Báo cáo thực tập tốt nghiệp văn thư lưu trữ tại NGÂN HÀNG THƯƠNG mại cổ PHẦN kỹ THƯƠNG VIỆT NAM TECHCOMBANK

MỤC LỤC A. LỜI NÓI ĐẦU 1 B. NỘI DUNG 4 CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ NGÂN HÀNG 4 1.1. Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Ngân hàng. 4 1.1.1. Lịch sử hình thành Ngân hàng. 4 1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Ngân hàng. 6 1.1.2.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của ngân hàng. 6 1.1.3. Cơ cấu tổ chức của Ngân hàng. 7 1.2. Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Khối Dịch vụ Nội bộ của Ngân hàng. 7 1.2.1. Chức năng của Khối Dịch vụ Nội bộ. 7 1.2.2. Nhiệm vụ, quyền hạn . 8 1.2.3. Cơ cấu, tổ chức Khối Dịch vụ Nội bộ. 8 CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ Ở NGÂN HÀNG THƯƠNG MẠI CỔ PHẦN KỸ THƯƠNG VIỆT NAM TECHCOMBANK. 10 2.1. HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ. 10 2.2. HOẠT ĐỘNG NGHIỆP VỤ. 11 2.2.1. Thu thập, bổ sung tài liệu vào Lưu trữ Ngân hàng. 11 2.2.2. Xác định giá trị tài liệu: 12 2.2.3. Chỉnh lý tài liệu. 13 2.2.4. Thống kê và xây dựng công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ. 14 2.2.5. Bảo quản tài liệu lưu trữ. 16 2.2.6. Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu Lưu trữ: 17 2.2.7 Thống kê và công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ. 18 2.3 Chuyên đề chỉnh lý tài liệu lưu trữ. 20 CHƯƠNG III: BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP VÀ ĐỀ XUẤT, KIẾN NGHỊ. 25 3.1. Báo cáo tóm tắt những công việc đã làm trong thời gian thực tập tại Ngân hàng Thương mại Cổ phần Kỹ Thương Việt Nam và kết quả đạt được. 25 3.2. Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác lưu trữ Ngân hàng Thương mại Cổ phần Kỹ Thương Việt Nam. 26 3.3. Một số kiến nghị. 27 3.3.1. Đối với Ngân hàng. 27 3.3.2. Đối với bộ môn lưu trữ, khoa, nhà trường. 27 D. PHỤ LỤC 31

MỤC LỤC

A LỜI NÓI ĐẦU 1

B NỘI DUNG 4

CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ NGÂN HÀNG 4

1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Ngân hàng 4

1.1.1 Lịch sử hình thành Ngân hàng 4

1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Ngân hàng 6

1.1.2.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của ngân hàng 6

1.1.3 Cơ cấu tổ chức của Ngân hàng 7

1.2 Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Khối Dịch vụ Nội bộ của Ngân hàng 7

1.2.1 Chức năng của Khối Dịch vụ Nội bộ 7

1.2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn 8

1.2.3 Cơ cấu, tổ chức Khối Dịch vụ Nội bộ 8

CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ Ở NGÂN HÀNG THƯƠNG MẠI CỔ PHẦN KỸ THƯƠNG VIỆT NAM TECHCOMBANK 10

2.1 HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ 10

2.2 HOẠT ĐỘNG NGHIỆP VỤ 11

2.2.1 Thu thập, bổ sung tài liệu vào Lưu trữ Ngân hàng 11

2.2.2 Xác định giá trị tài liệu: 12

2.2.3 Chỉnh lý tài liệu 13

2.2.4 Thống kê và xây dựng công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ 14

2.2.5 Bảo quản tài liệu lưu trữ 16

2.2.6 Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu Lưu trữ: 17

2.2.7 Thống kê và công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ 18

2.3 Chuyên đề chỉnh lý tài liệu lưu trữ 20

CHƯƠNG III: BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP VÀ ĐỀ XUẤT, KIẾN NGHỊ 25

3.1 Báo cáo tóm tắt những công việc đã làm trong thời gian thực tập tại Ngân

hàng Thương mại Cổ phần Kỹ Thương Việt Nam và kết quả đạt được 25

3.2 Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác lưu trữ Ngân hàng Thương mại Cổ phần Kỹ Thương Việt Nam 26

3.3 Một số kiến nghị 27

3.3.1 Đối với Ngân hàng 27

3.3.2 Đối với bộ môn lưu trữ, khoa, nhà trường 27

D PHỤ LỤC 31

A LỜI NÓI ĐẦU

Công tác lưu trữ là một trong những nghiệp vụ quan trọng không thể thiếutrong sự hình thành và phát triển của đơn vị, nó ghi lại quá trình hoạt động của

cơ quan, tổ chức, Đảng , Nhà Nước và Doanh nghiệp

Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động quản lý nhà nước bao gồm tất

cả những vấn đề lý luận, thực tiễn và pháp chế liên quan tới việc tổ chức khoahọc tài liệu, bảo quản và tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ côngtác quản lý nghiên cứu khoa học và các nhu cầu cá nhân

