Tin học đại cương 4

Thao tác trên tập tin Workbook  Mở tập tin mới: chọn FILE-NEW hoặc CTRL-N hoặc kích biểu tượng  trên thanh Menu  Mở tập tin có sẵn trên dĩa: chọn FILE-OPEN rồi nhập vào khung FILE NAM

CHƯƠNG 1 TỔNG QUAN EXCEL

 Kích đúp trên 1 tập tin EXCEL

 Kích C:\PROGRAM FILES\MO\OFFICE11 rồi

3 Màn hình giao tiếp

 Thanh tiêu đề - Title bar

 Thanh thực đơn – Menu bar

 Thanh công cụ - Tool bar

 Thanh công thức – Formular bar

 Nút lật trang

 Thanh trạng thái – Status bar

CHƯƠNG 1 1 Tổng quan (TT)

 Mỗi Worksheet chứa 256 cột (phân biệt bởi ký

tự A,B,C,…,IV) và 65.536 dòng (phân biệt bởi ký

số 1,2,3…)

 Giao điểm cột và dòng là ô Một ô được gọi tên

là CỘTDÒNG hoặc SHEET#!CỘTDÒNG

CHƯƠNG 1 2 Quản lý tập tin

1 Thao tác trên tập tin (Workbook)

 Mở tập tin mới: chọn FILE-NEW hoặc CTRL-N hoặc kích biểu tượng  trên thanh Menu

 Mở tập tin có sẵn trên dĩa: chọn FILE-OPEN rồi nhập vào khung FILE NAME tên tập tin với đường dẫn hoặc kích biểu tượng  trên thanh Menu

 Ghi tập tin lên dĩa: chọn FILE-SAVE hoặc SAVE AS Hoặc kích vào biểu tượng  trên thanh

Menu (có thể ấn định trước nơi lưu trữ bằng

TOOLS/OPTIONS…/GENERAL)

 Đóng tập tin: chọn FILE-CLOSE hoặc CTRL-F4

CHƯƠNG 1 2 Quản lý tập tin (TT)

 Xem tập tin trước khi in: chọn FILE-PRINT

PREVIEW hoặc kích chuột vào biểu tượng

 In tập tin: chọn FILE-PRINT hoặc bấm CTRL-P

 Đổi tên tập tin: chọn tập tin, chọn

FILE-RENAME hoặc nhắp chuột phải chọn FILE-RENAME

 Sao chép, xoá, di chuyển: chọn tập tin, chọn

FILE-DELETE (xoá), chọn EDIT-COPY/MOVE TO FOLDERS…(sao chép/di chuyển)

CHƯƠNG 1 2 Quản lý tập tin (TT)

2 Các thao tác trên trang bảng tính (Worksheet)

 Thêm trang: chọn INSERT-WORKSHEET

 Đổi tên/xoá trang: chọn trang, nhắp chuột phải, chọn RENAME/DELETE

 Di chuyển giữa các trang: nhắp chuột trái trên nút lật trang hoặc trên trang cần đến hoặc nhắp

chuột phải trên nút lật trang rồi chọn trang cần đến

 Sao chép/di chuyển: chọn trang, nhắp chuột

phải, chọn MOVE OR COPY…, chọn nơi đến

CHƯƠNG 1 2 Quản lý tập tin (TT)

3 Nhập dữ liệu

được Excel nhận biết, không cần định dạng trước

định sẽ là GENERAL hoặc nếu nhập số ở dạng

TEXT phải thêm dấu ‘ ở đầu hoặc nhập công thức phải bắt đầu bằng dấu =, +, -, @, #

liệu cần xử lý sau đó nhập dữ liệu thay thế hoặc kích phím DEL (để xoá) hoặc kích phím F2 để

chỉnh sữa

CHƯƠNG 1 2 Quản lý tập tin (TT)

3 Nhập dữ liệu (tt)

 N ếu cần cho dòng ghi chú vào dữ liệu, chọn dữ liệu, kích phím phải chuột, chọn INSERT COMMENT và nhập dòng ghi chú.

 Để sữa/xoá dòng ghi chú, chọn dòng ghi chú, kích phím phải chuột, chọn EDIT/DELETE COMMENT (lưu ý: dòng ghi chú không mất khi dữ liệu bị xoá).

 N ếu cần qui định trước giá trị dữ liệu nhập vào, chọn

vùng dữ liệu, chọn DATA-VALIDATION…-chọn

SETTINGS, chọn tiêu chuẩn (CRITERIA) và giá trị qui

định, và kích OK Có thể thông báo trước hoặc thông báo sau khi nhập liệu bằng dòng thông báo trong INPUT

CHƯƠNG 1 2 Quản lý tập tin (TT)

3 Nhập dữ liệu (tt)

 N ếu dữ liệu cần nhập theo dạng bảng, đễ thuận tiện và

đỡ nhàm chán chọn vùng tiêu đề cột, chọn

DATA-FORM…, chọn OK và nhập liệu vào.

 N ếu dữ liệu nhập lấy từ một nguồn khác, chọn

DATA-IMPORT EXTERNAL DATA-DATA-IMPORT DATA, chọn tập tin

dữ liệu, chọn vùng lưu dữ liệu, chọn OK.

 Vi ệc sao chép, di chuyển dữ liệu từ ô / cột / dòng / vùng / sheet này sang ô / cột / dòng / vùng / sheet khác được

thực hiện bằng cách chọn vùng đó, sao đó chọn CTRL+C, chọn vùng đích, và chọn CTRL+V

CHƯƠNG 1 2 Quản lý tập tin (TT)

4 Sắp xếp – thay đổi cửa sổ

dưới dòng cần giữ, kích WINDOWS – FREEZE

PANES Để trả lại trạng thái cũ, kích WINDOWS – UNFREEZE PANES

 Tách cửa sổ: kích WINDOWS – SPLIT Để trả lại trạng thái cũ, kích WINDOWS – REMOVE SPLIT

 Phóng to/thu nhỏ: chọn VIEW, và chọn tỉ lệ tương ứng

ARRANGE và chọn kiểu sắp xếp

 Thay đổi độ rộng cột/chiều cao dòng: chọn

cột/dòng, kích phím phải chuột chọn COLUMN

WIDTH/ROW HEIGHT

chuột và chọn HIDE/UNHIDE

CHƯƠNG 1 3 Định dạng worksheet (TT)

2 FONT chữ

FORMAT-CELLS…-FONT, sau đó chọn kiểu

font: vntime, arial, vni-helve…

- font style: normal, italic, bold…

- size: 8-72

- underline: kiểu gạch chân dữ liệu

- font color: màu chữ

- effects: gạch ngang chữ (strikethrough), luỹ

thừa (superscript), chỉ số (subscript)

FORMAT-CONDITIONAL FORMATTING, sau đó nhập điều kiện và dạng dữ liệu sẽ hiển thị khi điều kiện được thoả.

CHƯƠNG 1 3 Định dạng worksheet (TT)

4 Định dạng số, thời gian, tiền tệ

 Kích START-SETTINGS-CONTROL

PANEL-REGIONAL LANGUAGE AND OPTIONS.

 Chọn khung REGIONAL OPTIONS, và chọn

CUSTOMIZE…

 Sau đó chọn khung NUMBER/ CURRENCY / TIME /

DATE để thay đổi kiểu dữ liệu tương ứng.

 Để tạo dạng riêng nên sử dụng: FORMAT-CELLS…, chọn khung NUMBER, chọn CUSTOM và nhập mã định dạng Ví dụ: #,###.00;[red]-#,###.00;;”text”.

 Để sao chép phần định dạng, chọn phần định dạng phù hợp, chọn biểu tượng và chọn vùng cần định dạng

CHƯƠNG 1 3 Định dạng worksheet (TT)

5 Tìm kiếm – Thay thế

 Sử dụng CTRL+F hoặc H, nhập dữ liệu cần tìm vào khung FIND WHAT (và nhập dữ liệu cần thay thế vào khung REPLACE WITH)

 Chọn nơi tìm kiếm trong WITHIN, và chọn

MATCH CASE hoặc MATCH ENTIRE CELL

CONTENT

 Sau đó chọn REPLACE/REPLACE ALL hoặc FIND NEXT/FIND ALL

CHƯƠNG 1 - 4 HÀM

(sử dụng phím F4); địa chỉ tương đối: A4

CHƯƠNG 1 - 4 HÀM

3 Sử dụng hàm

địa chỉ hoặc điều kiện) VD: =sum(B1:B6)

sử dụng chức năng Insert/function.

 Trong hàm vẫn có thể sử dụng các toán

tử VD: IF(a3+b3>=1000,”Ngừng bán”,””)

+ OR(logical1;logiacl2…): tương tự phép AND nhưng trả về TRUE nếu có một logical

là TRUE

+ COUNTA(value1;value2…): đếm số ô không trống trong dãy các đối số value1, value2…

+COUNTIF(range;criteria): kiểm tra đếm số ô trong vùng range thoả criteria

+COUNTBLANK(range):đếm số ô trống trong vùng range

+ MID(TEXT;START_N1;N2): tách trong TEXT từ vị trí START N2 ký tự

+TRIM(TEXT): xoá các khoảng trống trong TEXT

+CONCATENATE(TEXT1;TEXT2…): tương đương &

CHƯƠNG 1 - 4 HÀM

4 Các hàm thông dụng

 Nhóm hàm tìm kiếm

+ VLOOKUP(value;table;column): tìm VALUE trong TABLE; nếu có trả về giá trị tương ứng với VALUE vừa tìm Giá trị trả về đang tồn tại trong cột thứ COLUMN của TABLE

+ HLOOKUP(value;table;row): tìm VALUE trong TABLE; nếu có trả về giá trị tương ứng với VALUE vừa tìm Giá trị trả về đang tồn tại trong

+ DDB(cost;salvage;life;period;factor): khấu hao giảm nhanh kép

+ PMT(rate;nper;pv): phần tiền góp theo lãi

CHƯƠNG 1 - 4 HÀM

+ PV(rate;nper;pmt;fv;type): giá trị hiện tại của dòng tiền đều

+ FV(rate;nper;pmt;pv;type): giá trị cuối

kỳ nper của dòng tiền đều

+ NPV(rate;value1;value2;…): hiện giá thuần của dòng tiền value1, value2…

+ IRR(values;guess): suất thu hồi nội bộ

CHƯƠNG 1 - 4 HÀM

5 Mã lỗi

 #DIV/0!: phép chia cho 0 ???

 #NAME?: tên trong hàm nhưng không có

CHƯƠNG 1 - 5 CSDL

 Đánh dấu khối vùng cần sắp xếp

 Chọn DATA-SORT…

 Chọn các khoá để sắp xếp (tối đa 3)

 Ở mỗi khoá chọn chiều sắp xếp tăng/giảm

(Ascending/Descending)

 Nên chọn ô HEADER ROW

 Tuỳ chọn OPTIONS giúp định hướng chọn theo

vào FIND NEXT.