Kỹ năng quản lý thời gian

Nếu chúng ta cho rằng cần tiết kiệm sức lực cho những việc lớn và vì vậy ít làm những công việc cần sức lực thì tự nhiên chúng ta sẽ yếu đi.. Thời gian không thể để dành như tiền vì vậy

Kỹ năng quản lý thời gian (P3: Kỹ năng thái độ liên quan)

Sức khỏe và trí óc là hai nguồn lực mà càng sử dụng lại càng sinh sôi nảy

nở Nếu chúng ta cho rằng cần tiết kiệm sức lực cho những việc lớn và vì vậy

ít làm những công việc cần sức lực thì tự nhiên chúng ta sẽ yếu đi Tương tự như trí óc, nếu bảo tiết kiệm trí óc bằng cách ít nghĩ để dành nghĩ những việc lớn thì chắc chắn là chúng ta sẽ ngu đi

Khi một người đi làm tình nguyện, cần cả sức khỏe lẫn trí óc, mặc dù có thể

họ không nhận được lợi ích về mặt tài chính nhưng lại nhận được lợi ích nhờ sức khỏe và trí óc tăng lên Một sinh viên mới ra trường vào bất cứ công ty nào thì mức lương cũng rất thấp Nhà tuyển dụng cho rằng sinh viên đó được một khoản thu nhập là trí óc và sức khỏe trong khi họ lại phải chịu chi phí rủi

ro khi SV đó làm sai Anh sinh viên thì nghĩ là mình đã bỏ tiền ra học 5 năm trời thì giờ người ta phải trả mình xứng đáng, và chỉ nhìn thấy tiền nhận được

Thời gian là nguồn lực thứ ba, điểm khác biệt là thời gian tự động tiêu đi cho

dù ta có làm bất cứ việc gì Đứng yên, ngủ, chồng cây chuối thì đồng hồ vẫn

cứ quay đều Thời gian không thể để dành như tiền vì vậy mà việc tiết kiệm thời gian phải đi đối với sử dụng thời gian Khi bạn tiết kiệm thời gian bằng cách bớt đi một việc thì phải nghĩ ngay tới việc thay thế để làm lúc đó là việc

gì Cái việc thay thế đó phải giá trị hơn cái việc bạn bớt đi thì mới đáng phải tiết kiệm

Nếu tôi phát biểu là “Tôi sẽ hạn chế đọc web để tiết kiệm thời gian” thì sẽ không thể bằng “Tôi sẽ hạn chế đọc web để tiết kiệm thời gian Tôi sẽ sử dụng thời gian dư ra đó để làm việc X, học việc Y”

Ta có một số điểm chú ý sau:

1 Sử dụng thời gian hiệu quả phải đi đôi với khả năng hoạch định và tổ chức công việc

Cụm trên bao gồm các kỹ năng nhỏ sau:

Khả năng hoạch định:

Ví dụ bạn có 1 tuần nghỉ tết, việc bạn quyết định sẽ làm gì trong 1 tuần đó gọi

là hoạch định Vợ chồng bạn có 2 ngày dư ra để đi chơi xa và vợ bạn giao cho bạn vinh dự lựa chọn Bạn quyết định đi Cát bà bằng xe máy, đó là hoạch định (có đích đến và dự kiến phương tiện)

Khả năng hoạch định sẽ càng đòi hỏi cao nếu thời gian càng xa, dữ

liệu không rõ ràng, nguồn lực sử dụng nhiều, hậu quả nếu làm sai cao… Nghiên cứu thêm bài Xác định giá trị công việc

Khả năng lập kế hoạch:

Nếu hai vợ chồng chỉ thống nhất với nhau là đi Cát bà thì chắc chắn chuyến

đi sẽ rất dở tệ Giờ đã đến lúc cần tới kỹ năng lập kế hoạch

Đầu tiên bạn sẽ phải xác định mục tiêu bao gồm tổng chi phí tối đa, tổng thời gian từ lúc rời nhà tới lúc về nhà, điểm đến cụ thể Đó là kỹ năng lập mục tiêu, nhớ tới tiêu chí của Mục tiêu phải SMART

Sau khi có mục tiêu thì sẽ xác định những công việc cần phải làm trước, trong và sau chuyến đi Giai đoạn trước chuyến đi là giai đoạn chuẩn bị bao gồm việc đặt vé, chuẩn bị tài chính, sắp xếp các công việc để đảm bảo thời gian 2 ngày đó không bị quấy nhiễu bởi công việc khác,…Giai đoạn trong chuyến đi là từ lúc bắt đầu hành trình tới lúc về tới cửa nhà Giai đoạn sau chuyến đi có thể là tổng hợp ảnh chụp, tống kết chi phí và thêm khoản rút kinh nghiệm để lần sau tốt hơn

Kế hoạch được lập theo thời gian Hai công việc A và B sẽ có quan hệ:

+ Kết thúc A thì mới làm được B: Đầu ra của A là đầu vào của B Nếu không làm xong A thì không thể bắt đầu B

+ Bắt đầu B thì sẽ kết thúc A: Quan hệ này nghe hơi kỳ cục Ví dụ thế này giả

sử như bạn nhờ ông bà trông cháu Việc trông cháu này chỉ kết thúc khi mà bạn bắt đầu việc tới đón Chừng nào bạn chưa tới đón thì việc này chưa kết thúc

+ A và B kết thúc đồng thời : Nó phản ánh rằng một việc C nào đó cần phải có

sự kết thúc của cả A và B Về nguyên tắc bạn có thể để A kết thúc trước sau

đó tới B, điều này không có vấn đề gì miễn là nó không ảnh hưởng tới một công việc D nào đó Ngoài ra cũng có tình huống bắt buộc, ví dụ bảo hiểm hàng hóa trên đường vận chuyển sẽ hết hiệu lực khi hàng đã tới điểm đến + A và B bắt đầu đồng thời: Ví dụ khi hàng vào khi thì hợp đồng cháy nổ cho

lô hàng đó tại kho bắt đầu có hiệu lực Khi dây chuyền sản xuất bắt đầu hoạt động thì việc giám sát sản xuất bắt đầu

Quan hệ bắt đầu đồng thời hay kết thúc đồng thời không bắt buộc rằng phải thế Có nhiều tình huống A và B có thể bắt đầu hay kết thúc lệch nhau Bạn

có thể điều chỉnh miễn là việc đó giúp ích cho một việc C hay D nào đó được thực hiện tốt hơn

Nghiên cứu chuyên sâu ở bài Ưu tiên cho điều quan trọng nhất