Dùng công cụ sao chép và dán để tạo bản đúp nội dung của một vùng ô sang một phần khác trong cùng tờ bảng tính.. Một tính năng đặc biệt của thanh trạng thái Excel là hộp AutoCalculate, h
Trang 1MỤC LỤC
BÀI 1: MỞ ĐẦU 4
I BƯỚC ĐẦU LÀM VIỆC VỚI BẢNG TÍNH ĐIỆN TỬ 4
i Khái niệm 4
ii Mở bảng tính đã có sẵn – thay đổi vài chỗ và ghi lưu .5
iii Mở vài bảng tính đồng thời 7
iv Tạo bảng tính mới và ghi lưu .7
v Ghi lưu một bảng tính đang có lên đĩa cứng, đĩa mềm .7
vi Đóng ứng dụng bảng tính 7
vii Dùng các chức năng trợ giúp 8
II CHỈNH SỬA CÁC THIẾT ĐẶT CƠ SỞ 8
1 Thay đổi các chế độ hiển thị trang 8
2 Sử dụng công cụ phóng to thu nhỏ 8
3 Sửa đổi hiển thị của thanh công cụ 8
III CHUYỂN ĐỔI KHUÔN DẠNG TÀI LIỆU .9
1 Ghi lưu một bảng tính đang có thành tệp dưới một khuôn dạng khác Tệp thuần chữ (txt), tệp khuôn mẫu (Template), tệp của phần mềm khác, phiên bản khác v.v 9
ii Ghi lưu tài liệu với khuôn dạng thích hợp để đưa lên Web Site 9
BÀI 2: CÁC THAO TÁC ĐƠN GIẢN 10
I CHÈN THÊM DỮ LIỆU 10
1 Nhập số vào một ô 10
2 Nhập chữ vào một ô 10
3 Nhập các kí tự / kí hiệu đặc biệt vào một ô 10
4 Nhập công thức đơn giản vào một ô 11
5 Sử dụng lệnh Undo 11
II CHỌN DỮ LIỆU 11
1 Đánh dấu chọn một vùng ô kề nhau, không kề nhau .11
2 Đánh dấu chọn một dòng, một cột Chọn một vùng dòng / cột kề nhau, không kề nhau .11
III SAO CHÉP, DI CHUYỂN, XÓA .12
1 Dùng công cụ sao chép và dán để tạo bản đúp nội dung của một vùng ô sang một phần khác trong cùng tờ bảng tính .12
ii Dùng công cụ sao chép và dán để di chuyển nội dung một vùng ô sang một phần khác trong cùng tờ bảng tính 12
iii Sao chép nội dung vùng ô giữa các tờ bảng tính đang mở .12
iv Di chuyển nội dung vùng ô giữa các cửa sổ bảng tính đang mở .12
v Xoá nội dung ô trong một vùng đã chọn 12
IV TÌM KIẾM VÀ THAY THẾ 13
1 Dùng công cụ tìm kiếm một nội dung ô cần tìm 13
2 Dùng công cụ thay thế một nội dung ô cần thay 14
V CÁC DÒNG VÀ CÁC CỘT 14
Trang 21 Thêm dòng, thêm cột 14
2 Thay đổi chiều rộng cột, chiều cao dòng 15
ii Xoá dòng, cột đã chọn 15
VI SẮP XẾP DỮ LIỆU .16
1 Sắp xếp dữ liệu kiểu số theo thứ tự tăng dần, giảm dần 16
ii Sắp xếp dữ liệu kiểu kí tự theo thứ tự tăng dần, giảm dần 17
BÀI 3: CÔNG THỨC VÀ HÀM ĐƠN GIẢN 18
I CÁC CÔNG THỨC SỐ HỌC VÀ LÔGIC 18
1 Dùng các công thức số học, lôgic cơ bản để cộng trừ nhân chia trong bảng tính 18 ii Dùng chức năng điền tự động một chuỗi dữ liệu tăng có quy luật .18
iii Hiểu và sử dụng được địa chỉ tương đối trong các công thức và hàm 19
iv Hiểu và sử dụng được địa chỉ tuyệt đối trong các công thức và hàm 19
VII LÀM VIỆC VỚI CÁC HÀM .20
1 Dùng hàm tổng 20
ii Dùng hàm trung bình 20
iii Dùng hàm VLOOKUP, HLOOKUP 21
BÀI 4: ĐỊNH DẠNG 23
I ĐỊNH DẠNG Ô CHỨA SỐ 23
1 Định dạng ô để hiển thị các dữ liệu kiểu số khác nhau: 23
ii Định dạng ô để hiển thị ngày tháng .24
iii Định dạng ô để hiển thị kí hiệu tiền tệ .24
iv Định dạng ô để hiển thị phần trăm 24
VIII ĐỊNH DẠNG Ô CHỨA VĂN BẢN 24
1 Thay đổi cỡ chữ, dạng chữ: in béo, in nghiêng, kiểu chữ 24
ii Thay đổi màu chữ 25
iii Chỉnh hướng viết chữ 25
IX VÙNG CÁC Ô 26
1 Căn vị trí chữ trong ô của một vùng: giữa, trái, phải, sát trần, sát sàn 26
ii Thêm các đường viền biên ô cho một vùng ô .27
X KIỂM TRA CHÍNH TẢ .27
3 Dùng công cụ kiểm tra chính tả và sửa đổi khi cần 27
XI BÀI TRÍ TÀI LIỆU 28
1 Sửa đổi các thiết lập khoảng cách lề của tài liệu .28
2 Chỉnh sửa để bài trí vừa vào một trang 29
iii Thêm Đầu trang và Chân trang 30
iv Thay đổi hướng của trang - trang đứng, trang nằm, kích thước trang 31
BÀI 5: IN ẤN 32
I IN MỘT BẢNG TÍNH ĐƠN GIẢN 32
1 Dùng các lựa chọn in cơ sở 32
ii Xem tài liệu trước khi in 33
iii In một số bảng tính, một tờ bảng tính .33
Trang 3iv In một phần tờ bảng tính, một vùng ô định trước .34
BÀI 6: CÁC TÍNH NĂNG NÂNG CAO 35
I NHẬP MỘT ĐỐI TƯỢNG TỪ BÊN NGOÀI 35
1 Nhập đối tượng từ ngoài vào bảng tính: tệp hình ảnh, tệp đồ hoạ, tệp văn bản 35
ii Di chuyển và co giãn các đối tượng đã nhập trong một bảng tính .35
iv Di chuyển và xoá biểu đồ, đồ hoạ 43
Trang 4BÀI 1: MỞ ĐẦU
I BƯỚC ĐẦU LÀM VIỆC VỚI BẢNG TÍNH ĐIỆN TỬ.
i Khái niệm
Giới thiệu chương trình Microsoft Excel :
- Microsoft Excel (Excel) là chương trình chuyên dùng tạo ra các biểu
bảng thống kê (bảng tính), từ những bảng tính đó có thể tạo ra các bảng khác mang tính tổng hợp, phân tích có kèm theo đồ thị minh hoạ
• Excel chạy trong môi trường Windows do đó nó cần được cài đặt vào ổ đĩa cứng sau khi cài đặt Windows Bạn đọc cần phải thành thạo các thao tác cơ bản trong Windows Những ai đã thành thạo một trong các phần mềm bảng tính như Lotus hoặc Quattro, và Windows thì có thể tự đọc tài liệu này và thực hành trên máy để làm quen với Excel
Khởi động Excel từ Windows :
Chọn 1 trong các cách sau :
- Bấm nút ở phía trên phải màn hình nền (nếu có)
- Bấm đúp biểu tượng trên màn hình nền (nếu có)
- Bấm lần lượt Start\Programs\Microsoft Excel
Cửa sổ chương trình Excel sẽ được mở ra sẵn sàng làm việc
Cửa sổ chương trình Excel
Trang 5Ngoài các thành phần giống như một cửa sổ bất kỳ của Windows, thanh tiêu
đề, các nút điều chỉnh kích thước, cửa sổ Excel còn có các thành phần sau:
1 Thanh tiêu đề (Title bar): Cho biết tên tệp đang mở
2 Thanh thực đơn (Menu bar): là nơi các bạn thực hiện các lệnh chính và
cơ bản nhất của Excel Thực đơn chính của Excel bao gồm: File, Edit, View, Insert, Format, Tools,
3 Thanh công cụ (Toolbars): Mỗi một dụng cụ trên thanh là một biểu tượng
tương ứng với một thao tác xử lý Ví dụ như để mở một Workbook mới ta phải
vào Menu File\New, nhưng nhờ thanh công cụ này ta có thể kích vào biểu
tượng để mở một Workbook mới
4 Thanh định dạng (Formatting): Cho biết các định dạng hiện thời của
bảng tính, cùng một số chức năng định dạng khác
5 Thanh công thức (Formula bar): Ô bên trái cho biết địa chỉ, ô bên phải
cho biết tên hàm, từng đối số của hàm đó, kết quả hiện thời của hàm, của toàn
bộ công thức
6 Vùng làm việc (Workbook): Là nơi bạn nhập dữ liệu, công thức, hiển thị
dữ liệu bạn nhập và hiển thị giá trị tính toán
7 Thanh trạng thái (Status bar): Cho biết tính trạng của các phím khác
nhau trên bàn phím Một tính năng đặc biệt của thanh trạng thái Excel là hộp
AutoCalculate, hiển thị kết quả của một chức năng được chọn (SUM theo mặc
định) nhờ sử dụng những ô được hiện sáng trong bảng tính đang hoạt động
8 Thanh cuộn ngang (Horizontal Scroll bar): Mỗi lần bạn nhấn vào mũi
tên cuốn ở rìa phải hoặc rìa trái thanh cuốn ngang, bảng tính sẽ cuốn qua một cột
9 Thanh cuộn dọc (Vertical Scroll bar): Di chuyển từ trang này sang trang
khác Hoặc khi bạn nhấn vào mũi tên cuốn ở đỉnh hoặc ở đáy thanh cuốn dọc, bảng tính sẽ cuốn lên hay xuống một hàng
ii Mở bảng tính đã có sẵn – thay đổi vài chỗ và ghi lưu
a Mở một Workbook có sẵn:
Có 3 cách:
Trang 6- Vào menu File chọn Open.
- Bấm tổ hợp phím Ctrl+O
- Kích vào biểu tượng Open trên thanh công cụ
Hộp thoại Open xuất hiện, chọn thư mục chứa file cần mở rồi nhấp chuột vào file Exel muốn mở Khi đó ta có thể thực hiện chỉnh sửa, thay đổi vài chỗ trên file này
b Lưu giữ một Workbook:
- Ghi các thay đổi của Workbook hiện thời vào đĩa: sau khi sửa đổi một file Exel, muốn ghi lại sự thay đổi này ta làm như sau:
• Vào menu File \Save hoặc
• Kích vào biểu tượng Save trên thanh công cụ.
- Ghi một Workbook hiện thời dưới một tên khác: Vào File\Save as, hộp thoại
Save As xuất hiện
• Trong mục Save as: Chọn đường dẫn cho tệp
• Trong mục File name: Tên của tệp.
• Trong mục Save as type: Kiểu của tệp.
• Sau khi điền xong các trường, nhấp Save
Trang 7iii Mở vài bảng tính đồng thời.
Tương tự như mở một tài liệu, Excel cho phép mở nhiều bảng tính, mỗi bảng
tính trong một cửa sổ, dùng lệnh File\Open mở một bảng tính sẽ sinh ra một cửa
sổ mới Để đặt đồng thời nhiều tài liệu Excel lên màn hình, ta mở tất cả các tập
tin muốn xem, chọn Window\ Arrange, xuất hiện hộp thoại Arrange Windows với các mục lựa chọn sự sắp xếp các tập tin muốn xem trên màn hình: Tiled, Cascade, Horizontal, Vertical.
iv Tạo bảng tính mới và ghi lưu
Tạo một Workbook mới: có 3 cách:
- Vào Menu File chọn New.
- Bấm tổ hợp phím Ctrl + N.
- Kích vào biểu tượng New trên thanh công cụ.
Sau đó ta lưu bản tính mới này như trong trường hợp trên
v Ghi lưu một bảng tính đang có lên đĩa cứng, đĩa mềm Ghi một Workbook hiện thời dưới một tên khác: Vào File\ Save as, hộp
thoại xuất hiện
Trong mục Save as: Chọn đường dẫn cho tệp, muốn ghi lên đĩa mềm thì chọn
đường dẫn cho tệp ở ổ đĩa A, còn muốn ghi lên đĩa cứng thì chọn đường dẫn cho
tệp trên ổ đĩa cứng.Sau khi chọn vị trí lưu tập tin, nhấp Save.
vi Đóng ứng dụng bảng tính.
- Vào menu File chọn Close.
• Bấm tổ hợp phím Alt + F4.
Trang 8vii Dùng các chức năng trợ giúp.
- Vào Help\Contents and Index (Hoặc nhấn phím F1)
II CHỈNH SỬA CÁC THIẾT ĐẶT CƠ SỞ
1 Thay đổi các chế độ hiển thị trang.
Có 2 kiểu xem tài liệu trên màn hình:
- Kiểu Normal : xem bình thường.
- Xem toàn màn hình (bỏ hết các thanh menu, thanh công cụ): dùng lệnh
View\Full Screen, trở lại màn hình cũ bằng cách gõ Esc hay nháy chuột vào vào nút Close của hộp Full Screen.
2 Sử dụng công cụ phóng to thu nhỏ
Khi muốn phóng to thu nhỏ một văn bản thì vào View trên thanh Toolbar rồi chọn Zoom hoặc dùng các phím tắt Alt+V\Z Cuối cùng chọn các kích cỡ hiển thị trên hộp thoại Zoom sau đó ấn OK.
3 Sửa đổi hiển thị của thanh công cụ
Để có thể sử dụng các thanh công cụ một cách dễ dàng chúng ta nên hiển thị chúng bằng cách sau:
Vào View\Toolbars rồi chọn các thanh công cụ cần thể hiện hoặc không
muốn xuất hiện trên màn hình rồi nhấn Enter.(Hoặc kích chuột phải trên thanh Toolbars rồi lựa chọn các thanh công cụ)
Dưới đây là một số thanh công cụ cơ bản:
• Standart Toolbar: Thanh Standart Toolbar có dạng như sau:
Thanh Standart Toolbar chứa một số lệnh thông dụng của Excel dưới
dạng các biểu tượng (Icon) Các lệnh này có thể chọn trực tiếp bằng chuột Chẳng hạn, muốn ghi văn bản lên đĩa, thay cho việc lựa chọn các mục chọn trên bảng chọn, bạn có thể nhấn chuột vào biểu tượng đĩa mềm
• Formatting Toolbar: Thanh Formatting Toolbar có dạng như sau:
Trang 9Thanh Formatting Toolbar chứa các lệnh dưới dạng các biểu tượng để
định dạng các biểu tượng để định dạng dữ liệu của bảng tính như kiểu, loại
phông, cỡ phông, căn lề, chọn các dấu ($),dấu phần trăm…
Ngoài Standart Toolbar và Formatting Toolbar còn có các Toolbar khác
có thể được hiện hay không được hiện trên màn hình do việc lựa chọn trong mục
Toolbars trong bảng chọn View.
• Formula Bar :(Thanh công thức) hiển thị tọa độ ô hiện hành, nút hủy bỏ
(Cancel), nút hủy bỏ (Calcel), nút chọn (Enter), nút chọn hàm, nội dung dữ liệu của sổ hiện thời
III CHUYỂN ĐỔI KHUÔN DẠNG TÀI LIỆU
1 Ghi lưu một bảng tính đang có thành tệp dưới một khuôn dạng khác Tệp thuần chữ (txt), tệp khuôn mẫu (Template), tệp của phần mềm khác, phiên bản khác v.v.
Vào File\Save As rồi chọn khuôn dạng tài liệu cần lưu trong Save as Type rồi nhấn Enter.
ii Ghi lưu tài liệu với khuôn dạng thích hợp để đưa lên Web Site.
Vào File\Save As Web Page rồi chọn khuôn dạng tài liệu cần lưu trong Save
as Type rồi nhấn Enter.
Lệnh Save As Web Page trên menu File của Excel lưu bảng tính hoặc
workbook hiện thời của Excel dưới dạng một trang Web và cho phép bạn thiết lập một số tùy chọn xuất bản hữu ích Trước khi dùng lệnh này, bạn phải xác minh xem bảng tính của mình có chứa kiểu tài liệu và nội dung có các chỉ dẫn thao tác cần thiết hay không
Trang 10BÀI 2: CÁC THAO TÁC ĐƠN GIẢN
- Đưa con trỏ vào vị trí cần chèn
- Vào Insert\Symbol.Xuất hiện hộp thoại Symbol
- Trong mục Font nhấn chọn tên Font cần thiết có chứa các ký hiệu muốn
chọn
- Nhấn trỏ chuột tại symbol muốn chèn sau đó nhấn vào nút Insert
- Nhấn Close để kết thúc.
Trang 114 Nhập công thức đơn giản vào một ô.
Để hủy bỏ thao tác vừa tiến hành, bạn hãy bấm tổ hợp phím Ctrl + Z
Hoặc nhấn chuột vào biểu tượng
1 Đánh dấu chọn một vùng ô kề nhau, không kề nhau
- Chọn khối: Khối là một vùng chữ nhật trên bảng tính Việc chọn khối được tiến hành như sau:
Cách dùng bàn phím:
+ Đưa ô sáng đến một góc của khối
+ Giữ phím Shift đồng thời sử dụng các phím mũi tên để di chuyển con
trỏ qua các ô cần lựa chọn
+ Hoặc chọn toàn bộ bảng tính dùng phím tắt Ctrl+A, hay vào menu Edit chọn Select All.
Cách dùng chuột:
+ Đưa ô sáng đến 1 góc của khối
+ Bấm và giữ nút trái chuột đồng thời rê chuột tới vị trí góc đối diện của khối
+ Chọn các ô không kề nhau: Đưa ô sáng tới ô đầu định chọn, giữ Ctrl
và kích chuột tại các ô định chọn tiếp theo
2 Đánh dấu chọn một dòng, một cột Chọn một vùng dòng / cột kề nhau, không kề nhau
- Chọn 1 hàng: Kích chuột tại cột tiêu đề của bảng tính.
- Chọn 1 cột: Kích chuột tại hàng tiêu đề của bảng tính.
- Chọn các vùng kề nhau: Giữ phím Shift đồng thời sử dụng các phím mũi tên
để di chuyển con trỏ qua các hàng, cột cần lựa chọn
Trang 12- Chọn các vùng không kề nhau: Chọn vùng đầu giữ Ctrl, kích và rê chuột ở
các vùng khác
III SAO CHÉP, DI CHUYỂN, XÓA
1 Dùng công cụ sao chép và dán để tạo bản đúp nội dung của một vùng ô sang một phần khác trong cùng tờ bảng tính
• Chọn các ô, khối muốn sao chép
• Vào Menu Edit\Copy hoặc ấn Ctrl + C
• Chọn ô muốn dán dữ liệu
• Vào Menu Edit\Paste hoặc ấn Ctrl +V
ii Dùng công cụ sao chép và dán để di chuyển nội dung một vùng ô sang một phần khác trong cùng tờ bảng tính.
• Chọn ô, khối muốn di chuyển
• Vào Menu Edit\ Cut hoặc ấn Ctrl + X
• Chọn ô muốn di chuyển dữ liệu
• Vào Menu Edit\ Paste hoặc ấn Ctrl + V
iii Sao chép nội dung vùng ô giữa các tờ bảng tính đang mở
• Chọn ô, khối muốn di chuyển
• Vào Menu Edit\ Copy hoặc ấn Ctrl + C
• Chọn ô muốn di chuyển dữ liệu trong bảng tính khác
• Vào Menu Edit\ Paste hoặc ấn Ctrl + V
iv Di chuyển nội dung vùng ô giữa các cửa sổ bảng tính đang mở
• Chọn ô, khối muốn di chuyển
• Vào Menu Edit\ Cut hoặc ấn Ctrl + X
• Chọn ô muốn di chuyển dữ liệu trong bảng tính khác
• Vào Menu Edit\ Paste hoặc ấn Ctrl + V
v Xoá nội dung ô trong một vùng đã chọn.
• Chọn ô, khối muốn xoá
• Vào Menu Edit\Clear:
Trang 13o All: Xoá định dạng, nội dung và ghi chú.
o Formats: Xoá định dạng.
o Contents: Xoá nội dung.
o Notes: Xoá ghi chú.
• Để xoá nhanh nội dung của ô, khối Ta chọn ô, khối cần xoá sau đó bấm
Delete hoặc dùng phím tắt Ctrl+X.
IV TÌM KIẾM VÀ THAY THẾ.
Dùng công cụ tìm kiếm một nội dung ô cần tìm.
- Find (Tìm kiếm) cho phép tìm nội dung một ô Để tìm kiếm, ta tiến hành qua
các bước sau:
• Thực hiện: Edit\Find hoặc dùng phím tắt Ctrl+F , khi đó xuất hiện hộp
thoại:
• Nhập nội dung cần tìm kiếm vào trong khung Find what của hộp thoại (Có
thể không hiện font chữ tiếng Việt)
• Nhấn nút Find Next, Excel dò tìm, khi thấy từ nào sẽ hiện lên và từ đó được
bôi đen nằm sát hộp thoại
• Khi muốn sửa chữa thì nhấn chuột trực tiếp trên văn bản
• Nhấn nút Find Next để tìm tiếp
• Nhấn nút Cancel để kết thúc.
• Các lựa chọn trong hộp thoại Find
− Find what: Nhập nội dung cần tìm kiếm
Trang 14− Search: Chọn hướng tìm : tìm theo hàng (By rows), theo cột (By
columns)
− Match Case: Nếu được đánh dấu thì Excel sẽ tìm các ký tự và từ
chính xác như đã nhập vào khung Find what
− Find entries Cell Only: Nếu được chọn, Excel sẽ tìm một từ như đã
nhập vào trong khung Find what Nếu không chọn mục này thì Excel sẽ tìm luôn tất cả các từ cùng vần
− Look up: Nhấn trên nút để xác định các thuộc tính định dạng của
nội dung cần tìm (Values,Comments, Fomula)
− Replace: Để dùng kết hợp với tìm kiếm
2 Dùng công cụ thay thế một nội dung ô cần thay.
Khi đã tìm thấy nội dung ô cần tìm bằng lệnh Edit\Find như đã trình bày trên đây, nếu muốn thay thế từ đó bằng một từ khác, hãy chọn mục Replace Nếu muốn dùng kết hợp tìm và thay thế ta thực hiện lệnh Edit\Replace, Excel
sẽ hiển thị hộp thoại Replace:
- Nhập nội dung cần tìm trong khung Find what
- Nhập nội dung muốn thay thế trong khung Replace With
- Nhấn nút Find Next, Excel sẽ tiến hành tìm, khi tìm thấy nếu bạn muốn thay thế thì nhấn nút Replace, nếu bỏ qua không muốn thay thế thì nhấn nút Find Next Nếu muốn thay thế tất cả thì nhấn nút Replace All rồi nhấn OK.
- Nhấn nút Cancel để kết thúc.
1 Thêm dòng, thêm cột.
a Chèn hàng:
- Chọn hàng dưới chỗ bạn muốn thêm một hàng trống mới
- Vào Menu Insert\Rows
b Chèn cột:
- Chọn cột bên phải chỗ bạn muốn thêm cột mới
- Vào Menu Insert\ Columns.
Trang 152 Thay đổi chiều rộng cột, chiều cao dòng.
a Điều chỉnh độ rộng cột:
- Cách 1: Đưa trỏ chuột tới đường ngăn tương ứng trên thanh tiêu đề cột của bảng tính Khi trỏ chuột có dạng mũi tên hai đầu thì kích và rê chuột
- Cách 2: Chọn một hoặc nhiều cột cần thay đổi độ rộng
Vào Format\ Column
+ Width: Thay đổi độ rộng cột.
+ Auto Fit Selection: Điều chỉnh vừa khít nội dung trong cột + Hide: ẩn những cột đã chọn.
+ Unhide: Hiện lại những ô đã ẩn.
+ Standard Width: Trở về độ rộng ngầm định.
b Điều chỉnh độ cao hàng:
- Cách1: Đưa trỏ chuột tới đường ngăn tương ứng trên hàng tiêu đề của bảng tính
- Cách 2: Vào Menu Format\Row
+ Height: Điều chỉnh độ cao của hàng.
+ Auto Fit: Điều chỉnh vừa khít nội dung của hàng.
+ Hide: Ẩn những hàng đã chọn.
+ Unhide: Hiện lại những hàng đã ẩn.
ii Xoá dòng, cột đã chọn.
- Chọn hàng, cột, ô cần xoá
- Vào Menu Edit\ Delete Hộp thoại xuất hiện:
+ Shift cells left: Xoá và đẩy ô bên phải sang trái.
+ Shift cells up: Xoá và đẩy ô phía dưới lên.
Trang 16+ Entire Row: Xoá hàng hiện thời chứa ô được chọn.
+ Entire Column: Xoá cột hiện thời chứa ô được chọn.
VI SẮP XẾP DỮ LIỆU
1 Sắp xếp dữ liệu kiểu số theo thứ tự tăng dần, giảm dần.
Sắp xếp dữ liệu kiểu số theo trật tự tăng (giảm)
• Bôi đen vùng dữ liệu cần sắp xếp
• Vào Menu Data\Sort Hộp thoại xuất hiện
• Chọn các trường cần sắp xếp ở khung Sort by.
• Thứ tự sắp xếp được xác định bằng cách chọn Ascending (Tăng) hoặc
Descending (Giảm).
• Ta có thể mở thêm khung Then by để chọn các trường nữa.
• Chọn OK.
• Kết quả các bản ghi được sắp xếp theo trật tự tăng hoặc giảm của các trường
đã chọn theo trật tự ưu tiên Sort by, Then by, Then by.
• Tại khung My list has
o Header Row: Có dòng tiêu đề
o No Header Row: Không có dòng tiêu đề.
Muốn sắp xếp nhanh theo một trường nào đó, để con trỏ tại trường, bấm một trong 2 nút
Trang 17ii Sắp xếp dữ liệu kiểu kí tự theo thứ tự tăng dần, giảm dần.
• Sắp xếp dữ liệu kiểu ký tự theo trật tự tăng (giảm)
• Bôi đen vùng dữ liệu cần sắp xếp
• Vào Menu Data\Sort Hộp thoại xuất hiện
• Chọn các trường cần sắp xếp ở khung Sort by.
• Thứ tự sắp xếp được xác định bằng cách chọn Ascending (Tăng) hoặc Descending (Giảm).
• Ta có thể mở thêm khung Then by để chọn các trường nữa.
• Chọn OK.
• Kết quả các bản ghi được sắp xếp theo trật tự tăng hoặc giảm của các trường
đã chọn theo trật tự ưu tiên Sort by, Then by, Then by.
Trang 18BÀI 3: CÔNG THỨC VÀ HÀM ĐƠN GIẢN
• Vào giá trị cho ô đầu tiên cần điền
• Vào Menu Edit\ Fill\Series Xuất hiện hộp thoại như hình sau :
• Trong khung Series in:
+ Rows: Điền dữ liệu theo dòng.
+ Columns: Điền dữ liệu theo cột
+ Step value: Giá trị bước nhảy.
+ Stop Value: Giá trị cuối cùng của dãy.
• Trong khung Type:
+ Linear: Cộng theo bước nhảy
+ Growth: Nhân theo bước nhảy
Trang 19+ Date: Điền theo kiểu ngày tháng.
+ Auto fill: Tự động điền.
b Điền dữ liệu bằng Auto Fill
• Vào giá trị cho ô thứ nhất và thứ hai của vùng cần điền dữ liệu
• Bôi đen 2 ô dịch chuột tới mép phải dưới của vùng bôi đen (chuột trở thành hình dấu + nhỏ) nhấn giữ chuột và kéo dọc theo cột hoặc hàng cần điền
iii Hiểu và sử dụng được địa chỉ tương đối trong các công thức và hàm.
Địa chỉ tương đối: Trong khi nhập dữ liệu ta thường xuyên phải sử dụng địa
chỉ ô hoặc vùng để tham chiếu đến các ô hoặc vùng khác Cách viết địa chỉ
thông thường được hiểu là tương đối Khi ta sao chép một ô (ô nguồn) tới một ô mới (ô đích), nếu nội dung ô nguồn là công thức (công thức gốc) sẽ được một công thức tương tự như trong ô đích (Công thức sao) Nghĩa là cùng các phép
toán, nhưng địa chỉ các ô tham gia công thức sao sẽ được thay đổi tương đương không cách trên bảng tính giữa ô nguồn và các ô đích
iv Hiểu và sử dụng được địa chỉ tuyệt đối trong các công thức và hàm.
Địa chỉ tuyệt đối: Địa chỉ tuyệt đối gồm
+ Tuyệt đối cột
+ Tuyệt đối dòng
+ Tuyệt đối cột và dòng
Địa chỉ tuyệt đối của ô A1, có các cách viết như sau:
+ $A1 - Địa chỉ tuyệt đối cột, tương đối dòng
+ A$1 - Địa chỉ tuyệt đối dòng, tương đối cột
+ $A$1 - Địa chỉ tuyệt cột và dòng
- Địa chỉ tuyệt đối cột khi sao chép thì địa chỉ cột sẽ cố định còn địa chỉ dòng sẽ thay đổi
- Địa chỉ tuyệt đối dòng khi sao chép thì địa chỉ dòng sẽ cố định còn địa chỉ cột sẽ thay đổi
Trang 20- Địa chỉ tuyệt đối cột và dòng khi sao chép sẽ không thay đổi địa chỉ dòng
và cột
VII LÀM VIỆC VỚI CÁC HÀM
1 Dùng hàm tổng.
Hàm Sum
- Cú pháp: Sum (<Danh sách các đối số>)
- Tính tổng giá trị các ô trong một khối
- Địa chỉ có hai loại:
+ Địa chỉ không kề nhau được viết cách nhau bởi dấu phẩy
+ Địa chỉ liên tục được viết cách nhau bởi dấu hai chấm
Cú pháp: Average (<Danh sách các đối số>)
- Tính trung bình cộng của các ô trong một khối
Ví dụ:
= Average (A2:A5) Tính trung bình từ ô A2 đến A5
Trang 21= Average (A2,A5) Tính trung bình từ ô A2 và ô A5
• Giá trị tìm kiếm: Có thể là một giá trị, một địa chỉ hoặc một chuỗi Text
Dùng để tham chiếu tới cột đầu tiên của < Bảng tìm kiếm>
• Bảng tìm kiếm: Là địa chỉ một bảng dữ liệu gồm nhiều hàng và cột trong đó
chứa dữ liệu cần tìm kiếm Bảng tìm kiếm phải có giá trị tuyệt đối
• Cột: Là số thứ tự cột trong <Bảng tìm kiếm> tính từ bên trái sang.
• False: Là giá trị Logic dùng khi cần tìm kiếm chính xác <Giá trị tìm kiếm>
trong cột đầu tiên của <Bảng tìm kiếm> Nếu là True hoặc không có sẽ cho cách tìm tương đối
- Ý nghĩa: Hàm sẽ tìm <Giá trị tìm kiếm> trong cột đầu tiên của <Bảng tìm kiếm>, nếu tìm thấy sẽ trả lại giá trị của ô cùng hàng với <Giá trị tìm kiếm> trong <Cột> Nếu không tìm thấy và có False sẽ trả về lỗi #N/A
b Hàm HLOOKUP:
- Cú pháp: HLOOKUP (<Giá trị tìm kiếm>,<Bảng tìm kiếm>, <Hàng>,
<False>)
Trong đó:
• Giá trị tìm kiếm: Có thể là một giá trị, một địa chỉ hoặc một chuỗi Text
Dùng để tham chiếu tới hàng đầu tiên của < Bảng tìm kiếm>
• Bảng tìm kiếm: Là địa chỉ một bảng dữ liệu gồm nhiều hàng và cột trong đó
chứa dữ liệu cần tìm kiếm Bảng tìm kiếm phải có giá trị tuyệt đối
• Hàng: Là số thứ tự hàng trong <Bảng tìm kiếm> tính từ trên xuống dưới.