kỹ năng xử lý chứng từ kế toán

• Sử dụng hóa đơn bán hàng hóa, dịch vụ mà cơ quan thuế, cơ quan công an và cáccơ quan chức năng khác đã kết luận là sử dụng bất hợp pháp hóa đơn 15 TRƯỜNG HỢP VIẾT SAI HÓA ĐƠN • Chưa xé

KỸ NĂNG XỬ LÝ CHỨNG TỪ KẾ TOÁN

Năm 2014 TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỞ TP HCM, KHOA KẾ TOÁN KIỂM TOÁN

1

Giới thiệu

• Mục tiêu

• Nội dung

• Phương pháp học tập

• Lịch trình

Mục tiêu

• Sau khi học xong chương trình này sinh viên sẽ:

– Nhận diện được các chứng từ phát sinh liên quan đến từng phần hành kế toán cụ thể;

– Lập chứng từ, đề xuất qui trình luân chuyển chứng từ kế toán trongtừng phần hành;

– Sắp xếp, bảo quản và lưu trữ chứng từ;

– Thuyết minh chứng từ về hình thức và nội dung của chứng từ đáp ứng nhu cầu về kế toán, quản lý và thuế

3

Nội dung

• Tổng quan về chứng từ

• Chứng từ kế toán qua các phần hành

• Chứng từ cho mục đích kế toán và thuế

Tài liệu tham khảo

• Luật kế toán 03/2003/QH11

• Nghị định 129/2004/NĐ-CP

• Chế độ chứng từ kế toán: QĐ15/2006/QĐ-BTC

• Thôngtư 39/2014/TT-BTC

• Thôngtư 78/2014/TT-BTC

• Thôngtư 119/2014/TT-BTC

• Thôngtư 151/2014/TT-BTC 5

Phương pháp học tập

• Tổng quan về chứng từ:

– Mỗi nhóm sinh viên sẽ tự nghiên cứu và làm một bài thu hoạch

về chứng từ theo mẫu biểu đã qui định sẵn

– Chọn 3 nhóm sinh viên thuyết trình về nội dung này

– Các nhóm còn lại đánh giá và nhận xét bài làm của 3 nhóm

thuyết trình

– Hoànchỉnh và nộp bài thu hoạch cho giảng viên

Phương pháp học tập

• Chứng từ kế toán qua các phần hành

– Chia danh sách thành 7-10 nhóm;

– Từ những nghiệp vụ kinh tế phát sinh, nhóm sẽ lập chứng từ kế toán và các tàiliệu liên quan;

– Thuyết trình trước lớp về các chứng từ đã được lựa chọn để phản ánh nghiệp vụ kinh tế phát sinh;

– Đề xuất qui trình lập và luân chuyển chứng từ Giải thích cách xâydựng? Ưu điểm? Nhược điểm? Điều kiện vận dụng?

– Lưu trữ chứng từ như thế nào sẽ hợp lý? Giải thích?

7

Phương pháp học tập

• Chứng từ kế toán cho mục đích kế toán và thuế:

– Trongtừng phần hành kế toán, xác định các chứng từ kế toán

có liên quanđến việc xác định nghĩa vụ thuế;

– Với từng chứng từ liên quan trong từng phần hành, hãy đặt ra những giả định có thể xảy ra dẫn đến rủi ro về thuế;

– Mỗi loại chứng từ liên quan về thuế có ít nhất 1 nhóm lên thuyết trình Các nhóm sinh viên cònlại nghe, đánh giá và bổ sung

Lịch trình

• Buổi 1:

– GVgiới thiệu mục đích, nội dung, phương pháp của lớp kỹ năng

– Hướng dẫn sinh viên làm bài thu hoạch cho nội dung 1

– Triển khai phần hành “Mua hàng và thanh toán cho nhà cung

cấp”

• Buổi 2:

– SVthuyết trình bài thu hoạch nội dung 1, góp ý và nhận xét

– Tiếp thục triển khai phần hành “Mua hàng và thanh toán cho nhà

cungcấp”

– Triển khai phần hành “Qui trình sản xuất”

9

Lịch trình

• Buổi 3:

– Triển khai phần hành “Bán hàng và thu hồi công nợ phải thu”

– Triển khai phần hành “Chứng từ tại ngày cuối kỳ”

• Buổi 4:

– Chứng từ kế toán cho mục đích kế toán và thuế

– Tổng kết

TỔNG QUAN VỀ CHỨNG TỪ KẾ TOÁN

TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỞ TP HCM, KHOA KẾ TOÁN KIỂM TOÁN

11

Nội dung SV cần trình bày

• Khái niệm, ý nghĩa của chứng từ – Pháp lý

– Quản lý – Kế toán

• Phân loại chứng từ – Nội dung nghiệp vụ – Tính pháp lý

Nội dung SV cần trình bày

• Các yếu tố cơ bản của chứng từ

• Qui trình lưu chuyển chứng từ

– Chọn 1 loại chứng từ do doanh nghiệp lập

– Trình bày các bước cần thiết để lập và hoàn chỉnh chứng từ kế

toánđó

• Văn bản liên quan

– Kế toán

– Thuế

13

Chia sẽ kỹ năng xử lý chứng từ

trong một số tình huống thực tế

• Hóađơn có nội dung được ghi không có thực một phần hoặc toànbộ

• Sử dụng hóa đơn của tổ chức, cá nhân khác để bán ra, để hợp thức hóa hàng hóa, dịch vụ mua vào không có chứng từ hoặc hàng hóa, dịch vụ bán ra để gian lận thuế, để bán hàng hóa nhưng không kê khai nộp thuế

• Sử dụng hóa đơn có sự chênh lệch về giá trị hàng hóa, dịch vụ hoặc sai lệch các tiêu thức bắt buộc giữa các liên của hóa đơn

• Sử dụng hóa đơn bán hàng hóa, dịch vụ mà cơ quan thuế, cơ quan công an và cáccơ quan chức năng khác đã kết luận là sử dụng bất hợp pháp hóa đơn

15

TRƯỜNG HỢP VIẾT SAI HÓA ĐƠN

• Chưa xé rời thì gạch chéo các liên hóa đơn và lưu tại quyển

• Đã xé rời khỏi quyển nhưng hai bên chưa kê khai thuế thì lập biên bản thu hồi hóa đơn, xuất hóa đơn thay thế, gạch chéo các liên của hóa đơn ghi sai, chỉ kê khai hóa đơn thay thế.

TRƯỜNG HỢP VIẾT SAI HÓA ĐƠN

• Đã xé rời khỏi quyển , hai bên đã kê khai thuế thì lập

biên bản thu hồi hóa đơn, xuất hóa đơn thay thế, gạch

chéo các liên của hóa đơn ghi sai Hóa đơn thu hồi ghi

số âm, hóa đơn thay thế kê số dương trên bảng kê

tháng hiện hành Tất cả hóa đơn điều chỉnh tăng giảm

số lượng, đơn giá… thì kê số dương hoặc số âm trên

bảng kê.

17

TRƯỜNG HỢP VIẾT SAI HÓA ĐƠN

• Hóađơn giao cho khách hàng chỉ ghi sai chỉ tiêu trên hóa đơn

như: Tên, địa chỉ, mã số thuế … các sai sót nàykhông làm

tăng giảm số thuế GTGT phải nộp, số thuế GTGT còn được

khấu trừthì Công ty và khách hànglậpbiênbản điều chỉnh nội

dung đã ghi sai, đồng thời Công ty lập hóa đơn điều chỉnh,

trên hóađơn ghi rõ nội dung đã ghi sai; nội dung điều chỉnh;

số hóa đơn, ký hiệu, ngày tháng năm của hóa đơn đã lập cần

điều chỉnh; hóa đơn điều chỉnh này bên bán kê khai trên bảng

kêđầu ra, bên mua kê khai trên bảng kê đầu vào trên phần

mềm hỗ trợ kê khai thuế HTKK của kỳ lập hóa đơn điều chỉnh

(khôngđiều chỉnh về doanh thu và tiền thuế GTGT nên, các

• Xem CV 11797 ngày 22/08/2014

19

CÁCHXỬ MẤT HÓA ĐƠN, CHÁY HỎNG ĐỐI VỚI BÊN BÁN

• Mất hóa đơn đầu ra: lập báo cáo BC21/AC trong vòng 5 ngày kể từ ngày phát hiện mất hóa đơn, biên bản mất hóa đơn.

CÁCHXỬ MẤT HÓA ĐƠN, CHÁY HỎNG ĐỐI VỚI BÊN BÁN

Phạt tiền 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng đối với một

trong các hành vi:

• Làm mất, cháy, hỏng hoá đơn đã phát hành nhưng chưa lập

hoặc hoá đơn đã lập (liên giao cho khách hàng) nhưng khách

hàng chưa nhận được hoá đơn khi hoá đơn chưa đến thời

gianlưu trữ,trừ trường hợp mất, cháy, hỏng hóa đơn do thiên

tai,hỏa hoạn.Trường hợp mất, cháy, hỏng hoá đơn,trừ liên

giao cho khách hàng, trongthời gian lưu trữ thì xử phạt theo

phápluật về kế toán

21

CÁCHXỬ MẤT HÓA ĐƠN, CHÁY HỎNG ĐỐI VỚI BÊN BÁN

Phạt tiền 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng đối với

một trong các hành vi:

• Không lập hóa đơn khi bán hàng hóa, dịch vụ có giá trị

thanh toán từ 200.000 đồng trở lên cho người mua theo

quy định Cùng với việc bị xử phạt, tổ chức, cá nhân

kinh doanh phải lập hóa đơn giao cho người mua.

CÁCHXỬ MẤT HÓA ĐƠN, CHÁY HỎNG ĐỐI VỚI BÊN BÁN

 Trường hợp người bán tìm lại được hoá đơn đã mất (liên giao cho khách hàng) khi cơ quan thuế chưa ban hành quyết định xử phạt thì người bán không bị phạt tiền.

 Trường hợp người bán làm mất, cháy, hỏng các liên hoá đơn đã lập sai và đã xoá bỏ (người bán đã lập hoá đơn khác thay thế cho các hoá đơn đã lập sai và đã xoá bỏ) thì người bán bị phạt cảnh cáo.

23

CÁCHXỬ MẤT HÓA ĐƠN, CHÁY HỎNG ĐỐI VỚI BÊN BÁN

 Trường hợp trong cùng một thời điểm, tổ chức, cá nhân thông báo mất nhiều số hoá đơn cho cơ quan thuế nhưng cơ quan thuế đủ căn cứ xác định tổ chức, cá nhân gộp nhiều lần mất hoá đơn để báo cáo cơ quan thuế thì xử phạt theo từng lần mất hoá đơn.

 Trường hợp mất, cháy, hỏng hoá đơn đã lập (liên giao cho khách hàng) có liên quan đến bên thứ ba, bên thứ

ba do người bán thuê thì xử phạt người bán theo quy định tại điểm này.

CÁCHXỬ MẤT HÓA ĐƠN, CHÁY HỎNG ĐỐI VỚI BÊN MUA

• Mất hóa đơn đầu vào: lập báo cáo BC21/AC trong vòng

5 ngày kể từ ngày phát hiện mất hóa đơn.

• Phạt tiền từ 2.000.000 đồng đến 4.000.000 đồng đối với

hành vi làm mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập (liên giao

cho người mua) để hạch toán kế toán, kê khai thuế và

thanh toán vốn ngân sách, trừ trường hợp mất, cháy,

hỏng hoá đơn do thiên tai, hoả hoạn

25

CÁCHVIẾT HÓA ĐƠN CHO DANH MỤC HÀNG HÓA NHIỀU HƠN

SỐ DÒNG TRÊN HÓA ĐƠN

• Người bán hàng ghi liên tiếp nhiều số hóa đơn Dòng ghi

hàng hóacuối cùng của số hóa đơn trước ghi cụm từ “tiếp số

sau” và dòng ghi hàng hóa đầu số hóa đơn sau ghi cụm từ

“tiếp số trước” Các hóa đơn liệt kê đủ các mặt hàng theo thứ

tự liên tục từ hóa đơn này đến hóa đơn khác.Thông tinngười

bán, thông tinngười mua được ghi đầy đủ ở số hóa đơn đầu

tiên Chữ ký và dấu người bán (nếu có), chữ ký người mua,

giá thanh toán,phụ thu, phí thu thêm, chiết khấu thương mại,

thuế giá trị gia tăng được ghi trong hóa đơn cuối cùng và

CÁCHVIẾT HÓA ĐƠN CHO DANH MỤC HÀNG HÓA NHIỀU HƠN

SỐ DÒNG TRÊN HÓA ĐƠN

• Người bán hàng được sử dụng bảng kê để liệt kê các loại hàng hóa, dịch vụ đã bán kèm theo hóa đơn.

• Trên hoá đơn phải ghi rõ “ kèm theo bảng kê số …, ngày

…, tháng…, năm…” Mục “tên hàng” trên hoá đơn chỉ ghi tên gọi chung của mặt hàng.

• Bảng kê phải ghi rõ “kèm theo hóa đơn số Ngày

tháng năm” và có đầy đủ các chữ ký của người bán hàng, chữ ký của người mua hàng như trên hóa đơn.

27

CÁCHVIẾT HÓA ĐƠN CHO DANH MỤC HÀNG HÓA NHIỀU HƠN

SỐ DÒNG TRÊN HÓA ĐƠN

• Trường hợp bảng kê có hơn một (01) trang thì các bảng

kê phải được đánh số trang liên tục và phải đóng dấu giáp lai Trên bảng kê cuối cùng phải có đầy đủ chữ ký của người bán hàng, chữ ký của người mua hàng như trên hóa đơn.

• Số bảng kê phát hành phù hợp với số liên hóa đơn.

Bảng kê được lưu giữ cùng với hóa đơn để cơ quan

XUẤT HÓA ĐƠN HÀNG NHẬP KHẨU ỦY THÁC

• Cơ sở nhận nhập khẩu uỷ thác khi xuất trả hàng nhập khẩu

uỷ thác, nếu đã nộp thuế GTGT ở khâu nhập khẩu, cơ sở lập

hoáđơn GTGT để cơ sở đi uỷ thác nhập khẩu làm căn cứ kê

khai,khấu trừ thuế GTGT đầu vào đối với hàng hoá uỷ thác

nhập khẩu

• Trường hợp cơ sở nhận nhập khẩu uỷ thác chưa nộp thuế

GTGT ở khâu nhập khẩu, khi xuất trả hàng nhập khẩu uỷ

thác,cơ sở lập phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ kèm

theolệnh điều động nội bộ theo quy định làm chứng từ lưu

thông hàng hoá trênthị trường Sau khi đã nộp thuế GTGT ở

khâunhập khẩu cho hàng hoá nhập khẩu uỷ thác, cơ sở mới

lập hoá đơn theo quy định trên

29

XUẤT HÓA ĐƠN HÀNG NHẬP KHẨU ỦY THÁC

Hoáđơn GTGT xuất trả hàng nhập khẩu uỷ thác ghi:

 (a) Giá bán chưa có thuế GTGT bao gồm: giá trị hàng

hoáthực tế nhập khẩu theo giá CIF, thuế nhập khẩu, thuế tiêu

thụ đặc biệt và các khoản phải nộp theo chế độ quy định ở

khâunhập khẩu (nếu có)

 (b)Thuế suất thuế GTGT và tiền thuế GTGT ghi theo số

thuế đã nộp ở khâu nhập khẩu

 (c)Tổng cộng tiền thanh toán a + b)

Cơ sở nhận nhập khẩu uỷ thác lập hoá đơn GTGT riêng để

thanh toántiền hoa hồng uỷ thác nhập khẩu.”

XUẤT HÓA ĐƠN HÀNG XUẤT KHẨU ỦY THÁC

 Khi xuất hàng giao cho cơ sở nhận uỷ thác, cơ sở có hàng hoá uỷ thácxuất khẩu sử dụngPhiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ kèm theoLệnh điều động nội bộ

 Khi hàng hoá đã thực xuất khẩucó xácnhận của cơ quan hải quan, căn cứ vào các chứng từ đối chiếu, xác nhận về số lượng, giá trị hàng hoáthực tế xuất khẩu của cơ sở nhận uỷ thác xuất khẩu, cơ

sở có hàng hoá uỷ thác xuất khẩulập hoá đơn GTGTđể kê khai nộp thuế, hoàn thuế GTGT hoặc hóa đơn bán hàng Cơ sở nhận uỷ thácxuất khẩu sử dụng hóa đơn GTGT hoặc hóa đơn bán hàng để xuất cho khách hàng nước ngoài.”

31

XUẤT HÓA ĐƠN HÀNG KHUYẾN MÃI

 Khi khuyến mại hàng cho khách hàng thì công ty phải sử dụng hoá đơn GTGT (trường hợp nộp thuế theo phương pháp khấu trừ) hoặc hoá đơn bán hàng (trường hợp nộp thuế theo phương pháp trực tiếp), trên hoá đơn ghi tên, số lượng và ghi rõ là hàng dùng để khuyến mại, giá tính thuế ghi bằng không

XUẤT HÓA ĐƠN HÀNG BỊ TRẢ LẠI

 Tổ chức, cá nhân mua hàng hoá, người bán đã xuất hoá đơn, người mua

đã nhận hàng, nhưng sau đó người mua phát hiện hàng hoá không đúng

quy cách, chất lượng phải trả lại toàn bộ hay một phần hàng hoá, khi xuất

hàng trả lại cho người bán, cơ sở phải lập hoá đơn, trên hoá đơn ghi rõ

hàng hoá trả lại người bán do không đúng quy cách, chất lượng, tiền thuế

GTGT (nếu có).

 Trường hợp người mua là đối tượng không có hoá đơn, khi trả lại hàng

hoá, bên mua và bên bán phải lập biên bản ghi rõ loại hàng hoá, số lượng,

giá trị hàng trả lại theo giá không có thuế GTGT, tiền thuế GTGT theo hoá

đơn bán hàng (số ký hiệu, ngày, tháng của hoá đơn), lý do trả hàng và bên

bán thu hồi hóa đơn đã lập.”

33

XUẤT HÓA ĐƠN KHI QUYẾT TOÁN CÔNG TRÌNH XÂY DỰNG

 “Cơ sở xây dựng có công trình xây dựng, lắp đặt mà thời gian thực hiện

dài, việc thanh toán tiền thực hiện theo tiến độ hoặc theo khối lượng công

việc hoàn thành bàn giao, phải lập hoá đơn thanh toán khối lượng xây lắp

bàn giao Hóa đơn GTGT phải ghi rõ doanh thu chưa có thuế và thuế

GTGT Trường hợp công trình xây dựng hoàn thành đã lập hóa đơn thanh

toán giá trị công trình nhưng khi duyệt quyết toán giá trị công trình XDCB có

điều chỉnh giá trị khối lượng xây dựng phải thanh toán thì lập hóa đơn,

chứng từ điều chỉnh giá trị công trình phải thanh toán ”

SOÁT XÉT CÔNG TÁCKẾ TOÁN KHI CÁN BỘ THUẾ THANH TRA

35

Thuế giá trị gia tăng

 Sắp xếp tờ khai kèm chứng từ của 12 tháng.

 Đối chiếu sổ 1331 của năm với số liệu trên tờ khai thuế Nếu chênh lệch thì lập file word giải trình sẵn.

 Kiểm tra các hóa đơn trên 20 triệu đã có đầy đủ điều kiện để được khấu trừ thuế GTGT chưa

 Biên Bản đối chiếu, bù trừ công nợ? Hợp Đồng Kinh Tế/Mua Bán- quy định

rõ điều khoản trả chậm.

Thuế thu nhập doanh nghiệp

 Kiểm tra doanh thu chịu thuế, chi phí được trừ trên quyết toán thuế đã phù

hợp với số liệu sổ sách kế toán chưa? Chênh lệch giữa LN kế toán với thu

nhập chịu thuế bao nhiêu thì cần phải tự giải trình sẵn trên file word.

 Soát xét lại các khoản chi phí, tự khoanh vùng xem những chi phí nào có

khả năng bị loại, rủi ro lớn nhất….

37

Thuế thu nhập cá nhân

 Kiểm tra xem số liệu trên bảng lương đã khớp với số liệu trên TK Thuế

TNCN chưa?

 Danh sách cán bộ CNV đã khớp giữa bảng lương với tờ khai QT Thuế

TNCN chưa?

 Kiểm tra hợp đồng lao động đầy đủ chưa?

 Các khoản thu nhập, phụ cấp trên bảng lương đã quy định cụ thể trong

HĐLĐ chưa?

 Quyết định tăng lương

 Thang lương bảng lương

 Sổ bảo hiểm xã hội

Sổ sách kế toán

 Kiểm tra sổ sách xem đã in đủ sổ sách theo BCDPSTK chưa?

 Với những sổ có chi tiết đối tượng thì phải in chi tiết.

 Sổ chi tiết TK 112: Nếu có nhiều TK ngân hàng mở nhiều NH khác nhau.

 Sổ chi tiết TK 131/331: Chi tiết từng đối tượng phải thu/phải trả

 Sổ chi tiết 138/338: Chi tiết từng đối tượng phải thu/ phải trả khác (nếu có)

 Sổ chi tiết 141: Chi tiết từng đối tượng ứng cá nhân

 Sổ chi tiết 154: 1541/1542/1543 (nếu có)

 Sổ chi tiết 333: 33311 / 3334/3335/3338

39

SẮP XẾP HỒ SƠ KẾ TOÁN

 CACH SAP XEP LUU TRU HO SO KE TOAN.docx