Phần mềm kế toán trường học

Tuy nhiên để đầu tư mua bản quyền các phần mềm này chi phí rất cao, mặt khác việc áp dụng các phần mềm này vào công tác kế toán cho các cơ quan hành chính sự nghiệp như trường học gặp kh

PHẦN MỀM KẾ TOÁN TRƯỜNG HỌC

Phần thứ nhất

CÔNG TÁC KẾ TOÁN TRƯỜNG HỌC

I.THỰC TRẠNG

Trong thực tế, công tác kế toán luôn là một thách thức đối với mọi người Ngoài việc đòi hỏi các đức tính như kiên nhẫn, trung thực, thật thà, cẩn thận… thì nó còn đòi hỏi cao về kỹ năng tính toán, kiến thức về chuyên môn nghiệp vụ chuyên ngành và các kiến thức về đường lối, chính sách, chủ trương của nhà nước, chính vì thế mà công tác kế toán nhất là kế toán ở các trường học luôn gặp rất nhiều khó khăn

II.KHÓ KHĂN

1.Yếu tố chủ quan

Một trong các khó khăn lớn đó chính là trình độ chuyên môn nghiệp

vụ của đội ngũ kế toán trường học còn hạn chế, chưa đồng đều Nhiều cán bộ

kế toán chưa qua trường lớp, chưa được đào tạo chuyên ngành, mà được chuyển từ giáo viên đứng lớp sang đảm nhận công tác kế toán, chính vì vậy

mà trình độ hiểu biết về công tác kế toán còn rất ít từ đó trong công việc thường tỏ ra lúng túng, thiếu tính quyết đoán và chưa mang lại hiệu quả cao

Đa số cán bộ kế toán trường học đều kiêm cả công việc văn phòng, từ

đó thời gian dành cho công việc kế toán bị hạn chế Mặt khác hai công việc trên chiếm hầu hết thời gian khiến cho nhiều cán bộ kế toán không có thời gian nghiên cứu học tập nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ

Bên cạnh đó, nhiều cán bộ kế toán còn xem nhẹ công việc kế toán, chưa hiểu hết tầm quan trọng của công tác này nên chưa thật chuyên tâm đầu

tư vào việc nghiên cứu tìm hiểu và học hỏi, chỉ biết làm việc theo khả năng của mình làm ảnh hưởng rất nhiều đến hiệu quả công việc

Hiện nay tuy hầu hết các trường học trong huyện đều được trang bị máy vi tính, nhưng do không có trình độ về tin học, chưa thông hiểu về nguyên lý kế toán, chưa nắm được các văn bản quy định về việc thu chi ngân

sách nên chưa áp dụng công nghệ tin học vào công việc của mình để nâng cao hiệu quả, tiết kiệm thời gian dành cho các công việc khác

Bên cạnh các khó khăn nêu trên chúng ta phải thừa nhận một điều là công việc kế toán hiệu quả thấp là do các nguyên nhân không phải do bản thân người làm công tác kế toán mà do những yếu tố khác

2.Yếu tố khách quan

Trong các yếu tố khách quan nên kể đến hồ sơ kế toán Thực tế cho thấy để hoàn thành hồ sơ sổ sách kế toán theo quy định là việc khó khăn nhất đối với người làm công tác kế toán Bởi hồ sơ sổ sách thì nhiều, mà mỗi loại

có một đặc trưng riêng, một tính chất riêng, cách tính toán, ghi chép, cập nhật

sổ sách cũng khác nhau Do đó, ghi chép sổ sách kế toán và tính toán bằng tay thì thật không đơn giản

Hơn nữa, đầu năm 2009, Bộ Tài Chính thay đổi hệ thống mục lục chi ngân sách nhà nước Đây là một thay đổi lớn trong công tác kế toán và cũng

là một khó khăn lớn cho người làm công tác kế toán trong niên độ mới này

Phần thứ hai

PHẦN MỀM KẾ TOÁN

I.CƠ SỞ PHÁT SINH Ý TƯỞNG

Thế kỉ 21 là thế kỉ của công nghệ thông tin Công nghệ thông tin được

áp dụng vào tất cả các lĩnh vực, tất cả các công việc trong đó có công tác kế toán

Nhiều cơ quan, danh nghiệp, cơ sở sản xuất kinh doanh và hành chính

sự nghiệp đã áp dụng công nghệ thông tin vào công tác kế toán của đơn vị mình Nhiều phần mềm kế toán đã mang lại lợi ích và hiệu quả thiết thực Tuy nhiên để đầu tư mua bản quyền các phần mềm này chi phí rất cao, mặt khác việc áp dụng các phần mềm này vào công tác kế toán cho các cơ quan hành chính sự nghiệp như trường học gặp không ít khó khăn và bất cập

Trước những khó khăn chung, tôi đã xem xét và nghiên cứu kĩ các văn bản quy định về chế độ kế toán trường học nhằm nắm vững các nguyên

tắc thu chi, các phương thức hạch toán cũng như thanh quyết toán trong phạm

vi công tác kế toán trường học mà cụ thể là công việc thường ngày tôi đang

thực hiện (Kế toán trường tiểu học) Thêm vào đó là vốn hiểu biết về tin học,

tôi đã chỉnh lí, nâng cấp chương trình kế toán năm 2008 của mình thành phần mềm kế toán – phiên bản 2009 này, với hệ thống biểu mẫu và nội dung thanh quyết toán theo mục lục chi ngân sách hiện hành

II.TỔNG QUAN VỀ PHẦN MỀM KẾ TOÁN

1.Về cấu trúc và đặc tính của phần mềm:

Phần mềm kế toán - phiên bản 2009 là một hệ thống hồ sơ sổ sách kế toán và các biểu mẫu báo cáo tài chính được lập trình trên Microsoft Excel Nguyên tắc tự động hóa dựa trên các cơ sở dữ liệu Tuy không thể so sánh với các phần mềm được lập trình trên Access hay Pox Pro nhưng vẫn hoạt động một cách tự động hóa trong các khâu ghi chép sổ sách kế toán và lọc các số liệu để lập các bảng báo cáo tài chính một cách chính xác

Ngoài các cửa sổ nhập số liệu thu, chi phần mềm cho phép hiển thị để

xem và in ấn các laoị sổ sách kế toán như sổ nhật kí sổ cái, sổ quỹ tiền mặt, sổ

chi tiết chi, các báo cáo tài chính như biểu báo cáo chi tiết kinh phí chi hoạt động đề nghị quyết toán (mẫu F02-H) và biểu tổng hợp tình hình kinh phí và quyết toán kinh phí sử dụng(mẫu B02-H) Có thể kiểm tra nguồn của đơn vị

hiện tại một cách chi tiết theo từng mục để xác định việc chi bảo đảm đủ nguồn hiện có bằng bảng theo dõi rút dự toán và tình hình chi ngân sách theo từng nguồn kinh phí cụ thể Ngoài ra phần mềm còn tự động lập các biểu theo dõi việc thực hiện chi theo dự toán và cân đối tình hình kinh phí cuối tháng 11

để lập dự kiến chi và đề nghị cấp kinh phí tháng 12

Phần mềm cho phép quản lý, cập nhật và ghi chép chung hai nguồn

chi: Nguồn kinh phí tự chủ (chi hoạt động thường xuyên) và kinh phí không

tự chủ (chi sự nghiệp phổ cập GD - CMC) trên một nhật kí sổ cái, một sổ quỹ

tiền mặt nhưng được lọc và phân loại trên hai sổ chi tiết chi và hai biểu báo cáo tài chính riêng biệt

Cho phép in ấn theo nhu cầu của người sử dụng, biểu mẫu được thiết

kế đúng mẫu của Bộ Tài Chính ban hành, phong chữ Time New Roman sử dụng bảng mã Unicode

2 Hệ thống biểu mẫu:

Phần mềm được thiết kế đầy đủ các biểu mẫu sổ sách kế toán và biểu mẫu báo cáo tài chính mà các đơn vị trường tiểu học trong huyện Đầm Dơi đang thực hiện Toàn bộ hệ thống biểu mẫu có thể chia làm 3 loại:

a Các biểu mẫu Ban hành theo quyết định số 19/2006/QĐ/BTC ngày 30/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính:

- Nhật kí sổ cái

- Sỗ quỹ tiền mặt

- Sổ chi tiết chi hoạt động

- Báo cáo chi tiết kinh phí chi hoạt động đề nghị quyết toán (mẫu F02-H)

- Biểu tổng hợp tình hình kinh phí và quyết toán kinh phí sử dụng (mẫu B02-H)

- Bảng kê chứng từ thanh toán (mẫu số 01-TT)

b Các biểu mẫu do Phòng Giáo dục & Đào tạo Đầm Dơi ban hành năm 2009:

- Dự toán thu chi ngân sách Nhà nước quý, năm…

c Một số biểu mẫu tự tạo, bỗ sung nhằm tạo điều kiện thuận lợi khi cần kiểm tra số liệu tại thời điểm vào cuối tháng, cuối quý để chủ động trong việc thực hiện thu chi:

- Bảng theo dõi rút dự toán và tình hình kinh phí theo từng nguồn: kinh phí tự chủ và kinh phí không tự chủ chi sự nghiệp phổ cập GD – CMC

- Tổng hợp tình hình kinh phí cuối tháng 11 và dự toán đề nghị cấp kinh phí tháng 12

- Theo dõi tình hình thực hiện dự toán chi nguồn kinh phí tự chủ

3 Giao diện làm việc:

Mỗi loại biểu mẫu được thiết kế trên một Vùng sổ bảng tính

(Worksheet) nên rất thuận tiện cho việc tìm và chọn biễu mẫu, sổ sách mình

muốn xem Phần mềm bao gồm các Vùng sổ bảng tính như sau:

- Thông tin: để đăng nhập các thông tin của đơn vị, đồng thời là nơi

để nhập ngày tháng in ấn báo cáo, số tiền bằng chữ của các báo cáo tái chính (vì phần mềm không cập nhật ngày tháng hiện hành và không sử dụng phần mềm tiện ích đọc số thành chữ)

- Nhận TC: nhập thu nguồn kinh phí tự chủ

- Nhận PC: nhập thu nguồn kinh phí không tự chủ (chi cho sự nghiệp

PC GDTH-CMC)

- NKSC: nhật kí sổ cái

- Quỹ TM: sổ quỹ tiền mặt

- CTTC: Sổ chi tiết chi hoạt động - nguồn kinh phí tự chủ

- CTPC: Sổ chi tiết chi hoạt động - nguồn kinh phí PC GDTH-CMC

- F02TC: Báo cáo chi tiết kinh phí chi hoạt động đề nghị quyết toán

(mẫu F02-H) - nguồn kinh phí tự chủ

- B02TC: Biểu tổng hợp tình hình kinh phí và quyết toán kinh phí sử

dụng (mẫu B02-H) - nguồn kinh phí tự chủ

- F02PC: Báo cáo chi tiết kinh phí chi hoạt động đề nghị quyết toán

(mẫu F02-H) - nguồn kinh phí PC GDTH-CMC

- B02TC: Biểu tổng hợp tình hình kinh phí và quyết toán kinh phí sử

dụng (mẫu B02-H) - nguồn kinh phí PC GDTH-CMC

- Bảng kê: bảng kê chứng từ thanh toán dùng chung cho cả hai nguồn

kinh phí

- Dự toán: lập dự toán thu chi ngân sách nguồn kinh phí tự chủ

- KPTC: Bảng theo dõi tình hình rút dự toán và chi nguồn kinh phí tự

chủ

- KPPC: Bảng theo dõi tình hình kinh phí hàng quý của nguồn kinh

phí PC GDTH - CMC

- THDT: Theo dõi tình hình thực hiện dự toán chi nguồn kinh phí tự

chủ

- CĐKP: Bảng cân đối kinh phí cuối tháng 11, dự kiến chi và đề nghị

cấp kinh phí tháng 12

4 Tự động hóa:

Như đã trình bày phần trên, tất cả các thao tác ghi chép sổ sách kế toán và lập các biểu mẫu báo cáo tài chính được tự động hóa hoàn toàn Chứng từ thu, chi thường xuyên, số liệu dự toán khi được nhập vào máy tính

sẽ trở thành các cơ sở dữ liệu, từ các cơ sở dữ liệu này phần mềm sẽ xử lí và

tự động cập nhật vào nhật kí sổ cái và sổ quỹ tiền mặt (Nhật kí sổ cái và quỹ tiền mặt dùng chung cho các nguồn) Đồng thời phần mềm cũng sẽ phân loại chứng từ thu, chi thường xuyên và dự toán theo nguồn để tự động cập nhật ghi sổ chi tiết chi hoạt động, tự động lập biểu theo dõi rút dự toán và tình hình kinh phí, lập biểu báo cáo tài chính F04-H và B02-H theo từng nguồn kinh phí riêng biệt Toàn bộ tiến trình tự động hóa của phần mềm có thể biểu diễn bằng sơ đồ sau:

Dữ liệu đầu vào:

Dữ liệu đầu ra:

Nhật kí sổ cái

Sổ chi tiết chi

(kinh phí tự chủ)

Sổ quỹ tiền mặt

Dự toán kinh phí

Theo dõi tình

hình kinh phí

(kinh phí tự chủ)

Báo cáo tài chính (kinh phí tự chủ)

Báo cáo tài chính (K.P không tự chủ)

Theo dõi tình hình kinh phí (K.P không tự chủ)

Sổ chi tiết chi (K.P không tự chủ)

Nói chung, việc lập các loại sổ sách, biểu mẫu kế toán và báo cáo Tài chính được tự động hóa hoàn toàn là nhờ vào 3 yếu tố quan trọng mang tính

quyết định đó là: số phiếu chi, định khoản, và mã số thanh toán

- Số phiếu chi sẽ giúp phần mềm nhận biết được nguồn chi để cập

nhật đúng sổ sách và biểu mẫu của nguồn chi đó

- Định khoản sẽ giúp phần mềm nhận biết và cập nhật Nhật kí sổ cái

đúng tài khoản

- Mã số thanh toán sẽ giúp phần mềm phân biệt được mục và tiểu

mục chi của từng chứng từ chi để cập nhật vào sổ chi tiết chi, báo cáo Tài chính đúng mục và tiểu mục

Ngoài ra các yếu tố trên còn giúp rất nhiều trong việc lập bảng kê chứng từ thanh toán

5 Tính năng cảnh báo khi chi âm:

Trong quá trình thực hiện công việc đôi khi kế toán quên việc kiểm tra nguồn hiện tại dẫn đến việc khi ghi sổ một nghiệp vụ kế toán xong mới biết không còn nguồn để chi Phần mềm này sẽ hạn chế được trường hợp này bằng một hàm cảnh báo, cụ thể là: Khi nhập một nghiệp vụ kế toán (phiếu chi) nếu như nguồn hiện tại không đủ để thực hiện chi (chi âm) thì sẽ được cảnh báo là “NẾU CHI CHỨNG TỪ NÀY THÌ TỔNG SỐ DƯ SẼ LÀ:………… Đồng” Xem thông báo này kế toán có thể quyết định chi chứng từ này hay không mà không cần phải kiểm tra các loại sổ sách để xem

số dư

6 Tiện ích:

Thao tác nhập dữ liệu rất đơn giản, không mất thời gian mà hiệu quả công việc cao, số liệu đầu ra chính xác Dữ liệu nhập vào được xử lí và cập nhật ngay nên dễ dàng kiểm tra số liệu tức thời phục vụ cho yêu cầu của công việc

In ấn dễ dàng, chỉ cần chọn trang cần in trong Vùng sổ bảng tính (Worksheet) đang hiển thị là có ngay biểu mẫu cần thiết Các biểu mẫu đều được định dạng trên khổ giấy A4 không cần phải định dạng lại

Toàn bộ phần mềm được thiết kế trên một File.xls, không phải cài đặt, chỉ coppy vào máy tính là có thể sử dụng được nên rất tiện ích cho việc phổ biến

Phần mềm không yêu cầu cao về trình độ tin học của người sử dụng, chỉ cần biết cách nhập dữ liệu và biết một số thao tác tính tổng trên Microsoft Excel là có thể sử dụng được

Phần thứ ba

KẾT QUẢ, VIỆC PHỔ BIẾN ỨNG DỤNG VÀ THỰC TIỄN

I.KẾT QUẢ

Trên thực tế, phần mềm này đã được nhập đầy đủ số liệu thu chi năm

2008 (của trường tôi đang đảm nhiệm công tác kế toán) theo hệ thống mục

lục chi ngân sách hiện hành Độ tin cậy của phần mềm đã đạt đến mức tối đa

và mang lại hiệu quả thật sự, số liệu đầu ra chính xác 100%

Với phần mềm này, kế toán sẽ tiết kiệm được rất nhiều thời gian để đầu tư nghiên cứu, học tập nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ cho bản thân

II.PHỔ BIẾN ỨNG DỤNG VÀ THỰC TIỄN

Đây là phần mềm kế toán được tôi thiết kế nhằm phục vụ cho công việc mà tôi đang đảm nhiệm Do tôi là kế toán trường tiểu học nên phần mềm này có thể áp dụng cho tất cả các trường tiểu học sử dụng hai nguồn kinh phí: kinh phí tự chủ (chi các hoạt động thường xuyên) và kinh phí sự nghiệp Phổ cập GDTH – CMC, thông qua Phòng Giáo Dục và Đào Tạo như ở Đầm Dơi Hơn nữa, công tác kế toán mang tính đặc thù cao và vì tôi chưa có điều kiện tiếp cận với hệ thống hồ sơ, biểu mẫu kế toán của các trường Trung học cơ sở

và Mầm non nên phần mềm này chưa áp dụng rộng rãi được

Do còn hạn chế về kinh nghiệm cũng như trình độ chuyên môn nghiệp vụ, trình độ tin học nên phần mềm này chưa được hoàn thiện, rất mong sự nhiệt tình đóng góp ý kiến của tất cả quý vị để trong tương lai phần mềm này được hoàn thiện và có thể áp dụng rộng rãi cho cả các trường Trung

học cơ sở và Mầm non trong huyện, góp phần nâng cao chất lượng, hiệu quả công việc của đội ngũ kế toán trường học huyện nhà Mọi ý kiến đóng góp xin vui lòng liên hệ Lê Hữu Trí kế toán trường Tiểu học An Lập huyện Đầm Dơi hoặc Email: letriktanlap@yahoo.com.vn, xin thành thật cảm ơn và chân thành ghi nhận

An Lập, ngày 29 tháng 3 năm 2009

Tác giả

Lê Hữu Trí

PHẦN NHẬN XÉT ĐÁNH GIÁ, XẾP LOẠI

SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM

- Tên đề tài: Phần mềm kế toán – phiên bản 2009

- Tác giả: Lê Hữu Trí

Trường (đối với đơn vị trực thuộc Phòng

GD&ĐT), Tổ chuyên môn (đối với đơn vị

trực thuộc Sở GD&ĐT)

Phòng GD&ĐT (hoặc trường, trung tâm, đơn vị trực thuộc

Sở)

- Đặt vấn đề

- Biện pháp

- Kết quả phổ biến, ứng dụng

- Tính khoa học

- Tính sáng tạo

- Đặt vấn đề

- Biện pháp

- Kết quả phổ biến, ứng dụng

- Tính khoa học

- Tính sáng tạo

Xếp loại chung:

Ngày … tháng… năm 200…

Hiệu trưởng

(hoặc tổ chuyên môn)

Xếp loại chung:

Ngày … tháng… năm 200…

Thủ trưởng đơn vị

Căn cứ kết quả xét, thẩm định của Hội đồng khoa học ngành GD&ĐT cấp

tỉnh; Giám đốc Sở GD&ĐT Cà Mau thống nhất công nhận SKKN và xếp

loại:………

Ngày…….tháng…….năm 200…

GIÁM ĐỐC

Phụ lục

HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHẦN MỀM

Như đã nêu trên, phần mềm thiết kế tự động hóa các thao tác ghi chép, cập nhật sổ sách và lập các biểu mẫu kế toán nên trong quá trình sử dụng người làm công tác kế toán sẽ giảm bớt rất nhiều thời gian cho công việc mà hiệu quả lại cao, số liệu chính xác đáng tin cậy

1.Yêu cầu về người sử dụng

Muốn phần mềm đem lại hiệu quả cao đòi hỏi kế toán sử dụng phần mềm này phải có:

- Biết sử dụng máy tính và phải biết cách nhập dữ liệu và lập các công thức, hàm tính tổng đơn giản trên Microsoft Excel

- Nắm được hệ thống mục lục chi ngân sách hiện hành

- Nắm được hệ thống tài khoản để định khoản các nghiệp vụ kế toán phát sinh một cách chính xác

2 Hướng dẫn thao tác sử dụng

Khi đã Coppy phần mềm vào máy nên đặt mật mã mở phần mềm (Password to open) nhằm tránh bị mở phần mềm và bị xóa hoặc sửa dữ liệu ở Sheet nhập thu, chi Nếu như các dữ liệu đó bị sửa đổi thì toàn bộ số liệu trong các biểu mẫu, sổ sách cũng bị thay đổi theo

Nên tạo biểu tượng trên màn hình để tiện cho việc mở phần mềm

Để hệ thống biểu mẫu của phần mềm có đầy đủ tên các cột mục thì phải nhập đầy đủ các thông tin về đơn vị mình vào sheet Hướng dẫn

Đơn vị: Trường Tiểu học An Lập

Mã đ vị SDNS: 1070876

CÁC THÔNG TIN CẦN THIẾT

3 Nhập dữ liệu

Gồm có 3 loại dữ liệu cần nhập: Dự toán, nhập thu và nhập chi

a Nhập dự toán: