Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý cán bộ tại Công Ty Cổ Phần Khách Sạn Sài Gòn

Thế giới đang bước vào một giai đoạn phát triển mới đầy sôi động và biến đổi, trong đó vai trò của cách mạng khoa học rất quan trọng đặc biệt là cuộc cách mạng thông tin

Nhận Xét Của Giảng Viên

Phần mở đầu

Thế giới đang bước vào một giai đoạn phát triển mới đầy sôi động và biến đổi,trong đó vai trò của cách mạng khoa học rất quan trọng đặc biệt là cuộc cách mạngthông tin Nó đã và đang thâm nhập, tác động sâu sắc, trực tiếp lên mọi mặt, mọi lĩnhvực của đời sống kinh tế xã hội Ứng dụng tin học vào lĩnh vực kinh tế giúp ta nắm bắtthông tin một cách chính xác kịp thời, đầy đủ, góp phần nâng cao hiệu quả kinh doanh,thúc đẩy nền kinh tế mở rộng và phát triển Vì vậy, trong quá trình quản lý các cơ quan,doanh nghiệp phải thấy được vai trò của công nghệ thông tin Nó giúp doanh nghiệp đápứng mọi nhu cầu của khách hàng hiện tại mà còn nâng cao được năng lực sản xuất, giúpcho các doanh nghiệp có đủ sức cạnh tranh với thị trường trong và ngoài nước Qua quátrình tìm hiểu ,em càng thấy rõ vai trò của tin học nói chung và hệ thống thông tin quản

lý nói riêng khi áp dụng vào doanh nghiệp Nó giúp cho doanh nghiệp vận hành và quản

lý tốt mọi hoạt động của mình Từ những đặc trưng ,họat động chủ yếu của công ty,em

đã hiểu được nhu cầu của công ty và xây dựng nên một phần mềm quản lý Công ty cổphần Hạ Long là doanh nghiệp kinh doanh chủ yếu trong lĩnh vực khách sạn ,ngoài racông ty cũng hoạt động trong nhiều lĩnh vực khác như lữ hành chuyên tổ chức cung cấpthiết kế tour du lịch ,phục vụ ăn uống ,kinh doanh thương mại Trong xu thế thị trườngkinh doanh du lịch và dịch vụ ngày càng phát triển, việc quản lý cán bộ là một vấn đềquan trọng của công ty Vì vậy, ứng dụng tin học vào quản lý cán bộ là rất cần thiết gópphần nâng cao chất lượng, hiệu quả của đội ngũ cán bộ để công ty hoạt động có hiệu

quả Do đó nhóm lựa chọn đề tài: "Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý cán

bộ tại Công Ty Cổ Phần Khách Sạn Sài Gòn”.

Chương I: Tổng Quan Về Công Ty Cổ Phần Khách Sạn Sài Gòn

I Tổng quan về công ty cổ phần khách sạn Sài Gòn

1 Lịch sử hình thành và phát triển của công ty

• Khách sạn Sài Gòn là một trong những khách sạn lâu đời của thành phố, đượckhánh thành từ năm 1968 với tên gọi ban đầu là Peninsula Hotel Khách sạn nằm tại khutrung tâm thương mại, du lịch của thành phố

• Năm 1993, Khách sạn Sài Gòn được thành lập lại theo Quyết định số 88/QĐ-UBcủa Uy Ban Nhân Dân Thành Phố Hồ Chí Minh ngày 11/3/1993

• Quyết định số 992/TTG của Thủ Tướng Chính Phủ ban hành ngày 31/12/96, đãphê duyệt phương án cổ phần hoá Khách sạn Sài Gòn và đến ngày 15/1/1997 UBND TP

đã ra Quyết định số 213/QĐ-UB-KT đồng ý chuyển thể Khách sạn Sài Gòn từ doanhnghiệp nhà Nước thành Công ty Cổ phần Khách Sạn Sài Gòn

• Ngày 15/2/1997 Đại hội cổ đông của Công ty cổ phần Khách sạn Sài Gòn đã khaimạc, kể từ đây Công ty chính thức đi vào hoạt động, theo hình thức đa sở hữu về vốn vàtài sản, hoạt động theo luật doanh nghiệp với tên đầy đủ của Công ty là Công ty cổ phầnKhách sạn Sài Gòn Tên tiếng Việt gọi tắt: Khách sạn Sài Gòn Tên giao dịch quốc tế:SaiGon Hotel Corporation Tên tiếng Anh gọi tắt: SaiGon Hotel Vốn điều lệ ban đầu là18.000.000.000 đồng Việt Nam Năm 1996, Giám đốc Lê Thành Chơn được Tổng cục

