Báo cáo thực tập tốt nghiệp văn thư lưu trữ tại CÔNG TY TNHH xây DỰNG bảo MINH

MỤC LỤC A. LỜI NÓI ĐẦU 1 B. NỘI DUNG 3 CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ CÔNG TY TNHH XÂY DỰNG BẢO MINH 3 I. Sự ra đời, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH xây dựng Bảo Minh 3 1.Khái quát đôi nét về Công ty TNHH xây dựng Bảo Minh 3 2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH xây dựng Bảo Minh 3 2.1. Chức năng 3 2.2. Nhiệm vụ 4 2.3 Quyền hạn 4 2.4. Cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH xây dựng Bảo Minh. Chức năng, nhiệm vụ của các phòng, ban chức năng thuộc Công ty 4 PHẦN II: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA CÔNG TY TNHH XÂY DỰNG BẢO MINH 7 I. Tình hình tổ chức và cán bộ làm công tác Lưu trữ 7 1. Về tổ chức công tác Lưu trữ 7 2. Về cán bộ làm công tác Lưu trữ 7 II. Tình hình quản lý và chỉ đạo công tác Lưu trữ 8 1. Về ban hành văn bản chỉ đạo về công tác Lưu trữ 8 2. Về thực hiện các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về công tác Lưu trữ 9 III. Tình hình thực hiện nội dung nghiệp vụ công tác Lưu trữ của Công ty TNHH xây dựng Bảo Minh 9 1. Thu thập tài liệu lưu trữ 9 1.1. Ý nghĩa của việc thu thập tài liệu vào lưu trữ 9 1.2. Thành phần tài liệu 10 1.3. Thủ tục giao nhận tài liệu 10 2. Xác định giá trị tài liệu 10 2.1. Thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu 11 2.2. Thủ tục tiêu hủy tài liệu 11 3. Chỉnh lý tài liệu 12 4. Xây dựng công cụ tra tìm, tra cứu tài liệu lưu trữ 18 5. Bảo quản tài liệu lưu trữ 18 6. Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ 19 III. Đối với các công tác khác của Công ty 20 1. Công tác Văn thư 20 2. Công tác khác của Công ty 20 CHƯƠNG III: NHẬN XÉT, ĐỀ XUẤT 21 I. Ưu điểm 21 1. Công tác Lưu trữ 21 2. Công tác Văn thư 22 3. Công tác Văn phòng và các công tác khác 22 II. Nhược điểm 23 1. Công tác Lưu trữ 23 2. Công tác Văn thư 24 3. Công tác Văn phòng và các công tác khác 24 III. Đề xuất 25 1. Về công tác Lưu trữ 25 2. Về công tác Văn thư 25 3. Về công tác Văn phòng và công tác khác 26 C. KẾT LUẬN 27

MỤC LỤC

A LỜI NÓI ĐẦU 1

B NỘI DUNG 3

CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ CÔNG TY TNHH XÂY DỰNG BẢO MINH 3

I Sự ra đời, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH xây dựng Bảo Minh 3

1.Khái quát đôi nét về Công ty TNHH xây dựng Bảo Minh 3

2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH xây dựng Bảo Minh 3

2.1 Chức năng 3

2.2 Nhiệm vụ 4

2.3 Quyền hạn 4

2.4 Cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH xây dựng Bảo Minh Chức năng, nhiệm vụ của các phòng, ban chức năng thuộc Công ty 4

PHẦN II: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA CÔNG TY TNHH XÂY DỰNG BẢO MINH 7

I Tình hình tổ chức và cán bộ làm công tác Lưu trữ 7

1 Về tổ chức công tác Lưu trữ 7

2 Về cán bộ làm công tác Lưu trữ 7

II Tình hình quản lý và chỉ đạo công tác Lưu trữ 8

1 Về ban hành văn bản chỉ đạo về công tác Lưu trữ 8

2 Về thực hiện các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về công tác Lưu trữ 9

III Tình hình thực hiện nội dung nghiệp vụ công tác Lưu trữ của Công ty TNHH xây dựng Bảo Minh 9

