Giao trinh Word

+ View : Chứa các mục để đặt chế độ hiển thị.+ Insert : Chứa các mục đợc dùng chèn ký tự, tranh ảnh.+ Format : Chứa các công cụ về định dạng.. Vào Format chọn Tabs lệnh tắt Alt + O + T,

Bài 1: những khái niệm cơ bản

1 Chơng trình Microsoft Word là gì?

Chơng trình Microsoft Word là một chơng trình phần mềm, nằm trong bộtin học văn phòng Microsoft Office Nó có tác dụng hỗ trợ các nhân viên vănphòng soạn thảo các văn bản, công văn giấy tờ Với đầy đủ các tính năng nh tạobảng, xây dựng đồ thị, tạo các kiểu chữ nghệ thuật Nó đã khống chế và chiếm

đợc cảm tình của hầu hết mọi ngời Cho đến nay, nó là chơng trình soạn thảovăn bản thông dụng nhất hiện nay

2 Cách khởi động, tắt máy - Vào và thoát khỏi chơng trình.

- Khởi động máy: Ta bật nút Power ở màn hình và CUP

- Tắt máy: Ta nháy chuột vào nút Start\ Shutdown, xuất hiện hộp thoại

- Ta có thể lựa chọn 1 trong 4 cách sau:

to turn off your computer" xuất hiện thì tắt công tắc nguồn)

3 Cách gõ phông chữ tiếng việt.

- Quy tắc sử dụng phông chữ nh sau:

- Phím ESC: Dùng thoát khỏi chơng trình con nào đó.

- Phím TAB: Dùng táp thụt đầu dòng.

- Phím CAPSLOCK: Dùng đánh chữ in hoa không dấu.

- Phím SHIFT: Dùng đánh chứng in hoa đầu dòng, sau dấu ".", dấu "?"

hay kết hợp với các phím mũi tên, HOME, END để bôi đen từng từ, dòng, đoạn

và dùng để lấy các ký hiệu bên trên nh: (@, #, %, & )

- Phím CTRL: Kết hợp với một số ký tự trở thành phím nóng Ví dụ nh:

(Ctrl + O: mở file có sẵn)

- Phím ALT: Kết hợp với tất cả các chữ ngạch chân để trở thành lệnh tắt.

Ví dụ nh: (Muốn lên Format thì ta ấn Alt + O)

- Phím ENTER: Dùng ngắt đoạn, xuống dòng hay nhận một lệnh nào đó.

- Phím BACK SPACE: Dùng xóa ký từ về bên phải nơi con trỏ đứng.

- Phím DELETE: Dùng xóa ký từ về bên trái nơi con trỏ đứng.

- Phím HOME: Trở về đầu dòng.

- Phím END: Trở về cuối dòng.

- Phím PAGE UP: Lên đầu trang.

- Phím PAGE DOWN: Xuống cuối trang.

- Phím CTRL + HOME: Trở về trang đầu tiên.

- Phím CTRL + END: Trở về trang cuối cùng.

- Phím CTRL + G: Tìm số trang (ta phải nhập số trang cần tìm vào mục

Enter page number)

- Các phím múi tên: Dùng di chuyển lên trên, xuống dới, sang trái và

sang phải

- CTRL + SHIFT + D : Chọn kiểu chữ gạch chân nét đôi.

- CTRL + L : Căn đều văn bản sang bên trái

- CTRL + R : Căn đều văn bản sang bên phải

- CTRL + E : Căn đều văn bản vào giữa trang

- CTRL + J : Căn đều văn bản sang hai bên

- CTRL + O : Mở một file có sẵn (ta gõ tên file cần mở ở mục File name).

- CTRL + S: Dùng để ghi tên file đang làm việc (Ta phải ghi tên file vào

* Cách ghi tên file nh sau:

+ Mục Save in : Chọn đờng dẫn cho file?

+ Mục File name : Nhập tên file cho văn bản.

+ Mục Save as type: Chọn kiểu văn bản sẽ ghi.

+ Mục Save : Ghi lại

+ Mục Cancel : Bỏ qua, quay lại chế độ soạn thảo

+ Mục Options : Đặt thuộc tính cho file

- ALT + F + C : Đóng File đang làm việc (vào File chọn Close)

ii giới thiệu về màn hình (Không phải ghi).

- Thanh Menu: Liệt kê các Menu chính của chơng trình.

Thanh

Formating StandardThanh ThanhMenu Tiêu đềThanh ThanhRuler

ThanhScrollThanh

Draw Trạng tháiThanh

+ View : Chứa các mục để đặt chế độ hiển thị.

+ Insert : Chứa các mục đợc dùng chèn ký tự, tranh ảnh.+ Format : Chứa các công cụ về định dạng

+ Tools : Chứa các công cụ soạn thảo

+ Table : Làm việc với biểu bảng

+ Windows : Đặt chế độ hiển thị cửa sổ

+ Help : Dùng để tra cứu các lệnh của Word

- Thanh Standard : Chứa các công cụ chuẩn.

- Thanh Formating: Chứa các chế độ lựa chọn căn chỉnh.

- Thanh Draw : Dùng để vẽ hình

Bài 2: phơng pháp định dạng font và đoạn

* Chú ý: Trớc khi ta muốn định dạng một khối văn bản hay cho dù là mộtchữ, ta cũng cần phải chọn khối văn bản hay chữa cần định đạng đó, sau đó mới

da vào định dạng

1 Định dạng phông chữ.

Ta vào Format\ Font (lệnh tắt Ctrl + D), xuất hiện hộp thoại Font

a) Hộp Font (Định dạng Font và kiểu chữ).

bắt đầu bằng chữ <.Vn> thì đó là font chữa có dấu Nếu font chữa này kết thúcbằng chữ <H> thì nó là font chữ viết hoa

+ Regula : Kiểu chữ bình thờng

+ Italic : Kiểu chữa in nghiêng

+ Bold : Kiểu chữa đậm

+ Bold Italic : Kiểu chữ đậm nghiêng

+ Strikethrough : Tạo một dòng kẻ ở giữa dòng văn bản.+ Double Strikethrough: Tạo dòng kẻ đôi ở giữa dòng văn bản.+ Superscript : Bật tắt chỉ số trên.

+ Supscript : Bật tắt chỉ số dới

+ Shadow : Tạo bóng cho chữ

+ Outline : Tạo đờng viền cho chữ

+ Emboss : Tạo chữ nổi trên bề mặt

+ Engrave : Tạo chữ chìm, in sâu xuống

+ Small caps : Tạo chữ in nhỡ

+ All caps : Tạo chữ in hoa thờng

+ Hidden : ẩn ký tự

b) Hộp Character spacing (Định dạng khoảng cách các ký tự).

- Scale : Chế độ co dãn theo tỷ lệ của máy

- Spacing : Chế độ co dãn theo sự lựa chọn

+ Lowered : Chế độ đặt vị trí ở dới so với dòng chữ

c) Hộp Animation (Chế độ đặt nền ảo cho văn bản).

Ta vào Format\ Paragraph (lệnh tắt Alt + O + P), xuất hiện hộp thoại

- Alignment : Chế độ căn chỉnh văn bản (luôn để Justified).

+ Left : Căn đều văn bản sang bên trái

+ Right : Căn đều văn bản sang bên phải

+ Centered : Căn đều văn bản vào giữa trang

+ Justified : Căn đều văn bản sang hai bên

- Outline level: Chế độ đặt lớp (luôn để Body Text).

- Indentation: Chế độ thụt khoảng cách của lề văn bản.

+ Left : Thụt lề trái của văn bản (luôn để 0).

+ Right : Thụt lề phải của văn bản (luôn để 0).

- Spacial : Chế độ thụt đầu dòng của đoạn (luôn để First line, 1.27).

+ None : Chế độ bình thờng

+ First line : Thụt dòng đầu tiên của đoạn

+ Hanging : Thụt dòng tiếp theo của đoạn

* Giá trị thụt vào đợc chỉ định bên hộp <By>

- Spacing : Khoảng cách dãn giữa các đoạn

+ Before: Khoảng cách dãn đoạn sau so với đoạn trớc (luôn để 6) + After: Khoảng cách dãn đoạn trớc so với đoạn sau (luôn để 0).

- Line Spacing: Khoảng cách dãn giữa các dòng (luôn để Exactly, 20).

- Preview : Xem trớc giá trị định dạng

- Taps: Định mốc táb (Ta sẽ học ở bài sau).

Vào Format chọn Tabs (lệnh tắt Alt + O + T), xuất hiện hộp thoại sau:

- Tab stop position : Đặt điểm dừng cho tab.

- Default tab stops : Đặt điểm dừng của tab mặc định.

- Alignment : Chế độ căn chỉnh của tab

+ Left : Tab căn đều bên trái

+ Right : Tab căn đều bên phải

+ Center : Tab căn đều giữa

+ Decimal : Tab căn đều 2 bên

+ Bar : Tab căn dọc thanh Bar

- Leader : Chọn đờng dẫn cho tab

+ 1 None : Chế độ bình thờng

+ 2 : Chọn đờng dẫn kiểu nét chấm

+ 3 : Chọn đờng dẫn kiểu nét đứt

+ 4 : Chọn đờng dẫn kiểu nét liền

- Set : Ghi nhận mốc tab

- Clear : Xóa mốc tab đang chọn.

- Clear All : Xóa tất cả các mốc tab đang chọn

2 Phơng pháp chèn ký tự đặc biệt.

Ta vào Insert chọn Symbol (lệnh tắt Alt + I + S), xuất hiện hộp thoại sau:

- Font : Dùng chọn font cho ký hiệu đặc biệt

- Insert : Dùng nhập ký hiệu đặc biệt ra văn bản

- Shortcut Key : Dùng đặt phím tắt cho ký hiệu đặc biệt

(Ta phải nhập phím tắt vào mục Press new shortcut key nh bảng dới: rồi ấn

phím Enter hoặc chọn Assign, Sau đó ấn Close hoặc Esc để thoát khỏi)

3 Phơng pháp đặt chế độ tự động.

Ta vào Format chọn Bullets and Numbering (lệnh tắt Alt + O + N)

* Để lựa chọn các dạng ký hiệu, dạng số khác ta vào Customize rồi chọn

Bullets, xuất hiện hộp thoại sau:

* Sau khi lựa chọn ký hiệu xong ta ấn OK rồi đặt 2 chế độ dới nh sau:

+ Buleet position: Đặt điểm dừng cho ký hiệu đặc biệt: (1.27cm) + Textt position: Đặt điểm dừng cho đoạn văn bản [chữ]: (1.9cm).

* Để kết thúc ta ấn OK hoặc (Enter)

Ta vào Format chọn Border and Shatding (lệnh tắt Alt + O + B).

1 Borders (Dùng tạo đờng viền).

- Setting : Dùng thiết lập giá trị tạo viền

+ None : Chế độ bình thờng

+ Box : Tạo viền xung quanh

+ Shadow : Tạo viền dạng bóng

+ 3D : Tạo viện dạng không gian 3 chiều

+ Custom : Nhận giá trị tạo viền (đối với biểu bảng)

- Show Toolbar: Hiển thị thanh công cụ.

- Style: Chọn kiểu đờng viền.

- Color : Chọn màu cho đờng viền

- Width : Chọn nét cho đờng viền

- Art : Chọn kiểu đờng viền dạng đồ hoạ

- Privew : Xem trớc khi nhận giá trị

2 Page Borders (Dùng tạo đờng viền cho trang).

(Ta lựa chọn nh Borders)

3 Shading (Dùng tạo nền).

- Fill : Dùng chọn màu cho nền

- Style: Chọn tỷ lệ % cho màu nền.

- Privew : Xem trớc khi nhận giá trị

- Apply to : áp dụng cho dạng nào?

* chú ý.

- Để tạo đờng viền hay nền cho đoạn Text: Ta luôn chọn Paragraph ở

- Để tạo đờng viền hay nền cho biểu bảng: Ta luôn chọn Cell ở mục Apply to.

- Để tạo đờng viền cho toàn trang: Sau khi lựa chọn kiểu đờng viền xong,

ta chọn Options rồi chọn Text ở mục Measure From sau đó đặt tất cả các thông

số ở mục From Text là 5.

+ Column width : Nhập độ rộng cho cột (luôn để Auto).

- Để xóa hàng, cột: Ta bôi đen hàng, cột cần xóa rồi vào Table chọn Delete Rows, Columns (Alt + A + D).

- Để chèn hàng, cột: Ta bôi đen hàng, cột cần chèn rồi vào Table chọn Insert Rows, Columns (Alt + A + I).

- Split Cells (Alt + A + P): Thêm hàng, thêm cột vào một ô.

- Split Table (Alt + A + T): Chế độ tách biểu bảng.

- Merger Cells (Alt + A + M): Trộn hàng, cột.

- Slect Rows (Alt + A + R): Bôi đen một hàng.

- Slect Columns (Alt + A + C): Bôi đen một cột.

- Slect Table (Alt + A + A): Bôi đen cả biểu bảng.

- Table Auto Format (Alt + A + F): Định dạng bảng tự động.

- Cell Height and Width (Alt + A + W): Chế độ căn chỉnh biểu bảng và

lấy độ cao cho hàng, độ rộng cột

- Convert Table to Text (Alt + A + V): Convert từ biểu bảng về dạng chữ.

- Hide Gridline (Alt + A + G): Hiển thị chế độ lới cho biểu bảng.

- Number for mat: Chän kiÓu sè thËp ph©n.

- Paste Function: Chän c«ng thøc tÝnh to¸n.

* Chó ý:

- NÕu c¸c cét cÇn tÝnh tæng mµ s¸t nhau: Ta dïng hµm = Sum(left) §Ó

tÝnh c¸c hµng tiÕp theo, ta ®a thanh nh¸y vÒ « cña hµng cÇn tÝnh råi Ên F4

- Descending : Sắp xếp theo thứ tự giảm dần.

- Header row : Sắp xếp cả hàng tiêu đề

- No header row : Không sắp xếp cả hàng tiêu đề

- Option : Lựa chọn chế độ sắp xếp

* chú ý.

- Để sắp xếp tên theo thứ tự A ⇒ Z, ta phải nhập cột "Họ và tên đệm"

riêng và nhập cột "Tên" riêng.

- Number of columns: Nhập số cột cần chia.

- Width and Spacing: Nhập độ rộng và khoảng cách giữa các cột.

- Preview: Xem trớc giá trị chi cột.

+ Width : Nhập động rộng cho cột

+ Spacing : Nhập khoảng cách giữa các cột

- Line between: Tạo đờng kẻ phân cách giữa các cột.

- Apply to: áp dụng cho một đoạn hay toàn bộ trang (Selected text or

Whole document)

* chú ý.

Ta luôn đánh dấu vào mục Equal column width: để khi nhập độ rộng

cho cột thì các cột còn lại sẽ tự động thay đổi theo

2 Phơng pháp tạo chữ in hoa đầu dòng.

- Ta bôi đen chữ cần định dạng (lệnh tắt: Alt + O + D), xuất hiện hộpthoại sau:

- Position: Chế độ chọn điểm dừng.

+ None : Chế độ bình thờng

+ Dropped : Chọn kiểu chữ to cột báo

+ In Margin : Chọn kiểu chữ theo dạng cột

- Option: Dùng lựa chọn các chế độ.

+ Font : Chọn font cho chữ

+ Lines to drop : Chọ độ cao cho chữ (theo số dòng)

+ Distence from text: Nhập khoảng cách giữa chữ in hoa và chữathờng

- OK: Nhận giá trị lựa chọn.

- Cancel: Hủy bỏ sự lựa chọn.

3 Phơng pháp chèn ảnh.

- Ta vào Insert chọn Picture\ Clip Art, (lệnh tắt Alt + I + P + Enter), nếukhông có thì vào Insert chọn Picture\ From File, (lệnh tắt Alt + I + P + F), xuấthiện bảng sau:

* Sau khi lựa chọn ảnh xong ta chọn Insert.

* Để chèn đợc ảnh: Ta chọn đối tợng cần chèn rồi nháy chuột phải chọnFormat Picture nh hình sau:

* Sau đó ta chọn Wrapping nh hình sau:

+ Picture : Chế độ làm việc với ảnh.

+ Text Box : Chế độ làm việc với biểu tợng Text Box

4 Phơng pháp tạo chữ nghệ thuật.

- Ta vào Insert chọn Picture\ Word Art, xuất hiện hộp thoại sau:

- Sau khi chọn kiểu chữ nghệ thuật xong ấn OK thì xuất hiện bảng sau:

+ Font: Dùng chọn phông chữ.

- Sau khi lựa chọn xong thì xuất hiện dòng chữa và hộp thoại lựa chọn:

+ Insert Word Art: Tạo thêm một kiểu chữ mới

+ Edit Text: Soạn thảo lại chữ nghệ thuật

+ Word Art Gallery: Cho pháp đổi kiểu chữ

+ Format Word Art: Tạo mầu nền và đờng viền

+ Word Art Shape: Chọn kiểu hình nghệ thuật

+ Free Rotate: Chế độ quay tự do

+ Word Art same Letter Hieghts: Chữ thờng thành chữ nhỡ.+ Word Art Vertical Text: Chế độ lật theo chiều dọc

+ Word Art Alignments: Chế độ căn chỉnh

+ Word Art Character Specing: Chế độ co dãn

- Ta chọn dòng chữ cần gõ tốc ký rồi làm các thao tác sau:

- Vào Tools chọn Autocorrect, (lệnh tắt Alt + T + A) ⇒ xuất hiện hộpthoại sau:

- Auto Correct : Sử dụng chế độ gõ tốc ký bằng phím Space

- Auto Text : Sử dụng chế độ gõ tốc ký bằng phím F3

- Trên hộp hội thoại Main Merge chọn Create trong Main Document Từ

đây ta chọn Form Letters, sau đó chọn Active Windows

2 Bớc 2.

- Tạo dữ liệu nguồn: Vào Tool\Main Merge\Data Source\Creat Data Source

- Trong hộp Create Data Source có các mục sau:

- Field name: Dùng nhập tên trờng mới.

- Add Field Name: Dùng nhận giá trị của trờng.

- Remove Field Name: Dùng xoá tên trờng cũ.

* Sau khi nhập tên trờng song ta chọn Enter rồi đặt tên cho trờng vàomục File name rồi ấn Enter hoặc chọn Save

+ Vµo Tools\ Main Merge\ Merge.

- Trong cöa sæ Merge, ë hép Records to be Merged cã c¸c nót sau:

- Ta vào Insert chọn Object, (lệnh tắt Alt + I + O), xuất hiện hộp thoại sau:

- Ta chọn Microsoft Equation 3.0, rồi bỏ chế độ Float over text sau đó ấn

OK, xuất hiện hộp thoại sau:

- Ta gõ công thức cần nhập từ bàn phím và kết hợp với hộp thoại trên

2 Phơng pháp vẽ hình.

Ta vào View chọn Toolbars\Drawing

Xuất thanh công cụ Draw, sau đó sử

dụng các biểu tượng trên thanh công

cụ Draw

- Top : Đặt lề trên (2.5 cm) - Buttom : Đặt lề dới (2.5 cm).

- Left : Đặt lề trái (3.5 cm) - Right : Đặt lề phải (2 cm)

- Guter : Đặt lề gáy (0 cm)

- Header : Đặt lề tiêu đề trên (1.27 cm)

- Footer : Đặt lề tiêu đề dới (1.27 cm)

- Mirror margins : Đặt lề cho trang đối xứng.

- Preview : Xem trớc khi xác nhận

- Apply to : áp dụng cho trang nào?

b) Page Size (Chọn khổ giấy và kích thớc).

- Ta xem hình trang bên

- Paper size : Chọn khổ giấy (A2 210 x 297 mm).

- Width : Nhập độ rộng cho khổ giấy

- Height : Nhập độ cao cho khổ giấy

- Portrait : Chọn khổ giấy theo chiều dọc

- Landscape : Chọn khổ giấy theo chiều ngang.

c) Paper Source & Layout.

- Ta không phải đặt các chế độ trong 2 mục này, vì khi ta cài đặt máy sẽ

tự động lựa chọn cho ta

2 Phơng pháp đặt máy in.

- Ta vào File chọn Print (lệnh tắt Ctrl + P), xuất hiện hộp thoại sau:

- Printer : Chọn tên máy in và kiểu máy in.

- Page range : Lựa chọn trang in

+ All : In tất cả các trang

+ Current page : In trang hiện hành

+ Pages : In tran lựa chọn

- Print What: In cái gì? (Document).

- Option : Lựa chọn chế độ in

- Number of copies:Số bản nhân.

- Print : In tất cả các trang trong vùng

- Properties : Đặt thuộc tính cho máy in

+ Paper : Chọn khổ giấy (A4 210 x 297 mm).+ Graphics : Chọn mực và độ sáng

+ Font & Device Options : Máy tự động lựa chọn

Hết