Giáo trình excel nâng cao

Giáo trình excel nâng cao bao gồm: hệ thống hóa kiến thức cơ bản về exel; làm bào tập kiểm tra trình độ Exel; kỹ năng sử dụng hàm trong Exel; phương pháp tổ chức bảng dữ liệu; phương pháp kết nối, tổng hợp, xuất dữ liệu; Marco và VBA trong Exel

Mục lục

Lời nói đầu

Bài 1:Hệ thống hóa kiến thức cơ bản về Excel

I Những thao tác đầu tiên với Exel

- các thao tác cơ bản trong bảng tính

- Xử lý dữ liệu trong bảng tính

II Hàm và công thức

- Hàm trong Excel

- Một số hàm cơ bản

Bài 2: Làm bài tập kiểm tra trình độ sử dụng Excel

Bài 3: Kỹ năng sử dụng hàm trong Excel

- Định nghĩa hàm

- Các hàm thông dụng

- Các hàm nâng cao

Bài 4: Phương pháp tổ chức bảng dữ liệu

I Các thao tác với cơ sở dữ liệu

- Sắp xếp dữ liệu

- Tạo tổng cấp dưới ( Subtotals )

- Lọc dữ liệu ( Fliter )

- Tạo cơ sở dữ liệu tổng hợp các cơ sở dữ liệu chi tiết

II Các hàm thông dụng trong Cơ sở dữ liệu

Bài 5: Phương pháp kết nối, tổng hợp, kết xuất dữ liệu

Bài 6: Trình bày, in ấn, lưu trữ, bảo mật, phân phối bảng số liệu, file

Bài 7 : Marco và VBA trong Excel

I Marco trong Excel

4 Chạy Marco sử dụng công lệnh

5 Chạy Marco bằng phím tắt………

6 Tạo một nút lệnh và gán Excel Marco………

7 Thay đổi tên Button………

II VBA trong Excel…

1 Giới thiệu ngôn ngữ lập trình VBA trong Excel………

2 Cách khai báo biến………

3 Các lệnh trong VBA………

4 Các toán tử sử dụng trong các biểu thức………

5 Thủ tục và hàm trong VBA………

Bài 8: Cách lập một số mẫu báo cáo điển hình

Bài 9: Bài tập kiểm tra, tổng kết

BÀI 1

HỆ THỐNG HÓA KIẾN THỨC CƠ BẢN VỀ EXCEL

Những thao tác đầu tiên với Excel

I Các thao tác cơ bản:

1 Giới thiệu về Microsotf Excel

2 Các thao tác với file dữ liệu ( Workbook )

+ Mở tệp

+ Lưu tệp

+ Đóng tệp đang mở

3 Xử lý ô, cột, hàng trong bảng tính

a - Thay đổi kích thước cột, hàng

 Một cột / một hàng :

- Cột : Trỏ chuột vào vạch đứng ở bên phải tên cột sao cho xuất hiện ╫ , kéo

và thả vạch đó tại vị trí mới

- Hàng : Trỏ chuột vào vạch ngang d − ới số thứ tự hàng sao cho xuất hiện ╪ ,

kéo và thả vạch đó tại vị trí mới

• Nhiều cột / Nhiều hàng :

- Cột : - Chọn một số ô của các cột

- Format → Colum → Width

- Gõ vào độ rộng mới cho các cột rồi OK

- Hàng : - Chọn một số ô của các hàng

- Format → Row → Height

- Gõ vào chiều cao mới cho các hàng rồi OK

cần chèn (như ở ví dụ dưới đây là các ô C3: D4),

cần thêm bao nhiêu ô ta chọn bấy nhiêu

- Chọn Insert → Cells

xuất hiện hộp thoại Insert

- Shift Cells Right : đẩy các ô được chọn sang phải

- Shift Cells Left : đẩy các ô được chọn xuống dưới

Hàng : - Chọn khối là số thứ tự các hàng (các số 1, 2, ) tại vị trí cần xoá, cần xoá bao

nhiêu cột ta chọn bấy nhiêu

- Chọn Edit, Delete

+ Ô :

- Chọn khối là các ô cần xoá

- Chọn Edit , Delete

Xuất hiện hộp thoại Delete

- Shift Cells Left : chuyển dữ liệu của các ô bên phải sang

vùng bị xoá

- Shift Cells Up : chuyển dữ liệu của các ô phía dưới lên vùng bị xoá

- Entire Row : xoá toàn bộ các hàng chứa vùng được chọn

- Entire Column : xoá toàn bộ các cột chứa vùng được chọn

- O K : thực hiện lệnh

d - Chuyển hàng thành cột và ngược lại

Giả sử cần chuyển dữ liệu đang được xếp thành cột trong các ô A2:A6 thành hàngtại các ô C3:F3, ta làm như sau:

- Chọn các ô muốn cho đổi chỗ hay còn gọi là miền nguồn ( A2:A6 )

- Chọn biểu tượng Copy hoặc Ctrl+C

- Đưa con trỏ về ô đầu tiên của miền dán ( C3 )

- Chọn mục Edit, Past Special, đánh dấu chọn ô Transpose

- OK

Chú ý : Miền nguồn và miền dán không được giao nhau ( không được có ô chung )

e Ẩn, hiện cột, hàng

Để tiện cho thao tác, trên các bảng tính, nhất là các bảng tính lớn, người ta

thường cho ẩn các cột ( hoặc hàng ) không cần thiết Khi nào cần lại cho chúng hiện trở lại Cách làm như sau :

- Chọn các cột ( hoặc các hàng ) liền kề với chúng Ví dụ cần cho các cột C, D, Ehiện trở lại, ta chọn các cột đứng ngay trước và sau chúng : B, F; cần cho các hàng 4, 5, 6hiện trở lại, ta chọn các hàng ở ngay trên và ngay dưới chúng : 3, 7

- Chọn Format, Column( hoặc Row ), Unhide

các cột trái nhất (như các cột Họ tên, Mặt hàng, ), rất dễ bị nhầm lẫn hàng nọ với hàng

kia, Excel giúp ta cố định cột, hàng tiêu đề, cách làm như sau :

- Đưa con trỏ về ô chuẩn để cố định ô này phải nằm ngay dưới hàng và ngay bênphải cột cần cố định Ví dụ, cần cố định các cột A, B và các hàng 1, 2, ta đưa con trỏ về

ô C3

- Chọn Window, Freeze Pane Tại ô chuẩn xuất hiện 2 đường kẻ dọc và ngang

- Để huỷ bỏ việc cố định cột, hàng tiêu đề, chọn Window, Unfreeze Pane

5 Định dạng dữ liệu

1 Hộp thoại Format cells:

MS - Excel cung cấp nhiều dạng biểu

diễn dữ liệu trong ô gồm:

- General: dạng chung do MS – Excel

qui định sau khi nhập dữ liệu vào ô

- Custom: Dạng do người dùng tự định nghĩa theo các qui định mà MS – Excel hỗ trợ

a Biểu diễn dữ liệu số thực

Các bước thực hiện:

Mở một bảng tính mới và nhập số thực 11111.99 vào ô C1 của sheet 1

- Nhắp chọn thực đơn lệnh Format / cells xuất hiện hộp thoại Format cells

- Nháy chọn thẻ Number

Chọn mục Number trong nhóm định dạng Category và nháy chọn ô Use 1000

Separator (,), chúng ta có thể thấy giá trị sô của ô đổi sang dạng 11,111.99 ở mục Sample

Các bước thao tác ta làm như sau:

Trong hộp thoại Format cell, ở thẻ

number

và trong nhóm định dạng Catergory ta chọn Custom Sau đó nhập vào ô Type

dãy ký tự #### ##0.00.