1 Thu thập tài liệu lưu trữ 9

1.1 Ý nghĩa của việc thu thập tài liệu vào lưu trữ 9

1.2 Thành phần tài liệu 10

1.3 Thủ tục giao nhận tài liệu 10

2 Xác định giá trị tài liệu 10

2.1 Thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu 11

2.2 Thủ tục tiêu hủy tài liệu 11

3 Chỉnh lý tài liệu 12

4 Xây dựng công cụ tra tìm, tra cứu tài liệu lưu trữ 18

5 Bảo quản tài liệu lưu trữ 18

6 Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ 19

III Đối với các công tác khác của Công ty 20

1 Công tác Văn thư 20

2 Công tác khác của Công ty 20

CHƯƠNG III: NHẬN XÉT, ĐỀ XUẤT 21

I Ưu điểm 21

1 Công tác Lưu trữ 21

2 Công tác Văn thư 22

3 Công tác Văn phòng và các công tác khác 22

II Nhược điểm 23

1 Công tác Lưu trữ 23

2 Công tác Văn thư 24

3 Công tác Văn phòng và các công tác khác 24

III Đề xuất 25

1 Về công tác Lưu trữ 25

2 Về công tác Văn thư 25

3 Về công tác Văn phòng và công tác khác 26

C KẾT LUẬN 27

A LỜI NÓI ĐẦU

Ngày nay với sự phát triển không ngừng của xã hội, việc trao đổi thông tin

đã trở thành một nhu cầu tất yếu của loài người với nhiều hình thức khác nhau,bằng các phương tiện hiện đại Cùng với sự phát triển đó, việc trao đổi thông tinbằng văn bản ra đời ngày càng phong phú hơn và trở thành phương tiện không thểthiếu trong hoạt động của các cơ quan, các tổ chức kinh tế - chính trị - xã hội, cáccông ty, xí nghiệp

Việc tổ chức thông tin bằng văn bản ra đời kéo theo việc quản lý nhữngthông tin trong văn bản đó, đòi hỏi sự can thiệp của công tác Lưu trữ Công tácLưu trữ ra đời là tất yếu, khách quan của lịch sử, là bộ phận không thể thiếu trongcác cơ quan, tổ chức kinh tế - chính trị - xã hội, các công ty, xí nghiệp

Công tác Lưu trữ là công tác nghiệp vụ quan trọng và không thể thiếu khôngthể thiếu trong hình thành và phát triển của một đơn vị, nó ghi nhận các hoạt độngcủa các cơ quan, tổ chức Là khâu nghiệp vụ quan trọng để giữ gìn, bảo quản thôngtin lâu dài, nhằm mục địch phục vụ cho sự lãnh đạo của Đảng và Nhà nước nóichung và của doanh nghiệp nói riêng trên nhiều lĩnh vực xã hội, góp phần quantrọng vào công cuộc xây dựng và bảo vệ Tổ quốc, giữ gìn bí mật, an ninh quốc gia

Tài liệu lưu trữ sẽ không phát huy được ý nghĩa to lớn của nó nếu công tácLưu trữ không làm tròn chức năng cơ bản của nó là tiến hành khâu lưu thông tin vàchủ động đưa những thông tin vô giá, chứa đựng trong tài liệu để phục vụ xã hội,phục vụ lợi ích chân chính của con người

Trong thời gian đào tạo của các trường chuyên nghiệp nói chung và trườngĐại học Nội vụ Hà Nội nói riêng, thực tập tốt nghiệp là một khâu vô cùng quantrọng không thể thiếu, vì đây là quá trình giúp sinh viên có thời gian trải nghiệmthực tế, hoàn thiện các kỹ năng về chuyên môn, tích lũy kiến thức, rèn luyện tưcách đạo đức, nghề nghiệp được tốt hơn, để có thể tự khẳng định mình trước kì thitốt nghiệp ra trường và bước chân vào một môi trường làm việc mới, tránh đượcnhững sai sót bỡ ngỡ trong công việc

