THU THUAT WORD 2007

Nếu có từ 2 tài liệu cùng được mở, bạn nhấn nút X bất kỳ trên màn hình đang mở của tài liệu nào thì tài liệu đó sẽ được đóng, trong khi Word vẫn tiếp tục mở cho bạn làm việc với các tài

Đóng một tài liệu đang soạn thảo mà không đóng

Word 2007

Ở phiên bản Word 2003, mỗi tài liệu được mở trong một cửa sổ nằm trong một màn hình làm việc riêng Nơi góc trên bên phải, bạn thấy có tới 2 nút chữ X: nút X phía trên màu đỏ lớn hơn dùng để đóng màn hình và chương trình Word, còn nút X

ở dưới nhỏ hơn dùng để đóng cửa sổ Nếu có từ 2 tài liệu cùng được mở, bạn nhấn nút X bất kỳ trên màn hình đang mở của tài liệu nào thì tài liệu đó sẽ được đóng, trong khi Word vẫn tiếp tục mở cho bạn làm việc với các tài liệu còn lại Còn trong trường hợp chỉ có một tài liệu, bạn nhấn nút X dưới để đóng cửa sổ thì tài liệu được đóng, nhưng màn hình làm việc của Word vẫn còn; nếu nhấn nút X đỏ thì cả Word lẫn tài liệu được đóng lại Xin lưu ý là ở Word 2003, nếu mở hơn 1 tài liệu, bạn không thể dùng nút chữ X để đóng cái rụp Word và các tài liệu lại mà phải lần lượt

“xử” từng cái

Còn tới Word 2007, ở mặc định, màn hình mở mỗi tài liệu chỉ có một nút chữ X đỏ sẽ đóng cùng một lúc cả tài liệu và màn hình làm việc của Word với tài liệu đó lại Muốn tiếp tục làm việc với Word, bạn phải gọi nó trở lại

Trong trường hợp muốn đóng chỉ văn bản đang mở, bạn click chuột lên nút

Office ở góc trên bên trái rời nhấn lên mục Close trên menu xổ xuống

Tạo bảng với nhiều phong cách đẹp mắt trong Word 2007

Trong khi soạn thảo văn bản Word, bạn cần phải chèn vào đó những bảng biểu minh họa Ngay từ thời Word cổ lỗ sĩ, người dùng đã có công cụ tạo bảng dễ dàng trong văn bản Và tới đời Word 2007, tính năng tạo bảng biểu trong văn bản càng trở nên phong phú, đa dạng hơn Bạn có thể tạo ra những bảng biểu không chỉ phù hợp với nhu cầu của mình mà còn có thể tùy biến những bảng biểu giúp cho trang văn bản đẹp mắt hơn

Bạn đặt dấu nháy chuột vào vị trí muốn chèn bảng Sau đó dùng chuột mở thẻ

Insert, nhấn lên mục Table

Nếu muốn tạo bảng có bao nhiêu cột và dòng, bạn chỉ việc nhấn giữ phím chuột trái dùng trỏ chuột chọn trong bảng kê mẫu số ô tương ứng với số cột và số dòng mình muốn Khi bạn kéo tới đâu, hình dạng bảng đó sẽ lập tức xuất hiện ngay tại vị trí bạn muốn chèn

Đó là kiểu bảng đơn giản

Khi bạn tạo được bảng trên văn bản, mặc định thanh Ribbon của Word sẽ chuyển sang thẻ Design với nhóm Table Styles liệt kê nhiều kiểu bảng biểu Ưng ý kiểu nào, bạn chỉ việc nhấn chọn nó, lập tức cái bảng đang có trên trang Word sẽ thay hình đổi xác theo tương ứng Bạn có thể thử tới thử lui cho tới khi chọn được kiểu bảng ưng ý

Nếu muốn có thêm nhiều kiểu bảng nữa, hay tùy biến bảng, tạo kiểu bảng riêng, bạn nhấn lên nút mũi tên dưới cùng trong khu vực nhóm Table Styles

Bạn sẽ thấy ở bên dưới bảng danh sách các kiểu bảng các mục: Modify Table Style… (sửa đổi kiểu bảng), Clear (xóa phong cách khung và nền), New Table Style… (tự tạo kiểu bảng mới)

