In an va tron thu

Giúp làm quen với việc in ấn và lựa chọn các tham số trước khi in 3.. Xem tài liệu trước khi in: Để đảm bảo tài liệu được in ra không bị thay đổi so với khi soạn thảo ta có thể xem tran

Tiện ích in ấn và trộn thư

Nội dung của bài học

1 Kiểm tra lỗi và ngữ pháp

trước khi in.

2 Giúp làm quen với việc in

ấn và lựa chọn các tham số trước khi in

3 Tự động hóa các công việc

văn phòng bằng thao tác trộn thư.

I In ấn

1 Công cụ kiểm tra chính tả, sửa lỗi ngữ pháp tiếng Anh.

Bật/tắt công cụ kiểm tra chính tả:

Vào Menu Tools chọn Options xuất hiện hộp thoại options.

Chọn thẻ spelling &grammar

Có thể chọn hoặc bỏ chọn chức năng kiểm tra

chính tả tại mục check spelling as you type, chức năng kiểm tra lỗi văn phạm tại mục check grammar

as you type.

I In ấn (tt)

2 Xem tài liệu trước khi in:

Để đảm bảo tài liệu được in ra không bị thay đổi so với khi soạn thảo ta có thể xem trang tài liệu trước khi in.

Vào Menu File chọn Print Preview (hoặc nhấn chuột vào nút Print preview trên thanh công cụ

chuẩn) Sau khi đã chỉnh sửa phù hợp ta có thể thực hiện việc in ấn một tài liệu như sau:

Vào Menu File chọn Print hoặc dùng tổ hợp phím CTRL+P để xuất hiện lựa chọn trước khi in.

I In ấn (tt)

Tên máy in

In tất cả các trang

In trang hiện hành

In từ trang số mấy đến trang số mấy

số lượng trang in Lựa chọn các tham số in cho phù hợp

và nhấn OK để in

XII Trộn thư

II Trộn thư (Mail Merge)

1 Đặt vấn đề

2 Yêu cầu

Tập tin nguồn dữ liệu (Data Source) : chỉ

chứa 1 bảng dữ liệu Ngoài ra không chứa nội dung gì khác

Tập tin chính (Main document) : là khung

nội dung văn bản, trong đó có những chỗ

chừa trống để nhận nội dung từ nguồn dữ liệu

Tập tin kết quả (Form letter) : kết quả sau

khi trộn nguồn dữ liệu vào tập tin chính

XII Trộn thư

II Trộn thư (Mail Merge)

3 Cách thực hiện

B1/ Tạo tập tin nguồn dữ liệu (dạng bảng)

B2/ Mở màn hình trống (Ctrl+N)

Gọi lệnh Tools – Mail Merge

* Trong mục Main document, chọn Creats -

Form Letters - chọn Active window

* Trong mục Data Source, nhắp Get Data

-chọn Open data source

* Chọn tập tin chứa số liệu nguồn đã tạo ở B1,

chọn OK

B3/ Thực hiện soạn thảo Main document

XII.Trộn thư

II Trộn thư (Mail Merge)

4 Soạn thảo Main document

Trên màn hình bây giờ xuất hiện thanh:

B3.1/ Soạn thảo toàn bộ nội dung, những chỗ

cần chèn dữ liệu từ tập tin nguồn thì để trống B3.2/ Đặt con trỏ tại vị trí cần chèn dữ liệu

 Nhắp nút Insert Merge Field trên thanh công

cụ ở trên, xuất hiện danh sách các trường

 Chọn trường phù hợp

 Lặp lại B3.2/ để chèn tất cả các trường

II Trộn thư (Mail Merge)

5 Thực hiện trộn

Trên thanh công cụ Mail-Merge, chọn:

 Merge to New Document: nếu muốn đưa kết quả trộn ra tập tin thứ ba (Form

Letter)

 Merge to Printer: nếu muốn đưa kết quả trộn ra máy in

TÓM TẮT BÀI HỌC

NẮM ĐƯỢC CÁCH XEM VÀ HIỆU CHỈNH VĂN BẢN TRƯỚC KHI IN.

IN ĐƯỢC VĂN BẢN THEO NHƯ Ý MUỐN.

NẮM ĐƯỢC CÁCH TRỘN NHIỀU DANH SÁCH, ĐỊA CHỈ HAY THÔNG TIN TỪ MỘT NỘI DUNG, GIẢM ĐƯỢC TỐI ĐA KHẢ NĂNG LẶP LẠI CỦA VĂN BẢN KHI SOẠN THẢO.