HDSD phần mềm ohotel

Các chi phí phát sinh của khách sạn/ nhà nghỉ nếu có.Xem các thông tin về giao ca, doanh thu, chi phí để biết chính xác số tiền đang có Giao ca cho từng nhân viên hoặc giữa các nhân viên

Các ký hiệu và chức năng.

Thoát khỏi toàn bộ hệ thống

Đăng xuất để chuyển sang tài khoản khác

Đổi mật khẩu đăng nhập

Tạo các tài khoản cho từng nhân viên, và phần quyền cho các nhân viên

Tạo thông tin khách sạn- nhà nghỉ và số điện thọa cố định và hotline

Thiết lập thời gian dọn phòng, thời gian làm tròn giờ, máy in

Đăng nhập tài khoản email để nhận các báo cáo doanh thu theo ngày/ tuần/ tháng.

Thiết lập thêm số phòng, số phòng, mã phòng

Thiết lập loại phòng ( phòng đơn, phòng đôi, phòng VIP,…)

Chỉnh các thông số như giá phòng nghỉ giờ, nghỉ qua đêm, ngày đêmgiờ đến sớm hay ra muộn cho và giá cho từng loại phòng

Thêm các sản phẩm hiện có gồm có số lượng, đơn giá, nhà cung cấp, tên lô hàng,

Cập nhật dịch vụ bán hàng cho khách lẻ hoặc khách nghỉ gồm mã sản phẩm

số lượng và giá tiền

Các chi phí phát sinh của khách sạn/ nhà nghỉ nếu có.

Xem các thông tin về giao ca, doanh thu, chi phí để biết chính xác số tiền đang có

Giao ca cho từng nhân viên hoặc giữa các nhân viên với nhau

Xem các danh sách khách hàng đang nghỉ hoặc tùy chỉnh các thông tin của khách

Xem tổng doanh thu tùy chỉnh theo khung thời gian

Xem tình hình công nợ

Xem lại thời gian khách đổi phòng

Xem lại thời gian nhập kho

Xem lại thời gian xuất kho

Báo cáo tình trạng tồn kho

Thiết lập in bảng kê tổng thu chi

xem lịch sử các thời gian đăng nhập hệ thống và lịch sử nhân viên làm việc

Xem lại lịch sử thu tiền

Xem lại lịch sử giao ca

Hướng dẫn cài đặt và sử dụng phần mềm

Thông tin liên hệ để giải đáp thắc mắc, hỗ trợ kỹ thuật, đăng ký bản quyền

Tên phần mềm và phiên bản phần mềm

Đăng ký sử dụng bản quyền hay các thông tin về bản quyền

Các bước tiến trình cài đặt tham số cho phần mềm quản lý khách sạn/ nhà nghỉ

Bước 1: bật máy tính và tìm trên màn hình Desktop tên phần mềm” OHOTEL 4.7”

Sau đó đăng nhập bằng tài khoản của chủ cơ sở hoặc của nhân viên

Ví dụ như sau

Tài khoản: huongpv

Pass: 123456

Thông thường tài khoản của khách hàng sẽ là tên khách hàng, mật khẩu là 123456 ( mật khẩu có

khách hàng nên đổi sau khi thiết lập các bước dưới đây)

Vd:

Tài khoản: admin

Mật khẩu: 123456

Sau khi đăng nhập xong bạn thấy xuất hiện giao diện phần mềm như hình dưới.

Bước 2: Tạo lập số phòng và mã loại phòng

Mã phòng tương ứng với loại phòng ( VD: Số 1 tương ứng với Phòng VIP)

Tạo số phòng ứng với từng số phòng của khách sạn/ nhà nghỉ

Thêm” mã phòng “tương ứng với “Tên phòng “và tương ứng với “mã loại phòng” như đã tạo trên bước trên VD: phòng 201 tương ứng với mã loại phòng là 1 ( 1 là phòng VIP như đã tạo

ở bước trên)

Cài đặt bảng giá cho từng loại phòng

Đây là bước quan trọng nhất để phần mềm có thể chạy chính xác và tính toán chính xác nhất

Chọn mã loại phòng tương ứng, sau đó:

- Tùy chỉnh giá qua đêm

- Tùy chỉnh giá ngày đêm

- Giá theo tuần/ tháng ( nếu có)

- Các mốc cấm nghỉ giờ/ mốc chốt nghỉ đêm/ mốc chốt nghỉ ngày

- Tùy chỉnh giá phòng thuê theo giờ/ số giờ nghỉ đêm vào sớm, ra muộn/ số giờ nghỉ ngày vào sớm, ra muộn

VD: khách thuê phòng theo giờ Giá phòng là 100.000/ 2h Mỗi giờ tiếp theo là 20.000đ và

cứ tiếp tục 2h tiếp theo là 40.000đ Thông thường từ trong khoảng 1-2h khách hàng sẽ mất 100.000đ ( tương đương 100.000đ/2h đầu) Nếu khách ở thêm 1h nữa thì khách phải trả thêm 20.000đ

- Tương tự như thế số giờ nghỉ đêm vào sớm nếu sớm 1h tương ứng với 20.000đ, ra muộn 1h tương ứng với 20.000đ ( giá tiền tùy thuộc vào từng khách sạn/ nhà nghỉ)

VD: Với mốc chốt nghỉ đêm là 20h đến 10h sáng hôm sau Nếu khách vào lúc 19h tối tức là sớm hơn 1h so với mức chốt nghỉ đêm ( mốc 20h) thì khách đó vào sớm hơn 1h nên máy sẽ tính thêm 20.000đ

Tương tự như số giờ nghỉ ngày vào sớm ra muộn

Tạo các mặt hàng trong kho( các loại nước uống, thuốc lá, )

và đơn giá của từng loại

Tự chọn mã dịch vụ và tên dịch vụ tương ứng sau đó tự nhập đơn vị và đơn giá cho từng sản

phẩm sau đó bấm vào”Thêm”

Tưng tự như vậy với các sản phẩm khác mà khách sạn/ nhà nghỉ đang có bán

Sau đó bạn vào mục để nhập số lượng mà bạn đang có trong kho

Bấm vào mã hàng bên tay trái sau đó nhìn sang bên phải bạn nhập số lượng hàng có trong

kho vào mục “ số lượng nhập” và điền tổng số tiền của sản phầm vào mục “ Tổng số tiền” Sau đó bấm vào “ thêm vào danh sách nhập kho” và bấm “ lưu”

Vào mục email để thiết lập email tự động gửi báo cáo thống kê

Điền tên email của chủ cơ sở và mật khẩu “ pass” và tùy chọn loại hình gửi báo cáo theo

ngày/ tuần/ tháng

Vào mục cái đặt để thiết lập các thông số ( thời gian làm tròn giờ, thời gian dọn phòng, thiết lập máy in,…)

Tùy chỉnh thời gian dọn phòng, thời gian làm tròn giờ ( vd: khách vào phòng lúc 18h nhưng

khách trả phòng lúc 19h45 thì máy sẽ tính tròn 2h thuê phòng), và tùy chỉnh số bản in và

chọn loại máy in Thời gian trễ là khoảng thời gian khách vào dưới 1h thì vẫn tính là 1h , ví

dụ: khách vào 15p rồi ra thì hệ thống vẫn tính là 1h thuê phòng

vào mục Tài khoản để phân quyền cho từng nhân viên

- Tạo tên “ tài khoản” và tên “ người dùng” và “ mật khẩu” cho từng nhân viên Sau đó sang mục “ Phân quyền” để phân quyền cho nhân viên.

Thông thường bạn nên cho nhân viên những quyền như trên hình trên, bạn đánh dấu để chọn

và ấn “ lưu”

Lưu ý: Mỗi nhân viên sẽ có 1 tài khoản riêng và mật khẩu riêng nên yêu cầu nhân viên đó

phải nhớ được tài khoản và mật khẩu của mình.

vào phần khách sạn để thay Tên khách sạn/ nhà nghỉ, số điện thoại, địa chỉ,…

Hướng dẫn sử dụng các tính năng.

Phần dành cho nhân viên.

Khi khách vào khách sạn/ nhà nghỉ nhân viên sẽ nhìn trên màn hình theo dõi xem phòng nào còn trống và laoij phòng thích hợp nhất cho khách thuê ( các phòng trống có màu xanh )

Sau đó nhân viên kích chuột phải vào phòng đó trên màn hình sẽ xuất hiện như hình dưới

nhân viên click chuột vào “ khách thuê phòng”

Sau đó nhân viên nhập số CMND và Tên khách hàng ( bắt buộc giúp quản lý thông tin

khách) các mục còn lại có thể không cần thiết

Chọn hình thức nghỉ theo giờ/ hay qua đêm/ ngày cho khách, nếu khách có đặt tiền trước thì

ghi số tiền khách đã đặt vào mục” đặt trước” nếu khách có phát sinh các chi phí khác nhân viên ghi số tiền vào phần “ phụ thu” và phải ghi vào mục “ ghi chú” nêu rõ lý do phụ thu hay “ giảm trừ” sau khi nhập các thông tin xong nhân viên click chuột vào mục “ thêm vào phòng” và “ lưu”.

“Giảm trừ” trong các trường hợp sau : khi đã hết loại phòng 2 chỉ có loại phòng 3 khách lại

có 1-2 người, khi đó không thể tính tiền cho khách giá phòng 3 được, giá phải tính theo giá

phòng đơn hay phòng đôi, nên nhân viên phải nhập vào mục “ giảm trừ” bằng số tiền của giá

phòng đơn hoặc đôi

Nếu khách có gọi đồ uống hay bất cứ dịch vụ nào đang kinh doanh, nhân viên di chuột đến

phòng của khách tương ứng và click chuột phải vào màn hình chọn “ cập nhật dịch vụ”

Sau đó chọn các dịch vụ và số lượng nhập, nếu khách trả tiền thì ghi số tiền khách trả vào

mục “ trả” nếu còn nợ lại thì ghi số tiền khách còn “ nợ” còn nếu khách chưa “ trả” thì để trống và “ thêm vào giỏ hàng” và “ lưu”.

Nếu khách không hài lòng với phòng đang thuê, khách muốn đổi phòng khác, nhân viên chỉ cần thao tác chuột phải vào phòng khách đang thuê và click vào mục “ đổi phòng” sau đó

Chọn phòng còn trống cho khách thuê, nếu khách thuê muốn chuyển sang phòng có giá tiền

tương đương, bạn chỉ cần chọn vào mục “ chuyển thời gian từ phòng cũ sang phòng mới” Nếu phòng cần chuyển sang có giá trị cao hơn, bạn chọn mục “ chuyển tiền từ phòng cũ sang phòng mới” và ghi “số tiền cộng thêm” ( tiền chênh) và “ đổi phòng”

Khi khách trả phòng, nhân viên chỉ cần click chuột phải vào phòng mà khách trả vào mục “ trả phòng”.

Có đầy đủ các thông tin như: thời gian nhận và trả phòng, tên khách hàng, phần ghi chú, số tiền phòng, tiền dịch vụ, các mục giảm trừ, phụ thu, và số tiền khách phải trả, sau đó in hóa đơn cho khách.

Mẫu hóa đơn sau khi in ( hình trên), hóa đơn ghi rất chi tiết và rành mạch, đầy đủ các thông tin và chuyên nhiệp.

khi giữa 2 nhân viên giao ca cho nhau.

Cần thao tác ghi mật khẩu của nhân viên giao ca và nhân viên được giao ca nhập các thông

số như tên truy cập của nhân viên được giao ca và mật khẩu cũng như số tiền nhân viên giao

ca đã thu được

Xem báo cáo về tình trạng hàng có trong kho, số lượng nhập,số lượng bán ra, và số lượng tồn kho.

Mục báo cáo “ nhập kho” thống kê cho thấy được số lượng và tên hàng nhập và thời gian

nhập, bạn có thể tùy chỉnh thời gian để xem

Mục báo cáo “ xuất kho” thống kê cho thấy số lượng hàng đã bán ra, phòng nào mua, và thời

điểm, giá tiền

Mục báo cáo “ tồn kho” sẽ hiện thị cho ta thấy được số lượng các mặt hàng còn lại.

xem các chi phí phát sinh

Xem các chi phí phát sinh ( chi phí nhập hàng) nếu có các chi phí khác yêu cầu ghi sang mục

“ số tiền” và bắt buộc phải ghi vào mục “ nội dung” lý do phát sinh Nếu lô hàng nhập đã thanh toán rồi thì click chuột vào ô “ đã thanh toán”.

xem nội dung giao dịch.

Thống kê đầy đủ các chi phí, doanh thu và tổng tiền phải thu lại của nhân viên sau khi trừ đi các chi phí phát sinh

liên hệ với bộ phận kỹ thuật để được hỗ trợ 24/24.