QUẢN LÝ CỬA HÀNG CHO THUÊ BĂNG ĐĨA

Trả lời: Khi đó chúng tôi sẽ tiến hành kiểm tra thông tin ghi trên phiếu đăng kí của khánh hàng xem băng đĩa đó có trong cửa hàng hay không , nếu không có thì thông bán cho khách ngược

TRƯỜNG CAO ĐẲNG KỸ THUẬT LÝ TỰ TRỌNG

KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN -o0o -

ĐỀ TÀI:QUẢN LÝ CỬA HÀNG CHO THUÊ BĂNG

ĐĨA LỚP:13CĐ-TP2

Thành viên nhóm 9

 Nguyễn Kiếng Phúc

 Nguyễn Kim Thương

 Đoàn Minh Tiến

Giáo viên giảng dạy

Nguyễn Văn Danh

I.Bảng kế hoạch phỏng vấn tổng quan hệ thống và các

bảng phỏng vấn cụ thể từng chủ đề

1.Bảng kế hoạch phỏng vấn tổng quan hệ thống

Kế hoạch phỏng vấn tổng quan hệ thống

Hệ thống:Quản lý cửa hàng cho thuê băng đĩa

Người lập: Ngày lập:29/9/2014

Nguyễn Kiếng Phúc

Nguyễn Kim Thương

Đoàn Minh Tiến

STT Chủ đề Yêu cầu Ngày bắt

đầu

Ngày kết thúc

1 Quản lý nhập và phân

loại băng đĩa

Nắm rõ quy trình nhập và phân loại băng đĩa

29/9/2014 29/9/2014

2 Quản lý cho thuê và

trã băng đĩa

Nắm được quy trình cho thuê và trả băng đĩa

29/9/2014 29/9/2014

3 Hệ thống máy

móc,thiết bị,phần

mềm

Nắm rõ hệ thống máy móc,thiết bị,phần mềm của cửa hàng

29/9/2014 29/9/2014

4 Thống kê doanh thu

và báo cáo của cửa

hàng

Nắm rõ doanh thu

và tình hình hoạt động của cửa hàng

29/9/2014 29/9/2014

2.Các bảng kế hoạt phỏng vấn cụ thể cho từng chủ đề

a Kế hoạt phỏng vấn và phiếu phỏng vấn thứ nhất

Người thực hiện:Nguyễn Kiếng Phúc

Kế hoạch phỏng vấn

Người được hỏi:Bùi Minh Hoài Người hỏi:Nguyễn Kiếng Phúc

Địa chỉ: 170 Tăng Nhơn Phú,P Tân

Nhơn Phú,Q.9,TP Hồ Chí Minh

Thời gian hẹn:13h30 ngày 29/9/2014 Thời gian bắt đầu:13h30

Thời gian kết thúc:14h Đối tượng:

 Quản lý của cửa hàng

 Thông tin về việc nhập và phân

loại băng đĩa của cữa hàng

Các yêu cầu đòi hỏi:

 Người quản lý phải nắm rõ thông tin về quá trình nhập và phân loại băng đĩa mới của cửa hàng

Chương trình:

 Giới thiệu

 Tổng quan về dự án thực hiện

 Phỏng vấn các vấn đề liên quan

-Câu 1 -Câu 2 -Câu 3 -Câu 4 -Câu 5

 Tổng hợp nội dung của cuộc

phỏng vấn

 Ý kiến của người hỏi

 Kết thúc

Ước lượng thời gian:

 2 phút

 3 phút

 2 phút

 4 phút

 4 phút

 2 phút

 2 phút

 5 phút

 5 phút

 1 phút

(Dự kiến tổng thời gian:30 phút)

Phiếu phỏng vấn

Dự án:Quản lý cho thuê băng đĩa Tiểu dự án:Quy trình nhập và phân loại

băng đĩa Người được hỏi:Bùi Minh Hoài Người hỏi:Nguyễn Kiếng Phúc

Địa chỉ: 170 Tăng Nhơn Phú,P Tân

Nhơn Phú,Q.9,TP Hồ Chí Minh

Thời gian hẹn:13h30 ngày 29/9/2014 Thời gian bắt đầu:13h30

Thời gian kết thúc:14h30

Câu 1:Anh có thể cho tôi biết cửa hàng

mình cho nhập về những thể loại băng

đĩa nào?

