Bài giảng IC3 toàn tập unit 5 using microsoft office excel 2007 vie

Hiểu các thuật ngữ cơ bản• Sử dụng worksheet khi bạn muốn thức hiện báo cáo hoặc tài liệu theo dõi số liệu - Ví dụ: ngân sách, báo cáo phân tích dòng tiền, doanh thu và báo cáo chi phí,

Key Applications

Module B

28: Mở đầu

29: Thao tác thông tin

30: Làm việc với các công thức

31: Định dạng một worksheet

32: Sử dụng các công cụ khác nhau

33: Làm việc với biểu đồ

34: Chuẩn bị sẵn sàng để in

Bài 28: Mở đầu

• Hiểu và công nhận các thuật ngữ cơ bản

• Tạo một workbook mới

Hiểu các thuật ngữ cơ bản

Hiểu các thuật ngữ cơ bản

• Sử dụng worksheet khi bạn muốn thức hiện báo cáo hoặc tài liệu theo dõi số liệu

- Ví dụ: ngân sách, báo cáo phân tích dòng tiền, doanh thu và báo cáo chi phí, báo cáo tài chính, phân tích hàng tồn kho, thời gian kỳ nghỉ nhân viên, điểm học viên

• Tổ chức thông tin rõ ràng cho bạn và bất cứ ai khác có thể được sử dụng hoặc phân tích nội dung

- Bao gồm cả nhãn và mô tả trong báo cáo để người đọc có thể hiểu được dữ liệu

- Cấu trúc báo cáo cho thấy khối dữ liệu riêng biệt

• Sử dụng yếu tố thiết kế để nhấn mạnh các khối dữ liệu

- Sử dụng để đảm bảo báo cáo dễ đọc

Tạo một workbook trống mới

• Khi bạn khởi động excel, workbook mới hiển thị và tự động đặt tên là Bảng 1

• Khi tạo workbook mới đồng thời Excel tạo ra các số thứ tự lần lượt: Bảng 2, Bảng 3…

- Khi thoát Excel và mở lại sau đó thì workbook đánh số lại từ 1

• Để tạo một workbook mới:

- Nhấn vào nút Office, chọn New và chọn Blank workbook

- Nhấn +

Tạo một workbook mới từ mẫu

• Sử dụng mẫu hoặc workbook được thiết kế sẵn để thiết lập cái nhìn nhất quán đối với các loại báo cáo cụ thể

• Để tạo ra workbook từ mẫu đang có sẵn, Nhấn vào Office và chọn New

Mở workbook

• Để làm việc với một workbook đã có, trước tiên phải mở workbook

- Có thể mở một hay nhiều workbook cùng 1 lúc

Chuyển đổi giữa các worksheet

• Để chuyển đổi giữa các tài liệu được nhanh và dễ dàng

- Trong thẻ View, Nhóm window, chọn Switch windows

- Chọn các tài liệu cần chuyển đổi trên thanh tashbar

- Nếu cửa sổ tài liệu đang ở chế độ Restore view, mở văn bản có thể hiển thị ở bố cục tầng, nếu như thế, hãy bấm vào thanh tiêu đề của văn bản để chuyển tới văn bản đó

Đóng workbook

• Nếu bạn không dùng đến workbook đang mở nữa, Lưu những thay đổi và đóng nó để bảo vệ khỏi những nguy cơ thay đổi tự động từ hệ thống

Lưu workbook

• Để sử dụng file lần nữa, cần phải lưu workbook

- Nhấn Save as để lưu workbook mới, hoặc có workbook có sẵn với tên mới, chỗ lưu khác hoặc định dạng file mới

- Sử dụng Save để lưu những thay đổi trong file đang thực hiện, như vậy sẽ thay thế cho file đã tồn tại trên ổ

