Giáo trình word 2003

Cách khởi động: Cách 1: Chọn lệnh Start của Windows: Start/ Programs/ Microsoft Word Cách 2: Nháy kép chuột lên biểu tượng của phần mềm Word Cách 3: Nếu muốn mở nhanh một tệp văn bản vừ

CHƯƠNG III TIẾNG VIỆT TRONG WINDOW VÀ THỂ THỨC VĂN BẢN

I/ Soạn thảo văn bản.

1 Cách khởi động:

Cách 1: Chọn lệnh Start của Windows: Start/ Programs/

Microsoft Word

Cách 2: Nháy kép chuột lên biểu tượng của phần mềm Word

Cách 3: Nếu muốn mở nhanh một tệp văn bản vừa soạn thảo gần đây nhất trên máy tính đang làm việc, có thể chọn Start/ Documents, chọn tên tệp văn bản

(Word) cần mở Khi đó Word sẽ khởi động và mở ngay tệp văn bản vừa chỉ định

1.1 Môi trường làm việc

Sau khi khởi động xong, màn hình làm việc của Word thường có dạng như sau:

Thường thì môi trường làm việc trên Word gồm các phần chính

- Vùng nhập văn bản: cho phép nhập văn bản, chỉnh sửa, định dạng…

- Thanh tiêu đề (title bar): chứa tên tệp – Tên chương trình MS Word

- Thanh thực đơn (menu bar): chứa các lệnh liên quan tới:

+ Việc quản lý tệp tin (File) + Việc hiệu chỉnh (Edit)

+ Việc định dạng (Format) + Các công cụ khác (Tools)

- Hệ thống thanh công cụ: Bao gồm rất nhiều thanh công cụ, mỗi thanh công cụ

bao gồm các nút lệnh để phục vụ một nhóm công việc nào đó Ví dụ: khi soạn thảo văn bản, bạn phải sử dụng đến thanh công cụ chuẩn Standard và thanh công cụ định dạng Formating; hoặc khi vẽ hình cần đến thanh công cụ Drawing để làm việc

- Thước kẻ: Gồm 2 thước (ruler) bao viền trang văn bản Sử dụng thước này bạn có

thể điều chỉnh được lề trang văn bản, cũng như thiết lập các điểm dịch (tab) một cách đơn giản và trực quan

- Thanh trạng thái (Status bar): hiển thị các thông tin như trang, trang/tổng số

trang, dòng, cột …

- Thanh cuộn (scroll bar): dùng để xem các vùng bị che khuất

1.2 Tạo một tài liệu mới

Làm việc với word là làm việc trên các tài liệu ( Documents) Mỗi tài liệu phải được cất lên đĩa với một tệp tin có phần mở rộng DOC Thường thì các tệp tài liệu của bạn sẽ được cất vào thư mục C:\My Documents trên đĩa cứng Tuy nhiên, bạn có thể thay đổi lại thông số này khi làm việc với Word

Thông thường sau khi khởi động MS Word, một màn hình trắng xuất hiện Đó cũng là tài liệu mới mà Word tự động tạo ra Tuy nhiên để tạo một tài liệu mới, bạn

Để ghi tài liệu đang làm việc lên đĩa,

bạn có thể chọn một trong các cách sau:

- Mở mục chọn File / Save

hoặc

- Nhấn nút Save trên thanh công cụ Standard;

- Nhấn tổ hợp phím tắt Ctrl + S Sẽ có hai khả năng xảy ra:

Nếu đây là tài liệu mới, hộp thoại Save As xuất hiện, cho phép ghi tài liệu này bởi

một tệp tin mới:

Hãy xác định thư mục (Folder)- nơi sẽ chứa tệp tin mới này rồi gõ tên tệp tin vào muc File name: (ví dụ Vanban1 rồi nhấn nút Save để kết thúc việc ghi nội dung tài liệu

Nếu tài liệu của bạn đã được ghi vào một tệp, khi ra lệnh cất tất cả những sự thay đổi trên tài liệu sẽ được ghi lại lên đĩa

1.4 Ghi với tên khác

Bạn muốn ghi tài liệu với một tên khác , bạn làm như sau:

Di con trỏ chuột đến File → Save As→ xuất hiẹn hộp thoại Save As Trong hộp thoại Save As cho phép bạn chọn File name rồi ghi tài liệu với tên khác

1.5 Mở tài liệu đã tồn tại trên đĩa

Gõ tên tệp tin vào đây

Lưu

- Để thực hiện việc mở một tệp đã có ta thực hiện theo các cách sau:

Cách 1: Chọn menu File à Open

Cách 2: Kích chuột vào biểu tượng Open trên thanh Standar

Cách 3: Nhấn tổ hợp phím Ctrl+O

1.6 Thoát khỏi môi trường làm việc

Khi không làm việc với Word, bạn có thể thực hiện theo một trong các cách sau:

- Mở mục chọn File | Exit

hoặc

- Nhấn tổ hợp phím tắt Alt + F4.

2 Soạn thảo cơ bản

2.1 Các thao tác trên khối văn bản

Mục này cung cấp những kỹ năng thao tác trên một khối văn bản bao gồm : sao chép, cắt dán, di chuyển khối văn bản Giúp làm tăng tốc độ soạn thảo văn bản

a Sao chép

Sao chép khối văn bản là quá trình tạo một khối văn bản mới từ một khối văn bản đã

có sẵn Phương pháp này được áp dụng khi bạn cần phải gõ lại một đoạn văn bản giống hệt hoặc gần giống với một đoạn văn bản đã có sẵn trên tài liệu về mặt nội dung cũng như định dạng (chúng ta sẽ tìm hiểu khái niệm định dạng ở phần tiếp theo) Cách làm như sau:

Bước 1: Lựa chọn ( bôi đen ) khối văn bản cần sao chép

Bước 2: Ra lệnh sao chép dữ liệu bằng một trong các cách:

- Mở mục chọn Edit / Copy ; hoặc

- Nhấn nút Copy trên thanh công cụ Standard; hoặc

- Nhấn tổ hợp phím nóng Ctrl + C;

Bước 3: Dán văn bản đã chọn lên vị trí cần thiết Bạn làm nh− sau:

Đặt con trỏ vào vị trí cần dán văn bản, ra lệnh dán bằng một trong các cách sau:

- Mở mục chọn Edit / Paste ; hoặc

- Nhấn nút Paste trên thanh công cụ Standard; hoặc

- Nhấn tổ hợp phím nóng Ctrl + V

Chỳ ý: Khối văn bản gốc vẫn cũn ở vị trớ cũ, khụng bị mất đi.

b Di chuyển khối văn bản

Với phương pháp sao chép văn bản, sau khi sao chép được đoạn văn bản mới thì đoạn văn bản cũ vẫn tồn tại đúng vị trí của nó Nếu muốn khi sao chép đoạn văn bản ra một nơi khác và đoạn văn bản cũ sẽ được xoá đi (tức là di chuyển khối văn bản đến một vị trí khác)

Bước 1: Lựa chọn khối văn bản cần di chuyển;

Bước 2: Ra lệnh cắt văn bản có thể bằng một trong các cách sau:

- Mở mục chọn Edit / Cut; hoặc

- Nhấn nút Cut trên thanh công cụ Standard; hoặc

Font: chọn loại font

Font style: chọn kiểu font

Chữ đậm và nghiêng (Bold - Italic): Ctrl+B, Ctrl+I

Chữ chỉ số trên (Superscript): Ctrl+Shift+=

Chữ chỉ số dưới (Subscript): Ctrl+=

Chữ có gạch chân đơn (Underline): Ctrl+U

Chữ có gạch chân nét đôi: Ctrl+Shift+D

b) Định dạng văn bản

Dùng thanh thực đơn:

Bước 1: Chọn các đoạn văn bản cần định dạng

Bước 2: Kích chuột tại Format àParagraph

Khi đó sẽ xuất hiện hộp thoại:

Dùng thanh công cụ:

Bước 1: Chọn các đoạn văn bản cần định dạng

Bước 2: Kích chuột trên thanh công cụ để chọn

Dùng tổ hợp phím:

Bước 1: Chọn các kí tự cần định dạng

Bước 2: Nhấn tổ hợp phím tương ứng

Căn theo lề trái: Ctrl+L

Căn theo lề phải: Ctrl+R

Căn giữa: Ctrl+E

Alignment : căn lềLeft: căn lề tráiRight: căn lề phảiCentered: căn giữaJustified: cả hai lềIndentation : Khoảng cách tới lề trái

và phảiSpecial: các tham số khácSpacing: khoảng cách giữa các đoạn văn bản

Line spacing: khoảng cách giữa các dòng trong đoạn

Căn theo cả hai lề: Ctrl+J

2.4 §Æt dÊu hoÆc sè ë ®Çu v¨n b¶n

Dùng menu:

Bước 1: Chọn phần văn bản cần thực hiện

Bước 2: Kích chuột tại Format àBullets and Numbering

Dùng thanh công cụ:

Bước 1: Chọn phần văn bản cần thực hiện

Bước 2: Kích chuột tại biểu tượng

Hoặc kích chuột tại biểu tượng

2.5 Chia côt văn bản

2.6 Tạo chữ cái lớn đầu đoạn văn bản

Tính năng DropCap của word giúp tạo các kiểu chữ cái lớn đầu tiên cho một đoạn văn bản

Bulleted :dấu ở đầu các đoạnNumbered: số ở đầu các đoạnCustomize: thiết lập một số thông số tùy chọn

Reset: dùng để huỷ bỏ mọi thiết lập trước đó

Bước 1: Lựa chọn (bôi đen) vùng văn bản cần chia làm nhiều cột;

Bước 2: Kích hoạt mục chọn Format | Columns Hộp thoại Columns xuất hiện:

Mở mục chọn Format / Drop Cap Hộp thoại Drop cap xuất hiện:

2.7 Tìm kiếm và thay thế văn bản

trong lúc soạn thảo văn bản, nếu bạn thấy một nhóm từ nào có khả năng lặp lại

nhiều lần (Ví du: Cải cách hành chính), bạn nên gõ tắt ký tự đó bằng từ riêng (Ví dụ: gõ chữ C), nhờ vậy bạn sẽ đánh văn bản được nhanh hơn Sau khi đã đánh xong

văn bản, bạn thay thế các ký tự viết tắt bằng một nhóm từ thích hợp

Vào thực đơn Edit / Replace, hiện hộp thoại

None: không tạoDropped: tạo chữ cái đầu dòngFont: chọn kiểu font chữ Lines to drop: độ cao của chữDistance from text: khoảng cách tới văn bản

Find what: gõ nội dung cần tìm kiếm

Replace with: gõ nội dung cần thay thế

Nhấp Find Next, word sẽ bắt đầu quá trình tìm kiếm từ vị trí của con trỏ trong văn bản, nếu tìm ra từ thỏa mãn điều kiện , từ đó sẽ được bôi đen trong văn bản và chờ

bạn quyết định thay thế hay bỏ qua

Nếu không muốn thay thế bạn hãy nhấp vào Find Next để word tiếp tục tìm kiếm Nếu muốn thay thế từ này thì bạn nhấp vào Peplace, sau khi thay xong word sẽ tìm

một từ kế tiếp và lại chờ bạn quyết định

Nếu muốn thay thế tất cả các từ mà word tìm thấy thì nhấp vào Replace All và sau khi làm xong word sẽ thông báo kết quả về số từ đã được thay.

Nút Cancel: Hủy bỏ

Nút Close: Đóng hộp thoại

Tìm trang (ấn phím F5 trên bàn phím) hoặc vào Edit / Go To hộp thoại hiện ra bạn đánh số trang cần tìm rồi ấn Enter.

3 Bảng biểu

3.1 Tạo bảng mới

Chọn Table à Insert à Table

Number of columns: số cột Number of rows: số dòng AutoFit: tự động căn chỉnh Fixed column with: cố định độ rộng cột AutoFit contents: độ rộng cột bằng nội

dung dữ liệu

AutoFit to windows: độ rộng bảng bằng

độ rộng trang

Sau đó di chuyển chuột để chọn số cột và số dòng

3.2 Tạo đường viền cho bảng

Bước 2: Chọn Format à Borders

and Shading sẽ xuất hiện hộp thoại

Setting: kiểu khung None: không có khung Box: khung ngoài Shadow: đổ bóng

3-D: nổi 3 chiều

Style: kiểu đường kẻ Color: màu đường kẻ Width: độ rộng

Fill: tô màu cho ô

No Fill: không màu Style: kiểu màu nền

3.4 Xóa dòng, cột, ô

Bước 1: Đặt con trỏ tại vị trí muốn xóa

Bước 2: Chọn Table à Delete sau đó chọn mục tương ứng với thao tác cần

+ Rows: Xóa dòng

+ Cell: Xóa ô.

Bước 1: Chọn các ô định chia Bước 2: Chọn Table à Split cells Number of columns: số cột

Number of rows: số dòng

4 Đồ hoạ

4.1 Chèn hình ảnh vào văn bản:

Đưa con trỏ đến nơi cần chèn

Chọn Insert / Pictrure / Clip Art

Xuất hiện hộp thoại:

Muốn hình ảnh không tuôn xa xung quanh chọn

mục Behind text hoặc In font of text

thành mũi tên 2 chiều thì kéo rê chuột để điều

chỉnh kích thước Chọn các dạng thể hiện của

hình ảnh Cũng có thể thực hiện các thao tác

trên dựa vào thanh công cụ Picture

2 Tạo chữ nghệ thuật nhờ Word Art

Đặt con trỏ tại vị trí muốn tạo chữ Word Art

Chọn biểu tượng Insert Word trên

thanh công cụ đồ họa Xuất hiện hộp thoại:

Nháy chuột chọn 1 kiểu chữ trong hộp thoại

Chọn OK

Xuất hiện hộp thoại Edit Word Art text

Cuối cùng chọn OK để hoàn thành

5 In ấn

5.1 Tính năng Page setup

Chọn File Page Setup, xuất hiện hộp thoại Page Setup

Chọn Margins để thay đổi lề và hướng in

Paper Size : kích thước trang giấy Width : chiều rộng

Height : chiều cao

5.2 Chèn số trang tự động

Ngoài việc chèn số trang tự động bởi tính năng Header and Footer, bạn có thể chèn

số trang tự động lên tiêu đề trang bằng cách:

Mở mục chọn: Insert Page numbers… Hộp thoại Page numbers xuất hiện:

Hộp Printer cho phép bạn chọn máy in cần in (trong trường hợp máy tính bạn có nối tới nhiều máy in) Nút Properties cho phép bạn thiết lập các thuộc tính cho máy in nếu cần Sau đó nhấn Ok

MỘT SỐ THỦ THUẬT TRONG WORD

1- Cách tạo biểu tượng Word ngoài màn hình để vào chương trình soạn thảo một cách nhanh nhất ?

• Muốn tạo biểu tượng (Shortcut) Word để sử dụng cho tiện bạn nhấp

vào: Start → Programs →Microsoft Ofice →Microsoft Word 2003, nhấp chuột phải vào biểu tượng, nhấp Send to, nhấp Desktop.

• Muốn tạo lệnh gọi tắt để sau này vào soạn thảo cho nhanh, bạn nhấp

chuột phải vào Shortcut, chọn Properties Trong ô Shortcu key, bạn đặt con

Current page: In trang hiện thời

Selection: In trong phạm vi lựa chọn

Pages: In một số trang văn bản Number of copies: số bản cần in Print to file: Đưa

nội dung ra tệp

2- Phục hồi các thanh công cụ bị mất?

Trong quá trình làm việc, lúc sơ xuất ta có thể làm mất một số thanh công cụ, để lấy lại cho hiện thanh công cụ cần thiết ta thực hiện theo các bước sau :

- Chọn lệnh View trên thanh menu ngang, chọn Tool bars, xuất hiện danh sách các

thanh công cụ cần hiện thanh công cụ nào ta đánh dấu vào thanh đó

3- Hiển thị đầy đủ 2 thanh công cụ Standard và Formating?

Trong quá trình làm việc với MS Word, 2 thanh công cụ Standard và Formating chứa các nút lệnh mà chúng ta thường hay dùng nhất, làm việc với thanh công cụ giúp chúng ta tiết kiệm thời gian thay việc vào thanh menu Nhưng mặc định, để tiết kiệm thời gian dành màn hình cho vùng soạn thảo, MS Word hiển thị 2 thanh công

cụ này trên cùng một dòng, việc tìm kiếm các nút lệnh trên 2 thanh công cụ này rất khó khăn và tốn thời gian Chóng ta có thể hiển thị 2 thanh công cụ này đầy đủ bằng cách sau: Kick phải tại khoảng trống trên menu chọn Customize (hoặc vào Tools -

Customize), Kích chọn thẻ Options ánhĐ đấu vào mục Show Standard and Formating toolbars on tworows.

4- Bỏ những “bóng ma” dưới văn bản?

Những bóng ma đó ko pải lỗi do anh Word nhà mình đâu ~_~ mà do đó là tính năng kiểm tra chính tả tiếng anh đó Nếu bạn thuần tuý là người VN và đang đánh chữ

việt thì vào menu tool=> option=> trong option nhấp bỏ mục spelling&grammar rồi xóa dấu chọn hai mục “check spelling as you type” và “check grammar as you type” xong OK

5- Hiện toàn bộ thanh công cụ?

Vào tools=> customize=> options=> rồi đánh dấu các mục “Show standard and formatting toolbars on two rows ” và “Always show full menus”, tiếp theo nhấn nút Close.

6- Sửa lỗi khi bị cách?

Khi soạn thảo các văn bản bằng ngôn ngữ có dấu, thường gặp là tiếng Việt với bộ gõ Vietkey hay Unikey, chúng ta thường hay gặp lỗi các chữ có dấu bị nhảy cách, chẳng hạn “cu a s o ti n ho c”

Lỗi này phát sinh thường sau khi bạn dùng các thao tác copy, paste hoặc cũng có thể là tự nhiên

Để khắc phục lỗi này, bạn hãy vào mục Tools\Options từ giao diện soạn thảo của

MS Word, chọn thẻ Edit và vào mục Settings Tại hộp thoại Settings, bạn hãy bỏ dấu

kiểm ô Adjust sentence and word spacing automatically và ấn OK

Bây giờ, bạn hãy gõ lại và sẽ không còn gặp lỗi các chữ nhảy cách nữa

7 – Tạo phím tắt – Tăng tốc ký (Autocorrect) ?

Lệnh Autocorrect có khả năng tự hiệu chỉnh một số lỗi thông thường trong lúc bạn

đang nhập văn bản bằng cách tự động thay thế từ gõ sai chính tả bằng từ đúng chính tả

Để thấy rõ việc sửa lỗi ta làm như sau: Tools / Autocorrect

Sửa Chữ i tự động đổi thành I.

Ví dụ: Hà NộI nIềm tIn và hy vọng

Giải pháp khắc phục: Vào menu Tools, chọn AutoCorrect Oftions

Trong ô Replace, gõ chữ “i” vào, chọn dòng như hình trên rồi chọn Delete, OK là

xong

• Ngoài ra lênh Auto Text cho phép bạn định nghĩa trước một đoạn văn bản dài

bằng một vài ký tự và chỉ khi nào cần thiết thì bạn mới cho đoạn văn bản dài hiện ra nối tiếp trong bài đánh máy của bạn Ta làm như sau:

- Bụi đen đoạn văn bản

- Insert / Auto Text / New

Hụ̣p thoại Create Auto Text

8- Thay đổi kớch thước chữ nhanh chúng?

Thụng thường, để thay đổi ta thường vào fonts rồi chọn nhưng cỏch sau đõy cú thể

giỳp bạn nhanh hơn Đú là bụi đen rồi bấm Ctrl+] hay Ctrl+[ để giảm hoặc tăng

kớch cỡ

9- Tự động lu lại dữ liệu khi đang soạn thảo?

Nếu bạn làm việc trong mụi trường khụng an toàn, hiện tượng treo mỏy hoặc tự khởi động lại đột ngột là điều khú cú thể trỏnh khỏi, để an toàn hơn cho cụng việc soạn thảo văn bản của mỡnh bạn nờn thiết lập thời gian tự động lưu trữ dữ liệu với cỏch thực hiện như sau:

Bạn nhấn vào menu Tool > Options, tại đõy bạn hóy nhấn vào thẻ Save rồi nhấn dấu chọn trước tuỳ mục Save AutoRecover info every sau đú thiết lập một thời gian

mà bạn muốn Word tự động backup lại dữ liệu của mình (theo mặc định là 10 phỳt)

Vớ dụ: Bụi đen cụm từ: Cộng hũa xó hội chủ nghĩa Việt Nam

- Insert / Auto Text / New Hộp thoại Create Auto Text Trong ụ Please name your Auto Text entry