Giải pháp, sáng kiến kinh nghiệm Sử dụng tính năng tìm kiếm Find trong việc tìm kiếm thông tin dữ liệu

Mục đích của giải pháp - Giải pháp được đưa ra nhằm khắc phục tình hình thực tế, yêu cầu công việc đặt ra đó là yêu cầu việc tìm kiếm thông tin, dữ liệu phải nhanh, độ chính xác tuyệt đố

Phần I THÔNG TIN TÁC GIẢ

- Họ và tên:

- Ngày, tháng, năm sinh:

- Chức vụ:

- Đơn vị công tác: Trung tâm Dạy nghề và GDTX

- Trình độ chuyên môn: Cử nhân Tin học ứng dụng

- Tên giải pháp, kinh nghiệm: Giải pháp "Sử dụng tính năng Find trong việc tìm kiếm thông tin, dữ liệu"

- Đề nghị xét, công nhận giải pháp: Cấp cơ sở

- Lĩnh vực áp dụng: Công tác quản lý hồ sơ, danh sách cá nhân cán bộ, viên chức, học sinh

Phần II NỘI DUNG GIẢI PHÁP Chương 1: NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG

1 Đặc điểm tình hình cơ quan đơn vị

* Đặc điểm, tình hình.

- Tên đơn vị: Trung tâm Dạy nghề và Giáo dục thường xuyên huyện

- Địa điểm, trụ sở chính: Khu phố II, Thị trấn

- Ngày thành lập theo Quyết định số: 302/QĐ - UBND ngày 12/3/2014 của UBND tỉnh Yên Bái về việc thành lập Trung tâm Dạy nghề và Giáo dục thường xuyên huyện

- Tổng số cán bộ, viên chức: 49 người (Trong đó, gồm: 01 Giám đốc, 03 phó Giám đốc và 45 giáo viên, nhân viên)

- Trình độ thạc sỹ: 01 người; trình độ đại học: 38 người; trình độ cao đẳng:

07 người; trình độ Trung cấp: 03 người;

- Chi bộ Đảng trực thuộc Huyện ủy với 30 đảng viên Trình độ chính trị: Cao cấp chính trị: 01 người; Trung cấp chính trị: 05 người

- Tổ chức đoàn thể: Công đoàn cơ sở trực thuộc Liên đoàn Lao động huyện với 50 đoàn viên công đoàn Đoàn Thanh niên CSHCM trực thuộc Huyện đoàn với 331 đoàn viên, thanh niên (trong đó chi đoàn giáo viên 18 người, đoàn viên thanh niên là 313 người)

* Chức năng, nhiệm vụ:

+ Trung tâm Dạy nghề và Giáo dục thường xuyên huyện là đơn vị sự nghiệp công lập

+ Tổ chức đào tạo nghề cho lao động nông thôn theo đề án 1956 của Chính phủ đến năm 2020

+ Tổ chức thực hiện các chương trình giáo dục thường xuyên cấp THCS, THPT;

+ Tổ chức thực hiện dạy kỹ thuật, dạy nghề phổ thông và tư vấn hướng nghiệp cho học sinh THCS, THPT trên địa bàn huyện

+ Phối hợp với các doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân trong hoạt động dạy nghề, giới thiệu việc làm sau đào tạo

+ Bồi dưỡng giáo viên các trường trung học sơ sở và trung học phổ thông kiến thức về giáo dục kỹ thật tổng hợp, hướng nghiệp

+ Dạy nghề phổ thông cho học sinh cuối cấp, giáo dục thường xuyên giúp mọi người có cơ hội vừa làm vừa học, học liên tục, mở rộng hiểu biết nâng cao trình độ kiến thức, năng lực thích ứng với từng ngành nghề

+ Phối hợp với các doanh nghiệp xuất khẩu lao động, tổ chức tư vấn, đào tạo nghề và xuất khẩu lao động ra thị trường nước ngoài

+ Thực hiện sản xuất, kinh doanh và dịch vụ khoa học, kỹ thuật theo quy định của pháp luật

+ Thực hiện quản lý tổ chức bộ máy, biên chế, người lao động, chế độ chính sách, khen thưởng, kỷ luật với công chức, viên chức và quản lý tài chính, tài sản của đơn vị theo quy định của pháp luật

+ Thực hiện các chế độ thống kê, báo cáo theo quy định của pháp luật

2 Lý do chọn giải pháp, kinh nghiệm

Trong thời đại hiện nay, công nghệ thông tin (CNTT) đã thực sự bùng nổ

và đã có tác động rất lớn đến công cuộc phát triển kinh tế - xã hội của con người, của đất nước (và thực tế ta có thể nói rằng ta đang sống trong kỉ nguyên

số, kỉ nguyên CNTT) Đảng và nhà nước ta đã xác định rõ là để đất nước phát triển thì một trong những yếu tố làm nền tảng là làm sao các ứng dụng của Tin học – CNTT phải đưa vào triệt để trong các lĩnh vực đời sống của xã hội Những yêu cầu đẩy mạnh của các ứng dụng CNTT vào thực tiễn cuộc sống, đào tạo nguồn nhân lực đáp ứng yêu cầu Công nghiệp hóa - Hiện đại hóa, mở cửa và hội nhập, hướng đến nền kinh tế tri thức của đất nước ta nói riêng và của thế giới nói chung

Mặt khác, do thực tế công việc tại các cơ quan, đơn vị, đặc biệt công việc tại của bản thân tôi cũng như các đồng nghiệp tại nơi tôi công tác cho thấy, việc

áp dụng công nghệ thông tin vào thực hiện công việc nhằm nầng cao chất lượng

và hiệu quả công việc là nhu cầu quan trọng và cấp thiết Bởi vì, khối lượng công việc rất lớn, đặc biệt là mảng lưu trữ hồ sơ, thông tin, dữ liệu về cán bộ giáo viên, nhân viên, học sinh, học viên, … Mỗi khi xử lý, tìm kiếm thông tin,

dữ liệu cần phải đáp ứng nhanh và độ chính xác cao với khối lượng, quy mô tìm kiếm lớn trong khi chỉ dụng dụng các phương pháp đơn thuần, cổ truyền như dò tìm bằng tay, bằng mắt thường, hay bằng chuột máy tính từ kho hồ sơ, giấy tờ lưu trữ từ rất nhiều năm hoặc trên máy tính Công việc tưởng trừng đơn giản nhưng vô cùng phức tạp, đặc biệt là tốn rất nhiều thời gian, công sức, nhân lực, kinh phí đầu tư cho việc tìm kiếm, mà hiệu quả chất lượng công việc vẫn rất thấp

Ngoài ra đến 80% các cán bộ, bộ phận được trang bị hoặc đều có máy vi tính, chính vì nhu cầu và trang thiết bị sẵn có tại sao chúng ta không thể áp dụng công nghệ thông tin vào việc quản lý tìm kiếm thông tin dữ liệu

Vì vậy, tôi cho rằng việc áp dụng CNTT vào quản lý tìm kiếm thông tin,

dữ liệu là rất quan trọng và cấp thiết Với cương vị là một giáo viên Tin học của Trung tâm Dạy nghề và GDTX huyện - phụ trách giảng dạy các lớp Tin học, công tác nhập, quản lý hồ sơ học sinh, học viên Mặt khác, từ thực tế công việc quản lý hồ sơ, dữ liệu cán bộ, học sinh, học viên với khối lượng thông tin lưu trữ rất lớn, mỗi lần tìm kiếm yêu cầu thời gian tìm kiếm phải nhanh, độ chính xác cao

Từ thực tế, yêu cầu đó, bản thân tôi đã mạnh dạn đưa ra giải pháp “Sử dụng tính năng Find trong việc tìm kiếm thông tin, dữ liệu” vào áp dụng thực tế công

việc, nhằm khắc phục và giải quyết vấn đề đặt ra cách nhanh chóng và hiệu quả

3 Mục đích của giải pháp

- Giải pháp được đưa ra nhằm khắc phục tình hình thực tế, yêu cầu công việc đặt ra đó là yêu cầu việc tìm kiếm thông tin, dữ liệu phải nhanh, độ chính xác tuyệt đối đối với công tác quản lý hồ sơ, danh sách tại các bộ phận của cơ quan, đơn vị nói riêng và của các đơn vị khác nói chung

- Nhằm tận dụng triệt để trang thiết bị được cấp và sẵn có của các cá nhân, bộ phận của Trung tâm

- Nhằm giảm tối đa thời gian, kinh phí và nhân lực cho việc quản lý, tìm kiếm hồ sơ, danh sách từ việc quản lý, tìm kiếm đơn thuần

4 Phương pháp nghiên cứu

Để hoàn thành nội dung giải pháp này, tôi đã áp dụng một số phương pháp sau:

- Phương pháp thực nghiệm: Từ thực tế yêu cầu công việc đặt ra của bản thân nhập, quản lý danh sách của các học viên các lớp nghề ngắn hạn, của học sinh học nghề, mỗi khi tìm kiếm bằng phương pháp truyền thống, đơn thuần, tôi nhận thấy rất mất thời gian và độ chính xác không cao Tôi cho rằng, mình có chuyên môn Tin học tại sao không áp dụng công nghệ thông tin vào việc tìm kiếm thông tin, dữ liệu và tôi đã đưa ra giải pháp đó là sử dụng tính năng tìm kiếm Find của chương trình Tin học văn phòng vào việc tìm kiếm thông tin, dữ liệu, cuối cùng đã thu được kết quả rất khả quan, đáp ứng được yêu cầu công việc đề ra

- Phương pháp thu thập thông tin: Từ thực tế yêu cầu công việc của bản thân, của các cá nhân, bộ phận khác trong cơ quan và các cơ quan khác có liên quan tới việc quản lý, tìm kiếm thông tin, hồ sơ với khối lượng rất lớn, cũng mắc phải những khó khăn hạn chế khi giải quyết công việc bằng phương pháp thông thường, truyền thống – dò tìm Từ điều kiện trang bị có sẵn là máy vi tính của các cá nhân, bộ phận và 100% cán bộ, viên chức đều có chứng chỉ Tin học văn phòng chương trình A Từ 2 điều kiện cơ bản trên, cùng với tiến bộ của công nghệ thông tin nếu được áp dụng vào giải quyết công việc, chắc chắn sẽ thu được những kết quả bất ngờ, như kết quả tìm kiếm thu được trở nên nhanh chóng, chính xác hơn, mặt khác lại tận dụng được trang thiết bị sẵn có, đồng thời giải phóng sức lao động, công việc được giải quyết sẽ chất lượng và hiệu quả hơn gấp nhiều lần

- Phương pháp nghiên cứu tài liệu, chuyên môn nghề nghiệp;

- Ngoài ra, tôi còn kết hợp và sử dụng những phương pháp khác như: Trao đổi học hỏi một số kinh nghiệm từ đồng nghiệp trong cơ quan và các cơ quan khác; tham khảo ý kiến của các cơ quan chuyên môn cấp trên

5 Cơ sở khoa học

- Khái niệm: Chức năng tìm kiếm Find là một trong các công cụ trợ giúp hiệu quả cụ thể, là hỗ trợ việc tìm kiếm thông tin, dữ liệu đối với chương trình soạn thảo văn bản Micrsoft Word và chương trình bảng tính Mirosoft Excel

- Thao tác đối với chức năng tìm kiếm Find như sau:

+ Mở tệp có chứa dữ liệu cần tìm

+ Nháy chuột Edit  Find (hoặc tổ hợp phím Ctrl + F)  xuất hiện hộp thoại Find and Replace

+ Tại hộp Find what: Ta nhập thông tin, dữ liệu cần tìm

+ Nháy nút lệnh Find Next

- Khái niệm và các thao tác được hướng dẫn cụ thể trong mục I.1 – Tìm kiếm của Bài 13 – Các công cụ trợ giúp và mục II- Tìm và thay thế của Bài 22 - Nhập, tìm và thay thế nhanh dữ liệu sách Giáo khoa – Hoạt động giáo dục nghề phổ thông Nghề Tin học văn phòng 11 bản quyền thuộc Nhà xuất bản Giáo dục – Bộ giáo dục và Đào tạo, được Bộ Giáo dục và Đào tạo đưa vào lưu hành và giảng dạy cho học sinh học nghề hệ THPT

6 Cơ sở pháp lý

Thực hiện Chỉ thị số 58-CT/TW ngày 17/10/2000 của Bộ Chính trị về đẩy mạnh ứng dụng và phát triển công nghệ thông tin (CNTT) phục vụ sự nghiệp công nghiệp hoá, hiện đại hoá

Căn cứ Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10/04/2007 của Chính phủ về ứng dụng CNTT trong hoạt động của các cơ quan nhà nước;

Thực hiện Quyết định số 1605/QĐ-TTg ngày 27/8/2010 phê duyệt Chương trình quốc gia về ứng dụng CNTT trong hoạt động của cơ quan nhà nước giai đoạn 2011-2015

Căn cứ Quyết định số: 302/QĐ - UBND ngày 12/3/2014 của UBND tỉnh Yên Bái về việc thành lập Trung tâm Dạy nghề và Giáo dục thường xuyên huyện

Chương II: NỘI DUNG GIẢI PHÁP

I Thực trạng của giải pháp

1 Thực trạng của vấn đề nghiên cứu

Với tình hình thực tế của Trung tâm Dạy nghề và GDTX huyện trên

cơ sở sáp nhập hai trung tâm là Trung tâm Giáo dục thường xuyên – Hướng nghiệp dạy nghề với Trung tâm Dạy nghề với bộ máy cán bộ viên chức, giáo viên đông đảo (trên 50 người bao gồm cả biên chế chính thức và hợp đồng) được chia thành 4 tổ gồm: Tổ Hướng nghiệp dạy nghề, Tổ Hành chính,

Tổ tự nhiên và tổ xã hội, với rất nhiều chức năng, nhiệm vụ như đã trình bày

ở trên Mỗi chức năng, nhiệm vụ đều liên quan tới việc quản lý và lưu trữ hồ

sơ, sổ sách, thông tin của cán bộ, học sinh, học viên Riêng với các mảng Hướng nghiệp dạy nghề, Mảng văn hóa, mảng hành chính số lượng học sinh, học viên tham gia học tập, thi sát hạch mỗi năm với số lượng rất lớn Chẳng hạn, mảng nghề ngắn hạn 1956 mỗi năm bình quân đào tạo khoảng 25 lớp/năm x 30 học viên/lớp = 750 học viên, dạy nghề phổ thông 40 lớp/năm x

25 học sinh/lớp = 1000 học sinh, mảng văn hóa 12 lớp/năm x 30 học sinh/lớp

= 360 học sinh; Tuyển sinh thi sát hạch xe mô tô hạng A1: 3 lớp/tháng x 110 học viên/lớp x 12 tháng/năm = 3.960 học viên, nếu tính số lượng học sinh, học viên từ các năm trước khi sáp nhập với sau khi sáp nhập con số này sẽ lên tới hàng nghìn người Từ thực trạng trên công việc tìm kiếm, xử lý thông tin của các đối tượng này là vô cùng khó khăn, phức tạp, tốn kém cả về kinh phí

và thời gian, nhân lực

2 Mô tả giải pháp đã được áp dụng trước đó

Khi chưa áp dụng giải pháp công việc tìm kiếm thông tin, dữ liệu của cán

bộ, học sinh, học viên, bản thân tôi cũng như các cán bộ chỉ có thể sử dụng các phương pháp thông thường, truyền thống như: Lật dở, dò tìm bằng tay, bằng mắt nhìn, bằng chuột máy tính từng đối tượng một cho đến khi tìm thấy trên từng hồ

sơ, danh sách, được lưu trên giấy tờ từ rất nhiều năm trước tới nay, hoặc trên máy tính với các file dữ liệu lên tới hàng trăm trang văn bản hoặc hàng nghìn học sinh, học viên Nếu phạm vi tìm kiếm nhỏ, công việc sẽ đỡ vất vả, ít tốn kém Nếu phạm vi tìm kiếm rộng, yêu cầu thời gian tìm kiếm nhanh sẽ phải huy động thêm nhân lực, công việc rất căng thẳng, mất rất nhiều thời gian mà hiệu quả và chất lượng công việc không cao, thường xuyên gây ảnh hưởng tới các công việc khác do mất quá nhiều thời gian vào việc tìm kiếm

* Ưu điểm:

- Đối với các cá nhân, cơ quan không được trang bị máy vi tính thì áp dụng phương pháp này Ngoài ra, phương pháp này dùng cho những cán bộ không thành thạo Tin học văn phòng, hoặc không có chuyên môn nghiệp vụ Tin học văn phòng vẫn có thể thực hiện được việc tìm kiếm thông tin, dữ liệu bằng phương pháp truyền thống trên

* Hạn chế:

- Đối với việc tìm kiếm, xử lý thông tin, dữ liệu với phương pháp truyền thống, đơn thuần, nếu phạm vi tìm kiếm quá rộng sẽ rất mất thời gian (có khi đến cả vài giờ đồng hồ thậm chí vài ngày) Độ chính xác không cao, mất nhiều nhân lực, kinh phí cho việc tìm kiếm (nhiều khi do yêu cầu phải đáp ứng kết quả nhanh), gây ảnh hưởng tới công việc khác, tới tâm lý, gây căng thẳng cho người tìm kiếm lẫn người cần thông tin dữ liệu

3 Quan điểm của bản thân

Xuất phát từ những thực trạng trên, với cương vị là một giáo viên Tin học, một cán bộ phải thường xuyên xử lý, tìm kiếm thông tin học sinh, học viên Từ thực tế công việc của các đồng nghiệp khác đang diễn ra rất vất vả và khó khăn hiệu quả công việc rất thấp, tôi xin mạnh dạn đưa ra giải pháp “Sử dụng tính năng Find trong việc tìm kiếm thông tin, dữ liệu” áp dụng chính kiến thức chuyên môn của bản thân tôi vào giải quyết công việc, nhằm nâng cao chất lượng, hiệu quả công việc

II NỘI DUNG GIẢI PHÁP

1 Giải quyết vấn đề

a Mô tả, phân tích giải pháp

Như thực trạng công việc tôi đã trình bày ở trên yêu cầu đặt ra phải có giải pháp hiệu quả để khắc phục nâng cao hiệu quả, chất lượng của công tác tìm kiếm thông tin dữ liệu, tôi đã đưa ra giải pháp là áp dụng Công nghệ thông tin

mà cụ thể là Sử dụng tính năng Find trong việc tìm kiếm thông tin, dữ liệu của môn Tin học văn phòng, giải pháp cụ thể như sau:

* Điều kiện để áp dụng tính năng tìm kiếm Find:

+ Trước hết phải có hệ thống máy vi tính được cài đặt sẵn các chương trình chạy đặc biệt là phần mềm chương trình Microsoft Office (Phần mềm tin học văn phòng) có chứa chương trình Microsoft Word (phần mềm soạn thảo văn bản) và Microsoft Excel (Phần mềm bảng tính)

+ Danh sách, thông tin, dữ liệu của cán bộ, học sinh, học viên, phải được cập nhật liên tục trên máy tính có thể nhập trên chương trình Microsoft Word hoặc chương trình Microsoft Excel

* Thao tác sử dụng tính năng Find trong việc tìm kiếm thông tin, dữ liệu:

+ Đối với danh sách, dữ liệu được nhập trên phần mềm Word:

Thao tác thực hiện:

Bước 1: Mở file (tệp) Word có chứa danh sách cần tìm thông tin, dữ liệu Bước 2:

Cách 1: Nháy chuột chọn Edit Find

Cách 2: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + F Xuất hiện hộp thoại có tên Find and Replace Chọn thẻ Find Bước 3: Ở hộp Find what nhập dữ liệu cần tìm

Bước 4: Nháy chuột vào nút Find Next

+ Đối với danh sách, dữ liệu được nhập trên phần mềm Excel

Thao tác thực hiện:

Bước 1: Mở file (tệp) Excel có chứa danh sách cần tìm thông tin, dữ liệu Bước 2:

Cách 1: Nháy chuột chọn Edit Find

Cách 2: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + F Xuất hiện hộp thoại có tên Find and Replace Chọn thẻ Find Bước 3: Ở hộp Find what nhập dữ liệu cần tìm

Bước 4: Nháy chuột vào nút Find Next

Lưu ý: Khi tìm thấy kết quả, có thể nháy vào văn bản để thực hiện các

thao tác chỉnh sửa xử lý dữ liệu cần thiết, sau đó nháy Find Next để tiếp tục việc

tìm kiếm vì hộp thoại vẫn được mở Nếu muốn kết thúc việc tìm kiếm ta nháy

nút Cancel.

b So sách, đối chiếu trước và sau khi thực hiện giải pháp:

+ Trước khi áp dụng thực hiện giải pháp:

Nếu thông tin danh sách chỉ lưu trên hồ sơ sổ sách: Bản thân tôi cũng như các đồng nghiệp khác có liên quan tìm kiếm thông tin hồ sơ sẽ phải lật dở từng cặp hồ sơ, từng quyển, từng lớp, từng tờ, dò tìm lần lượt từng đối tượng bằng phương pháp tìm kiếm thông thường như bằng tay, bằng mắt Nếu phạm vi tìm kiếm hay số lượng học sinh, học viên ít vài chục hoặc vài trăm người công việc cũng đỡ phức tạp Ngược lại nếu phạm vi tìm kiếm lớn hàng nghìn người, công việc khi đó sẽ trở lên vô cùng vất vả, mất thời gian, nhiều khi còn phải bổ sung thêm nhân lực cho việc tìm kiếm, gây ảnh hưởng tới tâm lý, tới các công việc khác,

Nếu thông tin dữ liệu đã được lưu trên máy, thì công việc tìm kiếm có vẻ đơn giản hơn, song nếu chỉ tìm kiếm thông thường bằng cách dò chuột hoặc bàn phím từng đối tượng, nếu phạm vi tìm kiếm nhỏ thì cũng nhanh chóng, nhưng nếu phạm vi tìm kiếm lớn hàng trăm trang hoặc hàng nghìn đối tượng như thực trạng trình bày ở trên thì công việc không hề đơn giản chút nào, cũng tốn rất nhiều công sức và thời gian cho việc tìm kiếm

+ Sau khi áp dụng thực hiện giải pháp:

Với đầy đủ các yêu cầu điều kiện nói trên (Máy vi tính, thông tin, dữ liệu được cập nhật thường xuyên trên máy tính, cán bộ xử lý, tìm kiếm phải thành thạo Tin học văn phòng) khi áp dụng giải pháp vào thực hiện tìm kiếm thì thời gian tìm kiếm giảm xuống hàng nghìn lần, độ chính xác tuyệt đối cho dù phạm

vi tìm kiếm có rộng đến đâu, có thể nói chỉ là vài phút cho thao tác trên máy tính

ta đã thu được kết quả mong đợi Điều đó có nghĩa, đã làm thay đổi hoàn toàn kết quả giải quyết công việc theo lối truyền thống, đơn thuần, với cách giải quyết công việc vô cùng hiệu quả, nhanh chóng, chính xác, ít tốn kém cả về thời gian, nhân lực và kinh phí Bản thân tôi cũng như các cá nhân, cán bộ có nhiệm

vụ liên quan tới quản lý tìm kiếm hồ sơ, dữ liệu có thời gian tập trung cho các công việc khác nhiều hơn, hiệu quả công việc về mọi mặt được nâng cao rõ rệt

2 Khả năng áp dụng của giải pháp:

Giải pháp "Sử dụng tính năng Find trong việc tìm kiếm thông tin, dữ liệu”

tôi đã áp dụng cho chính công việc thường ngày của tôi là tìm kiếm, xử lý thông tin, danh sách học sinh, học viên học nghề tại Trung tâm Dạy nghề và giáo dục thường xuyên huyện đã khắc phục được những hạn chế của các giải pháp tìm kiếm, xử lý trước đây như mất rất nhiều thời gian, độ chính không cao, gây căng thẳng, ảnh hưởng tới các công việc khác Giải pháp đã đem lại kết quả hơn cả mong đợi, thời gian tìm kiếm, xử lý thông tin, dữ liệu rút ngắn tới hàng nghìn lần

dù phạm vi tìm kiếm hay số lượng thông tin tìm kiếm rất rộng, chỉ mất vài phút cho việc thao tác trên máy vi tính Mặt khác, tận dụng được trang thiết bị, kinh nghiệm chuyên môn sẵn có như máy vi tính, chuyên môn Tin học làm cho công việc trở nên vô cùng hiệu quả và nhanh chóng Với kết quả thu được của giải pháp tôi hy vọng giải pháp của tôi sẽ được các đồng nghiệp các cá nhân có liên quan và thường xuyên phải tìm kiếm, xử lý thông tin dữ liệu tham khảo, áp dụng rộng rãi không chỉ trong phạm vi cơ quan mà với tất cả các cơ quan, đơn vị khác

