phân tích quản lý thông tin tài chính

Một vấn đề mà các chủ kinh doanh sở hữu doanh nghiệp vừa và nhỏ, hay hộ gia đình kinh doanh hoặc kinh doanh không chính thức, gặp phải ở Việt Nam là những việc đột xuất xảy ra trong gia

1 Các khoản vay tài chính

• Tại sao cần một khoản vay tài chính

• Các loại khoản vay

• Thủ tục với ngân hàng

2 Quản lý thông tin tài chính

• Hướng dẫn những nội dung của quản lý thông tin tài chính

3 Phân tích tài chính

• Kiểm toán tài chính

• Kế toán tổng hợp và thể thức kế toán

• Kế toán tài chính và đề xuất vay vốn

4 Hướng dẫn tìm nguồn tài trợ

• Giới thiệu chung

• Vấn đề tài trợ đầu tư

• Các nguồn tài trợ hiện có ở Việt nam

• Nguồn tài trợ của hệ thống ngân hàng

• Các dự án phát triển kinh tế

• Các công ty thuê tài chính

• Sử dụng cuốn sách hướng dẫn như thế nào

• Danh sách các ngân hàng, các dự án phát triển hỗ trợ doanh nghiệp

vừa và nhỏ, và các công ty cho thuê tài chính

5 Cẩm nang chi phí

• Lời mở đầu

• Khái niệm tính chi phí

• Tính chi phí cho nhà sản xuất kinh doanh (có kèm ví dụ)

• Tính chi phí cho doanh nghiệp thương mại (có kèm ví dụ)

• Xác định giá

1 Các khoản vay tài chính

* Tại sao nên cần 1 khoản vay để đầu tư cho công việc kinh doanh?

Bạn có thể cân nhắc tới một khoản vay khi bạn tin và tính toán thấy rằng lợi nhuận

thu được từ các hoạt động kinh doanh khác được đầu tư từ khoản vay đó sẽ cao hơn

các chi phí vay vốn

Bạn không nên vay để trang trải các khoản lỗ của công việc kinh doanh hiện tại Vì

điều đó có thể làm cho bạn lâm vào tình trạng khó khăn hơn về tài chính

Thay cho điều đó, bạn có thể cắt giảm chi phí, hợp lý hoá hoạt động kinh doanh"

làm tốt hơn và rẻ hơn" Bạn chỉ nên tập chung vào các hoạt động kinh doanh mà

chắc chắn sẽ mang lại lợi nhuận Nếu ngay cả biện pháp này cũng không hiệu quả,

thì bạn nên suy nghĩ tới việc thay đổi hoạt động kinh doanh của mình

Một vấn đề mà các chủ kinh doanh sở hữu doanh nghiệp vừa và nhỏ, hay hộ gia

đình kinh doanh hoặc kinh doanh không chính thức, gặp phải ở Việt Nam là những

việc đột xuất xảy ra trong gia đình và họ phải chi những khoản tiền cho các những

việc này Đó thường là những chi phí về y tế Những việc đột xuất này có thể làm

tài chính của gia đình hao hụt và hậu quả tiếp theo là làm hỏng hoạt động kinh

doanh của bạn Điều này không phải do chúng ta tự gợi ra mà do đúc kết từ thực tế

Lúc đó một khoản vay trở nên cần thiết để giúp cho công việc kinh doanh của bạn

được suôn sẻ sau khi bạn đã bị trút sạch tiền vào một việc đột xuất nào đó Tuy

nhiên khoản vay này chỉ có thể giúp được bạn nếu công việc kinh doanh của bạn

hiện đang mang lại lợi nhuận và với cơ sở là bạn đã tính toán thấy việc hoàn trả tiền

vay sẽ không giết chết hoạt động kinh doanh của bạn

*Các loại khoản vay tài chính

Vốn của chủ là giá trị các hàng hoá và tiền mặt mà bạn phải bỏ vào công việc kinh

doanh của bạn Đó là khoản tiền vốn của riêng bạn Nhiều chủ doanh nghiệp chi

muốn kinh doanh trên số tiền của riêng họ mà thôi, bởi vì điều đó làm cho họ độc

lập khỏi sự ràng buộc của một bên thứ ba nào đó Vốn của chủ cũng được tăng lên

bằng cách lấy lợi nhuận để đầu tư trở lại vào hoạt động kinh doanh

Dù cho có như vậy nhưng vốn của chủ không đủ để phát triển hoạt động kinh

doanh của bạn Bạn nên nghĩ tới các khoản tài chính vay bên ngoài khi lợi nhuận,

mà bạn hy vọng thu được từ các từ các hoạt động kinh doanh được đầu tư từ các

nguồn tài chính bên ngoài, cao hơn chi phi để có được các khoản tài chính đó

Vốn của chủ là một trong những yếu tố cơ bản mà bên thứ ba cân nhắc khi họ

muốn đồng tài trợ cho bạn và cho hoạt động kinh doanh của bạn vì nó chỉ ra mức

độ rủi ro của bạn

b) Các khoản vay từ Gia đình

Vay từ các thành viên trong gia đình là điều bình thường xảy ra trong các doanh

nghiệp vừa và nhỏ đặc biệt là khi khó xin vay được từ ngân hàng, điển hình là ở

Việt Nam Các điều khoản cho vay có thể rất rộng tuỳ thuộc vào thoả thuận giữa

bạn và ngân hàng Nhưng một khoản vay trong gia đình thì có thể ít phiền phức

hơn Các khoản vay trong gia đình nói chung rất có lợi, tuy nhiên cũng có thể gây

ra các khó khăn và như vậy sẽ ảnh hưởng tới mối quan hệ trong gia đình

Nếu bạn muốn vay tiền từ một thành viên của gia đình cho công việc kinh doanh

mà bạn cho rằng đó công việc của riêng bạn (chứ không phải là của gia đình) thì

bạn nên phải chắc chắn xem người cho bạn vay cũng biết nhìn nhận vấn đề giống

như bạn-ngay từ lúc ban đầu khi chưa cho vay Hãy tránh những hiểu nhầm như là

"chung vốn" - mà được giải thích rõ thêm dưới đây

c) Các khoản vay từ Bè bạn

Các khoản vay từ bè bạn là điều bình thường trong các doanh nghiệp vừa và nhỏ ở

đây, các điều khoản và nghi thức của khoản vay có thể thay đổi Một khoản vay từ

một người bạn tốt có thể hỗ trợ nhiều cho hoạt động kinh doanh đang phát triển của

Khi chuẩn bị đi vay tiền từ bạn bè, chúng ta cần cân nhắc mốt số điều sau: Có khả

năng khoản vay từ một người bạn sẽ ảnh hưởng tiêu cực đến tình bạn giữa hai

người vì sự cân bằng giữa hai người trở nên không cân bằng nữa và khoản vay trở

thành vật đứng giữa tình cảm bè bạn Mọi người có thể là bạn của nhau trong suốt

cuộc đời Nhưng cũng có khi tình cảm đó bị đứt quãng Lý do của việc đứt quãng

này có thể là do khoản vay của bạn Một khoản vay từ một người bạn có thể được

xem như là một ân huệ Vậy nên đổi lại cái gì ?

