Bài toán quản lý bán hàng: a, Mô hình bài toán: Qua một thời gian tìm hiểu về hệ thống quản lý bán hàng ở một số công ty siêu thị và của hàng dựa vào phương pháp điều tra, em tổng kết đư
Trang 1LỜI NÓI ĐẦU
Nhịp độ phát triển của ngành công nghệ thông tin đang là một vấn đề rất được các ngành Khoa Học, Giáo Dục, Kinh Tế … quan tâm Nó hiện hữu với tầm vóc hết sức mạnh mẽ, to lơn và ngày đang một lớn mạnh thêm Việc ứng dụng Công Nghệ Thông Tin vào các lĩnh vực làm sao để đạt được một cách có hiệu quả Sự lựa chọn và vận dụng những phần mềm sao cho phù hợp và đạt được kết quả tốt
Để lựa chọn một phần mềm phù hợp bao giờ cũng quan trọng đối với các doanh nghiệp Ngày nay các phần mềm cơ bản đã được ứng dụng và phát triển rộng rãi trong hầu hết các doanh nghiệp Thế nhưng yêu cầu của người sử dụng phần mềm ngày càng đa dạng và nhiều tính năng hơn Do đó yêu cầu người làm phần mềm phải đáp ứng được các yêu cầu của người sử dụng Trải qua một giai đoạn tiến hóa lâu dài, phát triển theo các tiếp cận hướng đối tượng đã dần dần chiếm ưu thế và ngày càng trở nên phổ biến và được chuẩn hóa trong công nghiệp phần mềm
Cùng với sự ra đời của ngôn ngữ mô hình hóa thồng nhất UML và nhiều công
cụ hỗ trợ như Ratioanl Rose phát triển phần mềm hướng đối tượng đã được áp dụng rộng rãi trong công nghiệp phần mềm trên khắp thế giới Ngôn ngữ UML hiện thời vẫn đang được phát triển để đáp ứng cho nhiều yêu cầu và nhiều dạng hệ thống khác nhau như phân tán, nhùng…
UML là một ngôn ngữ mô hình hóa thống nhất có phần chính bao gồm những
ký hiệu hình học, được các phướng pháp hướng đối tượng sử dụng để thể hiện và miêu tả thiết kế của một hệ thống Nó là một ngôn ngữ để đặc tả, trực quan hóa, xay dụng cho nhiều khía cạnh khác nhau của mọt hệ thống UML có thể được sử dụng làm công cụ giao tiếp giữa người dung, nhà phân tích, nhà thiết kế và nhà phát triển phần mềm
Trang 2Trong quá trình phát triển nhiều công ty đã hỗ trợ và khuyến khích phát triển UML có thể kể tới như: Hewlett Packard, Microsoft, Oracle, IBM, Unisys Cũng nhằm những mục đich trên mà chúng em chọn đề tài Quản Lý Bán Hàng, để phát triển được phần mềm nói trên cần rất nhiều công cụ hỗ trợ như UML để phân tích hướng đối tượng, SQL để tạo và lưu trữ cơ sở dữ liệu, Visual studio là công cụ code và thiết
kế trực quan phần mềm
QUẢN LÝ BÁN HÀNG
I Cơ sở lý thuyết khảo sát hiện trạng:
Đây là bước mở đầu của quá trình phát triển hệ thống, còn gọi là bước đặt vấn
đề hay nghiên cứu sơ bộ Khảo sắt thực tế để làm quen và thâm nhập vào chuyên môn nghiệp vụ mà hệ thống đó phải đáp ứng, tìm hiểu các nhu cầu đặt ra với hệ thống đó, tập hợp các thông tin cần thiết Để chúng ta đi vào phân tích và thiết kế một cơ sở dữ liệu hiệu quả và đáp ứng được nhu cầu của người sử dụng
1 Mục đích khảo sát hiện trạng:
Chúng ta xây dụng hệ thống mới nhằm mục đích thay thế cho hệ thống cũ đã
có phần không phù hợp với nhu cầu của người dùng
Việc khảo sát nhằm để:
- Tiếp cận với nghiệp vụ chuyên môn, môi trường hoạt động của hệ thống
- Tìm hiểu chức năng nghiệp vụ và cách thức hoạt động của hệ thống
- Chỉ ra những chỗ hợp lý của hệ thống, cần được kế thừa vào những chỗ bất hợp lý của hệ thống, cần được nghiên cứu khắc phục
2 Nội dung khảo sát và đánh giá hiện thực:
Trang 3+ Tìm hiểu môi trường kinh doanh, nghiên cức cơ cấu tổ chức của hệ thống bán hang công ty.
+ Nghiên cứu các chức trách nhiệm vụ của từng đối tượng làm việc trong công
ty, và sự phân cấp quyền hạn
+ Thu thập và nghiên cứu các hồ sơ sổ sách, các tệp cùng với phương thức xử lý các thông tin trong công ty
+ Thồng kê các phương thúc và tài nguyên đã và có thể sử dụng
+ Thu thập các đòi hỏi về thông tin, các ý kiến phê phán, phàn nàn về hiện trạng, các dự đoán, nguyện vọng và kế hoạch tường lai
+ Đánh giá phê phán hiện trạng và đề xuất hướng giả quyết
+ Lập hồ sơ tổng hợp về hiện trạng
3 Các phương pháp điều tra phân loại:
Để điều tra mang lại hiệu quả chúng ta có thể sử dụng các cách sau:
+ Nghiên cứu tài liệu viết: Đây là sự quan sát gián tiếp bằng mắt qua giấy tờ,
sổ sách, chứng từ, hóa đơn, phiếu thanh toán, các tài liệu tổng hợp như: thống kê, biên bản…
+ Quan sát: là cách theo dõi ( bằng mắt ) tại hiện trường, làm việc mộ cách thụ
động Việc này đòi hỏi khá nhiều thời gian Hơn nữa quan sát tỷ mỉ tùng chi tiết Công việc này chỉ có hiệu quả khi kết hợp nó với phỏng vân ngay tại nơi làm việc một cách làm rất có hiệu quả.
+ Phỏng vấn: Là cách làm việc trực tiếp với từng người hay nhóm người, trong đó có điều tra đưa ra các câu hỏi và chắt lọc lấy các
Trang 4thông tin cần thiết qua các câu trả lời của người được điều
tra Có hai loại câu hỏi:
* Câu hỏi mở: là câu hỏi mà số khả năng trả lời là rất lớn, người hỏi chưa hình dung hết được, câu hỏi mở dung khi người hỏi chưa có ý định rõ ràng, muốn hỏi
để thăm dò, để gợi mở vấn đề, người trả lời phải là người có hiểu biết rộng bao quá tất cả
* Câu hỏi đóng: là câu hỏi mà ta đã có sẵn các phương án trả lời có thể dự kiến sẵn, chỉ cần khảng định lại Câu hỏi đóng dung khi ta muốn xác định lại một vấn đề cho khả quan hơn
Các câu hỏi sắp xếp theo trật tự cụ thể:
+ Thu hẹp dần: bắt đầu từ những câu hỏi khái quát về sau thu hẹp dần tập trung vào một vấn đề
+ Mở rộng dần: ban đầu là đề cập một vài vấn đề cụ thể rồi mở rộng dần
+ Thắt rồi mở: tậm trung dần vào một chủ điểm, rồi lại bung nó ra
Ngoài ra thu được kết quả tốt khi điều tra ta cần kết hợp nhiều yếu tố Phải tạo cho người được phỏng vấn một mối quan hệ để họ đồng cảm và cùng hợp tác để ta khai thác thông tin Người đi phỏng vấn cũng phải to ra nắng nghe, ton trọng ý kiến của họ Trung thực chính là đối sách tốt nhất Phải thể hiện sự tin cậy, thiện cảm và tôn trọng
+ Phiếu điều tra: Đây là một hình thức phỏng vấn không giáp mặt Các câu hỏi được liệt kê trong một mẫu điều tra, và người được điều tra sẽ trả lời vào phiếu đó Tuy nhiên phương pháp này mang lại hiệu quả không cao.
Trang 5+ Phân loại các thông tin: Các thông tin sau khi thu thập được trong quá trình điều tra cân phải kiểm tra lạ sau đó phân loại và biên tập lại Ta có thể lựa chọn các tiêu chuẩn sau:
- Hiện tại / tương lại
- Nội dung / môi trường ngoài
- Tĩnh / động
Sự phân loại và biện tập lại cho phép ta sắp xếp lại các thông tin một các có hệ thống
II Hệ thống quản lý bán hàng:
1 Bài toán quản lý bán hàng:
a, Mô hình bài toán:
Qua một thời gian tìm hiểu về hệ thống quản lý bán hàng ở một số công ty siêu thị và của hàng dựa vào phương pháp điều tra, em tổng kết được những thông tin về bài toán quản lý bán hàng như sau:
Những vấn đề đặt ra ở công ty:
Hệ thống quản lý của chi nhánh phân công thành những phòng riêng rẽ mỗi phòng phụ trách một mảng công việc
* Cơ cấu tổ chức:
+ Quản lý tổng thể chi nhánh công ty là Giám đốc chi nhánh
+ Phòng kinh doanh có 3 nhân viên Một trưởng phòng
Trang 6+ Phòng kỹ thuật gồm 2 nhân viên.
+ Ngoài ra công ty còn có 2 nhân viên lái xe và một showroom trưng bày và giới thiệu sản phẩm của công ty
* Công việc cụ thể đối với từng phòng:
+ Giám đốc chi nhánh: thâu tóm quản lý toàn bộ hoạt động của công ty, nhận
báo cáo thống kê định kỳ của phòng kế toán và phòng kinh doanh, kiểm tra các hóa đơn để nhập – xuất tiền Nhận các báo cáo từ phòng kinh doanh, phòng kế toán,
- Việc định giá để giao cho các công ty con, khách hàng là khác nhau đối với từng khu vực
- Dựa vào báo cáo tổng kết và thống kê hàng tháng của phòng kế toán để tiến hành tìm hiểu, phân tích thị trường tiêu dùng trên các địa bàn Từ đó đưa ra những chiến lược kinh doanh phù hợp với từng thời điểm, từng khu vực để tăng số lượng và lợi nhuận công ty Ngoài ra tùy vào từng thời điểm để đưa ra những chương trình khuyến mại hợp lý
- Phòng phụ trách việc đặt hàng từ các công ty con, cửa hàng đại lý của tông ty sau đó tập hợp đơn đặt hàng từ phía khách hàng, gửi đơn phúc đáp lại cho khách hàng
Trang 7(nếu khách hàng yêu cầu) Sắp sếp lịch giao hàng cho từng nhóm hoặc liên hệ với các công ty vận chuyển thuê.
- Từng nhóm sau khi nhận được lịch trình công việc trong tuần, nhận phiếu giao hàng và đến kho nhận hàng và tiến hành công việc của mình Sau chuyến đi giao hàng của nhóm mình về kiểm tra lượng hàng con lại đối chiếu sổ sách, tông kết số tiền và
nợ lại của khách hàng cho kế toán vào sổ và nộp lại tiền cho phòng kế toán
+ Phòng kế toán : phụ trách việc thu giữ, thống kê tổng hợp các loại giây tờ sổ sách của công ty
- Kế toán kho:
• Chuyên phụ trách về vấn đề nhập và xuất hàng Khi nhập hàng mới về thì tiến hành nhập vào máy để lưu Từ những bản kế hoạch của phòng kinh doanh chuyển xuống sẽ tiến hành soạn các hóa đơn xuất hàng dựa theo hóa đơn đặt hàng của khách hàng Sau đó tiến hành thống kê lượng hàng bán ra, nhập về theo định kỳ
• Kiểm tra các mặt hàng còn lại trong kho, lập đơn đặt hàng dự trù gửi lên phòng kinh doanh
• Nhập hàng vào kho: có 2 kiểu nhập hàng vào kho:
- Nhập hàng mới lấy về Khi nhập hàng từ công ty, nhà cung cấp kèm theo hóa đơn hay bản kê khai chi tiết các mặt hàng, thủ kho tiến hành đối chiếu kiểm tra lô hàng
- Nhập hàng do khách hàng trả lại vì lỗi,… thủ khi ghi lại tên khách hàng trả lại,
lý do trả lại, ngày trả hàng gửi lại kế toán
•Xuất hàng: có 2 kiểu xuất:
Trang 8- Xuất hàng cho bộ phận bán hàng theo phiếu xuất hàng hay là các hóa đơn giao hàng cho các công ty con.
- Xuất hàng do bị lỗi quá hạn… về công ty và hàng khuyến mại cho khách hàng (nếu có)
•Kế toán tài chính:
- Chuyên phụ trách những vấn đề về tài chính của công ty Thống kê về tài chính như: các khoản nợ của khách hàng, vấn đề về thuế, chi phí công tác, tiền lương cho nhân viên trong công ty,
- Sau khi nhận được hàng, khách hàng kiểm tra số lượng và quy cách đóng gói
- Khách hàng sẽ thanh toán ngay sau khi nhận đủ hàng, hoặc thanh toán trước, hoặc thanh toán sau một khoảng thời gian được hai bên thống nhất
- Khách hàng có thể lựa chọn 1 trong các hình thức thanh toán sau:
+ Thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt
+ Thanh toán chuyển khoản
b Phát biểu thành bài toán quản toán:
Trang 9Qua những thông tin tìm hiểu trên thực tế như trên ta có thể phát biểu thành bài toán như sau:
+ Công ty được tổ chức thành các phòng(đơn vị) Mỗi phòng có một tên duy nhất, một mã số, và một trưởng phòng
+ Phòng kinh doanh làm công việc xây dựng kế hoạch làm việc trong tuần, tháng
và phụ trách việc bán hàng
+ Công ty bán nhiều mặt hàng nên ta cần xây dựng một cớ sở dữ liệu về các mặt hàng của công ty Chúng ta sẽ quản lý về các thông tin: mã hàng, tên hàng,đơn vị tính, đơn giá nhập, đơn giá xuất, số lượng trong kho, trị giá theo tuyến đường, ngày nhập hàng, thời hạn bảo hành Một số ứng dụng cần thực hiện: Bổ sung thêm một mặt hàng mới và lưu lại kết quả đó, cập nhật đơn giá nhập và đơn giá xuất, cập nhật các kinh phí khác như cước phí vận chuyển…
+ Việc nhập hàng được quản lý bởi các thông tin: Số phiếu nhập, ngày nhập, tên nhà cung cấp, số hóa đơn, mã hàng, mặt hàng, đơn vị tính, số lượng
+ Xuất hàng được quản lý bởi các thông tin: mã xuất kho, ngày đặt hàng, nhân viên nhận hàng, tên khách Mã hàng, tên hàng, đơn vị tính
+ Khách hàng đặt mua hàng của công ty thông qua việc mua hàng trực tiếp,gọi điện thoại, gửi đơn đặt hàng theo fax Công ty sẽ trả hàng tận kho cho khách hàng kèm theo hóa đơn bán hàng của công ty Ta quản lý hóa đơn bán hàng bở các thông tin: hóa đơn số, mã khách, mã nhân viên, ngày lập, hình thứ thanh toán, tên hàng, số lượng, đơn giá bán, tổng tiền Một số hóa đơn bán nếu chưa đủ hàng để cung cấp có thể xuất làm nhiếu lần
+ Tương tự như vậy Công ty nhập hàng từ công ty tổng thông qua hóa đơn đặt hàng hoặc gọi điện thoại trực tiếp hoặc gửi fax
Trang 10+ Đối với nhân viên cần quản lý ở các thông tin: mã nhân viên, họ tên nhân viên, ngày sinh, ngày vào làm việc, địa chỉ, điện thoại, nơi làm việc.
+ Đối với đối tác là khách hàng ta quản lý ở các mục: mã khách, tên khách hàng, địa chỉ liên hệ, người đại diện giao dịch, điện thoại, mail
2 Yêu cầu và hướng giải quyết:
a Yêu cầu phần mềm
Hệ thống cần đảm bảo được những chức năng sau:
• Phân quyền truy cập:
+ Kế toán kho: Được phép truy cập vào hệ thống thực hiện các công việc liên
quan đến tài chính của công ty như: lập phiếu nhập tiền vào tài khoản công ty, lập phiếu xuất tiền, các khoản thu chi phát sinh, thông kê công nợ…
+ Trưởng phòng kinh doanh: Truy cập vào hệ thống để thực hiện những công
việc: Cập nhật thông tin về hàng hóa, lập hóa đơn bán hàng
• Lưu trữ: Hệ thống cần đảm bảo lưu trữ về:
+ Hàng hóa: Hệ thống cần đảm bảo lưu trữ các thông tin về hàng hóa như: tên,
đặc điểm, giá, thời gian bảo hành, …Trong đó có các thao tác về hàng hóa như: thêm, sửa, xóa,…
+ Khách hàng: Thông tin về những khách hàng là đại lý bàn hàng và giới thiệu
về các sản phẩm của công ty, bao gồm các thông tin về: họ tên, địa chỉ, điện thoại, …
+ Đơn đặt hàng: Quản lý các đơn đặt hàng từ phía khách hàng và của công ty
với công ty tổng bao gồm các thông tin về: tên hàng, số lượng, ngày đặt, … Cùng các thao tác thêm mới, sửa, hủy…
Trang 11+ Phiếu nhập hàng: Quản lý về các thông tin nhập từ đơn đặt hàng vào kho, bao
gồm các thông tin số phiếu, tên hàng, số lượng đơn giá, ngày nhập giá thành, … Ngoài ra còn, công ty còn nhập hàng từ phía khách hàng khi hàng có lỗi,…
+ Phiếu xuất: Quản lý về các thông tin phiếu xuất, ttem hàng, số lượng, ngày
xuất, đơn giá, … Cùng các thao tác thêm mới, sửa xóa,…
+ Hàng hóa: Tìm kiếm thông tin mặt hàng, thời gian bảo hành, …
+ Đơn đặt hàng: Thông tin về các đơn đặt hàng, số lượng từng mặt hàng để làm
văn bản đối chiếu,…
+ Khách hàng: Thông tin về khách hàng,…
+ Phiếu nhập: Thông tin về các mặt hàng, số lượng, đơn giá, …
+ Phiếu xuất: Thông tin về số lượng, mặt hàng, tổng tiển, khách hàng, số dư nợ
(nếu có),…
+ Thống kê lượng hàng bán ra theo tháng , quý ,năm
+ Thống kê lượng hàng nhập vào theo tháng, quý, năm
+ Thống kê sản phẩm bị lỗi, bảo hành,…
+ Thống kê lãi xuất, tiền thu chi phí của công ty,…
+ Thống kê lượng tồn kho,…
• Báo cáo tổng kết, báo cáo công nợ, doanh thu,…
Trang 12• Có chức năng in ấn các văn bản như: hóa đơn bán hàng, phiếu nhập hàng, phiếu xuất hàng, danh sách mặt hàng, hợp đồng mua bán,…
a Yêu cầu hệ thống:
Phần mềm có giao diện thân thiện với người dùng, thuận tiện, dễ sử dụng
CHƯƠNG II: PHÂN TÍCH HỆ THỐNG QUẢN LÝ BÁN HÀNG:
I.Biểu đồ use case:
Trang 13- Quản lý nhân viên
- Trả lương cho nhân viên
và các khoản tiền khác
b) Biểu đồ use case các tác nhân:
- Khách hàng: là người mua hàng
- Nhân bán hàng: đăng nhập vào hệ thống chức năng: bán hàng,thêm khách
hàng, lập hóa đơn, quản lý khách hàng, xem danh sách các mặt hàng
Trang 14- Người quản lý: đăng nhập vào hệ thống có chức năng: quản lý thu, quản lý
chi, quản lý nhập, quản lý xuất, lưu các phiếu vào cơ sở dữ liệu, quản lý nhân viên, xem thông tin khách hàng,… là người quản lý hệ thồng bán hàng
- Kế toán: gồm kế toán kho và kế toán tài chính
+ Kế toán kho: đăng nhập vào hệ thống có chức năng: tạo phiếu nhập hàng, tạo
phiếu xuất hàng, kiểm kê hàng, tạo phiếu trả hàng, thống kê
+ Kế toán tài chính: đăng nhập vào hệ thống, quản lý tiền nợ của khách hàng,
tiền lương cho nhân viên, chi phí công tác, vấn đề thuế,…
+ Nhà cung cấp: cung cấp các mặt hàng, báo giá sản phẩm.
2 Xây dựng uer case diagram:
Trang 15R 1.8 Tạo phiếu trả Hiện
b) Use case tổng quát:
Trang 163 Biểu đồ uer case liên quan đến tác nhân nhân viên bán hang:
Trang 174 Biểu đồ liên quan đến tác nhân kế toán:
a Kế toán kho:
Trang 18b Kế toán tài chính:
Trang 195 Biểu đồ uer case liên quan đến tác nhân người quản lý:
Trang 20III Biểu đồ lớp:
Trang 21IV Biểu đồ trạng thái:
Biểu đồ trạng thái hệ thống tổng thể
Mô tả trình tự như sau:
Trang 22Trạng thái khách hàng yêu cầu mua sản phẩm Nhân viên lấy hàng từ kho hàng thông qua kế toán kho (thủ kho), nhân viên kế toán báo cáo thông kê định kỳ theo quý/tháng/năm cho người quản lý.
CHƯƠNG III THIẾT KẾ QUẢN LÝ BÁN HÀNG:
I Biểu đồ tuần tự:
1 Biểu đồ đăng nhập vào hệ thống quản lý bán hang:
Trang 23Đặc tả hành vi Đăng nhập:
1 Người đăng nhập, tác nhân (Nhân viên, quản lý, kế toán) chọn chức năng đăng nhập
2 Giao diện người – máy hiển thị ra màn hình đăng nhập
3 Người đăng nhập nhập thông tin theo chức danh của mình
4 Giao diện gửi lên xử lý đăng nhập đê kiểm tra
5 Xử lý đăng nhập để xác nhân thông tin và gửi lời trả về
6 Đúng thì hiển thị giao diện hiển thị đăng nhập
7 Giao điện gửi thông tin đăng nhập thành công và người đăng nhập đã đăng nhập vào hệ thống cần tìm
7 Nếu sai thì thông báo lỗi và hiển thị lỗi cho người đăng nhập biết