Du lịch công nhận là một trong 20 giám đốc giỏi của ngành du lịch cả nước Năm 1997,Khách sạn Sài Gòn được Tổng công ty Du Lịch Việt Nam công nhận là Khách sạn đạttiêu chuẩn khách sạn ba sao Năm 1997, Công ty được Nhà nước trao tặng Huân chươngLao động hạng ba Công ty cũng là đơn vị đầu tiên trong ngành Du lịch thực hiện cổphần hóa Năm 1998, Công ty đứng thứ tám về lãi và tỷ trọng lãi trên vốn trong kinhdoanh khách sạn của toàn ngành Từ 1994 đến 1998, Công ty đạt danh hiệu Đơn vị xuấtsắc cấp Quận

• Công ty bắt đầu niêm yết với mã SGH ngày 12/07/2001 trên sàn giao dịch chứngkhoán Hà Nội Công ty cổ phần khách sạn Sài Gòn có lĩnh vực hoạt động rộng trong đóchức năng hoạt động chính là kinh doanh khách sạn, phục vụ mọi đối tượng khách vớimức giá phù hợp Đây là nguồn doanh thu chủ yếu của công ty

2 Chức năng hoạt động của công ty

Công ty cổ phần khách sạn Sài Gòn có lĩnh vực hoạt động rộng, trong đó chứcnăng hoạt động chính là kinh doanh khách sạn, phục vụ mọi đối tượng khách với mứcgiá phù hợp Đây là nguồn doanh thu chính của công ty.

Ngoài kinh doanh khách sạn, công ty cũng hoạt động trong các lĩnh vực khác như:

• Văn phòng cho thuê

• Kinh doanh ăn uống và vũ trường

• Thu đổi ngoại tệ cho khách (theo giấy phép của cơ quan chức năng)

• Dịch vụ du lịch, lữ hành trong nước

• Dịch vụ vui chơi giải trí, bán hàng lưu niệm, phòng họp

• Vận chuyển khách du lịch

• Kinh doanh karaoke, dịch vụ xoa bóp, xông hơi

• Mua bán rượu, thuốc lá điếu sản xuất trong nước

• Mua bán sách báo ( được phép lưu hành)

3 Sơ đồ tổ chức của công ty

Đại Hội Cổ Đông

Phòng

Tổ Thươn

g Mại

Phòng

Tổ DuLịch

Lữ

Phòng

Tổ Kinh Doanh

Đội

Xe Vận Tải

4 Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban trong công ty

• Tổ chức bộ máy của công ty

• Quản lý theo dõi công tác tổ chức nhân sự ,đào tạo phù hợp với vị trí công việc Xác định nhu cầu về số lượng lao động và các yêu cầu về trình độ chuyên môn chocác cán bộ nhân viên Sắp xếp vị trí phù hợp với khả năng trình độ đào tạo

• Quản lý, theo dõi công tác lao động, tiền lương, bảo hiểm xã hội, bảo hộ lao động, an toàn vệ sinh lao động

• Thực hiện các biện pháp khuyến khích người lao động

• Tổ chức thực hiện công tác quản trị, hành chính

b Phòng Tài chính - Kế toán:

Chức năng:

Tham mưu giúp giám đốc tổ chức, quản lý, điều hành thực hiện công tác kế toán tài chính

Nhiệm vụ:

• Tổ chức quản lý, hướng dẫn theo dõi, thực hiện tổng hợp tình hình các mặt hoạt động về tài chính kế toán, thống kê, tài vụ, vốn, tài sản trong công ty đảm bảo theo đúng chế độ, chính sách phù hợp với công ty

• Thực hiện thu chi đúng nguyên tắc, hỗ trợ các hoạt động quản lý chất lượng mặt tài chính

c Phòng Kinh doanh thương mại:

• Lên kế hoạch quản lý có hiệu quả, lập kế hoạch và phát triển các sản phẩm, dịch vụ mới đáp ứng nhu cầu của khách hàng

• Bán hàng, quảng cáo cho sản phẩm và dịch vụ

• Nghiên cứu thị trường, đối tượng khách hàng hiện tại là ai, khách hàng trong tương lai là ai và nhu cầu của họ

• Gọi điện đến các đơn vị để chào các chương trình

• Hướng dẫn hồ sơ xuất nhập cảnh cho khách,giao nhiệm vụ cho hướng dẫn cụ thể chương trình, yêu cầu của đoàn khách

• Xây dựng chương trình, tính giá cả cho các tour ,phối hợp cùng tiếp thị để ký kết hợp đồng

e Phòng Kinh doanh khách sạn:

• Bộ phận buồng : quản lý cung cấp các đồ dùng ,vật dụng cho các bộ phận khác, có mối quan hệ mật thiết với các bộ phận khác: lễ tân, bảo vệ, sửa chữa, bảo dưỡng

• Bộ phận lễ tân: liên hệ giữa khách và khách sạn ,cung cấp thông tin về dịch vụkhách sạn Nhiệm vụ là kinh doanh phòng khách, nghiên cứu phát triển khách, dự tính phòng khách và công việc cụ thể, tham gia vào công tác marketing, cung cấp thông tin

về nguồn khách, nhu cầu của khách

II Tổng quan về đề tài nghiên cứu

1 Lý do chọn đề tài

Công ty cổ phần khách sạn Sài Gòn là công ty thuộc loại hình kinh doanh dịch vụ,chủ yếu là kinh doanh khách sạn Do đó việc quản lý nhân viên đáp ứng nhu cầu của

khách là rất quan trọng Phải quản lý sao cho tốt, sắp xếp cán bộ công nhân viên vàođúng vị trí, đúng năng lực để họ có thể phát huy hết khả năng đóng góp cho công ty Sửdụng tin học trong quản lý cán bộ của công ty giúp ích cho việc tìm kiếm, tổng hợp, cậpnhật những thông tin, dữ liệu cần thiết và giúp tiết kiệm thời gian, phục vụ cho việc raquyết định của các cán bộ quản lý Đó là lý do nhóm chọn đề tài này.

2 Ý nghĩa đề tài

Đặc trưng của ngành kinh doanh dịch vụ là thỏa mãn nhu cầu của khách hàng mộtcách tốt nhất Muốn vậy công ty phải quản lý tốt nguồn nhân lực của mình.Trong thờibuổi ngày nay có rất nhiều công ty làm dịch vụ, việc quản lý, nắm rõ thông tin càng trởnên quan trọng hơn bao giờ hết Tuy nhiên, với sự ra đời của hàng loạt những công cụquản lý mới, việc quản lý nhân sự bằng Word, Excel sẽ không còn thích hợp nữa Việcứng dụng một phần mềm quản lý nhân sự sẽ giúp việc quản lý bớt khó khăn, cồng kềnh

và vất vả hơn bằng cách giảm bớt được một lượng giấy tờ trong công ty và các phòngban có thể linh hoạt hơn trong việc điều động nhân sự của mình

Chương II: Những vấn đề chung về cơ sở và phương pháp luận

cơ bản để phân tích và thiết kế chương trình

I Tổng quan về phương pháp luận cơ bản

1 Tổ chức và thông tin trong tổ chức

Dữ liệu (data) là sự ghi nhận các số liệu của các quan sát, dữ liệu được xử lý đểtạo ra các báo cáo liên quan đến thực tiễn nào đó

Thông tin (Information) là các thông báo, số liệu dùng làm cơ sở cho việc ra quyếtđịnh

Hệ thống thông tin (Informatinon System) là một nhóm các thành tố tác động kẫnnhau để tạo ra thông tin Hệ thống thông tin tối thểu bao gồm: con người, quá trình và

dữ liệu

Hệ thống thông tin quản lý nhân sự là hệ thống thông tin trợ giúp các hoạt độngquản lý nhân sự và những vấn đề liên quan đến nhân sự của tổ chức Hệ thống thông tinquản lý nhân sự không chỉ gồm phần mềm quản lý nhân sự mà còn cần đến các thiết bịmáy tính, các phòng ban và đối tượng để thu thập và xử lý dữ liệu để sử dụng chúngvào các mục đích khác nhau

2 Chức năng của hệ thống thông tin trong tổ chức

Hệ thống thông tin trong tổ chức có những chức năng sau:

• Thu thập

• Lưu trữ

• Xử lý

• Phân phối

3 Phương pháp phát triển một hệ thống thông tin trong tổ chức

3.1 Nguyên nhân dẫn tới việc phát triển một hệ thống thông tin

Thời đại ngày nay là thời đại của khoa học công nghệ, thông tin.Hệ thốngthông tin ngày càng có vai trò quan trọng, to lớn trong cuộc sống, ảnh hưởng đến việc

ra quyết định và chất lượng của quyết định Một hệ thống thông tin hoạt động tốt làmột hệ thống mà nhờ nó các nhà quản lý có thể ra các quyết định có chất lượng cao.Nhờ có các quyết định này mà các cơ quan hay tổ chức có thể sản xuất phân phốinhững sản phẩm và dịch vụ với độ tin cậy lớn,đáp ứng tốt nhu cầu khách hàng,gópphần vào sự thành công của cơ quan hay tổ chức Có thể nói, phát triển một hệ thốngthông tin là cung cấp cho các thành viên của tổ chức những công cụ quản lý tốt nhất.Một hệ thống thông tin hoạt động tốt là bộ phận không thể thiếu của cơ quan, tổ chứchiện đại nào

Nguyên nhân dẫn đến việc phát triển hệ thống thông tin:

1 Những vấn đề về quản lý

2 Những yêu cầu mới của nhà quản lý

3 Sự thay đổi của công nghệ

4 Thay đổi sách lược chính trị

3.2 Các nguyên tắc để phát triển một hệ thống thông tin

Phát triển một hệ thống thông tin bao gồm việc phân tích hệ thống đang tồn tại,thiết kế một hệ thống mới, thực hiện và tiến hành cài đặt nó Phân tích một hệ thống bắtđầu từ việc thu thập dữ liệu và chỉnh đốn chúng để đưa ra những chuẩn đoán về tìnhhình thực tế Thiết kế là nhằm xác định các bộ phận của một hệ thống mới có khả năngcải thiện tình trạng hiện tại và xây dựng các mô hình logic, mô hình vật lý ngoài của hệthống đó Việc thực hiện hệ thống thông tin liên quan tới xây dựng mô hình vật lýtrong của hệ thống mới và chuyển mô hình đó sang ngôn ngữ tin học Cài đặt một hệthống là tích hợp nó vào hoạt động của tổ chức

Dưới đây là ba nguyên tắc chung của nhiều phương pháp hiện đại có cấu trúc

để phát triển một hệ thống thông tin:

Nguyên tắc 1: Sử dụng các mô hình

Nguyên tắc 2: Chuyển từ cái chung sang cái riêng

Nguyên tắc 3: Chuyển từ mô hình vật lý sang mô hình logic khi phân tích và

từ mô hình logic sang mô hình vật lý khi thiết kế

4 Tiêu chuẩn chất lượng của một hệ thống thông tin

Quản lý có hiệu quả của một tổ chức dựa phần lớn vào chất lượng thông tin docác hệ thống thông tin chính thức sản sinh ra Từ sự hoạt động kém của một hệ thốngthông tin sẽ là nguồn gốc gây ra những hậu quả xấu nghiêm trọng Hoạt động tốt hayxấu của một hệ thống thông tin được đánh giá qua chất lượng của thông tin mà nó cungcấp Xem xét tiêu chuẩn chính là việc đặt ra mục tiêu chất lượng mà phần mềm cần đạtđược Sau đây là những tiêu chuẩn cần thiết nhất cho một hệ thống thông tin

• Độ tin cậy

• Tính đầy đủ

• Tính thích hợp và dễ hiểu

• Tính được bảo vệ

II Các phương pháp luận cơ bản để phân tích và thiết kế chương trình

1 Các phương pháp thu thập thông tin

Để tiến hành phân tích một hệ thống thông tin trước hết chúng ta phải thu thậpthông tin về hệ thống đó Người phân tích phải lựa chọn sử dụng kết hợp các phươngpháp thu thập thông tin sau:

1.1 Phỏng vấn

Phỏng vấn là hỏi trực tiếp người có liên quan đến thu thập thông tin Đó là cáchđơn giản và quan trọng nhất để thu thập thông tin về một tổ chức Phỏng vấn cho phépthu được những xử lý theo cách khác với mô tả trong tài liệu, gặp được những ngườichịu trách nhiệm trong thực tế, số người này có thể không được ghi trong văn bản tổchức

Qua đó, chúng ta có thể thu được những nội dung khái quát về hệ thống màkhó có thể thu thập được qua nghiên cứu tài liệu

Phỏng vấn được thực hiện qua các bước

• Chuẩn bị phỏng vấn

• Tiến hành phỏng vấn

1.2 Nghiên cứu tài liệu

Phương pháp này giúp ta nghiên cứu kỹ và tỉ mỉ về nhiều khía cạnh của tổ chứcnhư: lịch sử hình thành và phát triển, tình trạng tài chính, vai trò và nhiệm vụ của cácthành viên, nội dung và hình dạng của các thông tin vào/ra Thông tin trên giấy tờ phảnánh quá khứ, hiện tại và tương lai của tổ chức

1.3 Sử dụng phiếu điều tra

Phương pháp này được sử dụng khi cần lấy thông tin từ một số lượng lớn cácđối tượng và trên một phạm vi địa lý rộng Yêu cầu và câu hỏi trên phiếu phải rõ ràng,cùng hiểu như nhau, phiếu ghi theo cách thức dễ tổng hợp

1.4 Quan sát

Khi phân tích viên muốn nhìn thấy những gì không thể hiện trên tài liệu hoặc quaphỏng vấn như tài liệu được lưu ở đâu, có được sắp xếp hay không sắp xếp, do ai quảnlý

2 Các công cụ mô hình hóa

Sau khi đã tìm hiểu về hệ thống, phân tích viên sử dụng một số các công cụ môhình hóa để mô tả lại hệ thống thông tin hiện tại Một số công cụ mô hình hóa thườngđược sử dụng là: Sơ đồ luồng thông tin, sơ đồ luồng dữ liệu

2.1 Sơ đồ luồng thông tin (IFD)

Sơ đồ luồng thông tin dùng để mô tả hệ thống thông tin theo cách thức động.Tức là mô tả sự di chuyển của dữ liệu, việc xử lý, việc lưu trữ trong thế giới vật lý bằngcác sơ đồ

Các ký pháp c ủa sơ đồ luồng thông tin:

• Xử lý

Thủ công Giao tác người – máy Tin học hóa hoàn toàn

• Kho lưu trữ dữ liệu

• Dòng thông tin

• Điều khiển

2.2 Sơ đồ luồng dữ liệu (DFD)

Sơ đồ luồng dữ liệu dùng để mô tả chính hệ thống thông tin như sơ đồ luồngthông tin nhưng trên góc độ trừu tượng Trên sơ đồ chỉ bao gồm các luồng dữ liệu, các

xử lý, các lưu trữ dữ liệu nhưng không hề quan tâm tới nơi, thời điểm và đối tượng chịutrách nhiệm xử lý Sơ đồ này chỉ đơn thuần mô tả hệ thống thông tin làm gì và để làm gì

Các ký pháp dùng cho s ơ đồ luồng dữ liệu (DFD)

• Nguồn hoặc đích của luồng dữ liệu (tác nhân): được biểu diễn bằng hình chữ

nhật, được đặt tên bằng một danh từ.Tác nhân nằm ngoài phạm vi của hệ thốnghay một phần của hệ thống.Tác nhân có thể là:

 Một tổ chức hay một đơn vị của tổ chức bên ngoài hệ thống(hay một phầncủa hệ thống) gửi hay nhận thông tin từ hệ thống mà ta nghiên cứu

 Những người hay nhóm người có tương tác với hệ thống

 Các hệ thống thông tin khác có trao đổi thông tin với hệ thống

Tên người/Bộ phận

phát/Nhận tin

Nguồn hoặc đích

• Dòng dữ liệu : là các dữ liệu di chuyển từ vị trí này đến một vị trí khác trong hệ

thống.Được biểu diễn bằng một mũi tên chỉ hướng của dòng dữ liệu, trên mũi tên

là tên của dòng dữ liệu

Tên dòng dữ liệu

• Tiến trình: là một công việc hay một hành động có tác động lên các dữ liệu làm

cho chúng di chuyển, được lưu trữ, thay đổi hay được phân phối Được biểu diễnbằng một hình tròn và tên của xử lý bắt đầu bằng một động từ thể hiện khái quátcông việc mà nó thực hiện

• Kho dữ liệu: là các dữ liệu được lưu trữ tại một chỗ Kho dữ liệu được dùng để

lưu trữ các dữ liệu tạo nguồn dữ liệu cho xử lý

Các m ức của DFD

Sơ đồ ngữ cảnh (Context Diagram) thể hiện rất khái quát nội dung chính của hệthống thông tin Sơ đồ này không đi vào chi tiết mà mô tả sao cho chỉ cần lần nhìn lànhận ra nội dung chính của hệ thống Để cho sơ đồ ngữ cảnh sáng sủa, dễ nhìn, có thể

bỏ qua các kho dữ liệu; bỏ qua các xử lý cập nhật Sơ đồ khung cảnh còn được gọi là sơ

Để mô tả hệ thống chi tiết hơn người ta dùng kỹ thuật phân rã sơ đồ (Explosion).Bắt đầu từ sơ đồ khung cảnh, người ta phân rã sơ đồ thành sơ đồ mức tiếp sau mức 0 làmức 1

III Cơ sở dữ liệu của hệ thống thông tin quản lý

1 Một số khái niệm của cơ sở dữ liệu

Để thiết kế được cơ sở dữ liệu trước hết ta phải hiểu được các khái niệm cơ bảnliên quan đến cơ sở dữ liệu

Trước khi có máy tính điện tử tất cả các thông tin vẫn phải được thu thập, lưu trữ,

xử lý, phân tích và cập nhật Các dữ liệu này được ghi lên bảng, ghi trong sổ sách, hộcCatalog thậm chí ngay trong trí não của những nhân viên làm việc Làm như vậy cầnrất nhiều người, cần rất nhiều không gian nhớ và rất vất vả khi tìm kiếm tính toán Thờigian xử lý lâu, quy trình mệt mỏi và nặng nhọc và kết quả các báo cáo thường là khôngđầy đủ và không chính xác

Ngày nay người ta sử dụng máy tính và các hệ quản trị cơ sở dữ liệu(HQTCSDL) để giao tác với các dữ liệu trong cơ sở dữ liệu HQTCSDL là một phầnmềm ứng dụng giúp chúng ta tạo ra, lưu trữ, tổ chức và tìm kiếm dữ liệu từ một cơ sở

dữ liệu đơn lẻ hoặc từ một số cơ sở dữ liệu Microsoft Access, Foxpro là những ví dụ vềHQTCSDL thông dụng trên các máy tính cá nhân

Cơ sở dữ liệu bắt đầu từ những khái niệm cơ bản sau:

• Thực thể (Entity) là một nhóm người, đồ vật, sự kiện, hiện tượng hay kháiniệm bất kỳ với các đặc điểm và tính chất cần ghi chép lại Một số thực thể có vẻ vậtchất như vật tư, máy móc, khách hàng, sinh viên, nhân viên còn một số thực thểkhác chỉ là những khái niệm hay quan niệm chẳng hạn tài khoản, dự án, nhiệm vụ côngtác

• Mỗi thực thể đều có đặc điểm và tính chất mà ta gọi là những thuộc tính(attribute) Mỗi thuộc tính là một yếu tố dữ liệu tách biệt, thường không chia nhỏ đượcnữa Các thuộc tính góp phần mô tả thực thể và là những dữ liệu về thực thể mà tamuốn lưu trữ.VD: thực thể nhân viên được đặc trưng bởi các thuộc tính họ tên, ngàysinh, giới tính, địa chỉ, quê quán

• Bảng (Table) như bảng thống kê, kế toán, bảng niêm yết giá hàng, bảng danhsách cán bộ ghi chép dữ liệu về một nhóm phần tử nào đó gọi là thực thể

• Mỗi bảng có những dòng (row) mỗi dòng còn được gọi là một bản ghi(record) bởi vì nó ghi chép dữ liệu về một cá thể – tức là một biểu hiện riêng biệt củathực thể.

• Mỗi bảng có những cột (column) Mỗi cột còn được gọi là một trường(field) Giao giữa một dòng và một cột là một chứa mẩu dữ liệu ghi chép một thuộctính của cá thể trên dòng đó

• Cơ sở dữ liệu (Database) là một nhóm gồm một hay nhiều bảng có liên quanđến nhau

• Một tập hợp các CSDL có liên quan với nhau được gọi là một hệ cơ sở dữliệu (Database System)

2 Các phương pháp thiết kế cơ sở dữ liệu

Có hai phương pháp chủ yếu dùng để thiết kế cơ sở dữ liệu đó là thiết kế cơ sở dữliệu từ các thông tin đầu ra và thiết kế cơ sở dữ liệu bằng phương pháp mô hình hóa

2.1 Thiết kế cơ sở dữ liệu từ thông tin ra

Bước1: Xác định các thông tin đầu ra

Bước 2: Xác định các tập dữ liệu cần thiết cung cấp đủ dữ liệu cho việc tạo ratừng đầu ra

Liệt kê các phần tử thông tin trên đầu ra.Trên mỗi thông tin đầu ra bao gồm cácphần tử thông tin như giới tính, họ tên, ngày tháng năm sinh được gọi là các thuộctính Ta phải liệt kê toàn bộ các thuộc tính thành một danh sách Đánh dấu các thuộctính lặp – là những thuộc tính có thể nhận nhiều giá trị dữ liệu như HS_Lương

Đánh dấu các thuộc tính thứ sinh – là những thuộc tính được tính toán hoặc suy

- Gắn thêm cho danh sách con một tên, tìm cho nó một thuộc tính định danhriêng và thêm một thuộc tính định danh của danh sách gốc.

* Chuẩn hóa mức 2 (2.NF)

- Chuẩn hóa mức 2 (2.NF) quy định rằng, trong một danh sách mỗi thuộc tínhphải phụ thuộc hàm vào toàn bộ khóa chứ không phải chỉ phụ thuộc vào một phần củakhóa Nếu có sự phụ thuộc như vậy thì phải tách những thuộc tính phụ thuộc hàm vàomột bộ phận của khóa thành một danh sách con mới

- Lấy bộ phận khóa đó làm khóa cho danh sách mới Đặt cho danh sách mới nàymột tên riêng phù hợp với nội dung của các thuộc tính trong danh sách

- Xác định khóa và tên cho mỗi danh sách mới

2.2 Thiết kế cơ sở dữ liệu bằng phương pháp mô hình hóa

Theo phương pháp này ta không mô tả và liệt kê các thông tin đầu ra mà ta sẽdùng các mô hình để biểu diễn Trước hết ta phải tìm hiểu một số khái niệm

Thực thể (Entity): thực thể trong mô hình lôgíc dữ liệu được dùng để biểu diễncác đối tượng cụ thể hoặc trừu tượng trong thế giới thực mà ta muốn lưu trữ thông tin vềchúng VD: nhân viên, phòng ban

Liên kết (Acssociation): một thực thể trong thực tế không tồn tại độc lập với cácthực thể khác Có sự liên hệ qua lại giữa các thực thể khác nhau Khái niệm liên kếtđược dùng để trình bày, thể hiện những mối liên hệ tồn tại giữa các thực thể

bộ cung

1-1 Liên kết loại Một – Một

Một lần xuất của thực thể A được liên kết với chỉ một lần xuất của thực thể B và ngượclại

1-N Liên kết loại Một – Nhiều

Mỗi lần xuất của thực thể A được liên kết với một hoặc nhiều của thực thể B và mỗi lầnxuất của thực thể B chỉ liên kết với duy nhất một lần xuất của thực thể A

N-N Liên kết loại Nhiều – Nhiều

Một lần xuất của thực thể A được liên kết với một hoặc nhiều lần xuất của thực thể B vàmỗi lần xuất của thực thể B được liên kết với một hoặc nhiều lần xuất của thực thể A

Một phòng ban có nhiều cán bộ cùng làm việc và cũng có cán bộ trong một thờigian làm ở nhiều phòng ban khác nhau Để biểu diễn quan hệ nhiều nhiều giữa các thựcthể người ta dùng một thực thể trung gian để biểu diễn hai quan hệ một nhiều

Trường

Phòng

Phòng công tác

Lãnh đạo 1

Giấy khen thưởng

Có 1

3 Giới thiệu về hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft Access

Microsoft Access là một phần mềm trong bộ tổ hợp phần mềm Microsoft Office

do hãng phần mềm Microsoft Cooperation sản xuất Microsoft Access là hệ quản trị cơ

sở dữ liệu đang được dùng phổ biến ở nước ta và nhiều nơi trên thế giới, phiên bản đầutiên của Microsoft Access ra đời năm 1989, từ đó đến nay các phiên bản khác nhau củaAccess đã lần lượt ra đời mang số hiệu 1.0, 1.1, 2.0 rồi đến Access 95, Access 97,Access 2000 và mới nhất là phiên bản Access XP

Microsoft Access tổ chức lưu trữ dữ liệu trên một file duy nhất (*.MDB hoặc

*.MDE), trên file dữ liệu cũng được tổ chức thành các bảng có quan hệ với nhau, ta cóthể tìm kiếm, thêm, xóa, lọc dữ liệu một cách dễ dàng nhờ các câu lệnh SQL.Các báocáo của Microsoft Access rất phong phú, dễ tạo và dễ điều khiển

Microsoft Access là một trong những hệ quản trị cơ sở dữ liệu phổ biến nhất trênthế giới hiện nay theo mô hình quan hệ, cùng với Microft FoxPro hay Visual FoxPro,DB2, SQL/DS và Oracle Từ trước đến nay ở Việt Nam nói đến quản lý cơ sở dữ liệu làngười ta nghĩ ngay đến FoxPro, FoxBase Dùng FoxPro trong quản lý hầu như ta có thểyên tâm vì FoxPro có thể làm được mọi việc.Tuy nhiên nếu đi sâu vào tìm hiểu Access

ta có thể thấy rằng phần mềm này thể hiện nhiều đặc tính ưu việt hơn FoxPro, nổi bậthơn cả là tính đơn giản và hiệu quả Access có thể đáp ứng được hầu hết các nhu cầu vềquản trị cơ sở dữ liệu nhưng vẫn giữ tính thân thiện và dễ sử dụng cả cho người lậptrình và cho người sử dụng Các khái niệm lý thuyết cơ sở dữ liệu thể hiện khá đầy đủtrong Access Nó là một hệ thống có tính hướng đối tượng và có thể dùng trên hệ thốngmạng để chia sẻ với nhiều người dùng cơ sở dữ liệu; nhất là hiện nay rất nhiều công ty

đã nối mạng để mở rộng phạm vi và môi trường kinh doanh của mình Access dễ dàngquản lý, thể hiện và chia sẻ thông tin trong các công việc quản lý dữ liệu hàng ngày

Chương III: Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý cán bộ tại

công ty cố phần khách sạn Sài Gòn

I Phân tích hệ thống

1 Khái niệm về hệ thống thông tin quản lý cán bộ

Một hệ thống thông tin quản lý nhân sự điển hình có thể được mô tả như sau:

Hồ sơ nhân sự Báo cáo nhân sự

Đầu vào của hệ thống là các dữ liệu liên quan đến đối tượng mà chương trình cầnquản lý Các dữ liệu này gồm có danh mục dân tộc, danh mục tôn giáo, danh mục cácphòng ban, danh mục chức vụ, các thông tin được nêu trong hồ sơ cán bộ như mã cán

bộ, ngày sinh, quê quán, trình độ học vấn, tiểu sử gia đình ngoài ra còn có các thôngtin về bản thân như tình trạng sức khỏe, hôn nhân, trình độ chính trị Đầu ra của hệthống có thể khác nhau tùy theo yêu cầu của từng cơ quan và doanh nghiệp Thôngthường đầu ra được thể hiện dưới các dạng báo cáo đặc trưng theo một số tiêu chí nhấtđịnh Báo cáo về danh sách cán bộ được coi là báo cáo quan trọng nhất, bắt buộc phải

có Ngoài ra còn có các báo cáo về lương, quá trình làm việc, kỉ luật, khen thưởng…Các hệ thống không những trợ giúp cho phòng quản trị nhân lực lưu trữ các thôngtin về nhân sự và lập các báo cáo định kỳ mà còn giúp các nhân viên phòng quản trịnhân lực trong việc lập kế hoạch sách lược và chiến lược bằng cách cung cấp cho họcông cụ để mô phỏng, dự báo, phân tích thống kê, truy vấn và thực hiện các chức năng

xử lý nguồn nhân lực khác

Quản lý nhân sự có nghĩa là sử dụng có hiệu quả lực lượng lao động Vì vậy hệchương trình quản lý nhân sự phải có một cơ sở dữ liệu để lưu giữ các dữ liệu liên quanđến nhân sự trong công ty.Chương trình cho phép cập nhật, sửa chữa, hủy bỏ các thôngtin , hay đưa ra được các thông tin theo yêu cầu của người sử dụng đáp ứng được yêucầu quản lý.Giúp cho người sử dụng tiết kiệm được công sức, thời gian trong việc quản

lý nhân sự

HỆ CHƯƠNG TRÌNH QUẢN

LÝ CÁN BỘ TRONG CƠ QUAN

2 Sơ đồ luồng thông tin của hệ thống thông tin quản lý cán bộ

Sơ đồ luồng thông tin IFD (information flow diagram) dùng để mô tả hệ thốngthông tin dưới dạng động ,tức là ta sẽ mô tả sự di chuyển các dữ liệu về nhân sự ,các xử

lý liên quan đến công tác quản lý cán bộ trong thế giới bên ngoài dưới dạng sơ đồ.Tathấy hệ thống thông tin quản lý cán bộ liên quan đến ba đối tượng chủ yếu là cán bộcông nhân viên ,cán bộ làm công tác trực tiếp quản lý nhân sự và lãnh đạo của cơ quandoanh nghiệp ,những người cần các thông tin do hệ thống đem lại để ra các quyết định

3 Sơ đồ chức năng của hệ thống thông tin quản lý cán bộ

Tiếp nhận, xử lý thông tin

Thông tin đã được xử lý, chọn lọc

Nhập các thông tin đã được xử lý

CSDL Cán bộ

In báo cáo theo yêu

cầu

Có

Các báo cáo

4 Sơ đồ luồng dữ liệu của hệ thống

4.1 Sơ đồ ngữ cảnh

Thể hiện khái quát nội dung chính của hệ thống thông tin quản lý, tức là nhìnvào sơ đồ là ta có thể nhận biết nội dung chính của hệ thống Trong hệ thống thông tinquản lý cán bộ, hồ sơ cán bộ và các thông tin có liên quan đến cán bộ được cập nhật vàlưu trữ trong cơ sở dữ liệu về nhân sự, các thông tin này kết hợp với các dữ liệu có sẵntrong hệ thống như các tệp danh mục, các thông tin phòng ban sẽ cho ta báo cáo về cán

bộ Trong sơ đồ ngữ cảnh ta coi hệ thống giống như hộp đen, các thông tin về cán bộnhư đầu vào của hệ thống, các báo cáo và các thông tin khác giống như đầu ra của hệthống, chính cán bộ công nhân viên cũng là những người hưởng lợi ích do hệ thống đemlại Lãnh đạo và các đối tượng cụ thể khác là những người sử dụng những thông tin do

hệ thống mang lại, họ chính là đối tượng phục vụ của hệ thống thông tin

Sơ đồ mức ngữ cảnh của hệ thống thông tin quản lý cán bộ:

HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