Phân tích hệ thống Quản lý tài sản

Tài liệu phân tích nghiệp vụ Quản lý tài sản theo quy định của nhà nước, thể hiện luồng đi của tài sản từ khi hình thành đến khi kết thúc vòng đời. Phác thảo bức tranh toàn cảnh công tác quản lý tài sản từ bước lập kế hoạch mua sắm, đề nghị trang cấp, khai báo thông tin tài sản, ghi tăng, theo dõi thông tin tài sản trong quá trình sử dụng, tới ghi giảm tài sản, thực hiện điều chuyển, xử lý ......

Trang 1

Mục Lục

Khảo sát hệ thống 3

1.1 Các Luật, Nghị định, Quyết định, Thông tư liên quan đến quản lý tài sản nhà nước và Phần mềm Quản lý tài sản cố định 3

1.2 Yêu cầu đối với Phần mềm Quản lý tài sản cố định 3

1.3 Yêu cầu công nghệ 3

Phân tích nghiệp vụ quản lý tài sản cố định 3

2.1 Các quy trình trong Quản lý tài sản cố định 3

2.1.1 Đề nghị trang cấp 3

2.1.2 Lập Kế hoạch mua sắm 4

2.1.3 Lập Hồ sơ tài sản 4

2.1.4 Lập Kê khai tài sản 5

2.1.5 Ghi tăng tài sản 6

2.1.6 Công khai tài sản 6

2.1.7 Thay đổi thông tin tài sản 6

2.1.8 Đánh giá lại 7

2.1.9 Điều chuyển tài sản (nội bộ) 7

2.1.10 Xóa thông tin tài sản 8

2.1.11 Thu hồi tài sản 8

2.1.12 Ghi giảm tài sản 9

2.1.13 Tính hao mòn 9

2.1.14 Kiểm kê 9

2.1.15 Khai thác tài sản 10

2.1.16 Bảo dưỡng tài sản 10

2.1.17 Sử dụng tài sản 10

2.1.18 Đề nghị xử lý 11

2.2 Các quy trình trong việc Quản lý công cụ và dụng cụ 11

2.2.1 Phân bổ công cụ và dụng cụ 11

2.3 Các báo cáo 11

2.3.1 Báo cáo công khai 11

2.3.2 Báo cáo kê khai tài sản nhà nước 15

2.3.3 Báo cáo theo chế độ kế toán 23

2.3.4 Các báo cáo tiện ích 29

Trang 2

3.1 Sơ đồ phân rã chức năng 30

3.1.1 Sơ đồ mức tổng quát 30

3.1.2 Sơ đồ phân rã chức năng mức 1 31

3.1.3 Biểu đồ luồng dữ liệu chức năng Quản lý tài sản 32

3.2 Đặc tả các chức năng 32

3.2.1 Quản lý tài sản 33

3.2.2 Quản lý công cụ dụng cụ 44

3.2.3 Báo cáo công khai 44

3.2.4 Báo cáo kê khai tài sản 48

3.2.5 Báo cáo theo chế độ kế toán 59

3.2.6 Các báo cáo tiện ích 63

Phần IV: Thiết kế Database 64

4.1 Phân tích dữ liệu 64

4.1.1 Mô hình dữ liệu hệ thống 64

4.1.2 Mô hình thực thể liên kết 66

4.1.3 Mô hình quan hệ dữ liệu 66

Trang 3

Khảo sát hệ thống

1.1 Các Luật, Nghị định, Quyết định, Thông tư liên quan đến quản lý tài sản nhà nước

và Phần mềm Quản lý tài sản cố định

 Luật Quản lý, sử dụng tài sản nhà nước - Luật số 09/2008/QH12;

 Nghị định 52/2009/NĐ-CP – Quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành Luật Quản lý, sử dụng tài sản nhà nước;

 Quyết định 32/2008/QĐ-BTC – Quy định chế độ tính hao mòn;

 Thông tư 245/2009/TT-BTC – Quy định thực hiện một số nội dung của nghị định số 52/2009/NĐ-CP;

 Thông tư 09/2012/TT-BTC – Sửa đổi một số điều của thông tư 245/2009/TT-BTC;

 Thông tư 07/2009/TT- BTC – Hướng dẫn mẫu biểu thực hiện công khai quản lý, sử dụng tài sản Nhà nước và báo cáo số liệu tình hình quản lý, sử dụng tài sản Nhà nước;

 Thông tư 184/2013/TT-BTC – Quy định tiêu chuẩn và điều kiện của Phần mềm Quản lý tài sản cố định;

 Thông tư 01/2011/TT-BTTTT – Công bố Danh mục tiêu chuẩn kỹ thuật về ứng dụng công nghệ thông tin trong cơ quan nhà nước;

 Thông tư số 24/2011/TT-BTTTT - Quy định về việc tạo lập, sử dụng và lưu trữ dữ liệu đặc tả trên trang thông tin điện tử hoặc cổng thông tin điện tử của cơ quan nhà nước;

 Tham khảo thêm ở địa chỉ sau:

http://taisancong.vn/portal/page/portal/cqlcs/3232374/3249236

1.2 Yêu cầu đối với Phần mềm Quản lý tài sản cố định

 PMQLTSCĐ phải tuân thủ các quy định ở Điều 3 và Điều 4 trong Thông tư

184/2013/TT-BTC;

 PMQLTSCĐ cần hỗ trợ cho người dùng tối thiểu các nghiệp vụ Quản lý tài sản, Quản lý công cụ và dụng cụ, Quản lý người dùng, Phân quyền người dùng quản lý Cơ sở dữ liệu, nhập dữ liệu, khai thác dữ liệu, xây dựng các báo cáo theo quy định pháp luật về Quản lý tài sản cố định;

 Giao diện thao tác nghiệp vụ dễ dàng, thân thiện với người dùng;

 Ứng dụng chạy trên nền tảng Web ở dạng Internet

1.3 Yêu cầu công nghệ

 Hệ quản trị cơ sở dữ liệu là Sql Server 2008 hoặc cao hơn;

 Sử dụng công nghệ NET 4.0 hoặc cao hơn để xây dựng ứng dụng;

 Sử dụng Google Closure, Jquery, Jquery UI, Bootstrap v3, Open layer v3, html5, css 3

Phân tích nghiệp vụ quản lý tài sản cố định

2.1 Các quy trình trong Quản lý tài sản cố định

 Bước 1: Cơ quan, đơn vị có nhu cầu bổ sung thêm trang thiết bị, tài sản làm đề nghị Đề

nghị trang cấp tài sản gửi đến cấp trên có thẩm quyền phê duyệt;

Trang 4

 Bước 3: Nếu đề nghị được cơ quan có thẩm quyền đồng ý, tiến hành mua sắm tài

sản(mua tập trung hoặc mua chỉ định)

2.1.2 Lập Kế hoạch mua sắm

Mục đích:

 Lập kế hoạch mua sắm trước khi tiến hành mua sắm để ước lượng ngân sách cần thiết cho mua sắm, nguồn tài sản có thể được cung cấp từ đâu, đơn vị nào, chọn phương thức và địa điểm, thời gian mua sắm

Quy trình:

Bước 1: Dựa trên các Đề nghị trang cấp đã được phê duyệt, cơ quan, đơn vị có nhu cầu mua

sắm tài sản xây dựng Kế hoạch mua sắm bao gồm phương thức mua sắm, số lượng, dự trù kinh phí;

Bước 2: Tiến hành đấu thầu hoặc chọn nhà thầu chỉ định;

Bước 3: Làm hợp đồng cung cấp tài sản với các đơn vị đã trúng thầu hoặc đã được chỉ định

hoạch, nội dung kế hoạch

Bước 1: Khi có tài sản mới, nhân viên quản lý tiến hành lập Hồ sơ tài sản nhà nước;

Bước 2: Hồ sơ tài sản nhà nước cần có các thông tin sau:

- Quá trình hình thành, biến động tài sản theo quy định của pháp luật( Hình thành từ quyết định nào, nguồn vốn đến từ đâu, …):

 Đối với trụ sở làm việc:

- Quyết định giao đất, cho thuê đất;

Trang 5

- Văn bản chấp thuận mua trụ sở làm việc của cấp có thẩm quyền;

- Hợp đồng mua trụ sở làm việc; Hoá đơn mua trụ sở làm việc; Biên bản giao nhận trụ

sở làm việc;

- Các văn bản liên quan đến thu hồi, điều chuyển, thanh lý, bán trụ sở làm việc;

- Các tài liệu khác có liên quan

 Đối với xe ô tô:

- Quyết định mua xe của cấp có thẩm quyền;

- Hợp đồng mua xe;

- Hoá đơn mua xe;

- Biên bản giao nhận xe;

- Giấy đăng ký xe ô tô;

- Các văn bản liên quan đến thu hồi, điều chuyển, thanh lý, bán xe;

 Đối với các tài sản khác:

- Văn bản chấp thuận mua sắm tài sản của cấp có thẩm quyền;

- Hợp đồng mua sắm tài sản;

- Hoá đơn mua tài sản;

- Biên bản giao nhận tài sản;

- Các văn bản liên quan đến thu hồi, điều chuyển, thanh lý, bán, tiêu huỷ tài sản;

- Giá trị tài sản;

- Số năm sử dụng, mức hao mòn, lũy kế hao mòn;

- Nhà cung cấp, nhà sản xuất, nước sản xuất;

- Ai, cơ quan nào được giao sử dụng

Yêu cầu phần mềm:

 Phần mềm cần cho phép tạo, lập Hồ sơ tài sản Phần mềm cần quản lý, thống kê Hồ sơ tài

sản dựa trên các tiêu chí khác nhau liên quan đến tài sản

2.1.4 Lập Kê khai tài sản

Mục đích:

 Khai báo với các cơ quan liên quan về những biến động tài sản của đơn vị

Quy trình:

 Bước 1: Trường hợp có biến động tài sản thì cơ quan được giao quản lý tài sản cần làm

báo cáo kê khai tài sản trong vòng 30 ngày kể từ ngày có biến động tài sản

 Bước 2: Xác định loại tài sản để từ đó xác định Biểu mẫu kê khai phù hợp với loại tài

sản:

 Đối với trụ sở làm việc làm theo Mẫu số 01-ĐK/TSNN gồm các thông tin giấy tờ liên quan đến nhà, đất đang sử dụng

Trường hợp một trụ sở làm việc được giao cho nhiều cơ quan, tổ chức, đơn vị sử dụng mà

có thể tách biệt được phần sử dụng của từng cơ quan, tổ chức, đơn vị thì các cơ quan, tổ chức, đơn vị phải lập biên bản xác định rõ phần sử dụng thực tế của từng cơ quan, tổ chức, đơn vị để báo cáo kê khai phần sử dụng của mình Nếu không tách biệt được phần

sử dụng của từng cơ quan, tổ chức, đơn vị thì các cơ quan, tổ chức, đơn vị đang sử dụng

Trang 6

diện đứng tên báo cáo kê khai;

 Đối với xe ô tô thực hiện kê khai theo Mẫu số 02-ĐK/TSNN;

 Đối với tài sản khác (không phải là trụ sở làm việc, xe ô tô) có nguyên giá theo sổ kế toán

từ 500 triệu đồng trở lên /1 đơn vị tài sản thực hiện kê khai theo Mẫu số 03-ĐK/TSNN

Bước 3: Điền đầy đủ thông tin theo biểu mẫu rồi nộp cho cơ quan quản lý tương ứng

Yêu cầu phần mềm:

 Phần mềm cần hỗ trợ việc kê khai tài sản và quản lý các kê khai tài sản;

 Dự vào nghiệp vụ, phần mềm cần quản lý đẩy đủ các thông tin theo đúng nghiệp vụ và quy định pháp luật liên quan đến quản lý tài sản

2.1.5 Ghi tăng tài sản

Mục đích:

 Khai báo với các cơ quan liên quan về những tài sản mới được đơn vị tiếp nhận, quản lý,

sử dụng

Quy trình:

 Bước 1: Khi có một tài sản mới(mua, biếu, viện trợ …), trong vòng 30 ngày kể từ ngày

có biến động tài sản, nhân viên quản lý ghi các thông tin cần thiết như Mã tài sản, tên tài sản, lũy kế hao mòn để khai báo biến động tài sản tăng với các cơ quan liên quan theo đúng quy định của pháp luật

 Phần mềm cần giúp tạo lập, quản lý việc ghi tăng tài sản;

 Thông tin quản lý gồm tên tài sản, mã tài sản, bộ phận sử dụng, nguyên giá, tỉ lệ hao mòn, giá trị còn lại, ngày ghi tăng, ngày chứng từ

2.1.6 Công khai tài sản

Mục đích:

 Minh bạch các thông tin liên quan đến tài sản do đơn vị đang quản lý, sử dụng;

 Giúp việc quản lý, sử dụng được giám sát từ mọi cơ quan, tổ chức, cá nhân

- Giá trị các khoản hoa hồng, triết khấu;

- Số tiền để lại ở công ty từ hoa hồng, triết khấu;

- Số tiền nộp ngân sách nhà nước từ hoa hồng, triết khấu

 Phần mềm giúp tạo lập, quản lý các thông tin công khai một cách tự động

2.1.7 Thay đổi thông tin tài sản

Trang 7

Mục đích:

 Để cập nhật các thông tin liên quan đến tài sản, giúp việc quản lý tài sản được chính xác, kịp thời

Quy trình:

 Bước 1: Xác định loại tài sản cần thay đổi thông tin tài sản(trụ sở làm việc, ô tô, tài sản

trên 500 triệu đồng / đơn vị tài sản) hoặc thay đổi thông tin đơn vị sử dụng tài sản để xác định Biểu mẫu khai báo tương ứng( trong các Biểu mẫu từ 04a-ĐK/TSNN đến 04đ-

 Bước 1: Thành lập hội đồng thẩm định giá;

 Bước 2: Tiến hành đánh giá lại tài sản;

 Bước 3: Lập biên bản xác định giá trị tài sản

 Bước 1: Xác định lý do điều chuyển theo Điều 15 – Nghị định 52;

 Bước 2: Cơ quan có tài sản lập Hồ sơ đề nghị điều chuyển tài sản gửi cơ quan nhà nước

có thẩm quyền quyết định Hồ sơ đề nghị điều chuyển tài sản gồm có các thông tin sau:

- Công văn đề nghị điều chuyển tài sản của cơ quan có tài sản;

-Công văn đề nghị được tiếp nhận tài sản của cơ quan, tổ chức, đơn vị nhận tài sản; -Ý kiến bằng văn bản của các cơ quan có liên quan theo quy định tại Điều 16 Nghị định này;

-Danh mục tài sản đề nghị điều chuyển

 Bước 3: Sau khi nhận được quyết đinh điều chuyển tài sản, cơ quan có tài sản phối hợp

với cơ quan nhận tài sản bàn giao tài sản Quyết định điều chuyển tài sản của cơ quan có thẩm quyền cần có các thông tin sau:

- Cơ quan nhà nước có tài sản điều chuyển;

Trang 8

-Lý do điều chuyển;

-Danh mục tài sản điều chuyển;

-Trách nhiệm tổ chức thực hiện

 Bước 4: Sau khi tiếp nhận tài sản, bên giao và bên nhận tài sản cần lập biên bản giao,

nhận tài sản Biên bản này cần có các thông tin sau:

-Tên, địa chỉ của bên giao tài sản;

-Tên địa chỉ của bên nhận tài sản;

- Danh mục tài sản giao, nhận;

-Trách nhiệm của bên giao, bên nhận tài sản;

-Danh mục các hồ sơ, tài liệu có liên quan

 Bước 5: Thực hiện việc hoạch toán tăng, giảm tài sản và kê khai biến động tài sản theo

quy định ở Điều 32 và Điều 33 Nghị định;

Lưu ý: Đối với đơn vị nhà nước hoạch toán tài chính độc lập thì được ghi tăng vốn hoặc giảm vốn

 Bước 6: Chi phí hợp lý có liên quan trực tiếp đến việc điều chuyển, tiếp nhận tài sản do

đơn vị tiếp nhận tài sản chi trả theo quy định

 Phần mềm cần hỗ trợ việc quản lý thông tin liên quan đến việc điều chuyển tài sản, ghi dấu lịch sử điều chuyển tài sản;

 Phần mềm cần cho phép in các lịch sử điều chuyển tài sản

2.1.10 Xóa thông tin tài sản

Mục đích:

 Khai báo với các cơ quan liên quan về việc tài sản không thuộc quản lý của đơn vị

Quy trình:

 Bước 1: Xác định lý do xóa thông tin tài sản;

 Bước 2: Lập Báo cáo kê khai xóa thông tin tài sản áp dụng theo Biểu mẫu Số

04đ-ĐK/TSNN

 Phần mềm cần hỗ trợ việc quản lý, ghi dấu các tài sản bị xóa, lý do xóa;

 Phần mềm cần hỗ trợ việc xây dựng Báo cáo kê khai xóa thông tin tài sản một cách nhanh

 Bước 1: Xác định lý do bị thu hồi tài sản theo Điều 12, Nghị định 52;

 Bước 2: Sau khi nhận quyết định thu hồi tài sản, cơ quan có tài sản bị thu hồi phối hợp

với cơ quan có trách nhiệm tổ chức thực hiện quyết định thu hồi tài sản để tiến hành bàn giao tài sản

Trang 9

Bước 1: Khi có một tài sản đã thanh lý hoặc bị thu hồi, hoặc đã luân chuyển cho đơn vị khác

sử dụng, đơn vị cần khai báo giảm tài sản với các cơ quan có liên quan Thông tin khai báo cần gồm tối thiểu các thông tin sau:

 Phần mềm cần hỗ trợ thực hiện nghiệp vụ này;

 Phần mềm cần quản lý các Bản ghi giảm tài sản, cho phép in ra

 Bước 2: Căn cứ vào nhóm tài sản, xác định mức hao mòn, số năm sử dụng của tài sản,

thời điểm tính hao mòn, số năm tài sản đã được sử dụng để tính mức luỹ kế hao mòn, giá trị còn lại của tài sản, thời gian sử dụng còn lại của tài sản, số tiền đã hao mòn

 Phần mềm phải cho phép quản lý mức độ hao mòn của tài sản theo loại tài sản;

 Tự động tính toán mức hao mòn lũy kế của tài sản

2.1.14 Kiểm kê

Mục đích:

 Kiểm tra số lượng thực tế so với số lượng trên sổ sách có khớp không;

 Đánh giá lại tình trạng tài sản

Quy trình:

 Bước 1: Thành lập ban kiểm kê;

 Bước 2: Thống kê số lượng tài sản thực tế trong kho;

 Bước 3: Đối chiếu với số lượng theo sổ kế toán;

Trang 10

 Để việc sử dụng tài sản đạt hiệu quả cao nhất;

 Để cân đối ngân sách

Quy trình:

Bước 1: Đối với những tài sản dư thừa, chưa dùng đến, hay đã hết thời gian sử dụng, đơn vị

quản lý có quyền tiến hành khai thác tài sản như cho đơn vị khác thuê;

Bước 2: Tìm kiếm đơn vị có nhu cầu thuê tài sản rồi cho thuê và làm hợp đồng

 Quản lý danh sách các tài sản cho thuê và các hợp đồng cho thuê tài sản;

 Quản lý nguồn tiền thu được từ hoạt động khai thác tài sản của đơn vị

2.1.16 Bảo dưỡng tài sản

 Tổng hợp tất cả các thông tin về số tài sản đã sử dụng và số tài sản chưa sử dụng đến qua

có phương án khai thác tài sản hợp lý

Quy trình:

Bước 1: Liệt kê tất cả các tài sản đang được đơn vị quản lý, sử dung;

Bước 2: Xác định những tài sản nào đang được sử dụng, những tài sản nào chưa được sử

dụng;

Trang 11

Bước 3: Lập báo cáo tình hình quản lý sử dụng tài sản theo Biểu mẫu 02B-ĐK/TSNN hoặc

 Phần mềm cần giúp việc quản lý, giám sát các tài sản cần xử lý và đã xử lý, lý do xử lý

2.2 Các quy trình trong việc Quản lý công cụ và dụng cụ

Các quy trình Khai báo công cụ và dụng cụ, Ghi tăng, Điều chuyển, Kiểm kê, Ghi giảm

tương tự như mục 2.1 – Quy trình quản lý tài sản cố định

2.3.1 Báo cáo công khai

2.3.1.1 Báo cáo công khai kế hoạch mua sắm tài sản nhà nước

Mục đích:

 Công bố kế hoạch mua sắm của đơn vị với các cơ quan liên quan;

 Chuẩn bị cho việc mua sắm như các phương án mua sắm, chọn nhà cung cấp, địa điểm mua sắm, thời gian mua sắm

Quy trình:

 Bước 1: Nhân viên làm báo cáo tổng hợp tất cả các Đề nghị trang cấp đã được cấp có

thẩm quyền phê duyệt;

Trang 12

tư số 89/2010/TT/BTC (trong file excel 100186_TT89BTC2.xls)

 Phần mềm nhận tham số đầu vào là kỳ báo cáo, ngày bắt đầu kỳ, ngày cuối kỳ, lựa chọn

in báo cáo tổng hợp hay báo cáo tài sản đơn vị;

 Dựa trên tham số đầu vào, phần mềm phải tự động tạo ra báo cáo theo Biểu mẫu 01 trong Thông tư số 89/2010/TT/BTC (trong file excel 100186_TT89BTC2.xls)

Trang 13

2.3.1.2 Báo cáo kết quả mua sắm tài sản nhà nước

Mục đích:

 Minh bạch kết quả mua sắm với công chúng và các cơ quan liên quan;

 Báo cáo với cơ quan cấp trên và các cơ quan liên quan về kết quả mua sắm tài sản

Quy trình:

 Bước 1: Tổng hợp kết qủa mua sắm và các thông tin liên quan đến tài sản đã mua sắm;

 Bước 2: Lập báo cáo công khai kết quả mua sắm tài sản theo Biểu mẫu 02 trong Thông tư

số 89/2010/TT/BTC (trong file excel 100186_TT89BTC2.xls)

2.3.1.3 Báo cáo công khai quản lý, sử dụng trụ sở làm việc, cơ sở hoạt động sự nghiệp

 Bước 2: Lập Báo cáo công khai quản lý, sử dụng trụ sở làm việc, cơ sở hoạt động sự

nghiệp theo Biểu mẫu 03 trong Thông tư số 89/2010/TT/BTC (trong file excel

100186_TT89BTC2.xls)

2.3.1.4 Báo cáo công khai quản lý, sử dụng phương tiện đi lại và tài sản khác

Mục đích:

Trang 14

đi lại và tài sản khác để mọi người cùng giám sát;

 Báo cáo với cơ quan cấp trên về tình hình các tài sản đang do đơn vị quản lý để có kế hoạch quản lý, sử dụng hiệu quả

Quy trình:

 Bước 1: Tổng hợp các thông tin liên quan đến các tài sản phương tiện đi lại và các tài sản

khác;

 Bước 2: Lập báo cáo công khai quản lý, sử dụng phương tiện đi lại và tài sản khác theo

Biểu mẫu 04 trong Thông tư số 89/2010/TT/BTC (trong file excel

100186_TT89BTC2.xls)

2.3.1.5 Báo cáo công khai việc cho thuê tài sản nhà nước

 Bước 1: Dựa trên các Hợp đồng cho thuê tài sản, nhân viên làm báo cáo tổng hợp các

thông tin liên quan đến hợp đồng và tài sản cho thuê;

 Bước 2: Lập Báo cáo công khai việc cho thuê tài sản nhà nước theo Biểu mẫu 05 trong

Thông tư số 89/2010/TT/BTC ( trong file excel 100186_TT89BTC2.xls)

 Dựa trên tham số đầu vào, phần mềm phải tự động tạo ra báo cáo theo Biểu mẫu 05 trong Thông tư số 89/2010/TT/BTC ( trong file excel 100186_TT89BTC2.xls)

2.3.1.6 Báo cáo công khai tình hình xử lý tài sản nhà nước gồm điều chuyển, thanh lý, bán,

chuyển nhượng và các hình thức chuyển đổi sở hữu khác

Trang 15

Mục đích:

 Công bố với công chúng và các cơ quan liên quan về tình hình xử lý tài sản;

 Báo cáo với cơ quan cấp trên về tình hình xử lý tài sản thuộc đơn vị quản lý

Quy trình:

 Bước 1: Tổng hợp danh sách các tài sản được thanh lý trong kỳ báo cáo;

 Bước 2: Lập Báo cáo công khai tình hình xử lý tài sản nhà nước gồm điều chuyển, thanh

lý, bán, chuyển nhượng và các hình thức chuyển đổi sở hữu khác theo Biểu mẫu 06 trong Thông tư số 89/2010/TT/BTC (trong file excel 100186_TT89BTC2.xls)

 Dựa trên tham số đầu vào, phần mềm phải tự động tạo ra báo cáo theo Biểu mẫu 06 trong Thông tư số 89/2010/TT/BTC ( trong file excel 100186_TT89BTC2.xls)

2.3.2 Báo cáo kê khai tài sản nhà nước

2.3.2.1 Báo cáo kê khai trụ sở làm việc, cơ sở hoạt động sự nghiệp

Mục đích:

 Báo cáo với cơ quan cấp trên có thẩm quyền về danh sách các tài sản là trụ sở làm việc,

cơ sở hoạt động sự nghiệp đang do đơn vị quản lý và tình hình sử dụng của nó

Quy trình:

 Bước 1: Tổng hợp các thông tin liên quan đến đất và nhà dùng làm trụ sở làm việc, cơ sở

hoạt động sự nghiệp;

 Bước 2: Lập Báo cáo kê khai trụ sở làm việc, cơ sở hoạt động sự nghiệp theo Biểu mẫu

01-ĐK/TSNN trong Thông tư số 09/2012/TT-BTC

 Dựa trên tham số đầu vào, phần mềm phải tự động tạo ra báo cáo theo Biểu mẫu ĐK/TSNN trong Thông tư số 09/2012/TT-BTC(trong file excel 100186_TT89BTC2.xls)

01-2.3.2.2 Báo cáo kê khai xe ô tô

Mục đích:

Trang 16

02-2.3.2.3 Báo cáo kê khai tài sản có nguyên giá trên 500 triệu đồng / 1 đơn vị tài sản

 Bước 2: Lập Báo cáo kê khai tài sản có nguyên giá trên 500 triệu đồng / 1 đơn vị tài sản

theo Biểu mẫu 03-ĐK/TSNN trong Thông tư số 09/2012/TT-BTC

03-2.3.2.4 Báo cáo kê khai tài sản có nguyên giá dưới 500 triệu đồng / 1 đơn vị tài sản

Mục đích:

 Liết kê danh sách các tài sản dưới 500 triệu đồng / 1 đơn vị tài sản để báo cáo với các cơ quan liên quan cũng như có kế hoặc quản lý, sử dụng, khai thác hợp lý

Trang 17

Quy trình:

 Bước 1: Tổng hợp tất cả các thông tin về các tài sản dưới 500 triệu đồng / 1 đơn vị tài sản

mà đơn vị đang quản lý, sử dụng;

 Bước 2: Lập Báo cáo kê khai tài sản dưới 500 triệu đồng theo biểu mẫu

 Dựa trên tham số đầu vào, phần mềm phải tự động tạo ra báo cáo theo đúng biểu mẫu

2.3.2.5 Báo cáo kê khai xóa thông tin trong cơ sở dữ liệu

Mục đích:

 Yêu cầu xóa thông tin về tài sản trong cơ sở dữ liệu;

 Giúp cho việc quản lý tài sản được chính xác, không dư thừa

Quy trình:

 Bước 1: Tổng hợp thông tin về các tài sản đã ghi giảm, các tài sản bị hỏng hóc trong kỳ

báo cáo;

 Bước 2: Lập Báo cáo kê khai xóa thông tin trong cơ sở dữ liệu theo như Biểu mẫu

04đ-ĐK/TSNN trong Thông tư số 09/2012/TT-BTC

in Báo cáo tổng hợp hay Báo cáo tài sản đơn vị;

 Dựa trên tham số đầu vào, phần mềm phải tự động tạo ra báo cáo theo đúng biểu mẫu

2.3.2.6 Báo cáo kê khai thay đổi thông tin về đơn vị sử dụng tài sản

Mục đích:

 Khai báo thay đổi thông tin của đơn vị sử dụng tài sản với các cơ quan liên quan;

 Thông tin trong báo cáo gồm thông tin đã kê khai, thông tin đề nghị thay đổi

Quy trình:

 Bước 1: Tổng hợp các thông tin đã kê khai và thông tin cần thay đổi;

 Bước 2: Lập Báo cáo kê khai thay đổi thông tin về đơn vị sử dụng tài sản theo Biểu mẫu

04a-ĐK/TSNN trong Thông tư số 09/2012/TT-BTC

Trang 18

 Dựa trên tham số đầu vào, phần mềm phải tự động tạo ra báo cáo theo đúng Biểu mẫu 04a-ĐK/TSNN trong Thông tư số 09/2012/TT-BTC

2.3.2.7 Báo cáo kê khai thay đổi thông tin về tài sản là trụ sở làm việc, cơ sở hoạt động sự

 Bước 1: Tổng hợp thông tin đã kê khai và thông tin đề nghị thay đổi của các tài sản;

 Bước 2: Lập Báo cáo kê khai thay đổi thông tin về tài sản là trụ sở làm việc, cơ sở hoạt

động sự nghiệp theo Biểu mẫu 04b-ĐK/TSNN trong Thông tư số 09/2012/TT-BTC Yêu cầu phần mềm:

 Tham số đầu vào của báo cáo là kỳ báo cáo, ngày bắt đầu kỳ báo cáo, ngày kết thúc kỳ báo cáo, đơn vị làm báo cáo;

 Tự động tạo ra Báo cáo kê khai thay đổi thông tin tài sản là trụ sở làm việc, cơ sở hoạt động sự nghiệp theo đúng Biểu mẫu 04b-ĐK/TSNN;

 Cho phép in báo cáo và xuất báo cáo ra word, excel

2.3.2.8 Báo cáo kê khai thay đổi thông tin về tài sản là xe ô tô

 Bước 1: Tổng hợp các thông tin liên quan đến xe ô tô đã kê khai và đề nghị thay đổi;

 Bước 2: Lập Báo cáo kê khai thay đổi thông tin về tài sản là xe ô tô theo Biểu mẫu

04c-ĐK/TSNN trong Thông tư số 09/2012/TT-BTC

Trang 19

 Phần mềm phải tự động tạo ra báo cáo dựa trên các tham số đầu vào của báo cáo Các tham số đầu vào là kỳ báo cáo, ngày bắt đầu kỳ báo cáo, ngày kết thúc kỳ báo cáo, đơn vị làm báo cáo

2.3.2.9 Báo cáo kê khai thay đổi thông tin về tài sản khác có nguyên giá từ 500 triệu đồng

 Bước 1: Tổng hợp thông tin liên quan đến tất cả các tài sản có nguyên giá trên 500 triệu

đồng / 1 đơn vị tài sản cần thay đổi thông tin;

 Bước 2: Tổng hợp các thông tin đã kê khai, thông tin đề nghị thay đổi của tài sản;

 Bước 3: Lập Báo cáo kê khai thay đổi thông tin về tài sản có nguyên giá từ 500 triệu

đồng / 1 đơn vị tài sản theo Biểu mẫu 04d-ĐK/TSNN trong Thông tư số BTC

 Báo cáo hiện trạng của tài sản;

 Báo cáo với cơ quan cấp trên có thầm quyền quyết định phương án xử lý đối với các tài sản này

Quy trình:

 Bước 1: Tổng hợp thông tin các tài sản là trụ sở làm việc, cơ sở hoạt động sử nghiệp cần

thanh lý;

 Bước 2: Lập Báo cáo kê khai danh mục trụ sở làm việc, cơ sở hoạt động sự nghiệp đề

nghị thanh lý theo Biểu mẫu 01-DM/TSNN trong Thông tư số 09/2012/TT-BTC

Trang 20

 Tham số đầu vào của báo cáo là kỳ báo cáo, ngày đầu kỳ, ngày cuối kỳ, đơn vị làm báo cáo và lựa chọn In báo cáo tổng hợp hay báo cáo đơn vị quản lý tài sản;

 Phần mềm phải tự động tạo ra báo cáo dựa trên tham số đầu vào theo đúng Biểu mẫu quy định

2.3.2.11 Báo cáo danh mục xe ô tô đề nghị xử lý

Mục đích:

 Báo cáo hiện trạng sử dụng và giá trị còn lại của xe;

 Báo cáo với cơ quan cấp trên có thẩm quyền quyết định phương án xử lý xe

Quy trình:

 Bước 1: Tổng hợp đẩy đủ thông tin liên quan đến xe cần thanh lý;

 Bước 2: Lập Báo cáo danh mục xe ô tô đề nghị xử lý theo Biểu mẫu 02-DM/TSNN trong

Thông tư số 09/2012/TT-BTC gửi cơ quan cấp trên có thẩm quyền quyết định phương án

 Báo cáo hiện trạng sử dụng và giá trị còn lại của tài sản;

 Báo cáo với cơ quan cấp trên có thẩm quyền quyết định phương án xử lý tài sản

Quy trình:

 Bước 1: Tổng hợp đẩy đủ thông tin liên quan đến tài sản cần thanh lý;

 Bước 2: Lập Báo cáo danh mục tài sản khác(Trừ trụ sở làm việc, cơ sở hoạt động sự

nghiệp và xe ô tô) đề nghị xử lý theo Biểu mẫu 03-DM/TSNN trong Thông tư số 09/2012/TT-BTC gửi cơ quan cấp trên có thẩm quyền quyết định phương án xử lý

Yêu cầu phần mềm:

Trang 21

 Phần mềm nhận tham số đầu vào của báo cáo là kỳ báo cáo, ngày đầu kỳ, ngày cuối kỳ, đơn vị làm báo cáo và lựa chọn In báo cáo tổng hợp hay báo cáo đơn vị quản lý tài sản;

 Phần mềm phải tự động tạo ra báo cáo theo đúng Biểu mẫu quy định dựa trên tham số đầu vào

2.3.2.13 Báo cáo tổng hợp hiện trạng sử dụng nhà và đất

Mục đích:

 Thống kê tài sản nhà, đất theo loại hình đơn vị, theo từng đơn vị, theo mức tổng hợp;

 Báo cáo hiện trạng sử dụng nhà, đất với cơ quan cấp trên theo quy định của pháp luật

Quy trình:

 Bước 1: Tổng hợp tất cả các thông tin về nhà và đất đang do đơn vị quản lý, sử dụng;

 Bước 2: Lập Báo cáo tổng hợp hiện trạng sử dụng nhà và đất theo Biểu mẫu

02B-ĐK/TSNN kèm theo Thông tư số 245/2009/TT-BTC với các phần 1,2,3 gửi cơ quan cấp trên có thẩm quyền

 Thống kê số lượng tăng, giảm của từng tài sản do đơn vị quản lý, sử dụng;

 Báo cáo với cơ quan cấp trên có thẩm quyền về sự thay đổi tài sản đang do đơn vị quản

lý, sử dụng

Quy trình:

 Bước 1: Tổng hợp thông tin về các tài sản đang do đơn vị quản lý, các tài sản mới trong

kỳ báo cáo, các tài sản luân chuyển, thanh lý, hủy bỏ, hỏng hóc trong kỳ báo cáo;

 Bước 2: So sánh với kỳ báo cáo trước để đánh giá mức tăng, giảm, giữ nguyên của từng

tài sản;

 Bước 3: Lập Báo cáo tổng hợp tình hình tăng giảm tài sản nhà nước theo Biểu mẫu

02C-ĐK/TSNN kèm theo Thông tư số 245/2009/TT-BTC với các phần 1,2,3

Trang 22

 Phần mềm nhận tham số đầu vào của báo cáo là kỳ báo cáo, ngày đầu kỳ, ngày cuối kỳ, đơn vị làm báo cáo và lựa chọn In báo cáo tổng hợp hay Báo cáo theo đơn vị quản lý tài sản;

 Phần mềm phải tự động tạo ra báo cáo theo đúng Biểu mẫu 02c-ĐK/TSNN kèm theo Thông tư số 245/2009/TT-BTC với các phần 1,2,3 và hỗ trợ việc In báo cáo

Trang 23

2.3.3 Báo cáo theo chế độ kế toán

2.3.3.1 Báo cáo chi tiết tài sản cố định tại các khoa, phòng, ban

Trang 24

 Bước 1: Tổng hợp tất cả các thông tin liên quan đến các tài sản cố định đang do đơn vị

quản lý và hiện trạng của nó;

 Bước 2: Phân loại công cụ, dụng cụ theo từng phòng, khoa, ban của đơn vị

 Bước 1: Tổng hợp tất cả các thông tin liên quan đến các tài sản cố định đang do đơn vị

quản lý và hiện trạng của nó;

 Bước 2: Lập Báo cáo tổng hợp tài sản, y dụng cụ lâu bền tại các khoa, phòng theo Biểu

mẫu 04-bc/mtt trong file Bieu mau tu tao và hỗ trợ việc In báo cáo

 Bước 1: Thống kê số lượng tài sản cố định thực tế, giá trị còn lại, hiện trạng của nó;

 Bước 2: So sánh với số lượng trên sổ sách;

Trang 25

 Bước 3: Lập Báo cáo kết qủa kiểm kê TSCĐ theo Biểu mẫu 05-bc/mtt trong file Bieu

mau tu tao , nếu có sự chênh lệch số liệu giữa sổ sách và thực tế, tiến hành xử lý kết quả

 Bước 1: Thống kê số lượng công cụ, dụng cụ, giá trị còn lại, hiện trạng của nó;

 Bước 3: Lập Báo cáo kết qủa kiểm kê công cụ, dụng cụ theo Biểu mẫu 06-bc/mtt trong

file Bieu mau tu tạo , nếu có sự chênh lệch số liệu giữa sổ sách và thực tế, tiến hành xử lý kết quả

 Thống kê số lượng, giá trị của tài sản trên thực tế và trên sổ sách, mức độ chênh lệch

 Phân loại, nhóm tài sản theo phòng ban

Quy trình:

Trang 26

trong file Bieu mau tu tao, nếu có sự chênh lệch số liệu giữa sổ sách và thực tế, tiến hành

 Thống kê số lượng, giá trị của tài sản trên thực tế và trên sổ sách, mức độ chênh lệch

 Phân loại, nhóm tài sản theo phòng ban

Quy trình:

 Bước 3: Lập Báo cáo kiểm kê TSCĐ nhóm theo phòng ban theo Biểu mẫu 08-bc/mtt

trong file Bieu mau tu tao, nếu có sự chênh lệch số liệu giữa sổ sách và thực tế, tiến hành

 Thống kê số lượng, giá trị tăng, giảm của từng tài sản trong kỳ báo cáo;

 Báo cáo với cấp trên có thẩm quyền về tình hình tăng, giảm tài sản của đơn vị

Quy trình:

 Bước 1: Thống kê số lượng công cụ, dụng cụ, giá trị còn lại, hiện trạng của nó, mức độ

tăng giảm công cụ, dụng cụ trong kỳ;

Trang 27

 Bước 2: Lập Báo cáo tình hình tăng giảm công cụ, dụng cụ theo Biểu mẫu 09-bc/mtt

trong file Bieu mau tu tao

 Thống kê số lượng, giá trị còn lại của từng tài sản trong kỳ báo cáo;

 Báo cáo với cấp trên có thẩm quyền về tình hình tăng, giảm tài sản của đơn vị

Quy trình:

 Bước 1: Thống kê số lượng, giá trị còn lại của từng tài sản đang do đơn vị quản lý, sử

dụng;

 Bước 2: Lập Báo cáo tình hình tăng giảm tài sản cố định theo Biểu mẫu 10-bc/mtt trong

file Bieu mau tu tao

 Ghi lại các biến động tài sản do đơn vị quản lý;

 Thống kê, theo dõi mức độ tăng, giảm, hao mòn các tài sản do công ty quản lý

Quy trình:

 Bước 1: Tổng hợp tất cả các thông tin tài sản, các chứng từ mua sắm, thanh lý, điều

chuyển, hủy bỏ tài sản;

 Bước 2: Ghi lại các thông tin về tài sản và quá trình biến động của các tài sản đang đo

đơn vị quản lý theo Biểu mẫu 11-bc/mtt trong file Bieu mau tu tao

Trang 28

 Phần mềm phải cho phép thêm, sửa, xóa, tăng, giảm tài sản về số lượng và giá trị;

 Phần mềm phải tự động in ra sổ tài sản cố định theo Biểu mẫu 11-bc/mtt trong file Bieu mau tu tao

2.3.3.12 Sổ theo dõi công cụ, dụng cụ tại nơi sử dụng

Mục đích:

 Ghi lại các biến động công cụ, dụng cụ tại đơn vị;

 Thống kê, theo dõi mức độ tăng, giảm các công cụ, dụng cụ

Quy trình:

 Bước 1: Tổng hợp tất cả các thông tin về công cụ, dụng cụ đang do đơn vị quản lý, sử

dụng;

 Bước 2: Ghi lại các thông tin về công cụ, dụng cụ và quá trình biến động công cụ, dụng

cụ đang đo đơn vị quản lý theo Biểu mẫu 12-bc/mtt trong file Bieu mau tu tao

 Phần mềm phải tự động in ra sổ tài sản cố định theo Biểu mẫu 12-bc/mtt trong file Bieu mau tu tao;

2.3.3.13 Số theo dõi tài sản cố định tại nơi sử dụng

Mục đích:

 Thống kê số lượng, giá trị tăng, giảm của từng tài sản

Quy trình:

 Bước 1: Tổng hợp tất cả các thông tin về tài sản có sự biến động trong kỳ báo cáo;

 Bước 2: Ghi lại vào sổ theo dõi theo Biểu mẫu 13-bc/mtt trong file Bieu mau tu tao

 Phần mềm phải tự động in ra Sổ theo dõi tài sản cố định tại nơi sử dung theo Biểu mẫu 13-bc/mtt trong file Bieu mau tu tao

2.3.3.14 Số theo dõi tài sản cố định và công cụ, dụng cụ tại nơi sử dụng

Trang 29

 Bước 2: Ghi lại các biến động tăng, giảm tài sản và công cụ dụng cụ vào Sổ theo dõi tài

sản cố định và công cụ, dụng cụ tại nơi sử dụng Biểu mẫu 14-bc/mtt trong file Bieu mau

tu tao

 Phần mềm phải tự động in ra Sổ theo dõi tài sản cố định và công cụ, dụng cụ tại nơi sử dụng theo Biểu mẫu 14-bc/mtt trong file Bieu mau tu tao

2.3.4 Các báo cáo tiện ích

2.3.4.1 Danh mục tài sản điều chuyển nội bộ

Mục đích:

 Thống kê, ghi dấu danh sách các tài sản điều chuyển trong nội bộ đơn vị;

 Quản lý dễ dàng các tài sản điều chuyển

Quy trình:

 Bước 1: Tổng hợp các thông tin liên quan đến tài sản điều chuyển nội bộ trong công ty

như giá trị, số lượng, phòng ban giao tài sản, phòng ban nhận tài sản của đơn vị;

 Bước 2: Lập Danh mục tài sản điều chuyển nội bộ theo Biểu mẫu 15-bc/mtt trong file

Bieu mau tu tao

 Phần mềm nhận tham số đầu vào là kỳ làm danh mục, ngày đầu kỳ, ngày cuối kỳ;

 Phần mềm phải tự động in ra Danh mục tài sản điều chuyển nội bộ theo Biểu mẫu bc/mtt trong file Bieu mau tu tao

15-2.3.4.2 Danh sách tài sản cố định tại nơi sử dụng

Mục đích:

 Liệt kê các thông tin liên quan đến tài sản cố định do đơn vị quản lý sử dụng;

Trang 30

Quy trình:

 Bước 1: Tổng hợp các thông tin liên quan đến tài sản cố định đang do đơn vị quản lý, sử

dụng;

 Bước 2: Lập Danh mục tài sản cố định tại nơi sử dụng theo Biểu mẫu 15-bc/mtt trong file

Bieu mau tu tao

 Ghi lại quá trình điều chuyển tài sản trong nội bộ đơn vị;

 Tổng hợp thông tin liên quan đến tài sản điều chuyển nội bộ đơn vị

Quy trình:

 Bước 1: Tổng hợp thông tin liên quan đến tài sản điều chuyển, đơn vị điều chuyển tài sản

đi, đơn vị nhận tài sản điều chuyển;

 Bước 2: Ghi thông tin về tài sản điều chuyển vào Sổ tài sản điều chuyển nội bộ theo Biểu

mẫu 17-bc/mtt trong file Bieu mau tu tao

Phần III: Phân tích chức năng hệ thống

3.1 Sơ đồ phân rã chức năng

3.1.1 Sơ đồ mức tổng quát

Trang 31

3.1.2 Sơ đồ phân rã chức năng mức 1

Trang 32

3.1.3 Biểu đồ luồng dữ liệu chức năng Quản lý tài sản

3.2 Đặc tả các chức năng

Trang 33

tính

Phương thức

Ngày

đề nghị

Dự toán

Dự toán được duyệt

Ghi chú

 Bước 2: Gửi Đề nghị trang cấp lên cơ quan cấp trên có thẩm quyền quyết định;

 Bước 3: Nhận lại Đề nghị trang cấp có kèm theo ý kiến của cơ quan cấp trên về việc

có phê duyệt đề nghị hay không

Yêu cầu giao diện phần mềm:

 Giao diện phần mềm phải cho phép người dùng tạo ra Đề nghị trang cấp theo Biểu mẫu của đầu ra;

 Giao diện cho phép quản lý, sửa thông tin chứng từ và xóa chứng từ

Quy tắc nghiệp vụ cần tuân theo:

 Một tài sản khi đã phát sinh Hồ sơ tài sản thì không được phép xóa chứng từ Đề nghị trang cấp

3.2.1.2 Lập Kế hoạch mua sắm

Đầu vào:

 Danh sách Đề nghị trang cấp đã được duyệt;

Trang 34

 Bản Kế hoạch mua sắm theo Biểu mẫu sau:

Phương thức

HT

ĐVT Mô

tả đặc điểm

Thời gian

dự kiến

Số lượng

dự kiến mua

Đơn giá mua

Hình thức mua sắm

Dự toán được duyệt

Ghi chú

Thao tác

Từ đề nghị trang cấp nào

Quy trình thực hiện:

 Bước 1: Tổng hợp các Đề nghị trang cấp đã được cấp trên đồng ý;

 Bước 2: Lập Kế hoạch mua sắm từ danh sách các Đề nghị trang cấp đã được đồng ý;

 Bước 3: Gửi Kế hoạch mua sắm lên cơ quan cấp trên có thẩm quyền quyết định;

 Bước 4: Nhận lại Kế hoạch mua sắm có kèm theo ý kiến của cơ quan cấp trên về việc có

phê duyệt các phương án được nêu ra trong Kế hoạch mua sắm hay không

 Giao diện phần mềm phải cho phép người dùng tạo ra Kế hoạch mua sắm theo Biểu mẫu

của đầu ra;

 Giao diện cho phép chọn Đề nghị trang cấp làm phát sinh tài sản trong Kế hoạch mua

sắm;

 Giao diện cho phép quản lý, sửa, xóa Kế hoạch mua sắm

3.2.1.3 Lập Hồ sơ tài sản

Đầu vào:

 Tài sản;

 Hóa đơn mua hàng(nếu có);

 Thông tin phương thức mua hàng, số Quyết định trang cấp;

 Thông tin liên quan đến tài sản;

Đầu ra:

 Hồ sơ quản lý tài sản gồm các thông tin:

Giá trị đóng góp từ các

nguồn hình thành

Ngày tính hao mòn Ngày tính khấu hao

Ngày ghi tăng Tỷ lệ hao mòn Giá trị tính khấu hao

Trang 35

Ngày bắt đầu sử dụng Hao mòn năm Số tháng TKH

Năm theo dõi Hao mòn lũy kế Số tháng TKH còn lại

Khấu hao tháng Khấu hao lũy kế Kích hoat:

 Khi đơn vị có nhu cầu bổ sung tài sản

Quy trình thực hiện:

 Bước 1: Từ danh sách các tài sản mới(mua sắm mới, nhận biếu), nhân viên quản lý tài

sản lập Hồ sơ tài sản gồm các thông tin như trong đầu ra và các thông tin kê khai, công khai theo đúng quy định của pháp luật;

 Bước 2: Lưu trữ, quản lý Hồ sơ tài sản

 Giao diện phần mềm phải cho phép người dùng lập Hồ sơ tài sản theo những thông tin trong phần Đầu ra và các thông tin bắt buộc liên quan đến kê khai, công khai tài sản theo đúng quy định của pháp luật;

 Giao diện cho phép quản lý, sửa thông tin Hồ sơ tài sản

 Với các tài sản đã phát sinh chứng từ như Ghi tăng, Đánh giá lại, Thay đổi thông tin, thì

sẽ không được sửa lại các thông tin về giá trị và thông tin kê khai của tài sản Đồng thời, các tài sản này sẽ không được xóa khỏi danh sách tài sản

 Bước 1: Từ Hồ sơ tài sản của tài sản, lấy các thông tin Mã tài sản, tên tài sản, bộ phận sử

dụng, nguyên giá, hao mòn lũy kế, giá trị còn lại;

 Bước 2: Ghi các thông tin về tài sản ở trên vào Sổ ghi tăng

Định dạng
Số trang	70
Dung lượng	2,27 MB