BÀI THUYẾT TRÌNH TIN HỌC

Trong ví dụ ở hình minh họa chương trình trình bày các mẫu thông tin về đặt phòng/ đăng ký thuê phòng theo nhóm hoặc cá nhân.. Khi một mẫu tin được chọn, các chi tiết của sẽ được hiển th

BÀI THUYẾT TRÌNH TIN HỌC

I Front Desk

II Check in/Reservation

Nơi đây thực hiện các tác nghiệp liên quan đến việc đặt phòng/ đăng ký thuê phòng Ở phía trên trong phần trang này có chứa danh sách các đặt phòng/đăng ký thuê phòng Trong ví dụ ở hình minh họa chương trình trình bày các mẫu thông tin về đặt phòng/ đăng ký thuê phòng theo nhóm hoặc cá nhân Khi một mẫu tin được chọn, các chi tiết của

sẽ được hiển thị như sau:

 Reservation Details: Hiển thị thông tin chi tiết của khách hàng và phòng đã được

thuê/ đăng ký trước

 User Defined Fields: Một UDF được lập trình sẵn bởi người quản lý của mẫu tin

được chọn sẽ hiển thị ở thẻ UDF này

UDF là một trang của ứng dụng, nơi này ứng dụng được thiết lập bởi người sử dụng, trường này có giá trị trong cơ sở dữ liệu, nhưng nó không bị giới hạn

Người sử dụng lập một trường nào đó thông qua việc đặt tên, và nó sẽ hoạt động ngay lập tức cho đến khi chúng được người sử dụng đóng lại Việc thiết lập hoặc không

thiết lập một UDF, người sử dụng phải vào trang Settings/User Defined Fields và

soạn thảo UDF

Nếu giám đốc khách sạn muốn thực hiện chính sách phúc lợi xã hội cho nhân viên, chỉ cần tạo tên UDF là “Chính sách phúc lợi xã hội” chẳng hạn, rồi nhập dữ liệu vào, ngay tức thì UDF này sẽ hoạt động

Các giá trị UDF có thể có:

 Guests

 4 trường kiểu ngày tháng

 4 trường kiểu số nguyên

 4 trường kiểu số thực

 4 trường kiểu chuổi ký tự

 Nhân viên

 4 trường kiểu ngày tháng

 4 trường kiểu số nguyên

 4 trường kiểu số thực

 4 trường kiểu chuổi ký tự

 Đạt phòng/ Đăng ký phòng

 2 trường kiểu ngày tháng

 2 trường kiểu số nguyên

 2 trường kiểu số thực

 2 trường kiểu chuổi ký tự

 Remarks: Hiển thị các ghi chú của mẫu thông tin được chọn

 Bills: Thông tin hóa đơn của mẫu tin được chọn sẽ hiển thị nơi đây Bạn có một

danh sách chi tiết hóa đơn

 Để nhập một chi tiết hóa đơn cho mẫu tin đăng ký đã chọn, bạn phải nhấn

nút New Billdetail

 Để sửa một chi tiết hóa đơn đã có, bạn phải chọn hóa đơn đó trước, rồi

nhấn nút Edit Selected

 Để xóa một hóa đơn có sẵn, bạn phải chọn hóa đơn đó trước khi nhấn nút

Delete Selected Trong thẻ này, có 3 báo cáo:

 Print Bill - Hiển thị báo cáo của hóa đơn được chọn

 Bill List(Rooms) - Hiển thị báo cáo các nhóm hóa đơn của mỗi phòng

 Bill List - Thể hiện báo cáo của các hóa đơn

 Legend - Diễn giải ý nghĩa của những ảnh nhỏ xuất hiện phía trước của mỗi mẫu

tin

1 New Check in

Đây là nơi để tạo 1 đăng kí đặt phòng trước của khách

Một cách tổng quát, trang này có 3 phần chính để thao tác

a) General data:

Chứa các phần sau:

-Type: nơi này để chọn đơn đặt phòng hoặc thuê phòng

-Status: Báo tình trạng của phòng (đang thuê hoặc phòng trống)

-Time Range: Thơi gian bắt đầu và kết thúc việc đăng ký thuê phòng

-Billing Information: Mỗi đơn đặt phòng/đăng ký thuê phòng đều có thể có một

hóa đơn thanh toán Mỗi hóa đơn đều có các thông tin chi tiết như ngày xuất hóa đơn, giá thuê phòng, giá tiền chưa thuế, thuế, giá đã trừ thuế, v.v…

-Guest: Nơi này chỉ rõ thông tin đối tượng khách hàng đặt phòng/ thuê phòng Có

thể là một nhóm hay một cá thể Bạn có thể chọn đối tượng khách hàng ngay trong danh sách của chương trình Để tạo thông tin cho đối tượng khách hàng thì ta click vào NEW GUEST

Màn hình xuất hiện cửa sổ sau để nhập thông tin cá nhân của khách

-Rooms: nhập số phòng khách đăng kí Màn hình sẽ xuất hiện thông tin về phòng

khách đã chọn

Trong trường hợp nhập sai thông tin của khách ta co thể chỉnh sửa lại bẳng cách click EDIT PERSONAL DATA

b) User Defiend Fields: Nơi này bạn có thể thấy các trường thông tin được thiết lập

bởi người quản lý khách sạn

c) Remarks: Nơi đây dùng để ghi chú thêm một số ý kiến đóng góp, yêu cầu đặc biệt

của khách hàng

2 New Group Check in

Tương tự New Check in

Ta cũng có ba phần chính là General data, User Defiend Fields, Remarks

Nhưng trong phần General data thay vì ta tạo đăng kí đặt phòng cho một cá nhân

thì ta sẽ tạo đăng kí cho một nhóm bằng cách click NEW GROUP

Màn hình sẽ xuất hiện cửa sổ để điền thông tin cá nhân của khách và điền rõ thông tin nhóm mà khách đi cùng

Để đăng kí phòng cho khách ta click vào NEW ROOM

Chọn phòng mà khách đăng kí theo cửa sổ sau:

Sau khi nhấp chọn phòng xong thì thông tin phòng khách đăng kí sẽ hiện ở bên dưới màn hình

Sau khi hoàn thành cả hai đăng kí đặt phòng cho cá nhân và group thì nó sẽ được hiển thị

rõ trên màn hình

 Nếu đó là đăng kí nhóm thì bên trái của mẫu tin sẽ có dấu hiệu

3) CHANGE/ CHECK OUT SELECTED

Sử dụng khi nhập sai thông tin đặt phòng

4) DELETE

5) REPORT

Chứa thông tin check in của khách được mặc định như một báo cáo

Khi hoàn tất các thủ tục đăng kí phòng thì ở cửa sổ FRONT DESK xuất hiện biểu tượng hiện thị phòng đã được đặt