Là sinh viên năm cuối của Khoa Văn thư – Lưu trữ thuộc trường Đại học

Nội vụ Hà Nội, dưới sự chỉ đạo, hướng dẫn của thầy cô trong Khoa cùng thầy giáochủ nhiệm Được sự giới thiệu của nhà trường và sự đồng ý của lãnh đạo cơ quan,

em đã được cử thực tập tại Công ty TNHH Xây Dựng Bảo Minh từ ngày 30 tháng

3 năm 2015 đến ngày 30 tháng 5 năm 2015

Sau một thời gian thực tập tại cơ quan, đây là thành quả đầu tiên và là côngtrình đánh dấu bước trưởng thành của tôi sau ba năm học tập và rèn luyện tạitrường Tại đây em đã bước đầu được làm quen với các công việc của một cán bộLưu trữ Những ngày đầu thực tập không tránh khỏi những bỡ ngỡ, lúng túngnhưng em đã nhanh chóng hòa nhập được với môi trường công sở Trong quá trìnhthực tập được sự giúp đỡ nhiệt tình của Nhà trường, dưới sự hướng dẫn của cácthầy cô trong khoa đồng thời được sự chỉ bảo tận tình của cán bộ hướng dẫn TrầnThị Hoa và toàn thể các cô chú, anh chị trong phòng Hành chính - Tổ chức củaCông ty TNHH Xây Dựng Bảo Minh đã giúp em hoàn thành tốt đợt thực tập này

Trong khuôn khổ của bản thân không tránh khỏi nhưng thiếu sót nhất định,

vì vậy rất mong nhận được sự đóng góp của quý thầy,cô để bài báo cáo được hoànthiện hơn

Em xin chân thành cảm ơn

Hà Nội, ngày 31 tháng 5 năm 2013

Sinh viên thực tập Phùng Thị Loan

.B NỘI DUNG CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ CÔNG TY TNHH XÂY DỰNG

BẢO MINH

I Sự ra đời, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH xây dựng Bảo Minh

1.Khái quát đôi nét về Công ty TNHH xây dựng Bảo Minh

Tên công ty bằng tiếng Việt công ty TNHH Xây dựng Bảo Minh Địa chỉ trụ

sở chính: Số 10 ngõ 1, phố Quang Trung, phường Hội Hợp, thành phố Vĩnh Yên,Tỉnh Vĩnh Phúc

Khi nền kinh tế phát triển, đời sống con người được nâng cao, thì các nhucầu về thương mại và dịch vụ đa ngành nghề cũng tăng theo nhanh chóng Vì thế,các Công ty xây dựng và dịch vụ lần lượt ra đời, làm thay đổi bộ mặt nền kinh tế

và xã hội, có thể nói đây là ngành mũi nhọn mang lại thuận lợi cao cho nền kinhthế đất nước nên được Đảng và Nhà nước rất quan tâm chú trọng đến việc đầu tưphát triển ngành Nhận thấy tiềm năng đó công ty chú trọng tới kinh doanh và dịch

vụ là chính

Công ty hoạt động theo đúng quy định của Nhà nước, điều lệ của Công ty,

có tư cách pháp nhân, có tài khoản riêng, hạch toán và mở sổ theo đúng hệ thống

kế toán thống kê Nhà nước, được cấp Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh do Sở

Kế hoạch và đầu tư tỉnh Vĩnh Phúc cấp ngày 22 tháng 8 năm 2011

2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH xây dựng Bảo Minh

2.1 Chức năng

Chức năng của Công ty là hoạt động kinh doanh đa ngành nghề: quản lý,xây dựng, bảo trì cơ sở hạ tầng, giao dịch bất động sản và một số ngành nghề khácphù hợp với năng lực của công ty, được chủ sở hữu nhà nước chấp thuận theo quyđịnh của Pháp luật

