Câu hỏi 5: Vậy khi lưu thông tin của khách hàng mua sản phẩm thì cửa hàng sẽ lưu những thông tin gì?. _ Cửa hàng chỉ lưu thông tin của khách hàng mua sản phẩm qua mạng hay mua với số lư
Trang 1ĐỀ TÀI PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG
THÔNG TIN:
CHƯƠNG TRÌNH QUẢN LÝ CỬA HÀNG
BÁN ĐIỆN THOẠI DI ĐỘNG
SINH VIÊN THỰC HIỆN:
Nhóm 7
Lê Chí Công
Lưu Vũ Lân
Đặng Thị Kim Xuyên
Trang 2Phần A: KHẢO SÁT HIỆN TRẠNG
I Bảng kế hoạch phỏng vấn tổng quan hệ thống và các bảng phỏng vẫn cụ
thể từng chủ đề
1 Bảng kế hoạch phỏng vấn tổng quan hệ thống
Hệ thống: Quản lý của hàng điện thoại di động Vi ễn thông A
Người lập: Nhóm 7 Ngày lập:28/09/2014
STT Chủ đ ề Yêu cầu Ngày bắt đầu Ngày kết
thúc
1 Quy trình nhập hàng Nắm rõ nguyên tắc nhập hàng và
có kế hoạch xử lí hàng tồn (chương trình khuyến mãi, ) 28/9/2014 28/9/2014
2 Quy trình bán hàng
Số lượng sản phẩm bán trong ngày, thủ tục và cách thức bán hàng
29/9/2014 29/9/2014
3 Quy trình bảo hành Cách thức bảo hành, các trường
hợp nào không được bảo hành và giải quyết sự cố
30/9/2014 30/9/2014
4 Hệ thống máy móc
phần mềm và q uy
trình tìm ki ế m
Nắm rõ về tài nguyên máy móc trang thiết bị, phần mềm, hệ điều hành đang sử dụng và hiểu rõ về cách tìm kiếm mặt hàng cũng như thông tin của khách trên h ệ thống máy tính
30/9/2014 30/9/2014
Trang 32 Các bảng kế hoạch phỏng vấn cụ thể:
a) Kế hoạch phỏng vấn và phiếu phỏng vấn số 1:
Người thực hiện: Đặng Thị Kim Xuyên
Kế hoạch phỏng vấn 1
Người Được Hỏi: Trần Quốc Tấn Người Phỏng vấn: Đặng Thị Kim Xuyên Địa Chỉ: 328-330 Đường 3/2, P.12, Quận
10, TPHCM
Thời Gian Hẹn: 14h20’, Ngày 28/09/2014 Thời Điểm Bắt Đầu: 14h30’
Thời Điểm Kết Thúc: 15h20’
Đối Tượng:
Trưởng kho
Dừ liệu thu thập là quá trình nhập
kho.
• Người được hỏi là nhân viên thủ kho
Chương trình:
• Giới Thiệu
• Tổng quan về dự án
• Tổng quan về phỏng vấn
• Chủ Đề Cập Nhật: Vấn đề
nhập hàng
Câu hỏi và trả lời
Tổng hợp các thông tin thu thập
Kết thúc phỏng vấn
Xin cảm ơn các thông tin mà anh đã cung
cấp!
Ước Lượng Thời Gian:
1 phút
2 phút
2 phút
10 phút
10 phút
10 phút
Dự kiến tổng cộng: 35 phút
Trang 4Phiếu phỏng vấn 1
Dự án:Quản lý cửa hàng ĐTDĐ Tiểu dự án:Quản lý quá trình nhập
hàng
Người Được Hỏi: Trần Quốc Tấn Ngày: 28/09/2010
Câu hỏi :
Câu hỏi 1: Cửa hàng của anh có thường
xuyên nhập những mặt hàng mới hay
không?
Câu hỏi 2: Anh quản lý xuất nhập hàng
như thế nào ( Theo phân loại hay theo
dòng sản phẩm hay theo ngày tháng
nhập.)
Câu hỏi 3: Cửa hàng sẽ chọn những nhà
cung cấp nào?
Câu hỏi 4: Cửa hàng nhập hàng từ nhà
cung cấp như thế nào?
Câu hỏi 5: Quá trình nhập hàng anh có
lưu trữ lại không? Vậy trên phiếu nhập
hàng sẽ có những thông tin lưu trữ nào?
Câu hỏi 6: Thông thường thì cuối tháng
là nhập hàng đúng không ạ? Nhưng nếu
hết hàng giũa chừng thì sao?
Câu hỏi 7: Cửa hàng anh quản lý hàng
tồn kho như thế nào?
Trả lời:
_Cửa hàng chúng tôi thường xuyên nhập những mặt hàng mới nếu những mặt hàng
đó đáp ứng được nhu cầu của người tiêu dùng
_ Thì tôi phân loại sắp xếp chúng theo ngày tháng nhập, ngày nào loại nào để riêng ra
_Cửa hàng chúng tôi sẽ hợp tác với những nhà cung cấp tin cậy, có uy tín, vì vậy những mặt hàng cửa hàng nhập sẽ là những mặt hàng có nguồn gốc và xuất sứ
rõ ràng
_ Nhà cung cấp sẽ đem hàng hóa tới như trên phiếu đặt hàng, nhân viên sẽ kiểm tra xem thông tin về nhà cung cấp và những hàng hóa được nhập có sẵn trong danh mục chưa Sau khi kiểm tra xong, nhân viên sẽ tiến hành lập phiếu nhập hàng, in
và lưu trữ phiếu
_ Có tôi thường lưu trữ lại các lần nhập xuất kho bằng phiếu nhập xuất kho rồi đưa vào máy tính để lưu trữ lại.Trên phiếu nhập hàng sẽ lưu những thông tin như: Mã hàng nhập, tên hàng nhập, nhà cung cấp, ngày nhập, giá
_ Đúng, nếu như vậy thì chúng tôi sẻ lập báo cáo lên cấp trên và yêu cầu nhập hàng mới
_ Hàng tuần chúng tôi đều kiểm tra các sản phẩm trong kho Chúng tôi sẽ kiểm tra, quản lý hàng ngày để kiểm tra tình
Trang 5trạng sản phẩm
Câu hỏi 8: Chương trình khuyến mãi của
cửa hàng mình như thế nào, bao lâu một
lần, đối với khách hàng thân thiết và
khách hàng bình thường thì ra sao?
_ Chương trình khuyến mãi áp dụng với những sản phẩm bán chạy trên thị trường,
và những hàng tồn kho khoảng 3 tháng 1 lần, đối với khách hàng thường xuyên thì được cấp thẻ thành viên được cộng điểm khi mua hàng và được quy đổi phần quà tương ứng với điểm
b) Kế hoạch phỏng vấn và phiếu phỏng vấn số 2:
Người thực hiện: Lê Chí Công
Kế hoạch phỏng vấn 2
Người Được Hỏi: : Nguyễn Tường Vy Người Phỏng vấn: Lê Chí Công
Địa Chỉ: 328-330 Đường 3/2, P.12, Quận
10, TPHCM Thời Gian Hẹn: 14h20’, Ngày 29/09/2010 Thời Điểm Bắt Đầu: 14h30’
Thời Điểm Kết Thúc: 15h20’
Đối Tượng:
Trưởng bộ phận bán hàng
Dữ liệu thu thập là quy trình bán hàng
• Người được hỏi là nhân viên bán hàng
Chương trình:
• Giới Thiệu
• Tổng quan về dự án
• Tổng quan về phỏng vấn
• Chủ Đề Cập Nhật: Vấn đề bán hàng
Câu hỏi và trả lời:
Tổng hợp các thông tin thu thập
Kết thúc phỏng vấn
Xin cảm ơn các thông tin mà chị đã cung
cấp!
Ước Lượng Thời Gian:
1 phút
2 phút
2 phút
10 phút
10 phút
10 phút
Dự kiến tổng cộng: 35 phút
Trang 6Phiếu phỏng vấn 2
Dự án:Quản lý cửa hàng ĐTDĐ Tiểu dự án:Quản lý quá trình bán hàng
Người Được Hỏi: Nguyễn Tường Vy Ngày: 29/09/2010
Câu hỏi:
Câu hỏi 1: Hoạt động bán hàng diễn ra
như thế nào?
Câu hỏi 2: Cửa hàng mình bán hàng theo
hình thức bán hàng nào, thanh toán trực
tiếp , bán trả góp, hình thức thanh toán
bằng tiền mặt hay dùng thẻ vậy ạ?
Câu hỏi 3: Cửa hàng mình có bán hàng
qua mạng hay không và cách thanh toán
với hình thức đó
Câu hỏi 4: Vậy khi có khách hàng đến
thì của hàng mình có lưu thông tin lại
không? Hay chỉ khi khách hàng mua hàng
thì mới lưu thông tin!
Câu hỏi 5: Vậy khi lưu thông tin của
khách hàng mua sản phẩm thì cửa hàng
sẽ lưu những thông tin gì?
Câu hỏi 6: Cửa hàng có những hình thức
thanh toán nào?
Câu hỏi 7: Nếu khách hàng mua 1 lượng
lớn sản phẩm thì cửa hàng có ưu đãi gì
không?
Trả lời:
_ Cửa hàng sẽ lập ra bảng báo giá cho các
thiết bị Sau khi khách hàng đã lựa chọn sản phẩm thì chúng tôi sẽ viết đơn mua hàng, và khách hàng sẽ cầm nó đến quầy thu ngân để tính tiền Hoặc có thể mua sản phẩm qua trang web của cửa hàng thì
sẽ có người giao hàng tận nơi
_ Bán hàng trực tiếp, có cho thanh toán bằng thẻ, hình thức bán trả góp thì được cửa hàng đưa ra vào các dip cuối tháng
_ Có bán hàng qua mạng, sản phẩm được đưa đến khách hàng trong nội thành trong khoản 5h, với khách hàng ở xa thì khoảng
2 ngày, thanh toán qua thẻ
_ Cửa hàng chỉ lưu thông tin của khách hàng mua sản phẩm qua mạng hay mua với số lượng lớn và trị giá lớn thì chúng tôi sẽ lưu thông tin của khách hàng
_ Chúng tôi sẽ lưu những thông tin như:
Mã sản phẩm, tên sản phẩm, tên khách hàng, ngày mua hàng, giá
_ Cửa hàng chúng tôi có 2 cách thanh toán:
o Thanh toán bằng tiền mặt
o Thanh toán bằng thẻ tín dụng
_ Khi khách hàng mua với sô lượng nhiều thì sẽ nhận được phiếu giảm giá của chúng tôi: trên 10 triệu thì giảm 5%
Trang 7Câu hỏi 8: Chổ cửa hàng có cho mua
điện thoại trả góp không.và nếu có lãi
xuất thế nào?.và cần những gì để có thể
mua trả góp?
_ Có Chổ chúng tôi có cho mua hàng trả góp.với lãi xuất 5% mổi điện thoại trả góp trong vòng 12 tháng và 3% với 6 tháng Nếu muốn trả góp bạn cần sổ hộ khẩu photo và giấy chứng minh photo công chứng.hoặc bằng lái xe
c) Kế hoạch phỏng vấn và phiếu phỏng vấn số 3:
Người thực hiện: Nguyễn Hữu Tuân Anh
Kế hoạch phỏng vấn 3
Người Được Hỏi: Lê Ngọc Trung Người Phỏng vấn: Nguyễn Hữu Tuân
Anh Địa Chỉ: 328-330 Đường 3/2, P.12, Quận
10, TPHCM
Thời Gian Hẹn: 14h20\ Ngày 29/09/2014 Thời Điểm Bắt Đầu: 14h30’
Thời Điểm Kết Thúc: 15h20’
Đối Tượng:
• Trưởng bộ phận bảo hành
• Dữ liệu thu thập là quy trình bảo
hành điện thoại cho khách hàng khi đến
cửa hàng đế yêu cầu bảo hành sản phẩm
Quy trình bảo hành 1 sản phẩm khi
nhận được yêu cầu của khách hàng.
• Người được hỏi là nhân viên ở bộ phận bảo hành chuyên tiếp nhận và tham gia
bảo hành
Chương Trình:
• Giới Thiệu
• Tổng quan về dự án
• Tổng quan về phỏng vấn
Chủ đề cập nhật: Vấn đề bảo hành
Câu hỏi và trả lời:
Tổng hợp các thông tin thu thập
Kết thúc phỏng vấn
Xin cảm ơn các thông tin mà anh đã cung
cấp!
Ước Lượng Thời Gian:
1 phút
2 phút
2 phút
20 phút
30 phút
10 phút
Dự kiến tổng cộng: lh5’
Trang 8Phiếu phỏng vấn 3
Dự án:Quản lý cửa hàng ĐTDĐ Tiểu dự án:Quản lý quá trình bảo hành
Người Được Hỏi: Lê Ngọc Trung Ngày: 29/09/2014
Câu hỏi :
Câu hỏi 1: Để được cửa hàng bảo hành
sản phẩm điện thoại thì yêu cầu của cửa
hàng là gì?
Câu hỏi 2: Các trường hợp không được
cửa hàng bảo hành là gì?
Câu hỏi 3: Khi nhận một sản phấm đúng
theo quy định bảo hành thì bô phân của
anh sẽ làm gì?
Câu hỏi 5: Khi nhận một sản phẩm
không được bảo hành thì cách thức của
cửa hàng cũng như bộ phận bảo hành sẽ
làm gì?
Câu hỏi 4: Vậy những thông tin gì sẽ
được ghi trên mẫu khi khách hàng muốn
bảo hành sản phẩm và trên sổ bảo hành
của cửa hàng?
Trả lời:
_ Các tiêu chi để được của hàng chúng tôi
bảo hành rất đơn giản: Các sản phẩm có xuất xứ là tại các của hàng của chúng tôi Khi khách hàng mua một sản phẩm thì đều được cấp một giấy bảo hành kèm theo sản phấm do cửa hàng chúng tôi cung cấp với ngày mua và thời gian bảo hành ghi trên giấy Do vậy muốn được bảo hành thì sản phẩm phải còn giấy bảo hành và thời gian bảo hành còn Sán phẩm bị lỗi do kĩ thuật, và một số trường hợp khác được ghi rõ tên sản phẩm
_ Sản phẩm đã hết bảo hành, hư hòng do
khách hàng gây ra Ngoài ra các sản phẩm hết thời hạn bảo hành nhưng mua tại các cửa hàng của chúng tôi cũng sẽ được sửa chữa và được tính phí
_ Chúng tôi sẽ yêu cầu khách hàng điền
một số thông tin của khách hàng vào mẫu
do cửa hàng cung cấp Sau đó nhân viên
kĩ thuật sẽ kiểm tra sản phấm yêu cầu bảo hành và ghi các chi tiết cần sửa chữa Toàn bộ các thông tin trên sẽ được lưu vào số bảo hành của bộ phận chúng tôi
_ Chúng tôi sẽ nói rõ cho khách hàng biết
chúng tôi nhận những sản phấm do cửa hàng chúng tôi bán và sẽ tính chi phí sửa chữa cho khách hàng Nếu khách hàng đồng ý có thề viết vào mẫu yêu cầu theo mẫu của chúng tôi
_ Khách hàng cần phải điền đầy đủ và
chính xác những thông tin chúng tôi đưa
ra trên mẫu như: mã phiếu bảo hành, mã sản phẩm, tên sản phẩm, tên khách hàng, ngày mua, thông số kĩ thuật…Và trên sổ bảo hành của cửa hàng sẽ lưu những thông tin mà khách hàng điền trong mẫu
Trang 9Câu hỏi 5: Khi sản phẩm đã được bộ
phận bảo hành, khách hàng muốn nhận
sản phẩm bảo hành thì gồm những bước
nào?
Câu hỏi 6: Cửa hàng điện thoại của anh
bán hàng có hay gặp hàng bị lỗi kỷ thuật
khi khách mua hàng về sữ dụng không!
Câu hỏi 7: Vậy thì cửa hàng anh xử lý
như thế nào?
Câu hỏi 8: Vậy anh kiễm soát máy và
nhận máy bằng giấy tờ hay nhập lại vào
máy
_ Chúng tôi chia làm 2 trường hợp: + Trường hợp còn bảo hành: Khách hàng
sẽ giao cho nhân viên của chúng tôi giấy yêu cầu bảo hành mà trước đó cửa hàng chúng tôi yêu cầu khách hàng ghi và đó là bản sao Sau dó nhân viên sẽ kiểm tra có đúng giấy tò không và sẽ giao trá sản phấm đã được bảo hành và không tinh chi phi sữa chữa
+ Trường hợp hểt hạn bảo hành: Cũng như những bước vừa rồi nhưng chúng tôi sẽ yêu cầu khách hàng qua quần thu phi nộp tiền chi phí bảo hành Sau khi khách hàng da đóng tiền chúng tôi sẽ giao trả máy cho khách hàng. _Có! Đôi lúc điện thoại ở cửa hàng chúng tôi bán cũng có những máy lỗi kỷ thuật
_ Chúng tôi nhận máy lại và gởi về nhà sản xuất khắc phục sự cố máy sớm nhất
và hoàn trả máy cho khách hàng sớm nhất
_ Chúng tôi kiểm tra phiếu bảo hành và ghi nhận máy vào sổ và gởi khách phiếu hẹn
d) Kế hoạch phỏng vấn và phiếu phỏng vấn số 4:
nnNgười thực hiện: Lưu Vũ Lân
Kế hoạch phỏng vấn 4
Người được hỏi: Lê Văn Cường Người phỏng vấn: Lưu Vũ Lân
Địa Chỉ: 328-330 Đường 3/2, P.12, Quận
10, TPHCM
Thời gian hẹn: 8h Ngày 30/9/20104 Thời điểm bắt đầu: 8h20’
Thời điểm kết thúc: 9h Đối tượng:
- Đối tượng được hỏi là nhân viên
trong cửa hàng
- Dữ liệu cần thu thập là về tài
nguyên máy móc trang thiết bị, phần
mềm, hệ điều hành đang sử dụng và nắm
được cách thức tìm kiếm của cửa hàng
Người được hỏi là nhân viên trong cửa hàng
Trang 10Chương Trình:
• Giới Thiệu
• Tổng quan về dự án
• Tổng quan về phỏng vấn
Chủ đề cập nhật: Vấn đề hệ thống
máy tính và tìm kiếm
Câu hỏi và trả lời:
Tổng hợp các thông tin thu thập
Kết thúc phỏng vấn
Xin cảm ơn các thông tin mà anh đã cung
cấp!
Ước lượng thời gian:
1 phút 2phút 1phút
20 phút
10 phút
Dự kiến tống cộng: 35 phút
Phiếu phỏng vấn 4
Dự án: Quản lý cửa hàng ĐTDĐ Tiểu dự án:Quản lý hệ thống máy tính
và tìm kiếm
Người được hỏi: Lê Văn Cường Ngày: 30/9/20104
Câu hỏi :
Câu hỏi 1: Cửa hàng của anh có thường
xuyên cập nhật hệ thống quản lý của cửa
hàng hay không?
Câu hỏi 2: Cửa hàng mình có giới thiệu
hàng hóa bằng website không?
Câu hỏi 3: Công cụ tìm kiếm của cửa
hàng được thực hiện như thế nào?
Câu hỏi 4: Vậy khách hàng có tìm kiếm
bằng cách gọi điện thoại tới cửa hàng
không?
Trả lời : _ Có Chúng tôi luôn cập nhật phần mềm
mới để có thể giúp cho việc quản lý cửa hàng tốt hơn Và luôn nâng cấp hệ thống máy tính 1 cách tốt nhất
_ Có
_ Chúng tôi có phân loại hàng hóa và tìm kiếm theo giá, theo tên, theo nhà sản xuất, giá từ cao xuống và ngược lên
_ Củng có khách hàng gọi tới cửa hàng chúng tôi và hỏi về hàng hóa của cửa hàng
Trang 11II Mô tả chi tiết hệ thống và một số biểu mẫu
thông thường
Hiện nay, việc mọi người sử dụng các thiết bị di động không còn quá xa lạ khi mà các công nghệ và dịch vụ di động phát triển từng ngày Do vậy, các trung tâm mua bán điện thoại di động cũng được khai trương ở mọi nơi Các trung tâm này có thị trường rất lớn và các nhà sản xuất điện thoại liên tục đưa ra các sản phẩm hấp dẫn khách hàng
Một trung tâm mua bán điện thoại đi động thường cung cấp các loại máy điện thoại đi dộng và dịch vụ di động đi kèm do nhiều nhà sàn xuất, và nhà cung cấp dịch
vụ khác nhau Các sản phẩm của trung tâm này được nhập từ các nhà sản xuất và nhà cung cấp dịch vụ Các sản phẩm được trưng bày và lưu trữ trong kho hàng sau đó cung cấp tới các đối tượng khách hàng khác nhau từ những khách hàng lẻ cho tới những đối tác làm ăn thường xuyên
Đề tài được xem xét ở đây là “xây dựng chương trình quản lý bán hàng tại cửa
hàng điện thoại di động”
Trong quá trình khảo sat thực tế tại cửa hàng điện thoại di động chúng tôi đã thu thập được các thông tin Việc quàn lý kinh doanh được dựa trên các nguyên tắc chung
từ việc nhập hàng, xuất hàng, thanh toán, thống kê, tạo các báo cáo tổng kết theo định
kỳ Sau đây là các nguyên tắc quản lý:
Nhập hàng: Khi có nhu cầu nhập một số hàng hóa mới, nhân viên kinh doanh cần
lập một đơn hàng nhập gồm mã đơn hàng nhập, tên mặt hàng cần nhập và các thông tin về mặt hàng như nhà sản xuất, số lượng, giá nhập Sau khi hàng được nhập về kiểm tra các thông tin của mặt hàng và cần lưu trừ các thông tin về mặt hàng đã nhập vào kho dù liệu Đơn hàng nhập cũng được lưu trữ để thuận tiện cho việc thanh toán
Bán hàng: Khi nhận được yêu cầu mua hàng của khách thì nhân viên kinh doanh
Nhân viên bán hàng có trách nhiệm kiểm tra xem mặt hàng có còn trong kho hay không rồi mới chấp nhận đơn hàng của khách, rồi thêm mới hoặc cập nhật các thông tin của khách hàng vào cơ sở dữ liệu để tiện liên lạc làm ăn, đồng thời cần lập một đơn hàng xuất gồm mã đơn hàng xuất, tên khách hàng, địa chỉ, tên mặt hàng bán, số lượng, giá bán.cuối cùng đơn hàng được lưu vào kho dừ liệu
Xuất hàng: khi khách hàng đã thực hiện giao dịch với cửa hàng, khách hàng yêu
cầu được nhận sản phẩm, nhân viên thủ kho sẻ đối chiếu đơn hàng xuất, kiểm tra số lượng, và tiến hành trao sản phẩm cho khách, mọi hoạt động xuất hàng điều được lưu trừ trong sổ xuất hàng
Thanh toán: Các nhân viên kế toán dựa trên các đom hàng được lưu trữ trong cơ
sở dữ liệu gồm cả đơn hàng nhập và đơn hàng xuất Thanh toán đơn hàng nhập được thực hiện với nhà sản xuất trong đó sẽ tính toán và đưa ra các số liệu cần thanh toán đối với nhà thanh toán như sổ lượng hàng, đơn giá, số tiền đã thanh toán, số tiền còn
nợ nhà sản xuất Việc thanh toán đơn hàng xuất được thực hiện tương tự với khách hàng nhưng việc thanh toán tiền sẽ khác ở chỗ khách hàng lẻ thì không được nợ, còn