Công tác lưu trữ ra đời do đòi hỏi khách quan của việc quản lý, bảo quản

và tổ chức sử dụng tài liệu để phục vụ xã hội Nó thực hiện hai nhiệm vụ: Thứnhất là thực hiện các nhiệm vụ quản lý Nhà Nước về lưu trữ Thứ hai thực hiệncác nhiệm vụ sự nghiệp lưu trữ như thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ , bảo quảnbảo vệ an toàn và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ Chính vì vậy nó là một mắtxích không thể thiếu trong hoạt động của cơ quan, tổ chức, Đảng, Nhà Nước vàDoanh nghiệp

Là học sinh - sinh viên, bản thân em nhận thấy việc học tập trên lớp, trêngiảng đường còn hạn chế chưa đủ để phục vụ cho công việc sau này, cần hơnnữa kinh nghiệm từ thực tế để hoàn thiện bản thân cũng như tích lũy thêm kiếnthức từ cuộc sống Thực tập giúp bản thân em nói riêng cũng như bao sinh viênnói chung vận dụng những gì đã học vào thực tiễn để khi ra trường không bỡngỡ, lúng túng trước công việc, giúp họ trở thành những người năng động, sángtạo trong công việc Qua thực tập tốt nghiệp, học sinh - sinh viên có thể kiểmchứng lại được những gì mình đã học được cũng như áp dụng những kiến thứcthực tiễn đó để giải quyết những công việc thuộc thẩm quyền chuyên môn, thểhiện sự nhạy bén đối với những thay đổi của công việc Đặc biệt đối với chuyênngành Lưu trữ em nhận thấy đây là một bộ môn tương đối thú vị và có tầm vaitrò quan trong đối với sự phát triển của xã hội nhưng vẫn chưa được quan tâmmột cách thực sự Qua đây em có thể tích lũy thêm kiến thức, kinh nghiệm đốivới nghề, rèn luyện được những đức tính cần thiết cho một nhà Lưu trữ trongtương lai Đồng thời qua quá trình thực tập nhà trường còn có thể đánh giá được

năng lực của học sinh - sinh viên trong quá trình học tập và giải quyết công việcthực tế.

Nhận thức được tầm quan trọng của Công tác lưu trữ trong xã hội, khôngchỉ đối với lĩnh vực kinh tế mà còn quan trọng với nhiều lĩnh vực khác như: Vănhóa, Chính trị, Giáo dục,…Cũng không chỉ với những cơ quan tổ chức NhàNước mà còn cả Doanh nghiệp, công ty nước ngoài,….Chính vì vậy để nâng cao

kỹ năng nghiệp vụ , kết hợp lý luận chương trình đào tạo ngành Lưu trữ học vớithực tiễn đáp ứng yêu cầu ngày càng cao của xã hội từ ngày 02 tháng 03 năm

2015 đến ngày 24 tháng 04 năm 2015 được sự đồng ý của Trường Đại học Nội

vụ Hà Nội và sự giúp đỡ của Ngân hàng Thương Mại Cổ Phần Kỹ Thương ViệtNam Techcombank em đã có cơ hội được thực tập về nghiệp vụ lưu trữ tại cơquan

Trong báo cáo này ngoài phần mở đầu và kết luận, nội dung báo cáo đượcchia làm ba chương :

Chương I: Vài nét sơ lược về Ngân hàng Thương Mại Cổ Phần KỹThương Việt Nam Techcombank

Chương II: Thực trạng công tác lưu trữ ở Ngân hàng Thương Mại CổPhần Kỹ Thương Việt Nam Techcombank

Chương III: Báo cáo kết quả thực tập tại Ngân hàng Thương Mại Cổ Phần

Kỹ Thương Việt Nam Techcombank

Trong suốt thời gian thực tập em đã nhận được rất nhiều sự giúp đỡ từ các

cô chú, anh chị làm việc tại Ngân hàng Sau đợt thực tập này em đã tích lũy, họchỏi được nhiều kinh nghiệm qúy báu từ các anh chị trong Ngân hàng , hiểu thêm

về lưu trữ tài liệu trong doanh nghiệp,… Và có cơ hội để áp dụng những kiếnthức đã được học vào thực tế

Trong quá trình thực tập, do những hạn chế của bản thân và thiếu kinhnghiệm thực tế Vì vậy bài báo cáo của em sẽ không thể tránh khỏi sự thiếu sót

và hạn chế Em kính mong nhận được sự quan tâm, giúp đỡ tạo điều kiện vàđóng góp của toàn bộ thầy cô giáo cũng như cán bộ, nhân viên tại Ngân hàngcùng với toàn thể các bạn sinh viên trong trường để báo cáo của em được hoàn

Em xin chân thành cảm ơn!

Hà Nội, ngày 20 tháng 4 năm 2015

Sinh viên

Đỗ Viết Tiệp

B NỘI DUNG CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ NGÂN HÀNG

1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức

của Ngân hàng.

1.1.1 Lịch sử hình thành Ngân hàng.

Ngân hàng TMCP Kỹ thương Việt Nam Techcombank được thành lậpvào ngày 27 tháng 09 năm 1993; là một trong những ngân hàng TMCP đầu tiêncủa Việt Nam được thành lập trong bối cảnh đất nước đang chuyển mình sangnền kinh tế thị trường với số vốn điều lệ là 20 tỷ đổng, và trụ sở chính tại số 24

Lý Thường Kiệt, Hoàn Kiếm, Hà Nội

Ngân hàng Techcombank đã được Ngân hàng nhà nước Việt Nam cấpgiấy phép hoạt động số 0040/NH-GP có hiệu lực từ ngày 6 tháng 8 năm 1993trong thời hạn 20 năm Được sự chấp thuận của Ngân hàng Nhà nước thời hạnhoạt động của ngân hàng đã được gia hạn lên 99 năm theo quyết định số330/QĐ-NH5 ngày 08 tháng 10 năm 1997 Ngân hàng có tên giao dịch làTechcombank Tên giao dịch quốc tế là Vietnam Technological and CommercialJoint Stock Bank, Tên đầy đủ là Ngân hàng Thương mại Cổ phần Kỹ thươngViệt Nam

Các cột mốc lịch sử: 1994-1995 Tăng vốn điều lệ lên 51,495 tỷ đồng.Thành lập Chi nhánh Techcombank Hồ Chí Minh, khởi đầu cho quá trình pháttriển nhanh chóng của Techcombank tại các đô thị lớn

Năm 1998 Trụ sở được chuyển sang tòa nhà Techcombank, 15 Đào Duy

Từ, Hà Nội

Năm 1999 tăng vốn điều lệ lên 80,020 tỷ đồng

Năm 2001 tăng vốn điều lệ lên 102,345 tỷ đồng ký hợp đồng với nhàcung cấp phần mềm hệ thống ngân hàng hàng đầu thế giới Temnos Holding NV,

về việc triển khai hệ thống phần mềm Ngân hàng GLOBUS cho toàn hệ thốngTechcombank nhằm đáp ứng ngày càng tốt hơn nhu cầu ủa khách hàng

Năm 2006 trụ sở được chuyển sang tòa nhà 72 Bà Triệu, Hoàn kiếm, HàNội

Năm 2006 nhận giải thưởng về thanh toán quốc tế từ the Bank ofNewYorks, Citibank, Wachovia.

Năm 2007 tổng tài sản đạt gần 2,5 tỷ USD, trở thành ngân hàng có mạnglưới giao dịch lớn thứ hai trong khối ngân hàng TMCP với gần 130 chi nhánh vàphòng giao dịch tại thời điểm cuối năm 2007

Tháng 6 năm 2010 tăng vốn điều lệ lên 6.932 tỷ đồng

Tháng 4 năm 2011 được xếp hạng trong “top 500 doanh nghiệp hàng đầuViệt Nam” từ tổ chức VNR 500 và nhận giải thưởng “sản phẩm tín dụng củanăm” từ Thời Báo Kinh tế Việt nam

17/9/2012 trụ sở được chuyển sang tòa nhà 191 Bà Triệu, Hai Bà Trưng,

Hà Nội

Năm 2013 là năm ngân hàng nhận được nhiều giải thưởng quốc tế với 13giải, trong đó nổi bật nhất là ngân hàng quản lý tiền tệ và tài trợ thương mại tốtnhất Việt Nam và nhà tuyển dụng tốt nhất Châu Á Ngày nay cùng với sự hỗ trợcủa cổ đông chiến lược HSBC, ngân hàng đang có một nền tảng tài chính ổnđịnh và vững mạnh với tổng tài sản đạt trên 158.897 tỷ đồng (tính đến hết năm2013)

Techcombank cũng sở hữu một mạng lưới dịch vụ đa dạng và rộng khắp với

315 chi nhánh và 1229 máy ATM trên toàn quốc cùng với hệ thống công nghệngân hàng tiên tiến bậc nhất

Ngoài ra, Techcombank còn được dẫn dắt bởi một đội ngũ quản lý tài năng

có bề dày kinh nghiệm tài chính chuyên nghiệp cấp đa quốc gia và một lựclượng nhân sự lên tới trên 7000 nhân viên được đào tạo chuyên nghiệp sẵn sànghiện thực hóa mục tiêu của Ngân hàng – trở thành Ngân hàng tốt nhất và Doanhnghiệp hàng đầu Việt Nam