Kết quả là số 11111.99 vẫn giữ nguyên giá trị, điều đó được xác định trên thanhcông thức nhưng cách hiển thị của số trên ô C1 đã thay đổi thành 11 111.99, có khoảngtrống giữa con số hàng nghìn và hàng trăm.

b Biểu diễn dữ liệu theo dạng ngày tháng

Khuôn dạng của MS - Excel khi nhập dữ liệu kiểu ngày tháng vào bảng tính là

tháng / ngày /năm ( mm / dd / yyyy hoặc mm / dd / yy ) Sau khi nhập dữ liệu theo

khuôn dạng tháng / ngày / năm, chúng ta có thể thay đổi cách biểu diễn dữ liệu theo ngày

/ tháng / năm.

Các bước thực hiện:

Mở một bảng tính mới và nhập giá trị là 04/30/2005 vào ô C1 của sheet 1

- Chọn thực đơn lệnh Format / cells

- Chọn Costom trong hộp thoại danh

sách Category

- Nhập chuỗi ký tự dd/ mm/ yyyy vào ô

Type

- Kiểm tra kết quả theo hình dưới đây

c Biểu diễn dữ liệu dạng tiền tệ

Thực hiện theo các bước sau:

Mở bảng tính mới và nhập số 22091972.25 vào ô C1 trên thanh sheet1

Nháy chọn thực đơn lệnh Format / cells

Nháy chọn Costum trong danh sách Category

Nháy chuột vào ô Type, nhập dãy kí tự #,##0.00 [ $VND ]

Nhấn OK

Kiểm tra kết quả theo hình dưới đây

d Biểu diễn dữ liệu dạng phần trăm

Trong một vài trường hợp, người dùng muốn biểu diễn một số dưới dạng phần trăm,

ví dụ: giá trị 0.56 sẽ được hiển thị là 56%

Các bước thực hiện như sau:

Mở bảng tính mới, nhập số 0.5678 vào ô C1,

Nhấn nút % trên thanh công cụ để có dạng biểu diễn 57%

Nhấn nút trên thanh công cụ để có dạng biểu diễn 56.8%

e Thay đổi kiểu chữ, cỡ chữ, dạng chữ

Trong MS – Excel, việc thay đổi kiểu chữ, cỡ chữ dạng in đậm / nghiêng / gạch

chân được thực hiện theo cách đã làm trong MS – Word

- Format / Cells / Font

- Trong Font Style chọn Italic để in nghiêng, chọn Bold để in đậm, chọn Bold Italic để

in vừa nghiêng vừa đậm, chọn Regular để ký tự trở lại bình thường

- Trong U nderline chọn một kiểu gạch chân : None ( bỏ gạch chân ), Single ( gạch bằng nét đơn ), Double ( gạch bằng nét đôi ), Single Accounting ( gạch bằng nét đơn kiểu tài chính đến cuối mép phải của Font Font SizeColor Font Color ô ), Double

Accounting ( gạch bằng nét đôi kiểu tài chính đến cuối mép phải của ô )

- Chọn Color để đổi mầu chữ

Cú pháp: =AVERAGE ( num1, num2, )

Tính trung bình cộng của num1, num2

3 Hàm tính giá trị cực đại MAX

Mục đích: Thực hiện việc chọn ra giá trị nhỏ nhất trong một vài khối ô tham gia phép toán

Cú pháp: = MAX(number1,number2, )

Trong đó: number1,number2, có thể là các số,các vùng hoặc các mảng tham gia phép

tính giá trị là MAX

4 Hàm tính giá trị cực tiểu MIN

Mục đích: Thực hiện việc chọn ra giá trị nhỏ nhất trong một vài khối ô tham gia phép toán

=MONTH ( "27- Sep" ) trả về 9

Time ( hour, minute, second ) Chỉ ra thời gian dạng số

Ví dụ : =TIME(19,5,14) trả về 19:05:14 hoặc 7: 05 PM WEEK DAY ( date ) Chỉ ra số

thứ tự của ngày trong tuần của biến ngày tháng date (Thứ Hai là ngày thứ 1, Thứ Ba làngày thứ 2, , Chủ Nhật là ngày thứ 7 )