- Quản lý chuyên ngành buôn bán máy móc, thiết bị, đồ dùng dịch vụ cho

thuê, vận tải

- Tham gia xây dựng, làm một số dịch vụ liên quan đến xây dựng, các dịch

vụ liên quan đến nông lâm thủy sản, máy tính điện tử

- Dịch vụ về thư viện và lưu trữ

- Bảo toàn và phát triển vốn của Chủ sở hữu giao, vốn tự bổ sung, sử dụnghợp lý các nguồn lực, tối đa hóa lợi nhuận, tích lũy đầu tư và phát triển Công ty

2.2 Nhiệm vụ

Xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh và lập các biện pháp triển khai thựchiện theo ngành nghề kinh doanh của Công ty đã được đăng ký và một số lĩnh vựckhác

2.3 Quyền hạn

Kinh doanh các ngành nghề theo giấy phép kinh doanh của Công ty

Tổ chức quảng cáo tiếp thị, khai thác, lựa chọn và tìm kiếm cơ hội hợp tác,tham gia đàm phán giao dịch, thương thảo, ký kết Hợp đồng kinh tế, mua bán sảnphẩm, dịch vụ trực tiếp với khách hàng

Xây dựng quy chế quản lý nội bộ và thực hiện việc tổ chức quản lý, sảnxuất, tuyển chọn, ký kết hợp đồng tuyển dụng lao động phù hợp với nhệm vụ sảnxuất kinh doanh của Công ty

Xây dựng quy chế quản lý nội bộ và thực hiện việc tổ chức quản lý, sản xuấtkinh doanh của Công ty

Kiến nghị các biện pháp và phối hợp các phòng ban, đơn vị trong Công tythực hiện tốt nhiệm vụ của mình

Đề nghị khen thưởng, kỷ luật, xét nâng bậc lương của cán bộ công nhân viêntrong Công ty

Các quyền khác do Hội đồng thành viên giao

2.4 Cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH xây dựng Bảo Minh Chức năng, nhiệm vụ của các phòng, ban chức năng thuộc Công ty

1 Phòng Hành chính – Tổ chức:

1.1 Chức năng:

Phòng Hành chính – Tổ chức của Công ty TNHH xây dựng Bảo Minh cóchức năng tham mưu đáp ứng nhu cầu lãnh đạo, điều hành của thủ trưởng cơ quan

và đảm bảo điều kiện vật chất kỹ thuật, hậu cần cho công ty hoạt động

- Bảo đảm sự tiếp nhận, xử lý, lưu trữ và quản lý công văn, thứ tự, tài liệuhoạt động đối nội, đối ngoại của công ty theo quy định;

- Trực văn phòng công ty, tiếp đón hướng dẫn khách đến giao dịch;

- Bố trí các cuộc họp, hội thảo, các cấp theo kế hoạch, chuẩn bị hội trường,thiết bị âm thanh, ánh sáng và các yêu cầu khác;

- Thông báo thời gian, địa điểm và ghi văn bản, cung cấp những tài liệu cầnthiết cho các cuộc họp;

- Theo dõi việc sử dụng, bảo đảm trang thiết bị, vật tư và các tài sản khác,đảm bảo nhu cầu hậu cần, kinh phí, chi tiêu, duy trì hoạt động của cơ quan đơn vị,phục vụ cho hoạt động của công ty

Qua đó có thể thấy vai trò của phòng Hành chính – Tổ chức của Công ty làrất quan trọng, nó liên quan trực tiếp đến vai trò lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành của

cơ quan và là cầu nối quan trọng giữa công ty với các phòng ban, các cơ quan đoànthể, doanh nghiệp trên địa bàn toàn quốc

2 Phòng Tài chính – Kế toán

2.1 Chức năng:

- Tham mưu cho Ban Giám đốc công ty phương hướng, biện pháp, quy chếquản lý tài chính, thực hiện các quyết định của Ban Giám đốc và tổ chức thực hiệncông tác kế toán sao cho hiệu quả, tiết kiệm, tránh lãng phí, đúng quy định;

- Trực tiếp quản lý vấn đề tài chính của Công ty;

- Đưa ra các kế hoạch, chiến lược liên quan đến tài chính của Công ty.

2.2 Nhiệm vụ và quyền hạn:

- Quản lý nguồn tài chính, phân bổ hợp lý, hiệu quả nguồn tài chính;

- Báo cáo vấn đề tài chính của Công ty theo từng năm, từng dự án;

- Phối hợp với các phòng, ban chức năng để đưa ra biện pháp hoạt động liênquan đến hoạt động tài chính;

- Tham gia vào quá trình ra quyết định liên quan đến hoạt động tài chínhchung của Công ty;

- Đề xuất các vấn đề liên quan đến tài chính

- Báo cáo các hoạt động và hiệu quả kinh doanh cho Ban Giám đốc;

- Hợp tác với các phòng ban có liên quan trong việc tổ chức các chươngtrình bán hàng, các sự kiện bên ngoài công ty, hỗ trợ bán hàng nhằm tăng doanh sốcũng như hình ảnh của sản phẩm công ty trên thị trường;

- Tư vấn và hướng dẫn khách hàng thủ tục giao dịch, đàm phán, ký kết hợpđồng, thu thập và báo cáo tình hình thị trường tại khu vực công ty triển khai dự án;

- Chịu trách nhiệm về chỉ tiêu doanh số, hoạt động kinh doanh của côngty

PHẦN II: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA CÔNG TY

TNHH XÂY DỰNG BẢO MINH

I Tình hình tổ chức và cán bộ làm công tác Lưu trữ

Công tác Lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động quản lý nhà nước bao gồm tất cảnhững vấn đề lý luận thực tiễn và pháp chế liên quan tới việc tổ chức khoa học tàiliệu, bảo quản và tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ công tác quản

lý, nghiên cứu khoa học và các nhu cầu cá nhân Công tác lưu trữ ra đời do đòi hỏikhách quan của việc quản lý, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu để phục vụ xãhội Từ đó đặt ra cho cơ quan lưu trữ và người làm công tác lưu trữ những tráchnhiệm to lớn và nặng nề

1 Về tổ chức công tác Lưu trữ

Nhận thấy được tầm quan trọng của tài liệu lưu trữ trong việc lãnh đạo, quản

lý, điều hành, công tác lưu trữ được lãnh đạo Công ty hết sức quan tâm và chútrọng Tất cả các văn bản hình thành trong quá trình hoạt động của Công ty đềuđược lưu giữ lại, lập hồ sơ và bảo quản trong tủ đựng tìa liệu

Công ty đã bố trí một phòng riêng dùng làm kho lưu trữ, và được trang bịđầy đủ các phương tiện để bảo quản, bảo vệ an toàn tài liệu lưu trữ như: bình chữacháy, điều hòa, máy hút ẩm, chống mối, mọt, các loại gặm nhấm

2 Về cán bộ làm công tác Lưu trữ

Những năm gần đây công tác Lưu trữ doanh nghiệp ngày càng được chútrọng hơn, tuy nhiên phần lớn cán bộ làm lưu trữ ở các doanh nghiệp chưa đượcđào tạo về chuyên môn nghiệp vụ chủ yếu là văn thư kiêm nhiệm làm lưu trữ, đểđảm nhiệm được công việc tưởng chừng như hết sức đơn giản nhưng hết sức phứctạp này thì đòi hỏi phải có một cán bộ có trình độ chuyên môn, có kỹ năng nghiệp

vụ, yêu cầu cần có của nhà lưu trữ như: tính cẩn thận, tỉ mỉ, biết giữ bí mật mới

có thể đảm nhiệm tốt được công việc Nhận rõ tầm quan trọng của công tác Lưutrữ trong hoạt động quản lý, Công ty đã tuyển dụng một cán bộ học đúng chuyênngành lưu trữ về làm việc tại công ty Bộ phận lưu trữ của Công ty nằm trongphòng Hành chính – Tổ chức của Công ty