Với hai tùy chọn sửa đổi và tạo kiểu bảng mới, khi nhấn chọn, bạn sẽ có hộp thoại thể hiện các thông số cho mình chọn

Word 2007 còn cho phép bạn chọn nhanh những mẫu bảng biểu có sẵn Bạn mở thẻ

Insert, nhấn lên mục Table rồi rê chuột lên mục Quick Table và chọn trong menu

mới mở kiểu bảng biểu mình muốn dùng Khi bảng biểu đó xuất hiện trên văn bản (ngay chỗ bạn đặt dấu nháy), bạn có thể tùy ý thay đổi nội dung của nó cho phù hợp với mình

Với các kiểu bảng biểu đẹp mắt này, bảo đảm bạn sẽ được sếp khen và cưng thôi

Word 2007 có tính năng mới là tất cả các cửa sổ làm việc đều được thu lại đặt trong icon Word trên thanh Taskbar và bạn cũng có thể đóng từng tài liệu riêng rẽ bằng cách click chuột lên nút chữ X của cửa sổ tài liệu tương ứng nằm trên thanh Taskbar Tính năng này có một điều tuyệt vời là cho phép bạn dễ dàng chuyển qua chuyển lại làm việc giữa các cửa sổ tài liệu đang mở

Nhưng Word 2007 cũng được trang bị tùy chọn cho mỗi tài liệu có một nút đóng chữ X riêng, giống hệt như ở Word 2003

Để bật tùy chọn này, bạn mở Word ra và mở một tài liệu nào đó Click lên

nút Office Button ở góc trên bên trái cửa sổ làm việc của Word Nhấn nút Word Options bên dưới menu xổ xuống

Trên màn hình Word Options, bạn nhấn chọn phần Advanced rồi ở trong panel bên phải, bạn kéo thanh trượt tới mục Show all windows in the Taskbar

(hiển thị tất cả các cửa sổ trên thanh tác vụ Taskbar) và bỏ dấu chọn trong

check-box của nó Nhấn OK để hoàn tất

Vậy là từ nay các cửa sổ Word sẽ không được mở trên thanh Taskbar nữa Nhưng ở góc trên bên phải của cửa sổ mở tài liệu đã có thêm một nút chữ X có chức năng đóng từng cửa sổ tương ứng lại, bên cạnh nút X màu đỏ để đóng màn hình Word lại

Bây giờ, nếu muốn đóng tài liệu nào, bạn chỉ việc nhấn lên nút X nhỏ để đóng cửa sổ của nó, màn hình làm việc của Word lẫn được mở Còn nếu nhấn lên nút X đỏ, Word và toàn bộ các tài liệu sẽ được đóng lại cái rụp Tất nhiên, nó cũng cẩn thận hỏi bạn có save lại không đối với những tài liệu có “đụng chạm” tới rồi Nhưng nếu dùng tùy chọn này, bạn sẽ không còn có thể chuyển qua lại làm việc giữa các tài liệu mà phải vào list để chọn tài liệu muốn mở

GIẢI PHÁP TỐT NHẤT: Nếu có nhu cầu đóng cửa sổ nhưng không đóng

Word 2007, bạn cứ việc giữ nguyên tính năng hiển thị các cửa sổ trên thanh Taskbar như mặc định Khi muốn đóng cửa sổ tài liệu đang mở, bạn chỉ việc nhớ

dùng tổ hợp phím Ctrl-W hay Ctrl-F4

Sử dụng các Key Tips trong Office 2007

Cũng như các phần mềm ứng dụng khác của Microsoft, bộ công cụ văn phòng Office hỗ trợ tích cực các shortcut (lối tắt), giúp người dùng dễ dàng truy xuất tới những tính năng chính

Tuy nhiên, sang Office 2007, Microsoft không sử dụng thuật ngữ shortcut nữa

mà thay bằng Key Tips

Key Tips tất nhiên là siêu hơn, tiện dụng hơn shortcut rồi Để dễ nhận biết

phải dùng phím tắt nào cho tính năng tương ứng, bạn chỉ cần nhấn phím Alt Ngay

lập tức trên các thẻ, các nút của thanh Ribbon, kể cả các lệnh trong thanh công cụ truy xuất nhanh Quick Access Toolbar sẽ xuất hiện ký hiệu của phím tắt tương ứng của nó Bạn chỉ việc nhấn phím tương ứng để mở ứng dụng, đỡ mất công phải nhớ Nhấn Alt lần thứ hai để tắt hiển thị các Key Tips