• Để lưu các thay đổi trong file có sữan

- Nhấn vào Office và chọn Save

- Trên thanh công cụ, chọn save

- Nhấn +

Lưu workbook

- Lần đầu tiên bạn lưu file, hộp thoại Save as sẽ luôn luôn xuất hiện

- Có thể chọn tài liệu hoạc vị trí khác để lưu file

- Có thể tạo một thư mục mới trong Excel trong quá trình lưu

- Để lưu những thay đổi cho file có sẵn và lưu với tên mới, hay định dạng file

mới, nhấn Office và chọn Save As

- Để lưu file với định dạng khác, Chọn mũi tên xuống trong phần Save as

Type để chọn định dạng

Nhập dữ liệu cho workbook

• Nhãn

- Các ký tự xuất hiện chính xác như đã nhập

- Nhãn rộng hơn cột và tràn sang các cột liền kề

Nhập văn bản hay nhãn

• Tổ chức dữ liệu vào cấu trúc ba chiều

• Di chuyển con trỏ đến ô cụ thể, nhấp vào ô và nhập dữ liệu

• Nếu nhập sai có thể nhấn hay

• Khi nhập xong, nhấn để di chuyển sang ô bên cạnh, hoặc nhấn vào ô khác

• Bắt đầu worksheet với nhãn để xác định giá trị

Nhập Số hay ngày tháng

• Là những giá trị xác định

• Mặc định ở lề phải của ô tính

• Khi nhập ngày, có thể nhập dưới dạng số hay chữ

• Định dạng mặc định của ngày là M-d-yy, Có thể thay đổi mặc định này trong Regional Settings trong Control Panel

• Giá trị ngày tháng không nhất thiết phải đầy đủ ngày, tháng hay năm

• Nếu Excel không hiển thị giá trị ngày, thì sẽ hiện thị dưới dạng chữ, và sẽ gây ảnh hưởng nếu trong worksheet có công thức chứa giá trị ngày này

Di chuyển trong worksheet

Thanh cuộn: Nhấn vào mũi tên để di chuyển thanh cuộn theo hàng hay cột Nhấn vào hộp cuộn để di

chuyển đến một vị trí trong worksheet

Di chuyển đến cột A của dòng đang thực hiện + Di chuyển đến ô tính A1

+ Di chuyển đến ô cuối cùng của dữ liệu

+ / Xuất hiện hộp thoại Go to để di chuyển nhanh nhất đến ô cần thiết, Sử dụng Special để thêm

các dữ liệu đặc biệt

Bài 29: Thao tác thông tin

• Lựa chọn ô tính hay phạm vi của ô

• Thay đổi nội dung ô tính

• Sử dụng Undo và Redo

• Sao chép và di chuyển dữ liệu

• Thay đổi chiều dài cột và độ cao của dòng

• Chèn và xóa các hàng và cột

• Điền vào các ô tính tự động

• Quản lý các worksheet

Lựa chọn ô tính

• Phạm vi có thể là một, một vài ô tính hoặc toàn workbook

• Có thể đánh dấu một ô tính hay bất kỳ ô nào

– Một ô tính: Nhấn vào ô tính đó

– Mở rộng lựa chọn: Nhấn vào ô đầu tiên và kéo đến hết phạm vi cần thiết, hoặc nhấn vào ô đầu tiên, giữ Shift và nhấn vào ô cuối cùng

– Toàn bộ hàng: Nhấn vào tiêu đề hàng khi xuất hiện 

– Toàn bộ cột: Nhấn vào tiêu đề cột khi xuất hiện mũi tên hướng xuống

– Toàn bộ worksheet: Chọn Select All

– Các ô không liền kề nhau hoặc không liền cộ hay hàng: nhấn vào ô đó, cột hay dòng, Giữ phím Ctrl, Nhấn các ô, dòng hay cột tiếp theo, Có thể chọn nhiều ô.

– Nhiều dòng: Chọn dòng đầu tiên và kéo xuống các dòng tiếp theo

– Nhiều cột: chọn cột đầu tiên và kéo đến các cột tiếp theo

Thay đổi nội dung

• Cách dễ dàng nhất để thay đổi nội dung là nhập một nội dung khác

• Để sửa lỗi do đánh máy sai, nhấn hay trước khi nhấn để di chuyển sang ô tính khác

• Để thêm, xóa hay sửa nội dung của ô tính, Nhấn hoặc nhấn đúp vào ô tính đó

- Chọn phần văn bản trông ô tính, Gõ phần văn bản thay thế và nhấn để thoát khỏi chế độ sửa

- Nhấn để bật chế độ thay thế đoạn văn bản bởi những thứ bạn gõ with whatever you type

