QUẢN LÝ HỒ SƠ SINH VIÊN

QUẢN LÝ HỒ SƠ SINH VIÊN

ĐỀ BÀI:QUẢN LÝ HỒ SƠ SINH VIÊN

1 TÓM TẮT NỘI DUNG

Chương 1: Khảo sát và giới thiệu chung về bài toán

Chương 2: Phân tích hệ thống về chức năng

Chương 3: Phân tích hệ thống về mặt dữ liệu

Chương 4 : Tổng kết

2 THỰC THI

2.1: Chương 1: Khảo sát và giới thiệu chung về bài toán

1 Mục đích của việc quản lý hồ sơ sinh viên

Quy trình thống nhất phương pháp quản lý toàn bộ hố sơ sinh viên

từ lúc nhập trường đến 5 năm sau khi sinh viên đã tốt nghiệp ra trường Công tác quản lý toàn bộ hồ sơ sinh viên của trường Đại Học Kinh Tế Công Nghiệp gồm 3 hệ đào tạo: Đại Học , Cao Đẳng, Trung Cấp Công tác quản lý hồ sơ sinh viên liên quan đến các phòng đào tạo, phòng tài vụ, phòng tổng hợp, phòng công tác học sinh viên… Gọi chung là bộ phận quản lý (BPQL)

2 Quy trình tiếp nhận và quản lý hồ sơ

 Quy trình tiếp nhận hồ sơ sinh viên

Quy trình tiếp nhận và quản lý hồ sơ sinh viên là những phương pháp

tổ chức tiếp nhận, kiểm tra hồ sơ và cách thức lưu trữ, sao cho việc tìm kiếm xác nhận một sinh viên một cách dễ dàng

Đầu năm học cán bộ phòng công tác học sinh sinh viên được phân công tiếp nhận hồ sơ sinh viên trúng tuyển trong kỳ thi tuyển hằng năm của trường vào học

Khi tiếp nhận hồ sơ sinh viên, cán bộ hướng dẫn sinh viên hoàn chỉnh các giấy tờ thuộc bộ hồ sơ sinh viên quy định, đồng thời phải kiểm

1

tra tình trạng hồ sơ bao gồm tất cả giấy tờ được liệt kê trên bao bì hồ sơ theo đúng mẫu hồ sơ quy định

Trường hợp sinh viên vì lý do đặc biệt chưa kịp hoàn tất hồ sơ theo thờigian quy định thì yêu cầu sinh viên viết giấy cam đoan ,cam

kết bổ sung hồ sơ theo thơi gian được chấp nhận

Thường xuyên bố sung hồ sơ sinh viên, cập nhật kịp thời vào phần mềm quản lý hồ sơ sinh viên để phản ánh kịp thời những thay đổi về bản than của sinh viên

Các quyết định khen thưởng, kỷ luật, kiểm điểm, nhận xét đánh giá hàng năm của sinh viên,các thành tích khen thưởng, biên bản kỷ luật, chế

độ ưu đãi được lưu kịp thời vào hồ sơ sinh viên, vào phần mềm quản lý

hồ sơ sinh viên tại phòng công tác sinh viên

Các tài liệu liên quan đến sinh viên được bổ sung theo yêu cầu của phòng công tác sinh viên vào mỗi cuối học kỳ

Hồ sơ sinh viên nên được sắp xếp khoa học dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy,dễ bảo quản Các thông tin thuộc về hồ sơ sinh viên được cập nhật thường xuyên

Sắp xếp hồ sơ theo đơn vị lớp và mã số sinh viên gồm đầy đủ các thông tin về sinh viên

Phần giấy tờ ưu tiên theo đơn vị lớp và mã số sinh viên để tiện lợi cho công tác xét ưu tiên sau này

 Tổ chức và tiếp nhận hồ sơ

Phòng đào tạo và công tác học sinh sinh viên chịu trách nhiệm tổ chức tiếp nhận hồ sơ sinh viên trong ngày nhập trường khóa mới Hồ sơ tiếp nhận trong ngày tựu trường đã được thông báo trong” giấy báo trúng tuyển ” bao gồm:

- Hồ sơ trúng tuyển

- Học bạ trung học phổ thông có công chứng

- Bằng tốt nghiệp trung học phổ thông có công chức

2

- Giấy khai sinh có công chức.

- Các giấy tờ ưu tiên

Sau khi nhập hồ sơ vào hệ thống, hệ thống quản lý hồ sơ sinh viên

sẽ quản lý những tài lieu tổng hợp như hồ sơ khi nhập trường gồm các giấy tờ nêu trên, hồ sơ theo dõi quá trình học tập, hồ sơ tốt nghiệp… Đó

là những thông tin thiết yếu để quản lý thiết yếu cho quá trình học tập, sinh hoạt và rèn luyện của học sinh sinh viên với nhiều công việc như: Đóng học phí, tình hình học tập…

Sinh viên sau khi làm thủ tục nhập trường, kết thúc mỗi học kỳ, mỗi năm học nhà trường sẽ tiếp tục bổ xung thông tin như điểm học tập, rèn luyện của học sinh sinh viên và hình thức khen thưởng định kỳ vào hồ sơ

 Xử lý hồ sơ

Sắp xếp hồ sơ theo đơn vị lớp và mã số sinh viên

Phân giấy tờ ưu tiên theo đơn vị lớp và mã số sinh viên để tiện lợi cho công tác xét ưu tiên sau này

3 Việc xử lý và truy xuất hồ sơ.

Việc lưu trữ hồ sơ được thực hiện với 2 hình thức:

 Lưu trữ túi đựng hồ sơ trong tủ hồ sơ được xếp theo đơn vị lớp, khóa và mã số sinh viên

 Nhập thông tin về sinh viên trên hồ sơ vào chương trình quản lý hồ

sơ sinh viên theo đơn vị lớp, mã số sinh viên gồm các mục: Số thứ

tự, họ và tên, mã số sinh viên, ngày tháng năm sinh, nơi sinh, hộ khẩu thường trú, dân tộc, tôn giáo, giới tính, địa chỉ nhà trọ, chủ hộ cho thuê nhà trọ, địa chỉ liên hệ

Việc truy xuất hồ sơ:

3

 Việc tìm kiếm xác nhận một sinh viên được thực hiện dễ dàng nhờ tiện ích tìm kiếm trong chương trình quản lý hồ sơ sinh viên

 Nếu biết tên sinh viên, nhờ việc tìm kiếm của chương trình quản lý

hồ sơ sinh viên sẽ xác định được lớp, mã sinh viên, nhanh chóng tìm được hồ sơ lưu gốc

● Nhận xét:

 Việc quản lý truy xuất hồ sơ vẫn có nhiều bất cập: do thiếu con người, trang thiết bị

 Hệ thống hoạt động chậm, chưa đáp ứng được nhu cầu:

 Xử lý thông tin còn chậm

 Vẫn còn việc chậm trễ công việc do thực hiện thủ công

 Liên hệ giữa các phòng ban chưa được chặt chẽ

 Chưa rõ ràng trong việc phân định công việc giữ các phòng

 Mục tiêu của hệ thống mới

4

 Biểu đồ phân cấp chức năng

 Biểu đồ luồng dữ liệu

* Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh

* Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh

Tìm kiếm hồ sơ sinh viên theo lớp

Tìm kiếm hồ sơ sinh viên theo ngành

Đưa ra danh sách sinh viên theo lớp

Đưa ra danh sách hồ

sơ tốt nghiệp

Xử lý dữ liệu Thống kê báo cáo

Tìm kiếm hồ sơ sinh viên theo đối tượng ưu tiên Phân loại hồ sơ

5

Quản Lý Hồ Sơ Sinh

Viên

Cập nhật hồ sơ

Nhập hồ sơ

Bổ xung hồ sơ

Yêu cầu lấy tt

Quản Lý Hồ

Sơ Sinh Viên

Bộ Phận Quản Lý

Yêu cầu hồ sơ

Kết quả

Sinh Viên

Yêu cầu cập nhật hồ sơ

Bộ phận

quản lý Cập nhật

hồ sơ

Thống kê báo cáo

Xử lý dữ liệu

Bộ phận quản lý

Bộ phận quản lý Phản hồi

Yêu cầu Trả lời

Yêu cầu Kết

quả

Đưa vào Sửa đổi

Đưa vào

Sửa, lấy dữ liệu

Kho hồ sơ sinh viên

Sinh viên

Đưa vào

6

* Biểu đồ dữ liệu mức dưới đỉnh 1

Yêu cầu

Nhập Hồ sơ

Bổ xung

hồ sơ

Bộ phận

quản lý

Bộ phận quản lý

Phản hồi Đưa

vào

Thêm vào

Lấy ra

Kho dữ liệu

Phân loại hồ sơ

Bộ phận

quản lý

Yêu cầu

Phản hồi

Đưa vào

7

* Biểu đồ dữ liệu mức dưới đỉnh 2

Tìm kiếm hssv theo lớp

Tìm kiếm hssv theo ngành

Tìm kiếm hssv theo chế độ ưu tiên

Bộ phận quản lý

Bộ phận quản lý Yêu

cầu

Phảnh ồi

Yêu cầu

Trả lời

Trả lời

Lấy ra

Tra cứu

Tìm ra

Kho dữ liệu

Yêu cầu

8

*Biểu đồ dữ liệu mức dưới đỉnh 3

Bộ phận quản lý

Sinh viên

Đưa ra danh sách sv theo lớp

Đưa ra danh sách

hs tốt nghiệp

Bộ phận quản

lý

Yêu

cầu

Yêu cầu

Kết quả

Kết quả

Đưa ra

Lấy

dữ liệu

Hồ sơ sinh viên

Lấy

dữ liệu

9

Chương 3: Phân tích hệ thống về dữ liệu

3.1 Các thực thể liên kết: Hồ sơ nội trú, Ngoại trú, Dân tộc , Ngành, Đối tượng,

Tỉnh, Huyện, Sinh Viên

3.2 Bảng dữ liệu

HS SINHVIEN( MaSV, HoTen, NgayS, GioiTinh, NoiSinh, DiaChi,

MaDanToc, MaDoiTuong, DoanVien, NgayVD, NoiKetNap, SoCMND, NgayCap, NoiCap,

HS NỘI TRÚ

HS LỚP

HS ĐỐI TƯỢNG

HS TỈNH

HS NGANH

HS NGOẠI TRÚ

HS DÂN TỘC

HS SINH VIÊN

10

HoTenBo, NgheBo, HoTenMe, NgheMe, MaTinh, Malop, HeDaoTao, MaNganh, NamTuyenSinh, NgoaiTru)

HS NỘI TRÚ( MaSV, SOThe, SoNha, SoPhong, NgayBD, NgayKT )

HS DÂN TỘC( MaDanToc, TenDanToc)

HS NGANH( MaNganh, TenNganh )

HS DOITUOng( MaDoiTuong, TenDoiTuong )

HS TỈNH( MaTinh, TenTinh )

HS LỚP( MaLơp, Tenlớp, )

HS NGOẠI TRÚ( MaSV, TenChuHo, SoNha, SoDT, QuanHe, DiaChi, MaTinh, NgayB,NgayKT )

HS

NgayVaoDoan NgayVaoDoan

MaNganh

TenNganh

NamTuyenSinh

NgoaiTru

11

SoThe MaNganh

TenChuHo

TenChuHo

SDT QuanHe MaHuyen NgayBD NgayKT

12

Sơ đồ thực thể liên kết

HSNoiTru

MaSV

SoThe

SoNha

SoPhong

NgayBD

NgayKT

HS SinhVien

MaSV

HoTen NgayS GioiTinh NoiSinh DiaChi MaDT MaDoiTuong DoanVien NgayVaoDoan NoiKetNap SoCMND NgayCap NoiCap HoTenBo NgheBo HoTenMe NgheMe MaTinh MaLop HeDaoTao MaNganh NamTuyenS NgoaiTru

HS Đối Tượng

MaDoiTuong

TenDoiTuong

HS DanToc

MaDT

TenDT

HSNganh

MaNganh

TenNganh

HS DanToc

MaDT

TenDT

HS Tinh

MaTinh

TenTinh

HS lop

MaLop

TenLop

HS NgoaiTru

MaSV

TenChuHo SoNha SoDienThoai QuanHe DiaChi NgayBD NgayKT

13