Mở Word/Excel/PowerPoint • Để mở một trong ba chương trình này ta làm theo các cách sau: – Nhấp chuột vào Bắt đầu Start, chọn Tất cả chương trình All Programs và nhấp chuột
Trang 2Bài 15: Bắt Đầu Chương Trình
• Mở chương trình ứng dụng
• Nhận biết các thành phần trên màn hình
• Sử dụng Dải băng (Ribbon)
• Sử dụng thanh tác vụ truy cập nhanh
• Sử dụng chức năng trợ giúp trực tuyến
• Thay đổi tùy chọn chương trình
• Nhận biết các vấn đề chung liên quan đến tập tin
Trang 3Các thành phần chia sẻ chung
• Nhận ra sự giống nhau giữa các chương trình có thể giảm thời gian học cơ bản về một chương trình mới
• Các khái niệm và nguyên tắc cơ bản cũng giống như
chương trình ứng dụng cùng loại
– Điểm khác biệt cơ bản giữa chúng là các lệnh trong mỗi
chương trình
• Word, Excel, và PowerPoint là các chương trình được sử dụng rộng rãi nhất trong bộ Office
– Học cách thực hiện các công việc cơ bản trong môi trường văn
phòng sử dụng ba chương trình này
Trang 4Mở Word/Excel/PowerPoint
• Để mở một trong ba chương trình này ta làm theo các
cách sau:
– Nhấp chuột vào Bắt đầu (Start), chọn Tất cả chương trình (All
Programs) và nhấp chuột vào Microsoft Office Sau đó kích
Microsoft Word 2007, Microsoft Excel 2007, hoặc Microsoft
PowerPoint 2007
– nếu bất khì chương trình nào đã được tạo biểu tượng trên màn
hình máy tính (desktop) hoặc trên thanh tác vụ (taskbar), chương trình đấy có thể khởi động bằng cách nhấp chuột hai lần vào biển tượng trên màn hình máy tính hoặc nhấp chuột một lần vào biểu tượng trên thanh tác vụ
Trang 5Thoát khỏi Word/Excel/PowerPoint
• Khi dừng sử dụng chương trình, cần thoát đúng cách
– Ngăn cản xung đột có thể xảy ra giữa các tập tin và giải phóng bộ nhớ cho chương trình khác
• Thoát khỏi chương trình bằng cách:
– nhấp chuột vào Tệp (File), sau đó chọn Thoát (Exit), hoặc
– nhấp chuột vào nút (Close) nằm trên cùng bên phải của thanh
tiêu đề chương trình, hoặc
– nhấn tổ hợp phím +
• Nếu thay đổi được thực hiện nhưng chưa được lưu,
chương trình sẽ hỏi để xác nhận việc lưu lại tài liệu
hay không
Trang 6Microsoft Office Word 2007
Thanh truy cập nhanh
Dải băng Ribbon
5 6
7 8
4 Trợ giúp Nhãn Ribbon Nhóm
Thanh phân chia ngang Hiện thước kẻ 9
10 11 Điểm chèn văn bản
Cửa sổ tài liệu Thanh trạng thái 12
13 14 15 Các nút hiển thị
Thanh trượt phóng to Lựa chọn đối tượng Trang trước / sau
10
Trang 7Microsoft Office Excel 2007
5 4
6 8
1 2
Hộp tên Chèn hàm
3 4
Thanh công thức Tên hàng
5 6
Tên cột Các nút cuộn Tab
7 Nhãn Tab
8 Cửa sổ tài liệu
7
Trang 8Microsoft Office PowerPoint 2007
2 1
4 3
6
5
7
1 2
Nhãn Slide Nhãn phát thảo
3 4
Thanh phân chia Placeholder
5 6
Trang trình chiếu Nơi ghi chú
7 Cửa sổ tài liệu
Trang 9Các thành phần chung
Nút Office
(Office Button) Nhấp vào để hiển thị thực đơn các lệnh quản lý tập tin.
Thanh truy cập nhanh
Thanh tiêu đề (Title Bar) Hiển thị tên tập tin hay chương trình đang hoạt
động
các lệnh.
Trợ giúp (Microsoft
Thanh trạng thái (Status
Bar) Hiển thị thông tin chung về tài liệu.
Trang 10Các thành phần riêng cho Word
Thanh phân chia ngang
(Horizontal Split Bar) Kéo để chia màn hình ra làm hai để hiển thị hai phần khác nhau của cùng một văn bản.
Hiện thước kẻ
(View Ruler) Sử dụng để trợ giúp việc thiết lập hoặc hiệu chỉnh các điểm dừng (tabs), thụt đầu dòng
(indents), và khoảng cách lề (margins)
Điểm chèn văn bản
(Insertion Point) Hiển thị vị trí con trỏ trong văn bản
Trang trước / sau
(Previous Page/
Next Page)
Di chuyển đến đầu trang trước / sau.
Lựa chọn đối tượng
(Select Browse Object) Chọn những gì bạn muốn Word tìm kiếm.
Trang 11Các thành phần riêng cho Excel
Hộp tên (Name Box) Xem địa chỉ ô hiện hành tại đây
Thanh phân chia doc và
ngang (Horizontal and
Vertical Split Bars)
Chia cửa sổ worksheet thành hai hay nhiều phần
Trang 12Các thành phần riêng cho PowerPoint
Nhãn Slide
(Slides Tab) Tạo hình biểu tượng (Thumbnail) hoặc thu nhỏ (miniature) các slide trong phần trình chiếu để hiển
thị nội dung nhanh chóng.
Nhãn phát thảo
(Outline Tab) Hiển thị phần phát thảo của văn bản trên các slide hoặc là phương thức nhập văn bản nhanh.
Placeholder Các hộp văn bản trên các slide để nhập nội nội
dung.
Thanh phân
chia (Split Bar)
Kéo để tăng hoặc giảm kích thước của phần Outline /Slides.
Trang 13Xem xét màn hình
• Có thể tùy chỉnh phần hiển thị trên màn hình
• Sử dụng chức năng giải thích tự động (ScreenTips) để
nhận dạng các thành phần của nút hoặc các nhãn (tab)
trên Dải băng (Ribbon) và màn hình
– Để hiển thị ScreenTip, đặt con trỏ chuột
lên mục cần giải thích
• Một số thành phần có thể thiết lập ẩn hoặc hiện
– Có thể thiết lập các mục bằng cách nhấp chuột vào Nút Office
sau đó chọn tùy chọn ([Program] Options) của chương trình.
Trang 14Sử dụng Quick Access Toolbar
• Chứa các nút lệnh được sử dụng thường xuyên
• Có thể tùy biến để bổ sung các lệnh khác theo các cách sau:
– Ở bên phải của Quick Access toolbar, nhấp Customize Quick Access
Toolbar và nhấp nút lệnh trong danh sách hoặc chọn More Commands
– Nhấp Office Button, nhấp [Program] Options, và chọn Customize
– Nhấp chuột phải trên Ribbon, chọn Customize Quick Access Toolbar, nhấp nút lệnh trong danh sách hoặc chọn More Commands
• Có thể di chuyển Quick Access toolbar xuống bên dưới Ribbon:
– Ở bên phải của Quick Access toolbar, nhấp Customize Quick Access
Toolbar và chọn Show Below the Ribbon
– Right-click Ribbon, click Show Quick Access Toolbar Below the
Ribbon
– Nhấp chuột phải trên Ribbon, chọn Customize Quick Access Toolbar, chọn Show Quick Access Toolbar below the Ribbon
Trang 15Sử dụng Ribbon
• Trợ giúp tìm các nút lệnh để hoàn thành công việc
• Các nút lệnh được nhóm lại một cách logic trên mỗi Tab theo loại hoạt động
• Khi nhấn một nút lệnh, nút này chuyển sang màu khác
hoặc xuất hiện đường bao quanh nó
– Trong nhiều trường hợp, nút này sẽ tắt khi bạn bấm lại nó hoặc
nhấn một một nút khác
• Khi Ribbon hiển thị nhiều tùy chọn của một tính năng, tùy chọn nào đang kích hoạt sẽ được bao quanh bởi một
đường viền
– Có thể xem trước tác dụng của nó bằng cách đưa con trỏ chuột lên trên một tùy chọn bất kì