- Sử dụng phím để loại bỏ những ký tự không muốn có trong ô tính

Sử dụng chức năng Undo, Redo, Repeat

• Có thể Undo lên tới 100 lệnh sử dụng gần nhất

• Để đảo ngược Undo, sử dụng Redo

- Để hiển thị Redo history, nhấn vào mũi tên bên cạnh Redo

• Có thể lặp lại những lệnh gần nhất bằng cách nhấn

Sao chép và di chuyển dữ liệu

• Cần phải chọn phạm vi trước khi thực hiện lệnh

– Vùng lựa chọn sẽ xuất hiện

– Để loại bỏ vùng lựa chọn nhấn , gõ nội dung mới, hay nhấn

• Có thể cắt hay sao chép nhiều hơn một nội dung, và lên đến 24 nội dung trong Office Clipboard

– Trong thẻ Home, nhóm Clipboard, phóng to hội thoại

Sử dụng Fill

• Tự động điền dữ liệu dựa trên dữ liệu gốc

• Để sử dụng chức năng Fill

– Trong thẻ Home, nhóm Editing, nhấn (Fill)

– Lựa chọn vùng với dữ liệu để điền, vị trí con trỏ ở góc dưới bên phải của phạm vi rồi kéo để dữ liệu tự động điền

Thay đổi độ rộng của cột

• Nếu dữ liệu nhập vào dài hơn độ rộng tiêu chuẩn của cột, thì dữ liệu

sẽ tràn sang các ô bên cạnh

– Nếu các cột liền kề có chứa dữ liệu, thì dữ liệu sẽ chỉ thể hiện đến biên giới cột

• Nếu giá trị vượt quá độ rộng cột, Excel sẽ thể hiện dưới định đạng đặc biệt

• Để thay đổi độ rộng cột:

- Trong thẻ Home, nhóm Cells, chọn Format, chọn Column width

- Di chuyển con trỏ đến viền bên phải của tiêu đề cột và thả đến độ rộng cần thiết

• Để biết độ rộng cột bấm cạnh bên phải của tiêu đề cột

Thay đổi độ cao của dòng

• Để thay đổi độ cao của dòng:

- Trong thẻ Home, nhóm Cells, chọn Format, chọn Row Height

- Đặt con trỏ ở cạnh dưới của tiêu đề hàng để điều chỉnh và kéo chiều cao cần thiết

Sử dụng AutoFit

• Tự động điều chỉnh độ rộng cột hay chiều cao hàng để chứa giá trị dài nhất trong cột hoặc hàng

• Điều chỉnh độ rộng cột bằng cách sử dụng AutoFit:

– Trong thẻ Home, nhóm Cells, chọn Format, chọn AutoFit Column Width

– Kích đúp vào cạnh phải của tiêu đề cột để điều chỉnh

• Để điều chỉnh chiều cao hàng sTrong thẻ Home, nhóm Cells, chọn Format, chọnử dụng AutoFit:

– Trong thẻ Home, nhóm Cells, chọn Format, chọn AutoFit Row Height

– Kích đúp cạnh dưới của tiêu đề hàng để điều chỉnh

Chèn thêm dòng, cột và ô tính

• Có thể chèn hàng mới ở trên hàng hiện tại, cột mới bên trái của cột hiện tại, hoặc ô tính mới trong worksheet.

• Để chèn cột mới bên trái của cột hiện tại:

– Trong thẻ Home, nhóm Cells, nhấn mũi tên dưỡi chữ Insert, chọn Insert Sheet Columns

– Nhấn + trên bàn phím số, chọn Entire column

– Nhấn chuột phải vào cột và chọn Insert, chọn Entire column

• Để chèn hàng mới ở trên hàng hiện tại

– Trong thẻ Home, nhóm Cells, Chọn mũi tên phía dưới Insert, chọn Insert Sheet Rows

– Nhấn + trên bàn phím số, chọn Entire row

– Nhấn chuột phải vào hàng cần chọn Nhấn Insert, chọn Entire row

• Để chèn thêm một hay nhiều ô tính, Trong thẻ Home, nhóm Cells, Chọn mũi tên phía dưới Insert, Chọn Insert Cells

Xóa dòng, cột hay ô tính

• Có thể xóa một hay nhiều hàng, cột, hay các ô phía ngoài vùng lựa chọn xóa

• Để xóa cột:

– Trong thẻ Home, nhóm Cells, nhấp vào mũi tên phía dưới Delete, chọn Delete Sheet Columns

– Nhấn + trên bàn phím số, chọn Entire column

– Phải chuột vào cột cần xóa, chọn Delete, chọn Entire column

• Để xóa hàng:

– Trong thẻ Home, nhóm Cells, nhấp vào mũi tên phía dưới Delete, chọn Delete Sheet Rows

– Nhấn + trên bàn phím số, chọn Entire row

– Phải chuột vào hàng cần xóa, chọn Delete, chọn Entire row

• Để xóa một hay nhiều ô, trong thẻ Home, nhóm Cells, nhấp vào mũi tên phía dưới Delete, chọn Delete Cells

Quản lý worksheet

• Có thể thay đổi tên, thêm, xóa, sao chép hay loại bỏ các worksheet

• Sử dụng các nút di chuyển để hiển thị các thẻ workbook theo yêu cầu

4

2 1

1 2

First Next

3 4

Previous Last 3

Đặt tên cho worksheet

• Đặt tên theo số sẽ giúp phân biết giữa các worksheet nhưng không đưa ra được nội dung của worksheet

• Đặt tên cho worksheet không quá 31 ký tự

• Để sửa tên của worksheet

– Trong thẻ Home, nhóm Cells, chọn Format, chọn Rename Sheet

- Nhấn đúp vào worksheet để đổi tên

Chèn hoặc xóa worksheet

• Để chèn thêm worksheet mới

– Trong thẻ Home, nhóm Cells, chọn Insert, nhấn Insert Sheet

– Trong khu vực tab sheet, nhấn (Insert Worksheet)

– Nhấn +

– Nhấn phải chuột vào tab muốn chèn thêm worksheet mới, chọn Insert, Worksheet

• Để xóa worksheet: chọn worksheet

– Trong thẻ Home, nhóm Cells, nhấn vào mũi tên phía dưới Delete, chọn Delete Sheet

– Nhấn chuột phải vào sheet cần xóa, chọn Delete

Bài 30: Làm việc với công thức

Tạo công thức đơn giản

• Tính toán bằng cách sử dụng con số trong các ô tính

• Có thể liên kết từ workbook này sang workbook khác để

• Có thể từ 1 hay nhiều ô

• Công thức bất kỳ luôn phải bắt đầu bởi dấu =

– Nhập địa chỉ ô tính vào công thức bằng cách gõ địa chỉ, hoặc nhấp chuột vào ô tính đó.

– Kết quả sẽ hiển thị trong ô tính, và công thức hiển thị trên thanh công thức (Formula bar)

• Để thay đổi công thức nhấn , có thể thay đổi trong ô tính hoặc trên thanh công thức

• Có thể sao chép công thức sang ô tính khác

Tạo những công thức đơn giản

• Các phép tính tự nhiên

• Khi phát hiện lỗi hoặc không thống nhất trong công thức, Excel sẽ hiển thị gợi ý để sửa chữa nó

• Báo hiển thị khi công thức khác nhau từ các công thức được sử dụng trong các ô tính

– Sử dụng công thức để xác định xu hướng hoặc mẫu trong dữ liệu

– Khi chia nhỏ dữ liệu để phân tích hay so sánh, có thể hiển thị thông tin về biểu đồ thể hiện xu hướng hoặc các mẫu

Sử dụng chức năng có sẵn

=FUNCTION(numbers or values or cell reference)

• Thiết lập phạm vi ô tính: <ô đầu tiên>: <ô cuối cùng>

– Can specify range by typing cell references directly or using “point-to” method

• Khi tính số tổng, có thể sử dụng (AutoSum) trong thẻ Home, nhóm Editing

– Sử dụng mũi tên hiển thị trong phần chức năng có sẵn, hoặc sử dụng More Functions cho các

chức năng khác

Sử dụng địa chỉ tuyệt đối & tương đối

• Hầu hết các công thức nhập địa chỉ ô tính tương đối, có nghĩa là khi sao chép công thức sang một

ô khác, Excel sẽ tự động cập nhật địa chỉ theo vị trí tương đối của ô mới

• Địa chỉ ô là chính xác và cố định trên worksheet

• Để thay đổi địa chỉ tương đối thành địa chỉ tuyệt đối:

– Nhập ký tự $ trước cột và hàng

– Nhấn mỗi lần gõ địa chỉ ô

• thay đổi từ địa chỉ tuyệt đối sang tuyệt đối theo hàng hay cột với mỗi lần nhấn phím này

Sử dụng đúng công thức

• Quan trọng nhất là cần phải dành thời gian để sử dụng đúng công thức

• Một số lỗi thường gặp khi làm công thức như:

– Circular Reference: Ô tính là nơi nhập công thức, bao gồm trong cả công thức

– DIV#/0!: Công thức chia cho giá trị 0

– #VALUE!: Công thức chứa dữ liệu không đúng

– Operand: Công thức bị sai

Bài 31: Định dạng trong worksheet

• Định dạng của số và chữ

• Thay đổi liên kết cho dữ liệu

• Sử dụng đường viền và bóng trong ô tính

• Áp dụng định dạng tự động

• Sử dụng Format Painter

Thay đổi sắp xếp của Ô tính

• Có thể sắp xếp nội dung ô tính theo chiều dọc hoặc chiều ngang, hợp nhất và trung tâm trên ô tính, gói văn bản trong một ô tính hoặc xoay nó

• Để thay đổi sắp xếp cho ô tính:

– Trong thẻ Home, nhóm Alignment, nhấn vào các sắp xếp phù hợp

Alignment

Thay đổi phông chữ và kích thước

• Font là kiểu chữ, văn bản theo phong cách

• Để chọn định dạng Font cho ô tính:

– Trong thẻ Home, nhóm Font, chọn định dạng

– Trong thẻ Home, nhóm Font, phóng to hội thoại chọn các chức năng của thẻ Font

– Nhấn + + để mở thẻ Font

Sử dụng đường viền cho ô Tính

• Sự tách biệt của dữ liệu sẽ giúp cho người đọc dễ dàng hơn, nhất là đối với khối lượng lớn các con số

• Để chọn đường viền cho ô tính:

- Trong thẻ Home, nhóm Font group, nhấn vào mũi tên để chọn đường viền thích hợp

- Trong thẻ Home, nhóm Font group, phóng to hội thoại, nhấn vào thẻ

Border, và lựa chọn

Sử dụng màu sắc và hoa văn

• Sử dụng màu sắc và hoa văn cho ô tính

• Để sử dụng màu sắc hay hoa văn:

– Trong thẻ Home, nhóm Font, phóng to hội thoại, mở thẻ Fill

– Để chọn phong cách cho 1 vùng của bảng tính, chọn vùng, Trong thẻ Home,

nhóm Styles chọn Cell Styles Format

as Table

Sử dụng Format Painter

• Nhấn đúp vào tùy chọn định dạng trên các phần khác nhau của worksheet

• Chọn ô tính với định dạng nguồn sau đó:

- Trong thẻ Home, Nhóm Clipboard nhấn sau đó nhấn vào ô tính cần định dạng tương tự

- Trong thẻ Home, Nhóm Clipboard nhấn đúp để chọn định dạng này cho ô tính khác

- Khi kết thúc, nhấp Format painter để tắt, hoặc nhấn

Bài 32: Sử dụng công cụ Miscellaneous

• Sử dụng để kiểm tra chính tả

• Để sắp xếp dữ liệu

• Để lọc dữ liệu

Sử dụng Kiểm tra chính tả

• Chỉ kiểm tra văn bản – still need to proof values and formulas in your worksheet!

• Kiểm tra chính tả sẽ hiển thị những từ không có trong từ điển

• Để thực hiện việc kiểm tra chính tả:

- Trong thẻ Review, nhóm Proofing, nhấn Spelling

- Nhấn

- Trong thẻ Home, nhóm Editing, chọn Sort & Filter

• Để sắp xếp theo nhiều hơn 1 tùy chọn, trong thẻ Data nhóm Sort & Filter chọn Sort

Lọc thông tin

• Xác định vị trí thông tin nhanh chóng bằng cách sử dụng bộ lọc để ẩn hồ sơ không quan tâm đến

• Công cụ AutoFilter nơi biểu tượng trên bên phải của mỗi tên cột hoặc lĩnh vực

– Sử dụng các lựa chọn điều kiện cho các hồ sơ để hiển thị

– Có thể thiết lập điều kiện

• Bảng Excel tự động bao gồm tính năng AutoFilter

• Để kích hoạt lệnh lọc dữ liệu trên thẻ Data, nhóm Sort & Filter , chọn Filter

Bài 33: Làm việc với biểu đồ

• xác định được các biểu đồ và cách diễn giải dữ liệu số

• chọn loại biểu đồ chính xác cho dữ liệu

• Tạo biểu đồ

• Thay đổi biểu đồ