Xây dựng hệ thống thông tin quản lý bán hàng tại doanh nghiệp thương mại Đực Anh

Công nghệ thông tin những năm gần đây cớ những bước phát triển vượt bậc.

Lời nói đầu

Công nghệ thông tin những năm gần đây có những bớc phát triển vợt bậc

Đặc biệt là trong các lĩnh vực ứng dụng vào đời sống xã hội Ai trong chúng tahầu nh đều cảm nhận đợc điều đó Hệ thống thông tin ngày càng chiếm một vị tríquan trọng trong doanh nghiệp quốc gia Một trong những ứng dụng gần gũi nhất

đối với các doanh nghiệp là hệ thống phần mềm quản lý doanh nghiệp, nói chínhxác hơn đó là hệ thống phần mềm kế toán

Sau quá trình học tập và nghiên cứu tại trờng với mong muốn có thể tạo lập

đợc một nghề vững chắc về nghiệp vụ kế toán và học hỏi thêm những ứng dụngmới cũng nh nắm bắt đợc xu hớng phát triển của phần mềm em đã xin thực tập tạiCông ty FAST Công ty chuyên về phần mềm quản lý doanh nghiệp Đồng thời

em cũng đã lựa chọn đề tài quản lý bán hàng trong doanh nghiệp thơng mại

Đề tài này có thể giúp em hoàn thiện những kỹ năng lập trình cơ bản đốivới môn Visual Fox cũng nh có thể hiểu thêm hoạt động kinh doanh của mộtdoanh nghiệp thơng mại Theo em thì đây là hai kỹ năng rất cần thiết đối với mộtsinh viên đồng thời nếu hoàn thành tốt đề tài này thì đó cũng là bớc đệm giúp em

có thể thi tuyển vào Công ty FAST sau này

Em xin chân thành cảm ơn Trần Thị Bích Hạnh đã giúp em rất nhiều trongthời gian qua Đặc biệt là những ý kiến đóng góp của cô đã giúp em có thể hoànthành tốt hơn bản báo cáo này

Em xin chúc cô sức khoẻ dồi dào và hạnh phúc!

1

Mục lục

Lời nói đầu

Chơng I: Tổng quan công ty phần mềm quản lý doanh nghiệp Fast và dn thơng mại đức an

I Giới thiệu tổng quan Công ty phần mềm quản lý doanh nghiệp FAST5 1.Thông tin chung về Công ty Phần mềm QLDN Fast

2.Địa chỉ liên hệ

3.Sơ đồ tổ chức công ty…… 6

4.Nhân lực

5.Sản phẩm dịch vụ và công nghệ

6.Khách hàng và hợp tác quốc tế

7.Định hớng phát triển và uy tín Fast………

8.Những vấn đề tìm hiểu sinh viên trong quá trình thực …

II Giới thiệu sơ lợc về DNTM Đức an

III Giới thiệu đề tài nghiên cứu

3.1 Tên đề tài

3.2 Lý do lựa chọn đề tài

chơng II: Cơ sở lý luận về phân tích thiết kế hệ thống thông tin QLBH

2

I Thông tin – hệ thống thông tin

1 Thông tin

2 Hệ thống thông tin

3 Phân loại hệ thống thông tin trong một tổ chức

4 Các phơng pháp xây dựng hệ thống thông tin

II Phơng pháp phát triển HTTT quản lý

1 Khi nào cần phát triển HTTT

2 Các giai đoạn phân tích phát triển hệ thống

III Phân tích hệ thống thông tin quản lý

1 Mục tiêu của giai đoạn phân tích Hệ thống

2 Các phơng pháp thu thập thông tin

3 Các bớc xây dựng hệ thống thông tin quản lý

IV Thiết kế hệ thống thông tin …

1 Giai đoạn phân tích hệ thống

2 Phân tích chi tiết hệ thống thông tin

3 Giai đoạn thiết kế hệ thống

V bài toán quản lý bán hàng chung

1 Đặc điểm của bài toán quản lý bán hàng

2 Quy trình quản lý bán hàng

3 Giải pháp phần mềm

Chơng III: xây dựng Hệ Thống Thông Tin quản lý bán hàng tại DNTM đức an

3

I Phân tích hệ thống thông tin

1.Mô hình chức năng nghiệp vụ (BFD) của hệ thống

2 Sơ đồ luồng thông tin (IFD) tiến trình thu thập xử lí thông tin của hệ thống quản lý bán hàng

3 Sơ đồ luồng dữ liệu (DFD)

4.Từ điển dữ liệu (DD)

5 Sơ đồ phân rã chức năng chơng trình dự kiến sẽ thực hiện

II Thiết kế chơng trình

1 Thiết kế cơ sở dữ liệu

2 Các bảng và mối quan hê giữu các bảng trong CSDL

3 Thiết kế giao diện xử lý

4 Kết quả thử nghiệm chơng trình

5 Một số giao diện màn hình chính

kết luận

4

chơng I

1 Thông tin chung

1.1 Tên Công ty

- Tên tiếng Việt: Công ty phần mềm quản lý doanh nghiệp FAST

- Tên tiếng Anh: Fast software Company

- Tên giao dịch: FAST

Trớc năm 2003 Công ty có tên là "Công ty phần mềm tài chính kế toánFAST" Từ năm 2003 Công ty đổi tên thành "Công ty phần mềm quản lý doanhnghiệp FAST"

1.2 Ngày thành lập

- Công ty: 11/6/1998

- Chi nhánh tại TP Hồ Chí Minh: năm 1998

- Văn phòng đại diện tại Đà Nẵng: năm 1999

1.3 Vốn đăng ký và hình thức sở hữu

- Vốn đăng ký: 1.000.000.000 đồng (Một tỷ đồng VN)

- Hình thức sở hữu: cổ phần

1.4 Chức năng đăng ký kinh doanh

- Sản xuất và kinh doanh các phần mềm máy tính;

- Buôn bán hàng t liệu tiêu dùng (thiết bị máy tính, tin học, điện, điện tử);

- Dịch vụ thông tin khoa học và công nghệ;

- Dịch vụ t vấn chuyển giao công nghệ

Lĩnh vực kinh doanh chủ yếu: sản xuất và kinh doanh các phầm mềm quản

lý doanh nghiệp

1.5 Ban lãnh đạo:

- Chủ tịch hội đồng quản trị: Ông Nguyễn Thành Nam

- Giám đốc Công ty: Ông Phan Quốc Khánh

- Giám đốc văn phòng Hà Nội: Ông Lê Khắc Bình

- Giám đốc chi nhánh tại TP Hồ Chí Minh: Ông Hoàng Khắc Thuý

5

Sơ đồ tổ chức của các chi nhánh

4 Nhân lực:

Trong các năm qua cùng với sự phát triển của Công ty thì số nhân viêncũng tăng lên theo từng năm Tốc độ tăng khá đều đặn Từ năm thành lập là năm

1998 đến năm 2003 số lợng nhân viên của Công ty đã tăng từ 17 ngời lên 80

ng-ời Trong đó nhân viên làm việc trong lĩnh vực triển khai hợp đồng chiếm tới31%, lập trình ứng dụng 14%, hỗ trợ bảo hành 15%, kinh doanh 11%, quản lý18% và nghiên cứu phát triển sản phẩm 11%

5 Sản phẩm, dịch vụ và công nghệ

Sản phẩm:

- Phần mềm kế toán FAST Accounting 2003.f viết trên Visual Foxpro

- Phần mềm kế toán FAST Accounting 2003.s viết trên SQL Server

- Phần mềm tổng hợp báo cáo toàn Công ty FAST Corporate Reporter2003.w trên nền Web

Mỗi năm Công ty FAST đều có một phiên bản mới Phiên bản đợc sử dụngnhiều nhất hiện nay là FAST 2004 Năm 2005 Công ty FAST đã cho ra đời phiên

hợp đồng

bản FAST 2005 viết trên VB.NET, có sự hỗ trợ Unicode để hoàn thành Tuynhiên, phiên bản này vẫn cha thực sự hiệu quả nh mong muốn.

Dịch vụ:

- Khảo sát yêu cầu và t vấn về xây dựng hệ thống thông tin tài chính kếtoán và quản trị kinh doanh

- Sửa đổi và phát triển chơng trình các yêu cầu đặc thù của khách hàng

- Triển khai ứng dụng cài đặt và đào tạo sử dụng

- Hỗ trợ sử dụng đào tạo, bảo hành và bảo trì hệ thống thông tin

- Nâng cấp mở rộng sự phát triển của khách hàng

6 Khách hàng và hợp tác quốc tế

Với doanh thu tăng hàng năm (1,45 tỷ vào năm 1998 đến 6,5 tỷ vào năm2003) thì số lợng khách hàng của Công ty cũng tăng lên nhanh chóng Hiện nayFAST có hơn 700 khách hàng hoạt động trên toàn quốc trong hầu hết các lĩnhvực nh: sản xuất, thơng mại, xây dựng, dịch vụ, hành chính sự nghiệp với nhiềuhình thức sở hữu khác nhau: Nhà nớc, t nhân, Công ty có vốn đầu t của nớcngoài

Về hợp tác quốc tế từ đầu năm 2003 FAST đã trở thành nhà phân phốiphần mềm quản lý doanh nghiệp ERIC của Jupiter System Inc tại Việt Nam JSI

là Công ty phần mềm hàng đầu tại khu vực Đông Nam á trong lĩnh vực phầnmềm quản lý toàn diện doanh nghiệp (ERP) hiện nay ERIC có hơn 800 kháchhàng và sản phẩm của ERIC ngày càng đợc ngời tiêu dùng a chuộng

7 Định hớng phát triển và uy tín của FAST trên thị trờng.

- Đa dạng hoá sản phẩm để phù hợp với nhiều nhóm khách hàng khácnhau: doanh nghiệp nhỏ, doanh nghiệp vừa và doanh nghiệp lớn.

Uy tín của FAST trên thị trờng

Nhờ định hớng đúng đắn và sự làm việc hết mình của toàn bộ nhân viêntrong Công ty Công ty đã gặt hái đợc rất nhiều thành công, đạt đợc rất nhiều giảithởng:

- Đạt 7 huy chơng vàng liên tục trong các năm 1999 đến 2003 tại ViệtNam Computer Word Expo

- Giải thởng (sản phẩm công nghệ thông tin) của hội tin học Việt Nam.Vào năm 2003 với hơn 700 khách hàng trong đó có rất nhiều khách hàng

Trong quá trình thực tập tại FAST Công ty có thực hiện một chơng trình

đào tạo cho chúng em với mục đích kiểm trả năng lực của các sinh viên thực tập.Nội dung đào tạo của Công ty bao gồm:

- Nghiệp vụ kế toán

Phòng triển khai

Phòng bảo hành

Với ý định mở rộng thị trờng thì các phòng này đều tuyển thêm nhân viên.Mỗi phòng yêu cầu những chuyên môn riêng Với mong muốn có thể đợc làmviệc trong phòng triển khai thì nhân viên cần phải có các yêu cầu sau

- Hiểu đợc cơ bản về các nghiệp vụ kế toán trong chơng trình: Kế toán tàichính và kế toán quản trị

- Hiểu đợc các chức năng sử dụng trong chơng trình: Kế toán tài chính và

kế toán nghiệp vụ

- Có đợc những kiến thức cơ bản về lập trình Fox

- Biết cách chỉnh sửa các báo cáo cho đơn giản

Trong quá trình thực tập tại Công ty em đã đợc Anh Lại Quốc Việt hớngdẫn Anh Việt cũng từng là sinh viên của khoa ta khoá 39 nên anh cũng rất tậntình trong việc chỉ bảo hớng dẫn cho em

II giới thiệu về doang nghiệp thơng mại đứcan

Đức An là một doanh nghiệp thơng mại thuần tuý Doanh nghiệp bắt đầu

đi vào hoạt động vào năm 1997

Địa chỉ : 18 Hàn Thuyên Nam Định

Hiện nay giám đốc của công ty là ông Trần Văn Đức

Công ty có tất cả 20 công nhân, hoạt động chủ yếu là theo kiểu gia đình quản lý Hầu hết mọi hoạt động của công ty đều do giám đốc trực tiếp quản lý Hoạt động chính của công ty là mua bán các phụ tùng ôtô Số lợng mặthàng của công ty rất đa dạng, có thể lên tới hàng nghìn loại Hiện nay công ty cólợng khách hàng khá đông đẩo, chủ yếu tập trung ở khu vức Nam Định, ngoai racông ty còn có một số khách hàng tại Hà Nội

Cơ sở hạ tầng hiện nay của công ty là khá tốt Công ty hiện có ba máy tínhphục vụ cho công việc bán hàng Nhân viên bán hàng biết sử dụng các chơngtrình máy tính cơ bản một cách khá thành thạo Đây cũng là cơ sở thuận lợi đểthực hiện việc triển khai chơng trình QLBH vào công ty

10

III giới thiệu đề tài nghiên cứu

để có thể cạnh tranh đợc

Nh chúng ta đã biết thì công việc chính của các nhà quản lý lầ phải đa ranhững quyết định một cách hợp lý và kịp thời Điều này đợc quyết định bởi nănglực, nghệ thuật của nhà quản lý cũng nh chất lợng nguồn thông tin đợc sử dụng

Vậy làm thế nào để có một nguồn thông tin đầy đủ và chính xác Đâychính là công việc của hệ thống thông tin trong doanh nghiệp Nếu đợc xây dựngtốt hệ thống thông tin sẽ đảm bảo cung cấp những thông tin khái quát nhất về thịtrờng, khách hàng, và công việc xản suất kinh doanh Những thông tin này sẽgiúp cho nhà quản lý hoạch định ra nhiững chính sách hợp lý mang tính trớc mắtcũng nh lâu dài cho công ty

11

1.2 Các tính chất của thông tin

- Tính tơng đối của thông tin;

- Tính định hớng của thông tin;

- Tính thời điểm của thông tin;

- Tính cục bộ của thông tin

1.3 Thông tin trong quản lý

Khái niệm: Quản lý theo nghĩa rộng đợc hiểu là tập hợp các quá trình biến

đổi thông tin thành hành động, một việc tơng đơng với quá trình ra quyết định

Trong một tổ hcức quản lý đợc phân thành hai cấp: chủ thể quản lý và đốitợng quản lý, mối quan hệ giữa hai đối tợng và dòng thông tin lu chuyển đợc môtả trong mô hình sau:

- Thông tin vào: thông tin từ môi trờng;

- Thông tin ra: thông tin ra môi trờng;

- Thông tin quản lý: thông tin quyết định;

- Thông tin phản hồi: thông tin tác nghiệp

12

TT từ môi trờng

TT tác nghiệp

Hệ thống quản lý

Hệ thống quản lý

Đối tượng quản lý

Đối tượng quản lý

TT quyết định

TT ra môi trường

Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368

Hinh 2.1: Mô hình thông tin trong quản lý

2 Hệ thống thông tin.

1.1 Định nghĩa:

Theo các quan điểm khác nhau mà có các định nghĩa hệ thống thông tin khác nhau Trên thực tế tồn tại một số định nghĩa về hệ thống thông tin khác sau:

HTTT là tập hợp những con ngời, các thiết bị phần cứng, phần mềm, dữliệu thực hiện hoạt động thu thập, lu trữ, xử lý và phân phối thông tin trong mộttập hợp các ràng buộc đợc gọi là môi trờng [1]

Mỗi định nghĩa có một cách diễn đạt khác nhau nhng đều có ý chung đó

là: Hệ thống thông tin là một hệ thống nhằm mục đích thu thập, lu trữ, xử lý và

truyền thông tin

13

quản lý quản lý

Hệ thống thông tin bao gồm: đầu vào (Inputs) của hệ thống thông tin đợclấy từ các nguồn (Sources) và đợc xử lý bởi hệ thống sử dụng nó cùng với các dữliệu đã đợc lu trữ từ trớc Kết quả xử lý (Outputs) đợc chuyển đến các đích(Destination) hoặc đựơc cập nhật vào kho lu trữ dữ liệu (Storage).

Hình 2.2: Mô hình hệ thống thông tin

Nh hình trên minh hoạ, mọi hệ thống thông tin có bốn bộ phận: bộ phận đa

DL vào, bộ phận xử lý, kho DL, bộ phận đa DL ra

2.2 Thông tin và xử lý thông tin trong tổ chức

Nhiệm vụ của HTTT trong doanh nghiệp là xử lý các thông tin kinh doanh,tức là thông tin dùng cho mục đích kinh doanh trong doanh nghiệp

Xử lý thông tin là tập hợp những thao tác áp dụng lên các thông tin nhằmchuyển chúng về một dạng trực tiếp sử dụng đợc: làm cho chúng trở thành hiểu

đợc, tổng hợp hơn, truyền đạt đợc, hoặc có dạng đồ hoạ,

Hệ thống thông tin bao gồm 2 thành phần cơ bản:

- Các dữ liệu: Đó là các TT đợc lu trữ và duy trì nhằm phản ánh thực trạng

hiện thời hay quá khứ của doanh nghiệp

- Các xử lý: Đó là những quá trình biến đổi thông tin.

Theo quan điểm hệ thống thì hệ thống quản lý trong một tổ chức kinhdoanh bao gồm các hệ sau:

- Hệ tác nghiệp.

Hình 2.3: Các phân hệ của hệ thống kinh doanh trong tổ chức

3 Phân loại hệ thống thông tin trong một tổ chức.

3.1 Phân loại theo mục đích phục vụ của thông tin đầu ra.

-HTTT xử lý giao dịch TPS (Transaction Processing System)

Hệ thống xử lý giao dịch xử lý các dữ liệu đến từ các giao dịch mà tổchức thực hiện hoặc với khách hàng, với nhà cung cấp, những ngời cho vayhoặc với nhân viên của tổ chức

- HTTT quản lý MIS (Management Infomation System)

Đây là những hệ thống quản lý các hoạt động của tổ chức, các hoạt

động này nằm ở mức điều khiển tác nghiệp, điều khiển quản lý hoặc lập kếhoạch chiến lợc Chúng dựa chủ yếu vào các CSDL đợc tạo ra bởi các hệ xử lýgiao dịch cũng nh từ các nguồn dữ liệu ngoài tổ chức

- HTTT trợ giúp ra quyết định DSS (Decision Support System)

Hệ thống này đợc thiết kế với mục đích rõ ràng là trợ giúp các hoạt

động ra quyết định Quá trình ra quyết định đợc coi nh là một quy trình đợctạo thành từ ba giai đoạn: xác định vấn đề, xây dựng và đánh giá các phơng án

15

Hệ tác nghiệp

Hệ quyết

định

HT TT

giải quyết và lựa chọn một phơng án Về nguyên tắc, một hệ thống trợ giúp raquyết định phải cung cấp thông tin cho phép ngời ra quyết định xác định rõtình hình để một quyết định cần phải ra.

- HT chuyên gia ES (Expert System)

Đây là hệ thống cơ sở trí tuệ, có nguồn gốc từ nghiên cứu về trí tuệnhân tạo, trong đó có sự biểu diễn bằng các công cụ tin học những tri thức củamột chuyên gia về một lĩnh vực nào đó Cùng với các CSDL và các bộ luật suydiễn mà dựa vào đó ngời ta có thể đa ra các quyết định về một vấn đề cụ thể

- Hệ thống thông tin tăng cờng khả năng cạnh tranh ISCA

(Infomation System for Competitive Advantage)

Hệ thống này đợc sử dụng nh một trợ giúp chiến lợc Nó đợc thiết kếcho những ngời sử dụng là những ngời ngoài tổ chức nh các khách hàng, nhàcung cấp, giúp cho tổ chức có thêm TT trong cuộc cạnh tranh khốc liệt củathị trờng

3.2 Phân loại hệ thống thông tin trong tổ chức doanh nghiệp.

Các thông tin trong một tổ chức đợc chia theo cấp quản lý và trong mỗicấp quản lý, chúng lại đợc chia theo nghiệp vụ mà chúng phục vụ Có thể xembảng phân loại các hệ thống thông tin trong một doanh nghiệp sản xuất đểhiểu cách phân chia này

Tài chính chiến lợc

Marketing chiến lợc

Nhân lực chiến lợc

Kinh doanh

và sản xuất

văn phòng

Tài chính chiến thuật

Marketing chiến thuật

Nhân lực chiến thật

Kinh doanh

và sản xuất chiến thuật Tài chính

tác nghiệp

Marketing tác nghiệp

Nhân lực tác nghiệp

Kinh doanh

và sản xuất tác nghiệp

Hình 2.4: Phân loại hệ thống thông tin theo lĩnh vực và mức ra quyết định

Ba mô hình của hệ thống thông tin.

16

- Mô hình logic

Mô tả hệ thống làm gì: dữ liệu mà nó thu thập, xử lý mà nó phải thực hiện,các kho để chứa các kết quả hoặc dữ liệu để lấy ra cho các xử lý và những thôngtin mà hệ thống sản sinh ra Nó không quan tâm tới phơng tiện đợc sử dụng cũng

nh địa điểm hoặc thời điểm mà dữ liệu đợc xử lý Mô hình của hệ thống gắn ởquầy tự động dịch vụ khách hàng do giám đốc dịch vụ mô tả thuộc mô hình lôgícnày

Hình 2.5: Ba mô hình của một hệ thống thông tin

- Mô hình vật lý ngoài

Mô hình vật lý ngoài thờng chú ý tới những khía cạnh nhìn thấy đợc của hệthống nh là các vật mang dữ liệu và vật mang kết quả cũng nh hình thức của đầuvào và của đầu ra, phơng tiện để thao tác với hệ thống, những dịch vụ, bộ phận,con ngời và vị trí công tác trong hoạt động xử lý, các thủ tục thủ công cũng nhnhững yếu tố về địa điểm thực hiện xử lý dữ liệu, loại màn hình hoặc bàn phím đ-

ợc sử dụng Mô hình này cũng chú ý tới mặt thời gian của hệ thống, đó là vềnhững thời điểm mà các hoạt động xử lý dữ liệu khác nhau xảy ra

- Mô hình vật lý trong

Liên quan tới những khía cạnh vật lý của hệ thống tuy nhiên không phải làcái nhìn của ngời sử dụng mà là của nhân viên kỹ thuật Chẳng hạn đó là nhữngthông tin liên quan tới loại trang thiết bị đợc dùng để thực hiện hệ thống, dung l-ợng kho lu trữ và tốc độ xử lý của thiết bị, tổ chức vật lý của dữ liệu trong khochứa, cấu trúc của các chơng trình và ngôn ngữ thể hiện

17

4 Các phơng pháp xây dựng hệ thống thông tin.

4.1 Phơng pháp tổng hợp.

Phơng pháp này đòi hỏi phải xây dựng nhiệm vụ cho từng bộ phận nhng phải

đảm bảo lôgic toán học trong hệ thống để sau này có thể xây dựng đợc các mảng cơ bản trên từng nhiệm vụ đó

Ưu điểm: Phơng pháp này cho phép ta đa dần hệ thống vào làm việc theo

từng giai đoạn và nhanh chóng thu đợc kết quả

Nhợc điểm: Các thông tin dễ bị trùng lặp dẫn đến các thao tác không cần

thiết

4.2 Phơng pháp phân tích

Phơng pháp này có nhiệm vụ đầu tiên là phải xây dựng bảo đảm hệ thốnghoàn chỉnh sau đó xây dựng các chơng trình làm việc và xây dựng các mảng làmviệc cho chơng trình đó

Ưu điểm: Phơng pháp này cho phép tránh đợc việc thiết lập các mảng làm

việc một cách thủ công

Nhợc điểm: Hệ thống chỉ hoạt động khi đa vào đồng thời toàn bộ các

mảng này vào sử dụng

4.3 Phơng pháp tổng hợp và phân tích.

Đây là phơng pháp kết hợp đồng thời cả hai phơng pháp trên Tiến hành

đồng thời việc thiết lập các mảng cơ bản và các thao tác cũng nh các nhiệm vụcần thiết Phơng pháp yêu cầu phải tổ chức chặt chẽ đảm bảo tính nhất quán củathông tin trong hệ thống

II Phơng pháp phát triển Hệ Thống Thông Tin quản lý

Mục tiêu chung của những cố gắng phát triển hệ thống thông tin là cungcấp cho các thành viên của tổ chức những công cụ quản lý tốt nhất Phát triển một

hệ thống thông tin bao gồm việc phân tích hệ thống đang tồn tại, thiết kế một hệthống mới, thực hiện và tiến hành cài đặt nó Phân tích một hệ thống bắt đầu từviệc thu thập dữ liệu và chỉnh đốn chúng để đa ra đợc chẩn đoán và tình hình thực

tế Thiết kế là nhằm xác định các bộ phận của một hệ thống mới có khả năng cải

18

thiện tình trạng hiện tại và xây dựng mô hình lô gíc và mô hình vật lý ngoài của

hệ thống đó Việc thiết lập hệ thống thông tin liên quan tới xây dựng mô hình vật

lý trong của hệ thống mới và chuyển mô hình đó sang ngôn ngữ tin học Cài đặtmột hệ thống là tích hợp nó vào hoạt động của tổ chức

2 Các công đoạn phát triển một hệ thống thông tin.

Giai đoạn 1: Đánh giá yêu cầu

Giai đoạn này đợc thực hiện tơng đối nhanh và không đòi hỏi chi phí lớn

Nó bao gồm các công đoạn sau:

1.1 Lập kế hoạch đánh giá yêu cầu

1.2 Làm rõ yêu cầu

1.3 Đánh giá khả thi thực thi

1.4 Chuẩn bị báo cáo đánh giá yêu cầu

Giai đoạn 2 : Phân tích chi tiết

Giai đoạn phân tích chi tiết bao gồm các công đoạn sau:

2.1 Lập kế hoạch phân tích chi tiết

2.2 Nghiên cứu môi trờng của hệ thống đang tồn tại

2.3 Nghiên cứu hệ thống thực tại

2.4 Đa ra chuẩn đoán và xây dựng các yếu tố giả pháp

2.5 Đánh giá lại tính khả thi

2.6 Thay đổi đề xuất của dự án

2.7 Chuẩn bị và trình bày báo cáo phân tích chi tiết

Giai đoạn 3 : Thiết kế lô gíc

Giai đoạn này nhằm xác định tất cả các thành phần lôgíc của một hệ thốngthông tin, cho phép loại bỏ đợc các vấn đề của hệ thống thực tế và đạt đợc nhữngmục tiêu đã đợc thiết lập ở giai đoạn trớc Mô hình lôgíc sẽ phải đợc những ngời

sử dụng xem xét và chuẩn y Thiết kế lô gíc bao gồm những công đoạn sau:

3.1 Thiết kế cơ sở dữ liệu

3.2 Thiết kế xử lý

3.3 Thiết kế các nguồn dữ liệu vào

19

3.4 Chỉnh sửa tài liệu cho mức lô gíc.

3.5 Hợp thức hoá mô hình lô gíc

Giai đoạn 4: Đề xuất các phơng án của giải pháp

Các công đoạn của giai đoạn đề xuất các phơng án của giải pháp:

4.1 Xác định các ràng buộc tin học và ràng buộc tổ chức

4.2 Xây dựng các phơng án của giải pháp

4.3 Đánh giá các phơng án của giải pháp

4.4 Chuẩn bị và trình bày các báo cáo của giai đoạn đề xuất các phơng áncủa giải pháp

Giai đoạn 5: Thiết kế vật lý ngoài

Những công đoạn chính của thiết kế vật lý ngoài là:

5.1 Lập kế hoạch thiết kế vật lý ngoài

5.2 Thiết kế chi tiết các giao diện (vào/ra)

5.3 Thiết kế cách thức tơng tác với phần trong việc tin học hoá

5.4 Thiết kế các thủ tục thủ công

5.5 Chuẩn bị và trình bày báo cáo về thiết kế vật lý ngoài.

Giai đoạn 6: Triển khai kỹ thuật hệ thống

Đây phần quan trọng nhất của giai đoạn thực hiện kỹ thuật là phần tin họchoá của hệ thống thông tin, có nghĩa là phần mềm Những ngời chịu trách nhiệm

về giai đoạn này phải cung cấp các tài liệu nh các bản hớng dẫn sử dụng và thaotác cũng nh các tài liệu mô tả hệ thống Các công việc chính là:

6.1 Lập kế hoạch thực hiện kỹ thuật

6.2 Thiết kế vật lý trong

6.3 Lập trình

6.4 Thử nghiệm hệ thống

6.5 Chuẩn bị tài liệu

Giai đoạn 7: Cài đặt và khai thác

7.1 Lập kế hoạch cài đặt

7.2 Chuyển đổi

20

7.3 Khai thác và bảo trì.

7.4 Đánh giá

III Phân tích hệ thống thông tin quản lý

Mục tiêu chung của giai đoạn phân tích hệ thống là đa ra đợc chuẩn đoán về

hệ thống đang tồn tại và đề xuất ra đợc các yếu tố giải pháp cho hệ thống mới

Hình 2.6: Các bớc của giai đoạn phân tích hệ thống

2 Các phơng pháp thu thập thông tin

Phỏng vấn

Nghiên cứu tài liệu

Sử dụng phiếu điều tra

21

Mô tả về HT hiện tại và HT mới

Hồ sơ Dự án

1.0 Xác định

các yêu cầu HT

2.0Cấu trúc hoá các yêu cầu

3.0Tìm và lựa chọn các giải pháp

khảo sát,quan sát, các mẫu

Các yêu cầu HT

Kế hoạch xây dựng

HTTT, lịch phân tích

HT, yêu cầu dịch vụ

của HT

Quan sát

3 Các bớc xây dựng hệ thống thông tin quản lý.

3.1 Nghiên cứu và đặt vấn đề xây dựng hệ thống (chiếm khoảng 10% khối lợng công việc).

Việc khảo sát hệ thống chia ra làm 2 giai đoạn :

- Khảo sát sơ bộ nhằm xác định tính khả thi của đề án Cụ thể là: Phải xác

định đợc những gì cần phải làm, ai sử dụng hệ thống trong tơng lai

- Khảo sát chi tiết nhằm xác định chính xác những gì sẽ đợc thực hiện vàkhẳng định những lợi ích, hạn chế kèm theo

3.2 Phân tích hệ thống (chiếm 25% khối lợng công việc).

Tiến hành phân tích cụ thể hệ thống hiện tại bằng cách sử dụng các công

cụ nh:

- Sơ đồ chức năng nghiệp vụ ( Busines Function Diagram: BFD )

Sơ đồ chức năng nghiệp vụ xác định các chức năng nghiệp vụ cần phải đợctiến hành để xây dựng hệ thống Mục đích của BFD nhằm:

* Xác định phạm vi hệ thống cần phân tích

* Giúp tăng cờng cách tiếp cận lô gíc tới việc phân tích hệ thống

* Chỉ ra miền khảo cứu của hệ thống trong toàn bộ hệ thống tổ chức

Sơ đồ này giúp ta xem xét một cách chi tiết về các thông tin cần cho việcthực hiện các chức năng đã đợc nêu trên

Thiết kế hệ thống một cách tổng thể:

- Xác định rõ các bộ phận nào trong hệ thống xử lý bằng máy tính và bộphận nào xử lý thủ công

- Xác định rõ vai trò vị trí của máy tính trong hệ thống mới

Thiết kế chi tiết:

- Thiết kế các khâu xử lý thủ công trớc khi đa vào xử lý bằng máy tính

- Xác định và phân phối thông tin đầu ra

- Thiết kế phơng thức thu thập, xử lý thông tin cho máy tính

3.4 Cài đặt hệ thống mới (chiếm 15% khối lợng công việc).

- Thiết kế các tệp cơ sở dữ liệu, các giao diện dành cho ngời sử dụng

- Vận hành, chạy thử và bảo trì hệ thống

- Hớng dẫn, đào tạo ngời sử dụng trong hệ thống mới

IV Thiết kế hệ thống thông tin

1 Giai đoạn phân tích hệ thống.

Trong giai đoạn nay chúng ta sẽ sử dụng các công cụ đã đợc trình bày tómtắt ở mục 3.2 của phần III, chơng II Trong giai đoạn phân tích hệ thống ta sẽxem xét chi tiết từng công cụ đợc sử dụng

1.2 Sơ đồ dòng dữ liệu (DFD)

Mục đích của DFD là trợ giúp cho 4 hoạt động chính của nhà phân tích

- Liên lạc: DFD mang tính đơn giản, dễ hiểu đối với ngời phân tích và ngờidùng

23

- Tài liệu: đặc tả yêu cầu hình thức và yêu cầu thiết kế HT là nhân tố đơngiản việc tạo và chấp nhận tài liệu.

- Phân tích DFD: để xác định yêu cầu của ngời sử dụng

- Thiết kế: phục vụ cho việc lập kế hoạch và minh họa các phơng án chonhà phân tích và ngời dùng xem xét khi thiết kế HT mới

Một số các ký pháp thờng dùng:

- Hình tròn: Bên trong hình tròn có chứa các tên tiến trình

Hình 2.7: Ký hiệu tiến trình xử lý

Ví dụ:

- Dòng dữ liệu: là nơi chuyển thông tin vào hoặc ra khỏi một tiến trình Nó

đợc chỉ ra trên sơ đồ bằng một đờng kẻ có mũi tên ở ít nhất một đầu Mũi tên chỉ

Tên ngời/ bộ phận phát/ nhận tin

Nguồn hoặc đích là những bộ phận, tổ chức bên ngoài lĩnh vực đangnghiên cứu nhng có quan hệ nhất định với hệ thống Các tác nhân ngoài này cóthể là nơi nhận tin, sản phẩm của hệ thống nhng cũng có thể là nơi cung cấpthông tin cho hệ thống

1.3 Mô hình dữ liệu

Phân tích dữ liệu là một phơng pháp xác định các đơn vị thông tin cơ sở cóích cho hệ thống (các thực thể), và xác định rõ mối quan hệ bên trong hoặc thamtrỏ chéo nhau giữa chúng Điều này có ý nghĩa là mọi phần dữ liệu sẽ chỉ đợc lutrữ một lần trong toàn bộ hệ thống của tổ chức và có thể truy cập từ bất kỳ chơngtrình nào bởi nhiều ngời sử dụng khác nhau

Mục đích của việc xây dựng mô hình dữ liệu :

- Kiểm tra chặt chẽ các yêu cầu của ngời dùng

- Cung cấp cái nhìn lô gic về thông tin cần cho hệ thống

Các thành phần của mô hình dữ liệu bao gồm :

- Thực thể: đợc hiểu là tập hợp các đối tợng cùng loại dới góc độ quan tâm

của nhà quản lý

Có hai loại thực thể:

+ Thực thể tài nguyên: chỉ mô tả mà không giao dịch

VD: DmHang ( Mahang, Tenhang, Dvtinh, Dongia )

+ Bảng giao dịch (Nhóm thực thể giao dịch): Thể hiện các giao dịch

Ví dụ: HoaDonBanHang (SoHD, MaKH, DienGiai, NgayHD, NguoiBan)

- Kiểu thực thể: là một nhóm tự nhiên một số thực thể lại, mô tả một loại

thông tin chứ không phải bản thân thông tin

- Thuộc tính: là đặc trng của thực thể Thuộc tính liên quan đến các kiểu

thực thể, còn giá trị thuộc tính riêng biệt thì thuộc về riêng từng thực thể Có 3loại thuộc tính nh:

+ Thuộc tính định danh (thuộc tính khoá): là một hay nhiều thuộc tính chophép xác định duy nhất một thực thể

+ Thuộc tính mô tả: hầu hết các thuộc tính trong một kiểu thực thể đều làthuộc tính mô tả Mỗi thuộc tính chỉ xuất hiện trong một bảng

25

Ví dụ:

Với thực thể DmHang ( Mahang, Tenhang, Dvtinh, Dongia,nuocnhap )thì:

* Thuộc tính Mahang là khoá

* Thuộc tính Tênhàng, Dvtinh, Dongia,nuocnhap là thuộc tính mô tả.+ Thuộc tính kết nối: là thuộc tính đợc dùng để chỉ ra mối quan hệ giữamột thực thể này với một thực thể khác

- Các kiểu liên kết:

 1@1 Liên kết Một - Một

 1@N Liên kết Một - Nhiều

 N@M Liên kết Nhiều - Nhiều

Các giai đoạn trong quá trình xây dựng mô hình dữ liệu :

* Xác định các thuộc tính : Dựa trên 3 nguồn :

- Kiến thức của bản thân về công việc đang nghiên cứu

- Những ngời sử dụng hệ thống hiện tại

- Xem xét các tài liệu sử dụng thờng xuyên trong lĩnh vực nghiên cứu

* Xác định kiểu thực thể: Để có đợc kiểu thực thể ngời phân tích phảichuẩn hoá nhằm mục đích :

- Tối thiểu việc lặp lại

- Tránh d thừa thông tin

* Xác định các quan hệ: Thiết lập mối liên hệ tự nhiên giữa các thực thể vàliên kết này phải ở dạng quan hệ một - nhiều

Quá trình chuẩn hoá mô hình dữ liệu.

- Khái niệm chuẩn hoá: Chuẩn hoá là việc chuyển đổi tập hợp dữ liệu đợc

lu trữ sang cấu trúc dữ liệu nhỏ hơn, đơn giản và dễ hiểu hơn Cấu trúc dữ liệu

đ-ợc chuẩn hoá cũng thuận lợi hơn trong việc bảo quản

- Các qui tắc chuẩn hoá:

Chuẩn hoá mức 1 (1.NF):

26

1.NF quy định rằng, trong mỗi danh sách không đợc chứa các thuộc tínhlặp Nếu có các thuộc tính lặp thì phải tách các thuộc tính đó thành các danh sáchcon, có ý nghĩa dới góc độ quản lý.

Chuẩn hoá mức 2 (2.NF):

2.NF quy định rằng, trong một danh sách mỗi thuộc tính không phải khoá phải phụ thuộc hàm hoàn toàn vào toàn bộ khoá chứ không chỉ phụ thuộc vào một phần của khoá Nếu có sự phụ thuộc nh vậy thì phải tách nhữngnhững thuộc tính phụ thuộc hàm vào bộ phận của khoá thành một danh sách con mới

Chuẩn hoá mức 3 (3.NF):

3.NF quy định rằng, trong một danh sách không đợc phép có sự phụ thuộcbắc cầu giữa các thuộc tính Nếu thuộc tính này phụ thuộc hàm vào thuộc tính kiathì phải tách chúng ta thành các thuộc tính khác nhau có quan hệ với nhau

- Xác định tất cả các thuộc tính cần dùng tới trong HTTT định xây dựng

- Xác định kiểu thực thể để đặt từng thuộc tính nhằm giảm thiểu việc saochép và tránh d thừa

Với các thuộc tính, kiểu thực thể và quan hệ đã biết có thể xây dựng mộtsơ đồ trực giác mô hình quan hệ Khi đó ta có thể so sánh các mô hình và trích ra

đợc từ việc so sánh đó một mô hình duy nhất có chứa đặc trng tốt nhất của cả hai

2 Phân tích chi tiết hệ thống thông tin.

Bất cứ hệ thống bao gồm nhiều phần tử khác nhau nhng có mối quan hệ chặtchẽ với nhau Việc thay đổi của phần tử này sẽ kéo theo sự thay đổi của các phần

tử khác dẫn tới sự thay đổi của cả hệ thống Chẳng hạn, đối với hệ thống thôngtin việc thay đổi về phần cứng kéo theo những thay đổi về chơng trình cũng nhviệc đa vào những nguyên tắc quản lý mới, yêu cầu phải hiện đại hoá lại toàn bộ

27

ứng dụng Chính vì lý do đó, khi tiến hành phân tích thiết kế hệ thống, các nhàphân tích và thiết kế hệ thống thờng đa ra phơng thức tiếp cận hệ thống theo từngmức Đó cũng chính là nội dung của phơng pháp phân tích, thiết kế hệ thống.Theo phơng pháp này, việc tiếp cận hệ thống theo từng mức sẽ phân tích hệ thống

- Tổ chức (Organization): mức này thể hiện các mục tiêu đã đợc khái quáthoá ở mức khái niệm lên mức thực tế tổ chức, trong đó có tính đến ràng buộc vềmặt tổ chức

- Lô gíc (Logic): mức này đề cập tới những công cụ tin học mà ngời sử

dụng sẽ dùng trong xử lý nh: Các hệ quản trị cơ sở dữ liệu (FOXPRO, ACCESS,ORACLE, EXCEL, bảng tính điện tử )

- Vật lý (Physical): Đề cập tới các trang thiết bị tin học cụ thể đợc sử dụng

trong hệ thống

Việc phân tích và thiết kế hệ thống đợc tiến hành qua các bớc sau:

- Nghiên cứu thực tế

- Xây dựng các mô hình xử lý dữ liệu quan niệm, mô hình tổ chức xử lý

- Xây dựng mô hình dữ liệu lôgic

- Xây dựng mô hình vật lý dữ liệu và mô hình tác nghiệp vật lý

Công cụ đợc sử dụng để xác định hệ thống máy tính là sơ đồ DFD Ngời tachia các tiến trình lô gíc của DFD thành các tiến trình vật lý Một số tiến trìnhvật lý có thể đợc làm việc bằng máy vi tính và một số khác do ngời sử dụng đảmnhiệm

3.2 Thiết kế cơ sở dữ liệu

B

ớc 1 : Phân tích toàn bộ yêu cầu

Đây là bớc đầu tiên và khó khăn nhất là phân tích trọn vẹn những yêu cầu trong việc hình thành cơ sở dữ liệu cho một đơn vị Ngời thiết kế phải tìm hiểu kỹviệc xử lý dữ liệu của tổ chức nh thế nào để có khung nhìn tổng quát sau đó mới bắt tay vào thiết kế cơ sở dữ liệu

B

ớc 2: Nhận diện các thực thể

Sau khi tìm hiểu tiến trình xử lý nhà thiết kế phải nhận diện đợc thực thể

sẽ làm việc Mỗi thực thể đợc xem nh một đối tợng xử lý rõ ràng, riêng biệt.Những thực thể này đợc biểu diễn bởi những bảng trong cơ sở dữ liệu

B

ớc 3: Nhận diện các mối t ơng quan giữa các thực thể

ở bớc này phải xác định xem giữa các thực thể có mối quan hệ với nhau

nh thế nào? Giữa các thực thể có thể có mối quan hệ một - một, một - nhiều hoặcnhiều - nhiều

ớc 5: Nhận diện mục khoá ngoại lai

Khoá ngoại lai là một trờng trong một bảng mà giá trị của nó trùng với giá trị khoá chính trên bảng khác nhằm kết nối hai bảng có quan hệ với nhau

Đây là loại khoá mang tính kết nối chứ không phải khoá xác định tính duy nhất của các bản ghi

B

ớc 6: Xác định các tr ờng khác trong bảng dữ liệu

Sau khi khai báo các thực thể, khoá chính, khoá ngoại lai, ta phải xác định

đợc các trờng còn lại trong bảng Chú ý cần đặt tên sao cho thuận tiện khi xử lý

29

Cần phải chuẩn hoá các bảng dữ liệu để tránh trùng lặp, giữ cho dữ liệu có liên hệchặt chẽ mà không bị mất thông tin Đây là một điều cơ bản nhất.

ớc 8: Khai báo phạm vi môi tr ờng

Đây là bớc cuối cùng của quá trình thiết kế cơ sở dữ liệu, trong bớc này taxác định kiểu dữ liệu thích hợp cho mỗi trờng và độ rộng của mỗi trờng

3.3 Thiết kế giao diện ngời - máy

Khi chúng ta thiết kế giao diện ngời - máy nhằm tạo ra giao diện thânthiện trong quá trình ngời sử dụng giao tiếp với máy, tạo điều kiện thuận lợi choquá trình làm việc đạt hiệu quả cao

Các chỉ tiêu quan trọng khi đánh giá một giao diện ngời - máy:

- Kiểm soát: ngời sử dụng thực hiện hoặc kiểm soát đàm thoại

- Dễ sử dụng và dễ học ngay cả với ngời ít kinh nghiệm

- Tốc độ thao tác nhanh

- Dễ phát triển

Các tính chất cần thoả mãn khi thiết kế giao diện:

- Phù hợp yêu cầu đợc giao

- Phù hợp với ngời sử dụng

Một số kiểu giao diện cơ bản:

- Hỏi và đáp: kiểu này rất phù hợp với ngời ít kinh nghiệm

- Ngôn ngữ lệnh: là phạm trù rộng và phức tạp, bao gồm từ câu lệnh đơn giản đến ngôn ngữ điều khiển phức tạp Theo kiểu giao diện này thì sự tinh vi

và tính mềm dẻo bị giới hạn bởi ngữ pháp của ngôn ngữ, tuy vậy nó lại phù hợp đối với ngời sử dụng là chuyên gia

- Điền mẫu: là một dạng đối thoại đợc dùng phổ biến nhất đối với dữ liệu

và nó cũng đợc sử dụng trong việc khôi phục dữ liệu Mẫu đợc thể hiện trên màn hình nh bản báo cáo mẫu

30

V bài toán quản lý bán hàng CHung,

1 Đặc điểm của bài toán.

1.1 Các yêu cầu của hệ thống quản lý bán hàng

- Tiếp nhận yêu cầu của khách hàng

- Nhập thông tin về hàng hoá

- Nhập thông tin về khách hàng

- Lập hoá đơn bán hàng cho khách hàng

- Lập hoá đơn thanh toán

- Lập các báo cáo thống kê về hàng hoá

- Lập các báo cáo tổng hợp về hoá đơn, doanh số bán hàng,…

2 Quy trình của bài toán quản lý bán hàng

Quy trình quản lý nhập xuất hàng của một công ty hay một cửa hàng trong lĩnh vực kinh doanh buôn bán hàng hoá nh sau:

Khi bộ phận bán hàng có yêu cầu về hàng hoá thì phát sinh yêu cầu nhập hàng Nếu hàng không đủ số lợng hoặc không đảm bảo chất lợng thì:

- Báo cáo kiểm tra hàng không chấp nhận đợc lập và chuyển tới bộphận mua hàng

31

- Những hàng không đạt yêu cầu đợc để riêng sang một bên và chờchuyển trả lại nhà cung cấp.

Bộ phận kiểm tra sẽ viết phiếu nhận và chuyển tới bộ phận quản lý kho

đối với hàng đợc chấp nhận

Khi bộ phận bán hàng có yêu cầu xuất hàng bán cho khách hàng, thì hoá

đơn bán hàng sẽ đợc bộ phận bán hàng viết theo yêu cầu về hàng hoá của khách hàng

Khi hợp hàng hoá đã xuất bán theo yêu cầu của khách hàng mà không

đ-ợc khách hàng chấp nhận (do hàng không đạt yêu cầu kỹ thuật hoặc không đảm bảo chất lợng) thì hàng sẽ đợc chuyển tới bộ phận kiểm tra Tại đây, hàng sẽ đợc kiểm tra lại, nếu đúng thì sẽ tiến hàng làm thủ tục nhập lại kho

Khi có yêu cầu về thông tin xuất nhập hàng hoá thì bộ phận quản lý kho phải lập đợc các báo cáo về hàng hoá để cho bộ phận quản lý bán hàng biết đợc tình hình và các TT về hàng hoá Trong kho có những loại hàng hoá nào, số lợng

là bao nhiêu, để có thể tiến hành nhập xuất hàng hoá

3 Giải pháp phần mềm

Cùng với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ tin học phần mềm Đặc biệt là về một số lĩnh vực nh hệ điều hành máy tính, ngôn ngữ lậ trình phát triển các chơng trình phần mềm ứng dụng trên máy tính…

Hiện nay, có rất nhiều ngôn ngữ đợc sử dụng làm công cụ xây dựng các chơng trình phần mềm phục vụ cho công tác quản lý, cũng nh trong một số lĩnh vực khác Nên việc lựa chọn ngôn ngữ viết chơng trình nhằm giải quyết bài toán

đặt ra là vô cùng quan trọng Mỗi bài toán đặt ra đều có những cách giải quyết khác nhau tuỳ vào mục đích của bài toán và sự lựa chọn của ngời thực hiện bài toán đó Mỗi ngôn ngữ đều có những điểm mạnh và nhợc điểm của nó, nên khi lựa chọn một ngôn ngữ phải dựa trên các yêu cầu của bài toán đạt ra Các công cụ

mà ngôn ngữ đó cung cấp cho ngời sử dụng trong quá trình giải quyết vấn đề, khảnăng của hệ quản trị cơ sở dữ liệu phải đáp ứng đợc các yêu cầu đặt ra

32

Tuỳ theo yêu cầu của bài toán và quá trình phân tích thiết kế chơng trình thì phải tìm ra đợc một giải pháp phần mềm tối u Tức là phải đảm bảo thông tin chính xác, dễ sử dụng vào công tác quản lý, giao diện đẹp, thân thiện với ngời sử dụng,…Trên cơ sở phân tích bài toán, tìm hiểu các ngôn ngữ, em đã quyết định lựa chọn ngôn ngữ Microsoft Visual Foxpro 7.0 để xây dựng chơng trình QLBH cho doanh nghiệp thơng mại Đức An.

Microsoft Visual Foxpro 7.0 là hệ quản trị cơ sở dữ liệu quan hệ phổ biến với khả năng đơn giản hoá thủ tục thiết kế quản lý dữ liệu Microsoft Visual Foxpro 7.0 giúp ta dễ dàng tổ chức dữ liệu, định nghĩa các nguyên tắc áp dụng cho cơ sở dữ liệu và xây dựng chơng trình ứng dụng, nó cho phép nhanh chóng kiến tạo các biểu mẫu, vấn tin, báo biểu dựa vào bộ công cụ thiết kế giao diện đồ hoạ bằng các tiện ích Ngoài ra Microsoft Visual Foxpro 7.0 còn cho phép thiết

kế nhanh các trình ứng dụng có đầy đủ các tính năng thông qua môi trờng thiết

kế thích hợp, cung cấp các công cụ lập trình hớng đối tợng cực kỳ mạnh mẽ, và

đang đợc sử dụng rộng rãi nh là một công cụ mạnh của các nhà lập trình ứng dụng chuyên nghiệp nhằm tạo ra các phần mềm quản lý doanh nghiệp, nhất là các chơng trình kế toán

chơng III: Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản

lý bán hàng tại doanh nghiệp thơng mại đức an.

I Phân tích hệ thống thông tin

1 Mô hình chức năng nghiệp vụ (BFD) của hệ thống

1.1.1 Mô hình chức năng nghiệp vụ (BFD) của công ty

33Công ty

Hình 3.1 Mô hình chức năng nghiệp vụ (BFD) của bộ phận quản lý bán hàng

Hình 3.2:Mô hình chức năng nghiệp vụ của bộ phận quản lý bán hàng

BFD tiến trình 1

34

Quản lý Bán hàng

1 Quản lý danh mục

3 báo cáo

2 Quản lý hoá đơn

1 Quản lý danh mục

Nhập mới Tìm kiếm Hiệu chỉnh

Hình 3.3: Mô hình chức năng nghiệp vụ quản lý danh mục

Viết hoá đơn bán hàng

Tìm kiếm Hiệu chỉnh

Thống kê hàng nhập

Thông kê tình hình bán hàng

Tổng hợp hàng bán

Bảng kê hoá

đơn bán hàngBáo cáo hàng tồn kho Báo cáo doanh

số bán hàng

H×nh 3.4: M« h×nh chøc n¨ng nghiÖp vô thèng kª vµ b¸o c¸o

Th«ng b¸o

§Æt hµng

Giao dÞch b¸n hµng

B¸o c¸o

Nhµ cung cÊp

Giao dÞch mua hµngTµi liÖu

Hình 3.5: Sơ đồ luồng thông tin mức ngữ cảnh

Các ký pháp cơ bản của ngôn ngữ DFD:

: Ký hiệu các tác nhân nguồn hoặc đích

: Ký hiệu dòng dữ liệu đi vào nếu mũi tên chỉ vào hay

đi ra nếu mũi tên chỉ ra