Trang 16Sử dụng Ribbon
• Nếu một nhóm hiển thị tính năng
với một thanh cuộn, người sử
dụng sẽ thấy nút More (nằm dưới
nút cuộn trong hình bên) Khi kích nút này, danh sách đầy đủ các tùy chọn sẽ hiện ra
– Di chuyển con trỏ qua các tùy chọn này để xem thử trước
các hiệu ứng
– Có thể tắt tùy chọn xem thử trước trong Program Options
Trang 17Sử dụng Ribbon
• Nhấp vào Dialog box launcher để hiển thị hộp thoại hoặc cửa sổ có liên quan đến các khác của tính năng
Hộp thoại (Dialog Box)
– Thường chứa các lựa chọn lớn
của các tùy chọn
Cửa sổ (Window/Task Pane)
– Thường chứa các tùy chọn chuyên biệt của tính năng
Trang 18Hiện hoặc ẩn Ribbon
• Có thể ẩn hoặc tạm thời thu nhỏ Ribbon để tạo nhiều
không gian hơn cho văn bản, bảng tính, hoặc trang
trình chiếu
• Thu nhỏ Ribbon bằng các cách sau:
– Nhấn đúp chuột lên Tab
– Nhấp chuột phải trên Ribbon, chọn Minimize the Ribbon
– Nhấp Customize Quick Access Toolbar, chọn Minimize the
Ribbon
• Để hiển thị lại Ribbon, lập lại một trong những thao tác
nêu trên
Trang 19Sử dụng trợ giúp
• Sổ tay hướng dẫn sử dụng đi kèm với phần mềm thường cung cấp cùng loại thông tin trong chức năng trợ giúp của chương trình
• Chức năng trợ giúp rất rộng và bao gồm các liên kết trực tuyến để bạn có thể gửi các câu hỏi hoặc gợi ý cho các
chức năng mới hoặc cải thiện tính năng
– Có thể thiết lập để tìm kiếm trang web của Microsoft Office,để luôn
có quyền truy cập đến thông tin hỗ trợ và trợ giúp mới nhất
• Các trang web trực tuyến thường cung cấp các lời khuyên và thông tin hỗ trợ kỹ thuật mà bạn không thể tìm thấy trên trang web của nhà cung cấp phần mềm
• Các đồng nghiệp hoặc bạn bè thành thạo với các chương trình có thể giúp ích trong việc cung cấp kỹ năng cụ thể để thực hiện một nhiệm vụ hoặc sử dụng một tính năng
Trang 20Sử dụng trợ giúp
• Bộ phận trợ giúp hoặc người được chỉ định để cung cấp hỗ trợ kỹ thuật có thể trả lời các câu hỏi và cung cấp hỗ
trợ với các tính năng cụ thể cho tổ chức hoặc máy chủ
• Liên hệ với nhân viên hỗ trợ trực tuyến của các nhà cung cấp chương trình ứng dụng
– Truy nhập đến trang web của nhà cung cấp và sau đó nhấp chuột vào đường dẫn của tùy chọn hỗ trợ
• Sách được phát triển bởi các nhà xuất bản của bên thứ ba
có sẵn tại cửa hàng bán lẻ
• Các khóa học tổ chức theo hình thức trực tuyến cũng như lớp học cụ thể
Trang 21Sử dụng trợ giúp trong một chương trình Microsoft Office
• Để truy cập chế độ
Trợ giúp trong Office,
sử dụng một trong các
phương pháp sau đây:
– Nhấp (Microsoft Office
Word Help)
– Nhấn phím
1 2
3
1 2
Trang 22Truy cập trợ giúp trực tuyến
Thanh Trợ Giúp
(Help Toolbar)
Tương tự như các công cụ điều hướng có sẵn của một trình duyệt Web, các nút này sẽ giúp bạn di chuyển từ trang trợ giúp này đến trang trợ giúp khác.
Tùy Chọn Tìm Kiếm
(Search Options) Tìm kiếm cho một chủ đề chuyên biệt, hoặc nhấp vào mũi tên trên Current Search Scope
để thay đổi tùy chọn tìm kiếm
Trang 23Sử dụng Help Toolbar
giúp Word
Thay đổi kích thước chữ
(Change Font Size)
Tăng hoặc giảm kích thước chữ của văn bản đang hiển thị.