Thông qua 3 lĩnh vực kinh doanh chiến lược: Dịch vụ tài chính Cá nhân,Dịch vụ ngân hàng cho doanh nghiệp vừa và nhỏ, Ngân hàng Bán Buôn và Ngânhàng giao dịch, ngân hàng cung cấp những sản phẩm và dịch vụ tài chính đápứng các nhu cầu đa dạng của nhiều phân khúc khách hàng khác nhau Đó có lẽcũng chính là lý do hơn 3,3 triệu khách hàng các nhân và 45,368 khách hàng

doanh nghiệp đã chọn Techcombank là người bạn đồng hành về tài chính.

Bên cạnh hoạt động tài chính ngân hàng còn tham gia nhiều hoạt động vìcồng đồng và sự phát triển bền vững Hàng năm Techcombank dành tặng 1,8 tỷđồng cho chương trình Khăn đỏ đến trường và Techcombank hỗ trợ các em nhỏmắc bệnh ung thư nhân dịp trung thu,Techcombank cùng báo Nhân dân đồngsáng lập Quỹ Hạt giống Việt hỗ trợ tài năng trẻ

Ngân hàng là thành viên của: Hiệp hội ngân hàng Việt Nam, hiệp hội ngânhàng châu Á, tổ chức thanh toán toàn cầu Swift, tổ chức thẻ quốc tế Visa, tổchức thẻ quốc tế Master Card Những thành tựu nêu trên của ngân hàng đã gópphần không nhỏ vào sự phát triển nền kinh tế đất nước

1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Ngân hàng.

Theo Điều lệ tổ chức và hoạt động của Ngân hàng cùng với Nghị quyết số2206/NQ-UBTTHĐQT của Ủy ban thường trực Hội đồng Quản trị ngày16/12/2013 và Quyết định số 1342/QĐ-HĐQT của Hội đồng quản trị ngày18/08/2012 đã quy định về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức củangân hàng như sau:

1.1.2.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của ngân hàng.

- Huy động vốn, nhận tiền gửi kỳ hạn và không kỳ hạn bằng VNĐ, pháthành chứng chỉ tiền gửi, trái phiếu, kỳ phiếu, tiếp nhận vốn đầu tư, ủythác do ngân hàng phân bổ

- Tiếp nhận vốn ủy thác đầu tư và phát triển các tổ chức trong nước

- Cho vay bằng VNĐ và ngoại tệ đối với tổ chức kinh tế theo thời hạn(ngắn hạn, trung hạn, dài hạn)

- Vay vốn của Ngân hàng nhà nước và các tổ chức tín dụng khác

- Bảo lãnh và tái bảo lãnh của các tổ chức doanh nghiệp

- Thực hiện thanh toán quốc tể và các dịch vụ khác liên quan đến thanhtoán quốc tế

- Kinh doanh ngoại tệ

- Mở L/C cung cấp các sản phẩm xuất, nhập khẩu

- Nhờ thu, bao, thanh toán tiền tệ

- Thực hiện cung ứng tiền tệ, các nghiệp vụ phát sinh

- Mua bán, trao đổi tiền tệ, vàng bạc, đá quý VNĐ, triết khấu giấy tờ cógiá

- Tổ chức hoạt động, lập kế hoạch, kinh doanh và thực hiện báo cáo, kiểmtra, kiểm soát theo quy định của ngân hàng

1.1.3 Cơ cấu tổ chức của Ngân hàng.

Là một ngân hàng TMCP nên ngân hàng thuộc loại hình doanh nghiệp làcông ty cổ phần, do vậy mà cơ cấu tổ chức của ngân hàng mang những đặc điểmriêng của nó

Ban lãnh đạo của ngân hàng bao gồm Hội đồng quản trị, ban kiểm soát, vàTổng giám đốc, giám đốc Trong Hội đồng quản trị có 9 thành viên với 1 Chủtịch hội đồng quản trị, 4 Phó Chủ tịch và 4 thành viên Ban giám đốc gồm 10thành viên với 1 Tổng giám đốc và 9 Phó Tổng giám đốc Ban kiểm soát có 4thành viên với 1 Trưởng ban và 3 thành viên cùng với 12 khối thực hiện cácchức năng, nhiệm vụ của ngân hàng Ngoài ban lãnh đạo còn có Trưởng, phócác phòng ban Theo thống kê thì đến thời điểm này Techcombank có khoảnggần 8.000 nhân viên

1.2 Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức

của Khối Dịch vụ Nội bộ của Ngân hàng.

