Ứng dụng Google Forms, làm website điểm danh online

Ứng dụng Google Fomes làm website điểm danh, có thể điểm danh học sinh, nhân viên mọi lúc mọi nơi, chỉ cần dùng điện thoại truy cập vào tên miền website, sau đó tiến hành điểm danh theo danh sách đã xây dựng trước đó

SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM

Đề tài:

MỤC LỤC

I Mở đầu 2

II Nội dung

1 Thực trạng của vấn đề 2

2 Giải pháp tổ chức thực hiện 2.1 Giới thiệu 3

2.2 Hướng dẫn tạo Google Forms dùng để điểm danh học sinh 4

2.3 Hướng dẫn tạo và cài đặt tên miền website 4

2.4 Hướng dẫn sử dụng cho ban cán sự lớp 4

2.5 Hướng dẫn sử dụng cho giáo viên chủ nhiệm 7

2.6 Hướng dẫn dùng Macro trong Excel để tổng hợp số ngày nghỉ của học sinh 9

3 Hiệu quả đạt được 9

4 Khả năng ứng dụng, triển khai 10

III Kết luận 10

Phụ lục 1: Hướng dẫn tạo Google Forms dùng để điểm danh học sinh 12

Phụ lục 2: Hướng dẫn tạo và cài đặt tên miền website 19

Phụ lục 3: Hướng dẫn dùng Macro trong Excel để tổng hợp số ngày nghỉ của học sinh 23

ỨNG DỤNG GOOGLE FORMS, LÀM WEBSITE ĐIỂM DANH ONLINE

PHỤC VỤ CHO CÔNG TÁC CHỦ NHIỆM

- -

I MỞ ĐẦU:

Trong công tác chủ nhiệm lớp, giáo viên chủ nhiệm có nhiệm vụ theo dõi , xử lý kịp thời các trường hợp học sinh, sinh viên nghỉ học không phép quá số ngày qui định của nhà trường Để đảm bảo việc thu thập được thông tin, số ngày nghỉ của học sinh, sinh viên chính xác, giáo viên chủ nhiệm thu thập từ nhiều nguồn thông tin khác nhau như từ cán bộ lớp, giáo viên bộ môn, Phòng Công Tác Học sinh – sinh viên Từ đó, giáo viên chủ nhiệm có thể tổng hợp và kịp thời xử lý, chấn chỉnh những trường hợp nghỉ học nhiều của học sinh, sinh viên

Là giáo viên chủ nhiệm lớp, tôi nhận thấy rằng kênh thông tin phản hồi từ ban cán sự lớp đến cho giáo viên chủ nhiệm về việc điểm danh học sinh, sinh viên là kênh thông tin nhanh chóng, cập nhật kịp thời các trường hợp nghỉ học của học sinh, sinh viên Nhưng việc giáo viên chủ nhiệm thu thập, tổng hợp thông tin điểm danh từ ban cán sự lớp còn gặp nhiều trở ngại do những yếu tố khách quan và chủ quan Từ thực trạng đó, để việc thu thập thông tin điểm danh từ ban cán sự lớp được nhanh chóng,

xuyên suốt, kịp thời tôi đã quyết định thực hiện đề tài sáng kiến kinh nghiệm “ Ứng dụng Google Forms, làm website điểm danh online, phục vụ cho công tác chủ nhiệm” với mục đích giúp giải quyết vấn đề trên

II NỘI DUNG:

1 Thực trạng của vấn đề:

Hiện nay, việc điểm danh, ghi nhận số học sinh, sinh viên nghỉ học được ban cán

sự lớp ghi vào Bảng điểm danh hàng tháng (bảng giấy) Từ đó giáo viên chủ nhiệm lấy thông tin điểm danh bằng nhiều cách như gặp trực tiếp ban cán sự lớp, liên lạc qua tin nhắn, gọi điện thoại hoặc ban cán sự lớp chụp hình Bảng điểm danh rồi gửi mail cho giáo viên chủ nhiệm Những cách đó gây ra một số trở ngại do những yếu tố khách quan và chủ quan như:

- Việc gặp trực tiếp ban cán sự lớp để lấy Bảng điểm danh đôi khi khó thực hiện được

vì có trường hợp giáo viên chủ nhiệm đang làm việc, giảng dạy khác cơ sở với lớp đang học

- Việc liên lạc qua tin nhắn, gọi điện thoại gây khó khăn cho giáo viên chủ nhiệm trong việc tổng hợp thông tin vì giáo viên phải ghi nhận thông tin lần nữa

- Việc nhận file chụp hình Bảng điểm danh qua email cũng gây khó khăn cho việc tổng hợp thông tin vì khó xem, khó liệt kê những học sinh nghỉ học, ngày và số ngày nghỉ cụ thể

Những trở ngại kể trên, gây khó khăn cho tôi trong việc tổng hợp thông tin điểm danh, làm giảm tính nhanh chóng, khó nắm bắt kịp thời tình trạng nghỉ học của

học sinh lớp tôi đang chủ nhiệm Từ đó, tôi đã quyết định thực hiện đề tài “Ứng dụng Google Forms, làm website điểm danh online, phục vụ cho công tác chủ nhiệm”

để giải quyết những vấn đề trên

2 Giải pháp tổ chức thực hiện:

2.1.Giới thiệu:

- Google Forms là một công cụ của Google giúp người dùng có thể tạo ra các bảng khảo sát để thu thập ý kiến của đối tượng cần khảo sát hoặc dùng để tạo form liên hệ, đăng ký dịch vụ, sự kiện nào đó

- Căn cứ vào những đặc điểm của công cụ Google Forms cùng với kiến thức về internet, excel, tôi đã thiết kế một trang điểm danh online có các tính năng như sau:

+ Trang điểm danh online: http://diemdanht3151dt2.tk, ban cán sự lớp có thể truy cập vào mọi lúc, mọi nơi bằng điện thoại hoặc máy tính có kết nối internet

+ Có password đăng nhặp chỉ có ban cán sự lớp biết, tránh tình trạng bị người khác xâm nhập, phá rối thông tin

+ Mỗi lần ban cán sự lớp đăng nhập và điểm danh xong, lập tức giáo viên chủ nhiệm sẽ nhận được email thông báo Thông qua việc push mail điện thoại, giáo viên chủ nhiệm biết được đã có người đăng nhập vào và có thể lấy thông tin điểm danh ngay tức khắc

+ Thông tin điểm danh giáo viên chủ nhiệm lấy được dưới dạng file Excel, có các thông tin cụ thể về tên người đăng nhập điểm danh, ngày học, liệt kê cụ thể những trường hợp nghỉ học như tên học sinh, ngày nghỉ học…

+ File thông tin điểm danh được lưu trực tuyến trên Google Drive, chỉ có giáo viên chủ nhiệm mới có thể coi được

+ Thông tin được xuất bản sẵn dưới dạng file Excel, có thể in ra hoặc gửi mail trực tiếp cho lãnh đạo khoa xem khi cần thiết

+ Từ file Excel đó, bằng cách vận dụng Macro trong Excel do tôi tạo sẵn, có thể tổng hợp số ngày nghỉ trong tháng của học sinh một cách chính xác, từ đó phục vụ cho việc Báo cáo chủ nhiệm vào cuối mỗi tháng một cách nhanh chóng

2.2 Hướng dẫn tạo Google Forms dùng để điểm danh học sinh:

Xem phụ lục 1

2.3 Hướng dẫn tạo và cài đặt tên miền website:

Xem phụ lục 2

2.4 Hướng dẫn sử dụng cho ban cán sự lớp:

-Bước 1: Ban cán sự lớp trong giờ giải lao, dùng điện thoại có kết nối internet

đăng nhập vào địa chỉ: http://diemdanht3151dt2.tk

-Bước 2: Nhập password vào rồi nhấn Next (Hình 1)

Hình 1 -Bước 3: Sau khi đăng nhập vào, ban cán sự lớp điền vào ngày học, tên của mình,

buổi học Những mục có dấu * là những mục bắt buộc phải điền thông tin vào (Hình 2)

+ Nếu nghỉ học có phép thì check vào chữ P

Hình 3

- Bước 5: Sau khi điểm danh đầy đủ những trường hợp nghỉ học, nếu có báo cáo

khác (những trường hợp bỏ học về sớm ) thì có thể điền vào mục Báo cáo khác , sau

đó nhấn vào nút Submit để gửi thông tin (Hình 4) Kết thúc một lần điểm danh

Hình 4

2.5 Hướng dẫn sử dụng cho giáo viên chủ nhiệm:

- Bước 1: Giáo viên chủ nhiệm đăng nhập vào tài khoản Google Drive, trong danh

sách các file, mở File Bảng điểm danh của tháng cần xem lên (Hình 5)

Hình 11

File Excel sẽ liệt kê cụ thể ngày giờ đăng nhập, ngày học, tên đăng nhập, buổi học

và những trường hợp nghỉ học của học sinh sinh viên Giáo viên chủ nhiệm có thể Download file Excel này về, sau đó dùng Macro có sẵn để cộng và tính ra số ngày nghỉ của học sinh, sinh viên (Hình 12)

Vì thế tôi đã tạo sẵn một Macro để Tính số ngày nghỉ một cách chính xác, những giáo viên chủ nhiệm khác có thể sử dụng một cách dễ dàng theo hướng dẫn

Xem phụ lục 3

3 Hiệu quả đạt được:

Sau khi ứng dụng đề tài này vào công tác chủ nhiệm, đã đạt được một số hiệu quả sau:

- Tôi thu thập được thông tin điểm danh nhanh chóng, kịp thời từ kênh thông tin ban cán sự lớp, từ đó tôi dễ dàng tổng hợp được số ngày nghỉ của học sinh, sinh viên, có sự chuẩn bị trước những trường hợp cần xử lý kỷ luật, từ đó việc xử lý học

sinh sinh viên vi phạm trong khi họp lớp được tiến hành nhanh chóng, tránh làm mất nhiều thời gian giảng dạy của giáo viên bộ môn, hoặc thời gian giải lao của các em

- Có thông tin điểm danh nhanh chóng, giúp tôi tiết kiệm được thời gian để lấy,

xử lý thông tin và tổng hợp số ngày nghỉ của học sinh, từ đó kịp thời liên hệ với những em học sinh nghỉ học nhiều để nhắc nhở các em, kịp thời liên hệ với gia đình, phụ huynh các em để phối hợp với nhà trường nhắc nhở các em đi học đầy đủ hơn

4 Khả năng ứng dụng, triển khai:

- Vì đây là sử dụng những ứng dụng hoàn toàn miễn phí (Google Forms, tên miền website) nên việc triển khai không mất nhiều chi phí vận hành

- Theo tôi, đề tài này không những được giáo viên chủ nhiệm ứng dụng, mà giáo viên bộ môn cũng có thể sử dụng để điểm danh học sinh lớp mình giảng dạy, từ

đó có nguồn dữ liệu điểm danh, dễ dàng chuyển thông tin cho giáo viên chủ nhiệm khi cần thiết

- Ngoài ra, ứng dụng này cũng có thể triển khai đến Phòng công tác Học sinh sinh viên, giúp cho cán bộ phụ trách điểm danh học sinh các lớp tiết kiệm được thời gian ghi nhận, tổng hợp, báo cáo

Bên cạnh đó, đề tài sáng kiến kinh nghiệm này cũng còn vài hạn chế như việc

sử dụng cần phải có internet, việc xử lý dữ liệu còn phải qua bước trung gian xử lý trên Excel Đồng thời, đây chỉ là việc thu thập thông tin từ một kênh là ban cán sự lớp,

giáo viên chủ nhiệm còn cần phải thu thập thêm thông tin điểm danh từ giáo viên bộ môn giảng dạy, từ phòng chức năng để có thông tin điểm danh thống nhất và chính xác nhất

Tôi hy vọng những chia sẻ ít ỏi về kinh nghiệm trong công tác chủ nhiệm của tôi sẽ giúp cho quý thầy cô có thể dễ dàng quản lý, thu thập thông tin điểm danh nhanh chóng, tiết kiệm được nhiều thời gian

Rất mong nhận sự đóng góp ý kiến của quí thầy cô Xin cảm ơn!

PHỤ LỤC 1 HƯỚNG DẪN TẠO GOOGLE FORMS DÙNG ĐỂ ĐIỂM DANH HỌC SINH

- Bước1: Để tạo được Google Forms trước hết cần phải có một account google Việc

đăng ký account được thực hiện dễ dàng Sau khi có account google, truy cập vào link: https://www.google.com/forms/about/

Nhấn nút Go to Google Forms để đến trang Google Forms (Hình 13)

Hình 16 -Bước 4: Làm trang đăng nhập điền password (Hình 17)

+ Mục 1: chọn Paragraph

+ Mục 2: Sửa tên lại thành Đăng nhập

+ Click vào nút ba chấm chọn Data validation (mục 3)

+ Mục 4: Chọn Regular expression

+ Mục 5: Chọn Matches

+ Mục 6: điền password để người dùng đăng nhập

+ Mục 7: Bật tính năng Required, khi tính năng này được bật, đòi hỏi người

dùng phải điền nội dung vào phần Long answer text mới được tiếp tục

Hình 17

- Bước 5: Click nút Add section để tạo trang thứ 2 (Hình 18)

+ Mục 2: Điền vào Buổi học

+ Mục 3: Điền lần lượt hai hàng là Sáng, Chiều

+ Bật tính năng Required

Hình 23

- Bước 10: click tiếp vào nút Duplicate ở mục trên để tạo phần copy Bắt đầu điền tên

học sinh, sinh viên vào (Hình 24)

Hình 24

+ Mục 1: Điền tên học sinh, sinh viên (Hình 25)

+ Mục 2: Điền lần lượt hai hàng là K và P

Hình 25

Và cứ như thế, ta click nút Duplicate để tiếp tục điền, thay đổi tên học sinh

sinh viên cho đến khi điến hết số học sinh sinh viên của lớp

- Bước 11: Sau khi điền xong tất cả tên học sinh sinh viên, ta tiếp tục lấy link của

Form để phục vụ cho việc cài đặt tên miền website bằng cách click vào nút SEND

Hình 26

Trong hộp thoại Send Form, chọn mục Link, sau đó copy đường dẫn link

Form lại (Hình 27)

Hình 27

Chú ý: Để cài đặt chức năng thông báo đến email báo cho biết có người đăng

nhập Form, ta làm như sau:

- Click chọn mục Reponeses, sau đó click vào nút dấu 3 chấm (Hình 28)

Hình 28

- Sau đó chọn Get email notifications for new responses

Hình 29

PHỤ LỤC 2 HƯỚNG DẪN TẠO VÀ CÀI ĐẶT TÊN MIỀN WEBSITE

Do đường link của Google Form rất dài và phức tạp, nên việc ghi nhớ và truy cập gây khó khăn cho ban cán sự lớp Vì thế ta đăng ký một tên miền dễ nhớ để cung cấp cho ban cán sự lớp, các em chỉ cần nhớ địa chỉ tên miền này để dễ dàng truy cập đến trang Form điểm danh

- Bước 1: truy cập vào địa chỉ http://www.dot.tk Chọn Login to My Dot TK

Hình 30

- Bước 2: Tại trang này, ta có thể chọn cách đăng nhập bằng cách dùng tài khoản

Facebook, Microsoft Account hoặc tài khoản Google

Hình 31

- Bước 3: Sau khi đăng nhập, ta chọn mục Domains, chọn tiếp Register a New

Domain để đăng ký một tên miền mới (Hình 32)

Hình 32

- Bước 4: Ta điền vào phần Find your new Domain tên miền muốn đăng ký Ví dụ:

diemdanh Sau đó nhấn Check Avaiability để kiểm tra xem tên miền đã được dùng

chưa.(Hình 33)

Hình 33

- Bước 5: Trang web sẽ liệt kê một loạt các dạng tên miền có đuôi khác nhau ví dụ

như diemdanh.ml, diemdanh.ga : đây là những tên miền miễn phí Nếu muốn lấy tên miền đẹp hơn như diemdanh.com, diemdanh.net thì sẽ phải trả phí, và trang web có để giá cụ thể cho ta biết (Hình 34)

Hình 34

- Bước 6: ta chọn tên miền miễn phí, ví dụ như diemdanh.ml, ta nhấn nút Get it now

ngay bênh cạnh tên miền ta chọn Sau đó tiếp tục nhấn Check out để đi đến trang cài

đặt tên miền vừa chọn

Hình 35

- Bước 7:

+ Phần Period ta chọn 12 months @ Free, tên miền sẽ được dùng miễn phí

trong vòng 12 tháng, khi hết hạn, ta tiếp tục đăng ký tên miền miễn phí khác để sử dụng (Hình 36)

+ Phần Use your new domain chọn Forward this domain Ta lấy đường link Form đã copy ở phần hướng dẫn (Bước 11- Phụ lục 1) điền vào ô Forward this domain Sau đó nhấn Continue (Hình 37)

Hình 36

Hình 37

- Bước 8: Điền một số thông tin địa chỉ vào, check vào ô I have read and agree to

the Terms & Conditions, sau đó nhấn Complete Order (Hình 38)

PHỤ LỤC 3 HƯỚNG DẪN DÙNG MACRO TRONG EXCEL

ĐỂ TỔNG HỢP SỐ NGÀY NGHỈ CỦA HỌC SINH

- Bước 1: Truy cập vào địa chỉ http://www.fshare.vn/file/EVZ36BSTFFHY để

download file Macro có tên TINH_NGAY_NGHI.xlam về máy tính

- Bước 2: Mở file Excel đã tải về từ Google Form

Vào File>Options>Customize Ribbon, check vào ô Developer Sau đó nhấn

OK

Hình 40

- Bước 3: Trong menu Developer, chọn mục Add-Ins

Hình 41

Trong hộp thoại Add-Ins, nhấn Browse để duyệt đến file

TINH_NGAY_NGHI.xlam vừa download về (Hình 42)

Hình 46

+ Hàng hiển thị: ta điền vị trí số hàng cần hiển thị số ngày nghỉ Ví dụ: hàng 25

Sau đó nhấn OK

Sẽ cho ra tổng số ngày nghỉ của từng học sinh sinh viên ở hàng 25, Macro đã

có tính đến trường hợp 1 ngày học 2 buổi Nếu vắng không phép 2 buổi thì chỉ tính 1

ngày (Hình 47)

Hình 47