Được sự quan tâm giúp đỡ, hướng dẫn của nhà trường cũng như sự giúp đỡ của lãnh đạo Ban Quản lý đầu tư xây dựng công trình quận Bình Thạnh Ban QLĐTXDCT, em đã được tiếp nhận kiến tập ng
Trang 1A PHẦN MỞ ĐẦU
Công tác văn thư- lưu trữ là công tác có ý nghĩa hết sức quan trọng và là công tác không thể thiếu của mỗi cơ quan, tổ chức trong lĩnh vực quản lý hành chính nhà nước
Trong mỗi cơ quan, tổ chức công tác văn thư-lưu trữ luôn được quan tâm, bởi
đó là công tác đảm bảo hoạt động quản lý hành chính nhà nước thông qua việc quản
lý văn bản đi- đến, soạn thảo văn bản, quản lý con dấu, chỉnh lý tài liệu và bảo quảntài liệu lưu trữ,… làm tốt công tác văn thư-lưu trữ sẽ đảm bảo cung cấp thông tin giải quyết công việc nhanh chóng, chính xác, góp phần bảo vệ bí mật cho mỗi cơ quan, tổ chức Ngược lại làm không tốt công tác văn thư-lưu trữ sẽ có ảnh hưởng rấtlớn đối với việc xử lý công việc của cơ quan, tổ chức
Nhận thấy công tác văn thư-lưu trữ trong lĩnh vực hành chính nhà nước là rất quan trọng, Đảng và Nhà nước ta hiện nay luôn quan tâm, đã và đang có những chủ trương, chính sách ngày càng hiện đại hóa công tác này, nhằm phục vụ tốt nhất cho hoạt động quản lý hành chính nhà nước trong mỗi cơ quan, tổ chức Để đáp ứng yêucầu đào tạo cán bộ làm công tác văn thư-lưu trữ hiện nay phải có được trình độ chuyên môn vững vàng, Trường Đại Học Nội vụ đã mở lớp đào tạo Ngành Văn thư-lưu trữ hệ vừa học vừa làm nhằm giúp cho những cán bộ đang làm công tác văn thư-lưu trữ hoặc sẽ trực tiếp làm công tác văn thư-lưu trữ có được kiến thức chuyên môn để áp dụng vào công việc được tốt hơn Trong quá trình học tập ở trường, thực hiện phương châm: “ Học đi đôi với hành, lý thuyết phải đi đôi với thực tế” nhằm giúp cho học viên hệ vừa học vừa làm chuyên ngành văn thư-lưu trữ hiện nay hiểu
rõ hơn thực tiễn công tác Văn thư- lưu trữ ở các cơ quan, tổ chức đồng thời tạo cơ hội cho học viên chủ động, độc lập trong quá trình quan sát, nhận xét, đánh giá nội dung công tác Văn thư-lưu trữ ở cơ quan, đơn vị, giúp học viên nâng cao ý thức, trách nhiệm trong việc học tập Trường Đại Học Nội vụ Hà Nội Khoa Văn thư- lưu trữ đã tổ chức cho học viên đi kiến tập tại các cơ quan, đơn vị trong khoảng thời gian 4 tuần Đồng thời đây cũng là một cơ hội để cho học viên củng cố, tổng hợp,
ôn lại những kiến thức đã học trên lớp, giúp cho học viên có thêm được nhiều kinh nghiệm trong thực tế để phục vụ cho công tác văn thư- lưu trữ tại cơ quan của mình hiện nay hoặc trong tương lai có những bước khởi đầu hoàn chỉnh hơn trong công tác văn thư-lưu trữ
Được sự quan tâm giúp đỡ, hướng dẫn của nhà trường cũng như sự giúp đỡ của lãnh đạo Ban Quản lý đầu tư xây dựng công trình quận Bình Thạnh ( Ban QLĐTXDCT), em đã được tiếp nhận kiến tập ngành nghề tại Bộ phận văn thư-lưu trữ thuộc tổ Hành chính- kế toán của Ban Quản lý đầu tư xây dựng công trình quận Bình Thạnh Thời gian kiến tập ngành nghề em luôn được sự giúp đỡ của lãnh đạo
và từ các anh, chị trong cơ quan Đây cũng là Bước đầu rất thuận lợi để em có thể
Trang 2đúc kết được những lý thuyết đã được học trên lớp vào thực tế để bổ sung vào phần nghiệp vụ chuyên môn của mình, giúp em nhận thấy được tầm quan trọng của công tác văn thư-lưu trữ hiện nay.