Trả lời:Cửa hàng chúng tôi cho nhập về

những thể loại băng đĩa về phim truyện,phim thiếu nhi,phim tài liệu,ca nhạc

Câu 2:Các loại băng đĩa trong cửa

hàng được phân loại và sắp xếp ra sao?

Trả lời: Tùy thuộc vào mỗi loại băng

đĩa của cửa hàng mà chúng tôi phân loại sắp xếp băng đĩa theo từng khu riêng biệt và có bảng chi dẫn để khách hàng

có thể dễ dàng tìm kiếm

Câu 3:Cửa hàng mình cập nhập băng

đĩa mới như thế nào?

Trả lời:Khi có nhu cầu cập nhập thêm

băng đĩa mới,chúng tôi sẽ gửi phiếu nhập băng đĩa đến nhà cung cấp băng đĩa và họ sẽ chuyến đến cho cửa hàng,phiếu giao hàng và hóa đơn

Câu 4:Cửa hàng của mình có bao đầu

mục băng đĩa?

Trả lời:cửa hàng chúng tôi có hơn 1000

đầu mục băng đĩa

Câu 5:Đối với nhà cung cấp thì cửa

hàng sẽ chọn nhà cung cấp nào?

Trả lời:Thường thì cửa hàng chúng tôi

sẽ hợp tác với nhà cung cấp có uy tính

và đáng tin cậy

b.Kế hoạt phỏng vấn và phiếu phỏng vấn thứ hai

Người thực hiện:Nguyễn Kim Thương

Kế hoạch phỏng vấn

Người được hỏi:Nguyễn Thị Thu Trang Người hỏi:Nguyễn Kim Thương

Địa chỉ: 170 Tăng Nhơn Phú,P Tân

Nhơn Phú,Q.9,TP Hồ Chí Minh

Thời gian hẹn:13h30 ngày 29/9/2014 Thời gian bắt đầu:13h30

Thời gian kết thúc:14h10

Đối tượng:

 Nhân viên cửa hàng

 Thông tin về quá trình cho thuê

và trả băng đĩa của cửa hàng

Các yêu cầu đòi hỏi:

 Nhân viên phải nắm rõ cách thức cho thuê trả băng đĩa và thương

thức giao dịch với khách hàng

Chương trình:

 Giới thiệu

 Tổng quan về dự án thực hiện

 Phỏng vấn các vấn đề liên quan

-Câu 1 -Câu 2 -Câu 3 -Câu 4 -Câu 5 -Câu 6 -Câu 7 -Câu 8

 Tổng hợp nội dung của cuộc

phỏng vấn

 Ý kiến của người hỏi

 Kết thúc

Các yêu cầu đòi hỏi:

 2 phút

 3 phút

 2 phút

 3 phút

 3 phút

 3 phút

 5 phút

 5 phút

 3 phút

 5 phút

 5 phút

 1 phút

(Dự kiến tổng thời gian:40 phút)

Phiếu phỏng vấn

Dự án:Quản lý cho thuê băng đĩa Tiểu dự án:Quy trình cho thuê và trả

băng đĩa Người được hỏi:Nguyễn Thị Thu

Trang

Người hỏi:Nguyễn Kim Thương

Địa chỉ: 170 Tăng Nhơn Phú,P Tân

Nhơn Phú,Q.9,TP Hồ Chí Minh Thời gian hẹn:13h30 ngày 29/9/20 14 Thời gian bắt đầu:13h30

Thời gian kết thúc:14h30

Câu 1:Chị cho tôi hỏi khi khách có nhu

cầu thuê băng đĩa của cửa hàng cần làm

những thủ tục gì?

Trả lời: Đầu tiên khách thuê chọn băng

đĩa cần thuê sau đó ghi tên và mã băng đĩa của mình cần thuê lên phiếu đăng kí thuê đĩa và chuyển cho nhân viên cửa hàng

Câu 2: Khi nhận phiếu đăng kí thuê

của khách hàng nhân viên sẽ làm

những công việc gì với phiếu đăng kí

thuê đĩa của khánh hàng?

Trả lời: Khi đó chúng tôi sẽ tiến hành

kiểm tra thông tin ghi trên phiếu đăng kí của khánh hàng xem băng đĩa đó có trong cửa hàng hay không , nếu không

có thì thông bán cho khách ngược lại thì làm thủ tục cho khách thuê băng đĩa được ghi trên phiếu

Câu 3:Thủ tục cho thuê băng đĩa như

thế nào?

Trả lời:Khi khách hàng hoàn thành các

yêu cầu của cửa hàng,chúng tôi sẽ nhập thông tin khách hàng ,thông tin đĩa thuê,thông tin giá thuê và xuất hóa đơn,phiếu thuê rồi sau đó lưu vào sổ

Câu 4: Thế cửa hàng mình có bắt buộc

khách hàng nào phải đóng tiền cọc

trước khi thuê không ?

Trả lời:Thông thường chúng tôi chỉ bắt

khách lạ đặt cọc tiền trước khi thuê,còn với khách hàng quen của cửa hàng thì không cần phải đặt cọc tiền khi thuê

Câu 5:Khi khách hàng đến trả băng

đĩa thì cần làm những thủ tục gì ?

Trả lời:Khi khách hàng đến trả băng đĩa

thuê chúng tôi sẽ nhận đĩa và phiếu thuê,đối chiếu phiếu thuê đã ghi trong

sổ thuê,kiểm tra tình trạng của đĩa thuê Nếu phiếu thuê khớp và đĩa không hư hỏng gì thì làm thủ tục trã lại tiền cọc cho khách hàng(đối với khách lạ) và lập phiếu trả cho khách hàng

Câu 6:Băng đĩa trong cửa hàng mình

ngoài cho thuê còn có bán không?

Trả lời:Đối với băng đĩa cũ trong cửa

chúng tôi cho thuê,còn băng đĩa mới cập nhập thì bán

Câu 7:Trong quá trình làm việc tại cửa

hàng thì có chị gặp phải những sự cố gì

liên quan đến quá trình cho thuê và trả

băng đĩa?

Trả lời:Trong quá trình làm việc thì tôi

gặp phải những sự cố trong quá trình kiểm tra phiếu thuê bị sai hoặc thiếu thông tin,khi khách đến trả băng đĩa bị mất phiếu thuê haylàm hư hỏng hoặc mất băng đĩa

Câu 8:Với những sự cố được nêu trên

của khách hàng thì chị giải quyết vấn

đề đó như thế nào?

Trả lời:Như đã nêu trên về những sự cố

mà khách hàng làm mất phiếu cho thuê,băng đĩa bị hư hỏng hay mất chúng tôi sẽ mởi sổ thông tin của khách hàng

ra kiểm tra và khách hàng phải bồi thường thiệt hại khi hư hỏng hoặc mất băng đĩa thuê

c.Kế hoạt phỏng vấn và phiếu phỏng vấn thứ ba

Người thực hiện:Đoàn Minh Tiến

Kế hoạch phỏng vấn

Người được hỏi:Lê Ngọc Lan Người hỏi:Đoàn Minh Tiến

Địa chỉ: 170 Tăng Nhơn Phú,P Tân

Nhơn Phú,Q.9,TP Hồ Chí Minh

Thời gian hẹn:13h30 ngày 29/9/2014 Thời gian bắt đầu:13h30

Thời gian kết thúc:14h Đối tượng:

 Nhân viên cửa hàng

 Thông tin thiết bị,máy móc,phần

mềm cửa hàng đang sử dụng

Các yêu cầu đòi hỏi:

 Nhân viên phải nắm rõ được thiết máy móc,thiết bị,phần mềm cũng như cách khắc phụ khi sẫy ra sự hưởng tới cửa hàng

Chương trình:

 Giới thiệu

 Tổng quan về dự án thực hiện

 Phỏng vấn các vấn đề liên quan

-Câu 1 -Câu 2 -Câu 3

Các yêu cầu đòi hỏi:

 1 phút

 3 phút

 2 phút

 2 phút

 4 phút

-Câu 4 -Câu 5

 Tổng hợp nội dung của cuộc

phỏng vấn

 Ý kiến của người hỏi

 Kết thúc

 3 phút

 4 phút

 5 phút

 5 phút

 1 phút

(Dự kiến tổng thời gian:30 phút)

Phiếu phỏng vấn

Dự án:Quản lý cho thuê băng đĩa Tiểu dự án:Quy trình lập phiếu và hóa

đơn,phần mềm Người được hỏi:Lê Ngọc Lan Người hỏi:Đoàn Minh Tiến

Địa chỉ: 170 Tăng Nhơn Phú,P Tân

Nhơn Phú,Q.9,TP Hồ Chí Minh

Thời gian hẹn:13h30 ngày 29/9/2014 Thời gian bắt đầu:13h30

Thời gian kết thúc:14h10

Câu 1:Cửa hàng của mình có dùng phần

mềm để quản lý hay không?

Trả lời:Có,hiện tại chúng tôi đang sử

dụng phần mềm quản lý thuê băng đĩa

Câu 2:Thường thì cửa hàng dùng phần

mềm chung trên mạng hay phần mềm

được thiết kế riêng?

Trả lời:Chúng tôi dùng phần mềm được

thiết kế riêng cho cửa hàng để dễ quản

lý và làm việc

Câu 3:Cửa hàng mình có hay thường

bảo trì và nâng cấp hệ thống đang sử

dụng hay không?

Trả lời:Có,thường thì 2 tháng chúng tôi

bảo trì thiết bị máy móc 1 lần.Hiện tại máy móc và thiết bị trong cửa hàng hoạt động tốt và ổn định,chúng tôi chưa nghĩ đến việc nâng cấp hệ thống

Câu 4:Chị cho tôi hỏi cấu hình máy tính

của cửa hàng mình đang sử dụng?

Trả lời:Hiện tại chúng tôi đang dùng

máy tính có cấu hình:CPU Intel Celeron G550 2,6 GHz,Ram 2G, Ổ cứng

Western Digital Caviar Blue 250 GB

Câu 5:Hiện tại cửa hàng mình đang sài

hệ điều hành gì?Và có những phần mềm

tiện tích phục vụ cho quá trình quản lý?

Trả lời:Hiện tại cửa hành chúng tôi

đang sài hệ điều hành WinDows XP SP3.Được cài bộ office 2007 và phần mềm quản lý thuê băng đĩa của cửa hàng

d.Kế hoạt phỏng vấn và phiếu phỏng vấn thứ tư.

Người thực hiện :Nguyễn Kiếng Phúc

Kế hoạch phỏng vấn

Người được hỏi:Bùi Minh Hoài Người hỏi: Nguyễn Kiếng Phúc

Địa chỉ: 170 Tăng Nhơn Phú,P Tân

Nhơn Phú,Q.9,TP Hồ Chí Minh

Thời gian hẹn:13h30 ngày 29/9/2014 Thời gian bắt đầu:13h30

Thời gian kết thúc:13h50

Đối tượng:

 Quản lý cửa hàng

 Thông tin tình hình hoạt động của

cửa hàng

Các yêu cầu đòi hỏi:

 Người quản lý phải nắm rõ doanh thu và hoạt động của cửa hàng

Chương trình:

 Giới thiệu

 Tổng quan về dự án thực hiện

 Phỏng vấn các vấn đề liên quan

-Câu 1 -Câu 2 -Câu 3

 Tổng hợp nội dung của cuộc

phỏng vấn

 Ý kiến của người hỏi

 Kết thúc

Các yêu cầu đòi hỏi:

 1 phút

 2 phút

 2 phút

 3 phút

 2 phút

 4 phút

 5 phút

 1 phút

(Dự kiến tổng thời gian:20 phút)

Phiếu phỏng vấn

Dự án:Quản lý cho thuê băng đĩa Tiểu dự án:Doanh thu và hoạt động của

cửa hàng Người được hỏi:Bùi Minh Hoài Người hỏi: Nguyễn Kiếng Phúc

Địa chỉ: 170 Tăng Nhơn Phú,P Tân

Nhơn Phú,Q.9,TP Hồ Chí Minh

Thời gian hẹn:13h30 ngày 29/9/2014 Thời gian bắt đầu:13h30

Thời gian kết thúc:14h10

Câu 1:Anh cho tôi hỏi doanh thu của

cửa hàng 1 tháng là bao nhiêu?

Trả lời:Trừ các khoảng phải chi trả cho

nhân viên và duy trì hoạt động của cửa hàng thì hàng tháng trung bình cửa hàng chúng tôi lời khoảng 6 triệu đồng

Câu 2:Với vai trò là quản lý cửa hàng,

anh cho tôi hỏi theo cách nhìn nhận của

anh thì cửa hàng mình hoạt động có

được tốt không?

Trả lời:Theo cách nhìn nhận của tôi thì

cửa hàng hoạt động tốt,vẫn duy trì ổn định được mọi hoạt động của cửa hàng

và hàng tháng khi tổng kế báo cáo thì tôi thấy bên cạnh khách hàng cũ thì có thêm khách hàng mới

Câu 3:Cửa hàng mình có đóng thuế

doanh nghiệp khi kinh doanh không?

Trả lời:Có,cửa hàng chúng tôi thực hiện

đóng thuê doanh nghiệp theo quy định của nhà nước

II.Mô tả-phân tích hệ thống hoạt động của cửa hàng

1.Mô tả hệ thống quản lý kinh doanh bao gồm:

Thông tin lưu trữ băng đĩa gồm : Mã băng đĩa, tên băng đĩa, thể loại

đĩa.Các loại đĩa cũ thì cho thuê còn đĩa mới phát hành thì bán

Thông tin khách hàng gồm: Mã khách hàng ,tên khách hàng, địa chỉ, số

điện thoại

-Đối với khách thuê đĩa:Ngoài việc lấy thông tin khách hàng, ngày thuê, còn phải ghi thông tin và số lượng băng đĩa đã cho thuê, ngoài

cho khách.Khi khách đến trả băng đĩa,nhân viên sẽ hoàn trả số tiền đăt cọc lại cho khách hàng.Trường hợp nếu là khách hàng quen của cửa hàng thi không phải đặt tiền cọc trước khi thuê

-Đối với khách mua đĩa:Luôn cập nhật thông tin khách hàng thường xuyên để khuyến mãi cho khách hàng mua sản phẩm của cửa hàng

Khi khách hàng trả đĩa: Yêu cầu khách hàng trình phiếu thuê băng đĩa ,nhân viên sẽ kiểm tra nếu đúng với sổ ghi chép thì nhân viên sẽ hoàn trả 50% tiền đặt cọc trước đó trong trường hợp khách không muốn thuê

nữa,trường hợp khách hàng muốn tiếp tục thuê với số lượng như ban đầu không cần phải đặt cọc.Trong trường hợp khách thuê băng đĩa vượt quá số lượng thuê ban đầu thì khách hàng phải đặt cọc 50% số tiền băng muốn đĩa

thuê thêm

Phục vụ khách hàng:

-Các loại băng đĩa sẽ được phân theo từng khu và được tách riêng phần

Album và phần đĩa Phần Album sẽ được để trên các giá kệ còn phần đĩa được cửa hàng cất giữ ở bên trong.Có bảng hướng dẫn cho khách hàng dễ tìm kiếm.Cửa hàng sẽ cung cấp phần băng đĩa mà khách hàng yêu cầu

-Chương trình khuyến mãi cho khách hàng:Khách hàng sẽ được miễn phí 1 băng đĩa bất kì khi mua từ 10 băng đĩa cùng loại trở lên.Khách hàng không nhất thiết phả mua 10 băng đĩa cùng 1 lúc,có thể mua từng đợt và khách hàng sẽ đăng kí tên mình vào số tích lũy.Khi tích lũy đủ 100 băng đĩa mua khách hàng sẽ được tăng 1 phiếu giảm giá 10% cho bất kỳ băng đĩa nào mua tại cửa hàng,phiếu giảm giá có thời hạn là 1 tháng và khách hàng vẫn được tích lũy tiếp khi mua tại cửa hàng dù có phiếu giảm giá hay không có

2.Phân tích hệ thống

- Cửa hàng làm việc cả tuần, buổi sáng từ 7h-11h, buổi chiều từ 13h30-17h

và nghỉ vào các ngày lễ lớn trong năm

-Cửa hàng có rất nhiều các loại băng đĩa phim khác nhau Các đĩa này được chia theo từng thể loại và được đánh kí hiệu riêng.Cửa hàng luôn cập nhật

thêm những đĩa mới từ các nhà cung cấp khác nhau Các đĩa này sau khi nhập về sẽ được đánh kí hiệu rồi sau đó được bổ sung vào Album đĩa của cửa hàng

-Khi khách có nhu cầu thuê đĩa ,khách hàng sẽ chọn đĩa trong Album sau đó viết lên phiếu theo yêu cầu và gửi cho nhân viên của cửa hàng Khi nhận được yêu cầu từ phía khách hàng, nhân viên sẽ kiểm tra xem đĩa đó có trong cửa hàng hay không ,nếu không thì thông báo lại cho khách và báo cho khách biết thời gian có thể quay lại để thuê đĩa đó khi cửa hàng nhập số băng đĩa đó về.Ngược lại thì ghi phiếu thuê cho khách hàng và đồng thời sẽ ghi các thông tin :họ tên,địa chỉ ,số điện thoại, số tiền đặt cọc vào sổ thuê -Khi khách hàng đến trả đĩa,nhân viên cửa hàng sẽ kiểm tra phiếu mượn ,đối chiếu các thông tin trên phiếu mượn với số thuê đĩa thông tin trong sổ mượn

và kiểm tra đĩa Nếu không đúng đĩa thì không nhận và yêu cầu khách hàng kiểm tra lại Ngược lại thì viết phiếu thanh toán tiền với khách ( nếu khách thông báo là không thuê tiếp nữa và yêu cầu hoàn lại tiền đặt cọc thì hoàn lại tiền đặt cọc cho khách )và ghi các thông tin cần thiết vào sổ trả đĩa Trường hợp khách hàng làm hư hỏng hay làm mất thì phai bồi thường số tiên mua băng đĩa đó cho cửa hàng

3.Các biểu mẫu

III.Mô hình phân rã chức năng(BFD)

Mô tả chi tiết chức năng:

Hệ thống quản lý cửa hàng cho

thuê băng đĩa

Nhập và phân

loại băng đĩa

Cho thuê và trả băng đĩa

Máy móc,thiết bị,phần mềm

Thống kê doanh thu và báo cáo

Nhập và phân loại băng đĩa

Gửi phiếu

nhập

Nhận đĩa và thanh toán tiền

Đánh mã số băng đĩa mới

Phân loại và sắp

xếp

Cho thuê và trả băng đĩa

Nhận và kiểm

tra phiếu đăng

ký thuê

Viết phiếu thuê

và ghi vào sổ cho thuê

Nhận và kiểm tra phiếu thuê

Đối chiếu phiếu thuê đĩa

Thanh toán và ghi vào sổ