Mặc dầu vậy, các khoản tiền vay được từ gia đình và bè bạn là những lựa chọn rất

tốt khi các khoản vay của ngân hàng khan hiếm Đối với các doanh nghiệp vừa và

nhỏ Việt Nam thì những khoản vay từ ngân hàng là thực sự khan hiếm

d) Các khoản vay từ Ngân hàng

Ngân hàng là một ngành kinh doanh Cho vay là hoạt động kinh doanh của ngân

hàng trên cơ sở giảm đến mức thấp nhất rủi ro của ngân hàng Điều này hoàn toàn

dễ hiểu vì bạn cũng vậy, bạn cũng không muốn mất khoản tiền tiết kiệm của mình

tại ngân hàng cho những khoản vay rủi ro mà ngân hàng quyết định

Khi bạn muốn làm đơn xin vay tại một ngân hàng, các nhân viên ngân hàng sẽ đánh

giá trình độ của bạn trên phương diện là một doanh nhân, đánh giá số liệu của

doanh nghiệp bạn trong việc hoàn trả nợ (nếu bạn có), tài sản thế chấp, tình hình

kinh doanh hiện tại của bạn và kế hoạch kinh doanh mà tiền vay được sử dụng Do

vậy ưu tiên của ngân hàng là tìm biểu xem bản thân bạn có thể là một rủi ro tín

dụng chấp nhận được hay không và công việc kinh doanh của bạn có khả năng thực

hiện được không: "liệu chúng ta có thể tin tưởng giao tiền cho anh ta hoặc chị ta

được không ?" và " liệu hoạt động kinh doanh này có mang lại lợi nhuận cho ngân

hàng được không ?" Tất cả những việc trên là nhằm đảm bảo khoản vay sẽ được

hoàn trả Theo quan điểm của ngân hàng, những câu hỏi trên là cần thiết để đánh

giá đúng bạn Một mối quan hệ kinh doanh lâu dài với ngân hàng, ví dụ như dưới

hơn Bạn cần phải chỉ ra trình độ khả năng của mình bằng một Bản Kế hoạch Kinh

doanh được chuẩn bị kỹ lưỡng và thiết thực

Với một doanh nghiệp nhỏ đang phát triển, đặc biệt là doanh nghiệp sản xuất hoặc

cần vốn lớn, thì đều cần các khoản tài chính trung đến dài hạn để có đất, nhà

xưởng, máy móc và trang thiết bị ở nhiều nước, đều có các khoản vay ngân hàng

dành cho các chủ doanh nghiệp có khả năng và đáng tin cậy với kế hoạch kinh

doanh hợp lý và đủ tài sản thế chấp ở Việt Nam các doanh nghiệp vừa và nhỏ ít có

cơ hội như trên Các ngân hàng có thể đồng ý với các khoản vay ngắn hạn với kỳ

hạn dài nhất là 6 tháng và doanh nghiệp thường chỉ được xem xét tới nhu cầu vay

dài hạn của mình khi họ thành công trong việc xin được các khoản vay ngắn hạn

Đây là một chặng đường dài và vì vậy ít được chọn Tuy nhiên thực tế cho thấy các

khoản vay trung hạn đến dài hạn đều không sẵn có

e) Chung vốn

Chung vốn có nghĩa là chính thức kinh doanh chung với những người khác Bạn và

một hoặc nhiều đối tác khác cùng chia xẻ đóng góp vốn kinh doanh, chia xẻ lỗ lãi

theo mức đóng góp của mỗi đối tác trong công việc kinh doanh Đây cũng là một

cách thức tập trung vốn để khởi sự hoặc mở rộng kinh doanh, nhưng điều này cũng

có nghĩa là không phải một mình bạn điều hành việc kinh doanh Các đối tác chắc

chắn sẽ quan tâm tới công việc kinh doanh và họ cần có khả năng đi đến thống nhất

về các quyết định kinh doanh Họ cũng phải hợp tác làm việc tốt cùng nhau Trong

trường hợp có những bất đồng, những đối tác có mức đóng góp lớn hơn sẽ là người

đưa ra quyết định

Cần phải đưa ra các điều khoản về trường hợp một đối tác muốn rút khỏi doanh

nghiệp Điều khoản thông thường được áp dụng cho đối tác muốn rút khỏi doanh

nghiệp là đối tác đó phải bán cổ phần của mình cho các đối tác khác trước khi có

thể bán nó cho ai khác

f) Các khoản ứng trước cho các Nhà cung cấp

Một khoản ứng trước cho người cung cấp hàng thực tế là một khoản tiền phải trả

cho máy móc, thiết bị hoặc nguyên liệu mà người cung cấp hàng đã chủ định cho

hoãn lại Người cung cấp hàng có thể làm điều này như một phương pháp

marketing để bán hàng của mình Việc này đòi hỏi một mức độ tin cậy lẫn nhau

giữa người bán và người mua Mối tin cậy này sẽ được hình thành qua mối quan hệ

Đối với các loại hàng hoá đòi hỏi vốn lớn, ví dụ như mua máy móc sản xuất đắt

tiền, thì người cung cấp hàng có thể thu xếp với ngân hàng cho bên mua vay tiền để

mua hàng Có nghĩa là người cung cấp hàng không trì hoãn việc thanh toán tiền mà

đóng vai trò như người trung gian thu xếp một khoản vay ngân hàng cho bên mua

hàng

g) Khoản trả trước của người mua hàng hay tiền bảo chứng của người mua

hàng

Tiền trả trước của người mua hàng là một khoản tiền đặt cọc khi họ đặt mua hàng

của bạn Số tiền này sẽ giúp bạn chi cho việc sản xuất sản phẩm đã được đặt mua

Việc này tất nhiên cũng đòi hỏi sự tin tưởng lẫn nhau giữa người mua và người

cung cấp và tất nhiên sự tin cậy này được hình thành qua mối quan hệ kinh doanh

lâu dài

h) Thuế

Thuê là một khái niệm mới ở Việt Nam và có thể trang thiết bị mà bạn cần thì

không sẵn có để thuê Phương pháp thuê này là một cách thức sử dụng các phương

tiện, máy móc và thiết bị mà không cần trả toàn bộ chi phí ngay lập tức Đây là một

hình thức thuê phức tạp hơn nhưng trong thời hạn lâu hơn Quyền sở hữu của

những hàng hoá cho thuê vẫn thuộc về công ty cho thuê

Có hai hình thức cho thuê Với hoạt động cho thuê này công ty cho thuê có trách

nhiệm bảo dưỡng, sửa chữa và bảo hiểm Cá nhân hoặc doanh nghiệp thuê sử dụng

trang thiết bị phải trả các chi phí này Trong khi thuê, bạn nên phải biết rõ các chi

phí hàng tháng phải trả cho trang thiết bị thuê Nói chung, một hợp đồng cho thuê

Vì các công ty cho thuê cũng cần lợi nhuận , việc thuê trang thiết bị này thường đắt

hơn việc vay tiền ngân hàng để mua trang thiết bị, đặc biệt khi doanh nghiệp muốn

sử dụng trang thiết bị đến tận hết vòng đời kinh tế của sản phẩm

Thuê-Mua

Hình thức Thuê-Mua cũng tương tự như hình thức Thuê, nhưng có khác là vật được

thuê sẽ trở thành tài sản của người đi thuê sau một số đợt thanh toán theo qui định

Với hình Thuê-Mua, bạn phải trả một tỷ lệ lãi xuất nhất định hàng tháng, đắt hơn

nhiều so với tỷ lệ lãi xuất tương tự mà bạn chỉ việc trả hàng năm nếu tính theo ngân

hàng

i) Bao thanh toán (mua nợ)

Bao thanh toán hay Mua nợ chưa được nhiều người biết đến ở Việt Nam và có thể

hình thức này không có trong ngành kinh doanh của bạn

Khi một doanh nghiệp đồng ý cho khách hàng của họ trả tiền sau hai tháng, nếu

khách hàng của bạn tỏ ra thờ ơ trong việc thanh toán thì bạn có thể dùng hình thức

"bao thanh toán" để nhận được ít nhất một phần lượng tiền nợ Bằng hình thức bao

thanh toán, doanh nghiệp của bạn có thể bán hoá đơn hoặc giấy nợ cho một "Nhà

Mua nợ" Khi doanh nghiệp của bạn bán hoá đơn, thì công ty Mua nợ sẽ lập tức trả

cho bạn một lượng tiền mặt nhưng không phải là toàn bộ số tiền nợ Công ty Mua

nợ có thể sẽ giảm giá trị các hoá đơn nợ của doanh nghiệp bạn xuống 20% hoặc

hơn nữa tuỳ theo mức độ rủi ro của chúng Sau khi đã bán hoá đơn nợ, bạn không

có quyền đòi nó nữa Lúc này "Nhà Mua nợ" sẽ có trách nhiệm thu hồi nợ

Hình thức mua nợ (bao thanh toán) rất đắt và các doanh nghiệp vừa và nhỏ nên cân

nhắc kỹ lưỡng đến khoản chi phí phải mất cho việc này Các doanh nghiệp cũng

nên suy nghĩ đến việc liệu các khách hàng có thực sự muốn "đối đầu" với các "thoả

thuận" trong việc thanh toán các hoá đơn cho doanh nghiệp bạn hay không

k) Bạn cần làm gì để nộp đơn xin vay ngân hàng ?