Có thể nói qua đợt kiến tập này đã trang bị cho em những kiến thức cơ bản Trước hết là sự nhận thức rõ ràng về công tác văn thư- lưu trữ cũng như nhận thức được tầm quan trọng của công tác Văn thư- lưu trữ đối với sự phát triển của đất nước,biết áp dụng được những lý thuyết đã được học vào thực tế, thấy được những
ưu điểm, khuyết điểm của công tác Văn thư- lưu trữ ở Ban Quản lý đầu tư xây dựngcông trình quận Bình Thạnh Từ đó thấy được mình cần phải làm những gì để góp phần làm tốt công tác Văn thư- lưu trữ sau này
Do thời gian kiến tập ở Ban Quản lý đầu tư xây dựng công trình quận Bình Thạnh có hạn nên trong báo cáo kiến tập ngành nghề này em xin được trình bày những vấn đề chung nhất và cơ bản nhất về công tác Văn thư- lưu trữ của Ban Quản
lý đầu tư xây dựng công trình quận Bình Thạnh như sau:
Đ TÀI LIỆU THAM KHẢO
Dưới đây là bản báo cáo kiến tập ngành nghề của em Trong thời gian kiến tập, mặc
dù đã có rất nhiều cố gắng nhưng không thể tránh khỏi những khuyết điểm, hạn chế
Em rất mong được sự đóng góp ý kiến của các thầy và các cô khoa văn thư- lưu trữ tại trường Đại Học Nội vụ Hà Nội và các anh, chị trong Ban Quản lý đầu tư xây dựng công trình quận Bình Thạnh để báo cáo kiến tập ngành nghề của em được hoàn chỉnh và tốt hơn
Một lần nữa em xin gửi lời cảm ơn và lời chúc sức khỏe đến các thầy, các cô khoa văn thư-lưu trữ trường Đại Học Nội vụ Hà Nội và các anh, chị trong Ban Quản lý đầu tư xây dựng công trình quận Bình Thạnh./
Bình Thạnh, Ngày Tháng Năm 2016
HỌC VIÊN
Huỳnh Quốc Minh
Trang 3CHƯƠNG 1 : GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ BAN QUẢN LÝ ĐẦU TƯ
XÂY DỰNG CÔNG TRÌNH QUẬN BÌNH THẠNH 1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Ban Quản lý đầu tư xây dựng công trình quận Bình Thạnh:
1.1.1 Lịch sử hình thành:
Trước ngày 30/4/1975, Bình Hòa và Thạnh Mỹ Tây là 2 xã thuộc quận Gò Vấp, tỉnh Gia Định Sau ngày miền Nam hoàn toàn giải phóng thiết lập chính quyềncấp quận, Xã Bình Hòa và Xã Thạnh Mỹ Tây được đổi thành quận Bình Hòa và quận Thạnh Mỹ Tây Đến tháng 6/1976, quận Bình Hòa và quận Thạnh Mỹ Tây được sát nhập lại hình thành quận Bình Thạnh
Quận Bình Thạnh là một quận nội thành thuộc Thành Phố Hồ Chí Minh, nằm
ở hướng đông của thành phố, phía nam giáp quận 1, phía tây giáp các quận 3, quận Phú Nhuận, quận Gò Vấp, phía đông giáp Sông Sài Gòn ( bên kia sông là quận Thủ Đức) Diện tích là 2076 ha Do điều kiện tự nhiên và vị trí thuận lợi nên quận Bình Thạnh có nền kinh tế- xã hội phát triển Cùng với sự phát triển kinh tế- xã hội, các Trường học, các Tuyến đường hẻm, các Trạm Y Tế,… Cũng được xây dựng và không ngừng phát triển để phục vụ cho người dân Gắn liền với việc xây dựng các công trình để phục vụ cho sinh hoạt của người dân ngày càng nhiều, Ngày
30/11/1995 Ban Quản lý công trình chung quận Bình Thạnh được thành lập ( Nay làBan Quản lý đầu tư xây dựng công trình quận Bình Thạnh)
Ngày 04/04/2002, Uỷ ban nhân dân Thành Phố Hồ Chí Minh đã ban hành quyết định số 1420/QĐ-UB-NCVX v/v thành lập và bổ sung chức năng đối với BanQuản lý dự án đầu tư xây dựng công trình thuộc Ủy ban nhân dân quận Bình Thạnh.Ngày 20/11/2009, Ủy ban nhân dân quận Bình Thạnh đã ban hành quyết định
số 7066/QĐ-UBND thành lập Ban Quản lý đầu tư xây dựng công trình quận Bình Thạnh từ nguyên trạng Ban Quản lý dự án đầu tư xây dựng công trình quận Bình Thạnh
1.1.2 Chức năng:
Ban Quản lý đầu tư xây dựng công trình quận Bình Thạnh (Ban QLĐTXDCT)
là đơn vị sự nghiệp công lập thuộc Ủy ban nhân dân quận Bình Thạnh, chịu sự quản
lý, chỉ đạo trực tiếp của Ủy ban nhân dân quận Bình Thạnh, đồng thời chịu sự hướng dẫn nghiệp vụ của các sở, ngành đối với các hoạt động liên quan
Ban Quản lý đầu tư xây dựng công trình quận Bình Thạnh là đơn vị sự nghiệp công lập, tự đảm bảo chi phí hoạt động, được quyền tự chủ, tự chịu trách nhiệm về thực hiện nhiệm vụ, tổ chức bộ máy, biên chế và tài chính
Ban Quản lý đầu tư xây dựng công trình quận Bình Thạnh có tư cách pháp nhân, có con dấu riêng, được mở tài khoản tại kho bạc nhà nước và ngân hàng theo
Trang 4quy định Trụ sở Ban Quản lý đầu tư xây dựng công trình quận Bình Thạnh đặt tại số: 06 Phan Đăng Lưu, Phường 14, quận Bình Thạnh.
