Xây dựng phần mềm Quản Lý Bán Hàng

Xây dựng phần mềm Quản Lý Bán Hàng

MỤC LỤC

Trang

2.4 Các thuật toán chương trình 39

2.4.1 Thuật toán đăng nhập 39

2.4.2 Thuật toán nhập dữ liệu 40

2.4.3 Thuật toán sửa bản ghi 41

.41

Người dùng tìm và chạy File: Quản lý bán hàng.Exe thì hộp thoại đăng nhập xuất hiện Khi hộp thoại xuất hiện rồi người dùng muốn truy cập phải khai báo tên và mật khẩu vào máy để máy kiểm tra sau đó bạn nháy chuột vào nút Đăng nhập Nếu tên và mật khẩu của người sử dụng vừa khai báo phù hợp với tên và mật khẩu có trong máy mà ta đã đăng ký trước đó thì người dùng sẽ truy cập vào giao diện chính của chương trình 48

Ngược lại nếu tên và mật khẩu của người dùng vừa khai báo mà không đúng thì máy sẽ đưa ra hộp thoại với lời đề nghị “ UserNAme or Password của bạn không hợp lệ” lúc đó bạn dùng muốn truy cập tiếp đúng thì phải khai báo lại sao cho phù hợp Còn nếu bạn không muốn truy cập chương trình thì bạn hãy thoát ra khỏi chương trình bằng cách nhấn vào nút Cancel 48

LỜI NÓI ĐẦU

Trong thời đại công nghệ thông tin hiện nay, sự trao đổi thông tin đã trở thành nhu cầu thiết yếu không thể thiếu đối với mỗi quốc gia nói riêng và trên toàn thế giới nói chung Sự phát triển của công nghệ thông tin được xem là kim chỉ nam cho những bước phát triển mới, cho những mục tiêu mới và luôn gắn chặt với các ứng dụng khoa học kỹ thuật và sự phát triển của nền kinh tế

Vì thế, ngày nay phát triển công nghệ thông tin là xây dựng cơ sở hạ tầng, làm nền tảng vững chắc để xây dựng và phát triển nền kinh tế vững mạnh Trong xu thế ấy việc đưa

GVHD : Thầy Phạm Văn Tịch SVTH : Phí Thị Nhàn – TH40C1

tin học vào thực hiện mục tiêu quản lý của các Doanh nghiệp và trong toàn bộ nền kinh tế tuy muộn màng nhưng đã và đang đạt được những thành tựu đáng kể Việc tin học hoá từng bước trong công tác quản lý, khai thác và điều hành kinh doanh là một đòi hỏi ngày càng cấp thiết

và hơn bao giờ hết, trong sự phát triển vượt bậc của nền kinh tế thì hiệu quả quản lý là một lĩnh vực được nhà quản lý quan tâm và điều này phụ thuộc rất nhiều vào hệ thống thông tin

mà cụ thể là các chương trình quản lý dựa trên máy tính Giờ đây máy tính đã và đang trở thành một vật dụng rất cần thiết trong quá trình làm việc của con người Nó giúp cho con người giải phóng sức lao động, thực hiện những công việc mà trước kia con người phải làm rất khó khăn mất rất nhiều thời gian , công sức mà hiệu quả mang lại chưa cao

Công ty Cổ phần tập đoàn Nhựa Đông Á cũng như các tổ chức doanh nghiệp khác trong cả nước đang từng bước tiếp cận, đưa tin học vào trong quá trình sản xuất kinh doanh đặc biệt là trong mục tiêu quản lý kinh tế Song song với hoạt động sản xuất kinh doanh ngày càng mở rộng thì đòi hỏi một hệ thống thông tin tốt là cần thiết hơn bao giờ hết đối với doanh nghiệp Vì vậy, việc nghiên cứu và phát triển hệ thống thông tin Quản lý bán hàng nói riêng và hệ thống thông tin quản lý nói chung là việc làm phù hợp với yêu cầu nội tại của Công ty

Là một sinh viên khoa Tin - Kế toán , qua thời gian học tập tại trường và tìm hiểu thực tế tại Công ty, em đã lựa chọn đề tài nghiên cứu cho chuyên đề tốt nghiệp

của mình là: “Xây dựng phần mềm Quản Lý Bán Hàng” phục vụ cho việc quản lý

bán hàng của Công ty cũng như việc tính toán của các phòng ban khác nhằm củng cố

và ứng dụng những kiến thức đã học trong thời gian học tập tại trường

Do trình độ chuyên môn còn hạn chế và thời gian thực tập có hạn nên chuyên

đề của em không thể tránh được những thiếu sót Em rất mong nhận được những ý kiến đóng góp của thầy cô để báo cáo của em được hoàn thiện hơn và giúp em vững vàng hơn trong công tác chuyên môn sau này Em xin chân thành cảm ơn !

Em xin chân thành cảm ơn sâu sắc về sự hướng dẫn, chỉ bảo nhiệt tình của các

thầy cô giáo trong trường , đặc biệt là thầy giáo Phạm Văn Tịch - Giảng viên Khoa

Hệ thống thông tin kinh tế đã giúp đỡ em hoàn thành chuyên đề thực tập này.

Em cũng xin chân thành cảm ơn ban lãnh đạo, cùng toàn thể cán bộ công nhân

viên trong Công ty Cổ phần Tập đoàn Nhựa Đông Á đã giúp đỡ em trong thời gian

thực tập vừa qua

Hưng Yên , ngày tháng năm 2010 Sinh viên thực hiện

Phí Thị Nhàn

Chương 1 : Khảo sát và đánh giá hệ thống Quản lý bán hàng tại

Công ty Cổ phần Tập đoàn Nhựa Đông Á

1.1 Giới thiệu về Công ty Cổ phần Tập đoàn Nhựa Đông Á

1.1.1 Giới thiệu chung :

Tên công ty Công ty Cổ phần Tập đoàn Nhựa Đông Á

GVHD : Thầy Phạm Văn Tịch SVTH : Phí Thị Nhàn – TH40C2

Tên viết tắt Công ty Nhựa Đông Á

Biểu tượng

Người đại

diện

Trần Thị Lê Hải - Chức vụ: Giám đốc

Trụ sở Khu CN Châu Sơn, Phủ Lý, Hà Nam

Văn phòng Tầng 6 – Toà nhà DMC – 535 Kim Mã – Hà Nội

1.1 2 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty

Công ty Cổ phần Tập đoàn Nhựa Đông Á tiền thân là công ty liên doanh với đối tác Đài Loan chuyên sản xuất sản phẩm nhựa mang thương hiệu Đông Á Sau khi mua toàn bộ phần vốn góp của đối tác nước ngoài, đã được chuyển thành Công ty TNHH Thương mại và Sản xuất Nhựa Đông Á

Năm 2001:

Công ty TNHH Thương mại và Sản xuất Nhựa Đông Á chính thức được thành lập: Vốn điều lệ: 5 tỷ đồng

Lao động: hơn 50 lao động

Trụ sở: 41 Hàng Nón – Hoàn Kiếm – Hà Nội

Năm 2006: Là năm Công ty có những bước tiến đột phá, bao gồm:

Hoàn thiện về cơ bản xây dựng xong 2 nhà máy tại hai KCN Châu Sơn – Hà Nam và KCN Ngọc Hồi

Đầu tư phần mềm quản trị nguồn lực doanh nghiệp Oracle (FPT triển khai) Tiến hành chuyển đổi hình thức công ty từ Công ty TNHH Sản xuất và Thương mại Nhựa Đông Á sang Công ty Cổ phần Tập đoàn Nhựa Đông Á và thành lập các công ty thành viên theo mô hình công ty mẹ - con, công ty liên kết

GVHD : Thầy Phạm Văn Tịch SVTH : Phí Thị Nhàn – TH40C3

Tháng 3/2007, Công ty Cổ phần Tập đoàn Nhựa Đông Á thành lập 2 Công ty con là:Công ty TNHH một thành viên Nhựa Đông Á, có trụ sở tại Khu công nghiệp Châu Sơn - Hà Nam (tiền thân là Nhà máy nhựa Đông Á đặt tại Thanh Trì – Hà Nội).

Công ty TNHH SmartWindows địa chỉ tại Khu Công nghiệp Ngọc Hồi, Thanh Trì, Hà Nội (tiền thân là Nhà máy lắp ráp cửa nhựa SmartWindows)

Trong Quý II/2007, Công ty Cổ phần Tập đoàn Nhựa Đông Á đang tiến hành thành lập Công ty TNHH Một thành viên Nhựa Đông Á Sài Gòn có nhà máy đặt tại Khu công nghiệp Tân Tạo

Tiến hành hoàn thiện và định giá công ty, chuẩn bị các điều kiện để niêm yết chứng khoán lên sàn giao dịch chứng khoán chính thức, dự kiến Quý I/2008;

Dự kiến trong Quý III/2007, Công ty sẽ hoàn thành dự án đầu tư xây dựng Nhà máy lắp ráp cửa SmartWindows tại Khu công nghiệp Tân Tạo Tp HCM và Nhà máy sản xuất Bạt tại Khu công nghiệp Hà Nam

Ngày 14/5/2007, Công ty Cổ phần Tập đoàn Nhựa Đông Á chính thức làm lễ khánh thành đi vào hoạt động 2 nhà máy tại KCN Ngọc Hồi và Khu Công nghiệp Hà Nam

Ngày 14/5/2007, ký hợp đồng hợp tác toàn diện với Ngân hàng Đầu tư và phát triển

Việt Nam - Chi nhánh Quang Trung

1.1.3 Ngành nghề kinh doanh của Công ty:

Hiện tại, Công ty Cổ phần tập đoàn Nhựa Đông Á được phép hoạt động trong lĩnh vực:

* Sản xuất các sản phẩm, vật liệu phục vụ trong xây dựng và trang trí nội ngoại thất; *Xây dựng các công trình dân dụng, công nghiệp, giao thông, thuỷ lợi;

*Buôn bán máy móc, thiết bị phục vụ ngành xây dựng, công nghiệp, giao thông; *Đại lý mua, bán, ký gửi hàng hoá;

*Kinh doanh vật liệu xây dựng, trang thiết bị nội ngoại thất;

*Kinh doanh bất động sản, nhà ở;

*Dịch vụ vận tải hàng hoá, vận chuyển hành khách;

GVHD : Thầy Phạm Văn Tịch SVTH : Phí Thị Nhàn – TH40C4

1.1.4 Sơ đồ tổ chức của Công ty

* Cơ cấu tổ chức :

Cơ cấu tổ chức của công ty được xây dựng dựa trên nguyên tắc gọn nhẹ, linh hoạt, hiệu quả Việc điều hành công ty được thực hiện theo nguyên tắc trực tuyến nhằm phát huy hết khả năng, nội lực của các thành viên trong công ty

* Hệ thống chức năng của công ty :

- Giám đốc : là người đứng đầu công ty quản lý toàn bộ công ty, có trách nhiệm về

mọi mặt hoạt động tổ chức kinh doanh, kỹ thuật và là người chịu trách nhiệm trước pháp luật

- Phó Giám đốc: Là người đứng sau trợ giúp cho Giám đốc , có chức năng chỉ huy,

điều hành cụ thể lĩnh vực mình nắm giữ, Phó Giám đốc sẽ trực tiếp ban chỉ thị từ Giám đốc tới các phòng ban, giao nhiệm vụ cho các phòng ban đồng thời chịu trách nhiệm về các phòng ban mà mình quản lý

- Phòng tổ chức hành chính: Có chức năng tham mưu cho Giám đốc việc đào tạo

tuyển dụng, xa thải công nhân viên, quản lý công nhân viên của công ty,ngoài ra phòng hành chính còn nghiên cứu, đề xuất những biện pháp giúp Giám đốc chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra đôn đốc công nhân viên thực hiện các nội quy, quy chế của công ty

- Phòng kế toán tài chính: có nhiệm vụ quản lý lương nhân viên, quản lý thu , chi và

tình hình tài chính của công ty

- Phòng kinh doanh : Đây là bộ phận có đội ngũ nhân viên có năng lực chuyên môn

cao, có kiến thức sâu trong lĩnh vực kinh doanh và nắm bắt thị trường kinh doanh Có

Phòng kinh doanh

Phòng

kỹ thuật

Phòng bảo hành

Phòng marketingGiám đốc

5

thể nói đây chính là đầu ra quyết định sự phát triển của công ty Phòng này có nhiệm

vụ khai thác khách hàng, tìm kiếm và mở rộng thị trường

- Phòng kỹ thuật: Đây là mắt xích quan trọng với phòng kinh doanh, có đội ngũ nhân

viên với trình độ chuyên môn cao, nhiệm vụ chính là tạo ra sản phẩm có chất lượng cao đáp ứng nhu cầu của khách hàng Luôn song hành với phòng kinh doanh để đẩy mạnh quá trình phát triển của công ty

- Phòng Bảo hành: Thực hiện công tác bảo hành sản phẩm SmartWindows.

- Phòng Marketing: Nghiên cứu, phát triển thị trường, quảng bá thương hiệu cho toàn

Công ty Phòng có nhiệm vụ tiến hành tìm hiểu nhu cầu thị trường, khảo sát mức độ tin cậy của người tiêu dùng đối với sản phẩm của công ty, nhằm xây dựng thương hiệu Nhựa Đông Á ngày càng vững mạnh

Hiện nay, hoạt động nghiên cứu thị trường do Phòng Marketing của Công ty đặc trách Công ty đã tiến hành triển khai hoạt động nghiên cứu thị trường dưới nhiều hình thức khác nhau, cụ thể như sau:

Tiến hành thu thập ý kiến người tiêu dùng trong quá trình bán hàng thông qua đội ngũ nhân viên tiếp thị của công ty và cửa hàng phân phối, từ đó công ty luôn nhận được những thông tin phản hồi để cải tiến sản phẩm và sản xuất sản phẩm mới Bên cạnh

đó, việc thu thập thông tin từ các đại lý tiêu thụ và khách hàng giúp công ty có những biện pháp quản lý hiệu quả để đối phó với nạn hàng giả , hàng kém chất lượng.Các hoạt động nghiên cứu thị trường đã có tác động rất tích cực đến chiến lược kinh doanh sản xuất của Công ty, góp phần không nhỏ đến sự tăng trưởng Doanh thu và lợi nhuận của công ty trong những năm qua

1.1.5 Hoạt động Marketing của Công ty

* Hoạt động quảng cáo thương hiệu :

Công ty đã áp dụng các hoạt động để quảng bá thương hiệu, tăng cường uy tín của Nhựa Đông Á trên thương trường Bên cạnh việc tham gia quảng cáo sản phẩm trực tiếp trên các phương tiện thông tin đại chúng như báo, đài, kênh truyền hình, tổ chức gắn các bảng hiệu quảng cáo ngoài trời, Nhựa Đông Á cũng đẩy mạnh phát triển

thương hiệu thông qua các hoạt động xã hội, văn hóa, tham gia giới thiệu sản phẩm tạicác chương trình truyền hình như Chương trình bản tin tài chính, hãy chọn giá đúng, chắp cánh thương hiệu …

Công ty cũng đã giới thiệu sản phẩm và thương hiệu thông qua việc tham gia nhiều chương trình hội chợ thương mại trong nước và quốc tế Đặc biệt các hội chợ hàng tiêu dùng như: Hội chợ Hàng Việt Nam Chất Lượng Cao, Sao Vàng Đất Việt, Hội chợ VietBuildings

Ngoài ra, Công ty cũng đẩy mạnh hoạt động quảng cáo thông qua việc trưng bày bảng hiệu, áp phích giới thiệu sản phẩm Nhựa Đông Á và địa chỉ Website:

http://www.nhuadonga.com.vn

GVHD : Thầy Phạm Văn Tịch SVTH : Phí Thị Nhàn – TH40C6

* Hệ thống phân phối :

Công ty đã ban hành quy chế cửa hàng bán sản phẩm từ nhiều năm nay và đang áp dụng rất hiệu quả Bên cạnh đó, công ty vẫn không ngừng cải tiến, hoàn thiện quy chế này để phục vụ các khách hàng và các cửa hàng ngày càng tốt hơn Hệ thống cửa hàng phân phối do công ty trực tiếp quản lý đang vận hành rất tốt, hiện nay công ty đang có hơn 300 cửa hàng đại lý bán sản phẩm

Biểu đồ : Mạng lưới phân phối của Công ty CPTĐ Nhựa Đông Á

Đến nay Công ty đã xây dựng được hệ thống mạng lưới tiêu thụ rộng khắp cả nước, trong đó tập trung chủ yếu tại Hà Nội, Bắc Ninh, Thanh Hoá, Nghệ An Sản phẩm của Công ty được tiêu thụ chủ yếu qua 3 kênh phân phối:

- Cửa hàng đại lý bán sản phẩm : Kênh phân phối chính của Công ty (Đại lý, các công ty tư vấn thiết kế, các nhà thầu xây dựng)

- Khách hàng riêng lẻ : Là các cá nhân đến mua hàng trực tiếp tại Showroom

- Dự án : Thông qua việc đấu thầu các công trình xây dựng, Đông Á đã cung cấp tới các Công ty, tổ chức với quy mô lớn

Để khuyến khích các đại lý tiêu thụ sản phẩm, công ty luôn có chế độ ưu đãi đặc biệt theo doanh số bán hàng: Các đại lý được hưởng hoa hồng môi giới khi giới thiệu cho Công ty ký hợp đồng với các khách hàng lớn; khi tiêu thụ với khối lượng lớn, đại lý được hưởng chiết khấu; các đại lý đạt chỉ tiêu kế hoạch được tổ chức đi nghỉ mát, thưởng bằng tiền, hiện vật

Với đặc thù các sản phẩm nhựa dùng trong công nghiệp xây dựng và trang trí nội thất nhẹ nhưng cồng kềnh nên chi phí vận chuyển tương đối cao, làm giảm năng lực cạnh tranh của công ty khi đi tiêu thụ ở xa địa bàn Hà Nội đặc biệt trong tình hình giá xăng

dầu trên thế giới đang biến động mạnh Do vậy, thị trường tiêu thụ của Công ty hiện tập trung chủ yếu ở khu vực Nghệ An trở ra Công ty Cổ phần Tập đoàn Nhựa Đông Á hiện đang đẩy mạnh việc tiêu thụ các sản phẩm tại các tỉnh miền Trung và miền Nam thông qua việc triển khai xây dựng các nhà máy và mạng lưới tiêu thụ tại 2 khu vực này, tiến tới hoàn thiện mạng lưới tiêu thụ trên toàn quốc.

* Chính sách giá :

Với máy móc thiết bị hiện đại và luôn được đầu tư mới, sản phẩm do công ty sản xuất luôn đạt được các tiêu chuẩn về chất lượng cao và được người tiêu dùng đánh giá cao Đồng thời với việc chủ động được nguồn nguyên vật liệu thông qua việc dự trữ

nguyên liệu, sản xuất bán thành phẩm, tiết kiệm tối đa những tiêu hao trong quy trình sản xuất, sản phẩm của Công ty luôn ổn định được giá bán trong điều kiện thị trường đang tăng giá Mặc dù vậy, công ty không đưa ra kế hoạch giảm giá bán để cạnh tranh với các đối thủ mà thông qua việc tăng cường nâng cao chất lượng sản phẩm từ đó tăng cường được năng lực cạnh tranh của mình

1.1.6 Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý bán hàng tại công ty

Cổ phần Tập đoàn Nhựa Đông Á

Hiện nay công nghệ thông tin là một lĩnh vực phát triển mạnh mẽ và nó ngày càng đóng vai trò quan trọng trong đời sống xã hội Nhận thức được tầm quan trọng của CNTT nên công ty đã và đang từng bước triển khai việc áp dụng CNTT vào sản xuất

và kinh doanh Hiện nay hầu hết các phòng ban trong công ty đều có máy vi tính, máy

in, máy fax, sự có mặt của các thiết bị tin học đó đã làm giảm đáng kể khối lượng công việc mà các nhân viên phải làm trướckia, các hoạt động trong công ty đựoc xử lý nhanh hơn, năng suất công việc do đó được tăng lên rõ rệt, hiệu quả cao, giảm chi phí đem lại rất nhiều lợi ích cho công ty

Một số máy trong công ty đã được nối mạng nội bộ (LAN) điều này làm cho công việc được thực hiện nhanh hơn nhờ sự linh động trong luân chuyển dữ liệu do đuợc chia sẻ dùng chung, có thể thực hiện nhiều công việc cùng một lúc trên các máy tính khác nhau,

dữ liệu được lưu chung trên máy chủ thuận tiện cho việc quản lý cơ sở dữ liệu

Tuy nhiên việc ứng dụng CNTT mới chỉ dừng lại ở mức sơ khai chứ chưa thật sự là chuyên nghiệp Chưa có các phần mềm lưu trữ và xử lý dữ liệu một cách chuyên nghiệp Các công việc kế toán được làm trên phần mềm Microsoft Excel không đảm bảo được sự nhất quán trong việc xử lý dữ liệu, các công việc vẫn mang tính thủ công khá tốn công sức đòi hỏi phải áp dụng các phận mềm mạnh hơn, tiện dụng hơn Đặc biệt trong lĩnh vực quản lý bán hàng

Quản lý bán hàng là lĩnh vức khá phức tạp trong công tác kế toán Nó đòi hỏi sự chính xác cao xử lý công việc thật nhanh chóng vì nó ảnh hưởng trực tiếp đến sản xuất

do đó ành hưởng trực tiếp đến hiệu quả kinh doanh của công ty

Qua quá trình tìm hiểu em nhận thấy hiện tại của hệ thống quản lý bán hàng tại Công

ty Cổ phần Tập đoàn Nhựa Đông Á không đáp ứng được các thông tin của kế toán

GVHD : Thầy Phạm Văn Tịch SVTH : Phí Thị Nhàn – TH40C8

Từ những hạn chế và khó khăn trên đòi hỏi phải có một phần mềm chuyên nghiệp cho công tác quản lý bán hàng tại công ty

1.2 Tên đề tài, lý do chọn đề tài, thực trạng của đề tài, sự cần thiết và tính khả thi của đề tài, điều kiện thực hiện đề tài

Hiện tại, bộ máy Quản lý bán hàng vẫn do con người trực tiếp kiểm kê, nhập, xuất, ghi chứng từ, Hóa đơn nhập xuất Vấn đề đó sẽ rất dễ gây nhầm lẫn, mệt mỏi Muốn kiểm tra, tìm kiếm chứng từ, Hóa đơn , hay loại hàng hoá nào đó, người quản lý bán hàng phải tra cứu trên sổ sách, giấy tờ, cộng sổ xem cuối kỳ tình hình tài chính là bao nhiêu Em nhận thấy máy tính có thể trợ giúp( làm thay) con người những công việc trên Đó là những vấn đề nổi cộm cần phải được giải quyết ngay ở Công ty Chính

vì những bất cập và hạn chế trên trong bộ máy Quản Lý Bán Hàng, nên em quyết định

chọn đề tài: “ Xây dựng phần mềm Quản Lý Bán Hàng tại Công ty Cổ phần Tập đoàn Nhựa Đông Á”.

bộ phận của công ty thống kê đưa ra báo cáo tình hình nhập, xuất, tồn Sau đó lọc các báo cáo, để làm công việc này mất nhiều thời gian Công việc ghi chép quản lý tên, kí hiệu hàng hoá còn chưa thống nhất gây khó khăn cho người có trách nhiệm quản lý theo dõi tổng hợp Từ đó dẫn đến việc sai sót trong việc quản lý bán hàng làm ảnh hưởng nghiêm trọng đến quá trình hoạch toán kinh doanh của công ty

Với những lí do trên việc xây dựng phầm mềm quản lý bán hàng của công ty là rất cần thiết đáp ứng được thông tin trong công tác quản lý một cách nhanh nhất, chính

GVHD : Thầy Phạm Văn Tịch SVTH : Phí Thị Nhàn – TH40C9

xác nhất và đạt hiệu quả kinh doanh cao nhất Làm giảm bớt thời gian sức lao động của công nhân viên, tiết kiệm một khoản phí cho công ty

GVHD : Thầy Phạm Văn Tịch SVTH : Phí Thị Nhàn – TH40C10

1.2.4 Sự cấp thiết của đề tài

Qua thời gian khảo sát việc quản lý bán hàng tại công ty, em nhận thấy đây là quá

trình chủ yếu trong hoạt động kinh doanh của công ty Ta có thể chỉ ra tính hạn chế của hệ thống , việc quản lý mang tính thủ công nó đã tồn tại từ những ngày công ty mới thành lập, khi đó nó rất thích hợp và phát huy hiệu quả Song đến thời điểm hiện nay nó trở nên bất cập do lượng sản phẩm nhập xuất diễn ra thường xuyên hơn, làm công việc giấy tờ trở nên tồn đọng, không giải quyết kịp thời và hay mắc sai sót.Tốn nhiều thời gian, công sức trong việc tổng hợp thống kê báo cáo

Việc tra cứu, tìm kiếm chọn lọc thông tin về sản phẩm mất nhiều công sức không thuận tiện , đầy đủ , chính xác

Khó thực hiện việc cập nhật thường xuyên các thông tin về nhập và xuất hàng và việc điều động nguồn nhân lực tốn kém về chi phí, lượng giấy tờ lưu trữ lớn và phải lưu trữ lại

Và như thế việc đưa ra công nghệ thông tin vào công tác quản lý là một điều tất yếu

1.2.5 Tính khả thi của đề tài

Trong hoàn cảnh xã hội tin học hoá như hiện nay ta càng thấy rõ vai trò của công nghệ thông tin trong cuộc sống Với tiềm lực về tài chính sẵn có, đội ngũ nhân viên kế toán có trình độ nhằm đáp ứng nhu cầu chính xác, đầy đủ nhanh chóng và khắc phục được các nhược điểm của phương pháp quản lý thủ công, thì việc đầu tư xây dựng cho mình một Phần mềm quản lý và dễ sử dụng là rất khả quan Điều kiện tin học hoá công tác quản lý bán hàng cho doanh nghiệp nói chung là không lớn bao gồm tài chính, con người, thời gian Nó là khâu trung gian để cập nhật thông tin một cách chính xác khi có sự thay đổi

1.2.6 Điều kiện để thực hiện đề tài:

Để giảm thiểu những nhược điểm của hệ thống cũ, hệ thống mới cần đáp ứng những yêu cầu sau :

- Hệ thống mới phải tối ưu hoá về tính năng sử dụng như phải dễ dàng cập nhập hoá đơn nhập xuất đưa ra báo cáo ngay theo yêu cầu ủa nhà quản lý

- Tự động hoá hệ thống tránh việc cập nhập thông tin một cách thủ công

- Hệ thống phải thân thiện với người sử dụng,hình ảnh minh hoạ dễ hiểu , giao diện đẹp và cách bố trí rõ ràng khoa học

- Đảm bảo tính toàn vẹn của dữ liệu

- Đảm bảo việc xử lý thông tin phục vụ việc kiểm soát và nắm chắc tình hình hoạt động của công ty

- Đảm bảo xử lý thông tin phục vụ từng yêu cầu cụ thể hàng tháng của người quản lý

- Đảm bảo một cách chính xác các số liệu, tránh nhầm lẫn đáng tiếc xảy ra, giúp công ty kinh doanh một cách hiệu quả kinh tế cao nhất

GVHD : Thầy Phạm Văn Tịch SVTH : Phí Thị Nhàn – TH40C11

1.3 Dữ liệu đầu vào , đầu ra và quy trình xử lý dữ liệu của hệ thống

1.3.1 Dữ liệu đầu vào và đầu ra

* Dữ liệu đầu vào

- Báo cáo công nợ phải trả

- Báo cáo công nợ phải thu

1.3.2 Quy trình xử lý dữ liệu

Đối với các doanh nghiệp kinh doanh , quản lý bán hàng là rất quan trọng, nó đảm bảo cho quá trình bán hàng được diễn ra liên tục và ngày càng phát triển Các hoạt động chính của việc quản lý bán hàng là:

*Quản lý nhập hàng:

Căn cứ vào số lượng hàng còn lại trong công ty thông qua báo cáo tồn và dựa vào bản dự trù của khách hàng đến xem sản phẩm và những khách hàng do nhân viên bán hàng khai thác được Phòng kinh doanh sẽ lập ra danh sách các loại hàng mà khách hàng cần và loại hàng mà công ty còn thiếu gửi lên giám đốc bán hàng, giám đốc bán hàng sẽ duyệt và sau đó gửi đơn đặt hàng vào nhà cung cấp Việc nhập hàng

từ nhà cung cấp được tiến hành thông qua đơn nhập hàng Khi nhập hàng về giám đốc bán hàng sẽ nhận hồ sơ và phiếu nhập đồng thời kiểm tra xem có khớp đúng với đơn đặt hàng hay không, hàng có bị hỏng và đảm bảo chất lượng hay không

+ Nếu khớp đúng với đơn đặt hàng và đảm bảo chất lượng thì giám đốc sẽ nhận hồ

sơ, và viết phiếu nhập và nhập hàng (mẫu phiếu nhập kho) và lưu lại phiếu nhập

+ Nếu không khớp đúng với đơn đặt hàng và không đảm bảo chất lượng thì giám đốc bán hàng sẽ trả lại số hàng đó cho nhà cung cấp và trường hợp hàng thiếu thì yêu cầu nhà cung cấp, cung cấp đầy đủ

Khi nhập hàng công ty có thể thanh toán bằng hình thức trả trực tiếp hoặc chuyển khoản Khi hàng về nhân viên công ty làm một số việc như: Cập nhập hoá đơn nhập và cập nhập tiền mua hàng của công ty …

* Quản lý xuất hàng :

Khi khách hàng tự tìm đến công ty hoặc khách hàng do nhân viên bán hàng tự khai thác được đến xem hàng của công ty thì nhân viên bán hàng đưa bảng báo giá Nếu có loại hàng mà khách hàng cần đang có tại công ty thì báo cho giám đốc , nếu chưa có loại hàng mà khách hàng cần thì báo cho giám đốc yêu cầu làm đơn đặt hàng Khi khách hàng quyết định mua thì gửi đơn đặt hàng cho giám đốc duyệt và nếu đồng ý mua thì cả hai bên cùng thỏa thuận giá cả, phương thức giao nhận, phương

GVHD : Thầy Phạm Văn Tịch SVTH : Phí Thị Nhàn – TH40C12

thức thanh toán và một số điều khoản khác( Trong đơn đặt hàng phải ghi rõ thông tin

về khách hàng, thông tin về sản phẩm mà khách hàng yêu cầu) Sau khi thoả thuận xong mọi thủ tục thì bộ phận bán hàng sẽ viết phiếu thu đưa cho khách hàng và giám đốc cùng ký duyệt Hợp đồng kinh tế gồm 3 bản đối với hình thức thanh toán ngay

+Một bản văn thư giữ

+Một bản phòng kế toán giữ

+Một bản giao cho khách hàng

Khi đã thoả thuận xong mọi thủ tục thì công ty giao cho khách hàng theo phương thức trong hợp đồng đã ghi và giao cho khách hàng phiếu xuất và cuối cùng chuyển toàn bộ thông tin về khách hàng xuống phòng kế hoạch Lưu phiếu xuất và lưu phiếu thu

* Tìm kiếm: Tìm kiếm sản phẩm theo nhà cung cấp, theo khách hàng.

* Báo cáo: Hàng ngày nhân viên bán hàng lập danh sách khách hàng đến mua hàng

để gửi lên giám đốc

Hàng tuần mỗi nhân viên trong công ty phải gửi báo cáo kế hoạch tuần của mỗi người lên ban giám đốc

Cuối tháng, quý, năm phòng kinh doanh phải làm báo cáo xuất nhập tồn của năm đó

GVHD : Thầy Phạm Văn Tịch SVTH : Phí Thị Nhàn – TH40C13

1.4.2: Phiếu nhập kho

Đơn vị:…… Mẫu số: 01-VT

Bộ phận:…… Nợ… QĐ số: 15/2006/QĐ-BTC Có… Ngày 20 tháng 3 năm 2006

PHIẾU NHẬP KHO của Bộ trưởng BTC

Thực nhập

1.4.3: Phiếu xuất kho

Xuất tại kho: ……… Địa điểm: ………

Theochứng từ

Thực xuất

1.4.4: Hóa đơn bán hàng

HÓA ĐƠN BÁN HÀNG Mẫu số:02GTTT- 3LL Liên 2:Giao cho Khách hàng Ký hiệu: EN/2006B Ngày ….tháng… năm…… Số:………

Họ tên người mua hàng: ………

Tên đơn vị: ………

Địa chỉ: ………

Số tài khoản:………

Hình thức thanh toán:……… MS: ………

STT Tên hàng hóa,

Cộng tiền hàng

Số tiền viết bằng chữ:

Người mua hàng

(Ký, ghi rõ họ tên)

Người bán hàng (Ký, ghi rõ họ tên)

Thủ trưởng đơn vị (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)

GVHD : Thầy Phạm Văn Tịch SVTH : Phí Thị Nhàn – TH40C17

1.4.5: Phiếu thu

Đơn vị:… Số:….Mẫu số: 01-TT

Địa chỉ:… PHIẾU THU Nợ:… QĐ số:15/2006/QĐ-BCT

Có:…… Ngày 20/3/2006

Của Bộ trưởng BTC

Người nộp:

Địa chỉ:

Về khoản:

Số tiền:

Bằng chữ:

Kèm theo:………chứng từ gốc……… Số chứng từ gốc………

GIÁM ĐỐC KẾ TOÁN TRƯỞNG NGƯỜI LẬP PHIẾU (ký, họ tên, đóng dấu) (ký, họ tên, đóng dấu (ký, họ tên, đóng dấu) Đã nhận đủ tiền (viết bằng chữ): Ngày….tháng…năm…

NGƯỜI NỘP TIỀN THỦ QUỸ

GVHD : Thầy Phạm Văn Tịch SVTH : Phí Thị Nhàn – TH40C18

1.4.6: Phiếu chi

Đơn vị:… Số:….Mẫu số: 01-TT

Địa chỉ:… PHIẾU CHI Nợ:… QĐ số:15/2006/QĐ-BCT

Có:…… Ngày 20/3/2006

Của Bộ trưởng BTC

Họ và tên người nhận tiền:………

Địa chỉ………

Lý do chi:………

Số tiền:………

Chứng từ kèm theo:………Chứng từ gốc………

Ngày tháng năm 200

Giám đốc Kế toán trưởng Người lập phiếu Thủ quỹ Người nhận

(ký tên) (ký tên) (ký tên) (ký tên) (ký tên)

GVHD : Thầy Phạm Văn Tịch SVTH : Phí Thị Nhàn – TH40C19

Chương 2 : Phân tích và thiết kế hệ thống quản lý bán hàng tại

Công ty Cổ phần Tập đoàn Nhựa Đông Á

2.1 Các bước xây dựng một hệ thống quản lý bán hàng.

Đây là công việc đầu tiên của quá trình xây dựng hệ thống quản lý trên máy tính Nó giúp chúng ta cài đặt chương trình một cách nhanh chóng và kiểm tra dữ liệu một cách tối ưu Nó quyết định cho cả một chương trình quản lý Việc xây dựng chương trình bao gồm các giai đoạn sau:

2.1.1 Chiến lược

Đây là bước tìm hiểu khảo sát hệ thống hiện tại,khắc phục những nhược điểm còn tồn tại để từ đó đề xuất phương án khắc phục và đưa ra bài toán khả thi giúp tối ưu hoá công tác quản lý bán hàng cho giai đoạn tiếp theo

Bao gồm các giai đoạn sau:

-Thiết kế tổng thể: Nhằm xác định vị trí, vai trò của máy tính trong hệ thống mới và phân tích rõ việc nào do máy tính đảm nhiệm việc nào do người dùng phải làm thủ công

- Thiết kế chi tiết:

+Thiết kế giao diện

+Thiết kế các điều khiển (Nút lệnh)

+Thiết kế cơ sở dữ liệu

+Thiết kế chương trình

+Xây dựng chương trình

+Chạy thử chương trình

GVHD : Thầy Phạm Văn Tịch SVTH : Phí Thị Nhàn – TH40C20

Báo cáo 4.

Đưa báo giá 2.2

Ký duyệt 2.3

Viết phiếu xuất 2.4

Giao hàng 2.5

Viết phiếu thu 2.6

Lưu phiếu thu 2.7

Lưu phiếu xuất 2.8

Theo mã KH

BC năm 4.2

21

Hình 1 : Biểu đồ phân cấp chức năng

GVHD : Thầy Phạm Văn Tịch SVTH : Phí Thị Nhàn – TH40C22

2.2.2 Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh

Hình 2: Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh

GVHD : Thầy Phạm Văn Tịch SVTH : Phí Thị Nhàn – TH40C

Quản

lý bán hàng

Báo cáo

Quyết định xuất hàng

23

2.2.3 Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh

GVHD : Thầy Phạm Văn Tịch SVTH : Phí Thị Nhàn – TH40C

Quản lý nhập hàng

Báo cáo

Quản lý xuất hàng

Tìm kiếm thông tin

KH

Hàng ĐĐH

Báo giá PXuất P.Thu P.bảo hành

Theo mã KH

P.Xuất

Thông tin

Theo mã KH Báo cáo

Danh sách hàng xuất

GĐ

Q.định xuất Q.định nhập

Y/C báo cáo

Báo cáo P.Nhập

24

Hình 3: Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh

GVHD : Thầy Phạm Văn Tịch SVTH : Phí Thị Nhàn – TH40C25

2.2.3.1 Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh chức năng 1:

GVHD : Thầy Phạm Văn Tịch SVTH : Phí Thị Nhàn – TH40C

Nhận hàng 1.2

Viết phiếu chi 1.4

Phiếu chi Hàng

ĐĐH

P.Chi

Lưu P.Chi 1.7

Đã thanh toán

Ktra hàng 1.3

Lưu phiếu nhập 1.6

Phiếu nhập

ĐĐH

Hàng Hàng lỗi

Đã ktra

Đã kiểm tra

26

Hình 4: Biểu đồ luồng dữ liệu mức đướ đỉnh chức năng 1

GVHD : Thầy Phạm Văn Tịch SVTH : Phí Thị Nhàn – TH40C27

2.2.3.2 Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh chức năng 2 :

GVHD : Thầy Phạm Văn Tịch SVTH : Phí Thị Nhàn – TH40C

Gửi báo giá 2.1

Nhận đơn đặt hàng 2.2

Khách hàng

ĐĐH Báo giá

ĐĐH

Ký duyệt 2.3

ĐĐH

Viết phiếu thu 2.5

Thanh toán

Giao hàng 2.4

Hàng

Đã thỏa thuận

Phiếu thu

Lưu phiếu thu 2.8

Đã thanh toán

Lưu phiếu xuất 2.7

Viết phiếu xuất 2.6