Nằm trong nhóm các ngân hàng hàng đầu Việt Nam nên Techcombank cóquy mô một doanh nghiệp lớn, do đó mà hoạt động Văn thư Lưu trữ là một bộphận không thể thiếu cầu thành nên hoạt động của ngân hàng Tuy nhiên doquy mô lớn nên nó chỉ là một bộ phận thuộc Trung tâm Hành chính thuộcKhối Dịch vụ Nội bộ của Ngân hàng Khối Dịch vụ Nội bộ bao gồm nhữngtrung tâm là:

- Trung tâm Hành chính (thực hiện hoạt động Văn thư – Lưu trữ)

- Trung tâm Mua sắm tập trung

- Trung tâm quản lý tài sản

1.2.1 Chức năng của Khối Dịch vụ Nội bộ.

- Cung cấp và đảm bảo chất lượng các dịch vụ tập trung cho toàn ngân

hàng như mua sắm, hành chính văn phòng (hoạt động Văn thư – Lưu trữ).

1.2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn

- Xây dựng và thực hiện các cam kết chất lượng dịch vụ (SLAs), đảm bảo

cung cấp đầy đủ dịch vụ nội bộ cho tất cả các đơn vị trong ngân hàng

- Liên tục cải tiến nhằm mang lại lợi ích tối đa cho Ngân hàng thông qua

các sáng kiến giảm chi phí, nâng cao năng suất đồng thời duy trì chất lượng dịch

vụ

- Quản lý hành chính (hoạt động Văn thư – Lưu trữ) đối với toàn bộ các

bộ phận thuộc Hội sở không có cán bộ quản lý đầu mối trực tiếp tại miền Nam

- Các chức năng, nhiệm vụ khác theo phân công, chỉ đạo của Ban điều

hành

1.2.3 Cơ cấu, tổ chức Khối Dịch vụ Nội bộ.

Khối dịch vụNội Bộ

Trung tâm mua

sắm tập trung

trung

Trung tâmhành chính

Trung tâm quản

SỐ (CÔNGVĂN RANGOÀI, ỦYQUYỀN,NỘI BỘ)

BỘ PHẬNTIẾPNHẬN VÀ

XỬ LÝVĂN BẢNĐẾN

BỘ PHẬNTIẾP NHẬNTHƯ, BƯUPHẨM GỬICHUYỂNPHÁTNHANH

BỘ PHẬNBAN HÀNHVĂN BẢNTRÊNINTERNALAIL

 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Ngân hàng Thương mại Cổ phần Kỹ thương Việt Nam.

Đại Hội Đồng Cổ Đông

Ủy ban thường trực HĐQT

Ủy ban kiểm toán

EXCO

ALCO

Hội đồng tín dụng cao cấp

Hội đồng tín dụng miền bắc nam

Kiểm toán nội bộ Tổng Giám

Đốc Ban Điều Hành

Ban điều hành miền Nam

Ban điều hành miền Trung

Văn phòng đại diện miền Nam diện miền TrungVăn phòng đại

K.Ngân hàng bán buôn

K.Bán hàng và kênh phân phối

K.Nguồn vốn và thị trường tài chính

K.Tuân thủ, QTRR hoạt động

& pháp chế

K.Quản trị rủi ro

Giám đốc tài chính tập đoàn

K.Vận hành và công nghệ

K.Quản trị nguồn nhân lực

K.Tiếp thị

và xây dựng thương hiệu

K.Dịch

vụ nộI bộ

9

CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ Ở NGÂN HÀNG THƯƠNG MẠI CỔ PHẦN KỸ THƯƠNG VIỆT NAM TECHCOMBANK 2.1 HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ.

Ngân hàng Thương Mại Cổ Phần Kỹ Thương Việt Nam có mạng lướirộng khắp trên cả nước với nhiều chi nhánh và phòng giao dịch, các công ty trựcthuộc Hội sở của Ngân hàng nằm ở 191 Bà Triệu – Hai Bà Trưng - Hà Nội

Công tác Lưu trữ của ngân hàng được thực hiện theo sự chỉ đạo của QuậnHai Bà Trưng, của Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước và Ngân hàng nhà nước ViệtNam Ngân hàng đã thực hiện đúng theo Luật Lưu trữ 2011 Nghị định số01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính phủ quy định về chi tiếtthi hành một số điều của Luật lưu trữ Thông tư số 43/2011/TT – NHNN về việcquy định thời hạn bảo quản hồ sơ tài liệu lưu trữ trong ngành Ngân hàng ngày20/11/2011 Thực hiện công tác Chỉnh Lý Tài liệu hành chính theo công văn số283/VTLTNN–NVTW Quy định số 0064/2014/QĐ1 ngày 25/8/2014 của Ngânhàng Techcombank về công tác văn thư lưu trữ, quản lý và sử dụng con dấu

Theo đúng quy định của Nhà nước sau khi kết thưc công việc 01 năm cáccán bộ chuyên môn nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan và cán bộ làm lưu trữ tiếnhành thu thập, bổ sung tài liệu hồ sơ vào lưu trữ

Trong những dịp tổng kết hàng năm những ưu, nhược điểm của công tácLưu trữ của Ngân hàng lại được đưa ra phân tích đánh giá, kết luận, phát huynhững mặt mạnh và khắc phục những mặt hạn chế Đồng thời trang thiết bị, nhàkho lưu trữ tài liệu cũng được chú trọng đầu tư hơn Nhờ đó mà công tác lưu trữcủa Ngân Hàng ngày càng phát triển và đảm bảo quá trình thu thập, bảo quản,khai thác sử dụng tài liệu,… được tốt hơn

Công tác Lưu trữ trong Ngân hàng được đặt dưới sự chỉ đạo của Trung tâmHành Chính thuộc khối Dịch vụ Nội bộ

Hàng năm Ngân hàng có tổ chức các khóa học bồi dưỡng nghiệp vụ vềcông tác Văn thư-Lưu trữ cho cán bộ nhân viên Văn thư-Lưu trữ trong ngânhàng

Mặc dù là một tổ chức tín dụng hoạt động chủ yếu trong lĩnh vực tàichính, nhận thức được tầm quan trọng của Tài liệu Lưu trữ, lãnh đạo Ngân hàngThương mại Cổ phần Kỹ thương Việt Nam rất chú trọng đến công tác Lưu trữ.Song do điều kiện còn hạn chế nên hiện nay Ngân hàng vẫn chưa có Cán bộchuyên trách làm công tác lưu trữ mà mới chỉ có cán bộ kiêm nhiệm làm côngtác Văn thư kiêm Lưu trữ.

2.2 HOẠT ĐỘNG NGHIỆP VỤ.

Nói đến công tác Lưu trữ là nói đến một trong những lĩnh vực hoạt độngquản lý của Nhà nước bao gồm tất cả những vấn đề thực tiễn và lý luận có lienquan đến việc tổ chức khoa học tài liệu, bảo quản và tổ chức khai thác sử dụngtài liệu Lưu trữ nhằm phục vụ công tác quản lý nghiên cứu khoa học và phục vụcác nhu cầu chính đáng cán bộ, nhân viên trong công ty Công tác Lưu trữ làmột mắt xích quan trọng không thể thiếu được trong hoạt động quản lý của các

cơ qun khối doanh nghiệp, ở các doanh nghiệp loại hình Lưu trữ phổ biến là lưutrữ hiện hành

2.2.1 Thu thập, bổ sung tài liệu vào Lưu trữ Ngân hàng.

Đối với công tác giao nhận tài liệu: Công tác giao nhận tài liệu vào Lưutrữ ngân hàng đã được thực hiện theo quy định của Nhà nước và theo quy địnhcủa ngân hàng

Theo quy định của Nhà nước thì cuối mỗi năm cán bộ làm công tác côngvăn giấy tờ, Cán bộ làm công tác chuyên môn khác nhưng có liên quan đến côngvăn giấy tờ thì phải kiểm tra lại Hồ sơ Tài liệu mình đang lưu giữ giao nộp cho

bộ phận quản lý lưu trữ hoặc phòng Lưu trữ cơ quan

Theo quy định của ngân hàng thì bộ phận Văn thư, Lưu trữ phải thu thậptài liệu ngay sau khi các phòng ban trực thuộc ngân hàng đến xin dấu có nghĩa làCán bộ làm công tác Lưu trữ phải thu lại những văn bản tài liệu gốc, những vănbản tài liệu có chữ ký trực tiếp của Lãnh đạo cơ quan và lưu giữ cần thận, cuốimỗi tháng phải xắp xếp, kiểm tra lại tài liệu mình đang quản lý, nếu phát hiệnthiếu các văn bản Tài liệu thì Cán bộ Lưu trữ đến các phòng ban thu thập bổsung tài liệu vào Hồ sơ cho đầy đủ Cuối mỗi năm lập Hồ sơ về các văn bản đã

thu thập nộp vào lưu trữ hiện hành của ngõn hàng.

Với những Hồ sơ đến thời hạn giao nộp vào bộ phõn Lưu trữ của ngõnhàng nhưng Cỏn bộ nhõn viờn cần giữ lại để tham khảo và giải quyết cụng việchàng ngày thỡ vẫn phải làm thủ tục giao nộp vào bộ phõn Lưu trữ của cơ quan vàsau đú vẫn làm thủ tục cho mượn lại Hồ sơ tài liệu

Đối với những Tài liệu của cỏc phũng giao dịch thỡ lưu giữ tài liệu ngaytại phũng giao dịch đến hết năm những tài liệu cú giỏ trị sẽ phải giao nộp choHội sở Ngõn hàng Thương mại Cổ phần Kỹ Thương việt Nam

 Số lượng thành phần tài liệu cú trong kho Lưu trữ:

+ Kho rộng 25m2 gồm 6 dóy tài liệu tương ứng với 6 giỏ compact, với80m tài liệu

+ Mỗi m giỏ cú 11 file tài liệu, do vậy cú khoảng gần 900 file tài liệu ởtrong kho

Thành phần tài liệu cú ở trong kho Lưu trữ là những tài liệu sản sinh trongquỏ trỡnh hoạt động của hội đồng quản trị, ban điều hành, ban kiểm soỏt và 12khối thuộc ngõn hàng

Khối tài liệu chủ yếu của ngõn hàng là tài liệu hành chớnh, tài liệu kế toỏn,tài liệu của hội đồng quản trị, tài liệu của tổng giỏm đốc, tài liệu về nhõn sự, tàiliệu cụng nghệ thụng tin, tài liệu điện tử,…

 Thủ tục giao nhận tài liệu:

Thủ tục giao nhận tài liệu được thực hiện theo cỏc quy định chung củaNhà nước Khi cỏc Phũng ban giao nộp tài liệu vào kho Lưu trữ ngõn hàng thỡ

bộ phận Lưu trữ phải thành lập 2 bản cú giỏ trị phỏp lý như nhau mỗi bờn giữmột bản Nội dung biờn bản bao gồm: Tờn phụng, Thời gian tài liệu, thành phần

số lượng tài liệu sau đú đại diện bờn giao và bờn nhận ký và đúng dấu

2.2.2 Xỏc định giỏ trị tài liệu:

Xác định giá trị tài liệu là một công việc khó, phức tạp có ý nghĩa quyết

định đến số phận của tài liệu, mỗi loại tài liệu lu trữ có giá trị và thời gian bảoquản khác nhau Việc xác định giá trị tài liệu tôt sẽ khắc phục đợc tình trạng tiêuhủy tài liệu một cách tùy tiện, nâng cao hiệu quả phục vụ khai thác, sử dụng tàiliệu lu trữ, giảm bớt đợc tình trạng tài liệu tích đống trong cơ quan

Xác định giá trị tài liệu giúp cho việc quản lý tài liệu được chặt chẽ, nângcao hiệu quả khai thác, góp phần tiết kiệm diện tích kho tàng và phương tiện bảoquản, khắc phục tình trạng văn bản tích đầy trong kho.

Nhận thức được tầm quan trọng của việc xác định giá trị tài liệu, hàngnăm Ngân hàng Thương Mại Cổ Phần Kỹ Thương việt Nam đã tiến hành xácđịnh giá trị tài liệu vào đợt cuối năm, nhằm tối ưu hóa và phục vụ khai thác sửdụng tài liệu một cách tốt nhất

Với đặc thù hoạt động trong lĩnh vực xây tài chính Ngân hàng Thươngmại Cổ phần Kỹ Thương Việt Nam sản sinh nhiều tài liệu có giá trị, chính vì thếđòi hỏi trình độ của Cán bộ làm công tác Lưu trữ phải có chuyên môn nghiệp vụ

để biết lựa chọn những văn bản tài liệu cần giữ lại để đưa vào Lưu trữ ngân hàngbảo quản, đồng thời loại ra những tài liệu không có giá trị để tiêu hủy theo quyđịnh của Nhà nước

2.2.3 Chỉnh lý tài liệu.

Như chúng ta đã biết, chỉnh lý tài liệu là một khâu nghiệp vụ quan trọng

để tổ chức tài liệu theo một phương án phân loại khoa học tạo điều kiện thuậnlợi cho công tác quản lý, bảo quản và khai thác sử dụng tài liệu Trong đó tàiliệu lưu trữ được hệ thống hóa theo một phương án thích hợp và được cố địnhtrật tự sắp xếp Công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ có liên quan mật thiết với cáckhâu nghiệp vụ khác trong công tác lưu trữ Trong thực tế muốn tiến hành tốtcác khâu nghiệp vụ như thu thập, xác định giá trị tài liệu, thống kê, bảo quản và

tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ phải làm tốt công tác chỉnh lý Chính vì vậy,công tác chỉnh lý tài liệu không những có vị trí quan trọng trong toàn bộ côngtác lưu trữ mà còn là một nhiệm vụ có tính cấp thiết cần thực hiện

Việc chỉnh lý tài liệu của Công ty được áp dụng theo 3 văn bản sau:

+ Quyết định số 128/QĐ-VTLTNN ngày 01/6/2009 về việc ban hành quytrình chỉnh lý tài liệu giấy theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000

+ Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03/6/2011 quy định về thời hạn bảoquản hồ sơ, tài liệu hành thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổchức

+ Công văn số 283/VTLTNN-NVTW ngày 19/5/2004 về việc hướng dẫnchỉnh lý tài liệu hành chính.

 Nhận xét về tình hình thực hiện công tác chỉnh lý tài liệu:

Chỉnh lý tài liệu là một công việc khó, đòi hỏi phải đầu tư nhiều thờigian, tiền của cũng như công sức, với một ngân hàng đội ngũ làm công tácnghiệp vụ chuyên môn về lĩnh vực công tác lưu trữ còn chưa có, chỉ là một cán

bộ kiêm Văn thư-Lưu trữ nên công tác chỉnh lý tài liệu gặp nhiều khó khăn

Ngân hàng đã tiến hành khảo sát tài liệu trong Phông nhưng vẫn còn thiếunhiều tài liệu có giá trị Hiện nay ngân hàng đang tiến hành thu thập bổ sung tàiliệu từ các Phòng ban để bổ sung vào những tài liệu còn thiếu đưa mức độ hoànchỉnh của Phông ngày càng đầy đủ hơn

Phương án mà ngân hàng lựa chọn là phương án Thời gian – Mặt hoạtđộng

Mặc dù đã có sự cố gắng của của cán bộ kiêm nhiệm Công tác Lưu trữnhưng công tác chỉnh lý Tài liệu vẫn đang còn một số nhược điểm: Công tác lập

Hồ sơ vẫn còn nhầm lẫn, thống kê các loại tài liệu không được ghi chi tiết, mỗiloại tài liệu vẫn chưa được thống kê theo một chật tự nhất định của các phòngban Sở dĩ xảy ra hiện tượng như trên là do ngân hàng vẫn chưa có Cán bộchuyên chách làm công tác Lưu trữ mà chỉ có Cán bộ làm công tác Văn thưkiêm Lưu trữ nên công tác Lưu trữ vẫn chưa được quản lý tốt

2.2.4 Thống kê và xây dựng công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ.

Thống kê tài liệu lưu trữ là áp dụng các phương pháp và các công cụchuyên môn để xác định số lượng, chất lượng thành phần, nội dung, tình hình tàiliệu và hệ thống trang thiết bị bảo quản tài liệu trong các kho lưu trữ để ghi vàocác phương tiện thống kê để phục phụ cho yêu cầu quản lý tra tìm tài liệu Lưutrữ được nhanh chóng chính xác

Công tác thông kê gồm có những nội dung sau:

+ Thống kế trong phạm vi kho Lưu trữ: thống kê nội dung, khối lượngthành phần, tình hình tài liệu có trong kho Lưu trữ

+ Thống kê công cụ tra cứu

+ Thống kê các phương tiện bảo quản.

+ Thống kê tình hình tổ chức, sử dụng tài liệu Lưu trữ

 Các loại sổ sách trong công tác văn thư lưu trữ:

Với mục đích phục vụ tốt công tác văn thư lưu trữ đặc biệt là công tác tratìm, quản lý tài liệu thì sổ sách là công cụ không thể thiếu trong mọi cơ quan vàdoanh nghiệp

Nhận thức được tầm quan trọng đó, hiện nay ngân hàng đã trang bị một sốloại sổ sách cần thiết để phục phụ công tác Văn thư Lưu trữ được tốt hơn

Đối với công tác lưu trữ gồm có các loại sổ như: sổ thống kê phông lưutrữ, danh mục hồ sơ,

 Các loại công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ:

Công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ là phương tiện tra tìm vô cùng quan trọngtrong công tác lưu trữ, nó là mắt xích không thể thiếu được trong việc tìm kiếmthông tin có liên quan đến các loại tài liệu lưu trữ cần tìm trong kho Có 2 loạicông cụ tra tìm TLLT:

+ Công cụ tra cứu truyền thống:

Mục lục hồ sơ

Các bộ thẻ tra tìm tài liệu

Mục lục tài liệu

+ Công cụ tra cứu hiện đại:

Gồm có cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ đây là các công cụ tìm kiếm thôngtin theo một cấu trúc xác định và nó có liên hệ lôgic với nhau, được tổ chức chặtchẽ và lưu trữ một cách đặc biệt nhằm giúp cho việc truy cập và sử lý dữ liệunhanh chóng, rễ ràng, hiệu quả

Cơ sở dữ liệu gồm:

+ Cơ sở dữ liệu mục lục hồ sơ+ Cơ sở dữ liệu tra cứu và chỉ dẫnHiện nay, 2 loại công cụ này đang được áp dụng trong bộ phận lưu trữ củangân hàng Nhưng loại công cụ được áp dụng phổ biến nhất đó chính là mục lục

hồ sơ