Bạn cần được chuẩn bị kỹ càng Phải có hiểu biết cơ bản về chương trình vay mà

bạn nộp đơn Bạn cần phải trình bày kế hoạch kinh doanh mình, ghi chi tiết về hoạt

động kinh doanh hay dự án mở rộng kinh doanh Bạn cần phải nắm chắc các yếu tố

đầu vào và kết quả của kế hoạch kinh doanh của mình Bạn cũng phải chứng tỏ

mình là nhà doanh nghiệp năng động và sáng tạo, người mà ngân hàng có thể tin

tưởng

Đôi khi cũng có lợi nếu bạn có thể nêu tên một số những người biết về khả năng

làm chủ doanh nghiệp của bạn Những người như vậy có thể là Hội đồng Kinh

doanh địa phương, đặc biệt là các nhân viên đã trực tiếp hỗ trợ bạn trong việc lập

kế hoạch kinh doanh trong Hội Đồng này Họ thường là những người dễ liên lạc

l) Các chương trình tín dụng dành cho Các Doanh nghiệp Vừa và Nhỏ

Đây là thông tin hướng dẫn tiếp cận với các chương trình cho vay ở Việt Nam Các

bạn sẽ được cung cấp thông tin cần thiết để làm thế nào để xin được một khoản vay

và giúp bạn chắc chắn rằng đơn xin vay của bạn đã gửi vào đúng tổ chức tài chính

Các bạn hãy xem chương trình "Hướng dẫn tìm nguồn tài trợ có kỳ hạn ở Việt

Nam"

2 Quản lý thông tin tài chính

Các khái niệm kế toán

Thông tin kế toán được chuẩn bị tốt sẽ trở thành một công cụ quản lý cần thiết cho:

• Kiểm soát chi phí và giá cả

• So sánh kết quả hoạt động của các bộ phận khác nhau

• Tính toán hiệu quả sử dụng các nguồn lực của công ty; và

• ra các quyết định khách quan và hữu hiệu

Báo cáo thu nhập

Báo cáo thu nhập ghi lại doanh thu và các chi phí cần thiết để tạo ra doanh thu đó

Báo cáo thu nhập dựa vào nguyên lý thu nhập và chi phí cân xứng với nhau

Phương pháp này được gọi kế toán luỹ kế

Báo cáo Vốn tự có của chủ sở hữu

Trong đó thể hiện bất kỳ khoản đầu tư mới nào của chủ sở hữu cũng như thu nhập

ròng hoặc lỗ ròng mà công ty đã ghi trong kỳ đó

Bảng cân đối tài sản

Bảng cân đối tài sản phản ánh tài sản của công ty và phương thức đầu tư cho tài sản

đó bằng các khoản vay hoặc bằng đầu tư của chủ sở hữu Một bảng tổng kết tài sản

gồm 5 phần theo mức độ chuyển đổi thành tiền

Các tài sản lưu động như tiền mặt, các khoản phải thu và tồn kho;

Tài sản cố định, nhà xưởng và thiết bị, những tài sản sẽ được dùng trong khoảng

thời gian dài

Nợ ngắn hạn như các khoản phải trả, các khoản vay ngắn hạn

Các khoản nợ dài hạn như vay ngân hàng dài hạn, các khoản nợ cổ đông

Vốn chủ sở hữu

Tổng nợ ngắn hạn, nợ dài hạn và vốn chủ sở hữu bằng tổng tài sản lưu động và tài

sản cố định Nói một cách khác về tính cân đối của bảng cân đối tài sản là Vốn chủ

sở hữu và các khoản nợ là để đầu tư cho các tài sản của doanh nghiệp

Báo cáo luồng tiền mặt

Báo cáo luồng tiền mặt giải thích mối quan hệ giữa thu nhập ròng và lượng tiền mặt

ròng được tạo ra hoặc được sử dụng Đối với những người cho vay, việc hiểu được

luồng tiền tương lai cũng rất quan trọng Bản dự báo luồng tiền là để đáp ứng yêu

cầu này và là một phần quan trọng của đơn xin vay tiền Tốt nhất là nên chuẩn bị

bản dự báo luồng tiền cho từng tháng trong năm đầu tiên và cho từng năm trong ba

năm tiếp theo hoặc lâu hơn

Phân tích tỷ số: Sử dụng thông tin tài chính để quản lý

Bạn có thể đưa ra các quyết định có căn cứ khi sử dụng thông tin tài chính Bước

thứ nhất là chuẩn bị kỹ lưỡng các thông tin Bước thứ hai, phân tích tỷ số để nêu

bật những khía cạnh chủ yếu trong hoạt động tài chính của doanh nghiệp Bước thứ

ba là kiểm tra doanh nghiệp để giải trình các tỷ số đó

Tỷ số so sánh các số liệu trong các báo cáo tài chính của doanh nghiệp Bạn có thể

so sánh số liệu giữa các năm với nhau để tìm ra xu hướng phát triển của công ty

Ví dụ 1: bằng cách theo dõi tỷ số thu nhấp ròng trên tài sản cua công ty, bạn có thể

đánh giá được tình hình sử dụngt ài sản của công ty

Ví dụ 2: bằng cách theo dõi tỷ số hàng tồn kho với chi phí hàng bán, bạn có thể biết

được công ty có quá nhiều hàng tồn kho hay không và nếu đúng như vây thì bạn có

thể thực hiện một số biện pháp để cải thiện tình hình và để tăng lợi nhuận gộp

So sánh với tỷ số của các công ty khác trong cùng ngành cũng là một ý tưởng hay

phân tích tỷ số

Lợi nhuận gộp, % =(Tổng doanh thu - Chi phí hàng bán) / Tổng Doanh Thu X 100

Lợi nhuận hoạt động, % =(Thu nhập ròng + chi trả lãi suất) / Tổng doanh thu X 100

Lợi nhuận trên vốn chủ sở hữu, % =Thu nhập ròng / Vón chủ sở hữu X 100

Thu nhập trên tài sản, % =Thu nhập ròng / Tổng tài sản X 100

Tỷ số hiện hành =Tái sản lưu động / Tổng các khoản phải trả

Tỷ số nợ trên vốn chủ sở hữu =Tổng nợ / Tổng vốn chủ sở hữu

Kỳ thu nợ =Các khoản phải thu / Doanh thu hàng năm X 365 (đo khả năng thu hồi

Vòng quay dự trữ, tồn kho =Giá trị hàng tồn kho trung bình đầu kỳ và cuối lỳ / Giá

Luồng tiền =Thu nhập ròng sau thuế + Khấu hap + bất kỳ chi phí phi tiền mặt nào

Tỷ lệ thu nhập trên đầu tư - Một công cụ để ra quyết định tài chính

Tỷ lệ thu nhập trên đầu tư (ROI) được tính bằng cách chia thu nhập ròng (lợi

nhuận) cho tổng giá trị tài sản của công ty nhân với 100 để thể hiện dưới dạng phần

trăm (%) ROI là chỉ tiêu thông thường về mức độ lợi nhuận mà mức độ đó lại

được dùng để đánh giá hiệu quả của khả năng sử dụng các nguồn lực đã được giao

phó cho công ty Việc kiểm soát ROI sé giúp cho nhà quản lý đánh giá hiệu quả của

công tác hoạch định và cáchoạt động sản suất khác

Phương pháp hoàn trả Nguyên lý của nó là thời gian cần thiết để hoàn lại vốn

đầu tư càng ngắn thì rủi ro càng thấp Có nghía có luồng tiền mặt trong thời

gian càng dài hì càng khó phán đoán hơn trong thời gian ngắn Công thức

là:Thời gian hoàn trả = Đâu tư ban đầu / Luồng tiến mặt trong một nămViệc

tính luồng tiền mặt dựac vào thu nhập ròng dược tạo ra nhờ khoản đầu tư

mới cộngvới khấu hao hàng năm được tính là kết quả của khoản đầu tư mới

Việc phân tích này chỉ xét đến ảnh hưởng của các hoạt động đầu tư mới chứ

không phải tổng của toàn bộ hoạt động của công ty.Phương pháp hoản trả

nhấn mạnh đến khả năng thanh khoản và đặc biết chiếm ưu thế trong môi

trường không ổn định Nhựoc điểm của phương pháp này là sau khi hoàn trả

người ta không chú ý đến luồng tiền nữa và phương pháp này không thấy

được giá trị thời gian của tiền

Tỷ lệ thu nhập kế toán (ARR) Phương pháp ARR chú trọng vào tính sinh lời khi

sử dụng con số lợi nhuận dự tính dựa vào các báo cáo tài chính trên cơ sở luỹ

kế Công thức chung là:Tỷ lệ thu nhập kế toán = Lợi nhuận trung bình hàng

năm dự tính / Đầu tư trung bìnhThu nhập trung bình hàng năm dự tnhs thể

hiện chênh lệch giữa doanh thu và các chi phí của dự án Đầu tư trung bình

được tính bằng đầu tư ban đàu ccộng với đầu tư vào thời điểm cuối của dự án

chia cho 2 Phương pháp ARR có lợi thế vì kết quả gắn liền với mục tiêu

tăng tổng thu nhập trên vốn đầu tư Nhược điểm của ARR là không xét đến

luồng tiền và giá trị thời gian của tiền

GIá trị hiện tại ròng Trong phương pháp này, luồng tiền vào và ra dự tính thu

được từ các khoản đầu tư vào các TS cố định mới được chiết khấu ở thời

điểm hiện tại với tỷ lệ chiết khấu chọn trước Chênh lệch giữa luồng tiền vào

và luồng tiền ra là giá trị hiện tại ròng Chỉ những dự án có giá trị hiện tại

ròng dương mới được chấp nhận vì thu nhập từ những dự án này cao hơn tỷ

lệ chiết khấu.Giá trị hiện tại dựa trên quan niệm cho rằng tiền mà người ta

nhận được có giá trị hơn đồng tiền sẽ nhận được trong tương lai Chiết khấu

là quá trình tính giá trị của khoản tiền sẽ thu trong tương lai vào thời điểm

hiện nay Tỷ lệ dùng để chiết khấu khoản tiền trả trong tương lai có thể là phí

tổn vốn của một công ty, hoặc là tỷ lệ chỉ tiêu về thu nhập trên vốn đầu tư,

hoặc là một tỷ lệ cụ thể như tỷ lệ trái khoán chính phủ chẳng hạn

Tỷ suất nội hoàn Phương pháp này cũng đòi hỏi chiết khấu luồng tiền vào hoặc

ra dự kiến về thời điểm hiện tại như trong trường hợp dùng giá trị hiện tại

ròng, tuy nhiên trong phương pháp này, người ta chọn tỷ lệ chiết khấu sao

cho giá trị hiện tại bằng không Nếu tỷ lệ này cao hơn tỷ lệ yêu cầu, tức là

cao hơn tỷ lệ thu nhập trên vốn đầu tư mục tiêu của công ty, thì dự án được

chấp nhận

Đề án khả thi

Nhứng người cho vay thường yêu cầu trình một bản đề án khả thi Đề án khả thi là

nghiên cứu chỉ ra rằng kế hoạch của 1 công ty - mua mọt thiết bị mới hay mở rộng

một nhà máy là có thể thực hiện được

Tốt hơn cả là phải xây dựng một bản kế hoạch kinh doanh đầy đủ hơn bao gồm cả

bản đề án khả thi và các thông tin quan trọng về công ty Quy trình thực hiện một

kế hoạch cụ thể cũng tạo cơ hội cho các nhà quản lý đánh giá các điểm manhj và

điểm yếu của doanh nghiệp

Một kế hoạch kinh doanh tốt là cách rất hiệu quả để thuyết phục những người cho

vay về giá trị của công ty và tính thuyết phục của đề nghị vay vốn Mục đích thực

của kế hoạch này là để thuyết phục người cho vay xem xét mọi khía cạnh trong kế

hoạch kinh doanh của bạn chứ không đơn thuần là xem xét khoản thế chấp của

công ty Bạn muốn người cho vay đánh giá được toàn bộ giá trị của công tác quản

lý và hoạch định của công ty HIện nay, thuyết phục người cho vay quyết định cho

vay không chỉ dựa đơn thuần vào giá trị tài sản thế chấp là rất khó, nhưng rồi điều

Hãy tham khảo trang Kế hoạch Kinh doanh để có thêm thông tin

(Trích từ Cuốn sách "Tiếp cận tài chính ở Việt Nam" - Sổ tay hướng dẫn dành cho

các DNVVN của Chương trình Hỗ trợ tư vấn đối với Công nghiệp Hướng về xuất

khẩu - GTZ-UNESCAP)

3 Phân tích tài chính

Giới thiệu:

Các doanh nghiệp nhỏ thường thất bại vì các chủ doanh nghiệp không nắm vững

các yếu tố có thể hạn chế sự phát triển và thành công của doanh nghiệp Thường

các doanh nghiệp nhỏ được tổ chức và hoạt động theo kinh nghiệm chuyên môn cụ

thể của nhà quản lý về một lĩnh vực nào đó như marketing, kế toán hoặc sản xuất

Kinh nghiệm chuyên môn thường làm hạn chế người chủ doanh nghiệp trong việc

nhận ra các khó khăn nảy sinh trong các lĩnh vực khác của hoạt động kinh doanh

Bài tập này sẽ cung cấp cho bạn các nhân tố cơ bản để tìm ra và kiểm tra các vấn

đề đang tồn tại hoặc có thể nảy sinh trong quá trình phát triển và mở rộng công ty

của bạn Bài tập này được thiết kế phù hợp với tình hình kinh doanh của bạn và

giúp bạn giải quyết các vấn đề bạn gặp phải cũng như tạo ra cơ hội cho bạn

Thiết kế bài tập

Để xác định nhu cầu của doanh nghiệp, Trung Tâm Dịch vụ và Hỗ trợ Doanh

nghiệp đã thăm và thảo luận với các doanh nghiệp vừa và nhỏ Sự phân tích này đã

chỉ ra rằng rất nhiều doanh nghiệp nhỏ cần giúp đỡ để nhận được các thông tin cần

thiết cho các hoạt động kinh doanh của họ, ví dụ như lập kế hoạch cơ bản, các hoạt

động kinh doanh nói chung, kế toán, tìm kiếm các nguồn tài chính và các khoản

vay, quảng cáo và khuyến mại, nghiên cứu thị trường, các hoạt động và kế hoạch

kinh doanh

Các tác giả đã kết hợp từ thực tiễn nghiên cứu, với các trình tự hợp lý, tư vấn

chuyên môn và các suy nghĩ hệ thống để đưa ra bài tập thẩm tra quản lý dành cho

các doanh nghiệp nhỏ Phương pháp này không hoàn toàn thấu đáo, ví dụ như

người chủ doanh nghiệp/hoặc người quản lý vẫn phải dựa trên các xét đoán cá nhân

và kinh nghiệm trong quá khứ Tuy nhiên phương pháp này lại cung cấp một khuôn

mẫu hệ thống để đảm bảo rằng các hoạt động chính đều được xem xét trước khi

đưa ra quyết định Thẩm tra là một phương tiện, nhưng không phải dành để thay

thế cho người có kỹ năng quản lý tốt Việc thẩm tra này không thể làm thay cho

công việc của bạn hoặc của các nhà tư vấn; tuy nhiên, những phương pháp được

thiết kế hiệu quả như thế này có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian quí báu của mình

Cách sử dụng phương pháp kiểm toán

Để đạt được lợi ích tối đa trong việc thực hiện bài tập này, bạn nên trả lời tất cả các

câu hỏi bằng việc khẳng định là có hoặc phủ định là không đối với một vấn đề

thuộc một lĩnh vực cụ thể nào đó Sau khi hoàn thành bản câu hỏi thẩm tra, bạn có

thể xem lại việc phân tích vấn đề để xem xét nên đưa ra quyết định gì là thích hợp

hơn cả Bài tập phân tích này sẽ cung cấp cho bạn nét tổng quát về mối liên hệ giữa

các nhân tố của phương pháp thẩm tra Bài tập thẩm tra được chia thành các vấn đề

chính trong việc quản lý một doanh nghiệp nhỏ đang phát triển -đó là marketing,

sản xuất, tài chính, tổ chức và quản lý

Trong một doanh nghiệp nhỏ phát triển lành mạnh và tài chính vững vàng, những

vấn đề trên hoàn toàn cân bằng Một loạt các dẫn chứng về mở rộng các doanh

nghiệp nhỏ của BPSC sẽ cho phép các học viên kiểm tra dần từng lĩnh vực hoạt

động chính một cách chi tiết Việc sử dụng thường xuyên phương pháp thẩm tra

này có thể giúp hoạt động kinh doanh của bạn năng xuất hơn và mang lại lợi nhuận

nhiều hơn

a) Kiểm toán Tài chính

A Doanh nghiệp có một hệ thống kế toán: đơn hay

kép

1 Chủ doanh nghiệp tự chuẩn bị các báo cáo tài chính

2.2 Có so sánh giữa chi phí thuê một kế toán thường

và một kế toán có bằng kế toán chuyên nghiệp (CPA)

B Doanh nghiệp làm điều chỉnh các bản sao kê ngân

hàng hàng tháng

C Doanh nghiệp theo dõi báo cáo thu chi chính xác

và chuẩn bị các báo cáo hàng tháng

1 So sánh các báo cáo của vài tháng để định hướng

2 So sánh báo cáo với các doanh nghiệp trung bình

trong ngành

3 Biết hiện trạng tài chính của doanh nghiệp

D Hàng tháng doanh nghiệp nộp tiền để đóng bảo

hiểm xã hội và nộp thuế cho nhà nước

1 Chủ doanh nghiệp có hiểu biết về Biểu Mẫu 941

2 Nộp tiền đúng hạn để tránh bị phạt

3 Cung cấp thông tin W-2

E Doanh nghiệp có chính sách tín dụng

1 Hệ thống lưu hoá đơn hàng tháng

2 Có các phương thức thu phí trả chậm cho khách

7 Có đẩy mạnh chính sách chiết khấu tiền mặt

F Doanh nghiệp trả các loại thuế đúng hạn

1 Xem xét trước các qui định thuế về thiết bị

2 Cân nhắc đến các khả năng mua hoặc bán

3 Cân nhắc đến các mặt thuận lợi/không thuận lợi của

doanh nghiệp

4 Không trả tiền phạt do nộp thuế chậm

II Lập kế hoạch tài chính và đề xuất vay vốn

A Doanh nghiệp có đủ tiền mặt

1 Kiểm trả và theo dõi các phiếu thu tiền mặt đã đánh

số

2 Nộp séc hàng ngày

3 Lập hoá đơn cho khách hàng nhanh chóng (trong

vòng 2 ngày)

4 Thu hồi nợ trong vòng 60 ngày

5 Tận dụng chiết khấu tiền mặt cho các khoản phải

trả

6 Thanh toán các khoản chi bằng séc đã đánh số

B Doanh nghiệp ước tính nhu cầu về kim tiền mặt

1 Việc trả lương không có gì khó khăn

2 Dành tiền để mở rộng kinh doanh, sử dụng trong

các trường hợp đột xuất và cho các cơ hội mua hàng

3 Sử dụng vốn vay ngắn hạn khi cần thiết

4 Xác định một mức tín dụng với ngân hàng

C Doanh nghiệp hiểu rõ vai trò của việc lập kế hoạch

tài chính trong thị trường vay nợ có tính cạnh tranh

cao ngày nay

1 Chuẩn bị sơ yếu lý lịch cá nhân của chủ doanh

nghiệp

2 Chuẩn bị báo cáo tài chính cá nhân

3 Doanh nghiệp có một kế hoạch kinh doanh bằng

văn bản

4 Có báo cáo sử dụng nguồn vốn và vốn trong hai

năm qua với định hướng cho hai năm tới

5 Có bản cân đối kế toán chính xác của hai năm qua

có định hướng cho hai năm tới

6 Chủ doanh nghiệp có mối quan hệ tốt với nhân viên

ngân hàng

7 Tỷ lệ nợ/vốn của chủ thấp (1:2/1:1)

b) Kế toán tổng hợp và Thể thức kế toán

A Công ty sử dụng hệ thống kế toán đơn hay kế toán kép

Ghi chép kế toán có ý nghĩa quan trọng đối với sự tồn tại và thành công của bất cứ

một doanh nghiệp nào Theo kết quả phân tích các doanh nghiệp vừa và nhỏ, các

trục trặc trong việc kế toán được coi là ván đề lớn thứ hai Cho dù doanh nghiệp sử

dụng hệ thống kế toán đơn hay kế toán kép đều không quan trọng bằng việc bằng

việc hệ thống kế toán đó hoạt động như thế nào Ghi chép kế toán kịp thời và chính

xác là hết sức quan trọng

Ch ủ doanh nghi ệp t ự chu ẩn b ị báo cáo tài chính

Những chủ doanh nghiệp nhỏ hiểu biết về sổ sách kế toán, các số liệu giao

dịch kế toán và tự chuẩn bị các báo cáo tài chính thì sẽ nắm được tình hình

doanh nghiệp một cách sâu sắc Nó giúp cho chủ doanh nghiệp tránh khỏi

những rắc rỗi về tài chính và tập trung vào công việc kinh doanh của mình để

Ch ủ doanh nghi ệp thuê k ế toán

Những chủ doanh nghiệp không hiểu biết về về công tác kế toán thì có thể

thuê một người đáng tin cậy làm công tác này Mặc dù vậy người chủ doanh

nghiệp cần phải hiểu được các báo cáo tài chính Sự thiếu hiểu biết về các

báo cáo tài chính quan trọng chứng tỏ rằng người chủ doanh nghiệp đã từ bỏ

trách nhiệm quản lý doanh nghiệp của mình Nói chung cách khôn ngoan

hơn cả là thuê kế toán chuyên nghiệp tính thuế sau khi họ đã thực hiện việc

ghi chép kế toán Người chủ doanh nghiệp nào mà thấy cần thiết phải giao

phó phần lớn trách nhiệm tài chính cho người khác thì phải cân nhắc nghiêm

túc đến việc thuế một kế toán chuyên nghiệp (CPA)

B Người chủ doanh nghiệp điều chỉnh bản sao kê tài khoản ngân hàng hàng

tháng

Cách nhanh nhất để dẫn các doanh nghiệp đến những rắc rối về tài chính là không

thực hiện điều chỉnh bảng sao kê tài khoản ngân hàng hàng tháng Với hệ thống kế

toán đơn, cách duy nhất là duy trì sự chính xác Ngay cả khi áp dụng hệ thống kế

toán kép, điều chỉnh bảng sao kê hàng tháng vẫn là cách duy nhất để phát hiện các

sai sót Rất nhiều chủ doanh nghiệp sao nhãng việc này vì các vấn đề khác họ cho

là đáng quan tâm hơn Điều đó đã làm cho báo cáo tài chính của họ mất giá trị,

khiến họ ra những quyết định quan trọng trên cơ sở số liệu sai lệch

C Chủ doanh nghiệp theo dõi các báo cáo thu chi chính xác và tự chuẩn bị các

báo cáo tháng

Khả năng quay vòng vốn linh hoạt của doanh nghiệp là cần thiết để tiếp tục hoạt động

trong một doanh nghiệp Việc chuẩn bị báo cáo thu chi chính xác nhất là cách tốt nhất

để ngăn ngừa nguy cơ thiếu hụt tiền mặt

Ch ủ doanh nghiệp hiểu rõ mục đích của các báo cáo tài chính

Nếu chủ doanh nghiệp hiểu rõ tầm quan trọng của các báo cáo tài chính đối

một cách nghiêm túc Các báo cáo kinh doanh được chuẩn bị tốt sẽ tạo điều

kiện thuận lợi cho chủ doanh nghiệp trong việc kiểm soát doanh nghiệp và

trong mối quan hệ với các tổ chức cho vay, đơn giản hoá việc tính thuế và

tiết kiệm tiền đóng thuế hơn

Ch ủ doanh nghiệp so sánh một vài báo cáo tài chính tháng để định hướng cho

doanh nghi ệp c ủa mình

Việc so sánh báo cáo tháng và báo cáo năm để định hướng sẽ cung cấp

những số liệu tài chính cho việc lập kế hoạch Phân tích xu hướng là hoạt

động quan trọng đối với việc: kiểm tra tồn kho có hiệu quả, lập kế hoạch

vốn, lập kế hoạch cho những khoảng thời gian rỗi, quảng cáo đúng lúc, thực

hiện các chiến dịch khuyến mại và thu lãi tối đa

Ch ủ doanh nghiệp so sánh các báo cáo với những doanh nghiệp trung bình

trong ngành

Biết cách so sánh doanh nghiệp mình với các doanh nghiệp khác về mặt tài

chính sẽ giúp chủ doanh nghiệp tìm kiếm được các cơ hội vay vốn và mở

rộng kinh doanh Những hiểu biết này cũng giúp chủ doanh nghiệp có những

thuận lợi về cả mặt tâm lý lẫn công tác lập kế hoạch, giúp họ nắm tốt hơn

hiện trạng của ngành công nghiệp nói chung và cung cấp một hệ thống dự

đoán trước những dao động và xu hướng của thị trường

Ch ủ doanh nghiệp biết hiện trạng tài chính của doanh nghiệp mình

Việc không nắm được hiện trạng tài chính của doanh nghiệp là nguyên nhân

chính dẫn đến sự thất bại của một doanh nghiệp Điều hành doanh nghiệp với

những công cụ tài chính tương đối giản đơn và luôn nắm được tình hình tài

chính của doanh nghiệp là điều quan trọng nếu doanh nghiệp muốn kiếm đủ

lãi

Mặc dù một chế độ ghi chép sổ sách tốt sẽ tốn nhiều thời gian khiến chủ

doanh nghiệp không có điều kiện để làm hết những công việc thực tế khác

của doanh nghiệp, nhưng nó thật sự quan trọng đối với sự thành công của

Đây là qui định của chính phủ, có những hình phạt đối với những trường hợp

không báo cáo chính xác và đúng hạn Một nguyên nhân quan trọng khác đối với

việc nộp tiền đúng hạn là ổn định tư tưởng cho cán bộ, nhân viên của doanh nghiệp

Không hoàn thành nghĩa vụ có thể gây ra sự bất bình trong cán bộ công nhân viên

Điều đó có thể dẫn tới việc làm mất lòng khách hàng, thậm chí làm mất lợi nhuận

của công ty, đôi khi đe doạ sự tồn tại của doanh nghiệp

Ch ủ doanh nghi ệp ph ải hi ểu bi ểu m ẫu 941

Biểu mẫu 941 được sử dụng để báo cáo thuế thu nhập và bảo hiểm xã hội

hàng quí mà doanh nghiệp đã giữa lại trong số lương của cán bộ công nhân

viên để nộp bảo hiểm cho họ Không thực hiện đóng bảo hiểm xã hội theo

Luật thì sẽ phải nộp tiền phạt và tiền lãi do chính phủ qui định

Ch ủ doanh nghi ệp n ộp ti ền đúng h ạn để tránh b ị ph ạt

Số tiền nộp phạt rất lớn và lấy từ khoản lãi Trong một số doanh nghiệp nhỏ

nộp tiền chậm đã trở thành thói quen và số tiền phạt quá lớn, tới mức đe doạ

tình hình tài chính của doanh nghiệp Việc nộp phạt thường xuyên do chậm

đóng tiền bảo hiểm là dấu hiệu chắc chắn về thực trạng tồi tệ của một doanh

nghiệp và có thể là một điều cảnh báo cho các tổ chức tín dụng rằng doanh

nghiệp gặp phải những rắc rối về tài chính, khiến cho chủ doanh nghiệp

không chắc đã vay được tiền khi cần thiết

Ch ủ doanh nghi ệp cung c ấp thông tin W-2

Không cung cấp thông tin W-2 một cách chính sách là con đường chắc chắn

dấn đến rắc rối với cơ quan thuế quan nhà nước Việc cung cấp thông tin

chính xác tốn rất ít thời gian mà lại tránh được chi phí tốn kém sau này về sự

chập trễ Không chú ý đến những chi tiết đối với chính phủ thường là dấu

qua Tình trạng quản lý luộm thuộm như vậy là điều cảnh báo cho ngân hàng

và các tổ chức tín dụng rằng chủ doanh nghiệp là một rủi ro tín dụng

E Doanh nghiệp có chính sách tín dụng

Bán chịu cho khách hàng có thể làm tăng khối lượng hàng bán ra Nhưng nếu

doanh nghiệp không có chính sách tài chính bằng văn bản hoặc không thực hiện

đúng theo chính sách đó, thì doanh nghiệp có thể bị mất một khoản tiền do số nợ

khó đòi lớn hơn số tiền mang lại do việc tăng lượng hàng bán ra Chính sách tín

dụng bằng văn bản thường đẩy mạnh tiến độ thu hồi nợ, đặc biệt khi những khoản

chiết khấu có thể sử dụng để khuyến khích trả nợ sớm Một số doanh nghiệp nhỏ

cho thấy đã có những tiến bộ trong việc lưu chuyển tiền tệ sau khi thực hiện các

chính sách tín dụng

Doanh nghi ệp ti ến hành l ưu gi ữ hoá đơn hàng tháng

Việc lưu giữ hoá đơn hàng tháng giúp cho chủ doanh nghiệp theo dõi khách

hàng Đôi khi khách hàng tốt nhất của năm ngoái có thể là khách hàng tồi tệ

hôm nay

Công ty có h ệ thống xử lý thích hợp đối với các trường hợp khách hàng trả nợ

ch ậm

Việc trả chậm có thể gây nguy hiểm tới quan hệ giữa công ty với khách

hàng, vì khách hàng không biết được rằng thói quen trả chậm ảnh hưởng tới

doanh nghiệp như thế nào Việc sử dụng chiết khấu cho việc trả nợ sớm là

một biện pháp hữu hiệu để khuyến khích khách hàng trả nợ đúng hạn Điều

đó cũng cải thiện tình hình lưu chuyển tiềm mặt, thậm chí xây dựng mối

quan hệ thường xuyên và lâu dài với khách hàng

Doanh nghi ệp xoá s ổ nh ững kho ản n ợ khó đòi

Không xoá sổ nợ khó đòi sẽ tạo ra một dấu hiệu xấu đối với giá trị ròng và

có thể đe doạ tình hình tài chính của công ty Điều đó cũng làm cho doanh

nghiệp biết rằng khách hàng nào là những rủi ro tín dụng nghiêm trọng của

công ty

Doanh nghi ệp có chính sách thu h ồi n ợ t ốt

Nhiều chủ doanh nghiệp rất ghét việc thu hồi nợ Một chính sách thu hồi nợ

tốt sẽ làm đơn giản hoá việc thu hồi nợ và là một biện pháp hữu hiệu để ngăn

chặn việc trả nợ chậm và những khoản nợ khó đòi Thu hồi nợ đúng hạn và

có hiệu quả là vấn đề quan trọng đối với việc tạo ra dòng tiền dương và làm

tăng lợi nhuận vì giảm bớt được nhu cầu vay ngắn hạn để hoạt động kinh

doanh

Có m ột loạt thư đòi nợ để gửi cho các khách hàng trả nợ chậm

Không phải riêng khách hàng thực sự được coi là nợ khó đòi không chỉ bị

ảnh hưởng của số tiền chiết khấu hay các chính sách thu hồi nợ Những

khách hàng này có thể gặp khó khăn trong tài chính Trong trường hợp đó

cần liên tục có những thông báo về sự chậm trả nợ của của họ và có thư đòi

nợ để thu hồi nợ Những lá thư do luật sư viết thường có tác dụng để đòi nợ

Biện pháp cuối cùng là yêu cầu cơ quan thu hồi nợ đòi giúp

Công ty s ử dụng hệ thống visa, thẻ Master hoặc các loại thẻ tín dụng khác

Hệ thống thẻ tín dụng giúp quay vòng tiền mặt đúng lúc và đẩy trách nhiệm

tài chính sang phía khách hàng Mối lo ngại và sự căng thẳng của công ty sẽ

được giảm đi bằng cách sử dụng thẻ tín dụng tự do loại nhỏ mà công ty thu

của khách Hệ thống đó cũng làm đơn giản hoá hệ thống kế toán và hoá đơn

đồng thời làm giảm hoạt động chi phí hoạt động trên lĩnh vực này

Công ty s ử d ụng chính sách chi ết kh ấu

Nên sử dụng biện pháp chiết khấu tiền mặt để khuyến khích khách hàng trả

nợ hơn là sử dụng thẻ tín dụng Hãy thông báo với khách hàng rằng: thanh

toán bằng tiền mặt sẽ giúp họ tiết kiệm tiền và cải thiện việc lưu chuyển tiền

tệ Sử dụng chính sách chiết khấu này sẽ làm giảm chi phí thu hồi nợ của

doanh nghiệp

F Công ty trả tất cả các loại thuế đúng hạn

thuế là do sự sa sút của các chủ doanh nghiệp nhỏ Chẳng ai muốn đóng thuế cả,

nhưng việc trì hoãn để đóng thuế cũng chẳng làm cho doanh nghiệp sau này thực

hiện việc đó dễ dàng hơn, vì đó có lẽ là thời gian duy nhất trong năm khi mà toàn

bộ tình hình hoạt động của doanh nghiệp được phản ánh một cách chính xác

Ch ủ doanh nghiệp xem xét các vấn đề liên quan đến thuế thiết bị

Đợi cho đến phút chót mới quan tâm đến những vấn đề liên quan đến thuế để

mua trang thiết bị có thể làm cho chi phí lớn hơn Nghĩ trước và thảo luận

sớm với kế toán về những vấn đề liên quan đến thuế và các cách lựa chọn

khác nhau có thể tiết kiệm được tiền đóng thuế Sự quan tâm đến thuế là vấn

đề quan trọng đối với tất cả các doanh nghiệp, nhưng đối với doanh nghiệp

nhỏ, sự quan tâm đó có thể tạo ra sự khác biệt giữa lãi và lỗ

Ch ủ doanh nghiệp xem xét đến khả năng mua hay thuê trang thiết bị

Quyết định mua hay thuê trang thiết bị là một trong những mối quan tâm

hàng đầu của doanh nghiệp Thuê thiết bị thay cho việc vay tiền để mua thiết

bị có thể giúp cho việc lưu chuyển tiền mặt dễ dàng hơn, tiết kiệm được tiền

đóng thuế và tăng tổng số vốn hoạt động Một lý do khác nữa là việc thuê

thiết bị sẽ tiết kiệm thời gian hơn khi cần sửa chữa

.Ch ủ doanh nghiệp xem xét những ưu điểm và nhược điểm có thể có của việc

Mỗi một loại hình cơ cấu doanh nghiệp đều có những ưu điểm của nó Hầu

hết các doanh nghiệp trong các trường hợp nghiên cứu ngành kinh doanh nhỏ

đều là những doanh nghiệp tư nhân hay hợp tác theo phụ trương S, trong

trường hợp đó doanh nghiệp hợp tác theo phụ trương S không bị ảnh hưởng

bởi thuế thu nhập, vì nó được coi như là một đối tác Ngoài ra kiểu hợp tác S

và hợp tác chuẩn mực đều có những ưu điểm và nhược điểm như nhau

Ch ủ doanh nghiệp không nộp thuế (nghiệp đoàn, nhà nước, địa phương)

Một điều hiển nhiên là bất kỳ một doanh nghiệp nào đóng thuế đều bị giảm

lãi Nhưng việc không trả thuế đúng hạn còn tồi tệ hơn vì nó gây sự lãng phí

thời gian và sự căng thẳng cho doanh nghiệp Nó cũng là thông điệp cho

những tổ chức tín dụng và ngân hàng rằng doanh nghiệp là một rủi ro tín

dụng

c) Kế hoạch tài chính và Đề xuất vay vốn

A Doanh nghiệp có đủ tiền mặt

Lạm phát và sự thay đổi tỷ lệ lãi suất làm cho các doanh nghiệp nhỏ luôn phải lưu ý

đến quá trình luân chuyển tiền tệ Đối với các doanh nghiệp nhỏ, vay tiền để kinh

doanh thì càng gặp khó khăn hơn Có đủ tiền mặt lưu chuyển là điều kiện quan

trọng đối với sự ổn định tài chính và bền vững cho một doanh nghiệp Nếu không

nhiều doanh nghiệp có thể trả được nợ chỉ vì lưu chuyển tiền mặt không tốt

Phi ếu thu tiền mặt đã được đánh số trước phải được ghi chép, theo dõi và kiểm

tra

Việc sử dụng các phiếu thu đã được đánh số trước là cách đơn giản nhất để

theo dõi khách hàng và việc bán hàng Nó còn là nguồn tài liệu để xây dựng

hệ thống kế toán Nguyên nhân khác để sử dụng hệ thống phiếu thu đã đánh

số trước là doanh nghiệp có thể rút ngắn thời gian lưu kho và tiết kiệm thời

gian trong việc kiểm tra hàng tồn kho trên thực tế

N ộp séc hàng ngày

Một nguyên tắc cơ bản của công tác quản lý tiềm mặt là duy trì sự luân

chuyển của nó Tiền mặt càng luân chuyển nhanh từ các khách hàng tới ngân

hàng và đưa vào đầu tư ngắn hạn thích hợp thì càng tốt Một điều hữu ích

khác của việc nộp séc hàng ngày là giảm được tỷ lệ hao hụt mất mát mà từ

đó có thể gây ra các vấn đề khác

L ập hoá đơn cho khách hàng được thực hiện nhanh chóng (trong vòng 2 ngày)

