GIÁO TRÌNH TIN học văn PHÒNG tập 2 EXCEL 2013

Ribbon Quick Access Toot Ribhon Ment + Crecnat ss Tote Erte: ~ Ta cet snes ED Forenat « Sf Be DĐ 1 E6 H1 LỘ ' t ' | Sheel tab | Worksheet afea » Quick Access Toolbar Thanh công cụ t

Microsoft Excel 2013

Sau khóa học này, học viên có thể đạt được các kỹ năng sau:

Quản lý mỗi trường bảng tính

Chương Ì owe Quản lý môi trường bang tinh

Nội dung bài học:

1 Giao diện Excel

2 Tạo/mở woIkbook

3 Quản lý môi trưởng bảng tỉnh

Excel 2013 là một chương trình bang tinh (spreadsheet program) cho phép bạn lưu

trữ, lỗ chức và phân tích thông tin aa

Mỗi file bang tinh (workbook) ctia Excel co thể chứa tử một đến nhiều trang bảng tính lôi (worksheet) Ban cd thể tùy chỉnh môi trường làm việc của excel để phù hợp với mục hi

11 Giao diện Excel

Màn hình làm việc của Excel gồm có các thành phan chính như sau: » Qui

z_Ribbon Menu: nằm ngay bên dưới thanh tiêu đề của cửa số Excel, chữa các mộ

tab như File, Home, Insert, Page Layout, Mỗi tab sẽ có một ribbon tương ửng tha Riêng tab File không cỏ ribbon như các tab khác, thay vào đó là màn hình Bar Backstage view 1

> Ribbon: ld thanh ngang nằm ngay dưới Ribbon menu Mi ribbon chứa nhiều nhé nhóm lệnh khác nhau Ví dụ tab Home cỏ cáo nhóm là Clipboard, Font, lệni Alignment, Number, Styles, Cells va Editing Nhom Clipboard co cdc lénh » Vin

o_ Sự khác biệt giữa ribbon va backstage view là ribbon chừa các lệnh lâm » Sta việc bên trong một bằng tính còn backstage view chứa các lệnh liên thá che quan đến cả bảng tỉnh như tạo mới, lưu trữ,

+ Name box: hiển thị vị trí hay tên của ô hiện hành (aclive cell) Trong hinh trên 6 9 A1 là ô hiện hành

> Formula bar (thanh công thức): có thể nhập, chỉnh sửa dữ liệu, công thức

hay hàm của ô hiện hành Dữ liệu đang nhập được xuất hiện vừa trong thanh ° công thức vừa trong ô hiện hành

Microsoft Excel 2013 Trang: 2 Microsoft Excel 2

Ribbon Quick Access Toot Ribhon Ment

+ Crecnat ss Tote Erte: ~

Ta cet snes ED Forenat «

Sf Be DĐ 1 E6 H1 LỘ ' t '

| Sheel tab | Worksheet afea

» Quick Access Toolbar (Thanh công cụ truy xuất nhanh) cho phép truy xuất

xcel, chứa các một số lệnh thông dựng mà không cần chon tab từ ribbon menu Mặc định

on chừa nhiều nhấp vào nủt EE] bên phải thanh và nhấp chọn

lipboard, Font, lệnh muốn bỗ sung vào thanh công cụ

> Vùng làm việc chính của trang bảng tính (worlshset): gồm các ô (cell) được

chọn † trong 3 cách xem worksheel khác nhau

"ng hình trên ô o Normal view: cach xem | ,

mặc định, hiển thị 1 phần

ậu, công thức worksheet

ra trong thanh o Page Layout view: hién

thị worksheet theo từng trang in

o Page Break view: để bạn xem tổng quát cả

worksheet, giúp thuận lợi trong việc tạo các phân trang (page break) 11.2 A

1.1.1 Thao tac voi worksheet Để có nh

x - ` 2 làm việc b

Mi workbook chữa mặc định † trang bảng tính (worksheet), có thế thêm bao nhiêu chỉ để tại sheet tủy ý những trong phạm vì bộ nhớ của máy tính cho phép cách Sau: Một trang bảng tính có † 048 576 hang (row) và 16.384 cội (column) Cac hang co

thứ tự 1/2,3 và sé thir ty này được xem là tên hàng Các cột được đặt tên theo các (EB

ký tự trong bang chir cai A,B,C Z, sau G6 AA, AB, AZ, BA,BB, Cat cuỗi cùng có (ha tên là XFD Tên sheet nằm trong sheet tab ở góc trái dưới của cửa số Excel Nhe

the + Nhi

* Nhị sác

các Ngoài ra (

age break)

thêm bao nhiêu

in) Gace hang co

Để có nhiều không gian hơn cho man hinh r

lâm việc bên dưới bạn có thể thu nhỏ Ribbon, |

chỉ để lại các thực đơn bằng một trong các cách sau: jon Click at He lop

ato shoy it ị

+ Nhap vao nat Collapse the Ribbon

( nằm ở góc phải dưới của Ribbon | Show Ribbon teh only Click 2 (hay nhân Ctrl+F1) : sah to show Whe command:

+ _ Nhấp phải tại Ribbon va chon Collapse : the Ribbon

+ _ Nhấp đổi tai tab hiện hành

+ Nhap vao nut Ribbon Display options © va chon lệnh Show Tabs trong danh

sách vừa xuất hiện

Để khôi phục lại Ribbon, bạn có thể dùng † trong các cách sau:

+ _ Nhấp vào một trong các tab để hiển thị Ribbon rdi nhap vao nut Pin the Ribbon

ở góc phải dưới của Ribbon ( hay nhân Chi+F1)

+ _ Nhấp phải vào tab rỗi bỏ chọn lệnh Collapse the Ribbon

+ Nhấp vào nút Ribbon Display options El và chọn lệnh Show Tabs and Commands

Để tùy biển cdc tab va các nhóm lệnh trên ribban

+ - Nhấp tab File, chọn lệnh Options + _ Hộp thoại Options xuất hiện, chọn lệnh Customize Ribbon Ban có thể thêm các tab vào thanh tab, hoặc loại bỏ/thêm các nhóm lệnh của ] tap vào ribbon

Ngoài ra để tránh ribbon phải chữa quá nhiều tab, Microsoft đã sắp xếp một số tab chỉ

xuất hiện túy theo ngữ cảnh (context) trén ribbon sau khi bạn chèn hoặc thực hiện một việc gì đỗ Những tab nay được gọi là tab cảm ngữ cảnh (conlexi-sensilive) VÌ

dụ khi chèn một đồ thị vào worksheet sẽ có 2 lab phụ xuất hiện là Design và Format,

để cưng cấp một số lệnh cần dũng cho đồ thị vừa vẽ

12 Tạo/mở workbook

Các file trong Excel được gọi là workbook Gó thể bắt đầu với một workbook trắng

(blank workbook) hoặc với một workbooi theo mẫu thiết kế sẵn (Iemplale) - hoặc mờ

' + Workbook mới không cô định dạng gì đặc biệt tên gọi là Book1 sẽ xuất hiện

+ Tao workbook ttt mau thiét kế san (template)

Mẫu (template) là một bảng tỉnh đã thiết kế sẵn bạn có thể dùng dé tao nhanh một Lảd 1

workbook Cac mau thường chữa sẵn một số định dạng tùy chọn và công thức định Di chuyể

nghĩa sẵn, vì vậy các bảng lính này có thể tiết liệm được công sức và thời gian khi ;

+ Tw man hinh backstage, chọn lệnh New Nhiéu template xuất hiện bên dưới : x

tuy chon Blank workbook

+ Chon mat trong cdc template, man hình xem trude (preview) xuat hién cung % Dicht

với thông lin phy vé template Nt

+ Nhap nut Create dé tao workbook tw template vira chon ty Nếu không có templale nào phù hợp, bạn có thể dò tìm templale từ các loại »> Dich

(category) khác hay dùng thanh dò tim (search bar) để tìm mẫu theo ý muốn + NI + Để mở một workbook cô sẵn: + Nt

+ Trong màn hinh backstage, chon lệnh Open m + Chọn nơi chứa file cần mở theo một irong các tùy chọn sau: > Chuy

ø_ Recent Workbooks: hiển thị tất cả các workbook đã được dùng gan đây, oN

kể cả những file được lưu vào OneDrive > Chuy

ø OneDrive(đám mây): hiển thi cdc workbook trên OneDrWe Nhấp vào ‘Ni nut Browse va chon tap tin can me » Chuy

o Computer: cac file được lưu ngay trên máy tỉnh *> Chuy ‘NI

Trang: 8 Microsoft Excel:

Microsoft Excel 2013.

và thời gian khi

{ hiện bên dưới

1.3 Quan lý môi trường bảng tính

Mỗi file bang tinh (workbook) chira mét $6 trang bảng tính (worksheet), mặc định là †

trang Có thể tuy biến nhiều chức năng và cửa số làm việc của Exeel để phụ hợp với

môi trường và mục đích công việc của người dũng

1.3.1 Di chuyển bên trong trang bảng tính

Di chuyển bên trong mét trang bảng tỉnh bằng một trong các cách sau:

© Ding cdc phim hay tỗ hợp phím trên bàn phim

e Xacdinh 6 (cell) hay day 6 (range of cells)

ø _ Xác định thuộc tính của ô cần chuyển đến trong hộp thoại Go To Special

Di chuyển một ô

+ _ Nhân † trong các phim mũi tên để chuyển lên/xuống hay sang trái/phải một ô

tử ô hiện hành

Di chuyển một trang màn hình + Nhắn phim Page Up/Page Down để chuyển lên xuống mội màn hình + Nhấn phim All+Page Up/Alt+Page Down để chuyển sang trải hay sang phải

một mân hình

Chuyển đến biên của vùng dữ liệu hiện hành + Nhân Cừl+ phim mũi lên

Chuyển nhanh đến 6 không trồng (nonblank) kế tiếp

+ - Nhắn giữ phím End sau đó nhắn phím mũi tên

Chuyển đến đầu hàng (row) hiện hành + Nhân phím Home

Chuyển đến đầu trang bảng tính

+ Nhân CtrlrHome @ conser eves

r Chuyén đến vị trí xác định tates + Tại ribbon ctia tab Home, trong nhom Editing, chon nuit Find & Select va chon canon

Go To, nhập vào 1 ô, dãy ô, hay tên dãy trong hộp Reference rồi nhẫn nút OK

» Chuyén đến một vị trí có thuộc tính xác định

+ Tại ribbon cla tab Home, trong nhóm Editing, chon nut Find & Select\Ge To

Special Trong hộp thoại Go To 8peoial, nhấp vào thuộc tính muễn dò tìm rồi

+ _ Hoặc trong hộp thoại Go To 8pecial, nhấp vào Last cell rồi nhan OK l4 Lưu

1.3.2, Tuy bién 3 y bién mdi trvong Exce môi trường Excel Excel 2013

Bạn có thể tuy biến nhiều tính năng của Excel từ hộp thoại Oplions Hộp thoại này may tinh ca

dwoc chia thành nhiều trang, mỗi trang cho phép cai đặt tử các chức năng chung đến workbook ct

cáo chức năng đặc biệt như tính toán, bảo mật,

¬ | ` 14.1 Lé

Trong đỏ, các tuy chọn đề túy biên môi trường làm việc của Excel đều tập trung ở 2

trang Advanoed và Formulas Excel cung

+ Trang Formulas: cho phép xác lập các tỉnh năng về tính toán, công thức và tương tự nh

kiểm tra lỗi tự động + Save:

+ Trang Advanoed: cho phép xác lập nhiều lính năng lên quan đến việc chỉnh nay tl

sửa, hiển thị dữ liệu dau, ci

aie 3 ›— 9aV6,

1.3.3 Xác định các thuộc tính của workbook tí

Trước khi phan phoi workbook, có thể bạn muốn đính kèm các thuộc lính vào cần 1

workbook sao cho file của workbook dễ dàng nhận diện được trong bất kỳ hộp thoại sao duyét file nao nhu File Explorer, Open Thuộc tính thông dụng nhất là keywords và work được gọi là tags trong cửa số duyệt file hành Bạn có thể đính kèm các thuộc tỉnh ciia workbook trong thanh Document Information van gi

+ Để hiển thị và chỉnh sửa thuộc tính của workbook gốc |

+ Nhấp chon tab File\info lệnh

+ ˆ Trong trang lnfo, nhấp vào mục Properies, rồi chon Show Document Panel chỉ c + Thanh Document Information xuat hién ngay bén dưới ribbon tên fl

+ˆ Đưa vào bất kỷ thuộc tính nào bạn muốn liên kết đến workbook th tf ác

sao

» Cách Ì tỉnh:

Microsoft Excel 2013 Trang: 8 Micrösoft Excel 201

& Select va chon

© becerent teenerties 7 lester: x1 k

Auher: Tabet Es2al Teyweddrt

{ lf ]í if

Category ướt accents

+ Đã hiển thị thuộc tỉnh của file Excel trong các trình duyệt file Explorer

* Chon cach xem DetailsNéu cột Tags chưa hiển thị, nhấp phải tại bất lở tiêu đề

cột nào và chọn lệnh Tags trong thực đơn vừa xuất hiện

1.4, Lưu workbook

Excel 2013 cho phép tuu workbook voi nhiéu tay chọn kháo nhau: lươ cực bộ trên

may tinh cả nhân hay lưu trên đám mây Ngoài ra bạn có thể xuất hoặc chia sé

workhook cho các người dụng khác trực tiếp từ Excel

1.4.1 Lénh Save va Save As

Excel cung cấp 2 cách lưu file khác nhau: Save va Save As Gac tury chon nay tuy

lương tự nhau nhưng có † vài điểm khác biệt cần lưu ÿ:

* Save: khi tạo hay chỉnh sửa workbook, lệnh Save để lưu lại các thay đổi Lệnh này thường được người dùng sử dụng thường xuyên Khi lưu bảng tính lần

đầu, cần chọn tên file và nơi cần lưu trữ Các lần lưu sau đó, mỗi lẫn chọn lệnh

Save, bang lính vừa được chỉnh sửa sẽ được lưu vào cũng lên file và cùng vị trí

+ Save As: khi

ean tao bản

sao của workbook hién hanh trong khi

van git? lal ban gốc Khi ding

+ _ Chọn lệnh Save hoặc lử Quick Access Toolbar hoặc tử tab File

+ — Nếu lưu file lẫn đầu, thanh Save As sẽ xuất hiện trong Backslage view, cho

phép chọn nơi lưu file Gó 2 tùy chọn nơi lưu file:

ø_ Gomputer: để lưu workbook trên máy tính

o_ OneDriwe: để lưu workbook lên đắm mây

Khi file được lưu lên đám mây bạn có thể truy xuất file tử bất ky dau va dé dang chia

sẻ với mọi người Nêu chưa đăng ký sử dụng OneDrive của Miorosoft, bạn nhấp vao

nut Sign In để đăng ký Việc lưu bảng tính lên đám mây cũng tương tự như lưu trong

đĩa cửng, nhấp nút Browse rồi chọn vị trí và gõ tên file cân lưu

14.2 Sử dụng chức năng AutoSave

Excel tự động lưu lại workbook vảo folder tam trong lúc bạn đang làm việc với

woribook Nếu bạn chưa lưu lại các thay đổi má Excel bị lỗi phải khởi động lại, bạn

cò thể khôi phục tại file bằng chức nắng AuloRecover

Mặc định, Excel tự động lưu file sau mỗi 10 phút Với những chỉnh sửa chưa đủ 10

phút, Exoel sẽ không tạo phiên bản autosaved (bản lưu tự động)

>~_ Đề sử dụng chức năng AuloSave

+ Chon file\Options

+ Chọn trang Save, đảnh dấu chọn vào các

mục Save AutoRecover Information every Document Recovery

40 minutes, Keep the last autoSaved | word has recovered the following files

version if | close without saving Sava the anes you wish to keep

~ Tự động khôi phục bảng tinh Available Files

+ Khi khởi động Excel, nếu có phiên bản GE] sample (Original

aulosaved do lần sử dụng trước đó bị lỗi, Version created last time |

thanh Document Recovery sé xuat hién

+ Trong hop Available Files !a danh sách các eB Open =

file can khôi phục Nhấp vào file và chọn a

một trong các tuy chọn Open, Save As hay 2¢ Delete

Delete Show Repairs —

14.3 Xuất bảng tính thành các

dạng file khác

Mặc định, workbook được lưu thành file dạng

xisx Tuy nhiên, có những lúc bạn cần sử dụng

các loại file khác chẳng hạn PDF hay Excel 97-

2003 Việc xuất workbook thảnh các dạng file

@ Which file do want to save?

khác được thực hiện dễ dáng trang Excel

Microsoft Excel 2013 ““ Trang: 1

l5 Cl

Trong Ex cộng tác

hiện dễ d OneDrive

+ Nhị

+ Tha tùy:

Microsoft Excel 2

«stage view, cho

+ Nhap vao tab File\ Export

* Chon Create PDF/XPS néu mudn xuat ra file PDF hay chon Change File Type nếu muốn xuất ra các dạng file khác

+ _ Hộp thoại Save As xuất hiện cho phép chọn vị trí nơi bạn mudn xuat workbook,

gõ tên file vào hộp file name rồi nhấp vào Publish

+ Nhấp vào tab File, chọn lệnh Save As

+ _ Hộp thoại Save As xuất hiện Chọn loại file muốn lưu trong hộp Save as type

Sau đỏ chọn vị trí cần lưu và đặt lên cho file Mặc định Excel chỉ xuất

worksheet hiện hành Nếu ban

muễn lưu tất cả worksheet thanh file PDF, nhap nút Options trong

hộp thoại Save as rồi nhấp chọn

muc Entire workbook

|| Include ron: printing information

Create a PDF/XPS Document

5 Croserves layout formatting foots, and images

B Content cant be easily changed

8 Fteaviewert se avaiabte on thevieh

[Peon

| im + ClBaed Tan 4

o lavite People: là tủy chọn mặc đính, cho phép mời những người mả bạn Nếu: muốn họ xem va chỉnh sửa workbook ` The

o Geta Sharing Link: cho phép bạn một liên kết (link) để dùng link đó chia sẻ workbook với mọi người / ‹

© Post to Social networks: ban cé thé day link workbook của bạn đến bất

kỳ mạng xã hội nào đã kết nối với tài khoản Microsoft của bạn như

Facebook hay Linkedin

o Email: cé thé chia sé workbook thông qua việc sử dung thu tin Microsoft

Outlook

1.6 In workbook

1.6.1 Sắp xếp trang in ree ¡ni

Trước khi in hay xuất file PDF, bạn cần sắp Xếp workbook bang các lệnh trong tab Bow Page Layout Cac sap xếp bao gồm hưởng giấy ín, kích cỡ lề, tiêu đề trang in, và Sol cách phân trang Print

Để dễ nhìn thấy được kết quả của việc sắp xếp worikbook, nên chọn cách xem là H q

+ Hoặc chọn lệnh Page Layout từ tab View h + Chọn cỡ giấy (Size); Có nhiều cỡ giấy khác nhau cho phép bạn chọn dé in bang Ũ

* Chon tab Page Layout, chon lénh Margins nhau:

+ Chọn kích cỡ lề đã định nghĩa sẵn tử thực đơn kéo xuống hay chọn lệnh ngang ( Custom Margins néu mudn tao kích cỡ lề đặc biệt, oC

> Tao tigu dé in (Print Titles) x

t

Microsoft Excel 2013 Trang: 12 Microsoft Excel

người mả bạn Nếu worksheet cd tiêu a8 (litle heading) thi ligu dé này thường chỉ được in ở trang

đầu tiên Để liêu đề này được in lặp lại ở các trang in, bạn có thể dùng lệnh Print Titles nhy sau:

+ Nhap chon lénh Print Titles ti tab Page Layout

* Hộp thoại Page Setup xuất hiện, bạn có thể chọn hang hay cột muốn lặp lại

š dũng link đỏ

ia ban đến bắt 6 tat cd cdc trang ,

của bạn nhự o H6p Rows to repeat at top: xác định các hàng muốn lập lại ở đầu

ác lệnh trong tab Rows to repeat at top:

ưu để trang in, và COMMA Ta TEpERT aC TE

Print

C) sridtines Comments:

[ack ad wie Cell errors as: | displayed

Cl ovat quatity kh ctnesanene (C1 Row and cofumn headings

hon: Landscape > Tao cdc phan trang (Page Break)

Nếu muôn in các phần khác nhau của workbook trong những trang riêng biệt, bạn cho chè hal

thể chèn các phân trang INSERT Ƒ PAGELAVOUT i FORMULAS ĐATA REVIEW

!), đầy (Bottom), (page break) vào các sheet = ị

Có hai loại phân trang khác lữ ae Ẽ Bh} Ea 5 \

Background Print nhau: Vertical (doe) va Margins Orientation Size Print mi

hay chọn lệnh ngang (horizontal) - * Areas he: Titles | PS

, “Page Setup; insert Page Break

+ Chuyển sang cách Ị 5 | |

xem Page Break a RemovePageDresk

' bằng cách nhấp Reset All Page Bre:

chon nut Page Break Preview trong thanh trạng thái (status bar) hay chọn lệnh

Page Break Preview trong nhĩm Workbooks view cila tab View

+ Chon hang nam phia duoi hang ban muốn phân trang Ví dụ nếu bạn muỗn

chèn phân trang vào giữa 2 hai hàng 28 và 29, bạn chọn hàng 29

+ - Nhấp vao tab Page Layout, chọn lệnh Breaks, rdi chon Insert Page Break trong

thực đơn kéo xuống

+ Đường thẳng màu xanh đương đậm (dark blue line) xuất hiện đánh đấu vị trí

phân trang

Néu workbook đang ở cách xem Normal, thì đường phân trang bằng tay được

biểu diễn bằng đường màu xám (solid gray line) và đường phân trang tự động

được biểu diễn bằng đường đứt nét (dashed line}

+ Điều chỉnh hay bỏ phân trang

Bạn khơng thể xĩa phân trang mả Excel tự động thêm vào (được biểu diễn bằng

đường đút nét) nhưng bạn cĩ thể xĩa các đường phân trang được chèn bằng tay

(được biểu diễn bằng đường liên nét) trong cách xem Page Break View

+ Chon cach xem Page Break View Ũ

+ ˆ Thực hiện một trong các việc sau:

ò_ Để xĩa phân trang dọc, chọn cột bên phải đường phân trang muốn xĩa

o Để xĩa phân trang ngang, chọn hàng nằm bên dưới đường phân trang

muốn xĩa

* Nhap chon tab Page Layout, nhấp vào Breaks\Remove Page Break

Bạn cĩ thể xĩa phân trang bằng chuột bằng cách drag đường phân trang bằng tay ra

ngồi vung page break preview `

1.6.2 Tao header va footer

Wotkbook khi in ra sẽ dễ đọc và cĩ về chuyên nghiệp hơn nếu bao gồm cả header

và footer Header fa phan chu thích xuất hiện trong phan 18 dinh (top margin) va

focter là phản chủ thích xuất hiện trong phản lề đáy (bottom margin) Các chứ

thích này thường chứa thơng tin về số trang, ngày tháng, lên workbook,

© Canhidu cách dé hién thi header va footer:

o Chon cách xem Page Layout

o Chon tab Insert, chon lgnh Header &Footer trong nhom Text Vung Header

va Footer xuất hiện ở đầu và cuối mỗi trang in Mỗi vúng gồm cĩ 3 ơ chữ

nhật Left, Center và Right

+ Tab Header & Footer Tools xuất hiện trên ribbon Bạn cĩ thể dùng các lệnh

trén ribbon dé tao hay chinh siva header va footer

san) hay chọn lệnh

w

1ụ nêu bạn muỗn

329

Page Break trong

an danh dau vj tri

g bang tay được

+ - Nhấp tab File Backstage view xuất hiện

+ - Chọn lệnh Print, trang Print xuất hiện như hình bên dưới

Print

Print Active Sheets

‘Only print the active sheets Print One Sided v 2} Only print an one side of th

(No Seating 10a _ Print shaets at thelr aclust sire

Nếu chỉ muốn in một phan trang bang tinh, ban có thể xác định các trang cần in hay

: vung in (print area) Sau khi xác định vùng in của trang bảng tính, bạn có thể bổ sung thêm các day 6

khác vào ving in Nếu dây ô liền kề nhau thì nó sẽ trở thành một phần cúa vùng ín

ban dau; Néu day 6 không liền kể sẽ nó trở thành vũng in khác và được in trong một trang khác Bạn cũng có thể xóa các dãy ö khỏi vùng in

Nếu không muốn in trong vũng in, bạn có thể xóa hẳn vũng in này hay tạm thời không biết đến vũng in này bằng cách chọn túy chọn khác để in

+ Print Entire Workbook: in ca workbook

+ Print Selection: chi in ving duge chon

> In todn bG workbook:

+ Ghọn máy in thích hợp trong hộp Prinler

+ _ Đựa vào số bản cần Ín trong hộp Copies

+ Chon cae toy chọn phụ khác trong vũng Settings, riêng hộp Print range

chọn mục Print Entire Workbook

> Incac sheet hoạt động:

Một sheel được xem là hoạt động khi nó được chọn Mặc định sheet hiện hành

là sheet hoạt động Để chọn nhiều sheet hoạt động, nhấp vào sheet đầu tiên

trong tab sheet, nhân giữ Củ rồi lần lượt nhấp vào các sheet muốn chọn

+_ Chọn lệnh Print từ tab File

+ Trong hộp thoại Print, chọn tùy chọn Print Aclve Sheets lừ thực đơn kéo

xuống của Print Range

» Xée dinh vung in (print area)

bạn hình dung được ö nảo sé duge in R s5 it! y

+ _ Ghọn các ô muốn in El Normal Wargins +

+ Nhdp vào thực đơn Page Layout, chọn Left 0.7" Righb 07"

PrintArea/ Set Print Area

Sau khi đã xác định vùng in, mặc định tùy

chon Print Active Sheets sé in vung in thay cho

toàn bộ sheel hoại động, Nếu muốn in như

mặc định cả sheet hoat động, chọn tùy chọn |Ƒ + T] FitSheeton One Fage

Ignore Print Area trong vùng Setling của lệnh oie et thay fits

No Scaling in

Bw Print sheets at their actual size

Print gre, FItAll Columns on One Page

> Cogiän nội dưng cần in re ede that itis

Nếu nội dung cần in không nằm tron trong mội | ø„ : „KHẢ độ mm CSE shrink the printout Ht Ali Rows on One Page so that itis

trang in, bạn 06 the dung Sác tủy chọn Scale |W" one page high

hay Page Margins đề sắp xép nội dung in Custom Sealing Options

+ Trong trang Print, chon mét trong cac

tuy chọn tứ thực đơn kéo xuống Scaling

o_ Fit Sheeton One Page: thu nhỏ vùng cần in vào trong cũng một trang

o Fit All Columns on One Page: thu hẹp vũng Ín sao cho tất cả các cột của

bảng tính nằm vừa bê rộng trang in

Fit All Rows on One Page: thu hẹp vùng Ín sao cho tất cả các hàng của

bang tinh nằm vữa chiều cao trang in

1.6.4 Thay ddi ty 1 in

Néu ap dung a

can in cho k nay chi co t man hinh lat

@&tto: page(s) wide by fz Eta

Print quatity: | ‘ ly]

First page number:

a] Cae ])

* Trong ving Scaling, cé 2 cach để điều chỉnh tỷ lệ in:

o_ Hoặc nhấp chọn nút Adjust to và thay đổi phần trăm kích cỡ in sơ với kích cỡ gốc

ø_ Hoặc nhấp chọn nút Fit lo, xác định số trang theo chiều ngang và chiều doc ban mudn in worksheet

Microsoft Excel 2013 Trang: 17

Bài thực hành 1

thêm chuỗi "My" trước tên file

4 Me workbook PopulationData, thực hiện các yêu cầu sau:

+ Chuyển đến ô J6 của worksheet NTS03

+ Chuyển đến ô đầu tiên chứa comment

z Chuyển đến dãy ô có tên là US_2008

+ Chuyển đến ô cuối cùng trong wortsheet

chỉ in 2 cột B và € với các đường lưới (gridlines)

chỉ các cột tử A đến D xuất hiện trong trang đầu tiên

`

trang

trang với cỡ giấy là letler

a Binh dang sao cho tắt cả nội dung sẽ in trên 2 trang giấy cỡ A5

« Binh dạng sao cho tất cả nội dung sẽ in ở tỷ lệ 50% kích cỡ thực

6 Tùy biến môi trường làm việc

magazine va advertising Kiểm tra kết quả

hiển thị cầu trúc của công thức

han Enter,

View

Các file thực hành nằm trong folder ExcelObjectvef Nếu muốn lưu kết quả bai

thực hành, bạn nên lưu thành file mới cũng folder có tên giống tên file cũ nhưng có

2_ Mở workbook PrintArea, xac lap worksheet co tan SalesByCategary sao cho

3 Mé workbook PageBreaks, trong worksheet có tên Orders chèn phân trang

(page break) trước hàng 31 Sau đó xem lại phân trang và bảo đảm sao cho

4 Mở workbook HeaderFooler, lạo header hiển thị trên tất cả trang của

worksheet tén Orders ngoại trữ trang đầu tiên Vùng bên trái của header đưa

vào ngày hiện hành, vùng giữa đưa vào tên workbook, vùng bên phải đưa

vào số trang Quay về lại cách xem Normal, rồi thay đổi vùng giữa của header

để phản ánh tên của workeheet thay cho lên workbook Xác lập phần in của

workbook sao cho số trang in ở phân đáy của mỗi trang thay vì nằm ở đầu

5 Trong workbook Layout, thực hiện các yêu cầu sau trong worksheet JanFeb:

« Định dạng sao cho tắt cả nội dung sẽ ín theo hướng nằm ngang trên 2

» Mở workbook Properties, đính kèm 2 tir sau vào keyword của Properfies:

»_ Xác lập Excel sao cho bồ qua không dùng chức nang AutoComplete khi gõ

công thức, Thử kiếm tra bằng cách gõ vào =8UM( vào 1 ô bất kỹ của

workgheet va kiém tra hop AutoComplete khong xuất hiện mà chỉ có tooltip

s Xác lập Exoel để chuyển sang ô kế liếp là ô bên phải khi bạn nhắn Enter

Thử kiểm tra bằng cách gõ nội dung vao 1 6 bắt kỷ trong worksheet và

ø Bỗ sung tab Developer trén ribbon Kế liếp gỡ bỏ nhóm Macros khỏi tab

® Mac dink nut Quick Print kh6ng hién thj trén ribbon cla bat ky thực đơn

na

củ

kt

bi tit

m lưu kết quả bai

!n file cũ nhưng có

‘Category sao cho

¡ chèn phân trang

bảo đảm sao cho

lat ca trang cha

3Ï của header đua

Ang bên phải đưa

g giữa của header

i lap phan in của

nao Ba sung nit nay vao Quick Access Toolbar, dat nd nam bén trai nhal

của thanh và đặt đường phân cách (separator) giữa nủt mới với cae nut khác trên thanh

® Ty bién thanh Quick Access Toolbar cho riéng workbook hién hanh bang

cách bổ sung thêm các nút để chèn hình anh (picture), 46 thj (chart) va

bang (table), Thay đổi để thanh Quick Access Toolbar nằm bên dưới

ribbon ,

® Bo tat cd ty bién vira thục hiện trong hộp thoai Options, ribbon va Quick

Access Toolbars

Câu hỏi ôn tập

4 Một workbook của Excel là lập hợp của các

a Worksheet

b Chart

c Worksheet va Chart

d Worksheet va table

2 Formula bar ding dé hién thi:

a Cac hang và cột tạo nên bảng tỉnh

b Cac nit view va Zoom

c Giả trị hay công thức trong 6 hiện hành, cho phép nhập hay chỉnh sửa

dữ liệu trong ô hiện hành đó

d Gác nút lệnh tương ứng với các hàm thông thường được dùng trong bảng tỉnh

3 Chế độ cho phép hiển thị nhiều nhất có thể số ô của bảng tính trên

man hinh và nội dung của bảng lính được phân trang

a Page break preview

8 Mac dinh con tré 6 (cell pointer) di chuyén xuống ô kế dưới khi nhân phím Enler

Để thay đổi xác lập này bạn dũng t

ng viên đệm bao quanh ô

dùng nhập vào và được phân biệt bởi đường

d Nằm trên thanh công thức (Formula bar)

40 Khí bất đầu gõ 4 vai ký tự đầu vào 1 ô mã trùng với giả trị text của 1 ô trước đỏ

trong cũng 1 cột, Excel tự động hiển thị đầy đủ nội dung text cho ô đang gõ Chức

năng được gọi là:

>» Numbe: (right-al dang) tl

11.1 Ð

Excel mặc ¡

«Bate + Hỗn

ại hàng đỏ

"hắn phím Enter

! biệt bởi đường

sda 1 ô trước đô

) đang gõ Chức

Trang: 20

Chương l|

Nhập liệu bảng tính

Nội dung bài học:

1 Các kiểu dữ liệu

2 Tạo dữ liệu trong mội ô

3 Sử dụng chức năng Auto Fil

4 Tạo vả sử dụng siêu liên kết (Hyperlink}

Bạn có thể tạo một trang bảng tính từ đầu hay dân (paste} dữ liệu cỏ sẵn từ mot file

khác Khi tạo dữ liệu tứ đầu, bạn có thể nhanh chóng tạo một lượng lớn dữ liệu bằng cách điền chuỗi dữ liệu số hay vừa số vữa kỷ tự Excel còn hỗ trợ các loại siêu liên

kết khác nhau từ các ô hay các đối lượng bên trong hay bên ngoài workbook Chương này sẽ hướng dẫn cách thao tác tạo, chỉnh sửa định dạng và tạo dữ liệu cơ bản cho các ô trang bảng tính, đồng thời tạo và chỉnh sửa siêu liên kết (hyperlink)

lI.1 Các kiểu dữ liệu

Mọi dữ liệu được nhập vào bảng tính chỉ thuộc một trong 2 loại sau:

>_Texf (còn được gọi là label): mặc định được canh trái (lelt-aligned) Nếu bẻ rộng

cội không đủ hiến thị, thì dữ liệu Text sẽ hiển thị lắn sang ö kề phải nêu ô này

trồng hoặc phần thừa sẽ không được hiển thị

> Nưmber( còn được gọi là value hay numeric entry): mặc định được canh phải

(right-aligned)_ Nếu bê rộng cột không đủ để hiển thị dữ liệu số (bao gồm cả định dang) thì Excel sẽ hiển thị chuỗi ###### cho đền khi bạn mở đủ bề rộng cột

I.1.1 Dữ liệu Text

Excel mặc nhiên xem dữ liệu nhập vào là Text trong các trường hợp sau:

+ - Bắt đầu với 1 chữ cái hay dầu chấm

+ - Hỗn hợp vừa chữ cái và số bắt kể bất đầu là số hay chữ cái + _ TẤI cả dữ liệu số có chứa dâu không phải dấu phẩy (,), dấu chấm (} và dấu

gạch chéo (/)

Nếu dữ liệu số có dấu chéo (J) hay dấu (-) thích hợp, thì Excel sẽ chuyển đổi dữ liệu thành ngày (date) Ví dụ nếu bạn nhập 1/12/14, Excel sẽ tự động chuyển đổi thành ngày và hiển thị 1712/2014

Nếu muốn nhập số như text, phải đặt dấu nhảy đơn (} ngay trước chữ số đầu liên VÍ 7 + Để

| wie an Es nháy) Thay vào đó, một tam giác xanh nhỏ » pak

¬ RK xuất hiện ở góc trái trên của ô và 1 biểu + Bat

} Convert XX ta 20XX j : ‘ he yes ˆ A Ị

| .| tượng cảnh báo xuất hiện ngay bên trải ị

Ignore Eror Khi bạn nhấp vào biểu tượng này, thực I2 Tại

| Editin Formula Bar đơn với các tủy chọn cho phép biến đổi về ,

| BrorGheck lại ngày hay vẫn giữ nguyên dạng text Bat ky thé

(chan muc Ignore Error) chia cac |

oe og Co nhidu « 11.4.2 Dữ liệu số dữ liệu the

Dữ liệu số có thế được cha thành 3 loại Sau: 11.2.4 N + Number (s6) do bạn nhập vào Có thể nhập cũng với các ký tự như + - 0 §

% Để nhập số âm có thể dùng dấu trử - hay cặp ngoặc đơn (J Ví dự: số -B3 Dỡ liệu xu

hay (53) : 6 dang nt

+ Number được tạo ra tử công thức ị hoặc nhất các phím

ngày số 1, Exoel lưu trữ ngày như 1 số tuần tự cách ngây gốc (1/1/1900 hay - Các chức

2/1/4804) Ví dụ ngày 15/12/2014 sẽ được Excel sẽ lưu trữ như: số 41888 ị người dat

Bạn có thể thực hiện các phép loán số học trên dữ liệu ngày Để nhập trực tiếp ngày ' khác của :

vào công thức, bạn phải đặt ngày trong cặp nháy đôi, vị dụ ="12/6/14" — "MBH4" ị > Đšch

Thời điểm trong ngày được lưu trữ như số thập phân với 0.0 để chỉ 12 giờ đêm j + Che

(12:00 midnight) va 0.999 để chi 11:59:59 pm : + Tại

Go hai dạng ngày giờ hiện hành là ngày giờ lĩnh (static date and time) va dong * Chi

(dynamic date and time} ị + Tại

> Để chèn ngày giờ lĩnh: ngày giờ lĩnh là ngày giờ sau khi được chèn vào không i che

thay đổi cho dù worksheet được tính toán lại hay được mở i > pada + Ba chén ngày hiện hành: nhân Ctrl+; : + Ch + Dé chén gid’ hién hanh: nhan Ctrl+shift+; i + Ch

Microsoft Excel 2043, Trang: 22 Microsoft Excel 2¢

II.2 Tạo dữ liệu ô

Bắt kỳ thông tin gì khi đưa vào bang tinh đều được lưu trừ trong các ô Mỗi ô có thể

chữa các kiểu dữ liệu và định dạng khác nhau

Có nhiều cách để tạo dữ liệu trong một ô, hoặc nhập dữ liệu trực liếp, hoặc cất dân

dữ liệu theo nhiều túy chọn khảo nhau, hoặc điền dữ liệu tự động

II.2.1 Nhập dữ liệu trực tiếp

Dữ liệu xuất hiện đồng thời cả trong „_

ô đang nhập và cả trên thanh công [a -] :

thức Sau khi nhập xong dữ liệu, `

hoặc nhắn OK hoặc dũng † trong - các phím mũi tên để kết thúc và chuyển sang õ liền kề

Các chức năng cụt, copy va paste trong Excel thuc sy thông dụng và hầu như mọi

người đều biết và sử dụng Nhưng hiểm khí người dùng biết các tính nang hiệu quả

khác của các chừc năng này để tiện lợi hơn trong thao tác dữ liệu

>_ Để chuyển hảng thành cột ‘

* Chon hàng hay cột bạn muốn chuyển

+ - Tại lab Heme trong nhóm Clipboard, nhấp chọn nút Copy (Ctrl-C)

* Chon 6 ma ban muốn chứa giá trị đầu tiên của dữ liệu cản chuyển đổi

+ Tai tab Home trong nhém Clipboard, chọn nút Transpose igh trong các tiy chọn khác nhau của nút Paste

> Dé dan két quả công thức từ một dãy ô này sang dãy ô khác

+ Chọn day ô chữa công thức và copy vào bộ nhớ + - Chọn ô mà từ đỏ bạn muốn sao chép giá trị đầu tiên

Trang; 22 Microsoft Excel 2013 Trang: 23

Dé tat ct

ay

, Tà của ngHề

+ Chọn tủy chọn Values “t2 của nút lệnh Paste AutoCon

>_ Để cộng, trừ, nhân hay chia các giá trị trong hai dãy dữ liệu

+_ Chọn dãy dữ liệu thử nhất copy vào bộ nhớ 1.3 2

+ Chon 6 dau tién ctia day di liệu thử hai ~ dãy chứa các số bạn muốn cộng Bạn có thêm, nhân với hay chia bởi các số trong dãy dữ liệu thứ nhất hay trừ đi từ dãy an co ử

+ - Chọn lệnh Paste 8pscial trong danh sách các tùy chọn của lệnh Paste ee bang + Trong vung Operation cla hdp thoai Paste Special, nhdp Add, Subtract, 0 mau Multiply hay Divide Sau đó nhap OK 11.3.1 11.2.3 Tự động lặp lại giá trị có sẵn trong cột Fil hand

Nếu những ký tự đầu tiên bạn gõ vào 1 ô trùng với dữ liệu có sẵn trong cột, Excel sẽ chen E

tự động đưa phân ký tự còn lại vào ô Excel thực hiện việc lặp lại tự động này chỉ với mẫu đen

dữ liệu toàn Ia text, hay tổ hợp text và số, và không thực hiện với dữ liệu chỉ chứa số, Để tạo n

ngảy hay thời gian dra Sau khi Excel lặp lại giá trị, bạn có thể làm 1 trong các việc sau đối với giá trị de Excel cá

> Đểđi

HOME INSERT PAGELAYOUT ATA REVIEWS WE ON

Copy * Ty io

Format Painter Ì weil CO All using Source theme * D

Paste © formutas Co AN except borders hị

“tên Valbue: CC) Cotumn widths > Để ú

4 ` A h ©) Formats C) Formulas and number formats h

ae Ye 25 $b O comments C) Vatuas and number formats ay

Poste Values TỦ Ovatidation |) Alb merging conditional formats định

^ ae a : E] Operation a oN

us i ‘ia LH @tone Mulply [ v

Other Paste Options | Add CO divide j d

+ _ Để xóa không sử dụng: nhắn backspace t

v

ee

Trang: 24 Microsoft Excel

Microsoft Excel 2013

Để lắt chế độ tự động lặp lại giá trị (Automatic Completion): bỏ chọn mục Enable

AutoComplete for cell values trong trang Advanced clia File\Options

1.3 Dién dữ liệu tự động

Bạn có thẻ nhanh chóng điền vào các ô liền kề dữ liệu dạng công thức, số, ngày hay text bang hai cach: ding the don Fill hay ding nut fill handle Khi copy hay điền dữ

liệu bằng các lệnh trong thực đơn Fil, bạn có thể xác định các tùy chọn khác nhau đẻ

tạo mẫu (pattern) dữ liệu cần điền

H31 Dùng nút fill handle

978.75

Fil handle la † hình vuông nhỏ nằm ở góc phải dưới của õ được ko chọn KT Khi di chuyển chuột đến nút fil handle, con trỏ sẽ đối thành dầu cộng mau den

Cac vi dy st? dung nit fill handle dé tao các chuỗi dữ liệu:

> Dé dién chudi dé liệu số hay ngày tháng đơn giản + _ Nhập vào 2 giá trị đầu tiên (hoặc số hoặc ngày tháng) vào 2 ô đầu tiên trong dãy muốn điền

+ - Tạo khối bao 2 ô vữa điền

+ Drag nit fill handle xuống dưới hay sang phải để tạo dãy lăng hoặc drag nut fill handle lén trén hay sang trai dé tạo dãy giảm

> Dé dién vao dãy ngày

hay ngày thang xdéo 10! 8 c 0 E

+ Nhap ngày đầu tiên "et ad = -Fillhandle Tờ =~

- ng Vào ô bat dau cua 4” Nuit Auto Fill Options day can dién 5 Oo come ——

* Drag nat filhandie 6) —— _- rises [=

2 ù va 7

đó bao vùng chữa a © Filformatting Only — E- các ô liền kề cần F—. Hưcdơn đền 9 © FilvithoutForating | Auto Fill Options

wae 1 O Fill Days an + Ngay sau khi thả n © Filweskty: = |

chuột, nut Auto Fill 42 © FilMonthe

Options xuat hiện 13 © Filer ee

ở góc phải dưới 14 0 Eadifl one

của dãy 6, khi nhap TT nemuaetovonsaoneel vao 6 lam thyc don Auto Fill Options xuất hiện

* Chon † trong các tùy chọn sau từ thực đơn:

o Fil Days: chỉ điền ngày kế tử ngày đâu tiên Các ô trong hình sẽ có gia trị là ị ø_ Gr0WI

1-dun, 2-jun, 3-Jun : bang

o Fill Weekdays: chi dién theo ngay lam viée ké tir ngay dau tian, khéng dién với gi ngay nghi (mac dinh la thir Bay va Chu Nhat) Nếu 1-Jun là thứ Sáu, thì các — ! o_ Đate:

ô tiếp theo sẽ là 4-Jun 5-Jun ' cach

o Fill Months: chi dién theo thang ké tir thang clia ngay đầu liên ác 6 trong ngày

hình sẽ lần lượt có giá trị là 1-Jun, 1-Jul, 1-Aug đã ch

o Fill Years: chi điền theo năm kế từ năm của ngày đầu tiên Nếu 1-Jun 2014 ì ø_ Autol

là ö đầu tiên, các ô tiếp theo sẽ là 1-Jun 2015, † ¬lun 2015 dữ lí drag

>_ Để loại bỏ định dạng trong lúc điền dãy dữ liệu

+ Sau khi đã điền xong dãy dữ liệu, nhấp vào nút Auto Fil Optlons ở góc tải > Détaod

dưới của dãy ô

+ _ Trong thực đơn Aulo Fill Options, chọn nút Fill Without Formatting ị on

> Cách hiển thị làm an fill handle ị Fema

a_ Trong trang Advanced ctla lệnh File\Options chon hay bé chon tly chon Proofing Enable fill handle and cell drag-and-drop để hiển thị hay ẫn nat fill | Save

b Dé tranh thay thé dir ligu hién có khi drag nut fill handle, muc Alert a

before overwriting cells phai duc chan, au

ad m

Lệnh Fil chứa 1 thực đơn với nhiều mục chọn khác nhau khiến cho việc điền dữ liệu

đa dạng hơn SS la tutaSum autos bey ;

Loe

> Để lạo các tuy chọn đặc biệt cho dãy số, ngày hay

ngay tháng, :

+ Nhập số hay ngày vào ô đầu tiên của dãy cần

điền, tạo khối bao dãy cần điền

+ Tại ribbon của thực đơn Home, trong nhóm

Editing, nhấp nút Fill, rồi chọn lệnh Series

+ Trong hộp thoại Series, nhập giá trị vào các hộp

siep value (bước lăng) và Stop value (giá trị Ì

Weekday, Month, Year (Néu tao chuỗi số hay text thì bỏ qua bước này) vào Custc

+ Chọn 1 trong các tùy chọn để xác định cách điền giá trị danh sáct

ø_ Linear: Excel tính giá trị chuỗi bằng phép cộng giá trị Step value vao méi 6 + Taod

9 chon tly chon

hi hay An nut fif

indle, muc Alert

việc điền dữ liệu

value vào mỗi ô

o Growth: Excel tinh giá trị chuỗi

bằng phép nhân mỗi 6 trong chuỗi

với giá trị rong hộp Slep value

o Date: Excel tính giá trị chuỗi bằng cách tăng mỗi 6 trong chuỗi dạng

ngay voi don vj ngay (Date Unit)

da chon

o AutoFill: tuy chon này tạo 1 chuỗi

dữ liệu có cũng kết quả như cách drag nut fill handie

> Dé tao dãy dữ liệu tủy ý

Type

{ oy

Ị Ocotumns — Ch Grovdh verkals,

Genet Ferutas Procting tre

Langutge

Quick Accent Toothar dabbles Trust Center

General C7 Provide teeduack with sour

(C0 taneregther applications that ate Bynsmie Dats Exchange (ODE

‘Ark Lo updste automat ie inks D1 Stew add-in yseeintadace evrans Seate content for Ad oF tây HT ppt tin,

eaded pocesting Crentefitsforanein sons ans ilrequences: | Edt Custom Lists

Sats

Disable undo for large:

Dinabte undo for Pivot

1) Pieter the Excel Date bf

Disable yndo tarlarge

Dinabteundo for Data

XP Hộ N W4 J tt | lạ

®aoe,Hene, lubery,Ve tao bồng [Em] oe]

danh sách này + Tạo danh sách

o Nhập các mục trong danh sách vào các õ liền kề của một bảng tính lạm thời nào đó Tạo khối bao các ô này

Trang: 26 Microsoft Excel 2013 Trang: 27

ò Trong trang Advanced của lệnh Fiie\Oplions, trong nhĩm General, nhấp nút

o_ Trong hộp thoại Custom Lists, dãy ơ được chon sẽ hiển thị trong hộp Import Khi dữ liêu đt

list from cells, nhấp nút lmport khởi đồng ch o_ Kiểm tra và chỉnh sửa các mục nếu cần trong hộp List entries, rồi nhấp núi OK ong

» Bé điền dãy tùy chon °

ò_ Nhập 1 trong các giá trị của danh sách tuy chọn vào ơ hiện hành Vị dụ bạn đã Bảng tính Ex tạo danh sách cĩ 4 giả trị Xuân, Hè, Thu, Đơng, nhập vào ơ hiện hành giá trị liên quan ha:

"Hè" kết từ bất kỳ

+ Drag nut fill handle vao 6 vira nhập để điền tự động danh sách, các ơ kế tiếp này cĩ thể lý

sẽ được tự động điền giá trị “Thu”, "Đơng", “Xuan” Siêu liên kết

' Nhân giữ ky ae

Một tính năng mới của Excal 2013 là Flash Fil cho phép đưa dữ liệu một cách tự kết đĩ động vào bảng tính, tiết kiệm thời gian và cơng sức của người dùng > Để tạo siê

Giống như fill handle, Flash Fill co thé đốn được loại thơng tin bạn đưa vào , Nhập v

worksheet Ví dụ dùng chức năng Flash Fil để tách phân tên hay họ từ cột danh sách ¡

họ tên

Mặc định Flash Fifi luơn được mở: Để tấtmở lai Flash Fill, bỏ chọn hay chọn lại mục tr

HY existing File

L ‘emit Address Tà Last Name First Name_ “Friday, March 01, 2013 :

3 hsidi.las(@vsstainzuranee, com lee - Heidi x Plgce in Thi

3 | josie gotes@vestainsurance.com ‘Gates ostel X Document 4+ weady.crocker@yestainsurance.com Crocker i x

§ lorettaiohnsen@vestaingurance.com johnson x L _— he me _ | Create Hews

7 mistywhitfield@vestainsurance, com Whitfield x p

3 matilda lewis @vestaingurance.com Lawis x 2,

9 ‘elzabath.bicks@vestaingurance.com — Hicks x Aaldtess

10 -alvinrios@vestainsurance.com ‘Rios x ,

11 ‘bran.gainas@vestainsurance.com ‘Gaines x ™ Automatically Flash Fill trong trang Advanced cla lénh File/Options Hoa loac

‘ ˆ

> Thực hiện Flash Fill tự động + NH ©

Từ cột dữ liệu text như cột email Address, để tách phần First Name sang cot ké ’ 1 apt tiếp, gõ chuỗi Heidi vào ơ đầu tiền, nhan enter hay mũi tên xuống, gõ iy tự đầu ' onnh rong tiên của tên Josie vào ơ thứ hai, tồi nhắn enter hay phím mũi tên xuống Chức

nang Flash Fill sé ty động dién First Name cho phân cịn lại của cột

Microsoft Excel 2013 Trang: 28 Microsoft Excel 201%

> Thu hiện Flash Fill bằng tay

Khi dữ liệu đưa vào phú hợp với mẫu nhưng Flash Fill không tự động điền, bạn có thể khởi động chức năng bằng cach chon Data > Flash Fill (hay nhẫn Ctrl+E)

1.4 Tạo siêu liên két (Hyperlink)

Bảng tính Excel có thẻ chứa các siêu liên kết để kết nói nhanh chóng với thông tin có

liên quan hay để tạo mội thông báo email theo mẫu cô sẵn Bạn có thê tạo siêu liên

kết tứ bát kỷ nội dung ô nào đến bát kỳ vị trí siêu liên kết nảo Các vị trí siêu liên kết

này có thể là bất kỷ vị trí nảo trong trang bảng tính, trong workbook, hay trên web Siêu liên kết có dạng gạch dưới và màu túy theo theme đang dũng cho bảng lính

> Để chuyển đến liên kết Nhân gif? Ctrl rai nhấp vào ô chứa siêu liên kết, bạn sẽ được dẫn đến đích của liên

H | or Web Page ¥o Chục Bào Tao -Truong Dal Hoe Cong Nth sah AÌ Í Bookman

xiên Curent | ntipy/iueduantadcon.ico 626 ese hee

m Fotder_ |To Chút „ | fo Chúc Đạo Tao Truong Dai Hac Cong Highlep Dao Yao - Truong Dai Hot Cong tightep TPHCH TPHCH

Document | | prowsed | hilevAnwe.tiut eduwrvlavican ko -Pagesi:-| Goagle

` Hạn In - 6aogle cceunli

ñ Dediion Supperl §ystemt for Buyiness Ialefience

Greatétiew || nem [Yahoo Vidt tam

Document Files | Coursers.org coursera - Bing

a

E-mail Address

+ _ Chọn ö hay phần tử mà bạn muốn chữa liên kết (link)

+ - Nhấp nùt Hyperlink , trong nhém Links cia thyc don Insert, + _ Trong hộp thoai Insert Hyperlink, nhdp chon muc Existing File or Web Page trong hộp Link to

+ Trong hộp Address, gõ vào URL của trang web muốn liên kết đến Hoặc nhấp

Cac file thie hanh nam trong folder Excel\Objective2 Néu bạn muốn lưu kết quả bài

thực hành, bạn nên lưu thành file mới cũng folder có tên giống tên file oũ nhưng

thêm chuỗi "My" vào trước lên file

1 Mở workbook InsertingDeleting, thực hiện các yêu cầu saU:

s_ Chuyển đổi các tên (name) trong cột Magazine của worksheel Ad Buy

Constraints thanh hang dau tién clia worksheet mới

= Copy chi giá trị (có và không có đường viền), công thức và định dang oủa

các ô B4:G9 trên worksheet Ad Buy Constraints

+ Chuyển bảng tĩnh đến vị tri méi sao cho hang tiêu để đầu tiên của bảng

nằm ở hàng 1, và cột Magazine năm ở cot A Chuyển dữ liệu từ bàng

Mag3 (B4:F4) vào hàng Mag2 (B3:F3) Chuyển cột dữ liệu Cost Per Ad

sang bên trải cột Total Cost Sau cũng chèn 2 ö vào vị trí B8:B9 va day dir

liệu đang có xuống dưới

2_ Mở workbook FilSenes, thực hiện các yêu câu sau trên sheett:

s_ Điền vào các ô A2:A21 với các mục em 1, ltem 2, tem 3, cho đên item

20 Điền vào các ô B2:B21 với các giá trị 10, 20, 30 cho đến 200 Điền

vào các ô C2:C21 voi cac gid tri $3.00, $2 95, $2.90, cho đến $2.05

+ _ Gopy nên và định dạng font tử ô A1 đến các ô A2:A21

3 Mở workbook FilCustom, thực hiện các yêu cầu sau trên sheef1:

+_ Điền các ö B1:K1 với các ngày Monday dén Friday, lặp lại 2 lần

® Tao danh sách tùy chọn tứ các tên (name) trong khối B2B7 Điện danh

sách tùy chọn nảy vào mỗi hàng để tạo bằng phân công nhiệm vụ trong 2

tuần

4 Mở workbook FillCopies, thực hiện yêu cầu sau trên sheet Term Schedule:

ø Chọn khối A2:F14, dùng chức năng Fil, tạo bản sao (duplicate) cúa tem

schedule nam ở các hàng còn trồng nằm ngay bên dưới bản gốc vả phải

bảo đảm cột Period trong bản sao hiển thi cdc period tử 1 đến 8

5 Mở workbook Hyperink, tại ô A12 trong worksheet Employees gõ vào siêu

liên két (hyperlink) dén website www.otsi com Chỉnh sửa lại siêu liên kết bạn

vừa tạo trong 6 A12 sao cho 6 hiển thị nội dung Please visit our websile thay

cho địa chi URL

11} Total

Dùng lệnh

Microsoft Excel 2013 Trang: 30 Microsoft Excel 2L

kết đến Hoặc nhấp

nở trang web muốn

W

uốn lưu kết quả bài

ig tên file cũ nhưng

1 Mở bảng Excel_BS\Objeclive 2IFlashFil, thực hiện các yêu cầu sau:

a Dung chức năng Flash fill để điền tự động vào các cột Last Name, Fiist

Name

b Chèn cột No bên trải cột Name, điền vào cột số thử tự 1,2,3,

c Bồ sung thêm cột Raise bên phải cột Salary (lương) chữa tiền lương tăng thêm chiếm 15% tiên lương

d Tao cdc danh sach tùy chon sau: Spring, Summer, Fall, Winter va D6, cam, vàng, xanh, tÍm, trắng

2 File Mavs xisx chữa các kết quả thông kê cho các cầu thi của đội basltetball, tên

“sâu thủ được liệt kê trong cột A, các chỉ số thông kê được liệt kê trong hảng 3 Thay đổi bằng tính sao cho tất cả tên cầu thủ liệt kê trong cùng hàng và các kết quả thông kẽ của mỗi cầu thủ trong cũng một cột

3 Tạo bảng tính mới, nhập dữ liệu theo mẫu sau:

Câu hỏi ôn tập

1 Nếu muốn có † dòng trắng bên dưới tiêu đề của bằng tính, việc tốt nhất bạn nên

làm là: —

a Déng phim spacebar

b Chén thém 1 hang c Tăng bê rộng cột

d Binh dang lại bảng tinh

Trang: 30 Microsoft Excel 2013 Trang: 31

2 Cac nut Cancel va Enter nam & dau:

Ề a Menu bar c Sheet tabs

ị b Title bar d Formula bar

3 Khi gõ vào Sunday và dùng chức năng Fill cho các ö bên phải, Excel sé điền vào

Monday, Tuesday, Excel da sử dụng danh sách này tứ đâu?

a AutoComplete c AutoFormat

b Custom List d, Calculation Automatic

4 Nếu 4/6 được đưa vào mà không áp dụng bắt kỷ định dạng nào, Excel sẽ xử lý dữ

liệu này như

a Phân số e Số

b Text d Ngày

5 Dung cách nào để không nhập dữ liệu vào ð hiện hanh

a_ Nhân phim ESG e Nhắn phím mũi têh

b Nhân phim tab d Nhẫn nút enter trên thanh công thừc

6 Nếu ôB1 chữa Sông thức =§A$1, phái biểu nào sau đây là đừng:

a._ Tham chiều tương đồi đến ô A1

b, Tham chiếu ¡ tuyệt đôi đến ô A1

c Cáo thay đôi sau đó trong ô A1 sẽ không ảnh hưởng đến giá trị của ô

cơ Chỉ xỏa nội dung

d Xé6a cả nội dung và định dạng

8 Dung phim tat nao để xuống dòng trong 1 ô dữ liệu

Tự động điền dữ liệu text trùng với dữ liệu hiện có trong cùng cột

Tự động điền dữ liệu text và số trùng với dữ liệu hiện có trong cùng cột

Tự động điền dữ liệu text trùng với dữ liệu hiện có tại 1 ô bat ky nao trong worksheet

1i, Excel sẽ điền vào

a Các hình dạng đặc biệt như hình sao, banner,

b Các đối tượng vẽ như hình chữ nhật, oval

Trang bảng tỉnh có thể chỉ chữa một vải cột và hàng dữ liệu hay có thể chứa các

phép tỉnh phức lạp liên quan đến hàng trăm ô dữ liệu Mục tiêu của việc định dang

một trang bảng tính là tạo cầu trúc dữ liệu sao cho không cần biết kích cỡ bảng tính

thế náo, thông tin chính đều có thể dễ dàng nhận biết được Với Excel, bạn có thẻ

định dạng một trang bảng tính thông thường với ba mức: thao tác trên cả trang bảng

tính, tứng cột hay lừng hàng và từng ô riêng lẻ để có được kết quả chính xác như

mong muốn, Nếu định nghĩa một dãy ô như một bảng, bạn sẽ được cung cấp thêm

các tùy chọn định dạng cho bảng đó,

II.1 Áp dụng và chỉnh sữa định dạng ô

Mặc định, kiểu chữ được dùng trong các trang bảng 8 F Ue &

tĩnh mới của Excel là Calibri, nhưng bạn có thể thay Font 5

đổi tùy ý các thuộc tính kiểu chữ này, bao gằm: : [

+ Mau sac chit (color)

+ Gach didi (Underline)

Bạn có thể thay đỗi các thuộc tỉnh kiểu chữ theo một trong các cách sat:

>_ Chọn các lệnh thÍch hợp tứ nhóm Font của ribbon Home

>_ Thay đổi cùng lùc nhiều thuộc tỉnh Font từ hập thoại Format Gells

+ - Nhấp vao nut 4 trong nhóm Font của tab Home để mở hộp thoại

1.1.2 D

Mặc định nộ

có nhiều thể cách hiển th nay oo thé a

> Để định: + Tront bản n

+ Tạiri

nhỏ Hoặc

+ Nhấp ngay

> Dé ap di

các ô kh + Chor

* Tron

dinh nút F

II.1.2 Định dạng nội dung 6

Mặc định nội dung tắt cả các ô trong worksheet mới có cùng định dạng, nêu bảng tính

có nhiều thông tin thì đọc bảng sẽ trở nên khó khăn Excel 2013cho phép luy biển cách hiển thị bảng tính (look and feal) làm cho nó dễ đọc hơn Việc thay đổi định dạng này có thể áp dụng cho một ô, hàng/oội, hay cả trang bang tinh

>_ Để định dạng một số ký tự trong một ô

+ Trong thanh công thức (Formula Bar} hay trong ô hiện hành, chọn đoạn văn

bản muốn định dạng + _ Tại ribbon Home, nhấp các nút thích hợp trong

nhóm Font Hoặc

+ - Nhấp các nút trên thanh Mini Toolbar xuất hiện

ngay sau khi kếtthúc chọn đoạn văn bản

Đoạn vẫn bản

> Để áp dụng định dạng có sẵn của một ô này sang _ được chọn các ô khác

+ - Chọn ô hay nhóm ô muốn sao chép định dạng

+ “Trong nhóm Clipboard của ribbon Home, nhấp đơn (nếu chỉ muôn sao chép định dạng một lần) hay nhấp đôi (nều muốn sao chép định dạng nhiều lần) tại

sŸ formai Painter

nut Format Painter để lưu lại định dạng của các ô vừa chọn + Drag con trỏ dạng chỗi quét (paintbrush-shaped} ngang qua các 6 ma ban muốn áp dụng định dạng đang được lưu trong clipboard

+ _ Nếu cân, nhấp lại nút Formal Painler hay nhắn phim ESG để kết thúc chức

năng sao chép định dạng

11.1.3 Định dạng màu sắc và đường viền ô

Bạn có thể định dạng các ô bằng cách kẻ đường viễn (border) và lô mau (shading) bên trong 6 dé tao sự nổi bật Bạn có thể dùng đường viền có sẵn hay lạo đường viễn riêng có kiểu đường, màu sắc và độ dày khác nhau cho một ô hay nhiều ô Bạn

có thể áp dụng các cách tô khác nhau như tô đều (solid colo), lô theo dãy màu

(gradient) va theo mau (pattern) dé tao cau trúc riêng hay làm nỗi bật thông tin chính

>_ Để thay đổi mâu chữ/màu nên của ö được chọn

* Tai ribbon Home, trong nhém Font

o_ Nhấp nút Font Color & ” để chọn mẫu chữ

o_ Chọn † trong các tùy chọn từ thực đơn kéo xuỗng

> Dé tao đường viễn tủy y

+ Ghọn lệnh More Borders trong thực đơn kéo xuống của nùt lệnh Border, hộp

thoại Format Cells xuất hiện

Kẻ đường đây

Kẻ đường chèo

Xế đường chéo

Kế dưỡng biên trái

ka đường biên phải

+ — Chọn kiểu đường trong hộp Style, chọn mâu đường trong hộp Color, rồi nhấp

vào từng nủt công cụ trong phần Border để tạo đường viên tương ứng, ví dụ

nhấp nút la lạo đường viền đỉnh của khối được chọn Bạn có thể chọn

màu và kiểu đường viền khác nhau cho từng thành phân đường viên khác

nhau

III.4.4 Canh lề dữ liệu trong ô

Mặc định, dữ liệu chuỗi canh trái và số thì canh phải Bạn có thể xác định việc canh

lề (alignment) dữ liệu trong một ô theo cả chiều ngang và chiều dọc

> Để canh lề dữ liệu chơ cột được chọn

+ Trong nhóm Alignment của ribbon Home, nhấp các

nut Align Leff, Center, Align Right dé cin 1é theo

chiều ngang, hay nhấp các nút Top Align, Middle

Align hay Bottom Align-d8 can lễ theo chiều dọc

» Dé thay đỗi hướng (Orientation)

Top Midle Bottom

⁄

tường biên trấi

ường biên phải

Mặc định, dữ liệu nhập vào theo chiều ngang và từ trái sang phải Bạn có thể xoay

dữ liệu trong ô sao cho có thẻ hiễn thị được nhiều thông tin hơn Khả năng nay dac biệt liện dụng khi bạn có tiêu đẻ cột quá dải trong khi dữ liệu trong cội thì quả ngắn

Để thay đổi hưởng của hàng tiêu để, trong nhém Alignmen cua ribbon Home, nhấp not Orientation Ở ” _ foi nhấp chọn góc xoay mong muốn

>_ Để cuộn dữ liệu (Texi wrapping)

Mặc định Excel không cuộn văn bản trong mot 6 Thay vào đó, nó cho phép dữ liệu nhập vào một ô tran sang 6 bén phai néu ô đỏ trồng, hay che di phan dữ liệu bị tran nếu ô bên phải không rỗng Đã toàn bộ dữ liệu trong ô có thể nhìn thấy được, bạn có thể cho phép dữ liệu được cuộn thành nhiều dòng, kết quả là chiều cao của hàng sẽ tang

+ _ Đề cho phép dữ liệu trong cột được cuộn thánh nhiều dòng, nhấp nút Wrap Text

o

©" trong nhém Alignment

II.2 Định dạng dữ liệu số

Đề định dạng dữ liệu số (number}

>_ Chọn † hay nhiều ô chửa dữ liệu số cần định dạng

> Tai ribbon Home, trong nhóm Number, chọn † trong các nủi lệnh sau:

i lam TT Chon kiểu định dạng số, tiền tệ, ngày,

+ Hop Type liét ké cdc chudi định dạng bao gồm các mã định dang Hoặc bạn

chọn 1 trong các chuỗi định dạng có sẵn trong hộp hoặc tự tạo chuỗi định dạng

0 Biểu diễn 1 chữ số Ký hiệu này dùng xác định số chữ số Ví dụ định

dạng 0.000 hiển thị giá trị 789 thanh 0.789

Biểu điển 1 chữ số, tương tự như mã 0, tại những vị tí có dầu châm 7

? nếu là số 0 không có nghĩa hai bên dấu thập phân thi thay thành khdang

trắng Ví dụ mã 0.7? hiển thị giả trị 1.40 và 1.45 thành 1.4 và 1.45

Biểu diễn 1 chữ số, tương tự như mã 0 nhưng sẽ bỏ qua không hién thi

it các số 0 dư thừa nếu số chữ số Ít hơn mẫu định dạng VÍ dụ mã ## # ft

hiển thị dấu phẩy sau mỗi 3 chữ số bên phía trái của dấu thập phân

- Dau cham thập phan

% ‘Dau phan tram

Ị Ký hiệu phân số Số ký tự hai bên ký hiệu phân số này xác định mức độ

chỉnh xác Ví dụ số thập phân 0.269 khi được định dạng với # ?? sẽ