Ví dụ : =WEEKDAY(27-09-04) trả về 6 YEAR ( date ) Số năm của biến ngày tháng

date

Ví dụ : =YEAR ( 27-09-04 ) trả về 2004

5 Hàm tìm kiếm tham chiếu

Vlookup ( lookup_value, table_array, col_index_num, r ange_lookup )

Lookup_value Giá trị được tìm kiếm trên cột bên trái của Table_array

Table_array Vùng tìm kiếm hay cssn gọi là bảng tra cứu, địa chỉ phải là tuyệt đối, nên

đặt tên cho vùng

Col_index_num Số thứ tự cột trong table_array, nơi VLOOKUP sẽ lấy giá trị trả về Range_lookup Giá trị logic xác định việc tìm kiếm là chính xác hay gần đúng, nếu là: True hay 1 Cột đầu tiên phải được sắp xếp tăng dần (khi đó có thể bỏ qua tham số thứ 4

này)

Khi không thấy sẽ lấy kết quả gần đúng, vì thế cssn gọi là dò tìm không chính xác False hay 0 Cột đầu tiên không cần sắp xếp Tìm chính xác, trả về

#N/A nếu không thấy

Ví dụ : Bảng sau là kết quả thi của học sinh, dựa vào điểm Trung bình hãy xếp loại học sinh theo thang điểm :

Kém 5 Trung bình 7 Khá 8 Giỏi 9.5 Xuất sắc

Để dùng hàm VLOOKUP, ta cần thực hiện các bước sau :

- Trong miền C15:D19 gõ vào thang điểm trên dưới dạng cột Vì đây là cách dò tìm không chính xác (trong một khoảng) nên chỉ gõ vào cận dưới ( theo chiều tăng ) của mỗi

table_array là miền $C$15: $D$19 ( miền địa chỉ tuyệt đối, không đưa hàng tiêu đề

C14: D14 vào )

col_index_num là 2 vì cần lấy giá trị của cột Loại, cột này có số thứ tự là 2 trong miền

$C$14: $D$19

Range_lookup là 1 hoặc TRUE đều được, có thể bỏ qua tham biến này

- Tại ô G3 điền vào công thức = VLOOKUP(E3,$C$14: $D$19,2) ta nhận được Trung

bình

- Copy công thức ở ô G3 xuống các ô từ G4 đến G12, Excel sẽ xếp loại cho các học sinhcòn lại

Hlookup ( lookup _ v alue , table _ arr ay , row_index_num,range_lookup)

Hàm này hoạt động giống như hàm VLOOKUP, điểm khác là :

Lookup_value Giá trị được tìm kiếm trên hàng đầu tiên của Table_array

Table_array: Vùng tìm kiếm viết thành hàng

Row_index_num: Số thứ tự hàng trong table_array, nơi HLOOKUP sẽ lấy giá trị trả

về

- Trong miền A21: F22 ta gõ vào thang điểm trên dưới dạng hàng, chú ý chỉ gõ vào cận dưới ( theo chiều tăng) của mỗi loại

Như vậy :

lookup_value là E3 ( điểm Trung bình của học sinh thứ 1 )

= VLOOKUP(E3,$C$14: $D$19,2)

table_array là miền $B$21: $F$22 ( miền địa chỉ tuyệt đối, không đưa cột tiêu đề

A21: A22 vào )

row_index_num là 2 vì cần lấy giá trị của hàng Loại, hàng này có số thứ tự là 2 trong

1 Tạo các kiểu biểu đồ, đồ thị khác nhau

Mở bảng tính mới và nhập dữ liệu ở Sheet 1 theo hình dưới đây

- Chọn biểu tượng ( ChartWizard ),

- Nháy chọn lệnh Insert / Chart xuất hiện hộp thoại ChartWizard

Trong Standand Types:

ColumnL: biểu đồ hình cột đứng

Bar : Biểu đồ cột ngang

Line : biểu đồ gấp khúc

Pie : Biểu đồ dạng quạt tròn, biểu diễn dạng số liệu phần trăm

XX: Biểu đồ phân tán XY, So sánh giá trị DL từng đôi một

Rada: Biểu đồ mạng nhện có các điểm đánh dáu tại mỗi giá trị dữ liệu

Surface: Biểu đồ 3 chiều

Chọn biểu đồ đứng và nhấn nút Next chuyển sang bước 2

Vùng dữ liệu để vẽ biểu đồ, đồ thị là vùng đang được chọn trước khi thực hiện bước 1 Nếu có sai lệch, chúng ta hoàn toàn có thể chỉnh sửa bằng cách điền trực tiếp địa

chỉ vùng ô vào ô Data Range

Nhấn Next để tạo bước 3.

Chọn Next để chuyển sang bước thứ 4

Chọn Sheet 2 trong ô AS Object In để đặt biểu đồ kết quả

Nhấn nút Finnish

2 Biên tập, sửa đổi biểu đồ, đồ thị

- Chọn biểu đồ vừa tạo

- Mở bảng chọn Chart, Nhấn chọn lệnh Chart Option

- Chọn thẻ Data table Đánh dấu chọn vào ô Show data table

 Co dãn và xóa biểu đồ

Co dãn kích thước biểu đồ

Nhấn chọn biểu đồ Một khung hình chữ nhật với các mốc định vị đối tượng sẽ baoquanh biểu đồ Nếu muốn thay đổi kích thước của từng thành phần con trong biểu đồ (tiêu đề, cột biểu diễn dữ liệu, ) thì nháy chuột vào thành phần đó

Co dãn kích thước bằng cách nhấn và kéo thả chuột tại mốc định vị ở biên hoặc ở góc biểu đồ, thành phần con

Xóa biểu đồ

Nháy chọn đồ thị muốn xóa

Nhấn phím Delete hoặc mở bảng chọn Edit, chọn lệnh Clear / All

BÀI 2

BÀI TẬP KIỂM TRA TRÌNH ĐỘ SỬ DỤNG EXCEL

BÀI TẬP THỰC HÀNH EXCEL

BÀI THỰC HÀNH SỐ 1

Bước đầu học viên thực hiện các yêu cầu sau:

* Định dạng lại dữ liệu ngày, số từ Menu Start / Settings / Control Panel / Regional

Settings.

* Khởi động Excel và thực hiện các thao tác về khối với thiết bị chuột:

- Nhập vào ô A1 nội dung: Cộng hoà

- Sao chép dữ liệu ô A1 sang các ô trong khối A2:C5

- Di chuyển khối dữ liệu A2: C5 đến vị trí D2: F5

- Thực hiện thao tác thay đổi độ rộng cột, độ cao hàng

* Thực hiện một số thao tác định dạng:

- Nhập vào ô A1 nội dung: Công ty thương mại dịch vụ

- Đưa dòng Công ty thương mại dịch vụ vào nằm giữa khối A1: F1

- Điền một dãy số có thứ tự tăng dần từ 1 đến 10

- Nhập vào ô C4 con số: 200000, sau đó định dạng con số này theo dạng số tài chính

- Nhập vào ô D4: 01/12/2004 cho đúng với định dạng kiểu dd/mm/yyyy

Nhập vào bảng tính sau :

Yêu cầu: Nhập đúng giá trị và kiểu dữ liệu cho bảng Dữ liệu cột Tông là loại côngthức được tính:

Tổng = Toán + Văn + Anh

BÀI THỰC HÀNH SỐ 2

Cho bảng số liệu sau:

BẢNG LƯƠNG NHÂN VIÊN THÁNG 12/2005

Câu1: Nhập số liệu trên vào bảng tính

Câu 2: Tính toán các cột số liệu theo yêu cầu:

a Phụ cấp = 1/5 Lương, trong đó Lương = NC * LCB

b Thưởng = 1/2 Lương, trong đó Lương = NC * LCB

c Thực lãnh = Lương + Phụ cấp + Thưởng - Tạm ứng, với Lương = NC * LCB Câu 3: Tính Tổng cộng cho các cột NC, Phụ cấp, Thưởng và Thực lãnh

Câu 4: Thực hiện các thao tác định dạng cơ bản cho bảng tính ( Thay đổi Font, cỡ chữ, màu sắc, kẻ khung…) bằng cách sử dụng các nút trên thanh công cụ

BÀI 3

KỸ NĂNG SỬ DỤNG HÀM TRONG EXCEL HÀM

I ĐỊNH NGHĨA HÀM

Hàm là một thành phần của dữ liệu loại công thức và được xem là những công thứcđược xây dựng sẵn nhằm thực hiện các công việc tính toán phứp tạp Dạng thức tổng quát:

<TÊN HÀM> (Tham số 1, Thamsố 2, )

Trong đó: <TÊN HÀM> là tên qui ước của hàm, không phân biệt chữ hoa hay thườngCác tham số: Đặt cách nhau bởi dấu "," hoặc ";" tuỳ theo khai báo trong Control Panel(xem phần khai báo môi trường - chương II)

Cách nhập hàm: Chọn một trong các cách:

- C1: Chọn lệnh Insert / Function

- C2: Ấn nút Insert Function trên thanh công cụ

- C3: Gõ trực tiếp từ bàn phím

II CÁC HÀM THÔNG DỤNG TRONG EXCEL ( xem phần 1 )

III CÁC HÀM NÂNG CAO TRONG EXCEL

1.Hàm điều kiện IF

- Chức năng:Thực hiện lựa chọn có điều kiện

- Cú pháp : =IF(logical_test,value_if_true,value_if_false)

Trong đó: Logical_test: Điều kiện tính toán

value_if_false: Giá trị nhận khi điều kiện sai value_if_true: Giá trị nhận khi điều kiện đúng

Có thể hiểu cách thực hiện hàm này như sau:Nếu ( điều kiện đúng ) thì ( thực hiện biểu thức 1 ) ngược lại thì ( thực hiện biểu thức 2)

Ví dụ: Hãy nhập bảng tính sau vào ô sau đó hãy tính thưởng phạt cho mỗi cán bộ với điều kiện sau:

Nếu số công >=22 thì thưởng 5% lương chính

Viết hàm tính thưởng phạt cho người thứ nhất

Cú pháp: =AND(logic1,logic2, )

Trong đó: Logic 1, Logic 2, là các biểu thức logic cho giá trị True hoặc False.

Ví dụ : Hãy đánh bảng Điểm sang một Sheet mới, sau đó điền vào cột "kết quả " chữ "

Đỗ " hoặc " Trượt" với điều kiện:

Đỗ nếu điểm Toán >= 5 và môn tin >= 5

Hướng dẫn : AND(Điểm_Toán>=5,Điểm_tin>=5) Đỗ

TrượtNhập công thức vào ô E2 như sau :

=IF(AND(C2>=5,D2>=5),"Đỗ","Trượt")

b Hàm OR:

- Chức năng: cho kết quả là giá trị logic True ( Đúng) hoặc False ( Sai) Hàm nhận kếtquả đúng khi một trong các biểu thức logic nhận giá trị đúng và ngược lại Hàm OR ítkhi dùng độc lập mà thường nằm trong các hàm khác làm chức năng đối số cho các hàmđó

- Cú pháp: =OR(logic1,logic2, )

Trong đó : Logic1, Logic 2, là các biểu thức logic cho giá trị True hoặc False

Ví dụ: Hãy tính thưởng phạt nếu là nữ hoặc lương chính dưới 300000 thì thưởng 3%lương chính, nhập công thức vào ô F2 như sau

Trong công thức này biểu thức điều kiện là hàm OR(D2="Nữ",E2<=300000) nếu mộttrong hai điều kiện trong ngoặc đạt giá trị True thì sẽ thực hiện tính thưởng =300/100*E2 Nếu cả hai biểu thức trong ngoặc của hàm OR đều False thì khôngthưởng( nhận giá trị bằng 0)

Trong đó: Logical là biểu thức logic có giá trị True hoặc False

Ví dụ: NOT(15/5=3) cho kết quả là False

NOT(False) cho kết quả là True

6.Các hàm toán học:

Để thực hiện các tính toán khác nhau và tạo nên giá trị cho khả năng toán học

a Hàm lấy giá trị tuyệt đối ABS:

- Chức năng: cho giá trị là giá trị tuyệt đối của biểu thức số học

- Cú pháp: = ABS(number)

Trong đó: biểu thức số học có thể là một con số hay một biểu thức cho kết quả một con số

Ví dụ: Tính giá trị tuyệt đối của biểu thức (12/4-20);

Nhập hàm = ABS(12/4-20) cho kết quả là 17;

= ABS(-12) cho kết quả là 12;

Ví dụ 1: ROUND (1.45,1) cho kết quả là 1.5

Ví dụ 2: ROUND (1.43,1) cho kết quả là 1.4

Ví dụ 3:ROUND (1500200,-3) cho kết quả là 1500000

Ví dụ 3:ROUND (1500200,-3) cho kết quả là 1501000

d Hàm INT:

- Công dụng: Trả về giá trị là phần nguyên của số thập phân n

- Công dụng: Trả về giá trị phần dư của phép chia số m cho số n

- Ví dụ: =POWER(4,2) cho kết quả là 16

=Power(5,3) cho kết quả là 125

b Hàm UPPER:

- Cú pháp: =UPPER(s)

- Công dụng: Chuyển tất cả các ký tự trong chuỗi s sang chữ hoa

- Ví dụ: UPPER(“ExCeL”) cho kết quả là “EXCEL

- Công dụng: Trích ra n ký tự của chuỗi s kể từ bên trái

- Ví dụ: LEFT(“EXCEL”,2) cho kết quả là “EX”

e Hàm RIGHT:

- Cú pháp: =RIGHT(s, n)

- Công dụng: Trích ra n ký tự của chuỗi s kể từ bên phải

- Ví dụ: RIGHT(“EXCEL”,2) cho kết quả là “EL”

*Hàm LOWER

Chức năng: Thực hiện đổi chuỗi ký tưh hoa ra chữ thường

- Cú pháp: =LOWER(text)

- trong đó text là chuỗi có dạng chữ viết hoa

Ví dụ:=LOWER("Hà Nội") cho kết quả là chuỗi hà nội

f Hàm MID:

- chức năng:Cho một số các ký tự từ một chuỗi văn bản

- Cú pháp: =MID(text,start_num,num_char)

Trong đó: Text là một chuỗi chứa các ký tự cần lấy

Start_num là vị trí bắt đầu lấy num_char là vị trí bắt cần lấy

- Ví dụ: MID(“EXCEL”,3,2) cho kết quả là “CE”

Bỏ các dấu cách ở 2 đầu và khoảng cách giữa nếu nó nhiều hơn 1 dấu cách

- Ví dụ: Để đếm số nhân viên trong bảng dưới thì dùng công thức:

=COUNT(F2:F6) cho kết quả là 5

=COUNT(C2:C6) cho kết quả là 5

c Hàm COUNTIF:

- Công dụng: Đếm số ô thỏa mãn điều kiện trong phạm vi

- Cú pháp: =COUNTIF(range,criteria)

Trong đó: range là vùng khối chứa điều kiện

Criteria là điều kiện

- Ví dụ: Đếm những người có giới tính là nữ thì dùng công thức:

=COUNTIF(D2:D6, “nữ”) cho kết quả là 4

Chú ý: Trừ trường hợp điều kiện là một con số chính xác thì các trường hợp còn lạiđều phải bỏ điều kiện trong một dấu ngoặc kép

4 Hàm tính tổng có điều kiện SUMIF:

- Công dụng: Tính tổng những ô khi thỏa mãn điều kiện nào đó

- Cú pháp: =SUMIF(Range,criteria,sum_range)

