Bai giảng w(gửi bạn từ như hạnh)

Thao tác đánh dấu bôi đen một đoạn văn bản: Cách 1: Dùng chuột - thực hiện theo các bước sau: - Đặt chuột đầu đoạn văn bản - Ấn, giữ chuột trái và kéo rê đến cuối đoạn văn bản... Thay đổ

CHƯƠNG TRÌNH SOẠN THẢO VĂN BẢN

MICROSOFT WORD ( Dùng cho office XP hoặc 2003)

Giới thiệu

- Microsoft word là một phần mềm chuyên dụng dùng

để soạn thảo văn bản Nó được dùng rộng rãi nhất

trên thế giới

- Phần mềm này có rất nhiều phiên bản khác nhau:

Word 95, Word 98, Word 2000, word XP, Word 2003, chuẩn bị hãng Microsoft cho ra đời phiên bản Word 2008

- Biểu tượng của phần mềm là:

I Cách khởi động

Có nhiều cách để khởi động chương trình soạn thảo văn bản, sau đây là hai cách điển hình

• Cách 1: Vào Start/Program/Microsoft Word hoặc là

Start/Program/Microsoft office/ Microsoft Word 2003

• Cách 2: Ấn đúp chuột vào biểu tượng trên màn hình

Thanh tiêu đề

Thanh Menu (thực

đơn)

Thanh công cụ (Standard)

Thanh định dạng

(Formatting)

Thanh vẽ (Drawing) Vùng soạn thảo

II Cách gõ chữ có dấu và các dấu

Chú ý khi gõ chữ tiếng việt

• Để gõ được chữ tiếng việt ta phải chạy chương trình hỗ trợ

gõ tiếng việt như: Unikey, VietKey, ABC… Hiện nay dùng thông dụng nhất VietKey, Unikey

• Chạy chương trình VietKey:

Vào Start/Vietkey hoặc Start/Program/Vietkey

Khi đó trên màn hình xuất hiện hộp thoại như sau:

- Ấn chuột vào nút Task Bar hoặc nút Luôn nổi để thu gọn cửa sổ

- Hiện nay có hai chuẩn gõ tiếng Việt:

• TCVN3: Dùng để gõ đối với các font tiếng Việt, các font bắt đầu bằng chữ Vn Ví dụ:

Hiện nay các văn bản chuẩn người ta quy định dùng

tiêu chuẩn Unicode vì:

III Các thao tác đối với tệp (File)

1 Tạo một tệp văn bản mới:

Cách 1: Vào File/New

Cách 2: Ấn tổ hợp 2 phím Ctrl + N

Cách 3: Ấn chuột vào biểu tượng

Bước 2: Gõ tên tệp vào

ô File Name

Bước 3: Chọn vị trí (thư mục) để ghi nhớ tệp

Bước 4: Ấn chuột vào nút Save

Chú ý:

- Khi đặt tên tệp phải không được trùng với các tên đã có ở trên

- Tệp word luôn có phần mở rộng là doc

Bước 2: Chọn tệp cần mở

Bước 3: Ấn chuột vào nút Open

Chú ý: Ta có thể nhấn đúp chuột vào tệp cần mở

Ví du:

- Tạo thư mục có tên là :TT12 trong ổ D

- Gõ văn bản, sau đó ghi vào thư mục trên

IV Các phím dùng di chuyển con chạy

• Phím Enter: xuống dòng

• Các phím mũi tên: Dùng để di chuyển con chạy trong vùng đã soạn thảo

• Phím End: Dùng để di chuyển con chạy về cuối dòng

• Phím Home: dùng để di chuyển con chạy về đầu

dòng

• Phím Page Up (Pg Up): Chuyển lên trang trên

• Phím Page Down (Pg Down): Chuyển xuống trang

V Định dạng đoạn văn bản

1 Thao tác đánh dấu (bôi đen) một đoạn văn bản:

Cách 1: Dùng chuột - thực hiện theo các bước sau:

- Đặt chuột đầu đoạn văn bản

- Ấn, giữ chuột trái và kéo rê đến cuối đoạn văn

bản

Cách 2: Dùng bàn phím - thực hiện như sau:

- Đặt con chạy ở đầu đoạn văn bản

- Ấn phím Shift + phím mũi tên

Chú ý: Muốn đánh dấu toàn bộ văn bản ta ấn tổ hợp 2

2 Cách xoá một đoạn văn bản

Phím Delete: Xoá các ký tự bên phải con chạy

Phím Back Space: Xoá các ký tự bên trái con chạy

Chú ý: Muốn xoá một đoạn văn bản, thực hiện như sau:

- Bôi đen đoạn văn bản cần xoá

- Ấn phím Delete hoặc ấn phím dấu cách

3 Khôi phục đoạn văn bản

Cách 1: Ấn chuột vào biểu tượng trên thanh công

cụ

Cách 2: Vào Edit/Undo…(khôi phục lại)

Cách 3: Ấn tổ hợp 2 phím Ctrl + Z

4 Cách thay đổi font chữ, kiểu chữ (Style), cỡ chữ (size)

a Thay đổi font chữ: Thực hiện như sau

- Bôi đen đoạn văn bản

- Vào Format/Font, xuất hiện một hộp thoại

- Chọn font chữ

- Ấn OK

b Thay đổi kiểu chữ:

- Bôi đen đoạn văn bản

- Ấn chuột vào một trong 4 biểu tượng sau trên thanh công cụ:

B : Chữ đậm (Bold)

I: Chữ nghiêng (Italic)

U: Chữ gạch chân (Under)

S: Chữ bóng (Shadow)

c Thay cỡ chữ:

Cách 1:

- Bôi đen đoạn văn bản cần thay đổi

- Ấn chuột vào biểu tượng trên thanh định dạng

- Chọn cỡ chữ trong trong danh sách

Cách 2:

- Bôi đen đoạn văn bản

- Ấn tổ hợp 2 phím:

Ctrl + ] tăng kích thướcCtrl + [ giảm kích thướcChú ý:

12/30/15 Cấm in sao - Lưu hành nội bộ 24

5 Cách căn chỉnh lề một đoạn văn bản

Thực hiện theo các bước:

Cách 1:

- Bôi đen đoạn văn bản

- Ấn chuột vào một trong các biểu tượng sau:

Căn lề bên trái

Căn lề ở giữa Căn lề bên phải Căn đều hai bên

V Giới thiệu tác dụng của các Menu

1 Menu File: Chứa các chức năng như:

- Khôi phục Undo

- Các chức năng Copy và Cut

- Chứa các chức năng tìm kiếm và thay thế

…

3 Menu View (Hiển thị):

- Chứa các thanh công cụ (Tools Bar)

- Các chức năng về hiển thị (thước – rule)

…

4 Menu Insert: Chứa các chức năng về chèn:

6 Menu Tool: Chứa các chức năng về thiết lập hệ thống trong soạn thảo

VI Một số lỗi hay gặp trong khi soạn thảo

1 Thay chữ i bằng chữ I:

- Vào Tools/Auto corest Option, xuất hiện hộp thoại

- Gõ chữ i trong ô bên trái

- Ấn chuột vào nút Delete trên hộp vừa xuất hiện.

Cách bỏ như sau:

- Vào Tools/ Options (tuỳ chọn)

- Chọn trang Spelling and Grammar

- Bỏ dấu tích trong các ô có chữ: Check…

- Ấn OK

4 Đánh không ra chữ tiếng việt:

Chưa chọn tiêu chuẩn gõ là : Unicode hay TCVN3

VII Các thao tác về sao chép (copy) và di

Cách 2:

- Bôi đen

- Ấn chuột vào biểu tượng Copy trên thanh công

cụ

- Di chuyển con chạy đến nơi cần đặt

- Ấn chuột vào biểu tượng Paste trên thanh

công cụ

2 Thao tác di chuyển một đoạn văn bản

Cách 1:

- Bôi đên đoạn văn bản

- Ấn chuột vào biểu tượng trên thanh công cụ

- Di chuyển con chạy đến vị trí cần đặt

- Ấn chuột vào biểu tượng

- Xuất hiện một ô để ta viết dòng chữ mong muốn

(Nếu không viết được chữ tiếng việt ta chọn font phía trên)

- Ấn OK (chấp nhận)

Định dạng dòng chữ nghệ thuật:

- Ấn chuột phải vào dòng chữ

- Chọn Formatting (Format WordArt)

- Chọn trang LayOut (vị trí hiển thị)

- Chọn lấy một kiểu hiển thị

4 Cách chèn tranh nghệ thuật

Cách 1: Thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Vào Insert/Picture/Clip Art, xuất hiện một

khung phía màn hình bên phải

Bước 2: Ấn chuột vào nút Search, khi đó xuất hiện các bức tranh

Bước 3: Chọn tranh cần chèn (Ấn chuột trái vào tranh đó)

5 Cách chèn tranh từ bên ngoài

Thực hiện lần lượt theo các bước sau:

- Vào Insert/Picture/From file, xuất hiện hộp thoại

6 Cách chèn bi ểu đồ dạng cột đứng

Thực hiện lần lượt theo các bước sau:

- Vào Insert/Picture/Chart hoặc ấn chuột vào biểu

tượng trên thanh công cụ

- Thay đổi tên và các số liệu trong bảng xuất hiện

- Ấn chuột ra ngoài chỗ trống Ta sẽ được một đồ thị dạng hình cột trên màn hình

7.Chèn các dạng sơ đồ

Để chèn biểu đồ thực hiện như sau:

- Vào Insert/Diagram, xuất hiện một bảng chứa các dạng sơ đồ

- Chọn sơ đồ cần chèn

- Ấn chuột vào nút Ok

Chú ý: Các khung trong sơ đồ có dòng add text dùng

để viết dòng thông báo

Chú ý: Muốn chọn số trang đầu tiên

ấn chuột vào nút Format, xuất hiện hộp thoại, start at: 11, ấn OK, OK

IX Bảng biểu (Table)

1 Cách tạo bảng biểu:

Cách 1: Thực hiện như sau :

- Vào Table/Insert/Table, xuất

hiện hộp thoại

- Chọn số cột (column) và số

hàng (R ow)

- Ấn chuột vào nút OK

- Ấn chuột vào biểu tượng

- Đưa chuột xuống màn hình Ấn, giữ chuột trái và kéo rê

12/30/15 Cấm in sao - Lưu hành nội bộ 51

- Bôi đen hàng bên cạnh hàng cần chèn

- Vào Table/Insert/ Rows Above (chèn hàng phía trên)

/ Rows Below (chèn hàng ở phía dưới)

b Cách chèn thêm cột

- Bôi đen cột bên cạnh cột cần chèn

- Vào Table/Insert/ Column to the left hoặc Column to the right

Column to the left: chèn vào bên trái cột bôi đen

Column to the right: chèn vào bên phải cột bôi đen

3 Cách xoá hàng,xoá cột và bảng

a Cách xoá hàng:

- Bôi đen hàng cần xoá

- Vào Table/ Delete/Rows

4 Cách đánh số thứ tự tự động

Cách 1:

- Bôi đen dòng hoặc cột cần đánh số

- Vào Format/Bullets and Numbering

- Chọn kiểu số thứ tự trong ô vừa xuất hiện

- Ấn chuột vào nút OK

Cách 2:

- Bôi đen dòng hoặc cột cần đánh số

- Ấn chuột vào biểu tượng trên thanh công cụ

Chú ý:

Để định dạng lại kiểu số

thứ tự: Ví dụ đánh theo la

mã hoặc bắt đầu từ 10,…

thực hiện như sau:

- Bôi đen cột hoặc hàng số

5 Cách điều chỉnh độ rộng của hàng và cột

a Điều chỉnh thông thường - dùng chuột

- Chỉ chuột vào đương biên của hàng hoặc cột cho đến khi xuất hiện biểu tượng mũi tên

- Ấn, giữ chuột và kéo rê

b Tự động điều chỉnh cho hàng có độ cao đều nhau:

- Bôi đen số hàng cần điều chỉnh

- Vào Table/AutoFit/ Distributed Rows Evenly

c Tự động điều chỉnh cột có độ rộng đều nhau:

- Bôi đen số cột cần điều chỉnh

- Vào Table/AutoFit/Distributed Columns Evenly

6 Cách nhập ô và tách ô

a Nhập ô: Thực hiện như sau:

- Bôi đen số ô cần nhập

- Vào Table/Merge cells (nhập ô)

b Tách ô: Thực hiện như sau:

- Bôi đen số ô cần tách

- Vào Table/Split cells, xuất hiện một bảng như sau

7 Cách đưa các công thức vào bảng biểu

b Công thức tính giá trị trung bình Average

Cách sử dụng, giống công thức tính tổng:

- Đặt con chạy tại ô chứa kết quả

- Vào Table/Formula, xuất hiện hộp thoại

- Gõ công thức vào ô Formular:

= average(above) – trên xuống

= average(left) – trái sang

c Công thức tính giá trị lớn nhất: max

d Công thức tính giá trị bé nhất: min

Cách sử dụng hai công thức trên giống với cách sử dụng công

Chú ý:

Nếu muốn tính toán cho nhiều ô giống nhau ta chỉ cần tính cho 1 ô, sau đó đưa con chạy đến các ô khác và ấn phím F4

8 Cách thay đổi đường biên cho một vùng của bảng biểu

- Bôi đen vùng cần

thay đổi

- Vào Format/Borders

and shading, xuất

hiện hộp thoại như

hình bên

- Chọn các đường

biên

9 Cách sắp xếp tự động

Cách 1: Thực hiện lần lượt theo các bước sau:

- Đặt con chạy tại cột cần sắp xếp

- Ấn chuột vào biểu tượng

Tăng dần

Giảm dần

- Ấn chuột vào biểu tượng

- Chọn một vị trí trong các ô vừa xuất hiện

11 Các bảng biểu mẫu (có sẵn)

Để lấy các bảng biểu mẫu, thực hiện như sau:

- Vào Table/Table Auto Format, xuất hiện một hộp thoại

- Chọn một bảng biểu mẫu

- Ấn chuột vào nút Apply (OK), xuất hiện bảng để ta điền số hàng, số cột

- Chọn số hàng và số cột

12 Khi sang trang mới không thay tiêu đề

- Đặt con chạy tại ô bất kỳ trên hàng tiêu đề

- Vào Table/Table Properties, xuất hiện hộp thoại

- Chọn trang Row

- Đánh dấu vào ô Repeat as header…

X Cách đặt khoảng cách giữa các đoạn văn bản và khoảng cách giữa các dòng

- Bôi đen đoạn văn bản

XI Thao tác tìm kiếm, thay thế tự động và cách đặt phím tắt

1 Thao tác tìm kiếm:

bản

Thực hiện như sau:

- Vào Edit/Find (tìm kiếm), xuất hiện một hộp thoại

- Gõ từ hoặc cụm từ cần tìm kiếm vào ô Find what:

2 Thay thế tự động

Mục đích: Dùng để thay thế một từ hay một cụm từ này bằng một từ hay một cụm từ khác

Ví dụ : thay thế từ HN bằng “Hà Nội”

- Vào Edit/Replace, xuất hiện hộp thoại

- Gõ từ muốn thay thế vào ô Find What:: HN

- Gõ từ cần thay thế vào ô Replace with: Hà Nội

- Ấn chuột vào nut Replace hoặc Replace all

Chú ý: Cách bỏ

- Vào Tools/AutoCorrect Option

- Gõ phím tắt vào ô bên trái

- Ấn chuột vào nút Delete

- Ấn OK

XII Cách chia dạng cột báo và đặt chữ to ở đầu cột báo

1 Cách chia dạng cột báo:

Mục đích: Chia trang giấy thành

nhiều cột

Thực hiện như sau

- Vào Format/Columns, xuất

2 Tạo chữ to (drop cap ) ở đầu cột báo

- Bôi đên chữ đầu tiên của cột

- Vào Format/Drop cap…., xuất

XIII Cách đặt tiêu đề trên và tiêu đề dưới

(Header and Footer)

Thực hiện theo các bước sau:

- Vào View/ Header and Footer

- Gõ vào phần header và phần Footer trong các ô vừa xuất hiện

- Ấn chuột ra ngoài chỗ trống

XIV Cách vẽ hình

Thanh chứa các đối tượng hình học thường thường nằm ở phía dưới (drawing)

1 Cách vẽ

Nguyên tắc vẽ các đối tượng hình học như sau:

- Ấn chuột vào đối tượng cần vẽ, sau đó thả chuột

- Đưa chuột lên màn hình, thấy biểu tượng của chuột

là dấu +

- Ấn, giữ chuột trái và kéo rê

Ví dụ1: Vẽ đường thẳng

- Ấn chuột vào biểu tượng

- Đưa chuột lên màn hình

- Ấn, giữa chuột trái và kéo rê đến điểm cuối

Ví dụ 2: Vẽ hình chữ nhật

Ví dụ 3: Vẽ hình tròn

Cách vẽ tương tự như cách vẽ đường thẳng

Chú ý: Nếu thanh công cụ vẽ bị mất, chúng ta lấy ra như sau

Vào View/Tools bar/Drawing

2 Cách điều chỉnh kích thước của các

đối tượng

Chú ý: Khi vẽ một đối tượng lên màn hình, bao quanh đối tượng là các nút hình tròn hoặc ô vuông (gọi là các nút neo)

- Chọn đối tượng cần điều chỉnh (ấn chuột vào đối tượng đó)

- Chỉ chuột vào nút neo cho đến khi xuất hiện biểu tượng mũi tên hai chiều

- Ấn, giữ chuột trái và kéo rê đến kích thước mong muốn

3 Cách di chuyển đối tượng

Cách 3: Di chuyển chậm

- Chọn đối tượng cần di chuyển

- Ấn tổ hợp hai phím Ctrl + phím mũi tên

4 Cách xoay đối tượng

- Chọn đối tượng cần xoay

- Chỉ chuột vào nút neo có hình màu xanh cho đến khi xuất hiện biểu tượng hình mũi tên vòng tròn

- Ấn, giữ chuột trái và xoay

5 Các thao tác tạo mầu cho đối tượng

a Tạo mầu đường viền:

- Chọn đối tượng cần tạo

- Ấn chuột vào biểu tượng

xuất hiện bảng mầu

- Chọn mầu cần tô

Chú ý: Nếu chưa chọn đối tượng thì

bảng mầu sẽ không hiện lên để chúng ta chọn

Pha mầu

ẫu đường viền có sẵn

b Tô mầu nền cho các đối

tượng

- Chọn đối tượng cần tÔ

- Ấn chuột vào biểu tượng

Xuất hiện bảng mầu

- Chọn mầu cần tô

Pha mầu

Mẫu nền có sẵn

6 Cách xoá các đối tượng

- Chọn đối tượng cần xoá (nếu chọn nhiều đối

tượng ta giữ phím shift trong quá trình chọn)

- Ấn phím Delete

các đối tượng 2 chiều:

- Chọn đối tượng cần chuyển

- Ấn chuột vào biểu tượng

8 Cách copy một đối tượng

Cách 1:

Thực hiện như sau:

- Chọn đối tượng cần copy

9 Cách thay đổi hình dạng đường biên cho các đối tượng

Mục đích: Để tạo các đường viền nét đứt hay các đường nét đậm…

- Chọn đối tượng cần thay đổi

- Ấn chuột vào một trong các biểu tượng sau:

Đường nét đậm hay nét

thanh Đường nét đứt Đường mũi tên

10 Cách nhóm các đối tượng

Mục đích: Nhóm nhiều đối tượng thành một đối tượng

- Chọn các đối tượng cần nhóm (giữ phím shift trong quá

trình chọn nhiều đối tượng)

- Vào chức năng Draw trên thanh công cụ vẽ và chọn chức năng Group (nhóm)

11 Cách t h

- Chọn đối tượng cần làm rời

- Vào Draw và chọn chức năng UnGroup (không nhóm nữa)

2 Cách trừ lề và chọn kiểu giấy đứng hay ngang

- Vào File/Page setup, xuất hiện hộp thoại

- Chọn trang Margins

- Trừ lề

- Chọn kiểu giấy (đứng, ngang)

- Ấn chuột vào nút Ok

Lề trên Lề dưới

Lề trái Lề phải

Giấy đứng Giấy ngang

3 Cách in

a Xem trước khi in

ấn chuột vào biểu tượng kính lúp

In toàn bộ

In trang hiện thời

In trang trong ô bên cạnh

XVII

1 Cách đặt phím Tabs

- Vào Format/Tabs, xuất hiện hộp thoại

- Gõ độ dài phím tab vào ô đầu tiên (10 cm)

- Chọn kiểu phím tab (trong các nút dưới)

- Ấn chuột vào nút Set

2 Cách tạo mục lục tự động

- Bôi đen đầu mục

- Vào ô Normal và chọn kiểu đề mục (Headding1, headding 2,

…)

- Vào Insert/Referent/Index and tables, xuất hiện hộp thoại

- Chọn trang Index and tables

- Ấn OK

3 Tạo đường bao quanh tờ giấy

- Vào Tools/Option

- Chọn trang View (nhìn)

- Đánh dấu vào ô Text bounderies

4 Cách lấy thanh cuận ngang và dọc:

- Vào Tools/Option

- Chọn trang View (nhìn)

- Đánh dấu vào ô Hozirantal Scrol bar và Vertical Scrol bar

5 Tự động đặt chữ đầu dòng là chữ hoa

6 Khi gõ chữ có dấu thì cách ra một ký tự

Cách bỏ:

- Vào Tools/Option

- Vào trang Edit

- Bỏ dấu tích trong ô Smart cut and paste

7 Cách đặt mật khẩu cho tệp văn bản

- Vào Tools/Option

- Chọn trang Security (bảo vệ)

- Gõ mật khẩu vào 2 ô đầu tiên

- Ấn OK, gõ tiếp mật khẩu vào 2 ô vừa xuất hiện

Xin chân thành

cảm ơn!