Key Tips của Word 2007

Key Tips của Excel 2007

Đặc biệt, ở Office 2007, bạn vẫn còn có thể sử dụng tất cả các tổ hợp phím

cũ, thí dụ như Ctrl+C (để copy) và Ctrl+V (để dán, paste)

Chẳng hạn, để nhanh chóng chèn (insert) một bảng vào văn bản đang soạn

thảo, bạn nhấn tổ hợp phím Alt+N+T N sẽ đưa bạn tới thẻ Insert và T sẽ chèn một

bảng vào chỗ dấu nháy đang được đặt

Như vậy, rõ ràng Key Tips tiện dụng hơn shortcut, nhất là khi bạn không phải ghi nhớ các shortcut của keyboard

Xin bạn lưu ý, ở Microsoft Office 2007, các tổ hợp phím tắt bắt đầu bằng phím Ctrl đều được giữ như các phiên bản trước Chỉ có các tổ hợp phím bắt đầu bằng phím Alt là có khác

Xóa các định dạng trong Word 2007

Bạn đã thay đổi cỡ font hay loại font hoặc màu font quá nhiều lần và nhận ra rằng

có lẽ tốt hơn hết là nên làm lại từ đầu cho nó dễ dàng hơn Hoặc bạn copy và paste hay nhận một văn bản từ người khác mà không muốn giữ định dạng gốc của nó

Thay vì delete hết các text trong văn bản và phải gõ lại chúng, bạn có thể dùng chức năng gọi là “Clear Formatting” (xóa bỏ định dạng) có trong Microsoft Word

2007

Chức năng này sẽ gỡ bỏ tất cả các định dạng đã được áp dụng trong văn bản trước đây, trả văn bản về phong cách mặc định, tức chỉ để lại text dạng thô

Rất đơn giản, bạn chọn đoạn text hay toàn bộ văn bản mà mình muốn xóa định

dạng, mở thẻ Home trên thanh Ribbon của Word 2007, rồi nhấn lên nút Clear Formatting trong nhóm Font

Thêm hàng tiêu đề vào phía trên bảng biểu ở

mỗi trang Word 2007

Bạn thực hiện một biểu bảng dài nhiều trang trong Microsoft Word Ở mặc định, tiêu đề của các cột trong bảng biểu chỉ xuất hiện trên trang đầu tiên

Điều này rõ ràng sẽ gây khó khăn cho việc xem các trang bảng biểu sau Bạn

sẽ lúng túng vì không biết cột bảng biểu đó thể hiện nội dung gì, và sẽ phải liên tục lật lại trang đầu tiên để xem

Nhưng nếu tạo dòng tiêu đề thủ công cho từng trang, bạn sẽ mất nhiều công sức và thời gian Đó là chưa kể sự thiếu đồng nhất và chính xác

Microsoft Word cho phép bạn tự động chèn dòng tiêu đề lên đầu bảng biểu trên mỗi trang

Thao tác cực dễ Ở đây ta xài Word 2007 nhé Các phiên bản Word khác cũng tương tự hay không khác lắm đâu

Bạn dùng trỏ chuột tô chọn nội dung dòng tiêu đề trên trang đầu tiên của bảng biểu

Lập tức dòng tiêu đề sẽ xuất hiện ở đầu bảng biểu trên mỗi trang Word

Nếu muốn bỏ dòng tiêu đề ở các trang sau để trở lại mặc định, bạn cũng chỉ cần tô chọn tiêu đề ở trang đầu rồi nhấn chuột lần nữa lên nút Repeat Header Rows

Hợp nhất các ô của bảng biểu trong Word

Bạn có một bảng biểu Word có nhiều ô (cell) và muốn hợp nhất một số ô lại mới nhau

Rất đơn giản Word có tính năng Merge cho phép bạn hợp nhất các ô, dòng, cột,… lại Bạn chỉ việc tô chọn các ô muốn hợp nhất rồi click chuột phải lên đó

Chọn lệnh Merge Cells trên menu ngữ cảnh

Vậy là các ô bạn chọn lập tức được merge lại

Ở đây tôi minh họa bằng Word 2007 Thao tác cũng tương tự hoặc không khác mấy ở các phiên bản Word khác

Xóa các định dạng trong Word 2007

Bạn đã thay đổi cỡ font hay loại font hoặc màu font quá nhiều lần và nhận ra rằng

có lẽ tốt hơn hết là nên làm lại từ đầu cho nó dễ dàng hơn Hoặc bạn copy và paste hay nhận một văn bản từ người khác mà không muốn giữ định dạng gốc của nó Thay vì delete hết các text trong văn bản và phải gõ lại chúng, bạn có thể dùng chức năng gọi là “Clear Formatting” (xóa bỏ định dạng) có trong Microsoft Word

2007

Chức năng này sẽ gỡ bỏ tất cả các định dạng đã được áp dụng trong văn bản trước đây, trả văn bản về phong cách mặc định, tức chỉ để lại text dạng thô

Rất đơn giản, bạn chọn đoạn text hay toàn bộ văn bản mà mình muốn xóa định

dạng, mở thẻ Home trên thanh Ribbon của Word 2007, rồi nhấn lên nút Clear Formatting trong nhóm Font

Sử dụng SmartArt trong Word 2007

Ngoài tính năng tạo biểu đồ dạng thanh đơn dạng Chart, Microsoft Office Word

2007 còn được trang bị sẵn chức năng mới SmartArt Đây là một nhóm các kiểu biểu đồ có hình thức mỹ thuật mà người dùng có thể dễ dàng biên tập và định dạng

Có nhiều mẫu layout SmartArt có sẵn cho nhiều thể loại như danh sách, tiến trình, chu kỳ, dạng thứ bậc,…

Mỗi khi một mẫu SmartArt được chọn chèn vào văn bản, một Text Pane sẽ xuất hiện ngay bên cạnh nó để hướng dẫn người dùng nhập các text trong các mức thứ bậc khác nhau Trong số khoảng 30 hình dạng SmartArt, có một số có các hiệu ứng 3D (như xiên góc, tỏa sáng)

Bạn chú ý là chức năng SmartArt chỉ có hiệu lực đầy đủ khi văn bản ở định dạng file Word 2007 Trong trường hợp đang soạn thảo văn bản định dạng Word 97-2003, bạn phải chuyển đổi thành Word 2007 bằng cách nhấn chuột lên nút

Office và chọn lệnh Convert trên menu xổ xuống, sau đó nhấn nút OK trên cảnh

báo

Để chèn một mẫu biểu đồ nghệ thuật vào văn bản Word, bạn đặt dấu nháy

chuột vào vị trí cần chèn Nhấn chuột mở thẻ Insert trên thanh Ribbon của Word

2007 và nhấn chọn mục SmartArt

Trên màn hình Choose a SmartArt Graphics, bạn có thể tùy ý chọn loại

biểu đồ mình cần và kiểu dáng mình thích Trong cánh bên trái là danh sách các thể loại biểu đồ như List (danh sách), Process (tiến trình)… Khi bạn nhấn chọn một thể loại nào đó, lập tức một số kiểu dáng biểu đồ tương ứng của loại đó sẽ xuất hiện

trong ô giữa Thích kiểu nào, bạn chỉ việc nhấn chọn nó rồi nhấn nút OK

Ngay lập tức layout biểu đồ được chọn sẽ xuất hiện trong văn bản Ban đầu

nó có màu và hình dạng mặc định Bạn có thể chọn lại kiểu dáng trong thẻ Design

lúc này xuất hiện trên thanh Ribbon

Nếu muốn thay đổi màu sắc của biểu đồ, bạn nhấn lên mục Change Colors

rồi chọn kiểu màu trong danh sách

Bạn có thể nhập ghi chú hay tên các thành phần trong biểu đồ vào chỗ có chữ Text

Không cho Word 2007 tự động tạo danh sách có ký

hiệu hay số liệt kê

Ở chế độ mặc định, khi bạn mở đầu một danh sách liệt kê bằng cách đánh 1 chữ số kèm theo dấu chấm hay dấu gạch nối hoặc gõ một dấu (như dấu hoa thị, dấu gạch nối) trước một hàng rồi nhấn Tab, Microsoft Word sẽ tự động hình thành một danh sách liệt kê với định dạng (format) chuẩn của nó Thí dụ, khi bạn gõ dấu hoa thị, nó

