Đây là quy trình tuyển dụng và các biểu mẫu sử dụng trong quy trình. Việc tuyển dụng là công việc rất quan trọng đối với tất cả các công ty. Nó chứng tỏ được chất lượng được nguồn nhân lực đầu vào của công ty. Nhân lực là một yếu tố quan trọng góp phần quan trọng đối với sự kinh doanh thành công của công ty. Đây là bộ quy trình và biểu mẫu được xây dựng cho một công ty.
Trang 1Mục lục
1 Tổng quan 2
1.1 Mục đích và phạm vi áp dụng 2
1.1.1 Mục đích 2
1.1.2 Phạm vi 2
1.2 Tài liệu liên quan 2
1.3 Biểu mẫu sử dụng 2
1.4 Thuật ngữ và từ viết tắt 2
2 Sơ đồ luồng công việc 3
3 Khái quát chung 4
3.1 Đầu vào 4
3.2 Đầu ra 4
4 Các bước thực hiện và kết quả 4
4.1 Nhận yêu cầu tuyển dụng 4
4.2 Thông báo tuyển dụng và tập hợp hồ sơ 4
4.3 Tổ chức tuyển dụng 5
4.4 Tổ chức phỏng vấn 6
4.5 Tiếp nhận thử việc 7
4.6 Tiếp nhận chính thức 7
4.7 Tập hợp hồ sơ nhân viên 7
5 Hồ sơ 7
Trang 21 Tổng quan
1.1 Mục đích và phạm vi áp dụng
1.1.1 Mục đích
Quy định thống nhất phương pháp tiến hành tuyển dụng.
1.1.2 Phạm vi
Quy trình này được áp dụng tại CSoft.
1.2 Tài liệu liên quan
• Luật lao động hiện hành Nước Cộng hoà XHCN Việt Nam
• Các bài thi tuyển đánh giá trình độ (Bài thi IQ, Bài thi Ngoại ngữ, Bài thi IT).
1.3 Biểu mẫu sử dụng
• 01-BM/TD/CSoft: Kế hoạch tuyển dụng của bộ phận
• 02-BM/ TD/CSoft: Bảng theo dõi yêu cầu tuyển dụng
• 03-BM/ TD/CSoft: Phiếu yêu cầu tuyển dụng bổ sung
• 04-BM/ TD/CSoft: Phiếu kết quả phỏng vấn
• 05-BM/ TD/CSoft: Kế hoạch tuyển dụng và phân bố nhân sự của Trung tâm
• 06-BM / TD/CSoft: Hợp đồng thử việc (theo biễu mẫu của Cty)
• BM.CT-IN.05.02-DS Ung vien&KQ thi tuyen.doc
• BM.CT-IN.05.03-Ho so ung vien
• 08-BM / TD/CSoft: Thỏa thuận sở hữu trí tuệ
• 09-BM / TD/CSoft: Thoả thuận bảo mật thông tin
• BM.CT-IN.05.04-Bao cao ket qua thu viec
• 11-BM / TD/CSoft: Check list kiểm tra thông tin ứng viên
• 12-BM / TD/CSoft: Check list dành cho nhân viên mới
1.4 Thuật ngữ và từ viết tắt
• TBPTrưởng bộ phận
• PM Quản trị dự án
• TKTT Thống kê Trung tâm
• CBTD Cán bộ tuyển dụng
• HCTCNS Hành chính tổ chức nhân sự
Trang 32 Sơ đồ luồng công việc
Trang 43 Khái quát chung
3.1 Đầu vào
• Nhu cầu tuyển dụng từ các bộ phận, các dự án
• Yêu cầu tuyển dụng của các bộ phận chuyển cho bộ phận quản lý nhân sự
3.2 Đầu ra
• Nhân viên được tiếp nhận vào CSoft.
4 Các bước thực hiện và kết quả
4.1 Nhận yêu cầu tuyển dụng
• Vào đầu quý I hàng năm, Bộ phận QLNS của Csoft thực hiện các công việc sau:
o Gửi yêu cầu lên kế hoạch nhân sự tới các TBP/PM dự án.
o Nhận kế hoạch tuyển dụng (01/01QT/CN) hoặc các phiếu Yêu cầu tuyển dụng (03/01QT/CN) của bộ phận/dự án.
o Thu thập yêu cầu, lập kế hoạch tuyển dụng và phân bố nhân sự năm cho toàn Trung tâm gửi Giám đốc Trung tâm phê duyệt
o Làm tờ trình tuyển dụng gửi Lãnh đạo Trung tâm, phòng HCTCNS và Lãnh đạo công ty kèm kế hoạch tuyển dụng để phê duyệt.
o Lập Bảng theo dõi yêu cầu và tiến độ tuyển dụng (02/01QT/CN)
• Đối với các Yêu cầu tuyển dụng phát sinh (tuyển cho dự án mới phát sinh, tuyển thay thế cho nhân viên đã thôi việc, thuyên chuyển…) sau thời điểm Kế hoạch tuyển dụng được được phê duyệt, các TBP/PM có yêu cầu tuyển dụng phát sinh cần thực hiện công việc sau:
o TBP/PM viết Phiếu yêu cầu tuyển dụng ghi đầy đủ các thông tin về vị trí, số
lượng cần tuyển, yêu cầu chi tiết của vị trí tuyển dụng, cấp bậc, mức lương dự kiến trả cho vị trí cần tuyển, ký xác nhận và trình lãnh đạo Trung tâm phê duyệt trước khi chuyển cho bộ phận QLNS
o Bộ phận QLNS làm tờ trình bổ sung tuyển dụng cho các yêu cầu tuyển dụng
phát sinh gửi Lãnh đạo Trung tâm, HCTCNS và Lãnh Đạo cty phê duyệt
• Theo kế hoạch tuyển dụng đã lập, đến thời điểm cần tuyển dụng, Bộ phận QLNS của Csoft viết mail yêu cầu tuyển dụng gửi phòng HCTCNS.
• Bộ phận QLNS cập nhật thông tin vào bảng Theo dõi yêu cầu và tiến độ tuyển dụng (02/01QT/CN), Hàng tháng bộ phận QLNS báo cáo về nhu cầu tuyển dụng và tiến độ tuyển dụng cho lãnh đạo Trung tâm và các bộ phận (qua email)
4.2 Thông báo tuyển dụng và tập hợp hồ sơ
Trang 5• Đối với các vị trí tuyển dụng thông thường (nguồn tuyển dụng do phòng HCTCNS thu thập), Bộ phận QLNS cần thực hiện các việc sau:
+ Cung cấp mô tả công việc ở các vị trí cần tuyển dụng gửi cho phòng HCTCNS (nếu cần) + Thực hiện hỗ trợ HCTCNS sàng lọc hồ sơ (nếu cần).
+ Đưa ra yêu cầu về việc chuẩn bị đề thi tới các bộ phần (nếu cần)
+ Thực hiện gửi yêu cầu tạo đề thi tời các TBP/PM và tổng hợp đề thi gửi cho HCTCNS
• Đối với các vị trí tuyển dụng thông thường (Nguồn do Trung tâm thu thập), bộ
phận QLNS cần thực hiện các công việc sau:
+ Lập phiếu yêu cầu tuyển dụng (theo mẫu của Công ty) gửi Giám đốc Trung tâm & phòng HCTCNS
+ Thực hiện thu thập hồ sơ theo yêu cầu của HCTCNS, bao gồm tất cả các giấy tờ được liệt kê trong mục I của tài liệu “Checklisk dành cho nhân viên mới”
+ Thực hiện gửi yêu cầu tạo đề thi tời các TBP/PM và tổng hợp đề thi
• Đối với các vị trí tuyển dụng vị trí đặc biệt (Nguồn do Trung tâm thu thập), bộ phận
QLNS cần thực hiện các công việc sau:
- Vị trí quan trọng(Key person):
+ Trung tâm soạn thảo thư mời và gửi cho người cần tuyển dụng
+ Làm tờ trình tuyển thẳng gửi lên phòng HCTCNS (trình bày lý do tuyển thẳng nhân sự) + Thực hiện thu thập hồ sơ theo yêu cầu của HCTCNS, bao gồm tất cả các giấy tờ được liệt kê trong mục I của tài liệu “Checklisk dành cho nhân viên mới”
- Vị trí khoán việc:
+ Thực hiện thu thập hồ sơ theo yêu cầu của HCTCNS, bao gồm tất cả các giấy tờ được liệt kê trong mục I của tài liệu “Checklisk dành cho nhân viên mới”
+ Làm tờ trình khoán việc, trình giám đốc Trung tâm, phòng HCTCNS và Lãnh đạo Công ty.
- Vị trí cộng tác viên:
+ Thực hiện thu thập hồ sơ theo yêu cầu của HCTCNS, bao gồm tất cả các giấy tờ được liệt kê trong mục I của tài liệu “Checklisk dành cho cộng tác viên”
+ Làm tờ trình cộng tác viên, trình giám đốc Trung tâm, phòng HCTCNS và Lãnh đạo Công ty.
4.3 Tổ chức tuyển dụng
• Đối với các vị trí tuyển dụng thông thường (nguồn tuyển dụng do phòng HCTCNS thu thập), Bộ phận QLNS cần thực hiện các việc sau:
Trang 6o Hỗ trợ việc chấm bài thi (nếu cần)
o Tổng hợp danh sách thí sinh được vào vòng phỏng vấn sau khi có kết quả bài thi gửi phòng HCTCNS.
• Đối với các vị trí tuyển dụng thông thường (Nguồn do Trung tâm thu thập), bộ
phận QLNS cần thực hiện các công việc sau:
+ Thực hiện tổ chức làm bài test trong nội bộ Csoft.
+ Tổng hợp kết quả thi tuyển (danh sách & kế quả thi tuyển theo biễu mẫu của Công ty)
• Đối với các vị trí tuyển dụng vị trí đặc biệt (Nguồn do Trung tâm thu thập), bộ phận
QLNS cần thực hiện các công việc sau:
- Vị trí quan trọng:
Bỏ qua việc thi tuyển
- Vị trí khoán việc:
Đối với những người có nhiều kinh nghiệm thì bỏ qua việc thi tuyển Còn lại thì vẫn thực hiện thi tuyển như vị trí tuyển dụng thông thường (nguồn do Trung tâm thu thập).
- Vị trí cộng tác viên:
Bỏ qua việc thi tuyển.
4.4 Tổ chức phỏng vấn
• Đối với các vị trí tuyển dụng thông thường (nguồn tuyển dụng do phòng HCTCNS thu thập), Bộ phận QLNS cần thực hiện các việc sau:
o Cung cấp danh sách nhân sự tham gia hội đồng tuyển dụng cho phòng HCTCNS
o Thông báo tham gia tuyển dụng tới những người nằm trong hội đồng tuyển dụng lịch phỏng vấn
o Hội đồng phỏng vấn của Csoft bao gồm: Lãnh đạo Trung tâm, TBP/PM có yêu cầu tuyển dụng hoặc cán bộ phụ trách chuyên môn được ủy quyền cùng 1 vị trí tuyển dụng,
cán bộ QLNS.
o Hội đồng phỏng vấn trực tiếp thực hiện việc phỏng vấn, kiểm tra chuyên môn của các ứng viên, điền các thông tin vào phiếu kết quả phỏng vấn trong quá trình phỏng vấn ứng viên.
• Đối với các vị trí tuyển dụng thông thường (Nguồn do Trung tâm thu thập), bộ phận
QLNS cần thực hiện các công việc sau:
o Lập hội đồng tuyển dụng & tổ chức phỏng vấn
o Hội đồng phỏng vấn của Csoft bao gồm: Lãnh đạo Trung tâm, TBP/PM có yêu cầu tuyển dụng hoặc cán bộ phụ trách chuyên môn được ủy quyền cùng 1 vị trí tuyển dụng, cán
bộ QLNS.
Trang 7o Đối với các ứng viên đạt yêu cầu, bộ phận QLNS có trách nhiệm tổng hợp lại danh gồm
các thông tin: họ tên, vị trí, mức lương, ngày có thể đi làm, cùng với bộ hộ sơ đã thu thập
gửi cho phòng HCTCNS trước thời điểm đi làm 5 ngày.
• Đối với các vị trí tuyển dụng vị trí đặc biệt (Nguồn do Trung tâm thu thập), bộ phận
QLNS cần thực hiện các công việc sau:
o Tổ chức buổi gặp mặt với Lãnh đạo Trung tâm & trưởng bộ phận liên quan (nếu cần)
o Bộ phận QLNS có trách nhiệm tổng hợp lại danh gồm các thông tin: họ tên, vị trí, mức lương, ngày có thể đi làm, cùng với bộ hộ sơ đã thu thập gửi cho phòng HCTCNS trước
thời điểm đi làm 5 ngày 4.5 Tiếp nhận thử việc
• Bộ phận QLNS thực hiện việc:
o Yêu cầu ứng viên được tiếp nhận bổ sung đầy đủ hồ sơ cá nhân theo quy định của công ty (Check list dành cho nhân viên mới) để làm thủ tục tiếp nhận
o Thông báo bộ phận IT, Thống kê TT và bộ phận có nhân viên được tuyển dụng về việc có nhân viên mới để chuẩn bị trang thiết bị làm việc (chuẩn bị máy tính, chỗ làm việc, làm thẻ nhân viên), lập account email…(check list dành cho nhân viên mới)
o Gửi mail giới thiệu nhân viên mới cho toàn Trung tâm theo biễu mâu Template_HR Welcomenewcomers!.msg
o Gửi thông tin liên quan đến quy chế, chính sách của Trung tâm cho nhân viên mới đọc.
o Tổ chức đào tạo cho nhân viên với về quy chế, chính sach của Trung tâm
• Hết thời gian thử việc, nhắc nhở TBP hoặc PM cho nhân viên mới làm các báo cáo thử việc & đánh giá công việc của nhân viên mới.
4.6 Tiếp nhận chính thức
• Cán bộ QLNS thực hiện:
o Yêu cầu các thông tin về BHXH, BHYT
o Làm thủ tục gia nhập Công đoàn Trung tâm.
4.7 Tập hợp hồ sơ nhân viên
• Tiến hành cập nhật thông tin nhân viên vào database nhân sự.
• Cập nhật bảng yêu cầu tuyển dụng & tiến độ tuyển dụng
5 Hồ sơ
Trang 8o Kế hoạch tuyển dụng của Trung tâm & các bộ phận/Dự án
o Bảng theo dõi yêu cầu tuyển dụng
o Phiếu yêu cầu tuyển dụng
o Thỏa thuận sở hữu trí tuệ
o Thỏa thuận bảo mật thông tin
o Check list kiểm tra thông tin ứng viên
o Check list dành cho nhân viên mới.
o Check list danh cho cộng tác viên
Trang 9BẢNG GHI NHẬN THAY ĐỔI
Ngày Phiên
bản
* A,
M, D
* A; Thêm mới; M: Sửa đổi; D: Xóa
Lê Hữu Khánh Nguyễn Thị Minh Huệ Ngô Thị Hoàn
