Chuyên đề Ra quyết định trên cơ sở chi phí

Các bước thực hiện: Bước 1: Xác định chi phí mục tiêu theo các bộ phận sản phẩm sản xuất: Việc xác định chi phí cho các bộ phận này phải dựa vào mức độ quan trọng khác nhau về vaitrò của

PHẦN 1:

TỔNG QUAN CHUYÊN ĐỀ

I LÝ DO NGHIÊN CỨU CHUYÊN ĐỀ.

Kế toán quản trị là một lĩnh vực kế toán được thiết kế để thỏa mãn nhu cầu thông tincủa các nhà quản lý và các cá nhân khác làm việc trong một tổ chức, trong đó kế toán quảntrị chi phí là một bộ phận, các nhà quản lý dựa vào các thông tin kế toán quản trị chi phí đểhoạch định, kiểm soát, tổ chức thực hiện và quan trọng nhất chính là đưa ra các quyết định

về chiến lược, tài chính quan trọng cho đơn vị, tổ chức

Thật vậy, trong quá trình quản lý, điều hành và phát triển doanh nghiệp, tổ chức, cácnhà quản lý phải thường xuyên đương đầu với những quyết định tuy rất đơn giản nhưng lạirất khó trả lời như sản xuất cái gì, sản xuất như thế nào và sản xuất bao nhiêu là đủ… Hiệnnay, việc quản lý các chi phí phát sinh trong doanh nghiệp sao cho có hiệu quả luôn là mộtquan tâm hàng đầu, bởi vì lợi nhuận thu được nhiều hay ít chịu ảnh hưởng trực tiếp củanhững chi phí phát sinh, chính vì vậy nắm rõ được các loại chi phí sẽ là điểm mấu chốt để

nhà quản trị có thế quản lý tốt và có những quyết định đúng đắn trong hoạt động sản xuất

kinh doanh Để tìm hiểu rõ hơn các vấn đề trên chúng ta cần nghiên cứu chuyên đề “Ra quyết định dựa trên cơ sở chi phí”.

II MỤC TIÊU.

Chuyên đề này nhằm giới thiệu các loại chi phí có liên quan đến quá trình ra quyếtđịnh Nhằm cung cấp những kiến thức cơ bản để phần nào giúp hiểu được phân loại chi phítheo các tiêu thức khác nhau phù hợp với từng mục đích sử dụng, xác định được các loại chiphí làm cơ sở ra quyết định một cách hợp lý nhất

III PHẠM VI NGHIÊN CỨU.

Chuyên đề này muốn giới thiệu phương pháp lấy chi phí làm cơ sở ra quyết định tạicác doanh nghiệp, đây là một trong những phương pháp hiện đại trong kế toán quản trị

PHẦN 2:

NỘI DUNG CHUYÊN ĐỀCĂN CỨ CƠ SỞ CHI PHÍ ĐỂ RA QUYẾT ĐỊNH

Quá trình ra quyết định dựa trên cơ sở chi phí của doanh nghiệp là việc lựa chọn từnhiều phương án khác nhau, trong đó mỗi phương án được xem xét bao gồm rất nhiều thôngtin về chi phí nhằm đạt được lợi ích kinh tế cao nhất.

I PHƯƠNG PHÁP CHI PHÍ MỤC TIÊU (TARGET COST).

1. Khái niệm:

Phương pháp chi phí mục tiêu là tổng thể các phương pháp, công cụ quản trị cho phépđạt được mục tiêu chi phí và mục tiêu hoạt động ở giai đoạn thiết kế và kế hoạch hóa sảnphẩm mới Phương pháp cũng cho phép thiết lập một hệ thống kiểm soát chi phí ở giai đoạnsản xuất và bảo đảm các sản phẩm này đạt được mục tiêu lợi nhuận đã được xác định

Hay nói cách khác, chi phí mục tiêu là phương pháp quản trị chi phí được sử dụng nhằm đạtđược lợi nhuận đã đặt ra

2. Các bước thực hiện:

Bước 1: Xác định chi phí mục tiêu theo các bộ phận sản phẩm sản xuất:

Việc xác định chi phí cho các bộ phận này phải dựa vào mức độ quan trọng khác nhau về vaitrò của các bộ phận đối với sản phẩm Từ đó xác định tỷ lệ chi phí của từng bộ phận trongtổng chi phí cấu thành sản phẩm

Bước 2: Tổ chức thực hiện các mục tiêu chi phí đã xác định:

Quá trình thực hiện những thành phần của sản phẩm có chi phí cao so với tầm quan trọng đã xácđịnh ở bước 1 Từ đó phải có phương pháp điều chỉnh, quản lý chặt chẽ để hạ thấp chi phí sảnxuất Việc sản xuất các thành phần này cũng phải được điều chỉnh cho phù hợp với tầm quantrọng của nó có trong sản phẩm sản xuất

Bước 3: Đánh giá kết quả

Nếu chi phí sản xuất vượt qua chi phí mục tiêu và đạt được đến chi phí trần, cần phải dừnglại các hoạt động ở bước 2 vì sản phẩm sản xuất không mang lại lợi nhuận mong muốn

Ví dụ: Công ty điện cơ Hà Nội đang nghiên cứu triển khai sản xuất một loạt quạt cây

mang nhãn hiệu FA 2011 với những số liệu dự toán cho năm N:

- Số lượng sản phẩm sản xuất và tiêu thụ 1.000 chiếc

- Giá bán: 1 triệu đồng/chiếc

- Lợi nhuận mong muốn của nhà quản trị là 30%/tổng doanh thu

Yêu cầu:

1 Xác định tổng chi phí mục tiêu của các thành phần theo mức độ quan trọng của cácchức năng sau:

• Tốc độ gió: 40%

• Độ bền: 20%

• Hoạt động yên lặng: 15%

• Mẫu mã: 15%

• Điều khiển từ xa và hẹn giờ: 10%

2 Giả thiết chi phí thực tế sản xuất quạt điện FA 2011 năm N là 800 triệu đồng Với

chi phí trần là 75% tổng doanh thu, bạn có tư vấn gì cho Ban Giám đốc công ty?

3 Năm N, chi phí thực tế sản xuất của thành phần "Tốc độ gió" là 220 triệu đồng, bạn

có kiến nghị gì đối với nhà quản trị công ty?

Bài giải:

1 Xác định tổng chi phí mục tiêu của các thành phần:

Tổng chi phí mục tiêu = Tổng doanh thu mục tiêu - Lợi nhuận mong muốn

= 1.000 triệu – 300 triệu = 700 triệu đồng

Chi phí mục tiêu của các thành phần cấu thành quạt điện:

Tốc độ gió: 40% * 700 = 280 triệu đồng

Hoạt động yên lặng: 15% * 700 = 105 triệu đồng

Điều khiển từ xa và hẹn giờ: 10% * 700 = 70 triệu đồng

2 Nếu chi phí trần là 75% thì chi phí tối đa có thể chấp nhận được là 750 triệu Trongkhi đó chi phí thực tế là 800 triệu vượt mức chi phí tối đa có thể chấp nhận được Ban giám

đốc có thể xem xét đến việc dừng dự án sản xuất sản phẩm quạt điện FA 2011 vì không đạt

mức lợi nhuận mong muốn

3 Chi phí thực tế sản xuất của thành phần "Tốc độ gió" là 220 triệu đồng Trong đó,chi phí mục tiêu của tốc độ gió là 40% (280 triệu đồng) Như vậy, chi phí thực tế sản xuấtthấp hơn chi phí mục tiêu là 60 triệu đồng Nhà quản trị cần đánh giá nguyên nhân điềuchỉnh quá trình sản xuất hợp lý Có thể nhà quản trị đã lựa chọn đầu tư hợp lý, lựa chọn côngnghệ phù hợp mang lại hiệu suất cao tiết kiệm được chi phí sản xuất đối với thành phần này.Tuy nhiên cũng cần phải xem xét lại kế hoạch hóa quá trình xác định chi phí mục tiêu chothành phần này.

3. Mục tiêu:

- Kiểm soát chi phí ở từng khâu sản xuất

- Phát hiện ra các chi phí không hữu ích

- Hạ thấp chi phí sản xuất

- Dự đoán được mục tiêu lợi nhuận

4. Khả năng vận dụng tại Việt Nam:

Mô hình phương pháp chi phí mục tiêu phù hợp với môi trường sản xuất tiên tiến,hiện đại, tự động hóa cao, ở Việt Nam thường được vận dụng vào các công ty sản xuất đồđiện tử, các sản phẩm viễn thông, các sản phẩm, dịch vụ sản xuất theo đơn đặt hàng

Đối với các doanh nghiệp ở nước ta, phương pháp này dường như còn mới, vì quảntrị chi phí nói chung và kế toán quản trị nói riêng chưa được coi trọng đúng mức và đang ởgiai đoạn đầu của quá trình định hình Mặc dù, tổ chức sản xuất và quản lý ở nước ta có sựcách biệt lớn so với các nước phát triển, khả năng vận dụng phương pháp này ở các công ty

có áp dụng qui trình công nghệ hiện đại và tổ chức sản xuất tiên tiến là hoàn toàn có thể.Thật vậy, phân tích nội dung quản trị chi phí theo mục tiêu cho thấy, phương pháp này cóvài điểm giống phương pháp quản trị chi phí theo định mức và kế hoạch - một phương pháp

đã được vận dụng từ rất lâu ở các doanh nghiệp nước ta Sự khác biệt lớn ở đây liên quanđến kiểm soát chi phí và sự phối hợp của tất cả các giai đoạn của qui trình sản xuất để cắtgiảm chi phí Có thể nói rằng, không có nhiều ràng buộc đặc biệt về vận dụng phương pháp

này ở các doanh nghiệp Việt Nam Có chăng chỉ là ý thức và khả năng tổ chức của nhà quảntrị doanh nghiệp Vận dụng phương pháp này đòi hỏi nhà quản trị phải phân chia quy trìnhsản xuất phù hợp với kết cấu sản phẩm đã được xác lập ở giai đoạn thiết kế sản phẩm, hoạchđịnh kế hoạch chi phí ở các bộ phận theo mức độ quan trọng của các bộ phận cấu thành sảnphẩm được chế tạo ở bộ phận đó, và tổ chức kiểm soát chi phí ở tất cả các khâu Để làmđược điều này, một mặt, quy trình sản xuất phải được phân định thành nhiều giai đoạn, tổchức sản xuất phải được phân chia theo nhiều cấp sản xuất phù hợp với các giai đoạn quytrình sản xuất, mặt khác đòi hỏi phải có sự phối hợp chặt chẽ giữa bộ phận kỹ thuật, bộ phậnquản lý sản xuất và bộ phận kế toán quản trị của doanh nghiệp để phân tích, phát hiện và cảitiến không ngừng qui trình chế tạo, góp phần nâng cao hiệu quả sản xuất và tài chính.

II PHƯƠNG PHÁP CHI PHÍ DỰA TRÊN HOẠT ĐỘNG

(ABC-ACTIVITY BASED COSTING).

1. Khái niệm:

Phương pháp chi phí dựa trên hoạt động là một phương pháp đo lường chi phí và mức

độ thực hiện các hoạt động liên quan đến chu trình và đối tượng chịu phí Từ đó, phân bổ chiphí các hoạt động dựa trên việc sử dụng các nguồn lực và mức độ sử dụng các hoạt động đểtìm ra mối quan hệ xác định tiêu thức phân bổ cho các hoạt động

Đây là một phương pháp tính chi phí được sử dụng để tính thẳng chi phí chung vàocác đối tượng tính chi phí Phương pháp ABC xác định toàn bộ nguồn chi phí hoạt động, sau

đó phân bổ những chi phí đó theo sản phẩm và dịch vụ dựa trên khối lượng hoạt động hay giao dịch xảy ra trong quá trình cung cấp dịch vụ hay sản phẩm

2. Tiến trình thực hiện:

Bước 1: Toàn bộ chi phí phát sinh trong kỳ được tập hợp và phân bổ cho từng hoạt

động theo mức tiêu hao chi phí thích hợp

Bước 2: Căn cứ vào mức độ tham gia của từng hoạt động vào quá trình sản xuất, kinh

doanh sản phẩm để phân bổ chi phí các hoạt động vào giá thành sản phẩm

3. Các bước thực hiện:

Bước 1: Xác định hoạt động

Việc xác định các hoạt động là theo đặc thù cho mỗi công ty, quá nhiều hoạt động và hệthống thì rất khó quản lý và thông tin quá ít thì sẽ không có ý nghĩa Việc thiết kế các hoạt độngthành các cấp độ khác nhau là thật sự cần thiết

Bao gồm sự giúp đỡ hỗ trợ kỹ thuật, danh mục, các cuộc gọi bán hàng,…Các doanhnghiệp thường mong đợi danh mục hàng hóa sẽ phát triển như việc mở rộng khách hàng

Bước 2: Nhận diện các chi phí cần theo dõi

Các chi phí nào liên quan trực tiếp đến đối tượng tính giá thì tâp hợp trực tiếp cho đốitượng đó

Ví dụ như chi phí nguyên vật liệu trực tiếp thì được tập hợp cho sản phẩm cuối cùng.Nhưng cũng có ví dụ khác, việc chuẩn bị một danh mục sản phẩm có thể tiêu thụ nhiều giờlao động gián tiếp và các nguồn tài nguyên nội bộ khác có liên quan đến một trung tâm chiphí hoạt động, nhưng nó cũng có thể liên quan đến một máy in hoặc dịch vụ bưu chính bênngoài và chi phí đó có thể được bắt nguồn từ quyền của đối tượng chi phí "khách hàng"

Bước 3: Phân bổ chi phí gián tiếp vào hoạt động

Sau khi đã xác định được các chi phí tập hợp trực tiếp cho các đối tượng, các chi phícòn lại tập hợp theo hoạt động Điều này có lúc dễ dàng, hợp lý nhưng đôi khi cũng khókhăn Ví dụ có một nhóm nhân viên kỹ thuật không làm gì nhưng để sản xuất thì máy mócphải được cài đặt trước đó Chi phí của nhóm này có thể dễ dàng gán cho máy hoạt độngthiết lập, do đó sẽ được phân bổ cho một loạt các sản phẩm cuối cùng

Bước 4: Tính toán và phân bổ chi phí cho các đối tượng

Dựa vào tỷ lệ chi phí cho một đơn vị hoạt động để tính toán chi phí cho các đối tượng

Ví dụ: Công ty A sản xuất 2 mặt hàng R và V Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp và

chi phí nhân công trực tiếp cho từng loại sản phẩm trong kỳ như sau:

Số lượng sản phẩm sản xuất (cái)

Số giờ công/SP Chi phí NVL trực tiếp/SP

(1.000đ)

Chi phí nhân công trực tiếp/SP (1.000đ)

Khối lượng thực hiện hoặc công việc Tỷ lệ cho 1 lần hoặc 1 công việc

Số lần kiểm tra chất lượng (lần) 220.000 10.000 5.000 14

Theo phương pháp truyền thống, Công ty A đã sử dụng tổng thời gian lao động trựctiếp để làm căn cứ phân bổ chi phí sản xuất chung cho 2 sản phẩm.

Tỷ lệ chung phân bổ = Tổng chi phí sản xuất chung/Tổng số giờ công lao động trực tiếp

= 450.000/(10.000 x 2 + 5.000 x 2)=15Với tỷ lệ này, chi phí để sản xuất mỗi đơn vị sản phẩm theo phương pháp truyềnthống được tính như sau:

Chi phí nhân công trực tiếp 15 x 2 = 30 15 x 2 = 30

Chi phí để sản xuất mỗi đơn vị sản phẩm theo phương phương pháp ABC:

Hoạt động Sản phẩm R(10.000 SP) Sản phẩm V (5.000 SP)

Số lần thực hiện

Tổng CPSXC CPSX

C đơn vị

Số lần thực hiện

Tổng CPSXC

CPSX

C đơn vị

(45+20+22,4) 90,2 (25+20+45)

Phương pháp truyền thống làm cho giá thành sản phẩm R bị phản ánh cao hơn thực tế7.400đồng, và giá thành sản phẩm V bị phản ánh thấp hơn thực tế 15.000đ

Vậy nếu dựa trên thông tin về giá thành sản phẩm theo phương pháp truyền thống thì doanh nghiệp A có thể có quyết định sai lầm (VD: ngừng sản xuất sản phẩm có

lãi là R và tập trung sản suất sản phẩm không có lãi là V, vậy doanh nghiệp A càng bị lỗ)

4. Ưu nhược điểm:

- Chi phí để phát triển hệ thống ABC là rất lớn

- Một số khoản chi phí sản xuất chung phân bổ khó khăn

- Lệ thuộc vào qui trình sản xuất kinh doanh

- Vận dụng ABC có thể làm thay đổi cơ cấu tổ chức

- Kém chính xác trong ngắn hạn

5. So sánh phương pháp ABC với phương pháp truyền thống:

Phương pháp ABC có thể biến một chi phí gián tiếp thành một chi phí trực tiếp vớimột đối tượng tạo lập chi phí xác định Việc lựa chọn các hoạt động và tiêu chuẩn phân bổchi phí hợp lý giúp các nhà quản trị doanh nghiệp có được những báo cáo về giá thành sảnphẩm, dịch vụ với độ tin cậy cao hơn nhiều so với phương pháp truyền thống

Về cơ bản phương pháp tính giá ABC khác với phương pháp truyền thống ở hai điểm sau:

Thứ nhất, giá thành sản phẩm theo ABC bao gồm toàn bộ các chi phí phát sinh trongkỳ, kể cả các chi phí gián tiếp như chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp

Thứ hai, phương pháp ABC phân bổ chi phí phát sinh vào giá thành mỗi sản phẩmdựa trên mức chi phí thực tế cho mỗi hoạt động và mức độ đóng góp của mỗi hoạt động vàoquá trình sản xuất và tiêu thụ sản phẩm Kết quả là giá thành sản phẩm phản ánh hính xáchơn mức chi phí thực tế kết tinh trong mỗi đơn vị sản phẩm

Chi phí sản xuất chung chiếm một tỷ trọng khá lớn trong tổng chi phí sản xuất vàngày càng có xu hướng tăng lên

Tính không chính xác của mô hình mà doanh nghiệp đang áp dụng khá lớn làm cho thôngtin được cung cấp ít có tác dụng đối với các nhà quản trị trong việc ra quyết định

Áp lực cạnh tranh trên thị trường ngày càng gay gắt

Việc áp dụng phương pháp tính ABC vào doanh nghiệp sẽ trang bị những thông tinchi phí chính xác một cách có hệ thống để giúp nhà quản lý có thể đề ra được những chiếnlược định giá bán cạnh tranh quản trị chi phí hiệu quả

III PHƯƠNG PHÁP CHI PHÍ CHẤT LƯỢNG (COST OF

QUALITY).

1. Khái niệm:

Mục tiêu của doanh nghiệp là phát triển bền vững và lợi nhuận

Cơ cấu giá bán: Cơ hội khi giảm chi phí:

Chi phí chất lượng rất lớn: chiếm đến 20%-40% của doanh số bán hàng (theo nghiên

cứu của Joshep M.Juran trong ấn bản chuyên luận “Sổ tay quản lý chất lượng”)

Chi phí sai lỗi (một phần của chi phí chất lượng) thường chiếm khoảng 15%-20% củadoanh số bán hàng của một tổ chức; 35% doanh thu của các công ty cung cấp dịch vụ (Theo

số liệu thống kê của qualitydigest.com)

Với các đặc điểm như trên, chi phí chất lượng không chỉ quan trọng với các nhà quản

lý vì chiếm phần đáng kể trong doanh số (và ảnh hưởng lớn đến lợi nhuận), mà quan trọng

hơn mức chi phí này còn tỷ lệ nghịch với thỏa mãn khách hàng và khả năng phát triển bền

vững của doanh nghiệp Việc giảm chi phí chất lượng cho doanh nghiệp hai cơ hội để tăngcường tính cạnh tranh, một là duy trì mức lợi nhuận và giảm giá bán, hai là duy trì giá bán

và tăng tỷ suất lợi nhuận Với phần lớn các doanh nghiệp, việc xem xét chi phí chất lượng ởtất cả các bộ phận và công đoạn có thể giúp hoạch định và thực hiện việc cắt giảm chi phíchất lượng

Vậy “chi phí chất lượng” là gì và nó nằm ở đâu trong hoạt động của một doanh nghiệp Chi phí này có vai trò và tác động như thế nào đến hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh, dựa trên tính toán và đo lường chi phí chất lượng sẽ làm cơ sở cho ban lãnh đạo, các nhà quản lý đưa ra những quyết định đúng đắn trong hoạt động cho đơn vị.

Chi phí chất lượng (COQ) là khoản chi phí đầu tư chất lượng nhằm làm cho sản phẩm phù hợp với mục đích và yêu cầu của khách hàng trong phạm vi nguồn lực của doanh nghiệp.

Chi phí chất lượng giúp nhà quản lý nhận biết các cơ hội cải tiến chất lượng, thựchiện các hoạt động khắc phục, và đo lường hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh củadoanh nghiệp

2. Phân loại: Chi phí này được chia làm hai nhóm chính

Chi phí cho sự phù hợp (Conformance costs): Là những chi phí phải bỏ ra để đảm

bảo rằng các sản phẩm được chế tạo hoặc các dịch vụ được cung ứng phù hợp với các tiêuchuẩn kỹ thuật, có 2 nội dung gồm:

Chi phí phòng ngừa (Prevention cost): gắn liền với các hoạt động được thiết kế đểphòng ngừa lỗi xảy ra, bao gồm chi phí trực tiếp và gián tiếp liên quan đến:

- Huấn luyện và đào tạo về chất lượng

- Nghiên cứu thử nghiệm, xem xét lại sản phẩm mới,

- Thực hiện vòng tròn chất lượng, kỹ thuật chất lượng và thẩm định chất lượng,

- Điều tra năng lực nhà cung cấp, hỗ trợ kỹ thuật của bên bán máy móc thiết bị,

- Phân tích năng lực quá trình

Chi phí thẩm định (Appraisal cost): gắn liền với việc đánh giá các sản phẩm đã hoànthành và thẩm tra sự phù hợp đối với các tiêu chí và quy trình của tất cả các chức năng, baogồm chi phí kiểm tra, thử, và kiểm tra lại các hoạt động (mua sắm, sản xuất hoặc tác nghiệp

và hoàn thiện)

Chi phí cho sự không phù hợp (Non conformance costs) hay là chi phí lỗi (failure

costs): là các chi phí gắn liền với các sản phẩm hoặc dịch vụ không phù hợp với yêu cầu củakhách hàng

Chi phí lỗi nội bộ (failure costs): là các chi phí phải chịu trước khi giao sản phẩmhoặc dịch vụ cho khách hàng, Chi phí này gắn liền với các lỗi tìm được trước khi giao hàngcho khách bao gồm:

- Chi phí về phế phẩm, hư hỏng : chi phí lao động, nguyên liệu, và chi phí sảnxuất chung đã được cấu thành trong phế phẩm và không có khả năng thu hồi

- Chi phi về sản phẩm làm lại: chi phí phục hồi các sản phẩm sai hỏng để biếnchúng thành chính phẩm

- Chi phí về phân tích sai hỏng: các chi phí xác định nguyên nhân gây ra phếphẩm

Chi phí lỗi bên ngoài: chi phí tìm ra lỗi xuất hiện sau khi sản phẩm được chuyển hoặcdịch vụ được cung ứng bao gồm:

- Chi phí bảo hành: các khoản chi phí liên quan đến việc thay thế và sửa chữacác sản phẩm còn trong thời gian bảo hành

- Chi phí điều tra phàn nàn của khách hàng,

- Chi phí thu hồi sản phầm, hàng hóa trả lại

- Chiết khấu

- Các nghĩa vụ khác liên quan đến sản phẩm

Chi phí cho sự không phù hợp thường chiếm đến 80% trong tổng chi phí chất lượng,trong khi chi phí cho sự phù hợp chỉ chiếm khoảng 20% ( Theo một báo cáo của Boise StateUniversity (Mỹ)

3. Các bước thực hiện:

Bước 1: Tập hợp chi phí chất lượng theo hạng mục

Cần có sự tham gia của các kế toán viên để thiết lập mức độ chi tiết và kết hợp cáchoạt động theo các hạng mục chi phí.

Làm rõ mục đích của hạch toán chi phí chất lượng tại thời điểm khởi đầu để quyếtđịnh chiến lược thực hiện và tránh các khó khăn sau này

Kiểm tra những thay đổi tiềm tàng cho mỗi yếu tố chi phí theo cả số tương đối lẫn số tuyệtđối

Bước 2 : Lập báo cáo chi phí chất lượng

Điều quan trọng khi lập báo cáo COQ là làm sao đảm bảo chi phí chất lượng được tậphợp một cách đúng đắn Thông thường, những vấn đề sau đây cần phải được giải quyết: Chiphí chung được tính như thế nào, khi rất nhiều chi phí liên quan đến chất lượng thường đượccoi là một phần của chi phí chung, trong khi các chi phí khác được xem là chi phí trực tiếp

và trừ đi một phần chi phí chung Chi phí thẩm định và chi phí lỗi nội bộ thường đơn gản,vấn đề thường gặp là các chi phí liên quan đến phòng ngừa và lỗi bên ngoài

Ghi chép cách thức tính toán chi phí liên quan đến chất lượng, từ đó có thể kiểm tra

sự phù hợp khi so sánh giữa các bộ phận, sản phẩm hoặc tại các thời điểm khác nhau, nhữngkhoản chi phí vượt trội chi phí tiêu chuẩn

Bước 3: Phân tích và sử dụng thông tin chi phí chất lượng

Tập hợp chi phí cho từng bộ phận, theo loại lỗi, loại sản phẩm, nguyên nhân, nhàcung cấp v.v Xác định trách nhiệm của các bộ phận và con người cụ thể đối với các chi phí

Xếp hạng các vấn đề và các dự án giảm chi phí theo qui mô và mức độ quan trọng

Cơ sở tính chi phí chất lượng:

- Nếu chỉ có chi phí chất lượng sẽ không cung cấp đủ thông tin để phân tích

- Cần phải có cơ sở để phân tích quan hệ giữa chi phí chất lượng với một số vấn

đề dễ biến động của doanh nghiệp

- Những cơ sở tiêu biểu: nhân công, sản xuất, tiêu thụ, đơn vị sản phẩm

- Cần tính từng chỉ số so sánh giữa chi phí chất lượng và từng yếu tố cơ sở

- Nhân công: chi phí chất lượng/giờ làm việc trực tiếp hoặc chi phí chất lượng/1 đồnglương nhân công trực tiếp

- Sản xuất: Chi phí chất lượng/1 đồng chi phí sản xuất

- Tiêu thụ: Chi phí chất lượng/1 đồng doanh thu thuần

- Đơn vị sản phẩm: Chi phí chất lượng/1 đơn vị sản phẩm

So sánh các hạng mục chi phí chất lượng sẽ đem lại những thông tin hữu ích

Thực tế các doanh nghiệp thường sử dụng 3 chỉ số để so sánh xu hướng chi phí chất lượng.

Hiện nay các doanh nghiệp dùng nhiều chỉ số khác nhau (nên sử dụng càng nhiều chỉ

số càng tốt).

Các chỉ số phản ánh sự quan tâm của những người quản lý vào những lĩnh vực đang diễn ra hoạt động cải tiến chất lượng

Các chỉ số tiêu biểu:

- Tỉ lệ phần trăm chi phí lỗi trong vận hành so với tổng chi phí sản xuất

- Phần trăm chi phí chất lượng trong mua sắm so với tổng chi phí vật tư

- Phần trăm Chi phí chất lượng trong thết kế so với tổng chi phí thiết kế

Phân tích chi phí chất lượng thông qua các công cụ: thông dụng nhất là phân tíchTrend (xu hướng) và phân tích Pareto

Phân tích Trend (xu hướng)

- So sánh mức chi phí hiện tại với mức chi phí trong quá khứ

- Cung cấp thông tin cho việc lập kế hoạch dài hạn, cho việc điều tra và đánh giácác chương trình quản lý chất lượng

- Được xây dựng dựa trên hạng mục chi phí, các tiểu mục, theo sản phẩm, theonhà máy v.v

Phân tích Pareto: Phân tích theo nhân viên, máy móc thiết bị, bộ phận, chủng loại

sản phẩm, hạng mục

4. Ra quyết định dựa trên cơ sở chi phí:

Lợi ích của việc sử dụng chi phí chất lượng: Như chất xúc tác, hướng con người vào

các hành động vì chất lượng một cách nghiêm túc Xác định thứ tự ưu tiên, nhấn mạnh cáclĩnh vực cần đầu tư để đem lại hiệu quả cao nhất cho các nhà quản lý Là một chỉ dẫn choviệc chi tiêu ngân quỹ dành cho chất lượng

Cơ sở chi phí chất lượng ra quyết định: Sử dụng chi phí chất lượng như một công cụ

báo cáo và kiểm soát quá trình thường xuyên: việc tính toán và đo lường chi phí chất lượngđược thể hiện qua bảng báo cáo chất lượng sẽ làm cơ sở cho ban lãnh đạo, các nhà quản lý

đưa ra những quyết định quan trọng trong đơn vị như: Hiểu rõ hiện trạng việc thực hiện hệ thống quản lý chất lượng; nhận biết được các chi phí và triển khai các họat động cải tiến để nâng cao chất lượng sản phẩm, giảm chi phí; đưa ra các quyết định trong việc thiết kế sản phẩm, đầu tư, nâng cấp trang thiết bị, máy móc và thay đổi công nghệ; quản lý rủi ro từ việc đánh giá và chọn lựa nhà cung cấp vật tư, nhà cung cấp dịch vụ; thấy được nhu cầu tuyển dụng và đào tạo nhân viên; thiết lập ngân sách hàng năm; thiết lập muc tiêu, và đo lường chỉ số thực hiên công việc; đo lường sự hài lòng của khách hàng…

Tập trung các hoạt động kế toán và kiểm soát vào việc giảm các chi phí cho sự khôngphù hợp Lợi ích kinh tế sẽ có được từ việc thay đổi các quá trình để giảm chi phí lỗi Mụctiêu là giảm dần chi phí cho sự không phù hợp đến 0

Đánh giá chi phí cơ hội: Quan tâm đến tác động của việc mất khách hàng do một vàilỗi chất lượng dẫn đến sự bất mãn của khách hàng Hiện tượng này xuất hiện khi khách hànghiện thời không tiếp tục mua hàng, hoặc giảm bớt các giao dịch với doanh nghiệp

Một vài công ty sử dụng phương pháp này để phân tích sự rời bỏ của khách hàng vàtính toán giá trị của việc mất doanh thu

Đánh giá lợi ích của chất lượng (Return on quality- ROQ ):Đánh giá không chỉ dựatrên các khoản chi phí tiết kiệm được Câu hỏi là: liệu khách hàng có mua nhiều hơn và trảnhiều hơn cho sản phẩm/dịch vụ của doanh nghiệp khi doanh nghiệp đầu tư nhiều vào chấtlượng Phương pháp này đòi hỏi khách hàng chú trọng đến tiết kiệm chi phí chất lượng vàROQ có liên hệ mật thiết với ROI của công ty

Hỗ trợ sản xuất bằng việc chú trọng đến các thông tin sản xuất cụ thể không mangtính tài chính

Các công ty kết hợp các thông số từ bộ phận kế toán, sản xuất, nhân sự, khách hàng

và các bên liên đới để có được một thông số đánh giá hiệu quả tích hợp

Các tiêu chí đánh giá

Các tiêu chí Thước đo tài chính Thước đo phi tài chính

Hài lòng của

khách hàng

Chi phí lỗi bên ngoài Kết quả khảo sát sự hài lòng của khách hàng

Hao phí dịch vụ bảo hành Giao hàng đúng hạn

Số lượng phàn nàn của khách hàng

Hiệu quả hoạt

động nội bộ

Chi phí thẩm địnhChi phí lỗi nội bộ

Tỉ lệ lỗiSản lượngChi phí phòng ngừa Thời gian chờ

Công suất dư thừaThời gian máy hỏng ngoài dự kiến

Phân tích sự rời bỏ của khách hàng

Sự rời bỏ của khách hàng có thể được xem là phế phẩm của dịch vụ

Phế phẩm này cũng có chi phí: chi phí cho sự bất mãn của khách hàng Khi các doanhnghiệp dịch vụ bắt đầu đo lường tiêu chí này, họ sẽ thấy sự cấp thiết phải giảm thiểu nó

Tỉ lệ rời bỏ: Tỉ lệ phần trăm khách hàng chuyển sang sử dụng dịch vụ của đối thủcạnh tranh trong 1 năm

Chi phí mất khách hàng: Công ty giữ được khách hàng càng lâu, càng kiếm đượcnhiều tiền từ họ Điều này đúng với nhiều loại hình doanh nghiệp