Báo cáo tốt nghiệp

Công ty TNHH Hoa Mai

Lời cảm ơn

"Công cha nghĩa mẹ ơn thầy"

Đó là điều mà mỗi con ngời khi sinh ra và lớn lên đợc dậy dõ trởng thành không thể nào quên

Công trình nhỏ bé vào đời này trớc hết là khái quát của quá trình học tập của hai năm ngồi trên ghế giảng đờng trờng trung học kỹ thuật tin học ESTIH và đây cũng là thành quả của sự dạy dỗ, chăm sóc, dẫn dắt của gia đình, nhà trờng, xã hội với bố mẹ ngời thân, bạn bè và đặc biệt là các thầy cô giáo đối với bản thân

Bằng tất cả tấm lòng của mình em xin chân thành gửi lời cảm ơn đến các thầy cô giáo của trờng Trung học kỹ thuật tin học ESTIH Với những ngời đã dìu dắt chỉ bảo cho em những tri thức hành trang trong cuộc sống trong suốt qúa trình học tập

Qua đây em tỏ lòng biết ơn tới cô giáo Hoàng Bích Phơng ngời đã trực tiếp ớng dẫn em hoàn thành tốt đề tài này

h-Đồng thời qua đây em cũng xin gửi lời cảm ơn tới các cô chú, anh chị trong công

ty TNHH Hoa Mai Đặc biệt là chị Lê Thuý Nga - ngời đã nhiệt tình giúp đỡ tạo điều kiện cho em trong thời gian viết đề tài này

Học sinh : Đỗ Ngọc Đại

Lời nói đầu

…Chúng ta đang sống trong thế kỷ XXI - thế kỷ của thời đại thông tin Trong mọi lĩnh vực chính trị, văn hoá, kinh tế, xã hội, KHKT, sản xuất, kinh doanh … việc nắm bắt những thông tin nhanh chóng và chính xác là sự đời hỏi mối quan tâm của mọi ngời, mọi cấp Xã hội ngày càng văn minh, phát triển với nhiều mối quan hệ thì thông tin càng đa dạng phong phú và việc nắm bắt thông tin càng trở nên cấp thiết hơn

Cùng với sự phát triển nh vũ bão của KHKT, máy vi tính đã trở thành công cụ đắc lực giúp cho con ngời giai quyết đợc nhiều công việc nhanh gọn và chính xác

ở nớc ta hiện nay máy vi tính và các phần mềm tin học ngày càng đợc sử dụng rộng rãi trong các đon vị, quản lý hành chính, kinh tế, nghiên cứu, nhà trờng… và đặc biệt là trong công tác văn phòng

Là học sinh thực tập năm thứ hai em hiểu rõ những vấn đề cấp thiết của tin học hiện

đại ngày nay Tiếp thu những kiến thức do các thầy cô truyền đạt em bớc đầu đã nắm vững những kỹ năng thao tác cơ bản của những chơng trình thuộc ngành tin học văn phòng Nhng tất cả kiến thức đó mới chỉ là trên sách vở Với sự giúp đỡ của Trờng kỹ thuật tin học ESTIH

và công ty TNHH Hoa Mai em đã đợc đi vào thực tiễn

Dới đây là phần báo cáo những công việc đợc giao và đề tài tốt nghiệp của em trong thời gian em thực tập tại công ty

3 Dịch vụ mạng máy tính, máy Photocopy

4 Dịch vụ bảo hành bảo trì

V : Năng lực nghiên cứu

1 Hoạch định các chính sách đào tạo lực lợng cán bộ kỹ thuật

2 Đầu t cho ngành nghiên cứu

phần II : Nội dung thực tập và kết quả hình thành

I : Công việc đợc giao

1 Soạn thảo văn bản

2 Trực điện thoại

3 Nhận công văn giấy tờ đến

4 Chuyển giao giấy tờ

Phần đề tài : ngời th ký với công tác văn th

1 Trách nhiệm của Thủ trởng

2 Trách nhiệm của Chánh văn phòng

3 Trách nhiệm của Cán bộ văn phòng

4 Trách nhiệm của ngời làm công tác văn th chuyên trách

III : Ngời th ký với công tác quản lý văn bản đến

1 Nguyên tắc chung

2 Các nghiệp vụ cụ thể

IV : Th ký với việc công tác quản lý văn bản đi

V : Ngời th ký với việc soạn thảo văn bản

Phần I

II Hoạt động chính và những thành tích của Công ty

Phạm vi hoạt động chủ yếu của công ty là:

 Chuyển giao công nghệ, đặc biệt là lĩnh vực công nghệ thông tin, viễn thông …

 Kinh doanh thiết bị tin học, thiết bị văn phòng, viễn thông tự động, các phần mềm ứng dụng

 T vấn, cung cấp và triển khai mạng và các thiết bị mạng

 Sửa chữa, bảo hành, nâng cấp các thiết bị tin học, thiết bị văn phòng, thiết bị mạng

Với phơng châm kinh doanh ''nhanh chóng, sẵn sàng đáp ứng mọi nhu cầu về thiết bị cũng nh là hỗ trợ về mặt kỹ thuật - bảo hành cho khách hàng'',

cùng sự quản lý và lãnh đạo của Giám đốc Nguyễn Tuấn Hùng - ngời có kinh

nghiệm dày dặn về lĩnh vực Công nghệ thông tin - phát triển - t vấn hệ thống và chuyển giao công nghệ nên Công ty đã thực hiện thành công các dự án lớn cho các

Bộ, các ngành, các tổ chức trong và ngoài nớc Qua đó trình độ chuyên môn và kinh nghiệm của đội ngũ cán bộ Công ty Hoa Mai đã đợc nâng lên, tạo khả năng

và tiền đề cho Công ty có thể triển khai thực hiện những dự án lớn hơn, những dự

án đòi hỏi tính chuyên môn cao và yêu cầu kỹ thuật hiện đại, đồng thời đó cũng là môi trờng phát triển để bắt kịp đợc xu hớng thời đại

Để duy trì đợc điều này, Công ty đã không ngừng đa ra các giải pháp và

ph-ơng thức phục vụ tối u, đồng thời nâng cao trình độ đội ngũ cán bộ kỹ thuật hiện

có mặt tại thì trờng Việt Nam nh IBM, COMPAQ, INTEL, HP, DELL, BROTHER, MINOLTA Với đội ngũ cán bộ kỹ thuật có trình độ cao và kinh…nghiệm này chúng tôi sẽ có mặt tại địa điểm bảo hành mà khách hàng yêu cầu trong thời gian ngắn nhất, sẵn sàng đáp ứng mọi thắc mắc trong quá trình sử dụng thiết bị do Công ty cung cấp Công ty còn t vấn, hỗ trợ cho khách hàng lựa chọn những thiết bị phù hợp nhất đối với yêu cầu công việc của khách hàng nhằm giúp khách hàng tiết kiệm một cách tối đa chi phí và đạt đợc hiệu quả công việc cao nhất

Bên cạnh đó, Hoa Mai Co.Ltd còn là đại lý cung cấp thiết bị tin học và văn phòng, t vấn, tích hợp hệ thống của các hãng lớn nhất trên thế giới:

Đại lý uỷ quyền phân phối của DELL

Đại lý uỷ quyền phân phối của COMPAQ

Đại lý uỷ quyền phân phối của BROTHER

Đại lý uỷ quyền phân phối của MINOLTA…

Một số dự án tiêu biểu đã thực hiện từ 1999 - 2002

STT Tên dự án Giá trị hợp

đồng

Năm thực hiện

Nội dung thực hiện

1

Ban quản lý dự án 285.324$ 1999 Cung cấp và lắp đặt máy tính,

máy in, máy Photocopy

∗Đội ngũ nhân viên của Công ty

Công ty Hoa Mai tổ chức hoạt động theo ngành dọc, thống nhất, hoạt động

có hiệu quả dới sự quản lý của đội ngũ lãnh đạo có kinh nghiệm Số cán bộ, nhân viên tin học của công ty trong đó số kỹ s điện tử, tin học chiếm đến 75%, tuổi trung bình dới 30 Đội ngũ kỹ s đợc đào tạo chính quy, luôn đợc trang bị thêm kiến thức qua các khoá đào tạo kỹ thuật mới, nâng cao chuyên môn do các đối tác nớc ngoài tổ chức và đợc thử thách qua các dự án thực tế cuả Công ty, bảo đảm làm chủ đợc các công nghệ tiên tiến nhất của thế giới và ứng dụng một cách có hiệu quả các tiến bộ khoa học đó vào kinh tế nớc nhà

Giám đốc

IV Lĩnh vực hoạt động của công ty :

Trong lĩnh vực tin học Công ty Hoa Mai hoạt động theo hớng sau đây

 Chuyển giao công nghệ, đặc biệt là lĩnh vực công nghệ thông tin, viễn thông …

 Kinh doanh thiết bị tin học, thiết bị văn phòng, viễn thông tự động, các phần mềm ứng dụng

 T vấn, cung cấp và triển khai mạng và các thiết bị mạng

 Sửa chữa, bảo hành, nâng cấp các thiết bị tin học, thiết bị văn phòng, thiết bị mạng

1 Phần cứng:

Khai thác các thiết bị, công nghệ mới, đại lý cung cấp sản phẩm cho các hãng tin học lớn trên thế giới, thiết kế lắp đặt mạng, bảo hành, bảo trì và sửa chữa các thiết bị

2 Phần mềm:

Khai thác các phần mềm ứng dụng, viết và triển khai các phần mềm chuyên dụng

3 Dịch vụ mạng và máy tính, máy Photocopy:

Thiết kế lắp đặt mạng, bảo trì, bảo hành và sửa chữa các thiết bị thích hợp

hệ thống

4 Dịch vụ bảo hành và bảo trì :

Đối ngũ cán bộ kỹ thuật có tay nghề cao và dày dặn kinh nghiệm đợc đúc rút từ dự án lớn nh đã đề cập ở trên sẽ có mặt tại nơi đợc yêu cầu bảo hành trong thời gian sớm nhất:

Trong vòng 02 giờ đối với các địa bàn Hà Nội

Trong vòng 24 giờ đối với các địa điểm cách Hà Nội trên dới 50 km

Trong vòng 48 giờ đối với các địa điểm cách Hà Nội trên dới 100 km

V Năng lực nghiên cứu phát triển :

Công ty TNHH Hoa Mai chú trọng đầu t cho nghiên cứu đào tạo phát triển :

1 Hoạch định các chính sách đào tạo lực lợng cán bộ kỹ thuật thông qua các

khoá đào tạo kỹ thuật do các hãng tin học lớn trên thế giới tổ chức, nâng cấp chuyên môn bằng cách tổ chức các hoạt động thực tế cho các dự án thực thi của Công ty

2 Đầu t cho các phòng nghiên cứu

g- Phòng nghiên cứi ứng dụng WEB và số hoá bản đồ

* Nhận xét chung về tinh thần, thái độ làm việc của nhân viên Công ty

Cán bộ, nhân viên Công ty là những ngời có khả năng quản lý điều hành công việc đạt hiệu quả cao, có trình độ nhận thức và xử lý thông tin nhanh, chính xác Hơn thế họ rất có trách nhiệm đối với công việc của mình cũng nh các công việc chung và thờng xuyên qua tâm hoà đồng với các đồng nghiệp khác

Nhân viên trong công ty là những ngời hiểu biết và luôn làm việc với thái

độ nhiệt tình, có chuyên môn cao với nhiều kinh nghiệm Hơn nữa nhân viên trong công ty có mối quan hệ tốt với lãnh đạo, với đồng nghiệp Họ luôn cởi mở và quan tâm giúp đỡ nhau trong công việc

Phần IINội dung thực tập và kết quả hoàn thành

I Công việc đợc giao

ở trờng với những gì đã đợc học về nghiệp vụ công tác văn phòng trên cơ

sở lý thuyết thì tại nơi thực tập em đựơc làm quen và thực hành với những công việc cụ thể nh: soạn thảo văn bản, in ấn tài liệu, trực điện thoại, xử lý văn bản đến

và đi …

1 Soạn thảo văn bản :

Hầu hết ở văn phòng của bất kỳ công ty nào cũng phải soạn thảo các công văn giấy tờ Một trong những công việc cụ thể khi em đến thực tập tại công ty TNHH Hoa Mai là em đã đợc giao soạn thảo văn bản cho công ty Đây là công việc bổ ích và thiết thực đối với học sinh ngành Tin học văn phòng Công việc này không chỉ giúp em củng cố lại những kiến thức đã học ở trờng mà còn rèn luyện

và nâng cao kỹ thuật đánh 10 ngón trở nên thành tạo hơn Song soạn thảo văn bản không chỉ đơn thuần là đánh đúng, đủ mà ngời soạn thảo văn bản còn phải xem cách trình bầy nh vậy đã phù hợp với phong cách của công ty cha Vì vậy thông thờng, ở mỗi công ty lại có một cách trình bầy riêng nhng tất cả những cách trình bầy đó đều phải dựa trên nguyên tắc soạn thảo văn bản đã đợc Nhà nớc quy định

Từ những kiến thức đã học đợc ở trờng và những kinh nghiệm thực tế trong quá trình thực tập đã giúp đỡ em hoàn thành tốt công việc của Công ty

2 Trực điện thoại :

Công việc trực điện thoại là một công việc không thể thiếu đợc trong phòng của một công ty hoạt động kinh doanh Khách goị đến thờng là các cán bộ chủ quản hay đơn vị có liên quan Ngoài ra còn có khách hàng gọi đến để liên hệ tìm hiểu về các thông tin về lĩnh vực tin học Chính vì thế cách ứng xử nhanh nhẹn, lịch thiệp và thái độ lễ phép trong khi trả lời điện thoại là điều quan trọng nhằm tạo ấn tợng tốt đẹp về công ty với khách hàng

VD : % reng reng… …

Th ký : Alô ! Hoa Mai xin nghe

Khách : Chị làm ơn cho tôi gặp chị Lan Hơng kế toán phòng Hành Chính

Th ký : Mong anh chờ trong giây lát

Khách : Vâng tôi sẽ chờ

Th ký : Xin lỗi anh chị Lan Hơng hiện không có ở đây Anh có gì nhắn lại không?Khách : Chị làm ơn hãy nhắc lại với Lan Hơng là nếu về hãy gọi điện cho anh An - công ty Hoàng Phúc ngay nhé

đến Song nhận công văn giấy tờ đến không chỉ đơn thuần nh nhận lá th thông ờng mà khi nhận công văn giấy tờ từ các nhân viên bu điện, yêu cầu phải xem xét kiểm tra ngoài phòng bì nếu thấy nhầm phải trả lại cho nhân viên bu điện Sau khi nhận văn bản đến em tiến hành phân loại văn bản đợc bóc và các văn bản không đ-

th-ợc quyền bóc trình thủ trởng xem xét và cho ý kiến phân phối

4 Chuyển giấy tờ.

Công việc chuyển giấy tờ rất quan trọng, vì vậy khi chuyển công văn đi em phải kiểm tra xem xét văn bản lần cuối (về thể thức, về thẩm quyền ký,… ) Sau đó sao chụp 01 bản để lu Văn th đồng thời vào sổ cùng vào ổ cứng và đĩa mềm để phục vụ cho Công tác văn th lu trữ Khi văn bản đợc in ra thì đợc cho vào phong bì và đợc gửi qua đờng bu điện trực tiếp cho các phòng ban

* Tự đánh giá

Trong qúa trình thực tập tại công ty TNHH Hoa Mai em đã đợc vận dụng những lý thuyết đã đợc học trong trờng vào công việc thực tế của công ty Lúc đầu

em nghĩ những công việc nh đánh máy, in tài liệu thật đơn giản song khi bắt tay vào làm việc thì đòi hỏi cao hơn Đối với em trớc đây đợc học ở trờng nh đánh 10 ngón, xử lý văn bản các dữ liệu trong Word cũng nh các thao tác sử dụng đơn giản

do không đợc thực hành nhiều nên kỹ năng còn hạn chế và định dạng cha đựơc thành thạo Vì vậy trong công việc không thể tránh khỏi những sai sót nh mắc lỗi chính tả do ấn phím nhanh Song đợc sự chỉ bảo giúp đỡ tận tình của anh chị trong cơ quan em đã hoàn thành tốt công việc đựơc giao

Phần đề tài ngời th ký với công tác văn th

Công tác văn th trong một công ty là công việc không thể thiếu Công tác văn th là mặt hoạt động của bộ máy quản lý gắn liền với công ty, gắn liền với chính sách Nhà nớc và công tác văn th ảnh hởng trực tiếp đến chất lợng và quá trình hoạt động của công ty Có nhiều loại văn bản đợc sử dụng để làm phơng tiện giao tiếp, chỉ đạo, quản lý mọi mặt hoạt động của công ty Đặc biệt công tác văn th còn có ý nghĩa rất quan trọng :

Đảm bảo cho việc giải quyết công việc một cách hiệu quả.

3 Yêu cầu của công tác văn th

a Yêu cầu nhanh chóng :

Công tác văn th liên quan chặt chẽ đến việc điều hành quản lý của cơ quan, nếu công tác văn th giải quyết xử lý một cách nhanh chóng thì hoạt động của cơ quan sẽ thông suốt thúc đẩy đợc công việc và cơ quan hoạt động có hiệu quả Nếu công tác văn th tiến hành một cách chậm chập, bê trễ thì sẽ làm cản trở tới guồng máy hoạt động chung thậm chí là mất ý nghĩa hoặc hỏng việc

b Yêu cầu chính xác :

Nội dung văn bản đợc biểu đạt chính xác : nội dung văn bản không trái với

đờng lối chính sách pháp luật của Đảng và Nhà nớc :

 Nội dung văn bản phải có cơ sở lý luận vào thực tiễn để xác định nội dung,

 Nội dung văn bản phải có số liệu chứng từ chung thực,

 Nội dung văn bản phải đảm bảo đúng đối tợng, đúng yêu cầu,

 Nội dung văn bản phải có hình thức văn bản chính xác

Nội dung văn bản phải thể hiện đúng thể thức do Nhà nớc quy định để đảm bảo tính pháp lý và hiệu lực thi hành :

 Văn bản ban hành phải đúng thẩm quyền

 Văn bản không đợc trái với văn bản cấp trên

 Văn bản phải đảm bảo quyền lợi chung cho mọi ngời

 Văn bản phải thể hiện tính bình đẳng

c Yêu cầu bí mật :

Những văn bản liên quan đến đờng lối chủ trơng chính sách vànhững cách thức điều hành quản lý bộ máy Nhà nớc và những quyền lợi và trách nhiệm của công dân và đợc phổ biến đúng đối tợng Những văn bản quan trọng chỉ đợc công

bố trong nội bộ hay một số ít ngời đợc biết Vì vậy trong công tác văn th phải đảm bảo yêu cầu bí mật

 Bí mật về nội dung văn bản

 Văn bản cha đợc công bố chính thức : không phổ biến

 Không để lọt những văn bản mật ra ngoài sự quản lý

d Yêu cầu hiện đại :

CTVT đòi hỏi tính áp dụng KHKT vào công việc nhng cần chú ý

 Phải phù hợp với điều kiện Kinh tế - Chính trị của mỗi đất nớc

 Phải phù hợp với khả năng tài chính của mỗi cơ quan

II Phân công trách nhiệm trong cơ quan với việc công tác văn th

1 Trách nhiệm của ngời thủ trởng

Thủ trởng có trách nhiệm giải quyết hay phân công cho cấp dới hoặc đơn vị trực thuộc giải quyết kịp thời chính xác công tác văn th

Thủ trởng ký các văn bản theo quy định của Nhà nớc : văn bản pháp quy, văn bản có nội dung quan trọng

Thủ trởng có thể uỷ quyền cho các phó thủ trởng ký thay

Thủ trởng phải xem xét cho ý kiến về việc soạn thảo văn bản, phân phối văn bản, giải quyết văn bản và việc quản lý Công tác văn th

2 Trách nhiệm của tránh văn phòng

Chánh văn phòng là ngời trực tiếp giúp thủ trởng tổ chức thực hiện Công tác văn th và chỉ đạo nghiệp vụ của công tác văn th ở cấp dới

Xem xét văn bản gửi đến đề xuất ý kiến về việc phân phối văn bản tới các

đơn vị cá nhân và báo cáo thủ trởng những công việc quan trọng

Ký thừa lệnh thủ trởng cơ quan vào một số văn bản đợc thủ trởng giao cho

3 Nhiệm vụ của cán bộ văn phòng

Mọi viên chức, cán bộ văn phòng phải tự thực hiện công tác văn th liên quan đến mình đến công tác của mình nh sau :

 Giải quyết kịp thời chính xác bí mật các văn bản đến theo yêu cầu của thủ trởng

 Thảo các văn bản thuộc phạm vi trách nhiệm của mình

 Lập hồ sơ công việc của mình làm và nộp vào lu trữ cơ quan

 Phải đảm bảo bí mật an toàn những văn bản đợc giao cho để khai thác

 Thực hiện các quy định cụ thể của công tác văn th mà cơ quan quy định