thị các phần bị che khuất

9- Vùng nhập văn bản (Editing Area): là vùng lớn nhất của giao diện, là nơi người dùng nhập, xem, chỉnh sửa văn bản

10 – Thanh trạng thái (status bar): chứa các thông tin về trạng thái của văn bản

Hình 2 5: thực đơn ngữ cảnh & thanh công cụ mini

Khi người sử dụng chọn đối tượng soạn thảo và click chuột phải, tại vị trí click chuột xuất hiện thêm 2 thành phần:

1 Thực đơn ngữ cảnh: kế thừa tử các phiên bản trước đó chứa các lệnh thường

sư dụng dưới dạng thực đơn

2 Thanh công cụ mini: đây là thành phần mới của MS word 2007 chứa các lệnh thường sử dụng tại trường hợp đó dưới dạng thanh công cụ

4.2 Giới thiệu các chế độ hiển thị văn bản của MS word

MS Word 2007 cho phép hiển thị văn bản theo nhiều cách khác nhau tùy thuộc vào công việc và mục đích của người sử dụng

Các kiểu hiển thị trong MS Word 2007

Draft: văn bản chỉ hiện thị phần ký tự, cửa sổ hiển thị văn bản chỉ có một thước ngang và giữa các trang chỉ có dấu hiệu phân trang

Web Layout: văn bản hiển thị dưới dạng trang web, giao diện chỉ có một thước ngang Văn bản không được phân trang theo trang giấy in

Print Layout: Văn bản hiện thị dưới dạng bản in Cửa sổ hiển thị văn bản có đủ cả thước dọc và thước ngang Văn bản được phân trang theo trang giấy in

Outline: Cửa sổ hiển thị văn bản không có thước, chỉ thích hợp trong trường hợp thể hiện những văn bản dài, có nhiều cấp độ

Full Screen Reading: Văn bản hiển thị dưới dạng quyển sách đang mở thích hợp khi người sử dụng đọc văn bản Cửa sổ giao diện không có thước, và thanh cuộn ngang Văn bản dược phân trang theo kiểu trang sách

Thay đổi các chế độ hiển thị

Có hai cách thực hiện

Bằng các lệnh trên thanh Ribbon

Chọn thẻ View\chọn các chế độ hiển thị trong nhóm Document Views

Hình 2 6: thay đổi chế độ hiển thị văn bản

Bằng biểu tượng trên thanh trạng thái

Các biểu tượng các kiểu hiển thị nằm phía bên phải thanh trạng thái

Ngoài ra MS word 2007 còn cung cấp một số tùy chọn hiển thị giao diện như:

• Ruler: ẩn/ hiện thước kẻ

• Document Map: ẩn/ hiện cấu trúc văn bản

• Gridlines: ẩn/ hiện lưới văn bản

• Thumbnails: ẩn/ hiện chức năng quản lý văn bản theo trang

• Message Bar : ẩn/hiện chức năng hiển thị thông tin ngầm trong văn bản

Để ẩn hiện các tùy chọn này người sử dụng tích vào các biểu tượng

tương ứng trong nhóm show/Hide trên thẻ View

Hình 2 7: Nhóm Show/Hide trong thẻ View

5 Nhập văn bản

5.1 Một số chú ý khi nhập văn bản

Để soạn thảo văn bản chính xác ta cần ghi nhớ một số chú ý sau:

Thiết lập môi trường soạn thảo: soạn thảo tiếng Anh thì tuân theo mặc định của hệ soạn thảo Soạn thảo tiếng Việt cần khởi động chương trình bộ gõ tiếng Việt, thiết lập các tham số bảng mã, kiểu gõ trong bộ gõ, thiết lập FONT tương ứng với bảng mã đã chọn trong hệ soạn thảo

Cách soạn thảo các dấu câu trong văn bản tiếng Việt tuân theo quy định chính tả chung

Để chèn các ký tự không có trong bàn phím, ta chọn biểu tượng Symbol trong nhóm Symbols nằm trên thẻ Insert và chọn ký tự mong muốn, nếu muốn chọn các ký tự chưa có trong bảng, click vào biểu tượng More Symbols để mở hộp thoại Symbol

Hình 2 8 Chèn các ký tự đặc biệt

Soạn thảo chỉ số trên và chỉ số dưới như sau: chọn thẻ Home

• Chỉ số trên: sử dụng tổ hợp phím (Ctrl, Shift, = ) hoặc biểu tượng

superscript trong nhóm Font

• Chỉ số dưới: sử dụng tổ hợp phím (Ctrl, =) hoặc biểu tượng subscript

trong nhóm Font

5.2 Tìm kiếm và thay thế

Để hỗ trợ công việc soạn thảo, MS Word 2007 cung cấp các công cụ tìm kiếm,

thay thế các từ, cụm từ trong văn bản với nhiều tùy chọn nằm ở nhóm Editing trong thẻ

Hình 2 10 lớp hộp thoại Find

Bước 2: nhập từ khóa cần tìm vào ô Find what:

Chọn để tìm kiếm nâng cao

Chọn : tô màu tất cả các từ tìm thấy

• Chọn nếu muốn chọn các tùy chọn tìm kiếm nâng cao

3 Chọn các thành phần

MS Word 2007 cho phép ta 3-lựa chọn chọn để chọn các thành phần trong văn bảnChọn với các tùy chọn:

• Select all: chọn toàn bộ văn bản

• Select objects: chọn các đối tượng trong văn bản như: hình ảnh, các đối tượng đồ họa ẩn hoặc hiển thị sau phần văn bản

• Select text with similar formatting: chọn phần văn băn bản có cùng định đạng

5.3 Soạn thảo tiếng Việt

Một số khái niệm trong sọan thảo tiếng Việt

Bảng mã (character set): là quy tắc chuyển đổi một nhóm số nhị phân thành ký tự

Có rất nhiều loại bảng mã áp dụng cho tiếng Việt nhưng có hai bảng mã thông dụng:

• Unicode (16 bit): sử dụng nhóm gồm 16 số nhị phân biểu diễn cho một

Bộ gõ tiếng Việt: là chương trình cho phép soạn thảo tiếng Việt Hiện nay, Vietkey, Unikey là hai bộ gõ thông dụng

5.4 Soạn thảo công thức toán học

Microsoft Equation là một công cụ chuyên dùng để tạo ra các công thức toán và khoa học phức tạp Để chèn một công thức vào văn bản, ta làm như sau:

Đặt con trỏ bàn phím tại vị trí cần chèn công thức

Từ thẻ Insert  chọn chức năng Equation trong nhóm symbols

Hình 2 13 chức năng Equation trong nhóm Symbols

Khi đó, trên thanh Ribbon xuất hiện thẻ Equation tools với các lệnh cho phép người sử dụng lựa chọn các thành phần phù hợp với công thức cần chèn

Hình 2 14 Thẻ Equation tools

6 Các thao tác với khối văn bản

Khái niệm khối văn bản: Khối văn bản là một phần văn bản được đánh dấu riêng

và cùng chịu tác động của một số thao tác nào đó

6.1 Chọn khối văn bản

Chọn khối bằng bàn phím:

Giữ phím Shift, đồng thời dùng các phím di chuyển con trỏ màn hình như ←, →,

↑, ↓, Home, End, PgUp, PgDn để chọn khối

Chọn khối bằng chuột:

Rê chuột từ đầu khối đến cuối khối

Hoặc kích chuột tại kí tự đầu của khối, sau đó giữ phím Shift đồng thời kích chuột tại kí tự cuối của khối

Chú ý:

Nếu khối chọn là một dòng thì đưa con trỏ chuột về đầu dòng sao cho con trỏ chuột có hình mũi tên rồi kích chuột.

Nếu khối chọn là một từ thì kích kép vào từ đó

Nếu khối chọn là một đoạn văn bản thì bấm nhanh 3 lần vào phím trái chuột, hoặc đưa con trỏ chuột ra đầu dòng sao cho con trỏ chuột có hình mũi tên rồi kích kép chuột.Nếu khối chọn là cả văn bản thì giữ Ctrl rồi kích chuột tại lề trái của văn bản Hoặc sử dụng tổ hợp phím (Ctrl, A)

Nếu khối chọn là một phần văn bản hình chữ nhật: thì giữ phím Alt rồi rê chuột từ góc trên bên trái đến góc dưới bên phải của khối.

6.2 Sao chép khối văn bản

Mục đích: Nhằm tạo ra một phần văn bản giống phần văn bản đã có.

Thực hiện:

Chọn khối văn bản muốn sao chép

Trong thẻ Home thực hiện lệnh Copy trong nhóm Clipboard, hoặc ấn tổ hợp phím Ctrl+C, hoặc kích phải chuột rồi chọn Copy

Chuyển con trỏ văn bản đến vị trí cần sao chép khối văn bản tới

Thực hiện lệnh Paste

Chú ý: khi mở hộp thoại clipboard (click chuột vào biểu tượng mũi tên nằm phía

bên phải nhóm các lệnh clipboard ( ) thì có thể thực hiện lệnh copy nhiều lần để tạo ra nhiều bản sao

6.3 Dịch chuyển khối văn bản

Mục đích: chuyển một phần văn bản từ vị trí này sang vị trí khác

Thực hiện:

Chọn khối văn bản muốn chuyển

Thực hiện lệnh Cut ( ) trong nhóm Clipboard, hoặc ấn tổ hợp phím Ctrl+X, hoặc kích phải chuột rồi chọn Cut

Chuyển con trỏ văn bản đến vị trí cần chuyển khối văn bản tới

Thực hiện lệnh Paste trong nhóm clipboard, hoặc ấn tổ hợp phím Ctrl+V, hoặc kích phải chuột rồi chọn Paste

6.4 Xóa khối văn bản

Chọn khối muốn xóa sau đó ấn phím Delete

7 Các thao tác với tệp văn bản

Trong MS Word 2007, mỗi văn bản được lưu trữ thành một tệp với phần mở rộng ngầm định là “.docx” Vì vậy, trong các thao tác với tệp văn bản, người sử dụng chỉ cần chỉ định tên mà không cần chỉ định phần mở rộng

7.1 Tạo tệp văn bản mới

Có 2 cách để thực hiện: Thực hiện lệnh Microsoft Office  New hoặc ấn tổ hợp phím Ctrl+N

Khi sử dụng cách thứ nhất MS Word 2007 mở hộp thoại New Document cho phép người sử dụng đưa ra một số mẫu văn bản đã có sẵn Người sử dụng có thể chọn:

• Văn bản trống : Blank Document

• Các mẫu sử dụng gần đây: Recently Used templete

• Hoặc hệ thống các mẫu lưu trữ trong MS words 2007: Templates

Hình 2 15: hộp thoại tạo têp văn bản mới

7.2 Mở tệp văn bản sẵn có

Thực hiện lệnh Microsoft Office  Open, hoặc hoặc ấn tổ hợp phím Ctrl+O

Hình 2 16 Hộp thoại Open

Trong hộp thoại Open, lựa chọn các tham số phù hợp trên các mục sau:

Look in: chọn ổ đĩa và thư mục chứa tệp

Files of type: chọn loại tệp cần mở

File name: gõ vào tên tệp cần mở (có thể thay bằng cách chọn tên của văn bản muốn mở trong danh sách).

Kích chuột tại nút Open để thực hiện, hoặc kích chuột tại nút Cancel nếu muốn huỷ bỏ thao tác này

Mỗi khi mở một văn bản, MS Word mở thêm cửa sổ và hiển thị nội dung tệp văn bản trên cửa sổ này

7.3 Lưu tệp văn bản

Lưu văn bản với tên đã chỉ định (lệnh Save)

Thực hiện lệnh Microsoft Office  Save, hoặc ấn tổ hợp phím Ctrl+S

Máy sẽ tự động ghi nhận những thay đổi của tệp có sẵn

Lưu văn bản với tệp khác (lệnh save as)