- Quản lý dự án đầu tư xây dựng các công trình cơ bản
- Giám sát thi công xây dựng các công trình cơ bản
- Giám sát công tác khảo sát các công trình xây dựng cơ bản
- Lập báo cáo kinh tế kỹ thuật dự án đầu tư các công trình xây dựng cơ bản
- Thiết kế xây dựng công trình xây dựng cơ bản
- Thẩm tra, thẩm định thiết kế - Dự toán các công trình xây dựng cơ bản
- Lập hồ sơ mời thầu, tư vấn đấu thầu các công trình xây dựng cơ bản
1.1.5 Cơ cấu tổ chức:
+ Cơ cấu tổ chức lãnh đạo:
Ban QLĐTXDCT quận Bình Thạnh làm việc theo chế độ thủ trưởng, gồm Giám Đốc và hai Phó Giám Đốc giúp việc cho Giám Đốc
Giám Đốc là người chịu trách nhiệm trước Ủy ban nhân dân quận Bình Thạnh
về nội dung hoạt động của Ban QLĐTXDCT, lãnh đạo Ban QLĐTXDCT hoàn thành nhiệm vụ được giao
Thực hiện nhiệm vụ của chủ đầu tư, chủ nhiệm điều hành dự án của chủ đầu tưgiao;
Là chủ tài khoản của Ban QLĐTXDCT;
Trực tiếp chỉ đạo các tổ trong trường hợp đột xuất
Phụ trách quản lý tổ hành chính- kế toán của Ban QLĐTXDCT
Phó Giám Đốc giúp việc cho Giám Đốc trong thực hiện nhiệm vụ chủ đầu tư,
chủ nhiệm điều hành dự án của chủ đầu tư giao; Trực tiếp chỉ đạo các tổ thẩm định
dự án và tổ giám sát , chịu trách nhiệm về kỹ thuật, mỹ thuật của dự án
Thực hiện nhiệm vụ của chủ đầu tư, trực tiếp chỉ đạo tổ thẩm định dự án, tổ giám sát về chất lượng công trình trong thi công, khối lượng hoàn thành đợt và quyết toán công trình trước Giám Đốc và UBND quận
+ Cơ cấu các tổ chuyên môn như sau:
Tổ Thẩm định dự án:
Trang 5Sau khi được phân công quản lý, triển khai dự án theo quyết định phân bổ kế hoạch vốn hằng năm của Thành phố hay của Quận tổ thẩm định dự án phải thực hiện các bước: xin cấp mã công trình, khảo sát thực địa, nhu cầu sử dụng, thông tin quy hoạch… Tính suất đầu tư, phân nhóm dự án ( Nhóm B>45 tỷ đồng, nhóm C<45
tỷ đồng) và xếp loại dự án 1 bước ( Báo cáo kinh tế kỹ thuật <15 tỷ đồng), dự án 2 bước ( lập dự án, thiết kế kỹ thuật thi công và tổng dự toán >15 tỷ đồng), tiếp theo lựa chọn và ký kết hợp đồng với đơn vị có chức năng triển khai dự án Dự án được
tư vấn triển khai hoàn thành, tổ thẩm định dự án kiểm tra toàn bộ hồ sơ và lập tờ trình trình lên cơ quan chuyên ngành thẩm định và tham mưu phê duyệt dự án
Tổ Giám Sát:
Sau khi nhận được quyết định phê duyệt dự án, quyết định duyệt kế hoạch đấu thầu và quyết định phân bổ kế hoạch vốn hằng năm Tổ giám sát tiến hành lựa chọn
và ký kết hợp đồng với đơn vị có chức năng tổ chức đấu thầu theo quy trình:
- Đăng báo, bán hồ sơ mời thầu, đóng mở thầu, chấm điểm lựa chọn nhà thầu, thương thảo, thông báo trúng thầu, ký kết hợp đồng, triển khai thi công…)
- Giám sát chất lượng công trình, đôn đốc các đơn vị liên quan lập hồ sơ quản lý chất lượng, hồ sơ hoàn công và hồ sơ thanh toán đợt ( giải ngân theo tiến độ)
- Công trình hoàn thành cán bộ thụ lý tập hợp toàn bộ hồ sơ trình lên các cơ quan chức năng xem xét, kiểm tra thực địa và chấp nhận nghiệm thu công trình đưa vào
Ban QLĐTXDCT hiện nay có 20 người trong đó:
- Số người làm việc theo biên chế công chức, viên chức là 8 người
- Số người làm việc theo hợp đồng lao động là 12 người.
Trang 6SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA BAN QUẢN LÝ ĐẦU TƯ XÂY DỰNG
Trang 7Bộ phận văn thư-lưu trữ của Ban QLĐTXDCT quận Bình Thạnh trực thuộc tổ Hành chính- kế toán của Ban QLĐTXDCT quận Bình Thạnh có chức năng tham mưu cho Giám Đốc về công tác văn thư- lưu trữ ở Ban và trực tiếp quản lý tài liệu
lưu trữ của các công trình xây dựng cơ bản đã tất toán hoàn thành, nghiệm thu đưa
vào sử dụng
Bộ phận văn thư-lưu trữ của Ban Quản lý đầu tư xây dựng công trình quận Bình Thạnh chịu sự chỉ đạo, quản lý trực tiếp của Giám Đốc về các hoạt động liên quan đến công tác văn thư- lưu trữ, đồng thời chịu sự quản lý, hướng dẫn về chuyênmôn, nghiệp vụ của Phòng Nội vụ và Sở Nội vụ
Nhiệm vụ, quyền hạn:
Bộ phận văn thư-lưu trữ Ban Quản lý đầu tư xây dựng công trình quận Bình Thạnh giúp Giám Đốc Ban thực hiện các nhiệm vụ và quyền hạn sau:
+ Quản lý và giải quyết các văn bản đi và văn bản đến của Ban, tổ chức lập hồ sơ
và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ của cơ quan
+ Quản lý và sử dụng con dấu
+ Quản lý và theo dõi giải quyết văn bản đi- đến
+ Kiểm tra việc soạn thảo văn bản của tất cả cán bộ trong Ban QLĐTXDCT quận Bình Thạnh khi trình cho lãnh đạo ký tên để đóng dấu
+Theo dõi, chuyển phát nhanh các văn bản đi cho các Phòng, Ban và công ty theo đúng thời hạn để giải quyết công việc
+ Trực điện thoại, theo dõi lịch họp cho lãnh đạo, hướng dẫn người dân khi đến liên
hệ công tác với Ban QLĐTXDCT quận Bình Thạnh
+ Hướng dẫn các cá nhân trong Ban giao nộp tài liệu lưu trữ đã đến hạn nộp lưu vàolưu trữ của Ban QLĐTXDCT quận Bình Thạnh
+ Xây dựng danh mục nguồn và thành phần tài liệu thuộc diện nộp lưu vào lưu trữ của Ban QLĐTXDCT quận Bình Thạnh
+ Tham mưu cho Giám Đốc xác định giá trị tài liệu để quy định thời hạn bảo quản của tài liệu đồng thời tiêu hủy các tài liệu hết giá trị
+ Phân loại tài liệu, sắp xếp hồ sơ, tài liệu, Thu thập và xác định giá trị tài liệu, chỉnh lý tài liệu lưu trữ của Ban QLĐTXDCT quận Bình Thạnh
+ Thực hiện các chế độ báo cáo, thống kê về công tác văn thư-lưu trữ, Báo cáo sơ kết, tổng kết về công tác văn thư lưu trữ với Phòng Nội vụ và Sở Nội vụ hằng năm.+ Lưu trữ các hồ sơ tài liệu có giá trị, lưu trữ các văn bản đi- đến
+ Xây dựng công cụ tra cứu để phục vụ cho việc khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ
Trang 8Cơ cấu tổ chức:
- Ban Quản lý đầu tư xây dựng công trình quận Bình Thạnh có 01 Biên chế làm
công tác văn thư kiêm nhiệm thủ quỹ có trình độ Cử nhân hành chính và 01 Hợp đồng lao động làm công tác văn thư-lưu trữ có trình độ Trung cấp chuyên ngành văn thư lưu trữ; có trình độ chuyên môn cao, vững tay nghề đáp ứng yêu cầu công tác văn thư-lưu trữ được giao tại Ban, sử dụng thành thạo các trang thiết bị văn phòng như máy Photocopy, máy in, máy vi tính Sử dụng thành thạo một số phần mềm phục vụ cho công tác văn thư lưu trữ như Microsoft office word, Microsoft office excel, phần mềm edms quản lý văn bản đi, văn bản đến, phần mềm theo dõi
và cập nhật lịch công tác tuần cho lãnh đạo…với tay nghề chuyên môn vững vàng cộng với có tinh thần trách nhiệm cao trong công việc Bộ phận văn thư-lưu trữ của Ban QLĐTXDCT quận Bình Thạnh ngày càng đưa hoạt động văn thư lưu trữ trongBan có hiệu quả cao góp phần đưa Ban QLĐTXDCT quận Bình Thạnh ngày càng phát triển mạnh
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ CỦA BAN QUẢN LÝ ĐẦU TƯ XÂY DỰNG CÔNG TRÌNH QUẬN BÌNH THẠNH 2.1 Khảo sát thực trạng hoạt động quản lý:
2.1.1 Về xây dựng, ban hành văn bản quy định về công tác văn thư, lưu trữ:
Trong các năm qua, Bộ phận văn thư- lưu trữ của Ban QLĐTXDCT quận BìnhThạnh đã tham mưu cho Giám Đốc ban hành nhiều văn bản hướng dẫn thực hiện các chế độ quy định về công tác văn thư- lưu trữ theo đúng quy định của pháp luật Những văn bản được cụ thể hóa từ các văn bản hướng dẫn công tác văn thư lưu trữ như của Bộ Nội vụ, Sở Nội vụ và của Phòng Nội vụ,… Những văn bản được Ban QLĐTXDCT ban hành để phục công tác văn thư, lưu trữ là dưới dạng các văn bản như: thông báo, kế hoạch, Quyết định, công văn…
Bộ phận văn thư lưu trữ luôn tham mưu cho Giám Đốc trong công tác phổ biếnquán triệt các văn bản hướng dẫn mới về công tác văn thư-lưu trữ của Bộ Nội Vụ,
Sở Nội vụ, và Phòng Nội vụ tới các cán bộ trong Ban QLĐTXDCT trong một số cuộc họp giao Ban vào sáng thứ hai hằng tuần để trao đổi, thảo luận và đưa ra những biện pháp khắc phục vướng mắc trong quá trình thực hiện các văn Bản đó tạiBan, nhờ đó chất lượng và hiệu quả của công tác văn thư- lưu trữ ngày càng được nâng cao
- Tóm lại về xây dựng, ban hành văn bản quy định về công tác văn thư-lưu trữ của
Ban rất được Giám Đốc quan tâm chặt chẽ và được đi vào nề nếp ổn định
2.1.2 Về thực hiện các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về công tác văn thư-lưu trữ:
Trang 9Đối với việc thực hiện các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về công tác văn thư-lưutrữ của cán bộ làm việc tại Ban QLĐTXDCT và Bộ phận văn thư của Ban
QLĐTXDCT được thực hiện rất tốt
Cụ thể Ban QLĐTXDCT quận Bình Thạnh đã triển khai và thực hiện tốt một
số văn bản do cơ quan cấp trên Ban hành như:
- Luật lưu trữ của Quốc hội ban hành ngày 11/11/2011;
- Nghị Định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 về công tác văn thư;
- Nghị định 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 về sửa đổi, bổ sung một số điều của nghị định 110/2004/N Đ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư;
- Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28/3/2002 của chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh bảo vệ bí mật nhà nước;
- Nghị định 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2011 của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu;
- Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính;
- Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lývăn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan;
- Thông tư số 12/2002/TT-BCA (A11) ngày 13/9/2012 của Bộ công an hướng dẫn thực hiện nghị định số 33/2002/NĐ-CP;
- Thông tư liên tịch số 07/2002/TTLT-BCA-BTCCBCP ngày 06/5/2002 của Bộ Công an- Bộ Tổ chức cán bộ chính phủ ( nay là Bộ Nội Vụ) v/v hướng dẫn thực hiện một số quy định tại Nghị định 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001;
bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức để loại ra một số tài liệu hết giá trị;
- Công văn số 283/VTLTNN-NVTW ngày 19/5/2004 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về việc hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hành chính;
- Công văn số 879/VTLTNN-NV ĐP ngày 19/12/2006 v/v hướng dẫn tổ chức tiêu hủy tài liệu hết giá trị;
2.1.3 Về quản lý phông lưu trữ của Ban Quản lý đầu tư xây dựng công trình quận Bình Thạnh:
Phông lưu trữ là toàn bộ tài liệu lưu trữ được hình thành trong quá trình hoạtđộng của một cơ quan, tổ chức ( Theo điều 02 của Luật Lưu trữ):
Trang 10Phông lưu trữ của Ban QLĐTXDCT quận Bình Thạnh là khối tài liệu phản ánhtương đối chỉnh quá trình hình thành và phát triển của Ban QLĐTXDCT quận BìnhThạnh Phông lưu trữ của Ban QLĐTXDCT có rất nhiều tài liệu có giá trị được bảoquản ngay trực tiếp tại lưu trữ của Ban QLĐTXDCT ( lưu trữ hiện hành) Do vậy đểphục vụ cho công tác bảo quản và tra tìm tài liệu Ban QLĐTXDCT đã tiến hànhphân loại tài liệu trong Phông lưu trữ của Ban QLĐTXDCT là dựa vào những đặctrưng chung của tài liệu trong phông để chia chúng thành các nhóm lớn, nhóm nhỏ
và sắp xếp logic các nhóm để phục vụ cho việc quản lý và khai thác, sử dụng tàiliệu được thuận lợi và chính xác Đơn vị phân loại nhỏ nhất trong phạm vi phônglưu trữ của Ban QLĐTXDCT quận Bình Thạnh là hồ sơ hoặc đơn vị bảo quản Đểtiến hành phân loại tài liệu trong phông lưu trữ của Ban QLĐTXDCT đã tiến hànhcác công việc như sau:
+ Biên soạn bản lịch sử đơn vị hình hành phông và lịch sử phông trong đó Bảnlịch sử đơn vị hình thành phông là bản tóm tắt quá trình hình thành và phát triển của
cơ quan hoặc đơn vị hình thành phông và Bản lịch sử phông là bản tóm tắt quá trìnhhình thành và thay đổi tài liệu trong phông lưu trữ
+ Chọn và xây dựng phương án phân loại: phương án phân loại trong phônglưu trữ của Ban QLĐTXDCT quận Bình Thạnh là phương án thời gian- cơ cấu tổchức
+ Hoàn chỉnh phương án phân loại
+ Tiến hành phân loại tài liệu theo phương án đã chọn
3.2 Khảo sát thực trạng hoạt động nghiệp vụ:
3.2.1 Soạn thảo văn bản:
Trong nhiều năm qua, công tác soạn thảo văn bản của QLĐTXDCT quận BìnhThạnh cơ bản đã đi vào đúng nề nếp Trình tự soạn thảo văn bản được thực hiện theo đúng theo thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính Trong giải quyết công việc của Ban QLĐTXDCT quận Bình Thạnh văn bản chính là phương tiện quan trọng chứa đựng trong đó các thông tin và quyết định quản lý Văn bản mang tính Hành chính thông thường được ban hành theo đúng quy định của nhà nước, luôn tác độngđến các mặt hoạt động của Ban và là cơ sở pháp lý quan trọng trong hoạt động quản
lý của Ban
Các văn bản được Soạn thảo ở Ban QLĐTXDCT quận Bình Thạnh chủ yếu là các văn bản hành chính Các văn bản hành chính mà Ban QLĐTXDCT soạn thảo là bao gồm các loại văn bản sau: Quyết định, thông báo, kế hoạch, báo cáo, biên bản,
tờ trình, hợp đồng, công văn, thư mời, giấy giới thiệu… Tùy mỗi nhiệm vụ cụ thể
mà cán bộ trong Ban sẽ soạn thảo nội dung các loại văn bản dưới sự chỉ đạo và
Trang 11hướng dẫn của Giám Đốc, Phó Giám Đốc chịu trách nhiệm trong quá trình soạn thảo các văn bản hành chính phục vụ cho giải quyết các vấn đề liên quan,…
Trong quá trình thực hiện nhiệm vụ công tác văn thư lưu trữ, Bộ Phận văn thư lưu trữ trong Ban đã tham mưu cho lãnh đạo ban hành rất nhiều các loại văn bản như: Quyết định, thông báo, kế hoạch… Trong quá trình soạn thảo văn bản đều theo đúng trình tự và thể thức theo đúng quy định của pháp luật hiện hành
Trình tự soạn thảo các loại văn bản hành chính của Ban QLĐTXDCT đã đảm bảo thực hiện theo đúng như Nghị Định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 về công tác văn thư và nghị định 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 về sửa đổi, bổ sung một
số điều của nghị định 110/2004/N Đ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư Qua đó Ban QLĐTXDCT đã cụ thể hóa quy định vào trong hoạt động của mình, quá trình soạn thảo văn bản hành chính của Ban QLĐTXDCT bao gồm các bước như sau:
Bước 1: Chuẩn bị soạn thảo:
- Khi bộ phận văn thư, lưu trữ hoặc cán bộ khác được phân công soạn thảo vănbản đầu tiên phải xác định thể thức, nội dung của văn bản, mức độ mật hoặc khẩn ( nếu có) của văn bản mà mình cần soạn thảo
- Thu thập, xử lý các thông tin có liên quan tới nội dung văn bản ( thông tin quá khứ, thông tin thực tiễn, thông tin dự kiến, và thông tin pháp luật)
Bước 2: Soạn thảo văn bản:
- Đảm bảo thể thức văn bản theo quy định về soạn thảo văn bản của thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính Trong trường hợp cần thiết người được phân công nhiệm vụ soạn thảo văn bản có thể đề xuất ý kiến với Giám Đốc hoặc Phó Giám Đốc việc tham khảo ý kiến các cơ quan, tổ chức, đơn vị, cá nhân có liên quan, nghiên cứu để tiếp thu để hoàn chỉnh văn bản
Bước 3: Trình duyệt văn bản kèm theo tài liệu có liên quan:
- Văn bản do người có thẩm quyền ( người ký văn bản) là Giám Đốc hoặc Phó Giám Đốc duyệt Trường hợp có sửa chữa, bổ sung cho đúng thể thức và nội dung văn bản, sau khi chỉnh sửa xong phải trình người duyệt xem xét , quyết định
Bước 4: Ký chính thức văn bản:
- Văn bản đã được duyệt hoàn chỉnh, người có thẩm quyền ký văn bản ( Giám Đốc hoặc Phó Giám Đốc) sẽ ký chính thức lên văn bản
Bước 5: Nhân bản văn bản:
- Nhân bản văn bản đúng số lượng quy định ở mục “ Nơi nhận” văn bản
Trang 12+ Lưu văn bản phát hành, mỗi văn bản lưu ít nhất 01 Bản chính hoặc 01 Bản gốc tạivăn thư cơ quan, 01 bản sẽ lưu tại cá nhân của người soạn thảo văn bản.
Ngoài ra, việc soạn thảo văn bản ở Ban QLĐTXDCT cũng dựa trên các nguyên tắc
cơ bản sau đây:
- Nguyên tắc đảm bảo tính pháp lý:
Nội dung của văn bản phải đúng chủ trương, đường lối của Đảng, chính sách pháp luật của nhà nước Ngoài ra, văn bản phải được ban hành đúng căn cú pháp lý, đúngthẩm quyền, nội dung của văn bản phải phù hợp với quy định của pháp luật và phải được ban hành đúng thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản
- Nguyên tắc đảm bảo tính khoa học:
Nội dung trong văn bản hành chính phải rõ ràng, chính xác không làm cho người
đọc hiểu theo nghĩa khác nhau Diễn đạt ý tứ phải theo một trình tự hợp lý, ý trước
là cơ sở cho ý sau, ý sau nhằm minh họa, giải thích cho ý trước, các văn bản phải rõràng, ngắn gọn, chứa đựng thông tin nhiều nhất, không trùng thừa ý hoặc lạc đề
- Nguyên tắc đảm bảo tính đại chúng:
Văn bản hành chính phải phù hợp với người đọc, nội dung phải rõ ràng, xác thực,
lời lẽ đơn giản, dễ hiểu, dễ nhớ
- Nguyên tắc đảm bảo tính khả thi:
Nội dung văn bản hành chính phải phù hợp với trình độ, khả năng người thực thi,
phải phù hợp với thực tế cuộc sống, các nội dung đưa ra phải trở thành hiện thực
Tóm lại:
Tình hình soạn thảo văn bản của Ban Quản lý đầu tư xây dựng công trình quận BìnhThạnh đã nêu trên một phần thấy được những kết quả đáng chú ý trong hoạt động
Trang 13soạn thảo văn bản, Trong thời gian qua bộ phận văn thư, lưu trữ của Ban đã làm tốt nhiệm vụ này, các văn bản, giấy tờ đều được xử lý nhanh chóng,đảm bảo không để sai sót Đạt được những thành tựu về công tác soạn thảo văn bản nêu trên là bước
tiến mới, hướng đi mới trong quá trình điều hành, quản lý của Ban QLĐTXDCT
trong việc thực hiện các nhiệm vụ cơ bản của mình Qua đó nâng cao hiệu quả trong
việc giải quyết công việc khi soạn thảo và ban hành văn bản
3.2.2 Quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan:
a) Quản lý văn bản:
+ Quản lý văn bản đến:
Việc quản lý văn bản đến tại Ban Quản lý đầu tư xây dựng công trình quận Bình Thạnh được thực hiện theo thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ
cơ quan theo các trình tự như sau:
Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến:
- Văn bản đến do các UBND Phường trực thuộc quận Bình Thạnh, các Phòng, ban trong khuôn viên UBND quận Bình Thạnh, các Công ty gửi đến Ban
QLĐTXDCT được tiếp nhận tại bộ phận văn thư và lưu trữ ở cơ quan Sau khi tiếp nhận văn bản đến cán bộ phụ trách công tác văn thư quản lý văn bản đi và văn bản đến sẽ kiểm tra số lượng văn bản đến gửi cho Ban là bao nhiêu sau đó ký
nhận Văn thư sẽ phân loại thành các loại văn bản như: các văn bản có đề tên cá nhân gửi trực tiếp cho cá nhân thì văn thư chuyển trực tiếp cho cá nhân đó để giải quyết công việc, các văn bản gửi đến cho Ban là các chứng từ, biên lai, thông báo thu được chuyển cho bộ phận kế toán trình cho lãnh đạo để xử lý, còn lại các văn bản không thuộc ở 2 dạng nêu trên sẽ được văn thư bóc bì ( nếu có)
Trong trường hợp đối với văn bản được chuyển qua máy Fax hoặc qua mạng, văn thư phải kiểm tra số lượng Bản, số trang của mỗi văn bản, nếu phát hiện có sai sót phải kịp thời thông báo cho nơi gửi văn bản xem xét, giải quyết
Phân loại sơ bộ, bóc bì văn bản đến:
- các loại văn bản đến gửi cho cơ quan, được phân loại thành hai dạng:
* Loại được bóc bì: văn bản để tên nơi gửi là: Ban QLĐTXDCT
* Loại không bóc bì: các văn bản có dấu chỉ mức độ mật, tuyệt mật, tối mật
Các loại phong bì chỉ mức độ khẩn phải được bóc bì ngay để trình cho Giám Đốc xem xét và giải quyết công việc kịp thời
Trang 14Đóng dấu “Đến”, ghi số và ngày đến
- Sau khi nhận văn bản, phân loại sơ bộ, bóc bì văn bản, văn thư đóng dấu “ Đến”,
ghi số và ngày đến cho văn bản kể cả đối với Bản Fax và văn bản được chuyển qua mạng Đối với văn bản là thư mời họp văn thư ghi cả giờ để tiện cho việc giải quyếtcông việc
Đăng ký văn bản đến
- Tất cả văn bản đến của Ban QLĐTXDCT đều được đăng ký trên cơ sở dữ liệu
phần mềm EDMS quản lý văn bản đi và văn bản đến Ban QLĐTXDCT không đăng ký văn bản đến bằng sổ Đăng ký văn bản đến
Trình, chuyển giao văn bản đến
- Sau khi đăng ký văn bản đến trên phần mềm, Văn thư phải trình kịp thời cho GiámĐốc xem xét và cho ý kiến phân phối, chỉ đạo giải quyết
- Giám Đốc sẽ cho ý kiến phân phối văn bản trực tiếp trên Bản chính và thời hạn giải quyết ( nếu có)
- Sau khi có ý kiến phân phối của Giám Đốc văn bản đến được chuyển trở lại Văn thư để phát hành văn bản đến cá nhân
Chuyển giao văn bản đến
- Căn cứ vào ý kiến phân phối của Giám Đốc Văn thư sẽ photo văn bản đến chuyển giao văn bản đến cho các cá nhân trong cơ quan giải quyết và có ký nhận vào sổ giao công văn đến trong cơ quan Việc chuyển giao văn bản đảm bảo kịp thời, chính xác, đúng đối tượng, chặt chẽ và giữ gìn bí mật nội dung văn bản
Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến
- Việc theo dõi, đôn đốc giải quyết văn bản đến do Giám Đốc hoặc Phó giám Đốc
sẽ trực tiếp theo dõi, đôn đốc các cá nhân có trách nhiệm giải quyết văn bản đến theo ý kiến chỉ đạo của Giám Đốc
+ Quản lý văn bản đi:
Việc quản lý văn bản đi tại Ban Quản lý đầu tư xây dựng công trình quận Bình
Thạnh được thực hiện theo thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ
cơ quan theo các trình tự như sau:
Trang 15Kiểm tra thể thức văn bản:
- Văn bản trước khi phát hành văn thư sẽ kiểm tra lại thể thức trình bày văn bản sau
đó văn thư sẽ làm công tác ghi số, ngày, thàng năm ban hành văn bản theo quy địnhcủa Ban
Đăng ký văn bản đi:
- Văn bản đi của Ban QLĐTXDCT được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản đi của cơ
quan và trên cơ sở dữ liệu phần mềm EDMS quản lý văn bản đi và văn bản đến
Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật
+ Nhân bản
Văn bản đi được văn thư của Ban nhân bản theo đúng số lượng được xác định ở phần Nơi nhận của văn bản Việc nhân bản văn bản mật đi được thực hiện theo quy định tại Khoản 1, Điều 8 Nghị định số 33/2002/NĐ-CP
+ Đóng dấu cơ quan
Văn thư của Ban đóng dấu lên chữ ký và các phụ lục kèm theo văn bản chính phải
rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu quy định Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái
- Việc đóng dấu giáp lai, đóng dấu nối trên văn bản, tài liệu và phụ lục kèm theo được thực hiện theo quy định của Giám Đốc Ban
Làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi
chức khác đều phải được đăng ký vào Sổ chuyển giao văn bản đi
- Khi chuyển giao văn bản, người nhận văn bản phải ký nhận vào sổ
