Khái niệm: Phân loại văn bản là dựa vào các đặc điểm đặc trưng chung nhất của văn bản để phânchia văn bản thành các loại, nhóm văn bản nhằm tạo điều kiện cho việc soạn thảo, quản lí và t
Trang 1TÀI LIỆU ễN THI MễN SOẠN THẢO VĂN BẢN
I VĂN BẢN, CHỨC NĂNG CỦA VĂN BẢN
1 Khỏi niệm
-Theo nghĩa rộng: Văn bản là phương tiện ghi chộp thụng tin và truyền đạt thụng tin
bằng ngụn ngữ hay một ký hiệu nhất định
-Theo nghĩa hẹp:Văn bản là các loại công văn, giấy tờ hình thành trong hoạt động của
các cơ quan, tổ chức
-Văn bản quản lý nhà nước là văn bản mà cỏc cơ quan nhà nước dựng để ghi chộp vàtruyền đạt cỏc quyết định quản lý và cỏc thụng tin cần thiết cho hoạt động quản lý theođỳng thể thức, thủ tục và thẩm quyền luật định
2 Chức năng của văn bản quản lý nhà nước
2.1 Chức năng thụng tin
Văn bản được sử dụng để ghi chộp và truyền đạt thụng tin về chủ trương, đườnglối, chớnh sỏch của Đảng và Nhà nước; thụng tin về kế hoạch, biện phỏp cụng tỏc; thụngtin về hoạt động của cơ quan nhà nước cấp trờn; thụng tin về hoạt động của cỏc cơ sở;thụng tin mang tớnh chất trao đổi cụng việc giữa cỏc cơ quan, đơn vị……
Chức năng thụng tin cú thể được thực hiện bằng cỏc phương tiện khỏc nhau nhưbỏo chớ, đài truyền thanh, đài truyền hỡnh, điện thoại, mỏy vi tớnh Trong cỏc phương tiệnnày, văn bản là phương tiện cơ bản và là phương tiện tốt nhất để thực hiện chức năngthụng tin
2.2 Chức năng phỏp lý
Chức năng phỏp lý của văn bản được thể hiện cụ thể ở cỏc mặt sau:
- Văn bản là cơ sở phỏp lý để Nhà nước điều hành xó hội
- Văn bản là cơ sở phỏp lý cho mọi hoạt động của cơ quan
- Văn bản là cơ sở phỏp lý để cỏn bộ, cụng chức thực hiện nhiệm vụ của mỡnh
- Văn bản là cơ sở phỏp lý để kiểm tra, thanh tra việc thực hiện cỏc chớnh sỏch, chế độtrong cỏc cơ quan nhà nước, tổ chức chớnh trị, xó hội, tổ chức kinh tế…
- Văn bản là cơ sở phỏp lý đảm bảo quyền lợi chớnh đỏng của mọi cụng dõn trong xó hội.2.3 Chức năng quản lý
Thứ nhất, nú là cơ sở tổ chức bộ mỏy quản lý, bảo đảm sự phõn cụng, phõn cấp
thẩm quyền một cỏch rừ ràng, chớnh xỏc giữa cỏc cơ quan, tổ chức quản lý;
Trang 2Thứ hai, nó cung cấp những chuẩn mực cho hoạt động quản lý, đồng thời là
phương tiện tổ chức, điều hành các mối quan hệ quản lý cụ thể;
Thứ ba, nó là cơ sở để kiểm tra, đánh giá chất lượng, hiệu quả quản lý cũng như
trách nhiệm cụ thể trong quản lý
II HỆ THỐNG VĂN BẢN QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC
3 Khái niệm văn bản quy phạm pháp luật
“Văn bản quy phạm pháp luật là văn bản có chứa quy phạm pháp luật, được ban hành
theo đúng thẩm quyền, hình thức, trình tự, thủ tục quy định
4 Đặc điểm của văn bản quy phạm pháp luật
- Do cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành
- Được ban hành theo đúng thủ tục, trình tự luật định
- Chứa đựng quy tắc xử sự chung
- Được áp dụng nhiều lần, lặp đi, lặp lại, mang tính ổn định trong thời giai dài đối vớimọi đối tượng hoặc một nhóm đối tượng
- Có hiệu lực trong phạm vi toàn quốc, từng ngành hoặc từng địa phương
- Được nhà nước đảm bảo thi hành bằng các biện pháp phù hợp
5 Hệ thống văn bản quy phạm pháp luật:
1 Hiến pháp
2 Bộ luật, luật, nghị quyết của Quốc hội;
3 Pháp lệnh, nghị quyết của Ủy ban thường vụ Quốc hội; Nghị quyết liên tịchgiữa Ủy ban thường vụ Quốc hội với Đoàn chủ tịch Ủy ban Trung ương Mặt trận Tổquốc Việt Nam;
4 Lệnh, quyết định của Chủ tịch nước;
5 Nghị định của Chính phủ; Nghị quyết liên tịch giữa Chính phủ với Đoàn chủtịch Ủy ban Trung ương Mặt trận Tổ quốc Việt Nam;
6 Quyết định của Thủ tướng Chính phủ;
7 Nghị quyết của Hội đồng thẩm phán Tòa án nhân dân tối cao;
8 Thông tư của Chánh án Tòa án nhân dân tối cao; Thông tư của Viện trưởngViện Kiểm sát nhân dân tối cao; Thông tư của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang bộ;Thông tư liên tịch giữa Chánh án Tòa án nhân dân tối cao với Viện trưởng Viện kiểm sátnhân dân tối cao; giữa Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ với Chánh án Tòa án
Trang 3nhân dân tối cao, Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao; Quyết định của TổngKiểm toán Nhà nước;
9 Nghị quyết của Hội đồng nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương;
10 Quyết định của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh;
11 Văn bản quy phạm pháp luật của chính quyền đơn vị hành chính - kinh tế đặcbiệt;
12 Nghị quyết của Hội đồng nhân dân huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh
và đơn vị hành chính tương đương;
13 Quyết định của Ủy ban nhân dân cấp huyện;
14 Nghị quyết của Hội đồng nhân dân xã, phường, thị trấn;
6 Phân loại văn bản quản lí nhà nước
2.1 Khái niệm:
Phân loại văn bản là dựa vào các đặc điểm (đặc trưng) chung nhất của văn bản để phânchia văn bản thành các loại, nhóm văn bản nhằm tạo điều kiện cho việc soạn thảo, quản
lí và tổ chức khoa học văn bản
- Mục đích của việc phân loại văn bản quản lí nhà nước:
+ Giúp chúng ta nắm được tính chất, công dụng, đặc điểm của từng loại văn bản để lựachọn loại văn bản ban hành phù hợp với từng trường hợp cụ thể đồng thời áp dụngphương pháp soạn thảo phù hợp
+ Tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lí và sử dụng văn bản hình thành trong hoạtđộng của cơ quan
+ Có phương pháp xử lí đúng đắn đối với từng loại, nhóm văn bản khi lập hồ sơ, xácđịnh giá trị, tổ chức bảo quản và giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan
2.2 Một số đặc trưng phân loại văn bản quản lí nhà nước
2.2.1 Phân loại văn bản quản lí nhà nước theo chủ thể ban hành:
- Văn bản của các cơ quan lập pháp (cơ quan quyền lực nhà nước)
- Văn bản của các cơ quan hành pháp (cơ quan quản lí hành chính nhà nước)
- Văn bản của các cơ quan tư pháp
2.2.2 Phân loại văn bản quản lí nhà nước theo nguồn gốc hình thành
- Văn bản đến
- Văn bản đi
Trang 4- Văn bản lưu hành nội bộ
2.2.3 Phân loại theo nội dung và phạm vi sử dụng văn bản:
- Văn bản thông dụng: là các văn bản được sử dụng phổ biến trong hoạt động quản lí củacác cơ quan
- Văn bản chuyên môn: là những văn bản có nội dung phản ánh mang tính chuyên mônnghiệp vụ, đặc thù nghề nghiệp của một ngành hoặc một lĩnh vực công tác nhất định Vídụ: văn bản ngoại giao, văn bản tài chính, bệnh án, các văn bản tư pháp
2.2.4 Phân loại văn bản quản lí nhà nước theo tính chất cơ mật và phạm vi phổ biến củavăn bản
- Văn bản mật: là văn bản có nội dung chứa đựng bí mật nhà nước, bí mật cơ quankhông được phổ biến rộng rãi chỉ những người có trách nhiệm mới được đọc
- Văn bản nội bộ: là văn bản chỉ sử dụng trong nội bộ cơ quan, không công bố ra ngoài
- Văn bản phổ biến rộng rãi: là văn bản được phổ biến rộng rãi trong các cơ quan, tổchức và quần chúng nhân dân