sẽ biến thành dấu chấm tròn, danh sách sẽ được thụt vô trong, các số thứ tự sẽ tự động được tạo ra mỗi khi bạn nhấn Enter xuống dòng, khi bạn xóa bỏ một dòng, nó

sẽ tự động cập nhật lại số thứ tự,…

Điều này có thể đem lại sự tiện lợi cho các bạn thích sự đơn giản, cứ theo mặc định

mà làm, nhưng lại gây bất tiện cho những người muốn hình thành một văn bản được định dạng theo ý mình Được cái là bạn có thể dễ dàng “đình chỉ chức vụ” của cái tính năng tự động lập danh sách này

Bạn mở Microsoft Word, nhấn lên nút Office trên góc trái cửa sổ làm việc rồi nhấn nút Word Options ở tuốt bên dưới menu

Trên màn hình Word Options, bạn mở phần Proofing rồi nhấn nút AutoCorrect Options… trong nhóm AutoCorrect options ngay phía trên

Trên màn hình AutoCorrect, bạn mở thẻ AutoFormat As You Type (tự động định dạng khi bạn gõ) Ở phần Apply as you type (áp dụng khi bạn gõ), bạn bỏ dấu kiểm chọn ở các mục Automatic bulleted lists và Automatic numbered lists

Tạo bảng với nhiều phong cách đẹp mắt

trong Word 2007

Trong khi soạn thảo văn bản Word, bạn cần phải chèn vào đó những bảng biểu minh họa Ngay từ thời Word cổ lỗ sĩ, người dùng đã có công cụ tạo bảng dễ dàng trong văn bản Và tới đời Word 2007, tính năng tạo bảng biểu trong văn bản càng trở nên phong phú, đa dạng hơn Bạn có thể tạo ra những bảng biểu không chỉ phù hợp với nhu cầu của mình mà còn có thể tùy biến những bảng biểu giúp cho trang văn bản đẹp mắt hơn

Bạn đặt dấu nháy chuột vào vị trí muốn chèn bảng Sau đó dùng chuột mở thẻ

Insert, nhấn lên mục Table

Nếu muốn tạo bảng có bao nhiêu cột và dòng, bạn chỉ việc nhấn giữ phím chuột trái dùng trỏ chuột chọn trong bảng kê mẫu số ô tương ứng với số cột và số dòng mình muốn Khi bạn kéo tới đâu, hình dạng bảng đó sẽ lập tức xuất hiện ngay tại vị trí bạn muốn chèn

Đó là kiểu bảng đơn giản

Khi bạn tạo được bảng trên văn bản, mặc định thanh Ribbon của Word sẽ chuyển sang thẻ Design với nhóm Table Styles liệt kê nhiều kiểu bảng biểu Ưng ý kiểu nào, bạn chỉ việc nhấn chọn nó, lập tức cái bảng đang có trên trang Word sẽ thay hình đổi xác theo tương ứng Bạn có thể thử tới thử lui cho tới khi chọn được kiểu bảng ưng ý

Nếu muốn có thêm nhiều kiểu bảng nữa, hay tùy biến bảng, tạo kiểu bảng riêng, bạn nhấn lên nút mũi tên dưới cùng trong khu vực nhóm Table Styles

Bạn sẽ thấy ở bên dưới bảng danh sách các kiểu bảng các mục: Modify Table Style… (sửa đổi kiểu bảng), Clear (xóa phong cách khung và nền), New Table Style… (tự tạo kiểu bảng mới)

Với hai tùy chọn sửa đổi và tạo kiểu bảng mới, khi nhấn chọn, bạn sẽ có hộp thoại thể hiện các thông số cho mình chọn

Word 2007 còn cho phép bạn chọn nhanh những mẫu bảng biểu có sẵn Bạn mở thẻ

Insert, nhấn lên mục Table rồi rê chuột lên mục Quick Table và chọn trong menu

mới mở kiểu bảng biểu mình muốn dùng Khi bảng biểu đó xuất hiện trên văn bản (ngay chỗ bạn đặt dấu nháy), bạn có thể tùy ý thay đổi nội dung của nó cho phù hợp với mình

Với các kiểu bảng biểu đẹp mắt này, bảo đảm bạn sẽ được sếp khen và cưng thôi

Mở thêm thẻ AutoFormat, trong nhóm Apply, bạn bỏ luôn dấu chọn của các dòng Automatic bulleted lists và List styles

Chèn toàn bộ nội dung từ một văn bản khác

vào văn bản Word 2007

Chuyện cắt (Cut) và dán (Paste) đã trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết trong Microsoft Word 2007 Nhưng còn siêu hơn nữa khi bạn có thể dễ dàng chèn toàn bộ nội dung của một văn bản nào khác (kể cả Excel) vào ngay trang Word mà bạn đang soạn thảo Điều này rất tiện lợi vì bạn có thể lôi cổ thẳng nội dung từ văn bản khác mà không cần phải mở văn bản kia lên rồi dùng tác vụ Copy/Paste

Bạn chỉ việc làm theo các bước sau:

1 Đặt con trỏ chuột nháy vào vị trí mà bạn muốn chèn văn bản khác vào trên trang Word mà mình đang soạn thảo

2 Nhấn lên thẻ Insert trên thanh Ribbon để mở Ribbon Insert ra

3 Click chọn mục Object trong nhóm Text

4 Chọn Text From File… trên menu pop-up

5 Browse tới folder chứa văn bản mà bạn muốn chèn vào

6 Microsoft Word 2007 còn cho phép bạn có thể chọn chèn một phần nào đó trong văn bản kia Tuy nhiên, với điều kiện trang Word đó có thiết đặt bookmark Bạn

chỉ việc nhấn lên nút Range… rồi nhập tên bookmark (Word) hay range (Excel)

của trang kia

7 Sau khi chọn tên văn bản muốn chèn vào rồi, bạn chỉ việc nhấn nút Insert Lập tức nội dung trong văn bản kia sẽ được lôi cổ thẳng vào trang Word bạn đang soạn thảo

Xin lưu ý: Nội dung tài liệu mà bạn chèn vào này sẽ không được cập nhật tự động khi bạn có thay đổi trong tài liệu gốc

Nhấn OK để hoàn tất

Sau này, nếu muốn sử dụng lại chức năng tự động lập danh sách của Word, bạn chỉ việc lặp lại các thao tác như trên và đánh dấu chọn vào các mục tương ứng mà mình đã bỏ

Dùng tính năng dán đặc biệt Paste Special

hay đồ họa; các dấu chấm câu, dấu mũ, ký tự đặc biệt,… Kết quả là trang văn bản của bạn sẽ rối mắt, trông giống như một “nồi lẩu thập cẩm” vậy đó

Microsoft Word 2007 có sẵn tính năng giúp bạn khắc phục tình trạng này, gọi

là Paste Special (dán đặc biệt) Nó sẽ “loại bỏ” tất cả các định dạng gốc để chỉ dán

các text theo đúng format của trang văn bản đang xử lý

Nhưng để dễ sử dụng tính năng này, trước hết, bạn nên bổ sung thêm lệnh

Paste Special vào thanh công cụ truy xuất nhanh Quick Access Toolbar Để làm

điều này, bạn nhấn chuột lên nút mũi tên ở cuối thanh Quick Access Toolbar và

chọn trên menu xổ xuống lệnh More Commands…

Trên màn hình Word Options, bạn chọn nhóm Customize trên khung bên trái và chọn Popular Commands trong hộp Choose commands from Sau đó, trong khung giữa, bạn dùng chuột chọn lệnh Paste Special… rồi nhấn nút Add >>

để bổ sung lệnh này vào khung bên phải

Khi lệnh Paste Special xuất hiện trong khung bên phải, bạn nhấn nút OK

Icon lệnh Paste Special sẽ xuất hiện trên thanh Quick Access Toolbar

Từ nay, mỗi khi cần cắt/sao chép và dán dữ liệu từ bất cứ nguồn nào mà muốn nó chỉ hiển thị text trong văn bản Word theo đúng format của văn bản đích,

bạn chỉ việc tô chọn dữ liệu đó rồi nhấn lệnh Copy hay tổ hợp phím Ctrl+C như

bình thường Sau đó bạn đặt dấu trỏ chuột vào vị trí muốn dán dữ liệu Chỉ có điều,

trước khi dùng lệnh Paste hay nhấn tổ hợp phím Ctrl+V, bạn nhấn lên icon Paste

Special trên thanh Quick Access Toolbar

Hộp thoại Paste Special xuất hiện Bạn chọn Paste rồi chọn Unformatted Text (văn bản không định dạng) Nhấn OK

xuất nhanh Quick Access Toolbar nằm ngay ở góc trên bên trái cửa sổ làm việc,

ngay bên cạnh nút Office Nó cũng tương tự như cái Start Menu ở nút Start của Windows vậy đó Nhiệm vụ của nó là giúp bạn có thể nhanh chóng truy xuất tới một lệnh nào đó của Word Vì thế, để giúp mình soạn thảo văn bản thuận tiện hơn, bạn có thể đưa vào thanh công cụ này những lệnh mà mình hay sử dụng tới

Như các bạn đã biết, sau khi cài đặt, Word 2007 mặc định chỉ cho hiển thị trên thanh Quick Access Toolbar ba lệnh Save, Undo và Repeat Nhưng được cái Word rất dễ thương, nó cho bạn tùy ý thêm các lệnh mới vào thanh công cụ này Với những lệnh có sẵn trên menu xổ xuống của thanh công cụ này, bạn chỉ việc nhấn chuột lên cái mũi tên ở cuối thanh công cụ để mở cái menu này ra rồi đánh dấu chọn những lệnh mình muốn cho hiển thị Điều này cũng có nghĩa là bạn có thể tùy

ý gỡ bỏ những lệnh không muốn hiển thị bằng cách bỏ dấu chọn

Bạn biết không, Word 2007 không chỉ cung cấp bấy nhiêu lệnh mặc định trên menu đâu, nó còn có hằng hà sa số lệnh khác mà bạn có thể chọn cho chường mặt

ra trên thanh Quick Access Toolbar Bạn chỉ việc nhấn lên nút mũi tên ở cuối thanh

công cụ, rồi chọn lệnh More Commands… trên menu

Bạn thấy đó, trong nhóm Customize (tùy biến) của màn hình Word Options,

có quá chừng chừng lệnh có sẵn để bạn chọn Mặc định là các lệnh phổ biến (Popular Commands) Nếu muốn nhiều hơn, bạn có thể chọn nhóm Commands Not

in the Ribbon (các lệnh không có trên thanh Ribbon), All Commands (tất cả các lệnh), Office Menu,… Ở khoang cửa sổ bên phải là danh sách các lệnh đã có trên thanh Quick Access Toolbar Nếu muốn đưa thêm lệnh nào vào, bạn dùng chuột

chọn ở khoang cửa sổ giữa rồi nhấn nút Add>> Nếu muốn gỡ bỏ lệnh nào, bạn chọn trong khoang bên phải rồi nhấn nút Remove

Theo mặc định, các lệnh trên thanh Quick Access Toolbar được sắp xếp theo thứ tự bạn chèn vào Nhưng bạn vẫn có thể sắp xếp thứ tự theo ý mình cho tiện dụng nhất Bạn chỉ việc chọn lệnh muốn thay đổi thứ tự trong khoang cửa sổ bên phải rồi nhấn nút mũi tên lên hay xuống để di chuyển nó

Thứ tự các icon lệnh trên thanh Quick Access Toolbar trước…

và sau khi hiệu chỉnh

Kiểm tra và gỡ bỏ các thông tin cá nhân

trong văn bản Word

nhân của người soạn thảo, những sửa đổi hay ghi chú vào trang văn bản Vì thế, nếu không muốn cho người nhận văn bản Word trích xuất được các thông tin riêng

tư đó, bạn cần gỡ bỏ chúng trước khi gửi file Word đi

Word 2007 có sẵn tính năng Inspect Document giúp bạn kiểm tra tài liệu để

tìm các dữ liệu ẩn và thông tin cá nhân được nhúng vào trang Word

Bạn nhấn lên nút Office ở góc trên bên trái của cửa sổ làm việc Word Chọn lệnh Prepare trên menu xổ xuống rồi bấm vào lệnh Inspect Document

Trên màn hình Document Inspector, bạn đánh dấu chọn những loại dữ liệu,

thông tin mà mình muốn kiểm tra Mặc định nó chọn tất cả Đó là:

- Comments, Revisions, Versions, and Annotations: những nhận xét, sửa lại,

phiên bản và chú giải