GIÁO ÁN TUD BẬC CAO ĐẲNG

Thực hiện lệnh Copychọn lệnh Copy trên thanh Standard Ctrl + C Chú ý: Qui trình trín sẽ ghi đỉ dữ liệu của vùng đích nếu có Muốn sao chĩp chèn với dữ liệu đã có thì ở bước 4 ta chọn: In

TRƯỜNG CAO ĐẲNG KINH TẾ - KẾ HOẠCH ĐÀ NẴNG

KHOA CƠ BẢN, CƠ SỞ, TIN HỌC VÀ NN

ĐÀ NẴNG - 2005

Bài 1: TỔNG QUÁT VỀ

MICROSOFT EXCEL

Khởi động Microsoft Excel (4 câch)

 Start Programs  Microsoft Excel

 Chọn nút Microsoft Excel trên thanh Office Shorcut.

 Chọn biểu tượng Microsoft Excel trín măn hình

 Mở í File bảng tính có trín đĩa.

Màn hình Microsoft Excel (8 thanh)

1> Title Bar (thanh tiêu đê)ö : chứa tín chương trình vă Tên bảng

4> Formatting Toolbar (thanh dạng thức) chứa các nút

lệnh để định dạng

5> Formula Bar (thanh công thức): chứa hộp địa chỉ, nút huỷ

, nút chọn , nút hàm và dòng nhập dữ liệu

8> Status Bar (thanh trạng thái): trạng thái hiện tại của

Excel Khi chọn một menu hoặc trỏ chuột vào một nút lệnh trên thanh công cụ xuất hiện công dụng của

Thoát khỏi Microsoft Excel (3 câch - tb lưu)

Chọn: Yes, No hay Cancel.

Khái niệm về bảng tính (Book, Sheet; Cột; Dòng; Ô, Vùng, Hđv)

1.Book, Sheet

+ Một Book -> một file

+ Một Book -> 255 trang (Sheet)

trang tính (Worksheet) + 4 trang: trang Mô-đun (Module Sheet)

trang Dialog (Dialog Sheet) trang Macro (Macro Sheet)

+ Mặc định: 1Book -> 3 Sheet

tối thiểu ->1 Sheet, tối đa ->255

2.Cột (256 Column)

+ Một trang tính (Worksheet) ->256 cột.

+ Ký hiệu: A→ Z, AA→ AZ, BA→BZ, , IA→ IV.

3.Dòng (65.536 Row)

+ Một trang tính (Worksheet) -> 65 536 dòng.

4.Ô (Cell): Giao điểm 1 cột và 1dòng

+ Địa chỉ ô: <tên cột tên dòng>

Ví du: A1, E8, F10

5.Vùng (Range, Block)

+ Là dãy các ô liên thông nhau có hình chữ nhật

+ Địa chỉ vùng: Tín ô trín cùng bín trâi:Tín ô dưới cùng bín phải

+ Các phím mũi tên: + Tab: sang ô bên phải.

+ Page Up: Lên trên 1 trang màn hình + Page Down: xuống

dưới

+ Ctrl+ mũi tên: đến ô next có dữ liệu cùng mũi tên,

nếu không có dliệu đến cuối/đầu trang tính

+F5 (Phím Go to) Chọn/Nhập 1 địa chỉ cần đến trong khung

Go To/ Reference >OK

b.Dùng chuột

+ Kích chuột: trên

thanh cuốn

+ Rê chuột thanh cuốn:

đến các vùng bị khuất vă

* Chọn nhiều cột: Rê chuột trên thanh tiêu đề cột ←, → (hình vẽ)

3. Chọn dòng:

a) Dùng phím:

+ Chuyển hđv đến 1 ô tại dòng cần chọn+ Gõ Shift+Space

* Chọn nhiều dòng: - chọn một dòng

- Shift + mũi tên ↑,↓

b) Dùng chuột: Kích chuột vào tiêu đề dòng cần chọn.

* Chọn nhiều dòng: rê chuột trên thanh tiêu đề dòng ↑

hoặc↓.

4. Chọn cả trang tính:

a) Dùng phím: - Ctrl + A

- Ctrl + Shift + Space

b)Dùng chuột: Kích văo giao điểm

của thanh tiêu đề cột và dòng

5. Chọn một vùng (Range):

a) Dùng chuột: Trỏ chuột văo ô trín cùng bín phải vă rí chuột đến ô

dưới cùng bín trâi hoặc ngược lại

b) Dùng phím:

+ Đưa hđvị đến ô trín cùng bín phải.

+ Shift + mũi tên ↑,↓,←, → đến ô dưới cùng bín phải

c) Dùng chế độ mở rộng (F8):

6> Chọn nhiều vùng:

a) Ctrl + rê chuột: + Chọn vùng thứ nhất.

+ Ctrl + chọn vùng thứ 2, 3, 4

EFG

E

b) Chế độ ADD (Shift + F8) :

+ Chọn vùng thứ nhất

+ Shift + F8 để lập chế độ ADD

+ Chọn vùng tiếp theo

Chọn lệnh trên bảng tính EXCEL

9.Chọn lệnh qua menu

10. Gọi menu nhanh: bấm nút phải

chuột văo vùng đê chọn xuất hiện câc lệnh Cut, Copy,

Ctrl + Shift + Enter (địa chỉ không thay đổi)

13. Tạo chú thích cho ô (Insert > Comment)

+ Chọn ô > menu Insert > Comment

+ Gõ chú thích > Kích chuột vào ô bất kỳ

Sửa đổi nội dung ô

+ Chọn ô > F2

+ Kích vào thanh công thức gõ nội dung mới vă Enter/chọn

+Kích đúp chuột vào ô cần sửa

Formats: Để xoá dạng thức

Contents: Để xoá nội dung

Comments: Để xoá chú thích

15. Sử dụng thao tác rê chuột (/ Ctrl) trên mốc điền (Fill Handle)

1. Chọn vùng muốn xoá

2. Rê chuột từ mốc điền đến hết vùng cần xoá nội dung

3. Ctrl+ Rê chuột từ mốc điền đến hết vùng để xoá tất

cả nội dung, dạng thức và chú thích

16. Phím Delete để xoá nội dung: Chọn ô/vùng > gõ Delete.

Các kiểu dữ liệu trong Excel

17. Dữ liệu kiểu số: gồm các dạng số mà Excel quản

lý được sau:

Ví dụ

Dạng số dấu phẩy phân cách hàng nghìn1,234,567

Dạng số dấu phẩy “,” phân cách hàng nghìn,1,234,567.00

Các dạng ngày: 12/31/03, 20-Jan-2003

Dạng số mũ: 1.1234E3; 4567.12e-4

Dạng số âm: -123 hoặc (123)

Các dạng giờ: 2:30:45 hoặc 7:25:30 AM

Dạng ngày giờ: 30/12/99 7:25:30 AM

18. Dữ liệu kiểu chuỗi: Không phải dạng sô hoặc bắt đầu bằng dấu nháy đơn '.

Ví dụ: Gõ ‘001 thì đây là chuỗi ký tự 001 chứ không

phải là số 1

19. Dữ liệu kiểu logic: Là dữ liệu có kết qủa TRUE /FALSE

20. Công thức

Bắt đầu bởi một trong câc dấu bằng =, @ , + hoặc -.

Công thức là tập hợp các toán hạng, toán tử và hàm để cho 1 kết quả

Lưu ý: + Trong công thức, chuỗi phải đặt trong dấu nháy kép “ ”.

+ Trị số (không dùng dấu phân cách hàng nghìn).+ Cthức sai >tb lỗi > sửa đúng > chuyển sang ô khác

Một số thông bâo lỗi:

#VALUE! (Không tính được) #NAME? (Tên sai)

#N/A (Bất khả dụng Not Available) #DIV/0 (Chia cho zero)

#NUM! (Sai qui cách số) #NULL! (Rỗng)

#REF! (Không có địa chỉ tham chiếu)

Các toán tử (số học, ghĩp chuỗi, so sânh) vă thứ tự ưu tiín của

chúng

21. Toán tử số học:

+ (cộng) - (trừ) * (nhân) / (chia) ^ (luỹ thừa)

22. Toán tử ghép chuỗi: &

Ghép 2 số > 1 chuỗi dạng số, có thể tính toán được.

+ Nếu các biểu thức so sánh khác kiểu thì: logic >

Quy tắc tính toán:

Ngoặc trong tiïnh trước, ngoặc ngoài tính sau

Trong ngoặc tính trước, ngoài ngoặc tính sau

Theo thứ tự ưu tiên của phép toán

Từ trái sang phải

Các loại địa chỉ

25. Địa chỉ tương đối: Là địa chỉ thay đổi tương ứng khi

sao chép công thức

Ký hiệu: <tên cột tên dòng>.

Ví dụ: A1; B10, A1:A10, B5:F100

26. Địa chỉ tuyệt đối: là địa chỉ không thay đổi khi sao

chép công thức

Ký hiệu: <$tên cột $ tên dòng>.

Ví dụ: $A$1, $B$10, $A$1:$A$10, $B$5:$F$100

27. Địa chỉ hỗn hợp

a) Tuyệt đối theo cột: là địa chỉ không thay đổi cột khi sao chép công thức

Ký hiệu: <$tên cột tên dòng>

Ví dụ: $A1, $B10, $A1:$A10, $B5:$F100

Ký hiệu: <tên cột$ tên dòng>

Ví dụ: A$1, B$10, A$1:A$10, B$5:F$100

Bài 2: CÁC THAO TÁC CĂN BẢN TRÊN BẢNG TÍNH

Chú ý: Qui trình trín sẽ ghi đỉ dữ liệu của vùng đích (nếu có) Muốn di

chuyển chèn vào với dữ liệu đã có thì ở bước 4 ta chọn:

Insert >Cut Cells xh hộp thoại:

- Chọn Shift Cells Right: Để đẩy dữ liệu đang có sang

phả.i

- Chọn Shift Cells Down:Để đẩy dữ liệu đang có xuống

dưới.

- Chọn nút OK.

2.Rê chuột vào cạnh: Chọn ô/vùng >Trỏ chuột vào cạnh

 >Rê chuột đến đích

Nếu vị trí đích có dữ liệu, xuất hiện tb: Repalce

contents of destination cells?:

Chọn OK để ghi đè dữ liệu

đích, Cancel để bỏ qua.

* Shift + rê chuột để chỉn với dữ

liệu đích

Sao chép dữ liệu

3.Sử dụng lệnh Copy (sao chép) và Paste (dán)

Tương tự như di chuyển dữ liệu nhưng khâc ở bước 2 Thay thực hiện lệnh Cut bằng lệnh Copy.

Edit  Copy

2 Thực hiện lệnh Copychọn lệnh Copy trên thanh Standard

Ctrl + C

Chú ý: Qui trình trín sẽ ghi đỉ dữ liệu của vùng đích (nếu có) Muốn sao

chĩp chèn với dữ liệu đã có thì ở bước 4 ta chọn: Insert

>Coppied Cells xh hộp thoại:

- Chọn Shift Cells Right: Để đẩy dữ liệu đang có sang

Chọn ô/vùng > trỏ chuột vào

cạnh ô/vùng > Ctrl + rê chuột đến vị trí đích.

* Nếu vị trí đích có dữ liệu, xuất hiện tb: Repalce

contents of destination cells?:

+ Chọn OK để đè lên dữ liệu đích, chọn Cancel để bỏ qua

+ Ctrl + Shift + rê chuột để ghi đỉ dữ liệu đích.

5.Rê chuột tại Fill Handle (mốc điền) của hộp định vị

+ Chọn ô/vùng > trỏ chuột tại mốc điền (hình +) > rê chuột ↓,

→ xuống, phải

+ Nếu dữ liệu của ô lă kiểu chuỗi > copy dữ liệu giống nhau

Nếu kiểu số, chuỗi dạng số, ngăy thâng, chuỗi có số cuối cùng > dữ liệu có thể tăng lín theo cấp số cộng (bấm Ctrl + rí chuột)

Tương ứng dữ liệu đích với dl nguồn.

Sao chép đặc biệt (Edit >

Paste Special)

1 Chọn ô/vùng > lệnh Copy >

chọn đích

2 Menu Edit > Paste Special, xh

hộp thoại Paste Special:

* Khung Paste chọn:

+ All: Copy tất cả nội dung,

dạng thức và chú thích

+ Formulas: Copy công thức,

nội dung

+ Values: Copy giá trị của

công thức

+ Formats: Copy dạng thức (khung, mău nền )

+ Comments: Copy chú thích.

+ Validation: chỉ copy sự xác nhận tính hợp lệ của dữ

liệu (thông qua Data  Validation)

+ All except boders: Để copy tất cả trừ các đường kẻ

khung

* Khung Operation (tính toân) chọn:

+ None (ghi đỉ ): Để ghi đè dữ liệu vào các ô đích.

* Chọn Transpose Để sao chép và hoán vị dòng cột:

* Chọn Skip Blanks: Để không sao chép các ô trống

trong vùng nguồn:

* Chọn Paste Links: Để liên kết dữ liệu nguồn với

dữ liệu đích

3 Chọn nút OK

Điền dữ liệu tự động

6.Cùng nội dung (Edit > Fill)

+ Chọn vùng >Edit > Fill, xuất hiện menu con.

* Chọn Left: điền dữ liệu trong cột cuối cùng bên phải

sang các cột bên trái

7.Sử dụng lệnh Fill Series (Edit >Fill  Series)

+ Nhập/chọn 1 ô có dl kiểu số >chọn vùng

+ Edit >Fill  Series.Xuất hiện hộp thoại Series:

* Khung Series in :

- Chọn Rows: Để điền tự động theo dòng:

- Date: Để điền ngày tháng năm.

- Auto Fill: Để điền tự động theo mặc

định

* Khung Date Unit : (Khi khung Type đã chọn kiểu Date)

- Day : Muốn đơn vị thời gian lă ngăy.

- Weekday: ngăy trong tuần (5 ngăy).

- Month:

- Year:

* Khung Step: Nhập công sai hoặc công bội hoặc khoảng cách thời gian.

* Khung Stop: Nhập trị kết thúc (có hoặc không)

+ Chọn nút OK

* Chỉn nhiều dòng: Chọn nhiều dòng > Kích phải tại tiíu đề dòng > Insert.

c. Dùng menu (Insert >Ceels )

+ Chọn ô/vùng cần chèn > Insert >Ceels xuất hiện hộp

* Entire Column: chèn thêm các cột.

+ Chọn nút OK

9.Xoá

a.Xoâ cột: Kích phải tại tiíu đề cột ( A, B ) > Delete.

+ Sẽ xoâ cột được chọn vă đẩy dữ liệu bín phải văo

* Xoâ nhiều cột: Chọn nhiều cột > Kích phải tại tiíu đề cột > Delete.

b.Xoâ dòng:

+ Kích phải tại tiíu đề dòng > Delete

+ Sẽ xoâ dòng được chọn vă đẩy dữ liệu dưới lín

* Xoâ nhiều dòng: Chọn nhiều dòng > Kích phải tại tiíu đề dòng > Delete.

c. Xoâ ô/vùng bằng menu (Edit > Delete)

+ Chọn ô/vùng > Edit > Delete, xuất hiện hộp thoại

* Entire Row:Để xoá dòng.

* Entire Column: Để xoá cột.

+ Chọn nút OK

Huỷ bỏ thao tác vừa thực hiện (3 câch)

1 Edit >Undo

2 Kích chuột vào nút Undo .

3 Ctrl + Z

Sử dụng tên vùng (Quy tắc, đặt tín, xoâ, sử dụng)

10. Quy tắc đặt tên vùng

Ký tự đầu -> chữ cái

Không trùng -> địa chỉ ô

Không có -> ký tự trắng

Max= 255 ký tự, nên đặt ngắn và gợi nhớ.

CHỮ HOA = chữ thường

11. 3 câch đặt tên vùng (Insert ->Name  Define)

a.Dùng nút ở hộp địa chỉ: (hình vẽ)

Chọn vùng > kích chuột văo trín thanh công thức > Gõ tên vùng

*Khung Names in Workbook: Nhập tên vùng

* Khung Referes to: Khai báo lại vùng (nếu cần) bằng rê

chuột trên bảng tính hoặc nhập địa chỉ

* Chọn nút ADD (để đặt tín câc vùng khâc)

* Chọn OK

c. Sử dụng lệnh Create Name (Insert  Name 

Create Names)

+ Chọn 1/nhiều vùng (gồm cả cột /dòng tiêu đề)

+ Insert  Name  Create Names (CTRL + SHIFT+ F3), xh:

+Khung Create Names in:

- Để dùng dòng đầu đặt tên các vùng (mỗi vùng một

cột): chọn Top Row.

- Để dùng cột đầu đặt tên các vùng (mỗi vùng một

dòng): chọn Left Column.

- Để dùng dòng cuối đặt tên các vùng: chọn Bottom Row.

- Để dùng cột bên phải đặt tên các vùng: chọn Right Column.

+ Chọn nút OK

12. Xoá tên vùng ( Insert  Name  Define)

+ Insert  Name  Define (hoặc CTRL+F3), xh hộp thoại

Define Names:

1

+ Chọn tên vùng cần xoá trong khung số 1 > nút Delete.

+ Chọn nút Close để thoât.

+ Insert  Name  Paste (F3) , xh hộp thoại Paste Name:

+ Chọn tên vùng trong khung Paste Name > OK

Ẩn/hiện câc thanh công cụ

+ View  Toolsbar  Bỏ/chọn câc thanh: Standard (chuẩn)

Thanh định dạng (Formatting)

+ View  Formular (thanh công thức)

+ View  Status bar (thanh trạng thâi)

Bài 3: LÀM VIỆCVỚI WORKBOOK VÀ WORKSHEET

Làm việc với Workbook (File - Mở file mới, đê có; Đóng, Lưu, lưu

Ok Cancel

2. Trong tab General > Workbook. >OK.

b.Dùng nút lệnh New trên thanh Standard

2.Mở một File bảng tính đã có

1. File >Open / Ctrl + O / nút Open trên thanh Standard, xh:

Open Look in ↑

1. Mở nhiều file 1 lúc: Ctrl để chọn nhiều file >chọn Open.

2 1 thời điểm -> 1 file được chọn làm việc (nhìn thấy)

Chọn file khâc trong số các file đang mở: Ctrl + F6

(Window  tên file)

3. Mở lại 1 trong 4 file làm việc sau cùng: File > tín file cuối menu File.

4. Mở lại 1 trong 15 file làm việc sau cùng: Start 

Documents tín file

3.Đóng File hiện hành:

+ Chọn Yes, No hay Cancel.

* Nếu bảng tính chưa đặt tên khi chọn Yes xh Save As

* Đóng all file: Shift+ File > Close All.

4.Lưu dữ liệu văo file: File >Save / nút Save / hoặc Ctrl + S.

Lưu ý: Nếu ghi lần đầu sẽ xuất hiện hộp thoại Save As.

5.Lưu dữ liệu văo file với tín mới (hay lưu thêm bản nữa)

+ File >Save As, hộp thoại Save As:

Save As Save in Thư mục ↑

Vùng chọn file

Save Cancel Option File

name 1

+ Nhập tên File: trong khung File Name số 1.

+ Chọn ổ đĩa /Folder để chứa File trong khung Save in (nếu

Làm việc với Worksheet (trang):

Mặc định,1File -> 3Sheet, Min =1, Max=255 Sheet.

6.Chọn Sheet

a.Dùng chuột

+ Kích chuột vào tên Sheet trên Sheet Tabs

* Nếu Sheet bị khuất, kích chuột câc nút mũi tín trín Sheet tabs Chọn

nhiều Sheet : Ctrl hoặc Shift + Kích chuột văo tín sheet

b.Dùng phím

Ctrl + Page Up: Đến Sheet trước đó

Ctrl + Page Down: Đến Sheet sau đó

7.Đổi tên Sheet (31 ký tự)

a.Dùng chuột:

+ Kích đúp chuột tại sheet > Gõ tín mới

+ Kích phải chuột tại sheet > Rename >Gõ tín mới

b.Dùng menu: Chọn Sheet > Format /Sheet/Rename > Nhập tín mới ↵

* Tên Sheet tối đa -> 31 ký tư (ký tự trắng).

8.Di chuyển Sheet: Rí chuột tại tín sheet sang trâi hoặc phải.

9.Copy Sheet:

a.Dùng chuột: Chọn 1/nhiều sheet: Ctrl+Rí chuột tại tín sheet sang trâi/phải.

b.Dùng menu:

+ Chọn các Sheets >Edit /Move or Copy Sheet

+ Chọn tên File trong To Book.

+ Chọn vị trí đặt Sheet trong

Before Sheet

* Để di chuyển: Chọn OK

* Để sao chép: Chọn Create a

+ Chọn sheet > Edit > Delete Sheet, xuất hiện thông báo:

Selected sheets will be permanently deleted Continue?

+ Chọn nút OK

Chú ý: File chỉ có một Sheet thì không xoâ được sheet đó, xuất hiện thông báo:

Bài 4: ĐỊNH DẠNG BẢNG TÍNH Lựa chọn Font chữ

1.Sử dụng menu

1. Chọn vùng cần thực hiện

2. Từ menu Format - chọn Cells (hoặc từ menu nhanh -

chọn Format Cells hoặc ấn Ctrl + 1) Xuất hiện

hộp thoại Format Cells

3. Chọn tab Font:

4. Chọn tên Font trong khung Font

5. Chọn dạng thức Font trong khung Font Style gồm:

Regular: Dạng bình thường

Italic: Dạng nghiêng

Bold: Dạng đậm

Bold Italic: Dạng đậm và nghiêng

6. Chọn cỡ Font trong Font Size (cỡ chuẩn từ 12  14)

7. Chọn các dạng gạch chân trong Underline gồm:

None: Không gạch chân

Single: Gạch chân nét đơn

Double: Gạch chân nét đôi

Single Accounting: Gạch chân nét đơn kế toán Double Accounting: Gạch chân nét đôi kế toán

8. Chọn màu trong khung Color.

9. Chọn các tác động khác trong khung Effects:

Để gạch ngang giữa các ký tự: chọn Strikethrough

Để áp dụng dạng chỉ số trên: chọn Superscriprt

Để áp dụng dạng chỉ số dưới: chọn Subscript

10. Để trả về Font mặc định: chọn mục Normal

11. Chọn nút OK

2.Sử dụng các nút lệnh

1. Chọn vùng cần thực hiện

2. Thực hiện một hoặc các thao tác sau:

d)Để chọn tên font: Bấm nút trái chuột vào nút bên phải khung Font, xuất hiện danh sách các Font Bấm nút trái chuột vào tên Font cần chọn

e) Để chọn cỡ Font: Bấm nút trái chuột vào nút bên phải khung Font Size, xuất hiện danh sách các cỡ Font, bấm nút trái chuột vào cỡ Font cần chọn hoặc nhập cỡ Font vào khung Font Size và ấn Enter

f) Để bật/tắt chữ đậm: Bấm nút trái chuột vào nút Bold

g)Để bật/tắt chữ nghiêng: Bấm nút trái chuột vào nút Italic

h)Để bật/tắt chữ gạch dưới nét đơn: Bấm nút trái chuột vào nút Underline

i) Để bật/tắt chữ gạch dưới nét đôi: Bấm nút trái chuột vào nút Double Underline

j) Để bật/tắt chữ gạch ngang: Bấm nút trái chuột vào nút Strikethrough

k) Để tăng cỡ Font lên một mức: Bấm nút trái chuột vào nút Increase Font Size

l) Để giảm cỡ Font xuống một mức: Bấm nút trái chuột vào nút Decrease Font Size

m) Để chọn màu Font: Bấm nút trái chuột vào nút bên phải hộp Font Color : Hiện ra bảng màu, bấm nút trái chuột vào màu cần chọn

n)Để chọn màu chữ tuần tự: Bấm nút trái chuột vào nút Cycle Font Color

3.Sử dụng tổ hợp phím tắt

1. Chọn vùng cần thực hiện

2. Thực hiện một hoặc các thao tác sau:

o) Để bật/tắt chữ đậm: Gõ Ctrl + B

p) Để bật/tắt chữ nghiêng: Gõ Ctrl + I

q) Để bật/tắt chữ gạch chân nét đơn: Gõ Ctrl + U

r) Để bật/tắt chữ gạch ngang: Gõ Ctrl + 5

s) Để chọn tên Font: Gõ Ctrl + Shift + F

t) Để chọn cỡ Font: Gõ Ctrl + Shift + P

Lưu ý:

Để chọn một Font thành Font mặc định, ta thực hiện:

1 Từ menu Tools, chọn Options, xuất hiện hộp thoại Options

2 Chọn Tab General (trang sau):

3 Lựa chọn Font trong khung Standard Font

4 Chọn cỡ Font trong khung Size

5 Chọn nút OK

Định dạng số

4.Sử dụng menu

1. Chọn vùng cần thực hiện

2. Từ menu Format - chọn Cell (hoặc từ menu nhanh - chọn Format Cells hoặc Ctrl +1) Xuất hiện hộp thoại Format Cells

3. Chọn Tab Number:

4. Chọn một nhóm trong số 12 nhóm dạng số trong khung Category:

General: Không định dạngNumber: Số dạng bình thường

Currency: Số có đơn vị tiền tệ

Accounting: Số kế toán

Date: Ngày tháng năm

Time: Giờ phút giây

Percentage: Số dạng phần trăm

Fraction: Sô dạng phân số

Scientific: Số khoa học (số mũ)

Text: Số dạng chuỗi

Special: Số dạng đặc biệt khác

Custom: Dạng số do người sử dụng tự định nghĩa

5. Chọn Type và/hoặc Decimal tương ứng với mỗi nhóm số đã chọn ở bước 4

6. Chọn nút OK

5.Sử dụng các nút lệnh

1. Chọn vùng cần thực hiện

2. Thực hiện một hoặc các thao tác sau:

u)Để chọn dạng số có dấu phẩy phân cách hàng nghìn: Bấm nút trái chuột vào nút Comma Style trên thanh Formatting

v) Để chọn dạng số có dấu phẩy phân cách hàng nghìn và đơn vị tiền tệ là $: Bấm nút trái chuột vào nút Currency Style , trên thanh Formatting

w)Để chọn dạng số có dấu phần trăm: Bấm nút trái chuột vào nút Percent Style trên thanh Formatting

x) Để tăng thêm một chữ số thập phân: Bấm nút trái chuột vào nút Increase Decimal trên thanh Formatting

y) Để giảm bớt một chữ số thập phân: Bấm nút trái chuột vào nút Decrease Decimal trên thanh Formatting

6.Sử dụng các tổ hợp phím tắt

1. Chọn vùng cần thực hiện

2. Thực hiện một hoặc các thao tác sau:

z) Để chọn dạng số có dấu phẩy phân cách hàng nghìn: Gõ Ctrl + !

aa) Để chọn dạng số có dấu phẩy phân cách hàng nghìn và đơn vị tiền tệ: Gõ Ctrl + Shift + $

bb) Để chọn dạng giờ: Gõ Ctrl + @

cc) Để chọn dạng ngàỳ:Gõ Ctrl + #

dd) Để chọn dạng số mũ: Gõ Ctrl + ^

Định vị trí dữ liệu

7.Sử dụng menu

1. Chọn vùng cần thực hiện

2. Từ menu Format - chọn Cells (hoặc từ menu nhanh - chọn Format Cells hoặc Ctrl + 1) Xuất hiện hộp thoại Format Cells

3. Chọn Tab Alignment:

4. Để thực hiện xếp thẳng dữ liệu theo chiều ngang, trong khung Horizontal chọn:

General: xếp thẳng chuỗi về bên trái, số thẳng về phải của ô

Left : xếp dữ liệu thẳng về bên trái ô

Right: xếp dữ liệu thẳng về bên phải ô

Center: xếp dữ liệu vào giữa của ô

Fill: đểø lấp dữ liệu đầy ô

Justify: để xếp thẳng cả 2 bên trái và phải của ô

Center Across Selection: để xếp dữ liệu vào giữa vùng lựa chọn

5. Để thực hiện xếp thẳng dữ liệu theo chiều dọc, trong khung Vertical chọn:

Top: để xếp dữ liệu lên trên của ô

Center: để xếp dữ liệu vào giữa của ô

Bottom: để xếp dữ liệu xuống dưới của ô

6. Để chọn hướng trình bày dữ liệu, chọn mẫu text hoặc rê chuột trên thanh text hoặc nhập số độ vào khung degrees

7. Để bật/tắt chế độ cuộn từ xuống dòng khi đến biên phải của ô chọn mục Wrap Text

8. Để bật/tắt chế độ co rút nội dung cho vừa trong một ô chọn mục Shrink to fit.

9. Để nhập nhiều ô thành một ô chọn mục Merge cells

10. Chọn nút OK

8.Sử dụng các nút lệnh

1. Chọn vùng cần thực hiện

2. Thực hiện một trong các thao tác sau:

ee) Để bật/tắt xếp dữ liệu về bên trái của ô: Bấm nút trái chuột vào nút Align Left

ff)Để bật/tắt xếp dữ liệu vào giữa của ô: Bấm nút trái chuột vào nút Center

gg) Để bật/tắt xếp dữ liệu về bên phải của ô: Bấm nút trái chuột vào nút Right

hh) Để nhập các ô lại thành một ô và xếp dữ liệu vào giữa: Bấm nút trái chuột vào nút Merge and Center

ii) Để bật/tắt trình bày dữ liệu theo hướng dọc: Bấm nút trái chuột vào nút Vertical Text

jj) Để bật/tắt trình bày dữ liệu theo hướng lên: Bấm nút trái chuột vào nút Rotate Text Up

kk) Để bật/tắt trình bày dữ liệu theo hướng xuống: Bấm nút trái chuột vào nút Rotate Text Down

Kẻ khung (Border)

9.Sử dụng menu

1. Chọn vùng cần thực hiện

2. Từ menu Format - chọn Cells (hoặc menu nhanh -

chọn Format Cells hoặc Ctrl + 1) Xuất hiện hộp

thoại Format Cells

3. Chọn Tab Border

4. Chọn kiểu đường kẻ trong khung Style.

5. Chọn màu sắc của đường kẻ trong khung Color

6. Trong khung Presets chọn:

None: Không kẻOutline: Kẻ đường bao xung quanh vùng lựa chọn

Inside: Kẻ đường ngang dọc cho vùng đã chọn

7. Trong khung Border, để bật/tắt vị trí đường nào chọn nút vẽ hình tương ứng

Lặp lại các bước 4, 5, 7 nếu cần.

8. Chọn nút OK

10. Sử dụng các nút lệnh

1. Chọn vùng cần thực hiện

2. Để kẻ đường bao quanh vùng đã chọn: Bấm nút trái chuột vào nút Outside Border

3. Để kẻ đường bên trái của tất cả các ô trong vùng đã chọn: Bấm nút trái chuột vào nút Left Border

4. Để kẻ đường bên phải của tất cả các ô trong vùng đã chọn: Bấm nút trái chuột vào nút Right Border

5. Để kẻ đường bên trên của tất cả các ô trong vùng đã chọn: Bấm nút trái chuột vào nút Top Border

6. Để kẻ đường bên dưới của tất cả các ô trong vùng đã chọn: Bấm nút trái chuột vào nút Bottom Border

7. Để kẻ đường đôi bên dưới của tất cả các ô trong vùng đã chọn: Bấm nút trái chuột vào nút Bottom Double Border

Hoặc:

8. Bấm nút trái chuột vào nút bên phải hộp Borders

, xuất hiện bảng các vị trí đường kẻ Chọn lựa vị trí các đường kẻ giống như trên

Để xoá hết các đường kẻ: Bấm nút trái chuột vào nút

trong bảng

Tạo nền cho các ô

11. Sử dụng menu

1. Chọn vùng cần thực hiện

2. Từ menu Format, chọn Cells (hoặc menu nhanh, chọn Format Cells hoặc Ctrl+1) Xuất hiện hộp thoại Format Cells

3. Chọn Tab Patterns:

4. Chọn màu nền trong hộp Color của khung Cell Shading.

5. Chọn lưới nền và màu lưới: Bấm nút trái chuột vào nút bên phải khung Pattern, xuất hiện bảng màu và kiểu lưới

6. Bấm nút trái chuột vào kiểu lưới và màu lưới cần áp dụng

7. Chọn nút OK

12. Sử dụng nút lệnh

1. Chọn vùng cần thực hiện

2. Để chọn màu nền: Bấm nút trái chuột vào nút bên phải hộp Color Xuất hiện bảng màu, bấm nút trái chuột vào màu nền cần áp dụng

Bảo vệ bảng tính

3. Chọn vùng cần thực hiện

4. Từ menu Format, chọn Cells (hoặc menu nhanh, chọn Format Cells hoặc Ctrl+1) Xuất hiện hộp thoại Format Cells

5. Chọn tab Protection:

6. Chọn mục Locked và/hoặc Hidden

7. Chọn OK.

Lưu ý: Việc khoá các ô tính (locked) hay việc che dấu (hidden) các công thức chỉ có ý nghĩa khi bảng tính được bảo vệ Để bảo vệ bảng tính, chọn mục Protection trong menu Tools, kế đó chọn Protect Sheet rồi nhập mật mã

Sao chép dạng thức

13. Sử dụng menu

1. Chọn vùng có chứa dạng thức cần sao chép

2. Thực hiện lệnh Copy

3. Chọn vùng đích

4. Thực hiên lệnh Paste Special, xuất hiện hộp thoại:

5. Trong khung Paste, chọn Formats

6. Chọn nút OK

14. Sử dụng nút lệnh Format Painter

1. Chọn vùng có chứa dạng thức cần sao chép

2. Bấm nút trái chuột vào nút Format Painter (xuất

hiện hình cạnh trỏ chuột).

3. Trỏ chuột đến đầu vùng đích

4. Rê chuột đến hết vùng cần sao chép

15. Sử dụng nút lệnh Paste Format

1. Chọn vùng có chứa dạng thức cần sao chép

2. Thực hiện lệnh Copy

3. Chọn vùng đích

4. Bấm nút trái chuột vào nút lệnh Paste Formats

16. Rê chuột bằng nút phải trên mốc điền

1. Chọn vùng có chứa dạng thức cần sao chép

2. Đưa trỏ chuột vào mốc điền của hộp định vị, trỏ chuột thành hình +

3. Rê chuột bằng nút phải đến hết vùng cần sao chép, thả chuột, xuất hiện menu

4. Chọn mục Fill Formats

17. Rê chuột bằng nút phải trên cạnh vùng

1. Chọn vùng có chứa dạng thức cần sao chép

2. Đưa trỏ chuột vào cạnh của vùng, trỏ chuột thành



3. Rê chuột bằng nút phải đến vị trí cần sao chép, thả chuột, xuất hiện menu

4. Chọn mục Copy Formats

Định dạng cột/dòng trong bảng tính

18. Che dấu/hiện lại các cột trong bảng tính

a.Sử dụng menu

1. Che dấu các cột:

ll) Chọn các cột cần che

mm)Từ menu Format, chọn Column  Hide (hoặc gọi menu nhanh - chọn Hide)

2. Hiện lại các cột

nn) Chọn các cột phủ qua số cột đã bị che (Ví dụ cột B, C bị che thì cần chọn các cột A, D)

oo) Từ menu Format, chọn Column  Unhide (hoặc gọi menu nhanh - chọn Unhide)

b.Rê chuột trên tiêu đề cột

1. Che dấu các cột:

pp) Chọn các cột cần che

qq) Trỏ chuột vào vị trí đường phân cách cột, trỏ chuột thành hình

rr) Rê chuột sang trái ít nhất hết một cột trong vùng cần che

2. Hiện lại các cột:

ss) Trỏ chuột vào vị trí đường phân cách cột của những cột đã bị che, trỏ chuột thành hình

tt) Rê chuột sang phải để hiện lại các cột

bị che (thao tác này cũng có tác dụng thay đổi độ rộng của các cột)

19. Che dấu/hiện lại các dòng trong bảng tính

a.Sử dụng menu

1. Che dấu các dòng:

uu) Chọn các dòng cần che

vv) Từ menu Format, chọn Row  Hide (hoặc từ menu nhanh - chọn Hide)

2. Hiện lại các dòng:

ww) Chọn các dòng phủ qua số dòng bị che

xx) Từ menu Format, chọn Row  Unhide (hoặc từ menu nhanh - chọn Unhide)

b.Rê chuột trên tiêu đề dòng

1. Che dấu các dòng:

yy) Chọn các dòng cần che

zz) Trỏ chuột vào vị trí đường phân cách dòng, trỏ chuột thành hình

aaa) Rê chuột lên trên, ít nhất hết 1 dòng trong vùng cần che

2. Hiện lại các dòng:

bbb) Trỏ chuột vào vị trí đường phân cách dòng của những dòng đã bị che, trỏ chuột thành hình

ccc) Rê chuột xuống để hiện lại các dòng

bị che (thao tác này cũng có tác dụng thay đổi độ cao các dòng)

Lưu ý: Các giá trị tham chiếu đến các ô trong các cột/dòng bị che vẫn có hiệu lực.

20. Thay đổi độ rộng cột

a.Sử dụng menu

1. Chọn các cột cần thay đổi độ rộng

2. Từ menu Format, chọn Column  Width (hoặc từ menu nhanh - chọn Column Width) Xuất hiện hộp thoại Column Width:

3. Nhập trị số độ rộng cột trong khung Column Width (từ 0 đến 225)

4. Chọn nút OK

b.Rê chuột trên tiêu đề cột

1. Chọn các cột cần thay đổi độ rộng

2. Trỏ chuột vào vị trí đường phân cách cột, trỏ chuột thành hình

3. Rê chuột về bên phải/trái để tăng/giảm độ rộng cột

4. Để tự động thay đổi độ rộng cột thích hợp với dữ liệu hiện có: Nhắp đúp nút trái chuột

21. Thay đổi chiều cao dòng

a.Sử dụng menu

1. Chọn các dòng cần thay đổi chiều cao

2. Từ menu Format, chọn Row  Height (hoặc từ menu nhanh - chọn Row Height) Xuất hiện hộp thoại Row Height:

3. Nhập trị số chiều cao của dòng trên khung Row Height (từ 0 đến 409)

4. Chọn nút OK

b.Rê chuột trên tiêu đề dòng

1. Chọn các dòng cần thay đổi chiều cao

2. Trỏ chuột vào vị trí đường phân cách dòng, trỏ chuột thành hình

3. Rê chuột về bên dưới/trên để tăng/giảm chiều cao dòng

4. Để tự động thay đổi chiều cao dòng thích hợp với dữ liệu: Nhắp đúp nút trái chuột trên ranh giới dòng

Định dạng tự động

5. Chọn vùng cần định dạng tự động

6. Trong menu Format, chọn AutoFormat, xuất hiện hộp thoại:

7. Chọn một mục tuỳ ý trong khung Table format (quan sát mẫu đã chọn trong Sample)