Bài thảo luận môn hệ thống thông tin quản lý

Tìm hiểu về hệ thống SCM (Đặc điểm, mô hình, triển khai, khả năng ứng dụng tại Việt Nam, một số hệ thống cụ thể, …).

Bài thảo luận môn hệ thống thông tin quản lý

Đề số 3

Lý thuyết:

Tìm hiểu về hệ thống SCM (Đặc điểm, mô hình, triển khai, khả năng ứng dụng tại Việt Nam, một số hệ thống cụ thể, …).

Bài tập:

QUẢN LÝ LƯƠNG

Một công ty sản xuất muốn quản lý tiền lương của tất cả các nhân viên Các nhân viên thuộc hai loại: nhân viên hành chánh và công nhân Mỗi một nhân viên có một mã số, họ tên, phái, ngày sinh, và ngày bắt đầu tham gia công tác Mỗi nhân viên sẽ thuộc một đơn vị quản lý nào

đó

Ðối với công nhân hưởng lương sản phẩm Các sản phẩm này thường được các công ty khác đặt hàng thông qua một hợp đồng với một số lượng tương ứng cùng những yêu cầu về kỹ thuật và thẩm mỹ kèm theo Một sản phẩm có một mã số và mang một tên để gọi và đơn vị tính của nó

Các hợp đồng được đánh số thứ tự, tên hợp đồng, ngày bắt đầu và ngày kết thúc Một hợp đồng ít nhất về một sản phẩm, nếu liên qua đến nhiều sản phẩm thì tất cả các sản phẩm này đều cùng kết thúc cùng một thời điểm ghi trên hợp đồng để giao hàng và thanh lý hợp đồng

Quá trình sản xuất một sản phẩm gồm nhiều công đoạn tùy theo sản phẩm Do đặc tính kỷ thuật, thẩm mỹ và môi trường làm việc mà mỗi công đoạn được trả một đơn giá tương ứng Các công đoạn sản xuất một sản phẩm được gọi bằng tên công đoạn và thường được đánh số thứ tự

Hàng ngày, bộ phận quản lý sẽ ghi nhận kết quả làm việc của công nhân ngày hôm trước

do đơn vị sản xuất báo lên Kết quả làm việc của mỗi công nhân trong ngày thể hiện việc công nhân đó thực hiện được những công đoạn nào của sản phẩm được hợp đồng với số lượng tương ứng của công đoạn đó là bao nhiêu trong ca làm việc nào Làm việc ở ca 3 hoặc các ca của ngày chủ nhật được hưởng thêm một hệ số cao hơn làm việc các ca khác trong ngày làm việc bình thường Kết quả này sẽ xác định thu nhập của công nhân trong ngày hôm đó

Ðối với việc tính lương cho nhân viên hành chánh căn cứ vào hệ số lương và số

ngày làm việc trong tháng của người đó Nếu nghỉ có lý do (bệnh đột xuất, thai sản, )

sẽ được hưởng tiền bảo hiểm xã hội tùy theo số ngày nghỉ có lý do trong tháng Nếu nghỉ

không lý do thì không được tính lương Hệ số lương thường căn cứ vào trình độ chuyên

định Ðối với những người có đảm trách chức vụ thì được hưởng phụ cấp chức vụ tùy

theo đặc thù của chức vụ Do nhu cầu của công tác, có thể các nhân viên hành chánh có

thể làm việc ngoài giờ Bộ phân theo dõi lương sẽ tổng kết số buổi làm thêm ngoài giờ

của từng nhân viên trong tháng để tính lương ngoài giờ cho nhân viên

A.Lý thuyết:

SCM ( Supply Chain Management) là phần được thiết kế và xây dựng dựa trên nhu cầu quản lý của các công ty

có hệ thống mở rộng mô hình quản lý này sẽ diễn ra với tốc độ và quy mô ngày càng lớn với các kênh phân phối

và mạng lưới đại lý bán hàng rộng lớn, số lượng giao dịch nhiều, doanh thu hàng năm cao, nhu cầu quản lý số liệu tập trung đồng nhất, khả năng tổng hợp và phân tích dữ liệu từ các nguồn như tồn kho, doanh số bán hàng, công nợ phải thu/phải trả,… một cách nhanh chóng tức thời và chính xác Phần mềm XMan-SCM đảm bảo sự tham gia rộng rãi và chủ động, tích cực của toàn bộ lực lượng lao động của doanh nghiệp, kể cả cán bộ quản lý lẫn công nhân, nhân viên trực tiếp sản xuất hoặc cung cấp dịch vụ cho khách hàng

Để hiểu kỹ hơn hệ thống SCM ta đi vào cụ thể như sau:

I Đặc điểm:

a.Khái niệm:

SCM là sự phối kết hợp nhiều thủ pháp nghệ thuật và khoa học nhằm cải thiện cách thức các

công ty tìm kiếm những nguồn nguyên liệu thô cấu thành sản phẩm/dịch vụ, sau đó sản xuất ra

sản phẩm/dịch vụ đó và phân phối tới các khách hàng Điều quan trọng đối với bất kỳ giải pháp SCM nào, dù sản xuất hàng hoá hay dịch vụ, chính là việc làm thế nào để hiểu được sức mạnh

của các nguồn tài nguyên và mối tương quan giữa chúng trong toàn bộ dây chuyền cung ứng sản xuất

b.Đặc điểm:

Các thành phần cơ bản của SCM:

Dây chuyền cung ứng được cấu tạo từ 5 thành phần cơ bản Các thành phần này là các nhóm

chức năng khác nhau và cùng nằm trong dây chuyền cung ứng:

- Sản xuất (Làm gì, như thế nào, khi nào)

- Vận chuyển (Khi nào, vận chuyển như thế nào)

- Tồn kho (Chi phí sản xuất và lưu trữ)

- Định vị (Nơi nào tốt nhất để làm cái gì)

- Thông tin (Cơ sở để ra quyết định)

+Sản xuất: Sản xuất là khả năng của dây chuyền cung ứng tạo ra và lưu trữ sản phẩm Phân xưởng, nhà kho là cơ sở vật chất, trang thiết bị chủ yếu của thành phần này Trong quá trình sản xuất, các nhà quản trị thường phải đối mặt với vấn đề cân bằng giữa khả năng đáp ứng nhu cầu của khách hàng và hiệu quả sản xuất của doanh nghiệp

+Vận chuyển: Đây là bộ phận đảm nhiệm công việc vận chuyển nguyên vật liệu, cũng như sản phẩm giữa các nơi trong dây chuyền cung ứng Ở đây, sự cân bằng giữa khả năng đáp ứng nhu cầu và hiệu quả công việc được biểu thị trong việc lựa chọn phương thức vận chuyển Thông thường có 6 phương thức vận chuyển cơ bản

- Đường biển: giá thành rẻ, thời gian vận chuyển dài và bị giới hạn về địa điểm giao nhận

- Đường sắt: giá thành rẻ, thời gian trung bình, bị giới hạn về địa điểm giao nhận

- Đường bộ: nhanh, thuận tiện

- Đường hàng không: nhanh, giá thành cao

- Dạng điện tử: giá thành rẻ, nhanh, bị giới hạn về loại hàng hoá vận chuyển (chỉ dành cho dữ liệu, âm thanh, hình ảnh…)

- Đường ống: tương đối hiệu quả nhưng bị giới hạn loại hàng hoá (khi hàng hóa là chất lỏng, chất khí )

+ Tồn kho: Tồn kho là việc hàng hoá được sản xuất ra tiêu thụ như thế nào Chính yếu tố tồn kho sẽ quyết định doanh thu và lợi nhuận của công ty bạn Nếu tồn kho ít tức là sản phẩm của bạn được sản xuất ra bao nhiêu sẽ tiêu thụ hết bấy nhiêu, từ đó chứng tỏ hiệu quả sản xuất của công ty bạn ở mức cao và lợi nhuận đạt mức tối đa

+ Định vị: Bạn tìm kiếm các nguồn nguyên vật liệu sản xuất ở đâu? Nơi nào là địa điểm tiêu thụ tốt nhất? Đây chính là những yếu tố quyết định sự thành công của dây chuyền cung ứng Định vị tốt sẽ giúp quy trình sản xuất được tiến hành một cách nhanh chóng và hiệu quả hơn +Thông tin: Thông tin chính là “nguồn dinh dưỡng” cho hệ thống SCM của bạn Nếu thông tin

chuẩn xác, hệ thống SCM sẽ đem lại những kết quả chuẩn xác Ngược lại, nếu thông tin không đúng, hệ thống SCM sẽ không thể phát huy tác dụng Bạn cần khai thác thông tin từ nhiều nguồn khác nhau và cố gắng thu thập nhiều nhất lượng thông tin cần thiết

II Mô hình:

Cấu trúc của SCM

Một dây chuyền cung ứng sản xuất bao gồm tối thiểu ba yếu tố: nhà cung cấp, bản thân đơn vị sản xuất và khách hàng

- Nhà cung cấp: là các công ty bán sản phẩm, dịch vụ là nguyên liệu đầu vào cần thiết cho quá trình sản xuất, kinh doanh Thông thường, nhà cung cấp được hiểu là đơn vị cung cấp nguyên liệu trực tiếp như vật liệu thô, các chi tiết của sản phẩm, bán thành phẩm Các công ty cung cấp dịch vụ cho sản xuất, kinh doanh được gọi là nhà cung cấp dịch vụ

- Đơn vị sản xuất: là nơi sử dụng nguyên liệu, dịch vụ đầu vào và áp dụng các quá trình sản xuất

để tạo ra sản phẩm cuối cùng Các nghiệp vụ về quản lý sản xuất được sử dụng tối đa tại đây nhằm tăng hiệu quả, nâng cao chất lượng sản phẩm, tạo nên sự thông suốt của dây chuyền cung ứng

- Khách hàng: là người sử dụng sản phẩm của đơn vị sản xuất

Các mô hình SCM:

Nhà cung cấp kinh doanh Sản xuất Khách hàng

Sản xuất

Nhà sản xuất

Xí nghiệp anh chị

Nhà cung cấp

Xí nghiệp anh chị Nhà thầu phụ

Nhà phân phối

Ngýời bán lại (Ngýời bán lẻ, Nhà phân phối, OEM) Trung tâm phân phối

Mô hình đơn giản

Mô hình phức tạp

Vận chuyển trực tiếp

Vận chuyển trực tiếp

III Triển khai

Những bước đi cơ bản khi triển khai SCM

Bạn cần tuân thủ 5 bước đi cơ bản sau đây:

1 Kế hoạch

- Đây là bộ phận chiến lược của SCM Bạn sẽ cần đến một chiến lược chung để quản lý tất cả các nguồn lực nhằm giúp sản phẩm phẩm, dịch vụ của bạn đáp ứng tối đa nhu cầu của khách

hàng Phần quan trọng của việc lập kế hoạch là xây dựng một bộ các phương pháp, cách

thức giám sát dây chuyền cung ứng để đảm bảo cho dây chuyền hoạt động hiệu quả, tiết kiệm chi phí và tạo ra sản phẩm có chất lượng cao để đưa tới khách hàng

2 Nguồn cung cấp

- – Hãy lựa chọn những nhà cung cấp thích hợp để đáp ứng các chủng loại hàng hoá, dịch vụ đầu vào mà bạn cần để làm ra sản phẩm, dịch vụ của bạn Bạn nên xây dựng một bộ các quy trình định giá, giao nhận và thanh toán với nhà phân phối, cũng như thiết lập các phương pháp giám sát và cải thiện mối quan hệ giữa bạn với họ Sau đó, bạn hãy tiến hành song song các quy trình này nhằm quản lý nguồn hàng hoá, dịch vụ mà bạn nhận được từ các nhà cung cấp, từ việc nhận hàng, kiểm tra hàng, chuyển chúng tới các cơ sở sản xuất đến việc thanh toán tiền hàng

3 Sản xuất

- – Đây là bước đi tiếp theo, sau khi bạn đã có nguồn hàng Hãy lên lịch trình cụ thể về các hoạt động sản xuất, kiểm tra, đóng gói và chuẩn bị giao nhận Đây là một trong những yếu

tố quan trọng nhất của dây chuyền cung ứng, vì thế bạn cần giám sát, đánh giá chặt chẽ các tiêu chuẩn chất lượng của thành phẩm, cũng như hiệu suất làm việc của nhân viên

4 Giao nhận

- – Đây là yếu tố mà nhiều người hay gọi là “hậu cần” Hãy xem xét từng khía cạnh cụ thể bao gồm các đơn đặt hàng, xây dựng mạng lưới cửa hàng phân phối, lựa chọn đơn vị vận tải

để đưa sản phẩm của bạn tới khách hàng, đồng thời thiết lập một hệ thống hoá đơn thanh toán hợp lý

5 Hoàn lại

- – Đây là công việc chỉ xuất hiện trong trường hợp dây chuyền cung ứng có vấn đề Nhưng

dù sao, bạn cũng cần phải xây dựng một chính sách đón nhận những sản phẩm khiếm khuyết

bị khách hàng trả về và trợ giúp khách hàng trong trường hợp có vấn đề rắc rối đối với sản phẩm đã được bàn giao

IV Thực trạng sử dụng chuỗi cung ứng SCM tại Việt Nam

Một số tập đoàn nôi tiếng ,SCM trên thế giới đã đặt đại diện ở Viêtnam như APL Logistics,Maersk Logistics, NYK Logistics, Kuehn & Nagel, Schenker, Expeditor , UTI, UPS Qua nghiên cứu ta thấy,quản lý chuỗi cung ứng (SCM)tại Việt Nam còn manh mún , tản mạn , nhỏ lẻ, còn yếu kếm so vơi thế giới và các nước trong khu vực Cụ thể là trong công nghệ vận tải đa phương thức vẫn chưa kết hợp được một cách hiệu quả các phương tiện vận chuyển, chưa tổ chức tốt các điểm chuyển tải, trình độ cơ giới hoá trong bốc xếp còn kém, trình độ lao động thấp, cư sở hạ tầng thiếu và yếu, công nghệ thông tin lạc hậu xa so với yêu cầu Các doanh nghiệp Việt Nam còn nhỏ yếu song tính liên kết

để tạo ra sức mạnh cạnh tranh lại còn rất kém Nhận thức của các doanh nhân hoạt động trong lĩnh vực này thường dừng ở mức kinh nghiệm bản thân , hiểu biết về luật pháp quốc tế, tài chính , chuyên nghành còn thấp dẫn đến tỷ lệ bị phạt hợp đồng còn cao , lãng phí trong tài chính và hoạt động khai thác

Nhưng mặt hạn chế:

*Phần lớn các doanh nghiệp Việt Nam sinh sau đẻ muộn so với rất nhiều doanh nghiệp nước ngoài đang hoạt động tại Việt Nam

*Tầm phủ của các doanh nghiệp Việt nam còn rất hẹp (nội địa hoặc một vài nước lân cận)

*Doanh nghiệp Việt nam mới chỉ đáp ứng khai thác được một vài mảng nhỏ trong toàng bộ chuỗi cung ứng chủ yếu là giao nhận trong khi đó các doanh nghiệp nước ngoài lại cung cấp một chuỗi các dịch vụ trọn gói với giá trị gia tăng ca

*Hạ tầng cơ sở vật chất SCM còn nghèo nàn, quy mô nhỏ, bố trí bất hợp lý Hệ thống cơ sở hạ tầng giao thông cảu Việt nam bao gồm trên 17.000 km đường nhựa, 3.200 km đường sắt, 42.00 km đường thuỷ, 20 cảng biển và 20 sân bay

Tuy nhiên chất lượng của hệ thống này không đồng đều, phân bố không hợp lý, nhiều chỗ chưa đảm bảo được kỹ thuật Các cảng biển còn nông chỉ tiếp nhận được tàu có trọng tải nhỏ, đang trong qua trình container hóa, chưa có ·Hạ tầng về cơ sở thông tin Mặc dù các doanh nghiệp Việt nam trong những năm gần đây đã có những cố gắng đưa công nghệ thông tin vào hoạt động song so với các các công ty lớn trong ngành thì công nghệ thông tin còn có khoảng cách quá xa về các tiện ích mà khách hàng mong muốn Để cải thiện được điều này đòi hỏi có giải pháp đầu tư tổng thể, chi tiết , dài hạn

*Tính liên kết : Các doanh nghiệp Việt Nam thiếu hẳn sự liên kết cần thiết

*Vai trò của nhà nước : Hiện nay vai trò của Nhà nước trong ngành SCM còn chưa rõ nét, rời rạc

*Nhận thức của các chủ hàng : SCM tại Việt nam còn gặp khó khăn do các chủ hàng vẫn chưa nhận thức đựoc vai trò của dịch vụ,đối với hoạt động của mình Văn hóa và nhận thức kinh doanh tại Việt nam có những điểm khác biệt trên thế giới

Sau khi gia nhập WTO, Việt Nam phải mở cửa các lĩnh vực kinh tế của mình theo các lộ trình nhất định SCM sẽ trở thành một ngành kinh tế quan trọng tại Việt Nam, đóng góp khoảng 15% GDP của

cả nước

V Một số mô hình cụ thể ở Việt Nam:

APL cung cấp dịch vụ SCM cho những hãng quần áo nổi tiếng thế giới “The Children Places”

bao gồm từ quản lý các đơn hàng do The Children Places phân phối cho các đơn vị gia công

theo dõi quá trình sản xuất để thu xếp việc giao nguyên,phụ liệu đến các nhà máy cho đến điều tiết vận chuyển thành phẩm đến các địa điểm giao hàng trên toàn thế giới theo yêu cầu của

khách hàng

SCM là hệ phần mềm khó chuẩn hóa và định nghĩa nhất trong hệ phần mềm quản lý.Một phần

mềm SCM có thể chỉ nhằm vào một khâu trong cả day chuyền cung cấp như hệ thống quản lý

bưu kiện của UPS hoặc Federal Express tập trung theo dõi bưu kiện khi chúng đi từ điểm trung chuyển này qua điểm trung chuyển khác trong khi phần mềm mua hàng của General Electic

tập trung vào việc đưa các yêu cầu về phụ kiện của Gp lên mạng và tổ chức cho các nhà cung

cấp trên khắp thế giới đấu thầu cung cấp.Hệ thống E Rp thông thường cũng cung cấp nhiều tính năng của SCM

Các nhà sản xuất phần mềm SCM cũng phân tán và thường tập trung xây dựng sản phẩm

chuyên sâu cho một khâu nào đó trong dây chuyền cung cấp

“Khái niệm dây chuyền cung cấp được định nghĩa là quá trình từ khi Donh nghiệp tìm kiếm và mua nguyên vật liệu cần thiết, sản xuất ra sản phẩm và đưa sản phẩm đó đến tay khách hàng “

B.Bài tập:

Sơ đồ phân cấp chức năng về quản lý lương:

0.Quản lý lương

Sơ đồ mức ngữ cảnh:

2.Quản lý lương NVHC

1.Quản lý Lương Công nhân

1.1

Theo

dõi

ca ,

ngày

làm

việc

1.2 Quản

lý hợp đồng

1.3 Quản

lý công đoạn sản phẩm

1.4 Báo cáo kết quả

2.1 Theo dõi ngày nghỉ

2.2 Theo dõi ngày làm thêm

2.3 Theo dõi hệ

số lương

2.4 Báo cáo kết quả

Công ty khác

TT Lương

Phiếu trả lương

Bảng chấm công

Công nhân

Phiếu trả lương

Ban quản lý

Trả lời

Ngày công, bậc lương

Nhân viên

hành chính

0 Quản lý lương

Trả lời

Yêu cầu sản phẩ

Yêu cầu sản phẩ

Sơ đồ mức đỉnh:

Bảng chấm công

Ngày

công,

bậc

lương

Phiếu trả lương

Phiếu trả lương

Ban quản lý

1.Quản lý

lương công

nhân

2.Quản lý lương NVHC

TT tình hình lương NVHC

TT tình hình lương CN

Công ty khác

Yêu cầu sản phẩm

Trả lời

Sơ đồ mức dưới đỉnh về chức năng quản lý lương công nhân:

Trả lời

TT sản xuất sản phẩm

TT hệ số lương

Trả lời

TT hệ số lương

TT ngày làm thêm

TT về hợp đồng

1.1Quản lý hợp đồng

Công nhân

1.2Báo cáo

công đoạn sản xuất

Theo dõi ca,ngày làm việc

Ban Quản lý

Công ty khác

Yêu cầu sản phẩm Trả

lời

Sơ đồ mức dưới đỉnh chức năng quản lý lương NVHC :

Trả lời

TT ngày làm thêm

TT ngày nghỉ

Trả

lời

TT

ngày

lời

TT ngày làm thêm

TT hệ số lương

TT tiền lương NVHC

Nhân viên hành

chính

2.3Quản lý

hệ số lương

Nhân viên hành chính

2.4Báo cáo kết quả

Ban quản lý

2.2Quản lý ngày làm thêm

2.2Quản lý

ngày nghỉ

TT hệ số lương

Trả lời