Xuất phát từ yêu cầu của công việc, cán bộ làm lưu trữ được bố trí mộtphòng làm việc riêng với đầy đủ các trang thiết bị cần và đủ như: giá, tủ, hộp, bìa

hồ sơ để bảo quản tài liệu lưu trữ, trang thiết bị văn phòng phục vụ công tác lưu trữnhư: máy vi tính, máy photocopy, điện thoại, tủ lạnh văn phòng phẩm (bút chì,bút bi, giấy, tẩy, kéo )

Ý thức được tầm quan trọng của công tác Lưu trữ đối với hoạt động quản lýcủa công ty, cán bộ Lưu trữ của công ty luôn luôn được bồi dưỡng nâng cao trình

độ, chuyên môn nghiệp vụ văn phòng nên công tác lưu trữ của Công ty khá tốt

II Tình hình quản lý và chỉ đạo công tác Lưu trữ

1 Về ban hành văn bản chỉ đạo về công tác Lưu trữ

Căn cứ Quyết định số 13/QĐ-HĐQT ngày 12 tháng 12 năm 2011 của Hội đồng thành viên Công ty ban hành quy định một số vấn đề về công tác Lưu trữ Kèm theo Quy định về công tác Văn thư – Lưu trữ của Công ty TNHH xây dựng Bảo Minh thì chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của bộ phận lưu trữ như sau:

 Giúp Thủ trưởng chỉ đạo, kiểm tra, đôn đốc và hướng dẫn nghiệp vụ trongtrong tác lưu trữ của Công ty;

 Đề xuất các biện pháp để thực hiện tốt các Quy định của Nhà nước;

 Lập báo cáo tổng hợp về công tác Lưu trữ hàng năm;

 Trực tiếp quản lý kho lưu trữ của cơ quan, phục vụ khai thác tài liệu kholưu trữ này;

 Hướng dẫn lập danh mục hồ sơ hàng năm cho cán bộ nhân viện trongCông ty, tổng hợp trình Thủ trưởng ký phê duyệt ban hành thu thập hồ sơ kèm theodanh mục được duyệt

Công ty hướng dẫn thực hiện Quyết định này, người phụ trách là cán bộ Vănthư – Lưu trữ

Quyết định số 14/QĐ-HĐQT ngày 12 tháng 12 năm 2011 Quyết định vềviệc ban hành quy chế công tác Văn thư – Lưu trữ của Công ty (Kèm theo Quy chếcông tác Văn thư – Lưu trữ)

Một số quy định nội quy về ra, vào kho lưu trữ, nội quy vào kho), nội quy

phòng cháy, chữa cháy), khai thác và sử dụng tài liệu trữ, phụ cấp độc hại cho

người làm lưu trữ

Do Công ty lấy kinh doanh và dịch vụ là chính mặc dù tài liệu sản sinh rakhông nhiều, cán bộ làm lưu trữ là kiêm nhiệm nên còn gặp nhiều khó khăn trongviệc tiến hành một số khâu nghiệp vụ trong công tác Lưu trữ

2 Về thực hiện các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về công tác Lưu trữ

Công tác Lưu trữ là bộ phận không thể thiếu trong các cơ quan Hành chínhnhà nước nói chung và doanh nghiệp nói riêng Chính vì vậy ngoài việc ban hànhcác văn bản quy định về công tác lưu trữ của Công ty thì Công ty còn nhận được

sự chỉ đạo, hướng dẫn của các cơ quan chuyên môn nghiệp vụ đứng đầu là CụcVăn thư và Lưu trữ Nhà nước như:

- Công văn số 203/VTLTNN-TCCB ngày 22 tháng 3 năm 2010của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về việc tăng cường công tác phòngcháy chữa cháy, bảo vệ an toàn hồ sơ, tài liệu;

- Quyết định số 527/QĐ-VTLTNN ngày 17 tháng 5 năm 2006 của

Bộ Xây dựng hướng dẫn hồ sơ thiết kế, bản kê hoàn công công trình xâydựng;

- Công văn 879/VTLTNN-NVTW ngày 26 tháng 02 năm 2005 củaCục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về hướng dẫn tiêu hủy tài liệu;

- Công văn 283/VTLTNN-NVTW ngày 19 tháng 5 năm 2004 củaCục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về hướng dẫn ban hành chỉnh lý tài liệu

Và một số văn bản mà Công ty tự tìm hiểu và sưu tầm phục vụ thêm cho côngtác Lưu trữ được tốt hơn

III Tình hình thực hiện nội dung nghiệp vụ công tác Lưu trữ của Công

ty TNHH xây dựng Bảo Minh

1 Thu thập tài liệu lưu trữ

1.1 Ý nghĩa của việc thu thập tài liệu vào lưu trữ

Việc thu thập tài liệu của Công ty vào lưu trữ là rất cần thiết Bởi tài liệu lưutrữ có ý nghĩa với chính hoạt động của Công ty và xã hội, phải tiến hành thu thập

và bổ sung tài liệu vào kho.

Tại Công ty, bộ phận lưu trữ nằm trong phòng Hành chính – Tổ chức, kholưu được bố trí 01 phòng riêng với đầy đủ trang thiết bị cần thiết phục vụ công táclưu trữ Mặc dù Công ty mới thành lập tài liệu sản sinh ra chưa nhiều nhưng việcthu thập vẫn mang tính bị động, tài liệu phản ánh về hoạt động kinh doanh là chínhchưa thu đủ, hoặc tài liệu còn dời lẻ

1.2 Thành phần tài liệu

Tại kho lưu trữ của Công ty em đã khảo sát 05 giá tài liệu: gồm có 2 loạihình tài liệu là: tài liệu hành chính và tài liệu khoa học kỹ thuật

+ Tài liệu hành chính: Tờ trình, Quyết định, Công văn

+ Tài liệu khoa học kỹ thuật: Bản đồ, bản vẽ thiết kế thi công

Tình trạng vật lý: tài liệu được bảo quản khá tốt không bị nhàu nát, mốc, ẩm,hay mờ chữ , nhưng còn bó gói trong cặp ba giây trong tủ đựng

Văn bản được in trên các khổ giấy (A0-A4) sở dĩ là do Công ty cũng cóngành xây dựng và các ngành khác nữa

1.3 Thủ tục giao nhận tài liệu

Tài liệu của các Phòng, bộ phận khi nộp lưu trữ phải được lập thành hồ sơtheo một trật tự nhất định và phải thống kê đầy đủ, tài liệu dời lẻ đo bằng mét giá,khi bàn giao thì làm biên bản bàn giao, mỗi bên giữ 01 bản

2 Xác định giá trị tài liệu

Tài liệu sản sinh ra trong quá trình hoạt động của Công ty nhằm phục vụ choviệc giải quyết công việc hàng ngày Sau khi công việc đã giải quyết xong thì một

số tài liệu có giá trị phải được lựa chọn và bảo quản trong kho lưu trữ còn tài liệuhết giá trị thì làm thủ tục tiêu hủy Do vậy, xác định giá trị tài liệu là một trongnhững công việc quan trọng, nó quyết định số phận của tài liệu

Xác định giá trị tài liệu là dựa trên những nguyên tắc, tiêu chuẩn và phươngpháp của lưu trữ học để định thời hạn bảo quản cho từng loại hình tài liệu theo giátrị của chúng, tiêu hủy những tài liệu hết giá trị Vì xác định giá trị tài liệu là quyếtđịnh số phận của tài liệu cho nên người làm công việc này phải có cơ sở lý luận,

hiểu biết sâu sắc để không làm tổn thất tài liệu có giá trị của từng phông lưu trữ nóiriêng và Phông lưu trữ quốc gia nói chung.

Nếu làm tốt công tác xác định giá trị tài liệu có tác động đến toàn bộ quátrình tổ chức sử dụng tài liệu của Công ty, thuận lợi cho các công tác khác sau củaLưu trữ như: bảo quản, thống kê và sử dụng tài liệu

2.1 Thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu

Hội đồng xác định giá trị tài liệu do Thủ trưởng cơ quan quyết định thànhlập mỗi khi xác định giá trị tài liệu:

+ Chủ tịch: Trưởng phòng

+ Ủy viên: đại diện phòng có tài liệu giao nộp

+ Ủy viên: cán bộ phụ trách công tác lưu trữ

Hội đồng xác định giá trị tài liệu có nhiệm vụ:

- Xem xét, lựa chọn những hồ sơ, tài liệu có giá trị đưa vào lưu trữ, xác địnhthời hạn bảo quản cho tài liệu đó

- Loại ra và làm thủ tục tiêu hủy tài liệu hết giá trị

2.2 Thủ tục tiêu hủy tài liệu

Sau khi xác định được tài liệu có giá trị thì khối tài liệu loại khá lớn, việchủy tài liệu hết giá trị có ý nghĩa rất lớn trong việc tiết kiệm ngân sách nhà nước,tiết kiệm kho tàng

Căn cứ vào bản lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông của Công

ty tài liệu được xác định các mức sau:

+ Tài liệu, hồ sơ được bảo quản vĩnh viễn;

+ Tài liệu, hồ sơ bảo quản có thời hạn (5 năm, 10 năm, 20 năm );

+ Tài liệu, hồ sơ loại ra khỏi phông

Tài liệu loại phải phân loại theo đơn vị, tổ chức của đơn vị hình thànhphông, được thống kê theo danh sách gồm các thông tin:

(1) (2) (3) (4) (5)

Công tác tổ chức tiêu hủy tài liệu hết giá trị còn thực hiện theo Công văn số879/VTLTNN-NVTW ngày 19/12/2006 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nướchướng dẫn tổ chức tiêu hủy tài liệu hết giá trị

Việc xác định giá trị tài liệu còn phải dựa vào 3 nguyên tắc và 8 tiêuchuẩn.Với những đặc thù riêng của các Doanh nghiệp thì còn vận dụng một số tiêuchuẩn:

- Mức độ hóa tiêu chuẩn hóa sản phẩm;

- Hiệu quả kinh tế, kỹ thuật và hiệu quả xã hội;

- Mức độ cải tạo công trình hay mức độ hiện đại hóa sản phẩm

3 Chỉnh lý tài liệu

Được sự chỉ đạo và quản lý của cơ quan quản lý lưu trữ là Cục Văn thư vàLưu trữ Nhà nước đã ban hành Quyết định số 321/QĐ-VTLTNN ngày 22/8/2005ban hành quy trình chỉnh lý tài liệu và Công văn 383/VTLTNN-NVTW ngày15/5/2004 về việc ban hành hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hành chính Công ty đã cónhưng biện pháp thích hợp để thực hiện khâu nghiệp vụ này

Chỉnh lý tài liệu là tổ chức lại tài liệu theo một phương án phân loại khoahọc, trong đó tiến hành chỉnh sửa hoàn thiện, phục hồi hoặc lập mới hồ sơ; xácđịnh giá trị; hệ thống hóa hồ sơ, tài liệu và làm các công cụ tra cứu đối với phônglưu trữ hoặc khối tài liệu đưa ra chỉnh lý

Nguyên tắc khi chỉnh lý:

- Không phân tán phông, chỉnh lý tài liệu theo phông;

- Tài liệu khi phân loại, lập hồ sơ phải đảm bảo sự hình thành tự nhiên củatài liệu;

Tài liệu sau chỉnh lý phải phản ánh được hoạt động của cơ quan tổ chức,phản ánh mối quan hệ lôgic và lịch sử của tài liệu

Quy trình chỉnh lý gồm 3 giai đoạn chuẩn bị, thực hiện và kết thúc chỉnh lý

*) Quá trình thực hiện chỉnh lý: