Báo cáo thực tập tốt nghiệp văn thư lưu trữ tại trường cao đẳng xây dựng số 1

MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU 1 LỜI CẢM ƠN 3 NỘI DUNG 5 CHƯƠNG I. GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ CƠ QUAN, TỔ CHỨC 5 I. LỊCH SỬ HÌNH THÀNH 5 II. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN 7 1. Chức năng: 7 2. Nhiệm vụ, quyền hạn: 7 3. Cơ cấu tổ chức: 7 CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA CƠ QUAN, TỔ CHỨC 9 2.1. Công tác Văn thư của trường Cao đẳng Xây dựng số 1. 9 2.1.1. Tình hình cán bộ làm công tác Văn thư của trường Cao đẳng Xây dựng số 1 9 2.1.2. Công tác chỉ đạo công tác Văn thư của trường Cao đẳng Xây dựng số 1 11 2.2. Thực trạng tình hình công tác Văn thư của trường Cao đẳng Xây dựng số 1. 12 2.2.1. Cơ sở khoa học. 14 2.2.2.Thực trạng tình hình công tác Văn thư. 15 CHƯƠNG III: BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI CƠ QUAN, TỔ CHỨC VÀ ĐỀ XUẤT, KIẾN NGHỊ 31 1.ƯU ĐIỂM 31 2.NHƯỢC ĐIỂM 31 3. CÁC NỘI DUNG ĐỀ XUẤT VÀ GIẢI PHÁP. 32 C. KẾT LUẬN 34 PHỤ LỤC 1

2.1 Công tác Văn thư của trường Cao đẳng Xây dựng số 1. 9

2.1.1 Tình hình cán bộ làm công tác Văn thư của trường Cao đẳng Xây dựng số 1 9

2.1.2 Công tác chỉ đạo công tác Văn thư của trường Cao đẳng Xây dựng số

1 11

2.2 Thực trạng tình hình công tác Văn thư của trường Cao đẳng Xây dựng số 1 12

2.2.1 Cơ sở khoa học 14

2.2.2.Thực trạng tình hình công tác Văn thư 15

CHƯƠNG III: BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI CƠ QUAN, TỔ CHỨC VÀ ĐỀ XUẤT, KIẾN NGHỊ31

LỜI NÓI ĐẦU

Công tác văn thư là việc đảm bảo bằng văn bản gắn liền với các hoạt độngchỉ đạo điều hành công việc của cơ quan, tổ chức Hiệu quả hoạt động quản lýcủa các cơ quan tổ chức một phần phụ thuộc vào công tác văn thư, có làm tốthay không, do đó công tác Văn thư ngày càng được quan tâm nhiều hơn Đặcbiệt trong công cuộc cải cách hành chính Nhà nước, hiện nay công tác văn thư làmột trong những trọng tâm được đổi mới

Là một sinh viên chuyên nghành văn thư niên khóa 2012 – 2015 mộttrong các chuyên nghành được nhà trường tạo điều kiện cho đi thực tế học tậpvới thời gian thực tập từ ngày 03/02/2015 đến 24/4/2015 tại các cơ quan, tổchức, về công tác văn thư – lưu trữ Với môi trường làm việc rộng lớn, khôngchỉ trong các đơn vị sự nghiệp nhà nước, các tổ chức chính trị - xã hội mà cònđược tiếp xúc với các khối doanh nghiệp, các tổ chức chính trị - xã hội khácnhau Đây là một cơ hội vô cùng to lớn để chúng em có thể hiểu biết thêm, nắmđược vai trò, kỹ năng của những cán bộ văn phòng trong tương lai, cũng nhưđúc kết kinh nghiệm từ cuộc sống và công việc để tránh được những vấp vápkhông đáng có khi ra trường đây cũng là nội dung quan trọng trong chươngtrình đào tạo sinh viên hệ cao đẳng ngành văn thư – lưu trữ của Trường, nhằmkhép kín quy trình đào tạo cán bộ thực hành có lý luận thời gian thực tập tuykhông nhiều nhưng cũng đủ để cho sinh viên có thể củng cố lại kiến thức ápdụng vào thực tế tại các cơ quan theo phương châm “ Lý luận gắn liền với thựctiễn “ và “ Học đi đôi với hành” Bên cạnh đó giúp cho sinh viên được tiếp xúcvới công việc thực tế làm quen với cách làm việc của cơ quan tạo điều kiện chocông việc sau này So sánh giữa lý luận và thực tiễn có tách rời nhau không, tạo

kỹ năng làm việc được khoa học hơn Thông qua thực tập sinh viên có thể chuẩn

bị tốt hơn cho kỳ thi tốt nghiệp sắp tới, biết vận dụng lý thuyết để tạo kỹ năngthực hành, nâng cao tay nghề sắp tới, biết vận dụng lý thuyết để tạo kỹ năngthực hành, nâng cao tay nghề sau khi ra trường có thể hoàn thành tốt hơn côngviệc được giao

Sau quá trình liên hệ địa điểm thực tập em vinh dự được thực tập tại

Phòng Tổ chức – hành chính trường Cao đẳng Xây dựng số 1, em được thực tậptại một môi trường làm việc chuyên nghiệp, hiện đại, quy củ đòi hỏi sự sáng tạo,năng động trên cơ sở đề cương hướng dẫn thực tập tốt nghiệp của các thầy côgiáo trong Khoa văn thư Em đã có điều kiện được va chạm, tiếp xúc với thực tế,được thực hành các nghiệp vụ chuyên môn cungc như được tham gia xử lý cáctình huống, các hoạt động tại đây Góp phần nâng cao trình độ của bản than,hoàn thiện các kỹ năng, vận dụng lý thuyết vào thực hành, xây dựng cho mìnhmột phong cách làm việc nghiêm túc, chuyên nghiệp, nâng cao ý thức nghềnghiệp, văn hóa công sở để từ đó hoàn thành tốt kỳ thực tập tốt nghiệp củamình.