2.2.5 Phân loại theo hiệu lực pháp lí của văn bản:
- Văn bản quy phạm pháp luật: là văn bản do cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hànhtheo thủ tục trình tự luật định, trong đó có các quy tắc xử sự chung, được nhà nước đảmbảo thực hiện nhằm điều chỉnh các quan hệ xã hội theo định hướng xã hội chủ nghĩa
- Văn bản quản lí nhà nước thông thường(văn bản hành chính thông thường): là loại vănbản quản lí nhà nước không mang tính quy phạm pháp luật được dùng để quy định,quyết định, phản ánh, thông báo hoặc để trao đổi các vấn đề, các công việc trong hoạtđộng quản
2.2.6 Phân loại theo mức độ chính xác của văn bản quản lí nhà nước:
- Bản chính: là bản có đầy đủ thể thức văn bản với chữ kí trực tiếp của người có thẩmquyền và là bản cơ sở để làm ra các bản sao
- Bản sao: là bản được sao nguyên văn từ bản chính hoặc từ một bản sao khác có giá trịnhư bản chính theo một thể thức nhất định
- Bản thảo: là bản được viết hoặc đánh máy hính thành trong quá trình soạn thảo mộtvăn bản
3 Hệ thống văn bản quy phạm pháp luật:
- Hiến pháp:
Trang 5Là đạo luật cơ bản của nhà nước quy định những điều cơ bản về chế độ chính trị, kinh
tế, văn hoá, xã hội, quyền và nghĩa vụ của cơ bản của công dân, các nguyên tắc cơ bản
về tổ chức và hoạt động của bộ máy nhà nước
Hiến pháp là nền tảng pháp luật cho toàn bộ hệ thống pháp luật của nhà nước
- Lệnh:
Lệnh là văn bản của Chủ tịch nước dùng để công bố Hiến pháp, Luật, Pháp lệnh, Nghịquyết của Quốc hội, Nghị quyết của Uỷ Ban thường vụ Quốc hội và để thực hiện nhữngnhiệm vụ, quyền hạn của Chủ tịch nước do Hiến pháp, Luật quy định
- Nghị quyết:
Nghị quyết là văn bản ghi lại những kết luận đã được thảo luận và thông qua tại Hộinghị về chủ trương, chính sách, đường lối, kế hoạch hoặc về các vấn đề cụ thể khác
- Nghị định:
Nghị định là văn bản pháp quy chủ yếu của Chính phủ dùng để ban hành các quy định
về quyền lợi và nghĩa vụ của công dân, để thực hiện Hiến pháp và pháp luật của nhànước, quy định về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của các cơ quannhà nước cấp Bộ, ngang Bộ, để ban hành các điều lệ và quy định về chế độ quản lí nhànước
5 Văn bản hành chính cá biệt
Trang 65.1 Khái niệm:
Văn bản hành chính cá biệt là những văn bản do các cơ quan nhà nước có thẩmquyền ban hành, nhằm cụ thể hoá các quy phạm pháp luật hoặc áp dụng các quy phạmpháp luật cho một hoặc một số đối tượng cụ thể , trong một khoảng thời gian nhất định.5.2 Đặc điểm:
- Do cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành theo quy định được phân cấp, phânquyền
- Không mang đầy đủ các yếu tố như văn bản quy phạm pháp luật (trình tự, thủ tục banhành)
- Áp dụng các quy phạm pháp luật để giải quyết những công việc cụ thể đối với mộthoặc một số đối tượng
- Áp dụng một lần trong một khoảng thời gian nhất định
5.3 Các loại văn bản cá biệt
tổ chức và điều hành hoạt động của các cơ quan, tổ chức
6.2 Các loại văn bản hành chính thông thường:
- Thông báo:
Là văn bản mà các cơ quan, tổ chức sử dụng để thông tin cho các cơ quan cấp dưới hoặcngang cấp về tình hình hoạt động, các quyết định hoặc các vấn đề khác để thực hiệnhoặc để trao đổi thông tin
Trang 7Hoặc dùng để sơ kết (tổng kết) công tác đã qua và dự kiến công tác sắp tới của một cơquan, tổ chức.
Hoặc để trình bày một vấn đề, một sự việc hoặc một đề tài trước hội nghị
- Công điện:
Là văn bản dùng để truyền đạt mệnh lệnh của các cơ quan, tổ chức và các chức danh nhànước có thẩm quyền, hoặc để thông báo công việc có tính chất khẩn cấp được thực hiệnqua các phương tiện viễn thông như bản fax, telex
- Phiếu gửi:
Là loại văn bản gửi kèm theo văn bản đi nhằm kiểm tra việc chuyển giao văn bản, đảmbảo văn bản được chuyển giao đúng đối tượng tiếp nhận
- Giấy giới thiệu:
Là loại văn bản dùng để cấp cho cán bộ, công chức khi đi liên hệ giao dịch công táchoặc để giải quyết các công việc khác
- Giấy đi đường:
Là loại văn bản dùng để cấp cho cán bộ nhân viên khi được cử đi công tác
7 Văn bản chuyên môn kĩ thuật
7.1 Văn bản chuyên môn:
Trang 8Là các văn bản mang tính chất đặc thù về nghiệp vu chuyên môn được hình thànhtrong một số lĩnh vực cụ thể của quản lí nhà nước như tài chính, ngân hàng, thống kê,giáo dục, y tế…hoặc trong cơ quan tư pháp Các văn bản này giúp cho các cơ quanchuyên môn thực hiện một số chức năng được nhà nước uỷ quyền.
7.2 Văn bản kĩ thuật:
Là loại văn bản được hình thành trong các lĩnh vực khoa học-kĩ thuật như: kiến trúc, xâydựng, khoa học công nghệ, địa chất, khí tượng thuỷ văn, trắc đạc…
Các bản thiết kế được phê duyệt, các bản báo cáo chuyên môn đã được nghiệm thu, đồ
án, bản vẽ thiết kế, quy trình công nghệ, luận chứng kinh tế kĩ thuật, định mức kinh tế kĩthuật, phim ảnh, băng ghi âm, băng ghi hình
III THỂ THỨC VĂN BẢN QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC
1 Thể thức văn bản QLNN
1.1 Khái niệm thể thức văn bản
Thể thức văn bản là các thành phần cần phải có và cách thức trình bày các thànhphần đó đối với một thể loại văn bản nhất định do các cơ quan có thẩm quyền quy định
2 Các yếu tố thể thức văn bản
2.1 Quốc hiệu
- Khái niệm: Quốc hiệu là thành phần biểu thị tên nước và chế độ chính trị của nhà nước
mà quốc gia đó thực thi
- Ý nghĩa:
+ Khẳng định chủ quyền của nhà nước trên phương diện văn bản
+ Thể hiện ý trí, nguyện vọng của toàn thể nhân dân
- Quốc hiệu được trình bày thành 2 dòng, góc trên cùng, bên trái, trang đầu tiên của vănbản
- Dòng trên: CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM bằng chữ in hoa, đứng
đậm
- Dòng dưới: Độc lập – Tự do – Hạnh phúc: chữ thường, đứng đậm, giữa các cụm từ
có gạch nối
2.2.Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản
-Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản gồm tên cơ quan chủ quản (nếu có) và tên cơquan, tổ chức ban hành văn bản
Trang 9- Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản giúp người đọc, người thực hiện văn bản nhậnbiết văn bản đó do cơ quan nào ban hành và vị trí của cơ quan ban hành Giúp cho việc
tổ chức khoa học, phân loại văn bản được nhanh chóng, thuận lợi, chính xác
- Tên cơ quan ban hành văn bản được trình bày ở phía trên, góc tráí, dòng đầu tờ đầucủa văn bản= chữ in hoa, đứng, đậm, phía dưới có đường kẻ cân đối độ dài khoảng 1/2tên cơ quan ban hành văn bản
- Trường hợp cơ quan ban hành văn bản có cơ quan cấp trên trực tiếp thì cần ghi tên cơquan cấp trên đó lên phía trên tên cơ quan ban hành văn bản bằng chữ in hoa, đứng,không đậm
BỘ NỘI VỤ
TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