Thực hiện lệnh Microsoft Office  Save As (hoặc phím tắt F12), xuất hiện hộp hội thoại Save As và người sử dụng cần lựa chọn các tham số phù hợp:

Hình 2 17 Hộp thoại Save as

Save in: chọn thư mục chứa tệp (ngầm định là thư mục My Document)

File name: gõ vào tên tệp

Save as type: lựa chọn kiểu cho tệp cần lưu (ngầm định là tệp văn bản docx) Ngoài ra còn một số tùy chọn khác:

• XML Documents (.xml) lưu với định dạng tệp dữ liệu sử dụng để truyền dữ liệu

• Web Page(.html, htm): lưu dưới dạng một trang web

• Documents template(.dotx): lưu dưới dạng văn bản mẫu

• Rich Text format(.rtf): văn bản định dạng mặc định của wordPage

• Plain text(.txt) văn bản chứa toàn ký tự ( mặc định của NotePage

Kích chuột tại nút Save để thực hiện, hoặc kích chuột tại nút Cancel nếu muốn huỷ

bỏ thao tác này

Ngoài ra MS Word 2007 cho phép người sử dụng có thể kết xuất tệp văn bản dưới

dạng tệp sách (.PDF hoặc XPS): Microsoft Office Save as PDF or XPS

Hình 2 18: hộp thoại kết xuất tệp sách

7.4 Đóng tệp văn bản

Đóng tệp văn bản hiện thời: Thực hiện lệnh Microsoft Office  Close, hoặc Ctrl +

W, hoặc Ctrl + F4

Bài 2 - Các thao tác định dạng cơ bản - soạn thảo trình bày

10.2 Định dạng bằng lệnh trên thanh ribbon

Định dạng ký tự nằm trong nhóm Font thuộc thẻ Home

Hình 2 19: nhóm Font - định dạng ký tự

Trong nhóm Font cho phép thay đổi một số tính chất cơ bản của ký tự như:

1 Thay đổi Font chữ:

2 Nhóm các lệnh thanh đổi kích cỡ ký tự: bao gồm

a Nhập kích cỡ ký tự

b Tăng kích cỡ ký tự lên 1 đơn vị

c Giảm kích cỡ chữ đi 1 đơn vị

5 Thay đổi hiệu ứng ký tự

6 Thay đổi các chế độ viết hoa- viết thường ký tự

a Font: thay đổi về font chữ

b Character spacing: thay đổi các khoảng cách trong định dạng ký tự bao gồm:

 Bold Italic: chữ vừa đậm, vừa nghiêng

 Font Color: chọn màu chữ

 Underline style: chọn kiểu chữ gạch chân

 Underline Color: màu đường gạch chân

 Effect: một số kiểu chữ đặc biệt

 Mục Character Spacing, bao gồm các lựa chọn:

 Scale: quy định tỷ lệ co giãn bề ngang của ký tự

 Spacing: quy định khoảng cách giữa các ký tự

 Normal: bình thường

 Expanded: các ký tự cách nhau xa hơn bình thường

 Condensed: các ký tự gần nhau hơn bình thường

 By: quy định khoảng cách dãn ra hoặc sát lại

 Nomal: ký tự ngang bằng dòng

 Raised: ký tự cao hơn dòng

 Lowered: ký tự thấp hơn dòngKích chuột tại nút OK để thực hiện, hoặc kích chuột tại nút Cancel nếu muốn bỏ qua các lựa chọn này

10.3 Định dạng ký tự bằng phím tắt

Việc định dạng ký tự có thể thực hiện qua menu, qua thanh công cụ, hoặc có thể thực hiện bằng phím tắt, giúp cho quá trịnh soạn thảo văn bản nhanh và hiệu quả hơn Ví dụ:

• Mở hộp thoại font chọn font ký tự: Ctrl + Shift + F (hoặc Ctrl + D)

• Mở hộp thoại font chọn kích cỡ ký tự: Ctrl + Shift + P

• Chọn chữ đậm: Ctrl + B

• Chọn chữ nghiêng: Ctrl + I

• Chọn chữ gạch chân: Ctrl + U

• Tăng kích cỡ font lên 1 đơn vị: Ctrl + ]

• Giảm kích cỡ font xuống 1 đơn vị: Ctrl +[

11 Định dạng đoạn văn bản

11.1 Các thuộc tính

Việc định dạng văn bản bao gồm việc định dạng các thuộc tính như: căn lề, hoặc các khoảng cách trong văn bản Các khoảng cách được mô tả thông qua hình vẽ sau: với hình ngoài cùng là tờ giấy và hình chữ nhật mờ là các lề văn bản, ngoài ra trang giấy trên trình bày 3 đoạn văn (I, II, III) Ta có 7 khoảng các từ 1 đến 7 sẽ căn chỉnh cho đoạn văn bản

Hình 2 21: các khoảng cách cần căn chỉnh

11.2 Định dang bằng lệnh trên thanh Ribbon

Các tùy chọn định dạng đoạn văn bản nằm tại nhóm Paragraph trong thẻ Home

Hình 2 22: nhóm Paragraph - căn chỉnh đoạn văn bản

Các lệnh trong nhóm home bao gồm:

1 Các định dạng kiểu liệt kê danh sách:

a Bullets: danh sách liệt kê ngang hàng

b Numbering: danh sách có thứ tự

c Multilevel List: danh sách có nhiều mức

a Decrease Indent: giảm lề trái đi một đơn vị

b Increase Indent: tăng lề trái lên một đơn vị

3 - sort: sắp xếp các đoạn

4 show/ hidden : ẩn hiện các ký tự ẩn trong đoạn

5 Căn chỉnh hướng của lề:

a - left: căn chỉnh hướng lề trái

b - centre: căn chỉnh hướng lề giữa

c - Right: căn chỉnh hướng lề phải

d - Justified: căn chỉnh lề 2 bên

6 Căn chỉnh khoảng cách giữa các dòng

7 Shading: đổ màu

8 Bolder: định dạng khung

9 Nút mở hộp thoại Paragraph

Hình 2 23: Hộp thoại Paragraph

 Mục Indents and Spacing, gồm các lựa chọn:

• Alignment: chọn cách căn lề cho đoạn

 Left: căn theo lề trái

 Right: căn theo lề phải

 Centered: căn thẳng giữa

 Justified: căn theo cả hai lề

• Indentation: chỉnh vị trí lề cho đoạn (so với lề trang)

 Left: căn chỉnh khoảng cách đoạn văn bản so với lề trái

Hình 2 24: Lớp hộp thoại quy định cách ngắt dòng và cách ngắt trang

• Widow/Orphan Control: tránh hiện tượng dòng đầu tiên của đoạn ở cuối trang và dòng cuối cùng của đoạn ở đầu trang

• Keep line together: tránh ngắt trang giữa đoạn

• Keep with next: tránh ngắt trang ở giữa đoạn đang chọn và đoạn kế tiếp

• Pager break before: chèn dấu ngắt trang vào đầu đoạn đang chọn

• Suppress line before: không in con số chỉ dòng trong đoạn (Chỉ có tác dụng khi đánh dấu dòng tự động)

• Don't Hephenate: không dùng dấu nối khi ngắt dòng trong một đoạn.Kích chuột tại nút OK để thực hiện, hoặc tại nút Cancel để bỏ qua các lựa chọnChú ý: Ngoài ra tại thẻ Page layout cũng có nhóm Paragraph cho phép định dạng một số tính chất của đoạn văn bản như:

• Định dạng lề trái lề phải của đoạn

• Định dạng khoảng cách đoạn so với đoạn trên hoặc đoạn dưới

Hình 2 25 nhóm Paragraph trong thẻ Page Layout

11.3 Định dạng bằng phím tắt

Một số thao tác định dạng đoạn văn bản kể trên có thể thực hiện bằng các tổ hợp phím sau:

 Căn lề:

• Căn theo lề trái: Ctrl + L

• Căn theo lề phải: Ctrl + R

• Căn thẳng giữa: Ctrl + E

• Căn theo cả hai lề: Ctrl + J

 Thay đổi khoảng cách giữa các dòng (dãn dòng):

• Dãn dòng đơn: Ctrl + 1

• Dãn dòng gấp đôi: Ctrl + 2

• Dãn dòng gấp rưỡi: Ctrl + 5

12 Định dạng trang in, đặt tiêu để đầu và cuối trang đánh số trang

Tính năng này giúp thiết lập cấu trúc trang in, khổ giấy in, cũng như các định dạng liên quan đến trang in

12.1 Định dạng trang in

Các lệnh căn chỉnh trang in ở thẻ Page Layout trong nhóm page setup:

Hình 2 26 nhóm page setup – Trong thẻ page layout

Chọn cỡ giấy:

Click chuột vào lệnh size và chọn kích thước giấy phù hợp Nếu không có kích thước như mong muốn thì click chuột và More page sizes để mở hộp thoại page setup:

Hình 2 27 Hộp thoại Page setup

Đặt lề và chọn hướng in:

Thực hiện lệnh Margins và chọn các kích thước lề đã được quy định sẵn để đặt các khoảng cách lề Nếu không có kích thước như mong muốn chọn lệnh Custom margins mở hộp thoại Page setup nhập kích thước mong muốn

Hình 2 28 Lớp hộp thoại margins

Magins: đặt lề:

• Top: khoảng cách từ mép giấy đến lề trên

• Bottom: khoảng cách từ mép giấy đến lề dưới

• Left: khoảng cách từ mép giấy đến lề trái

• Right: khoảng cách từ mép giấy đến lề phải

• Gutter: để thiết lập bề rộng phần gáy tài liệu;

+ Paper Size :kích thước trang giấy

+ Width : chiều rộng trang giấy (không cần thay đổi nếu sử dụng khổ giấy có sẵn)

+ Height : chiều cao trang giấy (không cần thay đổi nếu sử dụng khổ giấy có sẵn)

Chọn Orientation (trên thẻ page setup hoặc trong hộp thoại page setup): chọn hướng in

• Portrait: in dọc giấy

• Landscape: in ngang giấy

Chọn nút OK để thực hiện, hoặc nút Cancel để bỏ qua các thay đổi

12.3 Một số lệnh khác trong thẻ Page layout:

Ngoài ra trong thẻ Page layout còn một số các lệnh khác như:

Breaks: chèn các ký tự ngắt trang, ngắt session Line numbers: chèn số dòng

Page background Định dạng màu nền, hình nền cho trang in:

+ Presets: chọn nhanh số lượng cột+ Number of columns: nhập số cột cần chia+ Width and spacing: độ rộng của từng cột

và khoảng cách giữa các cột+ Line between: có/không có đường kẻ giữa các cột

+ Equal Column Width: chia độ rộng các cột bằng nhau

Hình 2 30: Nhóm căn chỉnh màu nền, hình nền trang in

Arrange định dạng vị trí tương đối của đối tượng đồ họa trong văn bản:

Hình 2 31: Định dạng vị trị trí tương đối của đối tượng đồ họa trong văn bản

12.4 Đánh số trang in & đặt tiêu đề đầu và cuối trang

Các lệnh đánh số trang in và đăt tiêu đề đầu và cuối trang nằm trong nhóm Header

& Footer thuộc thẻ Insert

5.4.1 Đánh số trang in

Thực hiện lệnh Page Number và chọn cách đánh số trang tương tứng:

Hình 2 32: các tùy chọn đánh số trang

 Top of page: vị trí trang in ở phần tiều đề đầu trang

 Botton of page: vị trí trang in ở phần cuối trang

 Page Margins: vị trí trang in ở bên lề trái hoặc lề phải

 Current Position: vị trí trang in tại vị trí con trỏ văn bản

Format Page numbers: thay đổi một số định dạng trong việc đánh số trang:

 Number format: lựa chọn kiểu số trang

 Start at: xác định số bắt đầu (mặc định là 1)