Qua nghiên cứu và khảo sát thực tế thực tập tại phòng Tổ chức - Hành chính của trường Cao đẳng Xây dựng số 1, em xin trình bày bài báo cáocủa mình gồm bố cục 3 chương:

CHƯƠNG I: Giới thiệu vài nét về cơ quan, tổ chức

CHƯƠNG II: Thực trạng công tác văn thư của cơ quan, tổ chức

CHƯƠNG III: Báo cáo kết quả thực tập tại cơ quan, tổ chức và đề xuất,

kiến nghị

Bài báo cáo trên đây là sản phẩm của quá trình thực tập của e tại trườngCao đẳng Xây dựng số 1 Do thời gian thực tập có hạn, kinh nghiệm bản thâncòn nhiều hạn chế, việc đi sâu vào tìm hiểu đánh giá công tác văn thư chưa thểđầy đủ và sâu sát Mặc dù có tinh thần học hỏi cao, ý thức kỷ luật tốt, tuy nhiênbản

báo cáo này vẫn không tránh khỏi những thiếu sót, khiếm khuyết Em kínhmong các thầy cô giáo xem xét, đánh giá, cho ý kiến góp ý, bổ sung và chỉnhsửa để em có thể hoàn thành tốt bài báo cáo này Đồng thời giúp em có cái nhìnkhái quát và toàn diện hơn, hoàn thiện các kỹ năng về công tác văn thư của mìnhmột cách tốt nhất có thể, để em tự tin bắt tay vào công việc ngay sau khi ratrường

LỜI CẢM ƠN

Sau 3 năm miệt mài học tập trên giảng đường trường Đại học Nội vụ

Hà Nội, chúng em được sự dạy dỗ, chỉ bảo tận tình của các thầy giáo, cô giáotrong trường cũng như việc tạo mọi điều kiện tốt nhất để chúng em được vachạm, cọ sát với thực tế, thực tập tại các cơ quan mà mình đã liên hệ Chúng em

có thêm kinh nghiệm, những tiền đề cần thiết để chuẩn bị cho những bước tiếntrong tương lai

Em xin gửi tới các thầy cô giáo lòng biết ơn chân thành nhất, cũng như sựcảm phục lòng yêu nghề, yêu trò của các thầy cô giáo, các thầy cô đã cống hiếnhết tri thức, tuổi trẻ, dìu bước lớp lóp sinh viên Chúng em được trang bị nhữngkiến thức sách vở cơ bản, hoàn thiện, nâng cao kiến thức, hành trang cần thiết đểbước vào đời cùng những bài học răn dạy, định hướng không những học thànhtài mà còn học thành người có ích cho xã hội Các thầy cô đã luôn ở bên cạnh che chở, động viên, khích lệ, tạo điều kiện để chúng em có cơ hội học tập và phát huy năng lực khả năng của mình Quá trình thực tập càng chứng tỏ chochúng em thấy “Học phải đi đôi với hành”, “Lý thuyết phải gắn liền với thực tiễn” bởi lý thuyết chỉ là những kiến thức cơ bản, chung nhất để áp dụngcho mọi cơ quan, mà thực tế ở mỗi cơ quan khác nhau lại có những đòi hỏi, yêucầu khác nhau

Việc được tạo điều kiện đi thực tập đã giúp cho chúng em tránh đượcnhững bỡ ngỡ sau khi rời ghế nhà trường học hỏi được những kinh nghiệm từthực tế công việc, cuộc sống, bước đầu thiết lập những mối quan hệ xã hội Qua đó, chúng em có cơ hội giao lưu, học hỏi nâng cao ý thức, tri thức, trình độ,

sự hiểu biết

Em xin chân thành cảm ơn tập thể cán bộ nhân viên Phòng Tổ chức - Hành chính Trường Cao đẳng Xây dựng số 1 nói chung và thầy Vũ Đình Dịu –Trưởng phòng, cô Lương Sơn Thủy – phó trưởng phòng nói riêng đã chỉ bảonhiệt tình, giúp đỡ em hoàn thành tốt đợt thực tập này

Thời gian thực tập tại phòng Tổ chức - Hành chính không dài nhưng được

sự giúp đỡ nhiệt tình của các thầy, cô đặc biệt là cô Lương Sơn Thủy đã tạo mọi

điều kiện tốt nhất giúp đỡ em trong việc thu thập tài liệu, đi sát vào thực tế Nhờ đó, em đã học hỏi thêm được rất nhiều điều bổ ích về kinh nghiệm trongcông việc, nhận thức đúng đắn hơn về công tác văn thư Bên cạnh đó, em còn cóđiều kiện quan sát, học tập tác phong, thái độ làm việc, ý thức kỷ luật, tinh thầntrách nhiệm trong công việc của người cán bộ văn phòng và được chỉ bảo thêmcác kỹ năng cơ bản trong giao tiếp, tạo mối quan hệ có cơ hội vận dụng các kiếnthức đã được học tập vào thực tế để nâng cao trình độ chuyên môn của bản thân.

Đó là những hành trang quý báu để em thêm mạnh dạn, tự tin, vững vàng bướctiếp con đường mình đã chọn hình thành trong em lòng yêu nghề, yêu ngành,yêu công việc và một niềm tin với hy vọng mãnh liệt được sống và cống hiếnhết sức mình cho công cuộc cải cách hành chính, đổi mới đất nước

Để có được những kinh nghiệm, sự hiểu biết, đồng thời để có một bản báocáo sâu sắc và đầy đủ, em đã không ngừng cố gắng, với tinh thần ham học hỏi,kien trì, nhẫn nại, rèn luyện tinh thần và ý thức của bản thân Cùng với sự giúp

đỡ tận tình của các thầy cô giáo trường Cao đẳng Xây dựng số 1 và các cán bộ,chuyên viên phòng Tổ chức - Hành chính- trường Cao đẳng Xây dựng số 1 tuynhiên thời gian có hạn và do hạn chế từ phía cá nhân em, nên bài báo cáo của

em không tránh khỏi những thiếu sót, nhầm lẫn chính vì vậy, em kính mong cácthầy cô giáo và các bạn tham gia đóng góp ý kiến, chỉnh sửa bổ sung những hạnchế còn tồn tại, để em có thể hoàn thành tốt bản báo cáo này Giúp em củng cố,trang bị kiến thức, có cái nhìn khái quát, hệ thống, toàn diện và đúng dắn vềcông tác Văn thư – lưu trữ một cách sâu sắc và hoàn thiện hơn

Em xin chân thành cảm ơn!

Hà nội, ngày 24 tháng 4 năm 2015

Sinh viên

Đoàn Thị Thêu

NỘI DUNGCHƯƠNG I GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ CƠ QUAN, TỔ CHỨC

I LỊCH SỬ HÌNH THÀNH

Trường Cao đẳng Xây dựng số 1 - CTC1 được thành lập theo Quyết định

số 128/QĐ- TTg ngày 28/5/1999 của Thủ tướng Chính phủ, trên cơ sởtrường Trung học Xây dựng số 1 - Trường Kỹ thuật đầu tiên của ngành Xâydựng được thành lập theo Quyết định số 31/CP ngày 15/7/1958 Tiền thân củatrường Trung học Xây dựng số 1 là trường Cao đẳng giao thông công chính(1947)

Trong suốt 55 năm qua, Trường luôn nhận được sự quan tâm toàn diện,sâu sắc của Bộ Xây dựng, của Bộ Giáo dục & Đào tạo, các Ban ngành cũng nhưdoanh nghiệp… Với truyền thống đoàn kết, tinh thần tự lực, tự cường, tập thểgiáo viên, cán bộ CNV nhà trường đã chủ động, sáng tạo, đi đầu vượt khó, vữngbước vươn lên hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ đào tạo nguồn nhân lực có chấtlượng cao, nghiên cứu khoa học phục vụ phát triển kinh tế, đáp ứng kịp thời yêucầu của sự nghiệp CNH - HĐH của Đảng và Nhà nước

Thực hiện chủ trương, đường lối đổi mới của Đảng về giáo dục - đào tạo,nhiệm vụ của Ngành trong những năm qua nhà trường đã không ngừng phấn đấutrong mọi lĩnh vực giảng dạy, nghiên cứu khoa học, học tập, quản lý và phục vụ

Trường đã đặc biệt chú trọng tới vấn đề nâng cao chất lượng đào tạo, chuẩn hoá

và đa dạng hoá chương trình đào tạo, phương pháp giảng dạy, thường xuyên cậpnhật những tiến bộ kỹ thuật mới vào nội dung giảng dạy đáp ứng kịp thời cho sựphát triển của Ngành và xã hội

Nhà trường đã trực tiếp đào tạo được hơn 60.000 cán bộ kỹ thuật và côngnhân kỹ thuật, phối hợp với trường Đại học Xây dựng, Học viện Tài chính - Kếtoán đào tạo hàng ngàn kỹ sư xây dựng, kỹ sư cấp thoát nước & môi trường, cửnhân kế toán Học sinh, sinh viên sau khi tốt nghiệp đã được tuyển dụng và đangnắm giữ những nhiệm vụ quan trọng trong các cơ quan quản lý xây dựng, đô thị,doanh nghiệp, các cơ sở đào tạo và trên các công trình lớn của mọi miền đấtnước

Trải qua 55 năm phấn đấu xây dựng và trưởng thành, với những đóng gópquan trọng trong việc đào tạo nguồn nhân lực, cán bộ kỹ thuật và các chuyên giagiỏi cho sự phát triển của ngành xây dựng và cho đất nước, Nhà trường đã đượcChủ tịch Nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam tặng thưởng danh hiệu caoquý Anh Hùng lao động (2008) và nhiều phần thưởng cao quý khác như: Huânchương độc lập hạng Ba (2006); Huân chương Lao động Hạng Nhất (2003),Huân chương Lao động Hạng Nhì (1998), Huân chương Lao động Hạng Ba(1961,1976,1979); Nhiều bằng khen và cờ thưởng của Thủ tướng Chính phủ, BộXây dựng, Bộ Giáo dục và đào tạo, đây là những phần thưởng cao quý và vinh

dự đối với cán bộ, giảng viên, viên chức và học sinh, sinh viên trong toànTrường Đặc biệt, nhân dịp kỷ niệm 55 năm thành lập Trường, nhà trường vinh

dự được Nhà nước phong tặng Huân chương Độc lập hạng Nhì (2013)

Để xứng đáng với niềm tin của Đảng, Nhà nước, Bộ Xây dựng, Bộ Giáodục và đào tạo và nhân dân, Trường Cao đẳng Xây dựng số 1 - CTC1 quyết tâmxây dựng và phát triển trường trở thành Trường Đại học Công nghệ Xây dựng,đào tạo đa cấp, đa ngành đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của xã hội về đào tạonguồn nhân lực ngành Xây dựng góp phần vào sự nghiệp công nghiệp hoá, hiệnđại hoá đất nước trong thời gian sớm nhất

II CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN

1 Chức năng:

- Đào tạo cán bộ kỹ thuật, nghiệp vụ bậc cao đẳng, trung học chuyênnghiệp và công nhân kỹ thuật, bồi dưỡng cán bộ quản lý ngành xây dựng phục

vụ nhu cầu nhân lực cho phát triển kinh tế xã hội, an ninh và quốc phòng

- Nghiên cứu thực nghiệm khoa học - công nghệ và tư vấn, đầu tư xâydựng, phục vụ đào tạo theo quy định của pháp luật

2 Nhiệm vụ, quyền hạn:

Căn cứ đường lối, chính sách chủ trương của Đảng và Nhà nước, nhu cầuphát triển kinh tế, an ninh, quốc phòng, tiến hành xây dựng và trình Bộ Xâydựng, phê duyệt mục tiêu chương trình đào tạo, kế hoạch đào tạo, nội dung đàotạo các ngành, nghề Bộ Xây dựng giao cho trường đào tạo

Tổ chức thực hiện đào tạo cán bộ kỹ thuật, nghiệp vụ có trình độ caođẳng, trung học chuyên nghiệp, công nhân kỹ thuật thuộc các nghề xây dựngđược Bộ Xây dựng giao, đảm bảo chất lượng đào tạo toàn diện

Tổ chức bồi dưỡng và đào tạo lại cho cán bộ trong và ngoài ngành xâydựng, nhằm nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ phù hợp với ngành, nghềđào tạo của trường

Tổ chức triển khai nghiên cứu và ứng dụng các tiến bộ khoa học - côngnghệ tiên tiến, các kết quả nghiên cứu đạt chất lượng cao, phục vụ lao động sảnxuất kinh doanh của ngành xây dựng

Tổ chức các dịch vụ tư vấn đầu tư, thiết kế, thi công xây dựng, chuyểngiao công nghệ chuyên ngành xây dựng, các dịch vụ về sản xuất, dịch vụ phục

vụ sinh viên - học sinh theo quy định của pháp luật

Phát triển quan hệ hợp tác liên kết với các cơ sở đào tạo, nghiên cứu sản xuất kinh doanh trong và ngoài nước, bồi dưỡng cán bộ và nghiên cứu khoa học

dể thực hiện có hiệu quả nhiệm vụ đào tạo được Bộ Xây dựng giao

3 Cơ cấu tổ chức:

a Ban giám hiệu.

b Các phòng chức năng: 8 phòng

- Phòng Đào tạo;

- Phòng Nghiên cứu khoa học và hợp tác quốc tế;

- Khoa quản lý Xây dựng;

- Khoa Kế toán - Tài chính;

- Khoa Cơ bản;

- Khoa Cấp thoát nước và môi trường;

- Khoa Đào tạo nghề;

- Khoa Lý luận chính trị

d Các trung tâm: 5 trung tâm

- Trung tâm Ngoại ngữ;

- Trung tâm Tin học;

- Trung tâm Tư vấn xây dựng;

- Trung tâm Giaos dục thường xuyên;

- Trung tâm Dịch vụ

CHƯƠNG II:

THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA CƠ QUAN, TỔ CHỨC

2.1 Công tác Văn thư của trường Cao đẳng Xây dựng số 1.

Công tác Văn thư ở mỗi trường đều có cách quản lý khác nhau Đối vớitrường Cao đẳng Xây dựng số 1 thì công tác Văn Thư luôn được lãnh đạo quantâm hướng dẫn, chỉ đạo theo đúng quy định của Nhà nước và đúng thẩm quyềncủa mình cho nên nhìn chung công tác Văn thư ở trường Cao đẳng Xây dựng số

1 tương đối là tốt.Tuy còn mặt hạn chế xong công tác Văn thư đã góp phần giúptrường giải quyết các công việc diễn ra hàng ngày theo đúng chức năng, nhiệm

vụ được phân công.Công tác Văn thư luôn có vai trò quan trọng trong bộ máyhoạt động của trường Cao đẳng Xây dựng số 1 vì thế các cán bộ Văn thư cầnphải nâng cao kiến thức, trình độ chuyên môn để làm sao cho phù hợp với thực

tế đáp ứng nhu cầu của xã hội

Công tác văn thư của trường Cao đẳng Xây dựng số 1 được tổ chức theohình thức văn thư tập trung vào một đầu mối Giúp cho việc tra tìm văn bản, tàiliệu được thuận tiện, việc kiểm tra chất lượng và quy trách nhiệm cũng dễ dànghơn

2.1.1 Tình hình cán bộ làm công tác Văn thư của trường Cao đẳng Xây dựng số 1

Cán bộ làm công tác văn thư là người có trách nhiệm thực hiện các khâunghiệp vụ của công tác Văn thư, ở họ luôn tồn tại hai tố chất: Năng lực chuyênmôn và phẩm chất chính trị

Văn phòng trường Cao đẳng Xây dựng số 1 được sắp xếp đội ngũ cán bộnhằm đảm bảo hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao Hiện nay trường Cao đẳngXây dựng số 1 có 01 nhân viên Văn thư chuyên trách có nhiệm vụ thực hiện cáckhâu nghiệp vụ của văn thư cho cơ quan Cán bộ làm công tác văn thư này phảikiêm luôn cả công tác lưu trữ Vì vậy mà công tác văn thư của cán bộ văn thưnày rất bận rộn Để hỗ trợ công tác này, cơ quan đã bố trí phòng làm việc chocông tác văn thư khá rộng rãi, thoáng mát ở tầng 1 trong trụ sở cơ quan, và gầnngay bên ngoài lối ra vào, thuận lợi cho việc giao, nhận hồ sơ tài liệu, tiếp nhận

văn bản đến, trao đổi thông tin trong Cơ quan nhanh chóng, kịp thời và tiếp cậnthông tin với mọi người.

Nhìn chung, cơ sở vật chất phục vụ cho phòng Văn thư tương đối đầy đủ,bao gồm các trang thiết bị văn phòng phổ biến, cần thiết và được sắp xếp và bốtrí như sau: Gồm 01 bàn văn thư, 01 máy vi tính, 01 máy in, 01 máy phô tô, 04

tủ đựng tài liệu, ngoài ra còn có các văn phòng phẩm phục vụ cho công tác vănthư và lưu trữ, như hộp, bìa, cặp…

* Nhiệm vụ của cán bộ Văn thư được cụ thể như sau:

- Nhận, kiểm tra sơ bộ, phân loại văn bản đến;

- Bóc bì văn bản đến;

- Đóng dấu đến;

- Đăng ký văn bản đến;

- Trình văn bản đến;

- Chuyển giao văn bản đến;

- Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến;

- Kiểm tra thể thức văn bản đi;

- Đăng ký văn bản đi vào sổ đi;

- Ghi số, ngày tháng năm vào văn bản;

- Đóng dấu văn bản;

- Lưu văn bản;

- Làm thủ tục gửi văn bản đi;

- Sắp xếp, bảo quản, phục vụ việc tra cứu bản lưu;

- Quản lý giấy giới thiệu, giấy công tác, sổ công tác;

- Quản lý, sử dụng các con dấu của cơ quan;

- Làm thủ tục cấp sổ sách, mẫu biểu nghiệp vụ văn thư - bảo mật - lưu trữcho các phòng, ban, bộ phận trong Trường

Cán bộ làm công tác văn thư là cầu nối rất quan trọng trong việc giảiquyết các khâu nghiệp vụ, làm tốt các khâu nghiệp vụ đảm bảo cho việc triểnkhai công việc được nhanh chóng, chính xác, góp phần không nhỏ vào việc phục

vụ hoạt động của trường

2.1.2 Công tác chỉ đạo công tác Văn thư của trường Cao đẳng Xây dựng số 1

Để làm tốt công tác Văn thư thì trước hết lãnh đạo của trường Cao đẳngXây dựng số 1 phải chủ động trong khâu quản lý, chỉ đạo, điều hành tốt nhiệm

Phó hiệu trưởng ngoài việc phụ trách chung những công việc của Vănphòng thì Phó hiệu trưởng còn có trách nhiệm chủ trì các cuộc họp bàn về việcquản lý chỉ đạo về công tác Văn thư thuộc chức năng nhiệm vụ thẩm quyền củamình

Đối với trường Cao đẳng Xây dựng số 1 tuy chưa có quy chế riêng quyđịnh về công tác Văn thư nhưng trường luôn cố gắng thực hiện tốt những quyđịnh về công tác Văn thư mà Nhà nước ban hành Tại Văn phòng trường Caođẳng Xây dựng số 1 bộ phận Văn thư phải tổ chức thực hiện và quản lý công tácvăn thư công tác Văn thư được thực hiện theo sự chỉ đạo của cơ quan cấp trên vàdựa vào các văn bản quy phạm pháp luật về công tác Văn thư của Nhà nướcnhư:

+ Thông tư số 01/2011/TT- BNV ngày 19 tháng 5 năm 2011 của Bộ Nội

Vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính

+ Nghị định 110/2004/ NĐ- CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ

về công tác Văn thư

+ Nghị định số 09/2010/NĐ – CP của Chính phủ ban hành ngày 08 tháng

02 năm 2010 sửa đổi bổ sung một số điều của Nghị định 110/2004/NĐ- CP về

công tác Văn thư.

+ Công văn số 425/VTLTNN- NVTW ngày 18 tháng 7 năm 2005 của CụcVăn thư lưu trữ Nhà nước về hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến

+ Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia

Vì Văn phòng là cơ quan hành chính là đơn vị trực tiếp giúp thủ trưởng cơquan về công tác Văn thư do đó Văn phòng trường Cao đẳng Xây dựng số 1 đãđưa ra những chỉ đạo thống nhất về công tác Văn thư như:

+ Đào tạo bồi dưỡng nghiệp vụ, chuyên môn cho cán bộ

+ Chỉ đạo việc nghiên cứu, ứng dụng khoa học công nghệ vào công tácVăn thư của các đơn vị, cá nhân nhằm nắm bắt tình hình thực tế của đơn vị, cơquan của trường Cao đẳng Xây dựng số 1

+ Thực hiện đúng theo quy định của Nhà nước ban hành về công tác Văn thư.+ Trang bị những thiết bị vật chất cho cán bộ Văn thư

Mặc dù trường Cao đẳng Xây dựng số 1 chưa ban hành quy chế riêng vềcông tác Văn thư nhưng thông qua công tác chỉ đạo của lãnh đạo cấp trên thìnhìn chung công tác Văn thư ở trường Cao đẳng Xây dựng số 1 tương đối là tốt

2.2 Thực trạng tình hình công tác Văn thư của trường Cao đẳng Xây dựng số 1.

● Chức năng, nhiệm vụ của công tác văn thư trường Cao đẳng Xây dựng số 1.

Công tác văn thư luôn giữ vai trò quan trọng trong hoạt động quản lý nhànước của bộ máy quản lý nói chung Trường Cao đẳng Xây dựng số 1, công tácvăn thư là nội dung chiếm phần lớn hoạt động của Văn phòng và được xem như

bộ phận có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng quản lý Giáo dục Bộ phận vănthư thuộc trường có chức năng, nhiệm vụ sau:

- Quản lý các loại dấu của trường Cao đẳng Xây dựng số 1 theo đúng quyđịnh Tuyệt đối không để mất con dấu, không được bàn giao con dấu cho ngườikhác khi chưa có ý kiến của lãnh đạo và phải làm biên bản bàn giao Nghiêmcấm việc đóng dấu khống trên bất kỳ loại công văn tài liệu, giấy tờ nào

- Chịu trách nhiệm quản lý thống nhất các loại công văn, tài liệu, giấy tờ,

chuyển công văn theo đúng địa chỉ Những công văn đề ngoài phong bì “chỉngười có tên mới được bóc” văn thư có nhiệm vụ vào sổ, chuyển nguyên bì chongười có tên ghi trên bìa công văn.

- Những công văn do Hiệu trưởng, phó Hiệu trưởng, đều phải qua vănthư đăng ký vào sổ Tất cả những công văn giấy tờ chưa đăng ký qua văn thư mà

đã có ý kiến của cấp trên thì đều phải chuyển lại bộ phận Văn thư để đăng kývào sổ và sử lý theo quy định

- Văn thư có trách nhiệm trả lại những công văn không đúng thể thức Cácvăn bản đến đều được đóng dấu, ghi vào sổ Những loại công văn, giấy tờ

“mật”, “tối mật”, quản lý theo chế dộ bảo mật của Nhà nước

- Trước khi phát hành văn bản đi văn thư phải kiểm tra lại thể thức vănbản như: trích yếu, số, ngày, tháng, chức danh, thẩm quyền ký, nơi nhận vănbản Nếu đủ điều kiện thì làm thủ tục phát hành ngay, không để chậm quá 01ngảy Khi có ý kiến của lãnh đạo hoặc văn bản “hoả tốc” phải chuyển ngay

● Những nét chung về nhiệm vụ công tác của văn phòng

Công văn giấy tờ là một trong những phương tiện quan trọng và chủ yếu

để tiến hành và tổ chức mọi hoạt động của cơ quan Nhà nước, Đảng được coi là

bộ mặt của cơ quan và đồng thời đó nguồn tư liệu xác thực quý giá cho việcnghiên cứu về chính trị, kinh tế, xã hội, văn hóa Như vậy, công tác văn thư gắnliền với hoạt động của cơ quan, được xem là bộ phận hoạt động quản lý Nhànước của mỗi cơ quan có ảnh hưởng trục tiếp đến chất lượng quản lý Nhà nước

Văn phòng trường Cao đẳng Xây dựng số 1 đã làm tốt công tác văn thưgóp phần giải quyết công việc được nhanh chóng, chính xác đạt năng xuất chấtlượng, đúng chế độ, giữ bí mật giảm bớt được bệnh quan liêu về giấy tờ vàmuốn làm tốt công tác văn thư thì tất cả phải trải qua các khâu nghiệp vụ nhưxây dựng và ban hành văn bản, tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi, văn bảnđến, lập hồ sơ hiện hành, tổ chức và sử dụng con dấu và các trang thiết bị, dụng

cụ văn phòng phục vụ cho công tác văn thư

Trong nhiệm vụ của văn thư gồm những công tác sau:

- Công tác xây dựng và ban hành văn bản;

- Công tác quản lý và giải quyết văn bản đi;

- Công tác quản lý và giải quyết văn bản đến;

- Công tác quản lý và sử dụng con dấu;

- Công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan

2.2.1 Cơ sở khoa học.

● Khái niệm và đặc điểm của công tác văn thư

+ Khái niệm:

Văn thư là khái niệm cùng để chỉ toàn bộ công việc liên quan đến soạn thảo

và ban hành văn bản, tổ chức quản lý, giải quyết văn bản, lập hồ sơ hiện hành nhằmđảm bảo thông tin văn bản cho hoạt động quản lý của cơ quan, tổ chức

+ Đặc điểm của công tác văn thư:

Một là: Công tác văn thư mang tính nghiệp vụ kỹ thuật Để làm tốt công

tác này đòi hỏi phải nắm vững lý luận và phương pháp nghiệp vụ có liên quannhư kỹ thuật soạn thảo văn bản, lập hồ sơ… bằng phương pháp truyền thống vàứng dụng công nghệ thông tin

Hai là: Công tác văn thư mang tính chính trị cao Những nội dung của

công tác văn thư đều nhằm phục vụ hoạt động quản lý, tức là việc ban hành cácchủ trương, chính sách, các chương trình, kế hoạch công tác, tổ chức điều hànhthực hiện các nhiệm vụ chính trị của Đảng và Nhà nước nói chung, của từng cơquan nói riêng

Ba là: Công tác văn thư liên quan đến nhiều cán bộ, viên chức trong cơ

quan, tổ chức Phần lớn cán bộ, viên chức trong công việc hàng ngày của mình íthay nhiều đều làm những việc liên quan đến văn bản, tức là làm một phần việccủa công tác văn thư

Bốn là: Công tác văn thư không phải là một ngành hay một lĩnh vực hoạt

dộng riêng biệt của nhà nước hay các tổ chức chính trị, chính trị - xã hội mà lànhững công việc cụ thể liên quan đến văn bản và gắn liền với hoạt động quản lýtrong từng cơ quan tổ chức

● Vai trò của công tác văn thư

- Công tác văn thư đảm bảo cung cấp đầy đủ, kịp thời chính xác những

thông tin cần thiết phục vụ nhiệm vụ quản lý nhà nước của mỗi cơ quan, đơn vị

- Thực hiện tốt công tác văn thư góp phần giải quyết công việc của cơquan nhanh chóng chính xác, nâng cao chất lượng, đúng chính sách, chế độ, giữgìn bí mật của Đảng và Nhà nước; hạn chế được bệnh quan liêu, giấy tờ, giảmbớt những giấy tờ không cần thiết

- Công tác văn thư phải đảm bảo giữ gìn đầy đủ chứng cứ về những hoạtđộng của cơ quan Nội dung của các văn bản phản ánh hoạt động của cơ quancũng như hoạt động của các cá nhân giữ những trách nhiệm khác nhau trong cơquan Nếu trong quá trình hoạt động của các cơ quan văn bản giữ gìn đầy đủ, nộidung văn bản chính xác thì sẽ phản ánh trung thực các hoạt động của cơ quankhi cần thiết

- Công tác văn thư đảm bảo giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu, tạo điều kiệnlàm tốt công tác lưu trữ Nguồn bổ sung chủ yếu, thường xuyên kho tài liệu lưutrữ quốc gia là các hồ sơ, tài liệu có giá trị từ văn thư được nộp vào lưu trữ cơquan Trong quá trình hoạt động của mình các cơ quan cần phải tổ chức lập hồ

sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan

● Quy định của nhà nước về công tác văn thư.

Công tác văn thư là một bộ phận giúp việc cho lãnh đạo điều hành quản lýcông việc Trong mỗi cơ quan lại có hình thức tổ chức bộ phận văn thư khácnhau Để thống nhất quản lý nhà nước về công tác văn thư, nâng cao hiệu quảhoạt động của văn thư trong các cơ quan đặc biệt là cơ quan nhà nước, Chính phủ

đã ban hành nhiều văn bản pháp quy quy định cụ thể về công tác văn thư nhưNghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004; công văn số 425/VTLTNN-NVTW… Nội dung quy định về công tác văn thư bao gồm quản lý văn bản đến,quản lý văn bản đi, quản lý và sử dụng con dấu, lập và quản lý hồ sơ

2.2.2.Thực trạng tình hình công tác Văn thư.

● Công tác xây dựng và ban hành văn bản.

Trường Cao đẳng Xây dựng số 1 chủ yếu ban hành các văn bản như: Quyđịnh, Quyết định, thông báo Chính vì vậy, các phòng, ban chuyên môn, cánhân soạn thảo phải đảm bảo trình tự, thủ tục xây dựng và ban hành văn bản

Trường Cao đẳng Xây dựng số 1 rất cần thiết và quan trọng bởi vì một mặt, đảmbảo tính hợp pháp và hợp lý của của văn bản, mặt khác đây là điều kiện quantrọng quyết định chất lượng của một văn bản.

Tại trường Cao đẳng Xây dựng số 1, cho đến nay chưa có một văn bảnnào quy định cụ thể, chi tiết về trình tự, thủ tục ban hành văn bản quản lý nhànước, hầu hết các văn bản Tùy theo tính chất, nội dung và hiệu lực pháp lý củatừng loại văn bản mà có thể xây dựng một quy trình ban hành sao cho thích hợp

+ Quy trình chi tiết cho việc soạn thảo một văn bản hành chính được xâydựng dựa trên yêu cầu thực tế đặt ra đối với văn bản đó Tuy nhiên có thể kháiquát quy trình này bao gồm các bước cơ bản sau:

Bước 1: Xác định mục đích và nội dung các vấn đề cần văn bản hóa Xác

định tên loại văn bản và đối tượng của văn bản;

Bước 2: Xây dựng dự thảo trên cơ sở các thông tin có chọn lọc; hoàn

thiện bản thảo về thể thức, ngôn ngữ;

Bước 3: Thông qua lãnh đạo;

Bước 4: Xử lý kỹ thuật, ký văn bản và ban hành theo thẩm quyền quy

định Quy trình này thường áp dụng đối với các loại công văn, các thông báo,báo cáo, công điện… Cơ quan, đơn vị soạn thảo cần chú ý một số bước quantrọng có ảnh hưởng đến chất lượng văn bản (giai đoạn xây dựng và thông qua đềcương; giai đoạn tham khảo ý kiến của các đối tượng liên quan) đối với những

văn bản đặc biệt.

+ Về thể thức văn bản: Là các thành phần phải có và cách trình bày các

thành phần đó đối với một loại văn bản nhất định do cơ quan có thẩm quyền quyđịnh Nếu một văn bản mà thiếu các thành phần thì sẽ ảnh hưởng đến hiệu lựcpháp lý của cơ quan

Thể thức văn bản có tác dụng đảm bảo tính kỷ cương và tính thống nhấttrong việc soạn thảo và ban hành vản bản, đảm bảo tính chân thực và hiệu lựcpháp lý của văn bản thể hiện quyền uy và tinh thần trách nhiệm của cơ quan banhành đồng thời tạo điều kiện thuận lợi cho việc xử lý văn bản

Khi đất nước bước vào thời kỳ đổi mới, kỹ năng máy vi tính được sử

dụng phổ biến thì việc chấp hành các văn bản quy định của Nhà nước về hướngdẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản luôn phải chú trọng Đối với trườngCao đẳng Xây dựng số 1 thì văn bản, tài liệu đã thực hiện đúng với yêu cầu vềthể thức quy định của Nhà nước nhằm đảm bảo tính chính xác, thống nhất về thểthức văn bản Trường Cao đẳng Xây dựng số 1 đã thực hiện đúng quy định củathông tư số 01/2011/TT- BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội Vụhướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.

Gồm thành phần:

+ Quốc hiệu là khái niệm dùng để chỉ tên nước Ngày nay ở nhiều quốcgia Quốc hiệu vừa chỉ tên nước vừa chỉ chế độ chính trị và mục tiêu cách mạngcủa nước đó

Quốc hiệu gồm 2 dòng chữ “CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆTNAM” và “Độc lập- Tự do- Hạnh phúc” được trình bày ở góc phải trang đầu củavăn bản

Ví dụ: CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập- Tự do- Hạnh phúc

Dòng chữ “Cộng hòa xã hội chủ nghĩa việt nam” được trình bày bằng chữ

in hoa cỡ chữ 12 đên 13, kiểu chữ đứng đậm

Dòng chữ “Độc lập- Tự do- Hạnh phúc” được trình bày bằng chữ thường

cỡ chữ 13 đến 14 chữ đứng đậm được đặt canh giữa dòng thứ nhất, giữa cụm từ

có dấu gạch nối, có cách chữ

+ Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản: Là tác giả của văn bản giúpngười đọc, người thi hành văn bản nhận biết văn bản đó là của cơ quan nào banhành

Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản phải được ghi đầy đủ và đượctrình bày ở phía trên góc trái, dòng đầu của văn bản

Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản được trình bày cùng cỡ chữ củaQuốc hiệu, kiểu chữ đứng đậm, phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài

từ 1/3 đến 1/2 độ dài của dòng chữ

Ví dụ BỘ XÂY DỰNG

TRƯỜNG CAO ĐẲNG XÂY DỰNG SỐ 1

+ Số ký hiệu văn bản: có tác dụng cho việc chỉ dẫn, trích dẫn, thống kê,phân loại và tra cứu văn bản được dễ dàng

Số của văn bản là số thứ tự đăng ký văn bản tại văn thư của cơ quan, tổchức Số của văn bản được ghi bằng số Ả rập, bắt đầu từ số 01 vào ngày đầunăm và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm

Ký hiệu văn bản có tên loại bao gồm chữ viết tắt tên loại văn bản theobảng chữ viết tắt tên loại văn bản và chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức

Đối với văn bản quy phạm pháp luật thì: Đánh số thứ tự theo năm banhành cho từng loại văn bản và mỗi loại có ký hiệu riêng theo kết cấu

Số: năm ban hành/ nhóm chữ viết tắt tên loại văn bản- nhóm chữ viếttắt tên cơ quan ban hành văn bản

Ví dụ: Số 19/2012/TT - BXD

Đối với văn bản quy phạm pháp luật liên tịch thì:

Số/ năm ban hành/ nhóm chữ viết tắt của tên loại văn bản quy phạm phápluật- nhóm chữ viết tắt của tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản

Số ký hiệu văn bản được trình bày ở góc trái sau tên cơ quan ban hànhvăn bản

Từ “Số” được trình bày bằng chữ in thường ký hiệu bằng chữ in hoa, cỡchữ 13, kiểu chữ đứng; sau “số” có dấu hai chấm; với những số nhỏ hơn 10 phảighi thêm số 0 phía trước; giữa số và ký hiệu văn bản có dấu gạch chéo (/), giữacác nhóm chữ viết tắt trong ký hiệu văn bản có dấu gạch nối (-) không cách chữ

Ví dụ: Số 15/ QĐ - CDXD

+ Địa danh và ngày tháng năm ban hành văn bản: Được trình bày cùngmột dòng với số, ký hiệu văn bản và được đặt canh giữa dưới dòng chữ Quốchiệu bằng chữ in thường cỡ chữ 13, 14, kiểu chữ nghiêng các chữ cái đầu củađịa danh phải viết hoa; sau địa danh có dấu phẩy; địa danh và ngày, tháng, nămđược đặt dưới Quốc hiệu

Ví dụ: Hà Nội, ngày tháng,,, năm

+ Tên loại và trích yếu nội dung văn bản

Tên loại văn bản là tên gọi chính thức của văn bản được trình bày ở phíadưới địa danh và thời gian ban hành văn bản, cỡ chữ in hoa cỡ chữ 14, kiểu chữđứng đậm

BÁO CÁO

Trích yếu nội dung văn bản là câu văn tóm tắt nội dung của văn bản giúpcho người giải quyết, người đọc nhanh chóng nắm bắt được một cách khái quátnội dung của văn bản

Trích yếu nội dung văn bản được trình bày bằng cỡ chữ in thường cỡ chữ

13, 14, kiểu đứng đậm được ghi dưới số ký hiệu văn bản

Ví dụ: Số 05/ QĐ-CDXD

+ Nội dung văn bản: Là thành phần quan trọng nhất của văn bản toàn bộthông tin của văn bản được thể hiện, phản ánh ở nội dung văn bản Vì vậy nộidung văn bản phải đảm bảo các yêu cầu như:

Phù hợp với hình thức văn bản được sử dụng;

Phù hợp với đường lối, chủ trương, chính sách của Đảng; phù hợp với quyđịnh của pháp luật;

Được trình bày ngăn gọn, chính xác, rõ ràng;

Sử dụng ngôn từ chữ viết dễ hiều;

Dùng từ ngữ Việt Nam phổ thông;

Chỉ được viết tắt những cụm từ thông dụng ;

Phần nội dung văn bản được trình bày bằng chữ in thường; cỡ chữ 13, 14khi xuống dòng chữ đầu dòng phải lùi vào 1cm đến 1,27cm

+ Quyền hạn, chức vụ, họ và tên chữ ký của người có thẩm quyền

Chữ ký là một trong những yếu tố quan trọng của văn bản nhằm đảm bảohiệu lực pháp lý của văn bản

Trường hợp ký thay mặt tập thể thì phải ghi chữ viết tắt “TM” thay mặtvào trước tên tập thể lãnh đạo hoặc tên cơ quan, tổ chức

Ví dụ: TM TRƯỜNG CAO ĐẲNG XÂY DỰNG SỐ 1

Trường hợp ký thay người đứng đầu cơ quan, tổ chức thỉ phải ghi chữ viếttắt “KT” ký thay vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan.

Chức vụ của người ký văn bản là chức vụ lãnh đạo chính thức của người

ký Không ghi chức vụ mà Nhà nước không quy định như; Cấp phó thường trực,cấp phó phụ trách…

Quyền hạn và chức vụ của người ký được trình bày ở cuối văn bản về phíabên phải cỡ chữ 13, 14, kiểu chữ đứng đậm Họ và tên của người ký văn bản đượctrình bày ở phía dưới dấu cơ quan bằng chữ in thường, cỡ chữ 13, 14, kiểu chữđứng đậm và được đặt canh giữa so với quyền hạn, chức vụ của người ký

+ Dấu cơ quan, tổ chức

Việc đóng dấu lên văn bản phải được thực hiện theo quy định tại Khoản 2

và Khoản 3 Điều 26 của Nghị định số 110/ 2004/ NĐ- CP ngày 8 tháng 4 năm

2004 của Chính phủ về công tác Văn thư và quy định của pháp luật có liên quan;việc đóng dấu giáp lai đối với văn bản, tài liệu chuyên ngành và phụ kèm theothực hiện theo quy định tại Khoản 4 Điều 26 của Nghị định 110

Dấu đóng phải đúng chiều, rõ ràng, trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phíabên trái bằng mực đỏ tươi chỉ được đóng dấu lên những văn bản đã có chữ kýcủa người có thẩm quyền; không được đóng vào giấy trắng…

+ Nơi nhận

Là tên cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị cá nhân gửi tới Yếu tố thông tin nàygóp phần giúp cho văn thư cơ quan làm thủ tục giao nhận văn bản được nhanhchóng, chính xác vì vậy cần phải chú ý:

- Đối với văn bản chỉ gửi cho một số đối tượng cụ thể thì phải ghi tên cơquan, tổ chức, cá nhân nhận văn bả; đối với văn bản được gửi cho một hoặc một

số nhóm đối tượng nhất định thì nơi nhận được ghi chung

- Đối với những văn bản có ghi tên loại, nơi nhận bao gồm từ “ Nơi nhận”

và phần liệt kê các cơ quan, tổ chức và cá nhân nhận văn bản

- Đối với công văn hành chính, nơi nhận bao gồm hai phần: Phần thứ nhất

“ Kính gửi” sau đó là tên cơ quan, tổ chức; phần thứ hai bao gồm từ “ Nơi nhận”phía dưới từ “ Như trên” tiếp theo là tên cơ quan, tổ chức, đơn vị cá nhân có liênquan khác nhận văn bản

Nơi nhận văn bản có tên gọi được ghi ở cuối văn bản về phía góc trái vàđược trình bày bằng cơ chưc 12, kiểu chữ đậm nghiêng Sau “ Nơi nhận” có dấuhai chấm (:) Phía dưới ghi tên cơ quan, tổ chức, cá nhân nhận văn bản phần nàyđược trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ 11, kiểu chữ đứng; tên mỗi cơ quan,

tổ chức, đơn vị cá nhân được trình bày trên một dòng riêng, đầu dòng có gạchđầu dòng sát lề trái, cuối dòng có dấu hai chấm; riêng dòng cuối cùng bao gồmchữ “ Lưu” sau đó có dấu hai chấm, tiếp theo là chữ viết tắt “ Văn thư”

+ Các thành phần khác

Dấu chỉ mức độ mật: Việc xác định và đóng dấu độ mật ( tuyệt mật, tốimật hoặc mật), dấu thu hồi … được thực hiện theo quy định tại Điều 5, 6, 7, 8của Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước năm 2000

Dấu chỉ mức độ khẩn: Tùy theo mức độ cần được chuyển phát nhanh vănbản được xác định độ khẩn theo bốn mức như sau Khẩn, thượng khẩn, hỏa tốc,hỏa tốc hẹn giờ…

Về kỹ thuật trình bày thì đối với con dấu chỉ mức độ mật ( TUYỆT MẬT,TỐI MẬT, MẬT) và thu hồi thực hiện theo quy định tại Mục 2 Thông tư số 12/2002/ TT- BCA ngày 13 tháng 9 năm 2002 hướng dẫn thực hiện Nghị định số 33/

2002/ NĐ- CP năm 2000.(Bố trí các thành phần thể thức văn bản xem phụ lục 1).

* Các loại văn bản do cơ quan ban hành:

Trường THPT Xuân Đỉnh đã ban hành các loại văn bản như: Quy định,Quyết định, Chỉ thị Công tác soạn thảo đều đúng trình tự, thể thức theo quyđịnh của pháp luật hiện hành

● Quy trình quản lý và giải quyết văn bản đến.

Sau khi đăng ký văn bản đến được gắn phiếu xử lý và kịp thời trình chongười đứng đầu cơ quan, tổ chức hoặc người được đứng đầu cơ quan, tổ chứcgiao trách nhiệm xem xét và cho ý kiến phân phối, chỉ đạo giải quyết Khi người

có ý kiến giải quyết của người có thẩm quyền, văn bản được chuyển trở lại bộphận văn thư để đăng ký bổ sung vào sổ đăng ký văn bản đến Cán bộ văn thư

có trách nhiệm chuyển giao cho các đơn vị, cá nhân giải quyết căn cứ vào ý kiếncủa người có thẩm quyền Việc chuyển giao văn bản đến phải đảm bảo nhanhchóng, đúng đối tượng Các đơn vị, cá nhân nhận được văn bản đến từ cán bộvăn thư có trách nhiệm giải quyết kịp thời theo thời hạn được pháp luật quy địnhhoặc theo quy định cụ thể của cơ quan, tổ chức

+ Thực trạng thực hiện quy định quản lý văn bản đến của trường.

Quản lý và giải quyết văn bản đến có vai trò đặc biệt quan trọng, trongviệc thực hiện đúng ngay từ khâu đầu tiên( tiếp nhận văn bản đến) góp phầnnâng cao hiệu quả công việc, nắm được ý nghĩa quan trọng đó, cán bộ văn thưtrường THPT Xuân Đỉnh đã tiến hành các khâu nghiệp vụ theo đúng quy định

của nhà nước

Sơ đồ quy trình xử lý văn bản đến:

Tiếp nhận đăng ký văn bản đến

Trình và chuyển giao văn bản đến

Theo dõi đôn đốc, giải quyết văn bản

Tất cả những văn bản, kể cả đơn, thư do cá nhân, tổ chức từ bên ngoài

gửi đến trường bằng con đường trực tiếp hay những tài liệu quan trọng do các cánhân mang từ hội nghị về hoặc qua đường bưu điện…

Theo nguyên tắc của cơ chế một cửa, mọi văn bản gửi đến cơ quan từ bất

cứ nguồn nào đều phải tập trung vào một đầu mối là văn thư cơ quan

Văn bản chuyển đến cơ quan, tổ chức phải tuân theo một quy trình nhấtđịnh nhằm đảm bảo hoạt động của trường diễn ra thông suốt, có hiệu quả Bộphận văn thư của trường có trách nhiệm tiếp nhận văn bản từ nhiều nguồn khácnhau như: qua đường bưu điện, điện báo, fax, gửi trực tiếp… Khi tiếp nhận vănbản, cán bộ văn thư được giao nhiệm vụ tiếp nhận văn bản đến phải tiến hành

Tiếp nhậnPhân loại sơ bộ, bóc bì

Đóng dấu đến, ghi số, ngày

đếnĐăng ký văn bản đến

Trình văn bảnChuyển giao văn bảnGiải quyết văn bảnTheo dõi, đôn đốc giải quyết văn bản

kiểm tra sơ bộ về số lượng, tình trạng bì, nơi nhận, dấu niêm phong (nếu có),…đối với văn bản mật đến, phải kiểm tra, đối chiếu với nơi gửi trước khi nhận và

ký nhận

Đối với văn bản đến được chuyển qua máy fax hoặc qua mạng, cán bộvăn thư phải kiểm tra về số lượng văn bản, số lượng trang của mỗi vănbản….trường hợp phát hiện sai sót, phải kịp thời thông báo cho nơi gửi hoặc báocáo cấp trên xem xét, giải quyết

Sau khi tiếp nhận, các bì văn bản đến được phân loại sơ bộ và xử lý.Đối với loại do cán bộ văn thư bóc bì, nhân viên văn thư phải đối chiếu số, kýhiệu ghi ngoài bì với số, ký hiệu ghi trong văn bản và đóng dấu “đến” Trongtrường hợp văn bản có kèm theo phiếu gửi thì phải đối chiếu văn bản trong bìvới phiếu gửi, khi nhận xong phải ký xác nhận vào phiếu gửi và gửi trả lạicho nơi gửi văn bản

Dấu đến của trường được làm theo đúng quy định của Chính phủ trongthông tư số 425/VTLTNN-NVTW

Văn bản đến được đăng ký vào sổ Đăng ký văn bản đến là một bước quantrọng trong tổ chức quản lý và gải quyết văn bản đến Đó là sự ghi lại nhữngthông tin cơ bản của văn bản, tài liệu như: số, ký hiệu, tác giả, ngày tháng củavăn bản Mục đích của việc đăng ký văn bản để nắm được số lượng văn bản, nộidung và đối tượng giải quyết văn bản đến Khi đăng ký

văn bản cần phải đảm bảo rõ ràng, chính xác, không được viết tắt những cụm từ,

những từ không thông dụng.(Sổ đăng ký văn bản đến xem phụ lục 2)

Khi hoàn tất thủ tục đăng ký văn bản, văn bản đến được gắn phiếu xử lýrồi được chuyển cho cấp trên Sau khi có ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo, giải

TRƯỜNG CD XÂY DỰNG SỐ 1

Số: ………

ĐẾN Ngày: ……….

Chuyển:………