Hiển thị bảng mục lục
(Show Table of Contents)
Hiển thị một bảng mục lục trong một cửa sổ riêng biệt để giúp bạn duyệt qua các chủ đề khác nhau.
Trang 24Sử dụng mục lục (Table of Contents)
• Để hiển thị một danh sách các nội dung, nhấp biểu tượng trên Help toolbar
• Cuộn danh sách trong cửa sổ
– nghĩa là bạn có thể xem thêm nhiều thông tin
– nghĩa là tất cả các chủ đề con đã được hiển thị
• Nhấp mục có biểu tượng để hiển thị
các trang trợ giúp tương ứng
– Nếu một mục được in đậm và gạch chân, trang
trợ giúp tương ứng của mục này đã được hiển thị
• Sử dụng tùy chọn tìm kiếm
– Để tìm kiếm một đề mục cụ thể, sử dụng chức năng Tìm kiếm
theo các từ khóa (Type words to search for)
– Có thể thay đổi hoặc thu hẹp phạm vi tìm kiếm
Trang 25Thay đổi các tùy chọn chương trình
• Có thể tùy chỉnh mỗi chương trình để đáp ứng các yêu cầu
cụ thể
• Một số các tùy chọn được chia sẻ giữa các chương trình Office
• Để thay đổi hoặc xem các tùy chọn của chương trình, nhấp vào
Office Button và sau đó nhấp vào nút Tùy chọn ([Program]
Options)
Trang 26Làm việc với các tập tin
• Thiết lập hệ thống để quản lý các tập tin để bạn và những
người dùng chung tài liệu này có thể truy cập chúng một cách
dễ dàng
– Có thể lưu các tập tin theo các định dạng thông qua các tùy chọn Lưu
(Save)
– Có thể lưu các tập tin ở bất kỳ vị trí nào trên máy tính hoặc trên mạng
– Có thể mở các tập tin từ bất kỳ vị trí nào trên máy tính hoặc trên mạng
– Có thể sử dụng danh sách chứa các vị trí ở bên trái của hộp thoại Lưu
(Save) hoặc Mở (Open) để truy cập nhanh vào một thư mục, hoặc một
danh sách các tập tin truy cập gần đây
– Có thể mở nhiều tập tin cùng lúc
– Có thể xem các tập tin ở các độ phóng đại khác nhau hoặc ở các góc nhìn khác nhau
– Có thể sử dụng một loạt các tập tin hoặc các mẫu thiết kế sẵn để tạo tài liệu mới
• Các công cụ chỉnh sửa và định dạng tương tự nhau giữa các ứng dụng
– Có thể sử dụng các công cụ tương tự để chỉnh sửa và định dạng văn bản
Trang 27Xác định các vấn đề của tập tin
• Tập tin có thể bị hỏng do có vấn đề với thiết bị lưu trữ khi lưu tập tin hoặc cũng có thể các tập tin bị hỏng trong quá trình lưu
• Lỗi tương thích có thể xảy ra bởi vì tập tin được lưu trong một phiên bản mới hơn, hoặc nó đã được lưu ở một nền tảng khác
• Nếu không thể tìm thấy một tập tin khi sử dụng chức năng tìm kiếm, có thể tập tin đã bị xóa hoặc di chuyển đến một thiết bị lưu trữ mà bạn không truy cập đến, tập tin đã bị đổi tên hoặc không được lưu lại hoàn toàn
• Cannot tell which file you want from file name
• Cần có mật khẩu để mở hoặc hiệu chỉnh tập tin
• Không thể tìm thấy một tập tin tại nơi lưu hoặc mở gần nhất
Trang 28Xác định các vấn đề của tập tin
• Tập tin được thiết lập chỉ đọc hoặc người khác đang sử
dụng có thể phát sinh trên mạng hoặc đối với các tập tin dùng chung
• Windows xác định không có
chương trình tương ứng để mở
loại tập tin này
• Đổi tên tập tin mà không có kiểu tập tin hoặc đổi kiểu tập tin có thể là nguyên nhân của các vấn đề khi mở tập tin
• Chương trình ngừng đáp ứng
– Có thể cần cập nhật phần mềm
– AutoRecover có thể khôi phục lại nội dung tập tin ở lần chạy
chương trình kế tiếp