Một số thủ thuật trong excel

Còn bao nhiêu ngày nữa  Excel không có hàm tính được đó là ngày thứ mấy trong số 365 ngày của một năm hoặc còn bao nhiêu ngày nữa thì hết một năm, bạn có thể tự viết công thức tính toá

Để giúp các bạn khai thác các tính năng ưu việt trong công tác xử lý bảng tính đối với phần mềm Microsoft Excel, xin giới thiệu một số thủ thuật được coi là hay nhất của phần mềm này.

1 Có Bao Nhiêu Ngày Trong Tháng

Excel thiếu hàm tính số ngày trong một tháng cho trước nên bạn phải tự lập hàm này Nếu ô A1

chứa một ngày nào đó, hàm =day(date(year(A1 ),month(A1)+1,1)-1)

Sẽ trả về số ngày trong tháng tương ứng

Còn bao nhiêu ngày nữa

 Excel không có hàm tính được đó là ngày thứ mấy trong số 365 ngày của một năm hoặc còn bao

nhiêu ngày nữa thì hết một năm, bạn có thể tự viết công thức tính toán này Công thức sau đây tính

ngày còn lại dựa trên ngày của ô A1

2 Bảo Vệ Công Thức Và Dữ Liệu Bằng Cách Giấu Chúng

Giả sử bạn đã tạo một bảng tính có một vùng để cho ngày dùng khác nhập liệu Bạn muốn bảo vệ dữ liệu và công thức cho phần còn lại của bảng tính không cho họ sữa đổi Có giải pháp áp dụng cho

mọi bảng tính là giấu dòng và cột Trong Excel, đánh dấu những dòng bạn muốn giấu rồi chọn

Format / Column / Hide

 Bạn cũng có thể bảo vệ bảng tính bằng mật khẩu để không cho ngày khác gỡ bỏ chế độ dấu dòng

và cột của bạn Trước hết khi thực hiện điều này, bạn phải mở khóa cho các ô mà ngày dùng sẽ

nhập liệu Ðiểm sáng những ô này, chọn Format / Cells, nhấn Protection, đừng đánh dấu vào

Locked and Hiden rồi nhấn Ok.

 Nếu đang dùng Excel 97, bạn có thể tận dụng tính năng Scroll Area với điều kiện phải có Macro

Visual Basic Khi cần thiết đặt vùng Scroll bằng Macro VBA, ngày dùng không thể di chuyển con

trỏ ra ngòai vùng đó dược

 Muốn kích họat vùng Scroll bất cứ khi nào mở bản tính, nhấn <Alt>-<F11> để mở trình soạn thảo

Macro Visual Basic Editor

 Chọn bảng tính từ cửa sổ Project ở bên trái và nhấn đúp vào This Workbook để hiện thị cửa sổ

 Thực thi chương trình con bất cứ lúc nào bạn cần tắt tính năng Scroll Area

Hiển thị đối số của các hàm

Để xem đối số trong một công thức, hãy nhấn Ctrl- Shift- A Ví dụ, nếu bạn gõ =RATE và nhấn Ctrl- Shift -A, bạn có thể nhìn thấy tất cả các đối số cho hàm này (ví dụ =RATE (nper, pmt, pv, fv, type, guess))

Nếu bạn muốn biết chi tiết hơn, gõ theo: =RATE

Và nhấn Ctrl+A để hiển thị theo Function Wizard

4 Tham chiếu các hàm

Để tham chiếu các hàm ứng dụng trong Excel, bạn hãy giữ phím Shift-F3, Excel sẽ đưa ra hộp thoại chứa tất cả các hàm ứng dụng và hướng dẫn các cú pháp cụ thể cho từng hàm khi bạn di chuyển con trỏ điểm sáng đến hàm muốn tham chiếu Đây cũng là cách nhập công thức nhanh mà không cần gõ toàn bộ cú pháp

Dùng F9 để tính tạm thời

Nếu bạn tạo một bản tính có chứa công thức quá dài nên không thể biết ngay kết quả, bạn có thể kéo con trỏ để chọn một phần của công thức trong thanh công thức, và ấn phím F9 Lập tức, kết quả của một công thức con trong dãy công thức của bạn sẽ hiện trên màn hình Quan trọng hơn, là bạn không được ấn Enter, một phần của công thức đó sẽ bị mất, nên để chắc chắn bạn phải ấn phím ESC Tuy nhiên nếu bạn nhỡ ấn Enter, thì hãy thử ấn tổ hợp phím Ctrl- Z để phục hồi lại các thay đổi

Liên kết text box tới dữ liệu trong ô

Bạn có thể liên kết một text box tới dữ liệu trong một ô của bản tính bằng cách tạo ra một text box và liên kết công thức trả lại kết quả của ô đó tới text box

1 Nhắp vào biểu tượng tạo một text box trên thanh công cụ Drawing Nhắp vào bảng tính và kéo con trỏ để tạo một text box

2 Đưa con trỏ tới thanh công thức, gõ công thức đã cho kết quả tới ô cần liên kết vào text box (Ví du: trong ô A1 bạn có số liệu là 2 Trên thanh công thức, ban gõ =A1) Và ấn Enter

3 Text hay số liệu bạn gõ trong ô đã liên kết (ví dụ A1) sẽ xuất hiện trong text box Trong ví dụ trên thì text box sẽ có giá trị ở trong là 2

Bạn có thể di chuyển text box tới một vài bản tính khác trong tập bảng tính nếu bạn muốn

Liên kết một hình ảnh tới một dãy ô

Bạn có thể copy một dãy ô và dán nhanh chúng như một hình ảnh trong một bản tính Đây cũng là một cách tinh xảo để dễ dàng nhìn thấy ô nào đó tại một vài nơi trong bảng tính của bạn Bạn có thể

sử dụng phương pháp này để in các ô trong một trang Khi các ô liên kết thay đổi thì các định dạng này cũng được áp dụng cho các ô được liên kết Để tạo một hình ảnh được liên kết, bạn theo các bước:

1 Chọn các ô có chứa dữ liệu gốc

2 Nhắp vào Copy trên menu E(bay.)

3 Chọn ô mà bạn muốn dán hình ảnh vừa chọn xuất hiện

4 Trong khi giữ phím Shift, nhắp vào Paste Picture Link trên menu E(bay.) Kết quả sẽ cho nhanh chóng

Sử dụng Advanced Filter

Nếu bạn tạo một danh sách Shift trong Microsoft Excel và muốn chọn tại dữ liệu đó và copy chúng tới bảng tính khác, hãy sử dụng lênh Advanced Filter Để bắt đầu sử dụng lệnh này, nhắp vào Filter trong menu Dat, nhắp vào Advanced Filter và làm theo các chỉ dẫn

Sử dụng hàm Sum+ If để tính tổng dữ liệAdvanced Filter

Giả sử bạn tạo một danh sách dữ liệu trong ô từ A1 đến A10 và muốn tính tổng tất cả các giá trị lớn hơn 50 và nhỏ hơn 200 Để làm được việc này, sử dụng theo dòng công thức dưới đây:

=SUM( IF( A1:A10 >=50, IF( A1: A10 <=200, A1:A10,0),0))

Để chắc chắn bạn nhập công thức như là một dãy, bạn hãy ấn Ctrl- Shift- Enter Sau đó bạn sẽ nhìn thấy dấu ngoặc {} trong công thức Nhưng không được ấn Enter khi đang gõ công thức

Điền nhanh dữ liệu bằng các ô giống nhau

Bằng cách nhắp đúp chuột vào góc phải dưới của một ô để làm xuất hiện con trỏ hình dấu cộng sẽ tạo ra một chuỗi dữ liệu giống hệt ô gốc trong các ô tiếp theo của cột Ví dụ, nếu bạn gõ dữ liệu trong các ô A1: A20, gõ một công thức hay text vào trong ô B1 Nhắp hai lần chuột vào góc dưới của ô B1 Microsoft Excel sẽ điền dữ liệu xuống phía dưới cột từ ô B1 tới ô B20

Sắp xếp một danh sách đẵ được lọc

Để sắp xếp một danh sách đã được lọc, chọn Data\ Sort, và chọn cột thích hợp từ hộp điều khiển Sort by Đặc biệt bạn cần lưu ý là sắp xếp theo thứ tự tăng dần (Ascending) và giảm dần

(Descending) và nhắp vào OK

Lấy các bộ lọc khi công việc đã hoàn thành

Nếu bạn sử dụng AutoFilter để lọc các bản ghi, bạn đã kết thúc việc hiển thị các record đó, nhưng sau đó bạn lại muốn xem lại tất cả các bản ghi của bạn một lần nữa Để nhận được các bản ghi đó, đơn giản bạn chọn All từ danh sách thả xuống của bộ lọc hiện tại Nếu bạn muốn tắt chức năng AutoFilter, chọn Data\ Filter và xoá chọn trong AutoFilter

Làm vừa dữ liệu trong một trang

Excel đã rất "cố gắng" để đưa thật nhiều dữ liệu cho vừa một trang, nhưng bạn có thể giảm bớt hay làm tăng thêm cho các dữ liệu bảng tính của bạn bằng cách thay đổi lựa chọn Adjust To % Normal Size Hay bạn có thể sử dụng lựa chọn Fit To Pages để nén dữ liệu cho đầy số trang riêng biệt Đơn giản, bạn chọn File\ Page Setup và thử nghiệm với hai lựa chọn đó bằng cách thay đổi các thiết đặt của chúng Cuối cùng, nhắp vào nút Print Preview để xem kết quả

Hiển thị các ô hay dùng

Để tìm ra bất cứ ô nào mà bạn hay dùng, chọn Auditing từ menu Tools và chọn Show Auditing

Toolbar Nhắp vào một ô cùng với một công thức, khi đó chọn Trace Precedents (nút đầu tiên trên thanh công cụ Auditing), và đưa mũi tên tới các ô mà bạn đã sử dụng để tính toán các giá trị của riêng ô đó, lúc này hình mũi tên màu xanh sẽ xuất hiện có liên kết từ các ô dữ liệu tới ô kết quả Để xoá các mũi tên, nhắp vào nút Remove All Arrows

Tìm nhanh các ô có chứa công thức

Để tìm ra nơi các ô chứa công thức một cách nhanh chóng trong bảng tính, chọn Go To từ menu E(bay.) Trong hộp thoại xuất hiện, chọn Special\ Formulas, và nhắp vào OK Khi đó, mỗi ô có chứa một công thức sẽ được lựa chọn

Đánh dấu vào Formulas trong hộp thoại Go To để chọn ô có công thức.

Bổ sung Shift nền web vào bảng tính

Để bổ sung dữ liệu "sống" từ các bảng tính nền web tới bảng tính hiện tại của bạn: mở bảng tính Web, gõ URL vào trong hộp thoại File Open sau đó chọn và copy các ô bạn muốn Trong bảng tính của ban, chọn Paste Special từ menu Edit và nhắp vào nút Paste Link

Sử dụng ô tham chiếu và nhãn text trong các công thức

Để sử dụng các tham chiếu ô cùng với nhăn text trong một công thức, bạn chỉ việc gõ một ký hiệu (&) ở giữa tham chiếu và text Ví dụ, để hiển thị dòng dữ liệu là "25 Departments", gõ (=A1 &

"Departments"), trong đó A1 chứa số 25

Làm thế nào để ấn định một macro tới một nút ?

Bạn muốn chạy macro hay hàm chỉ bằng một thao tác nhắp vào một nút? Bằng cách gán một hàm hay một macro tới một nút tuỳ biến bạn có thể thực hiện rất nhanh chóng mà không phải chọn

Tools\Macro Để ấn định một macro tới một nút, chọn View\ Toolbars\ Customize Nhắp vào tab Commands và chọn Macros trong điều khiển Categories

để thoát khỏi cửa sổ CMD

Chỉnh sửa “siêu liên kết” dễ dàng

Nếu bạn cảm thấy điều này gây bất tiện và có thể chỉnh sửa siêu liên kết một cách nhanh chóng mà không cần phải qua các thao tác chỉnh sửa dài dòng phức tạp khác, thì bạn có thể áp dụng chiêu thức sau:

Trong bảng tính, bạn hãy nhấn trái chuột vào hyperlink cần chỉnh sửa rồi giữ chuột trong

khoảng 2,3 giây Khi này đoạn link sẽ được hiển thị ở thanh công thức, và bạn có thể thực hiện việc

chỉnh sửa một cách dễ dàng được rồi đấy

Hàm Excel tính tuổi nợ và số dư bình quân

Hai hàm Excel dưới đây có thể giúp bạn nhanh chóng lthực hiện tác vụ

Ví dụ chúng ta có 1 sheet dữ liệu của khách hàng như hình dưới

• Cột thứ nhất là ngày tháng giao dịch với khách hàng (sắp xếp theo ngày tăng dần)

• Cột thứ hai là số tiền phải thu của khách hàng (ghi nợ)

• Cột thứ ba là số đã thu được của khách hàng (ghi có)

• Cột thứ tư là cột thứ 2 trừ cột thứ 3

• Cột thứ năm là cân đối còn phải thu sau từng giao dịch, cột 6 là ghi chú

Việc tính toán chỉ cần cột 1 đến cột 4

Tạo hàm

1 Function OldOfDebt(mRange As Range, toDate As Date) As Double

Hàm này trả về tuổi của khoản phải thu theo ngày, bằng cách giải đáp số dư còn phải thu tại ngày cuối cùng là các khoản phải thu của các ngày nào theo nguyên tắc khoản đã thu được sẽ là thanh toán cho khoản phải thu đến trước, sau đó tính ra số ngày theo trọng số của từng khoản đối với số

dư

Hàm có hai tham số, thứ nhất mRange chính là vùng tính toán, trong ví dụ là A2:D13; thứ hai toDate

là ngày để xác định tuổi (toDate phải lớn hơn ngày cuối cùng phát sinh giao dịch với khách hàng), trong hình là C19 Theo ví dụ hàm tính tuổi của khoản phải thu có giá trị 191.000 là 146,36 ngày trả

về tại ô E19

2 Function AvgBalance(mRange As Range, toDate As Date) As Double

Hàm này có tham số y hệt hàm trên, trả về số dư còn phải thu trung bình của các khách hàng theo tỷ trọng về thời gian Trong hình, hàm tính ra số dư bình quân trả về ô E21 là 106.791 với mRange là A2:D13 và toDate là 31/12/2005 (Bạn có thể tính được tổn thất do khách hàng này chiếm dụng bằng Hàm x lãi suất trong khoảng thời gian A2 đến A13)

Mã nguồn

Public Function OldOfDebt(mRange As Range, toDate As Date) As Double

Dim rDate As Range Cot ngay

Dim rDebit As Range Cot ghi no

Dim rCredit As Range Cot ghi co

Dim mPaid As Double Tong so da thu duoc

Dim mClose As Double So du cuoi tai ngay toDate

Dim mAccDebit As Double Debit cong don

Dim thisAmount As Double

Dim thisDate As Double

Dim mRow As Long Bien dem so dong

Dim i As Long

Dim ret As Double Gia tri tro ve

mRow = mRange.Rows.Count

Set rDate = mRange.Range(Cells(1, 1), Cells(mRow, 1))

Set rDebit = mRange.Range(Cells(1, 2), Cells(mRow, 2))

Set rCredit = mRange.Range(Cells(1, 3), Cells(mRow, 3))

mPaid = Application.WorksheetFunction.Sum(rCredit)

mClose = Application.WorksheetFunction.Sum(rDebit) - Application.WorksheetFunction.Sum(rCredit)

For i = 1 To mRow

If rDebit.Cells(i, 1).Value <> 0 Then

mAccDebit = mAccDebit + rDebit.Cells(i, 1).Value

If mAccDebit > mPaid Then

thisAmount = Application.WorksheetFunction.Min(mAccDebit - mPaid, rDebit.Cells(i, 1).Value) thisDate = rDate.Cells(i, 1).Value

ret = ret + thisAmount * (toDate - thisDate) / mClose

Public Function AvgBalance(mRange As Range, toDate As Date) As Double

Dim rDate As Range

Dim rAmount As Range

Dim mRow As Long

Dim mLenght As Long quang thoi gian tu ngay dau den toDate

Set rAmount = mRange.Range(Cells(1, 4), Cells(mRow, 4))

mLenght = toDate - rDate.Cells(1, 1)

Bộ tiện ích Hữu hiệu cho Excel

Nếu bạn là người thường xuyên sử dụng Microsoft Excel thì hãy lưu ý đến bộ tiện ích này, đó là Asap Utilities, gồm có 300 tiện ích khác nhau Sau khi cài đặt chương trình, Excel sẽ hỏi bạn có

muốn cho phép các macro hoạt động không, bạn cứ mạnh dạn chọn Enable Macro để Asapp có thể

hoạt động Nó không có cửa sổ riêng biệt mà chỉ là một mục trên thanh menu, cạnh menu Help

Có thể kể một số tiện ích chính của Asap Utilities như sau:

• Vision Control: bạn có thể phóng to văn bản, cho phép ẩn hay hiện thanh công cụ, thanh

trạng thái… tất cả đều được thực hiện khá dễ dàng, không cần phải làm từng bước một như Excel

• Favorites: cho phép bạn thêm hay bớt các chức năng trong menu.

• Select: những chức năng liên quan đến việc đánh dấu văn bản.

• Sheets: những công cụ dùng cho sheet như thêm Sheet, đổi tên Sheet, cho phép hiện hay ẩn

các Sheet, đặt mật khẩu cho Sheets…

• Columns / Rows: các chức năng dùng để chỉnh sửa dòng, cột.

• Numbers: giúp bạn chuyển đổi các con số.

• Objects: các chức năng liên quan đến đồ họa.

Nếu thạo tiếng Anh bạn có thể vào mục Info để xem hướng dẫn cụ thể từng chức năng Nếu là

người thích đùa, bạn có thể đùa chút chơi để trêu những người chưa hiểu biết lắm bằng cách chọn

mục Launch/ Funny (error messages) Khi đó máy sẽ hiện ra một thông báo “nghiêm trọng” nào đó,

ví dụ như máy đang bị đau đầu, hay là file bị lão hóa, bạn có muốn format ổ cứng không… và chỉ còn

 Countif rất hữu dụng khi chỉ có một điều kiện muốn thực hiện nhiều phép so sánh, bạn có thể dùng hàm dcount Hàm này yêu cầu dữ liệu của Excel (có dòng đầu tiên là trường tên) và một vùng

điều kiện riêng biệt

 Hình trên là một ví dụ về một cơ sở dữ liệu đơn giản trong vùng A1:E11 và vùng điều kiện G1:K2 công thức =DCOUNT(A1:E11,,G1:K2) trong ô G3.

 Công thức này sẽ cho kết quả khác nếu bạn thay đổi giá trị trong vùng điều kiện Vùng điều kiện

cũng có thể thực hiện toán tử Logic như "Or" khi bạn dùng nhiều dòng

Tính Toán Có Điều Kiện

• Vì các hàm count, counta và countblank rất dễ hiểu nên ta chỉ đề cập đến countif

• Hàm cần nhiều tham số: vùng chứa dữ liệu cần tính tóan và điều kiện để xác định một ô nào

đó

Ví dụ sau đây minh họa nhiều ứng dụng khác nhau của hàm countif

• Giả sử bạn có vùng dữ liệu tên data

Lưu ý là tham số thứ hai của hàm countif có thể trỏ đến một ô chứa dữ kiện tìm kiếm

 Muốn đếm số ô có giá trị là 12, dùng công thức =countif(data, 12).

 Muốn tính tổng số ô có giá trị 1 hay 12, dùng công thức =countif(data, 12)+countif(data, 1).

 Muốn tính tổng số ô có giá trị từ 1 đến 10, dùng công thức=countif

(data,”>=1”)-countif(data,”<=10).

 Muốn đếm số ô có chứa chữ yes, dùng công thức=countif(data,”yes”)

 Cuối cùng, muốn đếm hết tất cả các ô có chứa text, dùng công thức =countif(data,”*”)

Ô Được Cập Nhật Lần Cuối Trong Excel

 Bạn có thể biết được nội dung của ô nào được cập nhật lần cuối Nếu lưu thông tin được cập nhật theo định kỳ thì rất tiện, ví dụ như bảng tính doanh thu bán hàng của mỗi ngày Một công thức trong bảng tính như thế có thê tham chíêu đến tổng số tiền vừa bán hàng nhưng vị trí của số tiền này có thể thay địa mỗi ngày

 Công thức sau đây cho biết giá trị mới nhất trong 50 dòng đầu tiên ở cột C:

=indirect(address(max((row(1:50)*(C1:C50<>””))), column(C:C)))Đây là công thức về mảng (array)

{=sum ((a1:a7)>2)*((a1:a7)<10)}

 Đối với công thức mảng, không cần gõ các dấu mở và đóng ngọăc ở đầu và cuối công thức; chỉ

cần nhập công thức rồi nhấn <Ctrl>-<Shifr>-<Enter>

Index Mạnh Hơn Mode

 Trong Excel, chức năng MODE trả lại giá trị xuất hiện nhiều lần nhất trong một giới hạn Tuy nhiên, nó không thực hiện được địa với các giá trị vào bằng text (text entry) Nhưng ở đây có một

công thức trường (array formular) sẽ cho entry xuất hiện thường xuyên nhất trong một giới hạn cột họăc dòng, bất kể đó là text hay là số:

=INDEX(range, MATCH(MAX (COUNTIF(range, range)), COUNTIF (range, range),0)

 Hãy nhớ nhấn Ctrl+Shifr khi vào một công thức thường

Chuyển Giá Trị Nhập Từ Các Ứng Dụng Khác Thành Giá Trị Thực

 Khi nhập dữ liệu từ các ứng dụng khác sang Excel, trong đó có Aaccess, đôi lúc dữ liệu được

nhập dưới dạng text nên không thể dùng trong việc tính tóan hay dùng với các lệnh đòi hỏi giá trị số

 Bạn không thể định dạng các ô theo kiểu giá trị Chẳng lẽ phải nhập lại dữ liệu? Sau đây là cách đơn giản để chuyển sang giá trị số

 Chọn một ô trống, nhập số 1 và chọn Edit / Copy

 Đánh dấu tất cả các ô bạn cần chuyển rồi chọn Edit / Paste special

 Trong khung hội thoại Paste Special, chọn Multiply rồi nhấn OK

 Thao tác này sẽ nhân từng ô cho 1 và chuyển nội dung của ô thành giá trị số

Thêm Nhãn

 Nếu bạn nhập ký tự sau một số (như ’24 ft’) Excel xem đó là một chuỗi ký tự Nhưng ở đây bạn

lại múôn cộng hết các con số đằng trước Nếu các ô có cùng số ký tự, hãy dùng công thức về chuỗi

để xóa các ký tự bạn không cần nữa Các công thức này mỗi lần thực hiện trên nhiều ô, do vậy, đáng

lẽ phải thực hiện một lọat công thức thì chỉ cần một công thức mà thôi

 Giả sử từ ô A1 đến A5 có các ký tự Vào ô A6 gõ công thức =sum(left(a1:a5,len (a1:a5)-3)) Và nhấn <Ctrl>-<Shift>-<Enter> (để thêm dấu mở hoặc đóng ngọăc nhọn vào công thức rồi hiển thị kết

quả) Trong ví dụ này, nhãn bạn muốn xóa dài 3 ký tự Nếu nhãn dài hơn, hãy thay giá trị 3

 Dĩ nhiên, không nên dùng hậu tố ở vị trí đầu tiên Thay vào đó, chọn Format / Cells / Number, trong khung Code, nhập vào một định dạng số Trong ví dụ này, gõ #, khỏang trắng và ft., rồi chọn

Ok Các con số sẽ được đặt tên một cách chính xác, lúc đó, bạn có thể dùng hàm SUM đơn giản

thay vì một công thức về chuẩn để cộng chúng

Đổi Giá Trị Mà Không Cần Dùng Công Thức

 Bạn phải cập nhật bảng giá bằng bảng tính Excel Đôi lúc, bạn cần tăng một nhóm giá lên số

phần trăm nhất định nào đó

 Chắc là bạn sẽ tạo công thức rồi dùng lệnh Edit / Paste Special để thay giá trị ban đầu bằng kết

quả mới tính tóan

 Cuối cùng, bạn phải xóa công thức đó đi Có cách nào đơn giản hơn có thể thực hiện được điều này không?Giải pháp sau cũng cần đến lệnh

Edit / Paste Special.

 Giả sử bạn muốn tăng 5% cho các giá trị trong vùng A2:A100 Hãy thực hiện những bước sau: Nhập 1,05 vào một ô trống bất kỳ và chọn Edit / Copy

Chọn vùng bạn muốn sửa địa, ở đây là A2:A100.

Chọn Edit / Paste Special

Trong khung hội thọai Paste Special, chọn Multiply (xem hình) rồi nhấn Ok.

Xóa giá trị đã nhập vào ở bước 1 vì không cần nó nữa

Thao tác này đã nhân các giá trị trong vùng được chọn lên 1,05 lần, tương đương với việc tăng lên 5%

Kết Hợp Chữ Và Giá Trị Trong Một Ô

Bạn có biết rằng có thể kết hợp chữ và giá trị trong cùng một ô không?

 Ví dụ, nếu ô A12 có giá trị 1435 và bạn gõ=”Total:”&A12 vào một ô khác thì ô mới này sẽ hiển thị

“Total:1435’

Ký hiệu & là tóan tử kết nối nhằm kết hợp chữ với nội dung ô A12

 Lưu ý rằng tóan tử này không có hiệu lực với những ô có công thức vì ô này chứa chữ không phải

giá trị số Trong trường hợp này có thể dùng hàm=”Total:”&TEXT(a12,”$#,##0.00”) và kết quả sẽ là

’Total:$1,435.00’

 Tham số thứ 2 của hàm Text() là chuỗi định dạng số chuẩn của Excel Sau đây là ví dụ dùng hàm

Now():=”Báo cáo được in vào ngày“&TEXT(NOW(),”d/mm/yyyy vào lúc h:mm AM/PM”) Hình dưới

hiển thị kết quả của công thức này ở ô A1

Công Thức Tên File

• Bạn có cần công thức trả về tên file hiện hành không? nếu muốn có cả đường dẫn đầy đủ thì

 Trong đó, “CELL” là địa chỉ của chuỗi

Khi Ô Trống Không Có Zero

Giả sử bảng tính của bạn có dùng công thức =vlookup(B1,D1:E13,2)

 Để tìm giá trị ở cột thứ 2 trong bảng D1:E13 khi giá trị trong cột D bằng với ô B1 Không phải mọi

ô trong bảng đều có giá trị, có một vài ô bằng zero Vấn đề là hàm Vlookup trả về 0 khi ô tương ứng

trong bảng thật sự không có giá trị (ô trống)

 Sau đây là giải pháp để kết quả trả về giá trị trống chứ không phải là zero Các hàm tìm kiếm xem

giá trị trong ô trống bằng 0 Bằng cách bổ sung một vài hàm, bạn có thể phân biệt được ô nào trống

và ô nào có gía trị 0 Công thức sau đây dùng hàm Len để tính số ký tự của kết quả tìm được, kết

quả bằng 0 nếu đó là ô trống và bằng số ký tự nếu ô đó khác trống

=len(vlookup(B1,D1:E13,2))

• Tiếp theo, thêm hàm if để công thức hiển thị giá trị trống khi giá trị tìm kiếm bằng 0 như hình

vẽ trên và hiển thị giá trị thực khi số ký tự khác 0 Nhập công thức sau vào ô B2:

=if(len(vlookup(B1,D1:E13,2))=0,””,vlookup(B1,D1:E13,2))Rất tiếc, cách làm này không áp dụng

được với 1-2-3 hay Quattro Pro.

Phát Hiện Lỗi Trong Công Thức

 Khi tìm lỗi trong một bảng tính đầy công thức, có thể bạn sẽ thấy thuận tiện khi được nhìn tận mắt những công thức hơn là chỉ thấy kết quả của chúng Nhiều ngày dùng biết rằng muốn hiển thị công

thức trong Excel, chọn Tools / Option, nhấn View rồi đánh dấu vào Formulas trong mục “Windows

Option’ Tuy nhiên, công thức được hiển thị sẽ không thích hợp cho việc in ấn.

 Tốt hơn là nên dùng macro ListFormulas VBA để hiển thị danh sách các công thức trong bảng tính Macro này có thể tải xuống từ Internet và làm việc với mọi version Excel, nó có chức năng

chèn vào một bảng tính mới và xuất ra danh sách tất cả các công thức trong bảng tính hiện hành Bạn có thể in bảng tính mới này để tìm lỗi trong công thức

 Hình trên cho thấy kết quả mẫu thích hợp cho việc in ấn kết quả chiếm 4 cột: Địa chỉ, giá trị của

công thức, công thức dạng ký hiệu của Excel và công thức dưới dạng R1C1 Ký hiệu R1C1 cho biết địa chỉ của ô: con số sau R là số dòng và số sau C là số cột Bạn có thể dùng ký hiệu này để tính số dòng và cột trong macro hoặc để biết vị trí các ô liên quan.

 Có một lý do khác khi dùng ký hiệu R1C1 là nếu muốn sắp xếp (sort) kết quả bằng cách dùng cột

4 làm tiêu chuẩn sort thì các công thức cũng xuất hiện theo Như thế bạn sẽ dễ dàng phát hiện ra những khác biệt nhỏ giữa một vài công thức như ô D11 trong hình trên.

 Muốn dùng macro ListFormulas, trước hết, tải nó từ www.j-walk.com/ss Sau đó, mở bảng tính bạn muốn liệt kê các công thức rồi thực thi macro này.

Cộng Các Giá Trị Cao Nhất Trong Vùng

 Giả sử bạn muốn cộng 3 giá trị lớn nhất trong vùng có 100 ô Vùng này không được sắp xếp, vì

thế không thể dùng lệnh SUM Bạn có thể thực hiện như sau:

 Hàm LARGE luôn trả về giá trị lớn thứ n trong một vùng, với n là tham số thứ hai của hàm Bạn cần có một công thức gọi hàm LARGE 3 lần rồi cộng các kết quả lại Công thức sau giả sử rằng các

số cần tìm nằm trong vùng A1:A100

=LARGE(A1:A100,1)+ =LARGE(A1:A100,2)+=LARGe(A1:A100,3)

Có một cách khác là dùng công thức mảng như sau:

=SUM(LARGE(A1:A100,(1,2,3)))

 Trước hết, công thức này truyền một mảng có 3 giá trị đến hàm LARGE rồi sau đó dùng hàm

SUM để cộng các kết quả của hàm LARGE Lưu ý rằng các số 1,2,3 phải để trong ngọăc nhọn và

nhớ là với công thức mảng, bạn phải nhấn <Ctrl>-<Shift>-<Enter> thay vì nhấn <Enter>.

 Những công thức lọai này sẽ trở nên cồng kềnh nếu giá trị n lớn hơn Ví dụ, muốn cộng 30 giá trị lớn nhất trong một vùng, công thức phải chứa danh sách các số nguyên từ 1 đến 30 Sau đây là công thức tổng quát

• Có một kỷ thuật thông minh dùng tính năng định dạng có điều kiện của Excel để định dạng

đặc biệt những ô có chứa công thức, nhưng vài trường hợp lại không thực hiện được

• Ví dụ, với kỹ thuật này, bạn có thể thiết đặt sao cho ô chứa công thức có màu vàng hoặc ô

chứa giá trị âm thì được làm đậm Với Excel, thực hiện những bước sau:

1 Chọn Insert.Name.Define

2 Trong khung hội thoại Define Name, nhập Cellhasformula vào khung “Name in workbook’ rồi

gõ Getcell(48,indirect(“re”,false)) trong khung “refers to”

3 Nhấn add rồi ok

4 Đánh dấu những ô bạn muốn áp dụng định dạng có điều kiện

5 Chọn format.Conditional formatting

6 Trong khung hội thọai Conditional Formatting, chọn Formula is từ danh sách thả xuống rồi gõ

=Cellhasformula vào ô kế bên (xem hình) Thao tác này sẽ áp dụng định dạng có điều kiện bất cứ lúc nào công thức có giá trị là “True”

7 Nhấn nút Formula rồi chọn lọai định dạng bạn muốn

8 Nhấn OK

• Khi đã thực hiện xong các bước trên, những ô có chứa công thức trong vùng bạn đã đánh dấu

ở bước 4 sẽ hiển thị định dạng bạn chọn thế kỷ thuật này làm việc như thế nào? điểm mấu chốt là tạo một công thức như ở buớc 2

• Công thức này không có mặt trong trong ô như những công thức chuẩn nhưng vẫn hoặt động

như một công thức bằng cách trả về giá trị, trong trường hợp này là “true” hoặc “false”

• Công thức dùng hàm get.cell là một phần của ngôn ngữ macro xlm và không thể dùng trực

tiếp trong bảng tính

• Tham số đầu tiên của hàm dùng giá trị 48 để trả về “true” nếu ô có chứa công thức hàm

indirect về căn bản là tạo tham chiếu đến từng ô trong vùng đã chọn Tính trung bình theo điều kiện

Trong thực tế, cách tính trung bình cộng đơn giản thường không đáp ứng được nhu cầu của bạn

• Ví dụ, thầy giáo có thể xếp hạng cho học sinh bằng cách tính trung bình điểm các bài thi và bỏ qua 2 bài thi cá điểm thấp nhất hoặc có thể bạn cũng muốn tính trung bình nhưng bỏ qua những

điểm số cao và thấp nhất trong những trường hợp như thế này, hàm average() không thực hiện

được, vì thế bạn phải tạo một công thức phức tạp hơn

• Công thức sau đây tính điểm trung bình trong vùng có tên là ‘scores’ ngoại trừ 2 điểm số thấp

và cao nhất =(sum(scores)-min(scores)-max(scores)/(count(scores)-2) còn sau đây là ví dụ tính trung bình, lọai trừ 2 điểm số thấp nhất:

=(sum(scores)-min(scores)-small(scores,2)/(count(scores)-2)

• Còn sau đây là ví dụ tính trung bình, lọai trừ 2điểm số thấp nhất:

=(sum(scores)-min(scores)-small(scores,2)/count(scores)-2)

• Bỏ qua giá trị 0 trong hàm average của Excel dùng để tính giá trị trung bình Tuy nhiên, nó lại

có giá trị bằng zero Làm sao để có thể bỏ qua những ô có giá trị bằng 0?Xem ví dụ ở hình trên bạn

có thể thấy giá trị trung bình được tính (ô d14) thật sự là có cả giá trị 0 (ô d4 và d6)

• Trong trường hợp này, hàm average của excel trả về 601 thay vì phải là 751,25Ít nhất cũng

có 2 cách để tính giá trị khác 0 trước hết, bạn có thể thay địa công thức của vùng D2:D11 để chúng

trả về khoảng trắng hay một chuỗi ký tự thay vì là số 0 rồi sau đó mới tính gía tri trung bình Hàm

Average bỏ qua các ô là khoảng trắng hay chuỗi ký tự

• Ví dụ như công thức sau đây trả về khoảng trắng nếu như B2*C2 bằng 0 :

=if(B2*C2=0,””,B2*C2)Nếu muốn hiển thị số 0 ở cột D thì bạn có thể dùng hàm Countif để có được

số ô có giá trị khác 0

Công thức sau đây được nhập vào ô D14, tính tổng giá trị cột D rồi chia cho số ô có giá trị khác 0 :

=sum(D2:D11)/countif(D2:D11,”<>0”)

So Sánh Các Vùng Bằng Cách Dùng Công Thức Mảng

 Trong Excel, bạn có thể so sánh các ô trong hai vùng bằng một công thức mảng (Array) Ví dụ, muốn xem giá trị trong A1:A100 có giống giá trị trong b1:b100, gõ

Sum(if(a1: a0=b1:b100,0,1)

 Trong bất kỳ ô nào Sau đó nhấn <Crtl>-<Shift>-<Enter> để thực thi công thức mảng này Muốn

so sánh các vùng trên các bảng tính khác nhau, chỉ cần đặt trước địa chỉ vùng tên bảng tính, sau đó

là một dấu chấm than (!) Ví dụ: Sheet1! A1:A100

Tính Toán Với Mảng (Array)

 Nếu không có kỷ thuật chuẩn nào đáp ứng được yêu cầu của bạn thì hãy tạo một công thức mảng

cho phép tính toán trên nhiều ô của một vùng muốn tạo công thức mảng, nhấn

<Ctrl>-<Shift>-<Enter> sau khi gõ công thức vào.

 Muốn đếm số ô có giá trị là số trong một vùng, nhập công thức =Sum(if(isnember(data),1,0) Muốn đếm số ô bị lỗi trong một vùng, nhập công thức =Sum(if(iserr(data),1,0)

Các Tham Số Giả Lập Trong Excel

 Bạn có thấy mệt mỏi khi phải nhớ cú pháp của các hàm trong Excel ? bạn có thể chọn Insert /

Function, chọ môt hàm và điền tham số vào khung hội thoại.

 Muốn mọi viêc nhanh hơn, gõ tên hàm rồi nhấn <Ctrl>-<Shift>-A để dán các tham số giả lập vào

Ví dụ, nếu gõ =Pmt vào một ô rồi nhấn <Crtl>-<Shift>-A, bạn sẽ có công thức =PMT(Rate,nper,pv,

fv,type) Thay thế các tham số thực tế sau đó thực hiện hàm

Đưa Dữ Liệu Excel Vào Bảng

 Bổ sung đồ chị vào một biểu đồ sẽ làm tăng tính trực quan của bảng tính Excel Nhưng đôi lúc sẽ

tiện lợi hơn nếu đặt những con số tạo thành biểu đồ tại nơi mà bạn có thể nhận ra ngay khi nhìn qua

 Để làm như vậy, hãy tạo biểu đồ bằng cách thông thường Điểm sáng vùng dữ liệu, chọn

Insert/chart, và theo chỉ dẫn của chart wizard, để chọn kiểu và khuôn thức

 Khi đến bước thứ ba của wizard, nhấn vào data table và chọn show data table, sau đó thực hiện bình thường Khi Excel tạo biểu đồ, nó sẽ kèm theo một bảng nhỏ hiển thị những con số tạo

nên biểu đồ

Để Biểu Đồ Đường Không Bị Gián Đoạn

 Khi tạo một biểu đồ đường trong Excel, những điểm không có dữ liệu (ô trống) không được vẽ trên biểu đồ nên đường thẳng có chỗ bị gián đọan Excel có hai cách giúp bạn quản lý những chỗ

zero họăc nộI suy dữ liệu bằng cách nốI đường thẳng giữa những điểm không muốn có dữ liệu.

 Muốn thiết lập cách Excel làm việc với những ô không có dữ liệu, chọn lưu đồ rồi chọn Tool /

Options Trong khung hộI thọai Options, nhắp mục Chart rồi chọn một tùy chọn thích hợp Bạn

cũng có thể biểu diễn lại dữ liệu bằng công thức =NA() thay vì để trống Lưu đồ sẽ dùng phép nội suy cho những ô có công thức này bất kể các thiết lập trong khung hội thọai Options.

Bổ Sung Tên Đường Thẳng Đứng

Bạn có thể thay địa và bổ sung hoặc xóa bất kỳ gì trên một biểu đồ mà bạn đã tạo ra trước Thực hiện theo những bước sau để bổ sung một tên đường thẳng đứng