Range:vùng chứa điều kiện,

Criteria: chỉ ra điều kiện cần tính tổng

sum_range: vùng cần tính tổng

- Ví dụ: Tính tổng số công của những người có giới tính là nữ

+ Nếu n khác 0 thì kết quả sắp xếp theo kiểu nhỏ đứng trước, lớn đứng sau

- Ví dụ 1: Để xếp vị thứ cho các học sinh trong bảng dưới thì tại ô D2 gõ công thức sau:

+ Nếu r=0 ( hoặc FALSE ) thì tìm giá trị chính xác bằng với n Nếu không tìm thầythì trả về lỗi #N/A ( lỗi không tìm thấy )

Ví dụ: Điền giá trị cho cột Phụ cấp trong bảng dưới dựa vào chức vụ và trả ở bảng 1 VLOOKUP(C2,$F$3:$G$7,2,0)

+ Nếu r=1 (hoặc TRUE) thì cột đầu tiên của khối phải được sắp xếp tăng dần vàlúc đó nếu không tìm thấy giá trị chính xác với n sẽ lấy giá trị tương ứng gần của n

Ví dụ:

Điền giá trị cho cột Xếp loại trong bảng sau dựa vào ĐTB và tra ở bảng Tra

VLOOKUP(C2,$F$2:$G$5,2,1)

- Công dụng: Trả về giá trị của ô nằm giao của hàng m và cột n trong khối.

- Ví dụ: Hãy xác định giá thuê phòng Loại B ở tầng 3 trong bảng sau là bao nhiêu?

BÀI 4 PHƯƠNG PHÁP TỔ CHỨC BẢNG DỮ LIỆU

I CƠ SỞ DỮ LIỆU (DATABASE)

- Là tập hợp các thông tin, dữ liệu đựơc

tổ chức theo cấu trúc hàng, cột

để khai thác, truy cập nhanh chóng.

- Dòng đầu tiên dùng để chứa tên vùng tin

hay còn gọi là trường (Field) của CSDL.Tên

vùng tin phải là kiểu chuỗi và duy nhất

- Những dòng kế tiếp dùng để chứa nội dung CSDL

Mỗi hàng được gọi là mẩu tin hay bản ghi (Record)

II THAO TÁC VỚI CSDL:

1 Sắp xếp dữ liệu:

- Chọn phạm vi cần sắp xếp

- Chọn lệnh Data / Sort, xuất hiện hộp thoại:

+ Sort by: Chọn cột ( Field ) làm tiêu chí chính để sắp xếp.

+ Chọn kiểu sắp xếp:

Ascending: Sắp xếp theo thứ tự tăng dần.

Descerding: Sắp xếp theo thứ tự giảm giần.

+ Then by: Chọn cột làm tiêu chí sắp xếp phụ ( Excel sẽ sắp xếp dựa vào tiêu chí phụ

này khi tiêu chí chính trong mục Sort by bị trùng ).

+ My List has: Tùy chọn cho dòng tiêu đề

tổng kết ở cuối phạm vi (gọi là tổng lớn - GrandTotal) Thao tác như sau:

- Sắp xếp CSDL theo cột làm khoá (muốn nhóm theo cột nào thì cột đó gọi là cột làmkhoá)

- Đặt con trỏ ô vào vùng CSDL, chọn lệnh Data

- Subtotals, xuất hiện hộp thoại:

+ At each change in: Chọn trường làm khoá để

+ Replace current Subtotals: Thay các hàng

Subtotal tạo trước đó bằng các hàng Subtotal mới.

+ Page Break Between Groups: Tự động động tạo dấu ngắt trang giữa các nhómdữ

Là cách lọc làm cho bảng dữ liệu chỉ hiển thị các bản ghi thỏa mãn điều kiện đưa

ra, còn các bản ghi không thỏa mãn điều kiện sẽ bị ẩn

Thao tác như sau:

- Chọn CSDL muốn lọc (chọn cả dòng đầu tiên của CSDL)

- Chọn lệnh Data / Filter / Autofilter Lúc đó trên tiêu đề mỗi cột sẽ xuất hiện biểu tượng lọc là các Menu DropDown.