Bài giảng văn bản quản lý hành chính việt nam những yêu cầu về thể thức và kỹ thuật trình bày TS lưu kiếm thanh

Phạm vi và đối tượng áp dụng• Thông tư này hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và bản sao văn bản ; được áp dụng đối với các cơ q

Trang 1

Những

yêu cầu về

thể thức &

kỹ thuật trình bày

Trang 3

55/2005/TTLT-1 Phạm vi và đối tượng áp dụng

• Thông tư này hướng dẫn về thể thức và kỹ

thuật trình bày văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và bản sao văn bản ; được

áp dụng đối với các cơ quan nhà nước, tổ chức

xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức

kinh tế và đơn vị vũ trang nhân dân (sau đây gọi chung là cơ quan, tổ chức)

I HƯỚNG DẪN CHUNG

Trang 4

2 Thể thức văn bản

• Thể thức văn bản là tập hợp các thành phần cấu

thành văn bản, bao gồm những thành phần chung

áp dụng đối với các loại văn bản và các thành phần

bổ sung trong những trường hợp cụ thể hoặc đối với một số loại văn bản nhất định theo quy định tại Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư và hướng dẫn tại Thông tư này.

Trang 5

3 Kỹ thuật trình bày văn bản

• Kỹ thuật trình bày văn bản quy định tại Thông tư này bao

gồm khổ giấy, kiểu trình bày, định lề trang văn bản, vị trí

trình bày các thành phần thể thức, phông chữ, cỡ chữ, kiểu

chữ và các chi tiết trình bày khác , được áp dụng đối với văn bản được soạn thảo trên máy vi tính sử dụng chương trình

soạn thảo văn bản (như Microsoft Word for Windows) và in

ra giấy; có thể áp dụng đối với văn bản được soạn thảo bằng các phương pháp hay phương tiện kỹ thuật khác hoặc đối với văn bản được làm trên giấy mẫu in sẵn; không áp dụng đối

với văn bản được in thành sách, in trên báo, tạp chí và các loại

Trang 6

4 Phông chữ trình bày văn bản

• Phông chữ sử dụng để trình bày văn bản phải là các

phông chữ tiếng Việt với kiểu chữ chân phương , bảo đảm tính trang trọng , nghiêm túc của văn bản Đối với những văn bản dùng trong trao đổi thông tin

điện tử giữa các cơ quan, tổ chức của Nhà nước,

phải sử dụng các phông chữ của bộ mã ký tự chữ

Việt (phông chữ tiếng Việt Unicode) theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001

Trang 7

II THỂ THỨC VĂN BẢN

Trang 8

1) Quốc hiệu, tiêu ngữ (tiêu đề)

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

Quốc hiệu ghi trên văn bản bao gồm 2 dòng chữ

Trang 9

2) Tên cơ quan

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

CƠ QUAN CHỦ QUẢN

CƠ QUAN BAN HÀNH

Trang 10

2) Tên cơ quan

Viết theo quyết định thành lập

Trang 12

3) Số & ký hiệu

Trang 13

Số: …/VTCQ-VTĐV

Số: 02/TTg-VX

Số: 05/BNG-LS Số: 06/HĐND-VP

Trang 14

Trang 15

Số ghi theo năm từ 01-01  31-12

Số dưới 10 thêm số 0 vào trước

Ký hiệu có tính khu biệt (TT-TTr; CT-CTr; TC-TCCB-TCH)

Trình bày đúng cấu trúc quy định

Trang 16

4) Địa danh, ngày tháng

Hà Nội, ngày …tháng … năm 2006

Trang 17

4) Địa danh, ngày tháng

a) Địa danh ghi trên VB là tên gọi chính thức

của đơn vị HC (tên riêng của tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh; xã, phường, thị trấn) nơi cơ quan, tổ chức đóng trụ sở; đối với

những đơn vị HC được đặt tên theo tên người hoặc bằng chữ số thì phải ghi tên gọi đầy đủ của đơn vị HC đó…

Trang 18

b) Ngày, tháng, năm ban hành văn bản

Ngày, tháng, năm ban hành VBQPPL do QH,

UBTVQH, HĐND ban hành là ngày, tháng, năm văn bản được thông qua

Ngày, tháng, năm ban hành VBQPPL khác và VBHC

là ngày, tháng, năm văn bản được ký ban hành

Ngày, tháng, năm ban hành VB phải được viết đầy

đủ ngày tháng năm …; các số chỉ ngày, tháng, năm dùng chữ số ả-rập; đối với những số chỉ ngày nhỏ hơn 10 và tháng 1, 2 phải ghi thêm số 0 ở

trước.

Trang 20

4) b- Ngày tháng

Theo tính chất văn bản: tập thể, cá

nhân, thông thường

Ghi đủ các chữ ngày tháng năm

Không dùng dấu ngắt

Ngày dưới 10, tháng dưới 3 thêm số 0 Cuối không có dấu chấm

Trang 21

5) a1-Tên loại/ a2- Nơi đề gửi; b- Trích yếu

Số: …/VTTL-VTCQ Hà Nội, ngày …tháng … năm 2005

TÊN LOẠI

Trang 22

5) Tên loại và trích yếu nội dung

a) Tên loại VB là tên của từng loại

VB do cơ quan, tổ chức ban

hành Khi ban hành vbqppl và

VBHC, đều phải ghi tên loại, trừ công văn.

Trang 23

5) a1- Tên loại

Chỉ dùng tên loại pháp luật quy định

Sau quyết định không ghi

thẩm quyền ban hành

Trang 24

Số: …/QĐ-…… …., ngày …tháng … năm 2005

QUYẾT ĐỊNH

Về việc ………

GIÁM ĐỐC ………

Trang 25

5) a2- Nơi đề gửi

Yếu tố của công văn

Phiếu gửi; giấy mời…

Tờ trình?!!!

Bắt đầu bằng – Kính gửi: …

Ghi trực tiếp rõ ràng một địa chỉ

Trang 26

Số: …/VTCQ-ĐVST Hà Nội, ngày …tháng … năm 2005

Kính gửi:………

Trang 27

Số: …/TTr-VTCQ Hà Nội, ngày …tháng … năm 2005

TỜ TRÌNH

Về việc………

Kính gửi: ………

Trang 28

Trang 29

5) b- Trích yếu

b) Trích yếu nội dung

của VB là một câu ngắn gọn hoặc một cụm từ , phản ánh

khái quát nội dung chủ yếu

của VB.

Trang 31

Số: …/VTTL-VTCQ Hà Nội, ngày …tháng … năm 2004

TÊN LOẠI

Về việc………

Trang 32

Số: …/VTCQ-VTĐV Hà Nội, ngày …tháng … năm 2005

V/v Tập huấn

Trang 33

6) Nội dung văn bản

a) Nội dung văn bản

Nội dung VB là thành phần chủ yếu của một VB, trong đó, các quy

phạm pháp luật (đối với vbqppl), các quy định được đặt ra; các vấn

đề, sự việc được trình bày.

Trang 34

Nội dung văn bản phải bảo đảm những yêu cầu cơ

bản sau:

- Phù hợp với hình thức VB được sử dụng;

- Phù hợp với đường lối, chủ trương, chính

sách của Đảng; phù hợp với quy định của

pháp luật;

- Các quy phạm pháp luật, các quy định hay các vấn đề, sự việc phải được trình bày ngắn gọn, rõ ràng, chính xác;

Trang 35

- Sử dụng ngôn ngữ viết, cách diễn đạt đơn

giản, dễ hiểu;

- Dùng từ ngữ phổ thông; không dùng từ ngữ địa phương và từ ngữ nước ngoài nếu không thực sự cần thiết Đối với thuật ngữ chuyên môn cần xác định rõ nội dung thì phải được giải thích trong văn bản;

Trang 36

- Không viết tắt những từ, cụm từ không thông dụng Đối với những từ, cụm từ được sử dụng nhiều lần trong VB thì có thể viết tắt nhưng các chữ viết tắt lần

đầu của từ, cụm từ phải được đặt trong ngoặc đơn ngay sau từ, cụm từ đó;

- Việc viết hoa được thực hiện theo quy tắc chính tả tiếng Việt;

Trang 37

- Khi viện dẫn lần đầu VB có liên quan, phải ghi đầy đủ tên loại, trích yếu nội dung VB;

số, ký hiệu VB; ngày, tháng, năm ban hành

VB và tên cơ quan, tổ chức ban hành VB

(trừ trường hợp đối với luật và pháp lệnh); trong các lần viện dẫn tiếp theo, có thể ghi tên loại và số, ký hiệu của VB đó.

Trang 38

mục từ lớn đến nhỏ theo một trình tự

nhất định.

Trang 39

6) c- Bố cục nội dung văn bản

Văn điều khoản (Hiến pháp; Luật;

Pháp lệnh; Nghị định; Quyết định; Nghị quyết*; Quy chế; Hợp đồng )

Văn nghị luận

(Văn xuôi pháp luật)

Trang 40

Bố cục “văn điều khoản”

Trang 41

Chương I NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG

Trang 42

-Có tiêu đề

Có/không tiêu đề

Không tiêu đề

Trang 44

Chương I NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG

Trang 45

6) b4- Điều khoản thi hành

Hiệu lực về thời gian

Hiệu lực về không gian

Hiệu lực về đối tượng áp dụng

Xử lý văn bản cũ

Trang 46

7) Thẩm quyền ký

Trang 47

7) Thẩm quyền ký

Thể thức đề ký

Chức vụ người ký

Chữ ký, họ và tên

Trang 50

b- Chức vụ người ký

Ghi đúng quyết định bổ nhiệm

Không ghi tên cơ quan (- 2 TQK)

Ghi một chức danh hay hai?

Trang 55

10) Dấu chỉ mức độ mật, khẩn

Dấu khẩn

Dấu mật

Trang 56

11) Các thành phần thể thức khác

Mức độ phổ biến

Người đánh máy, số bản PH Địa chỉ chi tiết

Trang 57

12) Thể thức bản sao

a) Hình thức sao bao gồm một trong các dòng chữ “sao y bản chính”, “trích sao” hoặc “sao lục” Việc xác định hình thức bản sao được thực hiện theo quy định

tại các khoản 4, 5 và 6 Điều 2 của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng

4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư;

Trang 58

b) Tên cơ quan, tổ chức sao VB là tên của cơ

quan, tổ chức thực hiện việc sao VB;

c) Số, ký hiệu bản sao bao gồm số thứ tự đăng

ký được đánh chung cho các loại bản sao do

cơ quan, tổ chức thực hiện và chữ viết tắt tên loại bản sao theo Bảng chữ viết tắt tên loại

VB và bản sao kèm theo Thông tư này (Phụ lục I) Số được ghi bằng chữ số ả-rập, bắt đầu

từ số 01 vào ngày đầu năm và kết thúc vào

ngày 31 tháng 12 hàng năm ;

Trang 59

d) Các thành phần thể thức khác của bản sao VB gồm địa danh và ngày, tháng,

năm sao; chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền; dấu của cơ quan,

tổ chức sao VB và nơi nhận được thực

hiện theo hướng dẫn tại các khoản 4, 7, 8

và 9 Mục II của Thông tư này.

Trang 60

• III KỸ THUẬT TRÌNH BÀY

• 1 KHỔ GIẤY, KIỂU TRÌNH BÀY VÀ

Trang 62

Kỹ thuật trình bày các thành phần thể thức VB

Phụ lục II

sơ đồ bố trí các thành phần thể thức văn bản

(Trên một trang giấy khổ A4: 210mmx297mm)

(Kèm theo Thông tư liên tịch số

55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng 5 năm 2005 của Bộ Nội vụ

à Văn phòng Chính phủ)

Trang 63

Hình thức trình bày

Phông chữ, cỡ chữ, kiểu chữ Đánh số trang

Phụ lục, sơ đồ, bảng biểu

Trang 64

in hoa

Cì ch÷

§øng

§øng, ®Ëm

bé tµi chÝnh côc qu¶n lý gi¸

12 13

……

Phụ lục IV

Trang 65

Bản sao

Đúng thể thức

Photocopy?

Trang 66

PHỤ LỤC III

SƠ ĐỒ BỐ TRÍ CÁC THÀNH PHẦN

THỂ THỨC BẢN SAO VĂN BẢN

(TRÊN MỘT TRANG GIẤY KHỔ A4: 210 MM X 297 MM)

(KÈM THEO THÔNG TƯ LIÊN TỊCH SỐ 55/2005/TTLT-BNV-VPCP

NGÀY 06THÁNG 5 NĂM 2005 CỦA BỘ NỘI VỤ

VÀ VĂN PHÒNG CHÍNH PHỦ)

Trang 67

BỘ CÔNG NGHIỆP SAO Y BẢN CHÍNH

Số: 435/SY(-BCN-VP) Hà Nội, ngày 29 tháng 5 năm 2004

TL BỘ TRƯỞNG CHÁNH VĂN PHÒNG

(chữ ký, đóng dấu)

Nơi nhận:

-Mẫu 3.1 Phụ lục V

Trang 68

Xin trân trọng cảm ơn!

TS Lưu Kiếm Thanh

Định dạng
Số trang	68
Dung lượng	1,41 MB