Thiết kế phần mềm quản lý bán đĩa

Thiết kế phần mềm quản lý bán đĩa

LêI NãI §ÇU

Để quán triệt nguyên tắc " HỌC ĐI ĐÔI VỚI HÀNH ", nhằm tạo

điều kiện cho sinh viên làm quen với thực tế, có được cái nhìn tổng hợp,giúp cho sinh viên chúng em hạn chế được sự bỡ ngỡ khi ra trường, hàngnăm nhà trường tổ chức cho sinh viên đi thực tập tại các cơ sở theo nội dungngành nghề đào tạo Đây là điều kiện thuận lợi giúp chúng em phát huyđược năng lực bản thân cũng như khả năng áp dụng lý thuyết được trang bị

ở trường vào thực tế

Công nghệ thông tin đã có những bước phát triển mạnh mẽ Máy tínhđiện tử không còn là phương tiện quý hiếm mà đang ngày một gần gũi vớicon người

Đứng trước sự bùng nổ thông tin, các tổ chức và các doanh nghiệpđều tìm mọi biện pháp để xây dựng hoàn thiện hệ thống thông tin của mìnhnhằm tin học hoá các hoạt động tác nghiệp của đơn vị mình Mức độ hoànthiện tuỳ thuộc vào quá trình phân tích và thiết kế hệ thống

Từ nhu cầu nêu trên, trong thời gian thực tập tốt nghiệp chúng em đã

sử dụng vốn kiến thức ít ỏi của mình tìm hiểu và phân tích bài toán quản lýbán đĩa Nó chỉ mang tính chất thử nghiệm để học hỏi, trao đổi kinh nghiệm

và làm quen với thực tế

Tuy đã rất cố gắng học hỏi dựa trên kiến thức đã học và thực tế tạiTrung tâm máy tính Osaka nhưng do khả năng và thời gian có hạn nên cuốnbáo cáo của chúng em không thể tránh khỏi những thiếu sót.Chúng em kínhmong quý Thầy cô cùng bạn bè thông cảm và góp ý để chúng em kịp thờilấp kín những lỗ hổng kiến thức và chương trình đạt hiệu quả cao hơn

Chúng em xin chân thành cảm ơn thầy Vũ Huy Hiện đã hết lòng chỉbảo để chúng em hoàn thành báo cáo này

Bắc Ninh ,ngày 20 tháng 03 năm 2009

Hệ thống hỗ trợ quản lý cửa hàng đĩa

Đặt vấn đề:

Trong thời đại tri thức ngày nay, khi nhu cầu học tập và hiểu biết xãhội của người dân ngày càng tăng thì nhu cầu giải trí tăng lên nhanhchóng.Chính vì vậy mà rất nhiều cửa hàng đĩa đã ra đời nhằm đáp ứng nhucầu đó.Quản lý cửa hàng đĩa là một yêu cầu không thể thiếu của các cửahàng.Do đó đề tài này mong muốn xây dựng một hệ thống quản lý đĩa CDcủa các cửa hàng một cách hiệu quả nhất có thể Đề tài này của chúng tôicũng có thể đáp ứng nhu cầu của một đại lý lớn phân phối cho các đại lýnhỏ hơn

A KHẢO SÁT HỆ THỐNG CỬA HÀNG BÁN ĐĨA

Cơ cấu tổ chức:

Đa số các cửa hàng có 1 hoặc 2 nhân viên bán hàng.Cửa hàng quản lýmột số lượng đĩa không quá lớn, tuy nhiên đa dạng về thể loại đĩa

Quá trình quản lý cửa hàng gồm 6 khâu chính:

1.Quản lý đăng nhập

Quản lý đăng nhập của phần mềm này gồm có 2 loại người quản lý cóthể đăng nhập được Đó là người quản lý các đai lý nhỏ và người quản lýcác cửa hàng phân phối.Nhũng người quản lý các đại lý nhỏ sẽ không được

sử dụng phần quản lý phân phối mà chỉ những người quản lý của cửa hàngphân phối mới được sử dụng

2.Tìm kiếm

Trước khi nhập hàng chúng ta nên kiểm tra thông tin về hàng trong kho vàxem cần bao nhiêu thì mới nhập.Và trong khi quản lý cửa hàng trong đó cóbán đĩa,cho thuê,phân phối thì ta phải kiểm tra hàng còn hay hết thì sẽ đưathông tin cho khách hàng là hết đĩa hoặc còn thì lập hoá dơn thanh toán

Đó là chức năng tìm kiếm khi ta nhập mã đĩa hoặc tên đĩa nó sẽ tự động tìmkiếm thông tin trong bảng dữ liệu để đưa ra

3 Nhập đĩa:

Hầu hết các cửa hàng đều nhập đĩa theo nhu cầu của thị trường haytheo sự biến động của thi trường (như album mới của Quỳnh Anh) Ngay khimột loại đĩa nào đó sắp hết hoặc hết thì chủ cửa hàng sẽ nhập bổ sung theonhu cầu và liên hệ với đại lý phân phối

Do quá trình khảo sát diễn ra trên nhiều cửa hàng khác nhau nên quytrình xử lý đĩa sau khi nhập có một số đặc điểm không giống nhau:

• Đối với một số cửa hàng có quy mô lớn, quá trình quản

lý đã có sự trợ giúp của máy tính.Đĩa sau khi được nhập về sẽđược dán nhãn Thông tin trên nhãn đĩa bao gồm:

Sau khi đã lưu trữ thông tin về đĩa nhập, nhân viên bán hàng có nhiệm

vụ sắp xếp từng loại đĩa về đúng khu kho đĩa theo từng lĩnh vực khác nhau(Ví dụ: đĩa film, đĩa ca nhạc, đĩa chương trình )

4 Bán đĩa:

Khi khách hàng có nhu cầu tìm kiếm một loại đĩa về một lĩnh vực nào

đó thì nhân viên bán hàng sẽ hướng dẫn khách đến khu đĩa họ cần.Mỗi khibán được đĩa, chủ cửa hàng sẽ ghi lại các thông tin sau vào sổ:

• Tên đĩa

• Số lượng

• Giá bán

• Ngày bán

Đối với cửa hàng có sự trợ giúp của máy tính, khi bán được một đĩa

CD, nhân viên bán hàng chỉ nhập một trường thông tin khoá(ma CD), máy

sẽ tự động điền tiếp các thông tin còn lại rồi in hóa đơn

Cũng có chức năng như bán đĩa chức năng phân phối cho từng đại lýnhỏ được thực hiẹn đúng quy trình như bán đĩa.Các đại lý có nhu cầu nhậphàng sẽ trao đổi thông tin với cửa hàng Trong trường hợp CD không bánđược hoặc bán được quá ít thì chủ cửa hàng có thể trả lại CD theo thoả thuậnvới đại lý phân phối.Các đại lý sẽ sử dụng phần mềm quản lý của chúng tôinhưng không có chức năng phân phối

Khi đĩa được cho thuê nhân viên quản lý bán hàng sẽ nhập tự động :VD(Mãđĩa CD)

rồi máy tính sẽ nhập tất cả nhưng thông số còn lại.Về phần cho thuê đĩa cần

có cách sử lý đối với trường hợp trả đĩa :

7.Báo cáo- Thống kê:

Sau mỗi ngày, mỗi tuần, mỗi tháng, chủ cửa hàng thống kê lại doanhthu bán hàng, tổng kết các loại đĩa, số lượng CD đã bán ra Đối với nhữngloại đĩa khác nhau thống kê lại số điã còn lại để đưa ra thời gian nhập

Sau khi các bộ phận quản lý lấy từ các kho dữ liêu, thống kê thông tin sảnphẩm và tài sản thu được trong 1tuần,tháng…thì sẽ được báo cáo cho ngườiquản lý cửa hàng

II.Đánh giá hiện trạng

Một số các cửa hàng được khảo sát đều quản lý đĩa một cách thủ công

và một số cửa hàng có sự trợ giúp bằng máy tính

Hệ thống các cửa hàng này đã làm được những việc sau:

+Chưa quản lý được thông tin về đĩa có trong cửa hàng một cách

cụ thể mà chủ yếu dựa kinh nghiệm của người quản lý

+ Người quản lý phải thực hiện tất cả các tính toán, thống kê mộtcách thủ công dẫn đến có thể tính toán không chính xác, gây hạiđến lợi ích của cửa hàng

+Tìm kiếm thông tin đĩa dựa trên trí nhớ của nhân viên dẫn

đến không hiệu quả

Chính vì những mặt hạn chế như trên nên nhóm chúng tôi chọn đề tàiquản lý cửa hàng đĩa nhằm phần nào giúp nhà quản lý khắc phục nhữnghạn chế đó, giảm thiểu chi phí và hiệu quả công việc cao hơn

III Mục tiêu của việc quản lý:

Xây dựng một hệ thống hỗ trợ quản lý cửa hàng đĩa CD :

+ Có sự hỗ trợ đắc lực của máy tính, đáp ứng yêu cầu nghiệp vụ

một cách tin cậy, chính xác

+ Mang lại hiệu quả kinh tế: có thể giảm số lượng nhân viên

nhưng vẫn giữ hoạt động của cửa hàng một cách hiệu quả.+Mang lại hiệu quả sử dụng: quản lý doanh thu, thống kê, phân loại, tìm kiếm đĩa nhanh chóng, thuận tiện hơn

+Hỗ trợ các chiến lược phát triển lâu dài của cửa hàng

Nhiệm vụ chính của hệ thống:

+Quản lý các đại lý nhỏ

+ Quản lý việc nhập đĩa, bán đĩa,cho thuê đĩa

+ Tìm kiếm thông tin

+ Thống kê tình trạng bán hàng, tính doanh thu, in hóa đơn, báo cáo

B BIỂU ĐỒ PHÂN CẤP CHỨC NĂNG

Quản lý cửa hàng đĩa

Quản lý bán hàng thuê hàngQuản lý

Nhập hàng

Tìm kiếm

LHĐ thanh toán

Nhập hàng

Tìm kiếm

LHĐ thanh toán

Thống kê

TKê đĩa nhập

TKê doanh thu

TK hoá đơn

Tkê đĩa tồn

Quản lý

đăng nhập

Truy cập

Đổi pass

C BIỂU ĐỒ LUỒNG DỮ LIỆU

Khách hàng

Quản lý bán hàng

Quản lý cho thuê

Tài khoản

Thông tin

đăng nhập

TT tìm kiếmKquả tìm kiếm

TT TkêKquả Tkê

Kho hàng bán

Kho hàng thuê

TT đĩa

Hoá đơn mua đĩa

Hết đĩa

Hết đĩa

HĐ mua đĩa

TTđĩa

III Biểu đồ luồng DL mức dưới đỉnh

1.Mứcdưới đỉnh chức năng quản lý đăng nhập

Thông tin truy cập mới

2 Mứcdưới đỉnh chức năng quản lý bán hàng

Khách hàng

Nhập đĩa

Tìm

kiếm

LHĐ thanh toánQlý cửa hàng

Kho hàng bán

TT tìm kiếm

Y/c tìm kiếm

TT đĩa

TT đĩa

Hết đĩa

Kho hoá đơn

3.Mức dưới đỉnh của chức năng thuê hàng

Khách hàng

Nhập

đĩa

Tìm kiếm

TT đĩa

Hết đĩa

TT hoá đơn

TT đĩa

XĐ kì hạn

Đúng hạn trả lại tiền

Ko đúng hạn trừ tiền

Kho hoá đơn

4.Biểu đồ mức dưới đỉnh của chức năng Tìm kiếm

Quản lý cửa hàng

hàng

TK Hoá đơn

KQ tìm

kiếm

Y/C tìm kiếm

KQ tìm kiếm

TT tìm kiếmY/C tìm

kiếm

KQ tìm kiếm

Kho hàng bán

Kho hàng thuê

Kho hoá đơn

5.Biểu đồ mức dưới đỉnh của chức năng BC-Thống kê

Quản lý cửa hàng

TKê đĩa nhập

TKê đĩa tồn TK doanh thu

KQ thống kê

Y/C tkê KQ tkê

Y/c tkêY/C tkê

KQ tkê

Kho hàng bán Kho hàng thuê

Kho hoá đơn

IV MÔ TẢ TIẾN TRÌNH CÁC CHỨC NĂNG

1 Chức năng quản lý bán hàng

1.1 Chức năng nhập hàng

Tên chức năng : Nhập hàng

Thông tin đầu vào : Yêu cầu nhập hàng

Thông tin đầu ra : Hàng đã được nhập

Sơ đồ khối :

C

òn hàn

1.2.Chức năng Tìm kiếm

Tên chức năng: Tìm kiếm

Đầu vào: Yêu cầu tìm về TT đĩa,Khách hàng,hoá đơn

Hệ thống dữ liệu về đĩa,khách hàng,hoá đơn

Đầu ra: Thông tin về đĩa,khách hàng,hoá đơn được yêu cầu

RaS

1.3 Lập hoá đơn và xử lí hoá đơn

Tên chức năng: Lập hoá đơn và xử lí hoá đơn

Đầu vào: Kết quả giao dịch

Đầu ra: Hoá đơn bán hàng cho khách hàng

Dữ liệu về hoá đơnbán được cập nhập lại

Có kết quả giao dịch

Ra

Đưa ra hoá đơn bán hàng

Cập nhập dữ liệu về hoá đơn

S

Đ

1.4 Chức năng thống kê

Tên chức năng : Chức năng thống kê

Thông tin đầu vào : Đại lý & cửa hàng

Thông tin đầu ra : In hoá đơn thông kê

Sơ đồ khối :

Có y/c thống kê

Thống kê

Kết quả

RaS

Đ

V ĐỊNH NGHĨA LUỒNG DỮ LIỆU

Tên luồng: DS khách thanh toán

Đồng nghĩa: Khách thanh toán

Vị trí: Từ khách hàng

Đến cửa hàng

Hợp thành: Masp

Slgsp Giasp

Chú thích: Thông tin khách thanh toán

Tên luồng: Thông tin sản phẩm

Đồng nghĩa: hàng

Vị trí: Từ cửa hàng

Đến khách hàngHợp th nhà

Masp Loaisp GiaspChú thích: Thông tin sản phẩm

NgaytraChú thích: Thông tin khách trả đĩa

Chú thích: Thông tin khách nhận đĩa

Các kho Kí hiệu Kiểu Chú thích

Kho đĩa

bán

Kho đĩa

thuê

Slgdia Number Số lượng đĩa

Tkê hàng

hoá

Madiaton Text Mã đĩa tồnTendiaton Text Tên đĩa tồnSlgdiaton Number Slg đĩa tồnGiadiaton Number Giá đĩa tồnMadianhap text Mã đĩa nhập Slgdianhap Number Số lượng đĩa nhậpGiadia nhap Number Giá đĩa nhập

Kho Hoá

đơn

Slgdia Number Số lượng đĩaNgaymua Date/Time Ngày muaNgaythue Date/Time Ngày thuêNgaytra Date/Time Ngày trả

VII BIỂU ĐỒ LIÊN KẾT THỰC THỂ ER

Tªn luång: DS kh¸ch thanh to¸n.

§ång nghÜa: Kh¸ch thanh to¸n.

VIII.Mô hình tổ chức dữ liệu:

*Hàng hoá (ID,masp,tensp,slgsp, Gialoaisp)

*Hàng bán (ID,mahb,tenhb,slghb, Gialoaihb)

*Hàng thuê (ID,maht,tenht,slght, gialoaiht)

*Hàng phân phối (ID,mahpp,tenhpp,slghpp, gialoaihpp)

Field Name Data Type Fiel Size

Ngaymua Date/Time Short date

Ngaytra Date/Time Short date

Ngaythue Date/Time Short date

Tenhd VCD – Tình yêu diệu kỳ

IX Mô hình dữ liệu và Giao diện hệ thống quản lý cửa hàng đĩa:

1 Giao diện chính của Phần mềm

Giao diện chương trình của phần mềm cửa hàng đĩa

Khi bạn muốn sử dụng chức năng gì thì hãy kích đúp chuột vào command của chức năng đó bạn sẽ được nhận giao diện của chức năng đó

-Đăng nhập chương trình

2 Mô hình dữ liệu và các giao di ện.

1.Chức năng bán hàng :

Mục đích: Quản lí các thông tin khách hàng, cập nhật các thông tin thay

đổi, trả ra kết quả theo yêu cầu tìm kiếm

Nội dung: Đăng kí các thông tin của khách hàng mới, cập nhật các thông

tin thay đổi về khách hàng, xoá khách hàng khi không còn tồn tại trong hệthống, tìm kiếm các thông tin liên quan đến khách hàng

Mô hình dữ liệu:Sử dụng bảng hàng bán:

2.Chức năng cho thuê

Mục đích: Quản lí các thông tin khách hàng, cập nhật các thông tin thay

đổi, trả ra kết quả theo yêu cầu tìm kiếm

Nội dung: Đăng kí các thông tin của khách hàng mới, cập nhật các thông

tin thay đổi về khách hàng, xoá khách hàng khi đã trả đĩa, tìm kiếm cácthông tin liên quan đến kách hàng

Mô hình dữ liệu:Sử dụng bảng hàng thuê:

*Giao diện quản lý Khách hàng :

Giao diện này bao gồm đầu vào và đầu ra của qlý hoá đơn và quản lý KH

4.Hoá đơn

Mục đích: In hoá đon giao cho khách hàng va lưu hoá đơn trong kho hoá

Giao diện đầu ra của hoá đơn :

Hóa đơn khách hàng

Mã hoá đơn : ………

Mã khách hàng : ………

Tên khách hàng : ………

Địa chỉ khách hàng : ………

Ngày mua : …/…/…

Ngày thuê : /…/……

Ngày trả : …/…./…

Thông tin về sản phẩm khách mua: Mã đĩa Tên đĩa Số lượng Giá đĩa Tổng số tiền phải trả:………….

Bắc Ninh,ngày … tháng …năm… Phụ trách

Mã hàng hết

Mã hàng đã bán

Số lượng hàng đã bán

Giá hàng đã bán

*Thống kê doanh thu:

Bảng thống kê doanh thu:

Ngày thống kê : …/…./…

Tổng doanh thu : ……… …

Mục đích: Thống kê các loại như doanh thu,sp,tìm kiếm theo nhu cầu của

khách hàng.Thống kê theo hàng tuần,hàng tháng và hàng quý… vv

Nội dung: Thống kê và đưa báo cáo cho hệ thống.

-Giao diện thống kê khi in ra

6 Tìm kiếm

Bạn có thể tìm kiếm thông tin hàng bán và hàng thuê theo Tên đĩa và Mã đĩa

Module của hệ thống :

Thông tin Đĩa

Modul : NHẬP THÔNG TIN ĐĨA

Hệ thống: QUẢN LÝ CỬA HÀNG ĐĨA

Mục tiêu: Nhập dữ liệu cho Đĩa

Input: Thông tin Đĩa

Output: Thông tin Đĩa ghi vào bảng hàng hoá

Nhập thông tin của Đĩa

Tìm kiếm Đĩa trong bảng hàng hoá

If không tìm thấy Then

Thêm thông tin Đĩa vào bảng hàng hoá

Else

Cập nhật thêm thông tin Đĩa đã có trong bảng hàng hoá

End If

Thông tin Hoá đơn

Modul : NHẬP DL CHO HOÁ ĐƠN

Hệ thống: QUẢN LÝ CỬA HÀNG ĐĨA

Mục tiêu: Đưa ra HD-Khách hàng cho khách hàng

Sử dụng bảng : Hàng hoá ,Hàng chi tiết và hoá đơn

Input: Thông tin về khách, về Đĩa, về dịch vụ(Thuê,mua,phân phối),về giáOutput: In ra HĐ cho khách

Xử lý:

Nhập thông tin cần thiết về khách, dịch vụ, tiền Đĩa, Đĩa

If Mã đĩa = Đăng ký Then

Cho bảng thống kê các mục liên quan đến đĩa

Thanh toán = Số lượng * đơn giá

Tổng = Thanh toán

Số tiền khách thanh toán = Thanh toán + tổng

In ra phiếu thanh toán tiền cho khách

Else

If Là đĩa đăng ký thuê Then

Nhập thông tin về đĩa thuê

Cho bảng thống kê các khoản liên quan đến thuê

Thuê = Số lượng*đơn giá +hình thức vi phạm

Tổng thuê = Thuê

Số tiền khách thanh toán = Tổng số tiền thuê + Tổng thuê

In ra phiếu thanh toán

Else

Không in ra phiếu thanh toán

End If

End If

Thống kê

Module : Thống kê

Mục tiêu : Đưa ra nhưng bản thống kê báo cáo về số lượng sản phẩm,doanh thu … sau 1 thời gian nào đó như theo tuần,theo quý,theo tháng…v.v…

Input : Lấy dữ liệu từ các bảng hàng hoá , hoá đơn …

Output : Đưa ra cho người quản lý hệ thống những thông tin liên quan đến

số lượng sản phẩm,doanh thu … sau 1 thời gian nào đó như theo tuần,theo quý,theo tháng…v.v…

Xử lý :

If đến 1 thời gian nào đó Then

In ra báo cáo thống kê

Mục tiêu : Tìm kiếm theo yêu cầu của khách về thông tin đĩa thuê đĩa

bán….Và tìm kiếm theo nhu cầu của người quản lý về các thông tin liên qua đến hệ thống

Input : Khách hàng nhập thông tin tìm kiếm theo 1 trong 3 mục tiêu : Mã hoá đơn ,Mã khách hàng or tên khách hàng.Hay cũng có thể tìm kiếm đồng thời theo nhiều tiêu chí trên

Output : Đưa ra hoá những kết quả liên quan đến thông tin tim kiếm được

tìm thấy

Xử lý :

If Không tìm thấy thông tin tìm kiếm Then

Đưa ra thông báo không có dữ liệu

Else

Đưa ra thông tin tìm kiếm

End If

Cập nhật TT KH

Địa chỉ

Họ tên

Mã hàng

số HĐ

Nhập TT về KH

Địa chỉ

Họ tên

số HĐ

Số lg hàng

Mã Đĩa

Cập Nhật TT Tài Sản

Số tiền

Số hoá Đơn

Mã Đĩa

Ngày thu

Số hoá Đơn

Số tiền

Ngày thu

Mã Đĩa

Nhập TT tài sản