bài giảng hoạt động cung cấp thông tin văn phòng

Ý nghĩa và vai trò thông tin trong hoạt động của các cơ quan - Ý nghĩa của thông tin + Thông tin trao đổi và mua bán.. + Thông tin để quyết định vấn đề chính xác hơn + Thông tin làm tăng

Chương 5 CUNG CẤP THÔNG TIN

VĂN PHÒNG

1 Ý nghĩa và vai trò thông tin trong hoạt

động của các cơ quan

- Ý nghĩa của thông tin

+ Thông tin trao đổi và mua bán.

+ Thông tin tạo ra của cải vật chất.

+ Thông tin để quyết định vấn đề chính xác hơn + Thông tin làm tăng sự hiểu biết, nhận thức của con người.

- Vai trò của thông tin trong hoạt động quản lý

và kinh doanh

+ Thông tin là cơ sở là của hoạt động quản lý + Thông tin để giải quyết công việc nhanh

chóng, chính xác.

+ Thông tin làm tăng hiệu quả trong hoạt động quản lý và kinh doanh

+ Tiết kiệm thời gian cho hoạt động quản lý

- Yêu cầu đối với thu thập, cung cấp thông tin

- Biết yêu cầu cần thông tin của người lãnh đạo.

- Rõ ràng, đầy đủ, chính xác.

- Thông tin phù hợp với yêu cầu của người sử dụng.

- Thông tin kịp thời đúng lúc.

2 Quy trình thu thập và cung cấp thông tin

2.1 Xác định nhu cầu thông tin

Nhu cầu tức thời

Nhu cầu thường xuyen

- Thông tin pháp luật.

- Thông tin quản ly hành chính

- Thông tin thời sự.

- Thông tin chuyên môn cơ quan

- Thông tin về tổ chức, bộ máy cơ quan

- Thông tin về nhân sự trong cơ quan

- Thông tin về đối tác, khách hàng hoặc đối tượng quản lý

2.2 X/đ nguồn gốc và cơ quan lưu trữ thông tin

- Xác định cơ quan, tổ chức, cá nhân hình thành thông tin.

- Cơ quan lưu trữ thông tin.

- Dịch vụ thông cung cấp thông tin.

2.3 Thu thập và xử lý thông tin

- Thông tin pháp luật (cơ quan ban hành thông tin)

- Thông tin quản ly hành chính (nguồn gốc và hình thức thông tin)

- Thông tin thời sự (cơ quan ban hành và kênh cung cấp thông tin)

- Thông tin chuyên môn cơ quan (Bộ phận

trong cơ quan)

2.3 (tiếp)

- Thông tin về tổ chức, bộ máy cơ quan (văn thư lưu trữ hoặc bộ phận tổ chức…)

- Thông tin về nhân sự trong cơ quan (tổ chức hành chính nhân sự)

- Thông tin về đối tác, khách hàng hoặc đối tượng quản lý (nguồn gốc, xuất xứ, nội dung, tính logic thông tin)

3 Lưu trữ thông tin

- Theo nội dung

- Theo tính chất

- Theo hình thức, vật mang tin

Việc lụa chọn hình thức phân loại và sắp xếp dựa vào lĩnh vực hoạt động của cơ quan.

4 Cung cấp thông tin

- Cung cấp thông tin bằng văn bản

+ Viết báo cáo (thường kỳ, đột xuất…), các loại văn bản khác tường trình, công văn, thông báo…(khi viết cần trình bày rõ ràng mạch lạc

rõ ý) + Photocopy văn bản

- Cung cấp thông tin qua email (chú ý đến việc viết emai, không nên cẩu thả)

- Cung cấp thông tin qua điện thoại (có sự chuẩn bị

kỹ về các nội dung, thông tin cần trình bày)

- Cung cấp thông tin bằng lời (các số liệu phải được ghi chính xác, có cơ sở…)