2.3 Số và ký hiệu văn bản
- Số văn bản là số thứ tự văn bản do cơ quan ban hành trong 1 năm văn thư bắt đầu từ số
01 cho văn bản đầu tiên cho đến văn bản ban hành cuối cùng trong nămvăn thư
- Ký hiệu văn bản là nhóm chữ viết tên loại văn bản và tên cơ quan, đơn vị ban hành vănbản
- Số, ký hiệu văn bản: Giúp cho việc chỉ dẫn, trích dẫn, thống kê, phân loại và tra cứuvăn bản được dễ dàng, thuận tiện
- Số văn bản được ghi bằng chữ số ả rập, bắt đầu bắng số 01 cuả văn bản đầu tiên vàongày đầu năm và kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm
- Đối với văn bản quy phạm pháp luật gồm: số văn bản, năm ban hành, chữ viết tắt củatên loại văn bản kết hợp với chữ viết của tên cơ quan hoặc chức danh nước ban hànhvăn bản
- Đối với văn bản hành chính cá biệt và văn bản hành chính thông thường gồm: số vănbản,chữ viết tắt của tên loại văn bản kết hợp với chữ viết tắt của tên cơ quan, tổ chứchoặc chức danh nhà nước ban hành văn bản
- Đối với công văn hành chính gồm: số văn bản, chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức hoặcchức danh nhà nước ban hành công văn kết hợp với chữ viết tên đơn vị soạn thảo hoặcchủ trì soạn thảo (nếu có)
2.4.Địa danh, ngày tháng năm ban hành văn bản
- Địa danh: Địa danh ghi trên văn bản là tên gọi chính thức của đơn vị hành chính nơi cơ
quan, tổ chức ban hành văn bản đóng trụ sở
Trang 10- Ngày, tháng, năm ban hành văn bản là ngày, tháng, năm văn bản được ký, đóng dấu vàlàm thủ tục phát hành.
- Địa danh trên văn bản cho biết đơn vị hành chính nơi cơ quan ban hành văn bản đóngtrụ sở chính thức để liên hệ công tác
- Ngày, tháng, năm trên văn bản cho biết thời điểm có hiệu lực của văn bản
- Địa danh ghi trên văn bản của các cơ quan, tổ chức trung ương là tên của tỉnh, thànhphố trực thuộc trung ương
- Địa danh ghi trên văn bản của các cơ quan, tổ chức cấp tỉnh: là tên tỉnh, thành phố trựcthuộc trung ương
- Địa danh ghi trên văn bản của các cơ quan, tổ chức cấp huyện là tên của huyện, quận,thị xã, thành phố thuộc tỉnh
- Địa danh ghi trên văn bản của HĐND, UBND và của các tổ chức cấp xã là tên của xã,phường, thị trấn đó
- Đối với các đơn vị hành chính được đặt theo tên người hoặc bằng chữ số thì phải ghitên gọi đầy đủ của đơn vị hành chính đó
- Ngày, tháng, năm ban hành văn bản phải được viết đầy đủ ngày, tháng, năm, các sốchỉ ngày, tháng, năm dùng chữ số Ả rập
2.5 Tên loại và trích yếu nội dung văn bản
- Tên loại văn bản là tên của từng loại văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành.
- Trích yếu nội dung văn bản: là câu ngắn gọn hoặc một cụm từ phản ánh khái quát nộidung chủ yếu cuả văn bản
- Tên loại và trích yếu nội dung ghi trên văn bản giúp người tiếp nhận và xử lí văn bảnxác định tính chất, mức độ quan trọng của nội dung văn bản Giúp cho việc phân loại,lập hồ sơ văn bản được tiến hành nhanh chóng, thuận lợi
- Đối với văn bản có tên gọi cụ thể thì tên gọi văn bản được viết bằng chữ in hoa, đứngđậm Trích yếu nội dung văn bản được viết bằng chữ thường, đứng, đậm, cân đối phíadưới tên loại văn bản
- Đối với công văn hành chính (văn bản không có tên loại) trích yếu nội dung công vănđược ghi cân đối, ngắn gọn phía dưới số và ký hiệu công văn bằng chữ thường, đứng,không đậm
2.6.Nội dung văn bản