3 Phạm vi, đối tượng áp dụng của giải pháp:

Với kết quả và những ưu điểm vượt trội sau khi áp dụng giải pháp vào thực tế công việc của bản thân, cũng như của một số đồng nghiệp khác, tôi cho rằng giải pháp của tôi hoàn toàn có thể áp dụng cho tất cả các cá nhân, cán bộ

có liên quan và phải thực hiện nhiệm vụ quản lý, tìm kiếm, xử lý thông tin và dữ liệu như danh sách học sinh, học viên, cán bộ, không chỉ trong cơ quan mà với tất cả các cá nhân, cơ quan khác trong phạm vi từ xã đến huyện, tỉnh,

4 Trình bày hiệu quả, lợi ích thu được:

Sau khi áp dụng giải pháp tôi thu được kết quả như sau:

Thực tế có 1 tình huống cấp trên yêu cầu, tìm kiếm thông tin gấp của học viên có tên Nguyễn Văn A được lưu trên danh sách học viên có số lượng khoảng trên 15.000 học viên, với thời gian 10 phút để báo cáo

+ Đối với phương pháp tìm kiếm thông thường trước đây: Tôi sẽ phải dùng chuột, bàn phím và mắt thường dò tìm lần lượt từng học viên từ số thứ tự

01 cho đến số thứ tự 15.000 Mỗi học viên là 1 thao tác chuột hay bàn phím, mắt kiểm tra, , bình quân thời gian cho mỗi lần kiểm tra 1 học viên là 0,4 giây

Vậy tổng thời gian tìm kiếm trong 15.000 học viên là:

15.000 học viên x 0,4 giây = 6000 giây = 100 phút (~ 1 tiếng 40 phút) Vậy thời gian bị chậm so với yêu cầu tìm kiếm là:

100 phút – 10 phút = 90 phút

(Thời gian tìm kiếm có thể rút ngắn nếu học viên đó ở gần đầu danh sách nhưng vẫn không đáp ứng đúng yêu cầu của cấp trên là 10 phút, và không phải lúc nào dữ liệu cần tìm cũng ở phía trên đầu danh sách)

Từ kết quả tìm kiếm trên, ta nhận thấy những hậu quả sau: Thời gian tìm kiếm chậm, không đáp ứng yêu cầu công việc đề ra, tạo ra áp lực, căng thẳng khi tìm kiếm làm cho việc tìm kiếm có thể sai xót Mất uy tín, không đáp ứng được yêu cầu của cấp trên ảnh hưởng tới công việc, tới kết quả hoàn thành nhiệm vụ

+ Khi áp dụng giải pháp mới vào việc tìm kiếm:

Từ tình huống trên, tôi đã đặt ra cho mình mục tiêu phải tìm bằng được giải pháp nào đó để khắc phục những hạn chế trên Qua quá trình nghiên cứu, khảo sát, thu thập thông tin từ chính công việc thường ngày, từ đồng nghiệp, từ chuyên ngành Tin học, đặc biệt là chương trình Tin học văn phòng trong đó có mục tìm kiếm dữ liệu (Find), tôi quyết định đưa vào thử nghiệm tìm kiếm thông tin, và thu được kết quả rất khả quan, hoàn toàn khắc phục được hạn chế của phương pháp cũ, cụ thể như sau:

+ Đối với danh sách, dữ liệu được nhập trên phần mềm Word:

Thao tác thực hiện:

Bước 1: Mở file (tệp) Word có chứa danh sách cần tìm thông tin, dữ liệu Bước 2:

Cách 1: Nháy chuột chọn Edit Find

Cách 2: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + F Xuất hiện hộp thoại có tên Find Chọn thẻ Find Bước 3: Ở hộp Find what nhập dữ liệu cần tìm (Nguyễn Văn Điểm) Bước 4: Nháy chuột vào nút Find Next

Và cho kết quả như hình dưới (dữ liệu tìm thấy được bôi đen):

+ Đối với danh sách, dữ liệu được nhập trên phần mềm Excel

Thao tác thực hiện:

Bước 1: Mở file (tệp) Excel có chứa danh sách cần tìm thông tin, dữ liệu Bước 2:

Cách 1: Nháy chuột chọn Edit Find

Cách 2: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + F Xuất hiện hộp thoại có tên Find Chọn thẻ Find Bước 3: Ở hộp Find what nhập dữ liệu cần tìm (Hà Văn Điệp)

Bước 4: Nháy chuột vào nút Find Next

Kết quả tìm thấy được đóng khung như hình dưới: