Ứng dụng google forms trong công tác lấy ý kiến phản hồi của người học

Công tác lấy ý kiến phản hồi của người học về hoạt động giảng dạy của giảng viên trong thời gian qua được tiến hành bắt đầu từ năm 2012, bằng hình thức thủ công: phát phiếu giấy, thu phi

1

MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài

Thực hiện công văn số 7324/BGDĐT-NGCBQLGD ngày 08/10/2013 của Bộ Giáo dục và Đào tạo về việc hướng dẫn tổ chức lấy ý kiến phản hồi từ người học về hoạt động giảng dạy của giảng viên, Trường đại học Quảng Bình đã triển khai hoạt động này đối với toàn bộ các học phần giảng dạy trong năm học

Với phương châm củng cố niềm tin, uy tín với nhân dân địa phương, tạo dựng thương hiệu trong khu vực và trong nước Nhà trường luôn đặt ra yêu cầu đảm bảo và nâng cao chất lượng đào tạo của Nhà trường

Công tác lấy ý kiến phản hồi của người học về hoạt động giảng dạy của giảng viên trong thời gian qua được tiến hành bắt đầu từ năm 2012, bằng hình thức thủ công: phát phiếu giấy, thu phiếu và nhập phiếu thủ công Ngoài những kết quả đạt được, quy trình này còn tồn tại một số hạn chế, đặc biệt là hạn chế về thời gian chuẩn bị phiếu và thời gian nhập số liệu Vì vậy, phòng Thanh tra - Đảm bảo chất lượng giáo dục đã xây

dựng sáng kiến kinh nghiệm “Ứng dụng Google Forms trong công tác lấy ý kiến phản

hồi của người học” Sáng kiến này nhằm tiết kiệm thời gian hoàn thành công việc, tiết

kiệm nhân lực mà đảm bảo chất lượng, hiệu quả

2 Mục tiêu đề tài

Ứng dụng Google Forms xây dựng phiếu phản hồi online nhằm tiết kiệm thời gian nhập dữ liệu, không gian lưu trữ, đảm bảo tính chính xác, tính bảo mật của thông tin

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

3.1 Đối tượng nghiên cứu

Đề tài nghiên cứu công cụ Google Forms để xây dựng phiếu phản hồi online

3.2 Phạm vi nghiên cứu

Nghiên cứu công cụ Google Forms trong việc lấy ý kiến phản hồi từ người học

về hoạt động giảng dạy của giảng viên tại Trường Đại học Quảng Bình

4 Tổng quan tình hình nghiên cứu thuộc lĩnh vực của đề tài

Google từ lâu đã trở thành một công cụ quen thuộc của người sử dụng Internet, Google có nhiều tiện ích như Google E-mail ra mắt năm 2007 cho phép người dùng sử dụng thư điện tử có tên Gmail, Google Calendar ra mắt tháng 4/2006 cho phép người dùng tạo lịch làm việc trực tuyến miễn phí, Google Docs cho phép người dùng tạo một trình soạn thảo, bảng tính, trình chiếu trực tuyến

2

Google Forms là một công cụ miễn phí của Google, có ứng dụng đối với công tác khảo sát như:

Bầu chọn nhân viên tiêu biểu của năm

Biểu quyết về thời gian, địa điểm của một chuyến đi chơi

Phản hồi về chất lượng dịch vụ hoặc sản phẩm

Tạo biểu mẫu cho khách hàng đăng ký tham gia một sự kiện

Trong công tác lấy ý kiến phản hồi của người học một số trường đại học đã tiến hành ứng dụng công cụ Google Forms với hình thức khảo sát trực tuyến (ngẫu nhiên) Tuy nhiên hình thức này không đáp ứng đầy đủ yêu cầu của Bộ Giáo dục – Đào tạo về quy định số lượng giảng viên, số lượng học phần đánh giá trong một năm học, thời gian kết thúc lấy ý kiến

Sáng kiến kinh nghiệm “Ứng dụng Google Forms trong công tác lấy ý kiến phản

hồi của người học” khai thác tiện ích Forms trong Google Docs, thực hiện phối hợp giữa

hình thức lấy ý kiến trực tuyến và lấy ý kiến thủ công : Trực tuyến – Tập trung

5 Cách tiếp cận và phương pháp nghiên cứu

5.1 Cách tiếp cận

Thứ nhất: Tiếp cận thực trạng công tác lấy ý kiến phản hồi của người học tại trường Đại học Quảng Bình

Thứ hai: Nghiên cứu tiện ích Google Forms

Thứ ba: Đưa ra giải pháp

5.2 Phương pháp nghiên cứu

- Phương pháp kế thừa: Kế thừa hình thức trắc nghiệm online kết hợp tiện ích

có sẵn của Google Forms để áp dụng cho công đoạn thiết kế phiếu lấy ý kiến

- Phương pháp thống kê, phân tích Thực hiện thống kê kết quả lấy ý kiến phản hồi của người học bằng phần mềm Excel, phân tích, đánh giá hiệu quả của hình thức lấy ý kiến thông qua Internet với hình thức lấy ý kiến thủ công

- Phương pháp thực nghiệm: Tiến hành thực nghiệm qua Internet trên phòng máy vi tính của Nhà trường

6 Cấu trúc đề tài

Chương 1: Thực trạng công tác lấy ý kiến phản hồi của người học tại Trường Đại học Quảng Bình

4

CHƯƠNG 1: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LẤY Ý KIẾN CỦA NGƯỜI HỌC TẠI PHÒNG THANH TRA – ĐẢM BẢO CHẤT LƯỢNG GIÁO DỤC TRƯỜNG ĐẠI HỌC QUẢNG BÌNH

Nhằm góp phần thực hiện Quy chế dân chủ trong cơ sở giáo dục đại học; xây dựng đội ngũ giảng viên có phẩm chất đạo đức, lương tâm nghề nghiệp và trình độ chuyên môn cao, phương pháp và phong cách giảng dạy tiên tiến, hiện đại Tạo thêm kênh thông tin giúp giảng viên điều chỉnh hoạt động giảng dạy; nâng cao tinh thần trách nhiệm của giảng viên trong việc thực hiện mục tiêu đào tạo của cơ sở giáo dục đại học Tăng cường tinh thần trách nhiệm của người học với quyền lợi, nghĩa vụ học tập, rèn luyện của bản thân; tạo điều kiện để người học được phản ánh tâm tư, nguyện vọng, được thể hiện chính kiến về hoạt động giảng dạy của giảng viên Bộ Giáo dục và Đào tạo đã ban hành công văn số 7324/BGDĐT-NGCBQLGD ngày 08/10/2013 hướng dẫn tổ chức lấy ý kiến phản hồi từ người học về hoạt động giảng dạy của giảng viên

Công tác lấy ý kiến của người học tại phòng Thanh tra – Đảm bảo chất lượng giáo dục, trường Đại học Quảng Bình trong những năm qua được thực hiện bằng hình thức thủ công: phát phiếu, thu phiếu và nhập dữ liệu thủ công Mặc dù vẫn đảm bảo tiến độ công việc chung nhưng mất quá nhiều thời gian để hoàn thành, cụ thể như sau:

2 Công tác thực hiện lấy ý kiến phản hồi

Bước 1: Phổ biến nội dung công tác lấy ý kiến với người học

Bước 2: Phát phiếu, thu phiếu phản hồi

Bước 3: Niêm phong phiếu đã lấy ý kiến phản hồi

3 Công tác nhập dữ liệu

Bước 1: Phân loại và dồn phiếu theo từng giảng viên

Bước 2: Phân loại phiếu hợp lệ, phiếu không hợp lệ

Bước 3: Đánh số thứ tự các phiếu theo từng bì phiếu

Bước 4: Tiến hành nhập dữ liệu

Sử dụng hình thức mới sẽ bỏ Bước 2 trong Công tác chuẩn bị, bỏ Bước 2 và Bước 3 trong Công tác thực hiện lấy ý kiến phản hồi, bỏ hẳn Công tác nhập dữ liệu Ngoài ra, thông tin thu được luôn đảm bảo yêu cầu về tính nhanh chóng, chính xác và tính bảo mật

Sáng kiến kinh nghiệm này tiến hành nghiên cứu và ứng dụng tiện ích Google Forms vào công tác lấy ý kiến phản hồi của người học Google Forms là một công cụ trực tuyến tuyệt vời và miễn phí cho phép người sử dụng tạo các biểu mẫu (phiếu điều tra) với mục đích thu thập dữ liệu trực tuyến Nó cho phép tạo ra các hình thức tìm kiếm rất chuyên nghiệp, với hơn 60 chủ đề khác nhau để lựa chọn Người sử dụng có thể tùy chỉnh các kiểu câu hỏi và lựa chọn kiểu câu trả lời Hơn nữa, sau khi thiết lập mẫu hỏi trên Google Forms, người sử dụng có thể dễ dàng nhúng vào nội dung trên trang web hoặc nội dung e-mail để gửi cho các đối tượng khảo sát của mình Thông tin phản hồi sẽ được lưu lại tự động trong kho dữ liệu, thậm chí còn có thể xuất báo cáo theo dạng danh sách hoặc đồ thị Có thể nói đây là một cách thức tốt để người sử dụng tiến hành các cuộc điều tra, khảo sát, thăm dò

Để xây dựng phiếu phản hồi trực tuyến, người dùng phải tạo một tài khoản Gmail miễn phí trên Google, thông tin sẽ được lưu trữ trong tài liệu của Google qua Gmail

7

1.1 Các loại câu hỏi trên Google Forms

 Loại câu hỏi văn bản

Thông thường loại câu hỏi này dành cho loại thông tin chuỗi có độ dài ngắn ví dụ: họ tên, ngày sinh, địa chỉ của người dùng

 Loại câu hỏi văn bản của đoạn văn

Loại câu hỏi này tương tự như loại câu hỏi văn bản nhưng độ dài chuỗi dài hơn, thường sử dụng cho loại thông tin như quá trình công tác, ưu điểm, nhược điểm của bản thân

8

 Loại câu hỏi có nhiều lựa chọn

Loại câu hỏi này cho phép người dùng chọn một trong các phương án đưa ra

Ví dụ:

Thiết kế

Hiển thị

9

 Loại câu hỏi hộp kiểm

Loại câu hỏi hộp kiểm cho phép người dùng có thể chọn cùng lúc nhiều lựa chọn

Ví dụ:

Thiết kế Hiển thị

Trong loại câu hỏi hộp kiểm này, người thiết kế có thể nhấp chuột vào mục

“Thêm câu trả lời khác” cho phép người dùng có thể gõ phương án trả lời khác ngoài các phương án đã đưa ra

 Loại câu hỏi chọn từ danh sách

Cho phép người dùng chọn một mục trong danh sách đổ xuống

Kết quả chọn

10

 Loại câu hỏi thang tỷ lệ

Thông thường loại câu hỏi này nhằm để đánh giá mức độ cho một nội dung nào đó

 Loại câu hỏi lưới

Thông thường loại câu hỏi lưới này là câu hỏi lựa chọn mức độ đối với nhiều nội dung

Ví dụ:

1.2 Gửi Forms cho người liên quan

Có hai cách để gửi: bằng email hoặc đưa lên trang web

1.3 Thực hiện gửi phản hồi

11

Người dùng điền các thông tin trên phiếu sau đó nhấp chuột vào nút “Gửi” ở cuối Form, ngay lập tức thông tin trên phiếu được chuyến tới đích đã được thiết lập sẵn và được lưu trữ trong tài liệu của Google qua Gmail

Màn hình báo gửi thành công như sau:

Nếu không thành công thì có thông báo lỗi nhắc nhở khi người dùng bỏ trống thuộc tính bắt buộc nhập dữ liệu Giả sử nội dung “Thông tin về khóa tập huấn” được thiết kế là câu hỏi bắt buộc nhập dữ liệu, nhưng người dùng chỉ tích chọn trả lời được một trong tổng số ba câu thì khi gửi phản hồi hệ thống báo lỗi như sau (khoanh vùng màu đỏ):

1.4 Thu thập dữ liệu và phân tích

Khi người quản trị muốn biết được có bao nhiêu người đã điền phiếu, họ có thể đăng nhập lại vào Google Forms để biết kết quả, toàn bộ các phản hồi được lưu lại trong một bảng tính trực tuyến (như bảng tính Excel) Trong phần xem phản hồi này,

sẽ cho phép xem theo kiểu liệt kê (dạng bảng tính), hay kiểu tổng hợp, hay dạng biểu

đồ Từ kết quả thống kê này, người thu thập bảng hỏi có thể đưa dữ liệu ra Excel hay Word để xử lý dữ liệu theo cách riêng của mình

Nếu không muốn nhận phản hồi người quản trị tiến hành tắt mục “Chấp nhận câu trả lời” khi đó người dùng cũng không thể đăng nhập Form

12

2 Ứng dụng Google Forms vào công tác lấy ý kiến phản hồi của người học

2.1 Thiết kế phiếu online

Nghiên cứu các thông tin trên phiếu giấy (PHỤ LỤC 2) để thiết kế phiếu online kết quả như sau:

Trang đầu tiên của phiếu Online

13 Trang thứ hai

14

Trang cuối cùng của phiếu Online

Các thông tin trên phiếu online được thiết kế theo yêu cầu của phiếu lấy ý kiến người học:

- Các câu hỏi yêu cầu người dùng gõ vào phiếu là: Loại câu hỏi văn bản (Tên học phần, lớp), loại câu hỏi đoạn văn bản (Phần nhận xét chung và kiến nghị)

- Loại câu hỏi chọn từ danh sách áp dụng cho nội dung câu hỏi “Họ tên giảng viên”

- Trên phiếu online nội dung “Ngày khảo sát” không thiết kế vì mặc định mỗi phản hồi khi gửi đi hệ thống tự động gắn dấu thời gian

15

- Câu hỏi cho điểm (điểm từ 1 đến 10) được thiết kế là loại câu hỏi thang tỷ lệ

- Mỗi câu hỏi có thuộc tính “Câu hỏi bắt buộc” người thiết kế có thể tích chọn hoặc không tích chọn thì câu hỏi đó trở thành bắt buộc hay không bắt buộc nhập dữ liệu Loại câu hỏi bắt buộc nhập dữ liệu trong phiếu phản hồi online là các câu hỏi có dấu sao “*” ở cuối câu Loại câu hỏi không bắt buộc nhập dữ liệu là nội dung “Phần nhận xét chung và kiến nghị” Như vậy, khi sinh viên gửi thành công một phản hồi thì phiếu đó là hợp lệ

Khi tiến hành lấy phiếu online cán bộ thực hiện phải ghi biên bản lấy phiếu tại phòng máy (có mẫu biên bản đính kèm) Người quản trị sẽ bật liên kết để nhận phản hồi Kết thúc quá trình lấy phiếu tại phòng máy quản trị sẽ tắt liên kết và người dùng cũng không thể đăng nhập Form để thao tác hay gửi phản hồi Toàn bộ phản hồi được lưu lại trong tài liệu của Google qua Gmail

2.2 Thao tác thực hiện

Cách 1: Thao tác trên Gmail:

Bước 1: Người phản hồi vào hộp thư: phieuphanhoi1@gmail.com

Password: phanhoi1234

Bước 2: Bấm vào đường link có sẵn trong hộp thư

Bước 3: Tiến hành trả lời phiếu thứ nhất theo yêu cầu của người triển khai Bước 4: Bấm nút “Gửi”

Bước 5: Lặp lại bước 3 (nếu có phiếu thứ 2)

Cách 2: Thao tác trên website của Nhà trường:

Bước 1: Vào mục Phòng Thanh tra-ĐBCLGD\LẤY Ý KIẾN SV

Bước 2: Bấm vào đường link có sẵn

Bước 3: Tiến hành trả lời phiếu thứ nhất theo yêu cầu của người triển khai Bước 4: Bấm nút “Gửi”

Bước 5: Lặp lại bước 3 (nếu có phiếu thứ 2)

2.3 Kết quả ứng dụng

Trong năm học 2015 – 2016, thực hiện lấy phiếu phản hồi từ người học về hoạt động giảng dạy của giảng viên theo hình thức online Phòng đã lấy được 931 phiếu (PHỤ LỤC 3 (trích một phần))

16

3 So sánh hai hình thức lấy phiếu

ii: Ưu thế hơn

ƯU THẾ THỦ CÔNG INTERNET

2 Thời gian triển khai: Cả hai hình thức thời gian để sinh viên tiến hành trả lời phiếu là như nhau

3 Thời gian chuẩn bị phiếu: Hình thức thủ công mất khá nhiều thời gian để chuẩn bị phiếu bao gồm chuẩn bị phong bì đựng phiếu, sao in phiếu, đếm phiếu bỏ vào từng bì Hình thức thông qua Internet chỉ việc gửi liên kết Form đến địa chỉ cần thiết

4 Thời gian nhập phiếu: Hình thức thủ công mất khá nhiều thời gian để hoàn thành công việc nhập phiếu, mức độ tin cậy của dữ liệu phụ thuộc vào độ chính xác của người nhập phiếu Hình thức thông qua Internet thời gian nhập phiếu gần bằng không, vì ngay sau khi sinh viên nhấn nút gửi thành công thì kết quả được gửi lên hệ thống và xuất hiện ngay trên bảng thống kê

5 Thời gian xử lý kết quả: Cả hai hình thức là như nhau, sau khi có dữ liệu thô công việc xử lý kết quả cho việc đánh giá, nhận xét là như nhau

17

6 Tính chính xác: Hình thức thủ công người nhập có thể có sự nhầm lẫn trong quá trình nhập phiếu, nhưng hình thức thông qua Internet bảng thống kê là kết quả trực tiếp của các phản hồi nên không có sai lệch dữ liệu

7 Không gian lưu trữ hồ sơ: Hình thức thủ công cần không gian lớn để chứa số phiếu thu về, còn hình thức thông qua Internet chỉ cần lưu trữ trên file Excel hoặc trên Google thông qua Gmail

8 Phiếu không hợp lệ: Hình thức thủ công sinh viên có thể bỏ trống ở những nội dung bắt buộc không được bỏ trống và như thế phiếu đó trở thành phiếu không hợp lệ, nhưng hình thức thông qua Internet để gửi được phiếu sinh viên phải trả lời hết những

nội dung bắt buộc Vì vậy, toàn bộ số phiếu thu được đều là hợp lệ

Bảng thống kê thời gian hoàn thành việc nhập phiếu theo hình thức thủ công các năm:

STT NĂM HỌC SỐ

PHIẾU

SỐ NGƯỜI NHẬP

THỜI GIAN TỐI ƯU ĐỂ HOÀN THÀNH

THỜI GIAN HOÀN THÀNH THỰC TẾ

Đối với số phiếu đã thực hiện bằng hình thức online năm học 2015-2016 là

931 phiếu, nếu thực hiện theo hình thức thủ công thì cần tối thiểu là 12 ngày để nhập

dữ liệu, trong khi đó hình thức mới cho ra kết quả tức thì

Như vậy, xét tính hiệu quả về mặt thời gian, tính chính xác của dữ liệu trong công tác lấy ý kiến phản hồi thì hình thức lấy ý kiến thông qua Internet đáp ứng tốt hơn Tuy nhiên, với hình thức mới công tác chuẩn bị cần kỹ càng, chu đáo hơn, cần có

sự phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận liên quan nhiều hơn

18

4 Một số vấn đề liên quan

- Việc lấy phiếu thông qua Internet cần đến phòng máy vi tính có kết nối Internet nên cần sự hỗ trợ của cán bộ quản lý phòng máy, Phòng cần sự phối hợp của các bộ phận liên quan trong quá trình tiến hành lấy phiếu Các phòng máy vi tính có thể trưng dụng: Phòng vi tính tại trung tâm học liệu, 2 phòng vi tính tại giảng đường C

- Người lấy phiếu phải làm biên bản tiến hành lấy phiếu tại phòng máy (PHỤ LỤC 1)