Quản lý khách hàng - thư viện

Xây dựng và tổ chức khai thác kho tư liệu chuyên dạng quốc gia về tiêu chuẩn, đo lường, chất lượng và các lĩnh vực khác có liên quan.

CHƯƠNG I

Giới thiệu Trung Tâm Thông tin

tHUộC TổNG CụC TIÊU CHUẩN ĐO LƯờng chất lợng

đề TàI NghiÊn cứu

Trung Tâm Thông tin Tiêu chuẩn Đo lờng Chất lợng trựcthuộc Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lờng Chất lợng đợc thành lậptrên cơ sở Phòng Thông tin T liệu theo Quyết định số450/QĐ ngày 12/7/1994 của Bộ trởng Bộ Khoa học, Côngnghệ và Môi Trờng, là cơ quan thông tin chuyên dạng quốcgia duy nhất hiện nay ở Việt Nam về tiêu chuẩn, đo lờng,chất lợng

I: CƠ CấU Tổ CHứC, CHứC NĂNG NHIệM Vụ CủA TRUNG TÂM:

1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Trung tâm thông tin:

TRUNG TÂM THÔNG TIN TIÊU CHUẩN ĐO l ờng chất l ợng

Máy tính

Dịch

vụ Thôn

g tin

Tạp chí TC-

ĐL-CL

2 Chức năng - Nhiệm vụ:

 Xây dựng và tổ chức khai thác kho t liệu chuyên dạngquốc gia về tiêu chuẩn, đo lờng, chất lợng và các lĩnhvực khác có liên quan

 Xây dựng mạng lới thông tin trong các cơ quan thuộc

hệ thống quản lý tiêu chuẩn, đo lờng, chất lợng

 Tổ chức và thực hiện việc cung cấp thông tin cần thiếtdới nhiều hình thức để đáp ứng nhu cầu cuả các cơquan quản lý, nghiên cứu và các cơ sở sản xuất kinhdoanh thuộc mọi hình thành phần kinh tế

 Nghiên cứu, áp dụng các phơng pháp và công nghệthông tintiên tiến thích hợp nhằm nâng cao hiệu quảphục vụ thông tin về tiêu chuẩn, đo lờng, chất lợng

 Tạo các sản phẩm thông tin (các ấn phẩm, các cơ sở dữliệu điện tử, các chơng trình phần mềm, CD-ROM )cung cấp cho các đơn vị dùng tin trong nớc và trao

đổi với các tổ chức thông tin quốc gia, quốc tế về tiêuchuẩn, đo lờng, chất lợng

 Theo sự phân công của Tổng cục, thực hiện hợp tác vềlĩnh vực tiêu chuẩn, đo lờng, chất lơng Tham gia vàthực hiện nghĩa vụ thành viên của mạng lới Thông tincủa Tổ chức Tiêu chuẩn hoá Quốc tế (ISONET)

II: Nguồn lực thông tin:

1 Nguồn t liệu:

Trung tâm Thông tin hiện có những bộ tài liệu lớn nhất vàcập nhật nhất về tiêu chuẩn, đo lờng, chất lợng Kho t liệubao gồm các tiêu chuẩn, quy định kỹ thuật, văn bản phápquy, sách nghiệp vụ, tạp chí, ấn phẩm thông tin và tài liệutra cứu chuyên dạng khác Với hơn 200 nghìn bản tiêu chuẩn,nhiều cuốn sách nghiệp vụ và đầu tạp chí của 4 tổ chứcquốc tế (ISO, IEC, CAC,OIML) và hơn 30 tổ chức TC-ĐL-CLkhu vực và quốc tế đang đợc bổ sung và cập nhật thờngxuyên thông qua hệ thống trao đổi tiêu chuẩn và tài liệutrong khuôn khổ ISO và các thoả thuận song phơng khác,Trung tâm có khả năng phục vụ nhu cầu đa dạng của ngờidùng tin dới nhiều hình thức nh: tra cứu và đọc tài liệu gốc(bản giấy) hoặc thông qua các bộ đĩa quang, giúp kháchhàng đặt mua các tiêu chuẩn và tài liệu cần thiết mà trungtâm hiện không có v.v

Trung tâm lu trữ và cập nhật thờng xuyên những bộ tiêu chuẩn sau:

- Tiêu chuẩn Việt Nam (TCVN): về tất cả các lĩnhvựcquản lý, hành chính, sản xuất, dịch vụ

- Tiêu chuẩn của tổ chức Tiêu chuẩn hoáQuốc tế (ISO) về các lĩnh vực sản xuất, quản lý, hànhchính, dịch vụ ( trừ tiêu chuẩn kỹ thuật về điện,

điện tử, vệ sinh, an toàn thực phẩm.)

- Tiêu chuẩn của Uỷ ban Điện tử kỹ thuậtQuốc tế (IEC) về lĩnh vực điện, điện tử, thiết bịthông tin liên lạc, năng lợng

- Tiêu chuẩn và khuyến nghị của Uỷ banTiêu chuẩn hoá thực phẩm (CAC) về lĩnh vực vệ sinh

- Một số bộ tiêu chuẩn chuyên ngành của Mỹ(ANSI) Hiệp hội Vật liệu và thử nghiệm Mỹ (ASTM):các tiêu chuẩn về phơng pháp thử nghiệm vật liệu;Hiệp hội kĩ s cơ khí Mỹ (ASME): các tiêu chuẩn vềlĩnh vực cơ khí chế tạo; Hiệp hội các phòng thửnghiệm Mỹ (UL): các tiêu chuẩn về an toàn của sảnphẩm; Hiệp hội Cầu Đờng (AASHTO): các tiêu chuẩn kĩthuật cầu đờng

Tài liệu tra cứu:

Thông qua hình thức đặt mua và trao đỏi tài liệu,Trung tâm hiện có và thờng xuyên cập nhật nhiều đầu têntạp chí, ấn phẩm thông tin và sách nghiệp vụ đề cập đếnnhiều khía cạnh của hoạt động TCĐLCL Các tài liệu khácgồm: Danh mục tiêu chuẩn, sổ tay tra cứu, tài liệu hớng dẫn,v.v cũng là nguồn thông tin quan trọng phục vụ cho cácnhu cầu khác nhau

Đĩa quang(CD-ROM):

Các bộ đĩa quang hiện có trong th viện của trung tâm:

- Th mục PERINORM (Tiêu chuẩn ISO, BS, NF,DIN, )

- Toàn văn: Tiêu chuẩn IEC, ASTM, BS, NF, ASME,UL,

Cơ sở dữ liệu:

Các cơ sở dữ liệu sau đây đã đợc trung tâm xây dựng

và cập nhật thờng xuyên để phục vụ cho nhu cầu tra cứu:

- TCVN: Tiêu chuẩn Việt Nam

- TCSP: Tiêu chuẩn nớc ngoài (theo lĩnh vục, chuyên đề).

- ISO: tiêu chuẩn Quốc tế.

- TCMT: Văn bản pháp quy và tiêu chuẩn môi trờng.

- CSDL toàn văn về các văn bản pháp luật TCĐLCL.

2 Công nghệ và truyền tải thông tin:

Hiện tại, Trung tâm đã thiết lập Mạng Thông tin Tiêu

chuẩn-Đo lờng-Chất lợng Việt Nam (TCVN - Net) kết nối với các mạnghiện hành của quốc tế /khu vực và một số nớc khác kể cả vớiInternet, bớc đầu đáp ứng những nhu cầu tìm kiếm và trao

đổi thông tin phục vụ mọi đối tợng thông qua Internet vàIntranet Trung tâm có khả năng sản xuất các đĩa CD-ROMchứa các cơ sở dữ liệu th mục và toàn văn rất thuận tiệncho việc tra cứu và bảo quản

3.Cán bộ thông tin:

Trung tâm hiện có đội ngũ cán bộ thông tin có năng lực,nhiệt tình sẵn sàng hớng dẫn khách hàng trong việc địnhhớng và tìm kiếm thông tin nhanh chóng - thuận tiện -chính xác

III: Các dịch vụ Thông tin TC - ĐL - CL:

Trên cơ sở nguồn lực thông tin sẵn có, hiện nay trungtâm Thông tin sẵn sàng thực hiện các dịch vụ thông tinsau:

1 Dịch vụ th viện:

Tiếp xúc, hớng dẫn khách hàng tra cứu, tìm kiếm t liệu tại

Th viện, thông qua điện thoại, Fax, th từ và Email Công cụ

để tra cứu thông tin là: danh mục tiêu chuẩn, CSDL, ROMs v.v

CD-2 Dịch vụ hỏi đáp:

Các yêu cầu thông tin đơn giản (tại trụ sở của trung tâm,

th tín, Fax hoặc điện thoại) đều đợc giải đáp miễn phímột cách nhanh chóng nhất Các yêu cầu thông tin khác phứctạp hơn liên quan đến các chủ đề, lĩnh vực đặc thù đềuphải trả tiền Đối với các yêu cầu không thích hợp hoặckhông nằm trong phạm vi bao quát của Trung tâm, sẽ cónhững chỉ dẫn nhằm giúp bên yêu cầu liên hệ với những tổchức có trách nhiệm hoặc chúng đợc chuyển tới đó theo đènghị của bên yêu cầu

3 Dịch vụ phổ biến thông tin có chọn lọc:

Thông qua việc chộn lọc và phổ biến các tiêu chuẩnchuyên đề và các sản phẩmthông tin khác, Trung tâmThông tin hớng những nỗ lực của mình vào việc hỗ trợ và đanhanh dòng tin đến ngời sử dụng nhằm giúp họ tiết kiệmthời gian và giảm thiểu chi phí

4 Dịch vụ xây dựng và chuyển giao cơ sở dữ liệu:

Trung tâm luôn săn sàng giúp đõ và trao đổi kinhnghiệm với các bên yêu cầu về việc xây dựng các cơ sở dữliệu (CSDL) tiêu chuẩn và quản lý dữ liệu

Trung tâm đã sử dụng các phần mềm hiện đại để xâydựng một số cơ sở dữ liệu th mục về tiêu chuẩn Viêt Nam,ISO, tiêu chuẩn nớc ngoài theo chuyên đề lựa chọn, v.v Trung tâm sẵn sàng chuyển giao các CSDL này theo giá u

đãi

5 Dịch vụ cập nhật tiêu chuẩn:

Đây là hình thức dịch vụ trung tâm triển khai từ năm

1998 nhằm tạo lập duy trì mối quan hệmật thiết giữaTrung tâm và các cá nhân, đơn vị dùng tin

6 Dịch vụ dịch thuật:

Ttrung tâm sẵn sàng nhận dịch các bản tiêu chuẩn từ nớcngoài (Anh, Nga, Pháp v.v ) sang tiếng Việt và ngợc lại

7 Đại lý phát hành sách:

Trung tâm Thông tin đng ra làm đại lý mua và bán cácloại tài liệu tiêu chuẩn cho khách hàng trong nớc với các tổchức Tiêu chuẩn hoá quốc tế vá khu vực.

8 Dịch vụ đào tạo:

Trung tâm sẵn sàng cung cấp dịch vụ đào tạo và t vấn

về nghiệp vụ thông tin TCĐLCL và các linhx vựckhác theo yêucầu của khách hàng

9 Dịch vụ cung cấp các sản phẩm điện tử:

Trung tâm sẵn sàng cung cấp các CSDL điện tử; các

ch-ơng trình phần mềm; đĩa CD-ROM tra cứu toàn văn vềtiêu chuẩn chuyên ngành theo yêu cầu của khách hàng

10 Trung tâm quảng bá về những nhận thức và kiến thức

về tiêu chuẩn, đo lờng, chất lợng thông qua việc biên soạn

và phát hành các ấn phẩm định kỳ và không định kỳ:

- Các ấn phẩm định kỳ:

+ Tạp chí Tiêu chuẩn Đo lờng Chất lợng (1 tháng/số-tiếngViệt)

+ TCVN News ( 2 tháng/số- tiếng Anh)

+ Danh mục tiêu chuẩn Việt Nam (hàng năm - tiếngViệt)

+ Thông báo tài liệu mới (2 tháng/số).

- Không định kỳ:

Các tờ rơi, sách mỏng, tài liệu hớng dẫn, th mục tiêuchuẩn chuyên đề, v.v

11 Thông tin phục vụ các doanh nghiệp Vừa và Nhỏ:

Hiện nay vai trò của các doanh nghiệp Vừa và Nhỏ(DNVVN) đă đợc khẳng định rõ rõ rệt trong sự phát triểnkinh tế của đất nớc Các DNVVN chiếm hơn 90% về số l-ợngcác tổ chức sản xuất và kinh doanh đang hoạt động tạiViệt Nam Vì vậy, đáp ứng nhu cầu thông tin cho cácDNVVN là một trong các mục tiêu mà trung tâm hớng tới Đểtăng cờng khả năng cạnh tranh của các DNVVN, Trung tâmluôn sẫn sàng cung cấp cho họ những thông tin cần thiết vềtiêu chuẩn, đo lờng, chất lợng, thông tin thị trờng hàng hoá,các sản phẩm và dịch vụ theo yêu cầu của DNVVN

12 Mạng lới thành viên Thông tin TC_ĐL_CL (viết tắt theotiếng Anh là SICNET):

Mạng lới thành viên thông tin (SICNET) đợc Trung tâm

Thông tin thành lập năm 1996, SICNET đã nhận đợc sự cổ

vũ và tham gia của nhiều cơ quan, tổ chức, cá nhân Đến nay số thành viên đăng ký tham gia SICNET có 400 gồm: cáccơ quan quản lý nhà nớc, các viện nghiên cứu, các học viện,

các trờng đại học các trờng và trung tâm dạy nghề, các cơ quan thông tin, các công ty liên doanh, các công ty trong nớc, các nhà sản xuất v.v Trung tâm thông tin mong muốn hệ thống thành viên SICNET phát triển về số lợng, các dịch vụ thông tin đợc liên tục nâng cao chất lợng phục vụ, đảm bao nhu cầu thông tin tiêu chuẩn, đáp ứng nhu cầu thị trờng SICNET là một hình thức dịch vụ và hợp tác chặt chẽ, giúp trung tâm và khách hàng có quan hệ mật thiết hơn.

13 Mạng thông tin TCVN-Net:

Mạng thông tin TCVN-Net là mạng nội bộ (Intranet) có trang Web và các thông tin đa dạngtren Internet, lu trữ và phổ biến thông tin về lĩnh vực tiêu chuẩn, đo lờng, chất l-ợng

Khi tham gia vào mạng TCVN-Net, khách hàng có cơ hội tìm kiếm và sử dụng các loại thông tin sau đây:

- Những thông tin chung về cơ quan Tổng cục TCĐLCL

- Những thông tin cụ thể về lĩnh vực hoạt động:

+ Hoạt động tiêu chuẩn,đo lờng,chất lợng

+ Các ấn phẩm thông tin TC-ĐL-CL

+ Các chơng trình đào tạo, huấn luyện

+ Tiêu chuẩn Việt Nam, nớc ngoài và quốc tế + Công nhận các phòng thử nghiệm, các tổ chứcgiám định chất

lợngv.v

+ Giải thởng chất lợng Việt Nam.

+ Những lĩnh vực hoạt động tiêu chuẩn, đo ờng, chất lợng

đợc thể hiện qua các cơ sở dữ liệu th mục hoặc toàn văn đợc hoàn thiện và cập nhật thờng

IV: H ớng chọn đề tài nghiên cứu:

1 Sự cần thiết của việc ứng dụng Tin học trong hoạt độngcủa Trung tâm:

Nh chúng ta đã biết, thông tin chinh xác, kịp thời manglại rất nhiều lợi ích cho tổ chức trong việc đa ra nhữngquyết định cho công việc của tổ chức Nhiều khi, mặc dù

đã nhận đợc những những thông tin đó các tổ chức vẫn

ch-a hoàn toàn yên tâm chắc chắn 100% vào quyết địnhcủa mình vì họ thừa biết thông tin đó không chỉ đếnriêng với tổ chức của họ mà đồng thời nó có thể đến cùnglúc với nhiều tổ chức khác Vì vậy đòi hỏi các tổ chức kinh

tế phải có một phơng pháp thu thập thông tin cũng nh quản

lý thông tin một cách khoa học để từ đó tổ chức có đợcthông tin một cách nhanh nhất

Một trong những giải pháp cho yêu cầu đó là ứng dụngTin học vào trong hoạt động quản lý kinh doanh của mình.Việc ứng dụng Tin học vào lĩnh vực hoạt động quản ký kinhdoanh không chỉ đơn thuần là trang bị máy móc, thiết bịcho toàn bộ hệ thống của tổ chức mà đòi hỏi tổ chức phải

có một đội ngũ có kinh nghiệm trong lĩnh vực thu thậpthông tin, xử lý thông tin và khai thác tài nguyên của máy vitính

Trong quá trình hội nhập với nền kinh tế thế giới và khuvực, đối với các doanh nghiệp Việt Nam, để có thể tồn tại

và phát triển thì bắt buộc họ phải không ngừng nâng caochất lợng dịch vụ và sản phẩm Với chức năng và nhiệm vụ

của mình, Trung tâm thông tin Tổng cục Tiêu chuẩn - Đo ờng -Chất lợng là nơi có thể giúp họ hoà mạng chung vớimặt bằng chất lợng sản phẩm các nớc trên thế giới Số lợngcác tổ chức và các cá nhân tìm đến đối với Trung tâmngày càng nhiều, khách hàng của Trung tâm ngày càngtăng và đa dạng hơn Để có thể đáp ứng tốt nhu cầu củakhách hàng và đảm bảo mang lại những điều kiện tốt nhấtcho khách hàng, đòi hỏi Trung tâm phải có một chơngtrình thực hiện công việc quản lý của mình Qua đó,Trung tâm có thể mang lại cho những khách hàng củamình những thông tin mới nhất về sản phẩm mà họ mongmuốn, đa tới khách hàng những dịch vụ tốt nhất Quản lýtốt cả th viện và khách hàng sẽ giúp cho Trung tâm đạt đợchiệu quả cao trong kinh doanh

l-Trong môi trờng kinh doanh toàn cầu, các cơ quan thànhcông sẽ là các cơ quan có khả năng ban hành nhanh chóngcác quyết định với chất lợng cao Trong mỗi cơ quan luôntồn tại hệ thống quản lý dữ liệu, vì tầm quan trọng lớn laocủa nó mà ngời ta thờng ví nó nh một hệ thống nhớ hay một

bộ nhớ của cơ quan Các cơ quan luôn phải duy trì hệ thốngquản lý dữ liệu để xử lý nghiệp vụ hàng ngày của mình vàtrên cơ sở đó có thể ra những quyết định trong kinhdoanh Ban hành quyết định là một hoạt động trung tâmcủa các cơ quan hiện đại Việc quản lý tốt dữ liệu sẽ tạothuận lợi cho việc ban hành những quyết định và đem lại

sự thành công cho cơ quan Các cơ quan có thể mang tớicho khách hàng những sản phẩm có chất lợng cao và cácdịch vụ có chất lợng cao

Trong xã hội ngày nay thì sự cạnh tranh luôn diễn ra gaygắt và liên tục tại khắp mọi nơi Nhu cầu của khách hàngluôn thay đổi, với nhịp sống hiện tại thì khách hàng sẽ khótính hơn và nhu cầu sẽ cao hơn Tâm lý của khách hàng sẽtìm đến với những nhà sản xuất mà ở đó họ có thể nhận

đợc những lợi ích tốt nhất Việc tạo đợc uy tín của mìnhtrong tâm trí khách hàng là một công việc cực kỳ quantrọng, có thể nói là chiến lợc của công ty

Phòng T liệu máy tính có nhiệm vụ viết các phần mềmphục vụ cho hoạt động của Trung tâm Hiện nay, Th viện

của Trung tâm đang sử dụng phần mềm Quản lý khách hàng - th viện viết bằng ngôn ngữ Access, do hạn chế

của ngôn mgữ lập trình, chơng trình này không còn thíchhợp khi số lợng khách hàng ngày càng lớn với nhiều yêu cầumới đặt ra trong quản lý Chính vì vậy, việc xây dựng mộtphần mềm mới là một vấn đề cần thiết

Từ thực tế cùng với sự hiểu biết của bản thân, đợc thầygiáo TS Đặng Quế Vinh hớng dẫn và đợc sự đồng ý của

Trung tâm, em đã chọn thực hiện đề tài thực tập: “Quản

lý Khách hàng - Th viện”, chơng trình sử dụng cơ sở dữ

liệu là Microsoft Access và ngôn ngữ Visual Basic

2 Lựa chọn ngôn ngữ viết chơng trình:

Cùng với sự phát triển nhanh chóng của công nghệ Tinhọc phần cứng, công nghệ Tin học phần mềm cũng tiến đợcbớc dài trên con đờng phát triển về một số lĩnh vực nh: Hệ

điều hành máy tính, ngôn ngữ phat triển các chơng trìnhứng dụng trên máy tính

Hiện nay có rất nhiều ngôn ngữ đợc sử dụng làm côngviệc triết kế, xây dụng các chơng trình phục vụ cho côngtác quản lý Việc lựa chọn ngôn ngữ viết chơng trình nhằm

đạt đợc sự tối u thực tế là rất cần thiết và không kém phầnquan trọng Mỗi ngôn ngữ đều có những điểm mạnh,

điểm yếu, do đó việc lựa chọn một ngôn ngữ phải dựa trênyêu cầu của bài toán đặt ra, các công cụ mà ngôn ngữ đócung cấp cho ngời sử dụng, khả năng về hệ quản trị cơ sởdữ liệu vì trong quản trị cơ sở dữ liệu thờng rất lớn và haychồng chéo

Yêu cầu của bài toán đặt ra là phải thống kê và quản lý

cụ thể về khách hàng cũng nh tài liệu, từ đó cấp lãnh đạomới có các quyết định nhanh và chính xác nhằm giữ đợcthế cạnh tranh trong xã hội hiện nay Trên cơ sởyêu cầu đặt

ra đối với chơng trình và xem xét đánh giá ngôn ngữ, emquyết định lựa chọn ngôn ngữ Visual Basic và hệ quản trịcơ sở dữ liệu Microsoft Access 2000 để xây dựng chơngtrình

Hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft Access 2000 chaphải là hệ quản trị cơ sở dữ liệu mang tính chất tói u cho

hệ điều hanhf mạng nh một số hệ quản trị cơ sở dữ liệu