Gửi hoá đơn chậm cho khách hàng là điều bất lợi vì nó thông tin cho khách

hàng rằng họ có thể trả chậm Việc lập hoá đơn sai cũng gây ra sự chậm chễ

và tốn nhiều thời gian để sửa chữa

Khi thời gian thu hồi nợ kéo dài hơn 60 ngày thì doanh nghiệp cần kiểm tra

các chính sách thu hồi nợ và chính sách tín dụng Thời gian thu hồi nợ lâu

làm tăng chi phí hoạt động quan những chi phí phụ khác, làm giảm lãi và dẫn

đến việc doanh nghiệp phải vay thêm vốn để đáp ứng nhu cầu hoạt động

T ận d ụng chi ết kh ấu cho các kho ản ph ải tr ả

Tận dụng những khoản chiết khấu tiền mặt mà nhà cung ứng tạo ra sẽ tiết

kiệm được tiền và là một bước quan trọng trong quá trình doanh nghiệp tự

xây dựng mình thành một khách hàng lớn hàng đầu Được coi như một

khách hàng quan trọng như vậy sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho việc giao hàng,

nâng cao chất lượng dịch vụ và có thể là sự khởi đầu tốt đẹp cho việc lãnh

đạo một doanh nghiệp mới

Các kho ản chi được thanh toán b ằng séc đã đánh s ố

Séc đã đánh số là cứ liệu cơ bản để xác định những chi phí một cách chính

xác Nếu không sử dụng loại séc này thì sẽ mất nhiều thời gian để ghi chép

sổ sách, gây khó khăn trong việc kiểm soát những chi phí một cách chính

xác, làm tăng khả năng trả kép và thông tin cho khách hàng rằng doanh

nghiệp đang ở trong tình trạng kinh doanh bất lợi

B Doanh nghiệp ước tính nhu cầu về lưu kim tiền mặt

Hầu hết các doanh nghiệp vừa và nhỏ áp dụng cơ sở thực chi hơn là cơ sở tích luỹ

trong hạch toán Dù rằng áp dụng cơ sở thực chi dễ dàng hơn và tốn ít thời gian

hơn, nhưng nó thường gây rắc rối cho doanh nghiệp, bởi doanh nghiệp có những

khoản chi phí phát sinh mà không được hạch toán thích hợp Bằng việc ghi chép

các khoản phải thu và các khoản phải trả, việc dự toán kế hoạch dòng tiền trở nên

dễ dàng hơn

Vi ệc tr ả l ương không ph ải g ặp khó kh ăn gì

Khi một doanh nghiệp gặp khó khăn về thanh toán lương, cần có biện pháp

cương quyết để tránh sự suy sụp về tài chính Nhìn chung, chủ doanh nghiệp

hoặc người quản lý đều không theo dõi sổ sách một cách kỹ càng Khi vấn đề

xảy ra thì đó là một dấu hiệu cho thấy tình hình kinh doanh nói chung đang

kém Mặt khác, khả năng để thanh toán lương cho nhân viên thường là dấu

hiệu nhỏ nhất để đánh giá xem tình hình kinh doanh có ở trạng thái cân bằng

hay không

Dành ti ềm để mở rộng hoạt động kinh doanh, sử dụng trong những trường hợp

kh ẩn c ấp ho ặc cho các c ơ h ội mua hàng

Rất ít doanh nghiệp có ưu thế trong việc có nhiều tiền mặt Nhiều doanh

nghiệp thất bại chỉ vì họ không có tiền dành riêng để sử dụng trong các

trường hợp khẩn cấp Hoạt động kinh doanh của họ rất bấp bênh Có một quĩ

sử dụng riêng cho các trường hợp khẩn cấp là điều cần thiết chứ không phải

là một sự xa xỉ và là một lợi thế trong hoạt động kinh doanh của doanh

nghiệp

Ch ỉ vay v ốn ng ắn h ạn khi c ần thi ết

Một doanh nghiệp nhỏ chi nên vay tiền khi cần thiết hay khi có sự phân tích

cho thấy là việc vay vốn ngắn hạn sẽ làm cho doanh nghiệp kiếm được lãi

Vay vốn ngắn hạn là điều cần thiết đối với việc kinh doanh theo thời vụ

Nhưng nếu sự phân tích không đúng sẽ biến các khoản vay ngắn hạn thành

những món nợ dài hạn, đặt doanh nghiệp vào một tình trạng tài chính không

ổn định Việc sử dụng không đúng vốn vay ngắn hạn là vấn đề chính của

nhiều trường hợp nghiên cứu trong ngành kinh doanh nhỏ

Xác l ập tr ước m ột m ức tín d ụng đối v ới ngân hàng

Xác lập trước một mức tín dụng đối với ngân hàng có nghĩa là doanh nghiệp

có rủi ro tín dụng thấp Đó là dấu hiệu của sự quản lý tốt đối với một doanh

nghiệp Xác lập trước một mức tín dụng đối với ngân hàng sẽ làm cho doanh

nghiệp hoạt động một cách linh hoạt hơn Khi sử dụng khoản tiền đó một

cách đúng đắn có thể tạo ra nguồn quĩ để sử dụng trong trường hợp khẩn cấp

để tận dụng được những cơ hội đầu tư Một ưu điểm nữa trong việc phát

nghiệp với ngân hàng, tạo điều kiện cho doanh nghiệp vay vốn dài hạn để

mở rộng hoạt động kinh doanh

C Doanh nghiệp cần phải hiểu rõ vai trò của việc kế hoạch tài chính trong

điều kiện thị trường cho vay vốn cạnh tranh cao hiện nay

Để vay vốn trong một thị trường tiền tệ khắt khe như hiện nay, việc lập kế hoạch tài

chính là hết sức quan trọng Người cho vay muốn biết càng nhiều càng tốt về

những người mà họ cho vay, vì họ làm kinh doanh Điều đó có nghĩa là cần chuẩn

bị tốt một kế hoạch kinh doanh và một báo cáo nhân sự chi tiết

Chu ẩn bị bản tóm tắt lý lịch cá nhân của chủ doanh nghiệp

Bản tóm tắt lý lịch cá nhân của chủ doanh nghiệp được chuẩn bị tốt là tài liệu

cần thiết để cho doanh nghiệp nhỏ vay vốn trên thị trường hiện nay Vay vốn

kinh doanh cho một doanh nghiệp nhỏ là một nghệ thuật và người chủ doanh

nghiệp phải thể hiện khả năng kinh doanh của mình Một bản tóm tắt sơ yếu

lý lịch cá nhân của chủ doanh nghiệp là thông điệp nói lên rằng chủ doanh

nghiệp là người có trình độ quản lý doanh nghiệp và có khả năng trả nợ đúng

hạn

Chu ẩn b ị báo cáo tài chính cá nhân

Kể cả khi doanh nghiệp là một liên doanh, phần lớn các tổ chức tín dụng đều

giả định rằng họ cho một chủ doanh nghiệp vay tiền Do đó có một bản báo

cáo tài chính cá nhân được chuẩn bị kỹ càng sẽ làm tăng khả năng vay vốn

Có m ột k ế ho ạch kinh doanh d ưới d ạng v ăn b ản

Viết một kế hoạch kinh doanh là một hình thức trình bày và giới thiệu với

chủ tín dụng về doanh nghiệp của mình, về những dự định hoạt động kinh

doanh của chủ doanh nghiệp và bằng cách nào để đạt được những dự định

đó Do đó nếu không chuẩn bị tốt kế hoạch kinh doanh thì khó có khả năng

vay được vốn

Báo cáo v ề nguồn vốn và sử dụng vốn của hai năm quan và lập kế hoạch cho

hai n ăm t ới: